FR2740389A1 - Elements de classement tels que dossier suspendu ou carton de rangement, ainsi qu'une machine pour la realisation de tels elements de classement - Google Patents
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Abstract
La présente invention concerne un élément de classement tels que dossier suspendu ou carton de rangement pour l'introduction de documents et une bande signalétique caractérisé en ce que la bande signalétique présente au moins une série d'emplacements (2) identifiés chacun par un marquage alphanumérique permanent (4 à 10) et invariable pour l'ensemble des éléments d'un système classement, un seul des emplacements de ladite série comportant en outre au moins un marquage d'identification coloré (11, 12), le choix des couleurs de marquage et de l'emplacement marqué étant spécifique à l'élément de classement donné.
Description
ÉLÉMENTS DE CLASSEMENT TELS QUE DOSSIER
SUSPENDU OU CARTON DE RANGEMENT, AINSI QU'UNE MACHINE
POUR LA RÉALISATION DE TELS ÉLÉMENTS DE CLASSEMENT.
SUSPENDU OU CARTON DE RANGEMENT, AINSI QU'UNE MACHINE
POUR LA RÉALISATION DE TELS ÉLÉMENTS DE CLASSEMENT.
La présente invention concerne des éléments de classement tels que dossier suspendu ou carton de rangement, ainsi qu'une machine pour la réalisation de tels éléments de classement.
On connaît dans l'état de la technique des éléments de classement formés par des dossiers suspendus ou des cartons de rangement d'archives. De tels dossiers présentent habituellement des zones d'identification permettant de retrouver le dossier. La zone d'identification peut être réalisée par une partie protubérante sur laquelle sont apposées des inscriptions, par un onglet d'identification, ou encore par des languettes saillantes dans lesquelles peuvent être glissées des bandelettes d'identification.
On connaît également des éléments de classement comportant une zone de marquage recevant des informations alphanumériques doublées par un marquage coloré.
Tous ces éléments de classement présentent l'inconvénient d'imposer un ordre de rangement immuable. Un élément de classement qui n'est pas rangé à sa place habituelle sera très difficile à retrouver.
L'objet de la présente invention est de remédier à cet inconvénient en proposant des éléments de classement permettant de les ranger dans un ordre quelconque, et de les retrouver ensuite avec une grande facilité. Ceci permet de réduire considérablement le temps de reclassement de dossiers, et permet également d'optimiser l'espace disponible pour le classement en évitant la réservation de place libre pour des dossiers d'une catégorie.
A cet effet, l'invention concerne plus particulièrement un élément de classement et une bande signalétique présentant au moins une série d'emplacements identifiés chacun par un marquage alphanumérique permanent, un seul des emplacements de ladite série comportant en outre au moins un marquage d'identification coloré spécifique à l'élément de classement. Le marquage alphanumérique constitue le repérage de la position de l'emplacement susceptible de recevoir un marquage coloré spécifique à un dossier particulier. Le marquage alphanumérique est identique et invariable pour tous les dossiers. Un emplacement donné d'un dossier porte toujours le même marquage alphanumérique.
L'identification d'un dossier particulier s'effectue par la référence alphanumérique de l'emplacement portant le marquage coloré, et par la nature de ce marquage coloré. Par référence alphanumérique, on entendra un chiffre, une lettre, un idéogramme, ou une série de tels signes.
La référence alphanumérique désignera la position à laquelle il conviendra de retrouver le marquage coloré. Par marquage coloré on entendra un marquage plein ou formé par des motifs géométriques distinctifs tels que des hachures, stries, croix, dièses, astérisques, etc.
Les éléments de classement selon l'invention permettent un grand nombre de combinaisons avec un nombre réduit de codes, faciles à mémoriser.
Avantageusement, chacun des éléments est identifié par un marquage dudit emplacement de ladite série formée par un binôme ou par un trinôme coloré.
Un élément pourra par exemple comporter 10 emplacements référencés A à J, le marquage coloré étant choisi parmi 6 couleurs primaires, 6 couleurs striées, et 6 couleurs pointillées. Ceci autorise 2160 combinaisons possibles, avec seulement trois éléments à mémoriser, du type "B rouge vert".
La référence "B" indiquera qu'il s'agit du deuxième emplacement à partir du haut, et en parcourant du regard la ligne au niveau de ces emplacements, il sera facile de repérer la combinaison de couleurs "rouge vert", quelque soit la position du dossier en question de la série de dossiers.
