EP1546963A1 - Verfahren und system zur automatischen speicherung von betriebswirtschaftlichen daten - Google Patents

Verfahren und system zur automatischen speicherung von betriebswirtschaftlichen daten

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Publication number
EP1546963A1
EP1546963A1 EP03757800A EP03757800A EP1546963A1 EP 1546963 A1 EP1546963 A1 EP 1546963A1 EP 03757800 A EP03757800 A EP 03757800A EP 03757800 A EP03757800 A EP 03757800A EP 1546963 A1 EP1546963 A1 EP 1546963A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
business
data
data record
program module
program
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Ceased
Application number
EP03757800A
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Peter Von Zimmermann
Reiner Wallmeier
Olaf Duevel
Dirk Henrich
Martin Schorr
Volker Schnuck
Dietmar Nowotny
Volker Ripp
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
SAP SE
Original Assignee
SAP SE
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Priority claimed from EP02021648A external-priority patent/EP1403793A1/de
Application filed by SAP SE filed Critical SAP SE
Priority to EP03757800A priority Critical patent/EP1546963A1/de
Publication of EP1546963A1 publication Critical patent/EP1546963A1/de
Ceased legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q20/00—Payment architectures, schemes or protocols
    • G06Q20/08—Payment architectures
    • G06Q20/20—Point-of-sale [POS] network systems
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q40/00—Finance; Insurance; Tax strategies; Processing of corporate or income taxes
    • G06Q40/12—Accounting

Definitions

  • the invention relates to a method for the automatic storage of documents relating to business transactions, in which data relating to a business transaction are stored with the aid of a computer system for access via one or more business applications, and in which an identification code is assigned to a business transaction, one or more in the computer system different classes of business transactions are mapped with different data structures.
  • An essential task of an accounting is the logging of all operational processes of the value chain of a company as well as its
  • a business transaction means a business transaction in which the
  • Financial assets are either increased (income) or decreased (expenditure).
  • Such business transactions can in turn be assigned to specific classes within which the data that are to be assigned to the individual business transactions are approximate have a uniform structure. Typical classes are HR, materials management, production.
  • business methods also referred to as business applications in the following
  • business calculations e.g. profitability analysis, cost accounting, balance sheet, profit and loss account
  • various accounts are kept (e.g. general ledger accounting, asset accounting).
  • the different invoices and books have different requirements in terms of timeliness and level of detail.
  • reconciliation between the invoices (business applications) is of great importance for bookkeeping, which should correspond to the principles for proper bookkeeping by software, and for the usability of the results.
  • the object of the invention was to improve the methods mentioned at the outset in such a way that the disadvantages mentioned are at least partially eliminated.
  • At least one input data record is generated from data for a business transaction, which has a structure that is specific for one or the or each different class of business transaction and one or more business applications,
  • the output data record is stored with an assigned identification code, so that the output data record with reference to the Identification code can be read in whole or in part by the at least two business applications.
  • the invention therefore relates to a method for the automatic storage of documents relating to business transactions, in which data relating to a business transaction are stored with the aid of a computer system for access via one or more business applications, and in which an identification code is assigned to a business transaction, one in the computer system or several different classes of business transactions are mapped with different data structures, characterized in that - in a first step, at least one input data record is generated from data for a business transaction, which has a structure which is suitable for one or the or each different class of business transactions and one or more business applications is specific - that in a second step the at least one
  • Input data record is transformed into an output data record that can be configured via one or more of the business applications, and - that in a third step the output data record is stored with an assigned identification code, so that the output data record with reference to the identification code of the at least two business applications is completely or can be partially read.
  • the invention also relates to a device for performing this method according to claim 11, or computer programs and computer program products according to claims 12 and 14, and an electronic data structure or a electronic document which is obtainable or obtained by one of the methods according to the invention.
  • the invention further comprises computer programs on or embedded in a data carrier, with the aid of which the programs can be loaded into a computer and the method according to the invention can be carried out.
  • the program can be in the form of a source code, an object code or a mixed code, fully or partially compiled.
  • the data carrier can be any unit or device which is suitable for containing a program: ROM, for example CD-ROM or a semiconductor ROM or DVD ROM, a magnetic storage medium, for example floppy disk or hard disk, a transferable carrier, for example an electrical one or optical signal which can be transmitted via electrical or optical lines, or via electromagnetic waves such as radio or radio waves, or another suitable carrier.