Selon un mode de réalisation particulier, la bande signalétique présente une série principale d'emplacements identifiés par un premier type de marquage alphanumérique, et au moins une série secondaire d'emplacements identifiés par des seconds types de marquage alphanumérique.
Ce mode de réalisation permet d'identifier les dossiers par un code principal et un ou plusieurs codes secondaires, correspondant par exemple à la zone d'archivage ou à l'année de création du dossier. Le code secondaire peut être placé en avant ou en arrière du code principal.
Selon un mode de réalisation préféré, les emplacements de repérage présentent une forme rectangulaire visible des deux faces et comportent en leur centre une référence alphanumérique, le marquage coloré remplissant la surface de l'une desdites zones rectangulaires à l'exclusion de la partie portant la référence alphanumérique.
Avantageusement, les emplacements de repérage présentent une forme rectangulaire et comportent en leur centre une référence alphanumérique, le marquage coloré étant formé de deux parties remplissant chacune la moitié de la surface de l'une desdites zones rectangulaires à l'exclusion de la partie portant la référence alphanumérique.
Selon une autre variante, la bande d'identification pourra comporter en outre deux zones s'étendant pour la première depuis le début de la série principale d'emplacements jusqu'au milieu de l'emplacement portant le premier binôme du marquage coloré, et s'étendant pour la deuxième depuis le milieu du deuxième binôme de marquages colorés jusqu'à la fin de la série principale d'emplacements, le comportement optique de ces deux zones étant corrélé respectivement au premier et deuxième marquage du binôme coloré, le rapport des longueurs de la première et de la deuxième zone permettant de déduire l'emplacement portant le marquage coloré. Le binôme coloré peut être visible ou non.
Selon une variante de réalisation particulière, l'élément de classement est constitué par une enveloppe à soufflet s'ouvrant latéralement, l'une des faces de ladite enveloppe se prolongeant pour présenter la bande d'identification.
Cette variante est en particulier adaptée au classement de radiographies.
Selon un autre mode de réalisation, il est constitué par une enveloppe dont l'une des faces est prolongée pour présenter une sur épaisseur portant la bande d'identification. Cette sur épaisseur permet de voir le marquage coloré sous différents angles, notamment de face, même lorsque les dossiers sont rangés de manière serrée.
On entend par enveloppe tout élément permettant de ranger des feuilles ou des documents, par exemple des chemises.
Avantageusement, ladite sur épaisseur est formée par pliage d'une bande d'extrémité de l'enveloppe réalisant une partie de section polygonale, de préférence triangulaire. Le collage de la sur épaisseur peut être réalisé par un pelliculage assurant en outre une protection de la bande contre les salissures et dégradations.
Selon un mode de réalisation préféré, l'élément de classement selon l'invention présente une sur épaisseur formée par repliement d'une partie latérale de l'enveloppe selon trois lignes prérainées parallèles, et par collage sur ladite partie repliée d'une bande d'identification.
L'invention concerne également une machine pour la fabrication d'éléments de classement comportant une dépileuse propre à recevoir une pile de flancs prérainés, une imprimante couleur propre à apposer un marquage coloré sur une bande d'identification, des moyens pour assurer le pliage de la partie latérale d'un flanc et des moyens pour coller la bande d'identification ainsi imprimée sur le flanc ainsi replié.
Selon une variante, l'impression d'informations textuelles sur l'une des faces du flanc est réalisée en cohérence avec le marquage coloré d'une bande d'identification destinée à être apposée sur ledit flanc.
Avantageusement, la machine selon l'invention comporte en outre des moyens pour imprimer des informations sur le flanc en concordance avec le marquage coloré de la bande d'identification. Le marquage coloré pourra être réalisé dans le spectre visible ou dans des bandes non visibles, par exemple détectables dans les bandes ultraviolet.
L'invention sera mieux comprise à la lecture de la description qui suit, faisant référence aux dessins annexés où :
- la figure 1 représente une vue de la bande d'identification d'un élément de classement selon l'invention ;
- la figure 2 représente une vue d'une variante de la bande d'identification d'un élément de classement selon l'invention
- la figure 3 représente une vue en coupe de l'élément de classement
- la figure 4 représente une vue en coupe d'une variante de l'élément de classement
- la figure 5 représente une vue schématique d'une installation pour la réalisation d'éléments selon l'invention.