  • ROM read-only memory
  • DVD ROM digital versatile disc read-only memory
  • magnetic storage medium for example floppy disk or hard disk
  • a transferable carrier for example an electrical one or optical signal which can be transmitted via electrical or optical lines, or via electromagnetic waves such as radio or radio waves, or another suitable carrier.
  • the program is contained in a signal that is routed through a cable or other medium or medium, the cable or other medium or medium can represent the data carrier.
  • the program can be embedded in an integrated circuit which is provided for executing the method according to the invention.
  • the method according to the invention can be used as a tool of an ERP software for accounting for the electronic filing of documents from private law organizations or from organizations under public law (collectively referred to as "company"). It is carried out with the aid of a computer system
  • Computer system in the sense of the invention can on the one hand comprise only one computer (such as a PC, laptop), and on the other hand can consist of a network of several computers. This also includes a network that is formed using the Internet.
  • the accounting engine is preferably used in a computer network within a company.
  • data relating to the individual business transactions can be stored using ERP software, for example.
  • the accounting engine as program code when it is executed in the computer system, causes an input data record to be generated from data relating to a single business transaction (output data), which in turn is converted into an output data record
  • the document is transformed, which can be read by several accounting application programs (business applications) which are executed on the computer system and which is stored separately from the output data.
  • the document can be configured via one or each of the business applications, for which purpose query routines for interaction with a user can be provided.
  • the configurability of the document can thus be implemented, for example be that a user is shown on a screen a list with the selectable data or fields or functions from which he can select one or more data, fields or functions by means of an interaction (e.g. keyboard or mouse click or voice input) that are in the document to be saved (data, fields) or to be used when transforming the input data record into the document (functions).
  • the document is advantageously designed for access via at least two business applications.
  • the entire process enables redundancy-free document storage with a large saving in storage space.
  • the output data can already be stored in the computer system or entered by a user via a user interface and immediately processed further, or imported via remote data transmission.
  • the input data are changed or supplemented in whole or in part, using additional data stored in the computer system, depending on the requirements of different business applications.
  • a business application can set the economic way in which a business transaction is evaluated. Another rating can be chosen through another business application. This can lead to the same business transaction being valuated in several different ways. For one business transaction, however, only one document is created for each valuation, which, however, can be read by several business applications.
  • This one document contains more data than would be necessary if only one business application had to access the document, but less is created overall Data would be created if a separate document was generated for each of the different business applications, which do not always have to specify different ratings. This corresponds to the characteristic "to be designed for access by at least two business registrations".
  • the first step of the method according to the invention is carried out using a first program module, the second step using a second program module.
  • input data record with the specific structure is transferred from the first program module to the second program module via an interface.
  • the or each business application can be designed as a third or further program module and cooperate with the second program module in such a way that the transformation process in the second step of the method according to the invention can be set by the or each third program module via an interface.
  • the second program module is particularly preferably designed such that it reads data selectable by the at least two business applications from the receipt for a data request from the or each third program module and the or each third and / or another program module via one
  • Interface can be passed for further processing and / or for display.
  • This selectable data can be selected by the third or another program module.
  • the document obtained in the second step of the method according to the invention is preferably stored transactionally.
  • the document for several business applications advantageously has a specific database structure with one or more tables. It is particularly advantageous if the document for different Accounting journals has different data areas. Journals in this sense are tabular summaries of posting records, e.g. from the areas of receivables, liabilities, costs, income, incoming goods,
  • the document can have a first data area for costs and income, a second for material inventory, a third for receivables and payables, etc.
  • the first area can contain information about: customer, product, cost center, etc., in the second for product, storage type, storage location, etc., in the third for: customer, etc. This information is for explanation only and can be changed or supplemented as required.
  • the document can also contain a further area ("header area") with data that are common to several journals, for example: the identification code (ID), the respective legal unit (company), a posting date, a processing date, a processor, etc.
  • ID identification code
  • company respective legal unit
  • posting date a processing date
  • processor etc.
  • Data areas can then be saved from the business transaction that relate to the respective journal.
  • the storage of the document in a physical memory can advantageously be implemented via a database structure with one or more tables.
  • At least one function is applied to the data contained in the document.
  • a function can be, for example, checking the document balance or a customer group contained in the document.
  • Such functions are preferably stored selectably in a program module.
  • At least one function is particularly preferably configurable via a further program module.
  • the functions can be selected, for example be implemented in that a user is shown on a screen a list with the selectable functions from which he can select one or more functions by means of an interaction (for example keyboard or mouse click or voice input).
  • the configurability of the at least one function can be realized in that its parameters can be selected, for example analogously to what has already been described. If, for example, postings for several legal units are stored in a document, the function for checking the balance can be configured, for example using a selection table, so that it only checks the account balances of the selected unit.
  • the area liabilities 413 has the fields group company, supplier and value in €, whereby the first two fields with values from the
  • Database application 260 included.
  • the input data record 420 for the GA II does not differ from the input data record 410 for the GA II not in the structural structure but only in the content of the value in € fields. This is because for that From a group perspective, the sales premium is not relevant, and therefore the module 210 for generating the input data record for this GA II was configured so that it reads the value for the manufacturing costs from a group-wide accessible database using the database application 260 and into the Value in € fields the ' inventory line 422 and liabilities 423.
  • Both documents have different data structures, which arose from the structure of the input data records with the addition or omission of individual or multiple fields.
  • the header areas 431, 441 have the same structure, but different contents in individual fields. They contain the fields of the header area of the
  • Input data record and additional fields for the fiscal year and quarter From the point of view of European company B, the business year is the same as the calendar year. Module 221 determines the year 2002 from the knowledge of the company and the booking date as the fiscal year and the first quarter as the quarter and saves these values in the corresponding fields.
  • the stock areas 432 and 442 have different structures.
  • the area 432 has the fields corresponding to 412 as well as fields for account, value in US $ and storage location.
  • the account and storage location are determined by the module 221 from the database application 260, the value in US $ from the value in € using a conversion factor from the database application 260.
  • a "value in US $" can be useful if the seller - as in the example - is based in the USA.
  • the inventory area 442 has almost the same structure, but instead of the field storage location there is a value in yen field This can be useful if the group has its headquarters in Japan and has to account in accordance with Japanese regulations and if information regarding the storage location is not relevant from the group's point of view.
  • the accounting engine provides a central component for integrated logging in an ERP software of business transactions in the form of an itemization using the document.
  • One or more business applications can form specific, aggregated views of the itemization.
  • the documents can be stored redundancy-free for a certain business evaluation, which means that storage space can be saved to a considerable extent, depending on the number of documents and business applications, even though the need for storage space for the individual document increases.
  • the coordination effort between the program modules of the business applications is reduced. Document structure and the procedure can be configured by the user.
  • Relationships used in subclaims indicate the further development of the subject matter of the main claim; they are not a waiver of achieving an independent, objective To understand protection for the combination of features of the related subclaims.

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Description

Verfahren und System zur automatischen Speicherung von betriebswirtschaf lichen Daten
Beschreibung
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur automatischen Ablage von Belegen zu Geschäftsvorfällen, bei dem mit Hilfe eines Computersystems Daten zu einem Geschäftsvorfall für den Zugriff über eine oder mehrere Geschäftsanwendungen gespeichert werden und bei dem einem Geschäftsvorfall ein Identifikationscode zugeordnet wird, wobei in dem Computersystem eine oder mehrere unterschiedliche Klassen von Geschäftsvorfällen mit unterschiedliche Datenstrukturen abgebildet sind.
Verfahren der genannten Art sind beispielsweise aus dem betrieblichen Rechnungswesen bekannt. Insbesondere werden derartige Verfahren mit Hilfe ComputerSystemen, vorzugsweise unter Einsatz von Datenbanksystemen, automatisch durchgeführt.