- la figure 1 représente une vue de la bande d'identification d'un élément de classement selon l'invention ;
- la figure 2 représente une vue d'une variante de la bande d'identification d'un élément de classement selon l'invention
- la figure 3 représente une vue en coupe de l'élément de classement
- la figure 4 représente une vue en coupe d'une variante de l'élément de classement
- la figure 5 représente une vue schématique d'une installation pour la réalisation d'éléments selon l'invention.
La figure 1 représente un exemple de bande signalétique destinée au marquage d'un dossier suspendu, d'un classeur, ou de tout élément de classement équivalent ou de dossiers posés verticalement ou horizontalement ou latéralement sur une tablette. La bande comporte trois zones invariables (1, 2, 3) formant chacune une série d'emplacement. La zone médiane (2) constitue la série de marquage principale. Elle est divisée en sept emplacements (4 à 10) comportant chacun un marquage numérique "1", "2", ils 48, "6", "6w, et "7". Ce marquage est identique pour tous les dossiers d'un système de classement.
Parmi ces emplacements (4 à 10), l'un seulement comporte un marquage coloré. Dans l'exemple illustré en figure 1, l'emplacement (4) porte une marque colorée en deux parties formant un binôme. La marque colorée est formée de deux zones (11 et 12). Ces zones sont par exemple "ROUGE" pour la zone (11) et "VERT" pour la zone (12).
Ce marquage est mémorisé sous la forme "4RV" pour rappeler que l'emplacement portant la référence "4" porte une marque rouge et une marque verte. Cette forme mnémotechnique est rappelée en bas du document dans un emplacement (13). Le marquage coloré peut être préimprimé dans le cadre d'un lot de dossiers tous différents, ou être imprimé au moment de la préparation du dossier.
A titre d'exemple, les marquages colorés sont choisis parmi les couleurs suivantes
Rouge, Jaune, vert, marron, cyan, Lilas, Bleu,
Orange, Noir, Gris, Blanc (chacune de ces couleurs étant mémorisée par la première lettre chaque fois différente)
ou parmi des couleurs striées, pointées, former de signes géométriques distinctifs.
Rouge, Jaune, vert, marron, cyan, Lilas, Bleu,
Orange, Noir, Gris, Blanc (chacune de ces couleurs étant mémorisée par la première lettre chaque fois différente)
ou parmi des couleurs striées, pointées, former de signes géométriques distinctifs.
L'utilisation du système est la suivante : au moment de l'ouverture du dossier de Monsieur MARTIN Jean,
on prend un dossier vierge, précodé 4RV
On inscrit MARTIN Jean sur le dossier, et on enregistre ce nom ainsi que ce code dans un répertoire manuel ou informatique.
on prend un dossier vierge, précodé 4RV
On inscrit MARTIN Jean sur le dossier, et on enregistre ce nom ainsi que ce code dans un répertoire manuel ou informatique.
Le dossier peut ensuite être rangé n'importe où dans le meuble de classement. Il est facile de le retrouver en regardant à la hauteur de la ligne "4" et en repérant la combinaison de couleurs "ROUGE VERT". Dans un logiciel associé, il est possible de mémoriser ce marquage par des zones de couleurs et des références alphanumériques apparaissant sur un écran de visualisation couleur permettant l'utilisation dans n'importe quelle langue.
Le marquage par binômes colorés peut également être réalisé sur des zones secondaires permettant de procéder à des référencements en fonction de critères supplémentaires, par exemple la zone de classement, ou tout autre critère.
La figure 2 représente une variante de réalisation dans laquelle la bande comporte un deuxième mode de marquage. Ce deuxième mode de marquage est un marquage non visible dans le spectre visible, par exemple un marquage infrarouge ou photoluminescent, excitable par un rayonnement ultra-violet. Le marquage est constitué par deux zones (40, 41) s'étendant pour la première depuis le début de la série principale d'emplacements jusqu'au milieu de l'emplacement (7) portant le premier binôme du marquage coloré, et s'étendant pour la deuxième depuis le milieu du deuxième binôme du marquage coloré jusqu'à la fin de la série principale d'emplacements. Le comportement optique de ces deux zones est corrélé respectivement au premier et deuxième marquage du binôme coloré. Le rapport de longueur de la première (40) et de la deuxième zone (41) permet de déduire l'emplacement portant le marquage coloré.Ce mode de réalisation facilite l'identification automatique des dossiers.
La figure 3 représente un mode de réalisation avantageux d'un dossier selon l'invention.
L'élément de classement est constitué par une chemise réalisée en carton bristol de 400 gr. par exemple, replié pour former une chemise. La chemise est prérainée selon une pluralité de lignes (14 à 18) pour permettre l'adaptation de la chemise à différentes épaisseurs de documents à classer.
Le rabat recto (19) de la chemise peut porter des informations préimprimées, par exemple les rubriques usuelles suivies de cases pour la personnalisation du dossier.
Le rabat verso (20) de la chemise se prolonge par une sur épaisseur (21) sur laquelle est apposée la bande d'identification. Cette sur épaisseur améliore la visibilité des bandes d'identification lorsque les dossiers sont rangés dans un meuble de classement, de manière serrée.
La sur épaisseur est formée par repliement de la bande latérale du rabat verso (20) selon plusieurs lignes prérainées (23, 24, 25) parallèles entre-elles. Dans l'exemple décrit, la sur épaisseur (21) présente une section triangulaire. Elle est formée par une première bande (26) s'étendant sensiblement perpendiculairement au rabat verso (20), puis par une bande intermédiaire (27) s'étendant jusqu la surface intérieure du rabat verso (20), puis par une petite bande (28) s'étendant parallèlement à la surface intérieure du rabat verso (20). Cette dernière bande (28) n'est pas indispensable. Cette dernière bande (28), lorsqu'elle existe, peut être collée sur la face intérieure du rabat verso (20).
Dans l'exemple de réalisation représenté en figure 2, la bande d'identification déborde de la sur épaisseur (21) et est collée sur la face intérieure du rabat verso (20), sur les bandes (26 à 28) formant la sur épaisseur, et sur la face extérieure du rabat verso (20). La bande d'identification (21) assure ainsi la rigidification et le maintien en volume de la sur épaisseur (21).
Dans l'exemple de réalisation représenté en figure 4, la bande d'identification est formée sur une sur épaisseur (21). Cette bande (33) est pré-imprimée pour porter d'une part les marquages alphanumériques, et d'autre part le marquage coloré de personnalisation du dossier. La bande (33) est fixée sur le dossier par une bande adhésive transparente (34) recouvrant la bande d'identification et débordant de la sur épaisseur (21) sur les faces intérieure et extérieure du rabat. Cette bande adhésive transparente assure à la fois la protection de la bande d'identification et le maintien de la sur épaisseur formée par pliage du bord de l'un des rabats. A titre de variante, le marquage alphanumérique est formé directement sur le dossier, sur la partie repliée formant la sur épaisseur (21).Le marquage coloré est réalisé par des éléments colorés superposés aux emplacements de repérage et fixés à l'aide de la bande adhésive.
La figure 5 représente un schéma de principe d'une installation de fabrication d'éléments de classement selon l'invention.
Elle comporte un ordinateur (30) comportant un programme de gestion des dossiers, par exemple une base de données permettant l'enregistrement des informations relatives à un dossier et la combinaison alphanumérique et couleurs correspondant, ainsi que la recherche multicritère.
Des moyens de saisie (31) usuels permettent de saisir ces informations lors de l'ouverture d'un nouveau dossier.
Les flancs pour la réalisation des chemises sont stockés dans une dépileuse (32) alimentant un poste d'impression (35). Ce poste d'impression permet en premier lieu une personnalisation classique, par l'impression d'informations textuelles telles que le nom d'une personne, un titre, une date d'ouverture du dossier, etc.
Ce poste d'impression peut également être utilisé pour le marquage alphanumérique dans la bande d'identification. Cette solution permet d'employer des flancs vierges de toute inscription.
Pour ces deux premières impressions, une tête d'impression noir et blanc est suffisante.
Ce poste d'impression peut en troisième lieu être employé pour l'apposition du marquage du code couleur.
Dans ce cas, il est nécessaire de disposer d'une tête d' impression couleur.
Selon une autre variante, l'impression du code couleur est réalisée par un deuxième poste d'impression (37) recevant une bande provenant d'un poste d'alimentation (36), par exemple un dérouleur d'une bande de papier.