Eine wesentliche Aufgabe eines Rechnungswesen ist die Protokollierung aller operativen Prozesse der Wertschöpfungskette eines Unternehmens sowie seiner
Rechnungswesen-Prozesse. Die unterschiedlichen Informationen werden dabei in eine einheitliche Sprache gebracht (z.B. Kontenbegriff) und bewertet. Hierin bedeutet ein Geschäftsvorfall einen betriebswirtschaftlichen Vorgang, bei dem das
Geldvermögen entweder erhöht (Einnahme) oder erniedrigt (Ausgabe) wird. Derartige Geschäftsvorfälle können wiederum bestimmten Klassen zugeordnet werden, innerhalb derer die Daten, die den einzelnen Geschäftsvorfällen zuzuordnen sind, eine näherungsweise einheitliche Struktur haben. Typische Klassen sind z.B. Personalwesen, Materialwirtschaft, Produktion.
Um die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesen sicherzustellen, muss die Protokollierung vollständig und richtig erfolgen. Das Belegprinzip dient dem Nachweis dieser Ordnungsmäßigkeit. Dabei wird jede Protokollierung eines Geschäftsvorfalls nach einer bestimmten betriebswirtschaftlichen Bewertungsmethode durch einen Beleg dokumentiert, dem ein Identifikationscode zugeordnet ist. Beispiele für die unterschiedliche betriebswirtschaftliche Bewertung können sein: Bewertung eines Geschäftsvorfalls nach dem Deutschen Handelsgesetz oder nach IAS, Bewertung eines Geschäftsvorfalls zwischen zwei Konzerngesellschaften nach den gesetzlichen oder nach konzerninternen
Vorschriften, Bewertung eines Geschäftsvorfalls in unterschiedlichen Währungen.
Das zweitgenannte Beispiel sei detaillierter ausgeführt: Gegeben seien zwei Gesellschaften A und B des selben Konzerns. Gesellschaft A verkauft an Gesellschaft B ein Produkt X zum Preis von Y, die Herstellungskosten seien Z. Gemäß den gesetzlichen Regelungen würde dieser Vorfall folgendermaßen verbucht werden: Das Bestandskonto der Firma B für das Produkt X würde im Haben einen Zuwachs von Y erhalten, in der
Gewinn- und Verlustrechnung würde sich ein Sollbetrag von ebenfalls Y ergeben. Gemäß einer konzerninternen Regelung könnte sich im Bestandskonto von B für das Produkt X ein Zuwachs von Z ergeben. In der GuV wieder ein Soll von Y, jedoch auch ein Haben von Y-Z.
Wird ein bestimmter Geschäftsvorfall mit mehreren, unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Methoden bewertet, fallen entsprechend mehrere, unterschiedliche Belege an. Durch dieses Belegprinzip ist ein Auditing von den aggregierten, d.h. über bestimmte Merkmale aufsummierten Daten der Rechnungen über die Belege zu den Prozessdaten gewährleistet .
Zur Erfüllung der unterschiedlichen Zwecke werden im Rechnungswesen mit betriebswirtschaftlichen Methoden betriebswirtschaftliche Verfahren, die im folgenden auch Geschäftsanwendungen genannt werden, betriebswirtschaftliche Rechnungen (z.B. Ergebnisrechnung, Kostenrechnung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) durchgeführt und verschiedene Bücher geführt (z.B. Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung). Die unterschiedlichen Rechnungen und Bücher haben unterschiedliche Anforderungen an Zeitnähe und Detaillierungsgrad. Dennoch ist eine Abstimmbarkeit zwischen den Rechnungen (Geschäftsanwendungen) von großer Bedeutung für eine Buchführung, die den Grundsätzen für ordnungsgemäße Buchführung durch Software entsprechen soll, und für die Verwendbarkeit der Ergebnisse.
Eine weitere Anforderung an ein Rechnungswesen ist, dass die Beobachtung und Protokollierung die Durchführung der logistischen Prozesse, das sind Buchungsvorgänge, die die Ein- und Ausgänge von Waren und Dienstleistungen abbilden, möglichst nicht behindert .
Eine im folgenden als ERP Software (Enterprise Resource Planning) bezeichnete Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen erfüllt die Anforderungen an ein Rechnungswesen typischerweise dadurch, dass die logistischen Prozesse und das Rechnungswesen eines Unternehmens im gleichen System, dem ERP System, durchgeführt werden. Das Rechnungswesen ist eng verknüpft mit den logistischen Prozessen und protokolliert unmittelbar und transaktional mit, was bedeutet, dass ein Beleg erst dann als solcher gespeichert wird, wenn die Daten, die der Beleg enthalten muss, vollständig sind. Die logistischen
Prozesse sind in der ERP Software abgebildet und daher in der Regel auch mit den Begriffen des Rechnungswesen (z.B. Konto) verknüpft. Die Begriffe sind durch feste Datenstrukturen in die Software implementiert. Die verschiedenen Rechnungen des Rechnungswesen schreiben dabei eigene Belege zur Protokollierung fort.
Dieses Vorgehen hat eine Reihe von datentechnischen Nachteilen:
a) Die Voraussetzung, dass alle logistischen Prozesse innerhalb eines einzigen ERP-Systems laufen, ist in der Regel nicht erfüllt . Viele Unternehmen verfügen über historisch gewachsene heterogene Systemlandschaften, in denen viele Prozesse in SpezialSystemen abgewickelt werden. Für die Protokollierung solcher extern laufenden Prozesse, die meistens, die Begriffe des Rechnungswesen nicht kennen, ist das lokale ERP System häufig unzureichend vorbereitet . Umfangreiche Übernahmeprogramme sind daher häufig notwendig.
b) Durch die festen Datenstrukturen des lokalen ERP- Systems sind Unternehmen gezwungen, sich mit ihren betreibswirtschaftlichen Begriffen an die Nomenklatur und die technischen Eigenschaften des lokalen ERP Systems anzupassen. Dies ist insbesondere bei den unter a) dargestellten heterogenen Systemlandschaften ein großes Problem.
c) Die individuelle Belegfortschreibung der verschiedenen Rechnungen in unterschiedlichen Geschäftsanwendungen führt zu einem sehr großen Datenvolumen und Zeitaufwand bei der Fortschreibung. Da die Rechnungen individuell aufgebaut werden, ergeben sich auch erhebliche Abstimmproblematiken zwischen den Rechnungen.
d) Die unmittelbare, transaktionale FortSchreibung des Rechnungswesen belastet die Performance der verwendeten Computersysteme und mithin der abzuwickelnden logistischen datentechnischen Prozesse. Insbesondere blockieren auftretende
Fehler bei der Protokollierung ins Rechnungswesen, etwa durch fehlerhafte Systemeinstellung, die Durchführung des Prozesses.
Vor diesem Stand der Technik lag der Erfindung die Aufgabe zugrunde, dass eingangs genannte Verfahren derart zu verbessern, dass die genannten Nachteile zumindest teilweise entfallen.
Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß durch ein Verfahren der eingangs genannten Art gelöst, das dadurch gekennzeichnet ist,
-- dass in einem ersten Schritt aus Daten zu einem Geschäftsvorfall mindestens ein Eingangsdatensatz erzeugt wird, der eine Struktur aufweist, welche für eine oder die oder jede unterschiedliche Klasse von Geschäftsvorfällen und eine oder mehrere Geschäftsanwendungen spezifisch ist,
-- dass in einem zweiten Schritt der mindestens eine Eingangsdatensatz in einen Ausgangsdatensatz transformiert wird, der über eine oder mehrere der Geschäftsanwendungen konfiguriert werden kann, und
-- dass in einem dritten Schritt der Ausgangsdatensatz mit zugeordnetem Identifikationscode gespeichert wird, so dass der Ausgangsdatensatz unter Bezugnahme auf den Identifikationscode von den mindestens zwei Geschäftsanwendungen ganz oder teilweise gelesen werden kann.
Gegenstand der Erfindung ist daher ein Verfahren zur automatischen Ablage von Belegen zu Geschäftsvorfällen, bei dem mit Hilfe eines Computersystems Daten zu einem Geschäftsvorfall für den Zugriff über eine oder mehrere Geschäftsanwendungen gespeichert werden und bei dem einem Geschäftsvorfall ein Identifikationscode zugeordnet wird, wobei in dem ComputerSystem eine oder mehrere unterschiedliche Klassen von Geschäftsvorfällen mit unterschiedliche Datenstrukturen abgebildet sind, dadurch gekennzeichnet, -- dass in einem ersten Schritt aus Daten zu einem Geschäftsvorfall mindestens ein Eingangsdatensatz erzeugt wird, der eine Struktur aufweist, welche für eine oder die oder jede unterschiedliche Klasse von Geschäftsvorfällen und eine oder mehrere Geschäftsanwendungen spezifisch ist, -- dass in einem zweiten Schritt der mindestens eine
Eingangsdatensatz in einen Ausgangsdatensatz transformiert wird, der über eine oder mehrere der Geschäftsanwendungen konfiguriert werden kann, und -- dass in einem dritten Schritt der Ausgangsdatensatz mit zugeordnetem Identifikationscode gespeichert wird, so dass der Ausgangsdatensatz unter Bezugnahme auf den Identifikationscode von den mindestens zwei Geschäftsanwendungen ganz oder teilweise gelesen werden kann.