Cette bande ainsi préparée vient alors alimenter un poste d'encollage (38) assurant la mise en forme de la sur épaisseur (21) par pliage le long des lignes prérainées, et le collage de la bande d'identification préimprimée sur la sur épaisseur ainsi formée. Le dossier passe ensuite dans un poste (39) de vernissage ou de pelliculage venant traiter la bande d'identification.
L'invention est décrite dans ce qui précède à titre d'exemple non limitatif. L'homme du métier sera à même de réaliser différentes variantes sans pour autant sortir du cadre de l'invention.
Claims (13)
1 - Élément de classement tels que dossier suspendu ou carton de rangement pour l'introduction de documents et une bande signalétique caractérisé en ce que la bande signalétique présente au moins une série d'emplacements (2) identifiés chacun par un marquage alphanumérique permanent (4 à 10) et invariable pour l'ensemble des éléments d'un système classement, un seul des emplacements de ladite série comportant en outre au moins un marquage d'identification coloré (11, 12), le choix des couleurs de marquage et de l'emplacement marqué étant spécifique à l'élément de classement donné.
2 - Élément de classement selon la revendication 1 caractérisé en ce que chacun des éléments est identifié par un marquage de l'un des emplacements de ladite série formée par un binôme (11, 12) ou un triplet coloré.
3 - Élément de classement selon la revendication 1 ou 2 caractérisé en ce que la bande signalétique présente une série principale (2) d'emplacements identifiés par un premier type de marquage alphanumérique, et au moins une série secondaire d'emplacements (1, 3) identifiés par des seconds types de marquage alphanumérique.
4 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que les emplacements de repérage (4 à 10) présentent une forme rectangulaire et comportent en leur centre une référence alphanumérique, le ou les marquages colorés remplissant la surface de l'une desdites zones rectangulaires.
5 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications 1 à 3 caractérisé en ce que les emplacements de repérage présentent une forme rectangulaire et comportent en leur centre une référence alphanumérique, le marquage coloré étant formé de deux parties remplissant chacun la moitié de la surface de l'une desdites zones rectangulaires à l'exclusion de la partie portant la référence alphanumérique.
6 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce qu'il est constitué par une enveloppe s'ouvrant latéralement, l'une des faces de ladite enveloppe se prolongeant pour présenter la bande d'identification.
7 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce qu'il est constitué par une enveloppe dont l'une des faces est prolongée pour présenter une sur épaisseur (21) portant la bande d'identification.
8 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que ladite sur épaisseur (21) est formée par pliage d'une bande d'extrémité de l'enveloppe réalisant une partie de section polygonale, de préférence triangulaire.
9 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce qu'il présente une sur épaisseur (21) formée par repliement d'une partie latérale de l'enveloppe selon des lignes prérainées parallèles, et par collage sur ladite partie repliée d'une bande d'identification.
10 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce qu'il présente une sur épaisseur (21) formée par repliement d'une partie latérale de l'enveloppe selon des lignes prérainées parallèles, et par collage sur ladite partie repliée d'une bande collante transparente.
11 - Élément de classement selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que la bande d'identification présente outre deux zones (40, 41) s'étendant pour la première depuis le début de la série principale d'emplacements jusqu'au milieu de l'emplacement (7) portant le premier binôme du marquage coloré, et s'étendant pour la deuxième depuis le milieu du deuxième binôme de marquages colorés jusqu'à la fin de la série principale d'emplacements, le comportement optique de ces deux zones (40, 41) étant corrélé respectivement au premier et deuxième marquage du binôme coloré, le rapport des longueurs de la première (40) et de la deuxième zone (41) permettant de déduire l'emplacement portant le marquage coloré.
12 - Machine pour la fabrication d'éléments de classement caractérisée en ce qu'elle comporte une dépileuse propre à recevoir une pile de flancs prérainés, une imprimante couleur propre à apposer un marquage coloré, visible ou détectable dans une bande de longueur d'onde endehors du spectre visible, sur une bande d'identification, des moyens pour assurer le pliage de la partie latérale d'un flanc et des moyens pour former une bande d'identification sur le flanc ainsi replié.
13 - Machine pour la fabrication d'éléments de classement selon la revendication 12 caractérisée en ce qu'elle comporte en outre des moyens pour imprimer des informations sur l'une des faces de l'enveloppe en concordance avec le marquage coloré de la bande d'identification.
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