Gegenstand der Erfindung ist ebenso eine Vorrichtung zur Durchführung dieses Verfahrens entsprechend dem Anspruch 11, bzw. Computerprogramme und Computerprogrammprodukte gemäß den Ansprüchen 12 bzw. 14, sowie eine elektronische Datenstruktur bzw. ein elektronischer Beleg, der nach einem der erfindungsgmäßen Verfahren erhältlich ist oder erhalten wurde. Die Erfindung umfasst weiter Computerprogramme auf oder eingebettet in einen Datenträger, mit dessen Hilfe die Programme in einen Computer geladen und das erfindungsgemäße Verfahren ausgeführt werden kann. Das Programm kann in Form eines Source Codes, eines Object Codes oder eines gemischten Codes, ganz oder teilweise kompiliert vorliegen. Der Datenträger kann jede Einheit oder Vorrichtung sein, die geeignet ist ein Programm zu beinhalten: ROM, z.B. CD-ROM oder ein halbleiter-ROM oder DVD ROM, ein magnetisches Speichermedium, z.B. Floppy Disk oder Hard Disk, ein übertragbarer Träger wie z.B. ein elektrisches oder optisches Signal, das über elektrische oder optische Leitungen, oder über elektromagnetische Wellen wie Radio oder Funkwellen übertragen werden kann, oder ein anderer geeigneter Träger. Wenn das Programm in einem Signal enthalten ist, das über ein Kabel oder ein anderes Mittel oder Medium geleitet wird, kann das Kabel oder das andere Mittel oder Medium den Datenträger darstellen. Alternativ kann das Programm in einen integrierten Schaltkreis eingebettet sein, der zur Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens vorgesehen ist .
Besondere Ausführungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens bzw. besondere Ausgestaltungen der erfindungsgemäßen Vorrichtungen sind in den jeweiligen Unteransprüchen offenbart . Es können auch einzelne oder mehrere oder beliebige Kombinationen der in den jeweiligen Unteransprüchen einer Kategorie offenbarten Merkmale zusammen mit den Merkmalen des jeweiligen Hauptanspruchs erfinderische Lösungen der der Erfindung zugrunde liegenden Aufgabe darstellen. Das erfindungsgemäße Verfahren sowie der Programmcode zur Durchführung des Verfahrens wird im folgenden auch als „Accounting Engine" , der Ausgangsdatensatz auch als „Beleg" bezeichnet.
Das erfindungsgemäße Verfahren kann als Werkzeug einer ERP Software für das Rechnungswesens zur elektronischen Belegablage von privatrechtlichen Organisationen oder von Organisationen des öffentlichen Rechtes (zusammen kurz „Firma" genannt) eingesetzt werden. Es wird mit Hilfe eines Computersystems ausgeführt. Ein
Computersystem im Sinne der Erfindung kann zum einen lediglich einen Computer ( wie PC, Laptop) umfassen, zum anderen aus einem Netzwerk von mehreren Computern bestehen. Hierunter ist auch ein Netzwerk zu verstehen, das unter Nutzung des Internets gebildet wird.
Vorzugsweise wird die Accounting Engine in einem Computernetzwerk innerhalb einer Firma eingesetzt. In einem derartigen Computersystem einer Firma könne Daten betreffend die einzelnen Geschäftsvorfälle beispielsweise mit einer ERP Software gespeichert werden. Die Accounting Engine als Programm Code bewirkt, wenn sie in dem Computersystem ausgeführt wird, dass aus Daten zu einem einzelnen Geschäftsvorfall (Ausgangsdaten) ein Eingangsdatensatz erzeugt wird, der wiederum in einen Ausgangsdatensatz
(Beleg) transformiert wird, der von mehreren Anwendungsprogrammen des Rechnungswesens (Geschäftsanwendungen) , die auf dem Computersystem ausgeführt werden, gelesen werden kann und der getrennt von den Ausgangsdaten gespeichert wird. Der Beleg kann über eine oder jede der Geschäftsanwendungen konfiguriert werden, wofür in den Geschäftsanwendungen Abfrageroutinen zur Interaktion mit einem Benutzer vorgesehen sein können. Die Konfigurierbarkeit des Belegs kann beispielsweise dadurch implementiert werden, dass einem Benutzer auf einem Bildschirm eine Liste mit den auswählbaren Daten oder Feldern oder auch Funktionen angezeigt wird, aus denen er mittels einer Interaktion (z.B. Tastatur oder Mausklick oder Spracheingabe) eine oder mehrere Daten, Felder oder Funktionen auswählen kann, die im Beleg abgespeichert werden sollen (Daten, Felder) oder die bei der Transformation des Eingangsdatensatzes in den Beleg angewandt werden sollen (Funktionen) . Vorteilhafterweise ist der Beleg für den Zugriff über mindestens zwei Geschäftsanwendungen ausgebildet .
Das gesamte Verfahren ermöglicht eine redundanzfreie Belegablage mit einer großen Ersparnis an Speicherplatz. Die Ausgangsdaten können bereits in dem Computersystem gespeichert sein oder von einem Benutzer über eine Benutzerschnittstelle eingegeben und unmittelbar weiterverarbeitet werden, oder über eine Datenfernübertragung importiert werden. Bei dem Transformationsvorgang werden die Eingangsdaten unter Benutzung von weiteren Daten, die im ComputerSystem gespeichert sind, ganz oder teilweise verändert oder ergänzt, je nach den Erfordernissen unterschiedlichen Geschäftsanwendungen. Hierbei kann von einer Geschäftsanwendungen eingestellt werden, auf welche betriebswirtschaftliche Weise ein Geschäftsvorfall bewertet wird. Über eine andere Geschäftsanwendung kann eine andere Bewertung gewählt werden. Dies kann dazu führen, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall auf mehrere unterschiedliche Weisen bewertet wird. Für den einen Geschäftsvorfall wird jedoch pro Bewertung nur ein Beleg erzeugt, auf den jedoch mehrere Geschäftsanwendungen lesend zugreifen können. Dieser eine Beleg enthält zwar mehr Daten als erforderlich wäre, wenn nur eine Geschäftsanwendung auf den Beleg zugreifen müsste, insgesamt entstehen aber weniger Daten als entstehen würden, wenn für jede der unterschiedlichen Geschäftsanwendungen, die ja nicht immer unterschiedliche Bewertungen vorgeben müssen, ein eigener Beleg erzeugt werden würde. Dies entspricht dem Merkmal "für den Zugriff vom mindestens zwei Geschäftsanmeldungen" ausgebildet zu sein.
In einer bevorzugten Ausführungsform wird der erste Schritt des erfindungsgemäßen Verfahrens mit Hilfe eines ersten Programm-Moduls ausgeführt, der zweite Schritt mit Hilfe eines zweiten Programm-Moduls. Der
Eingangsdatensatz mit der spezifischen Struktur wird in diesem Fall von dem ersten Programm-Modul über eine Schnittstelle an das zweite Programm-Modul übergeben. Weiter kann die oder jede Geschäftsanwendung als ein drittes oder weiteres Programm-Modul ausgestaltet sein und mit dem zweiten Programm-Modul so zusammenwirken, dass der Transformationsvorgang im zweiten Schritt des erfindungsgemäßen Verfahrens von dem oder jedem dritten Programm-Modul über eine Schnittstelle einstellbar ist. Besonders bevorzugt ist das zweite Programm-Modul so ausgestaltet, dass es von den mindestens zwei Geschäftsanwendungen auswählbare Daten aus dem Beleg auf eine Datenanfrage von dem oder jedem dritten Programm-Modul lesen und dem oder jedem dritten und/oder einem weiteren Programm-Modul über eine
Schnittstelle zur Weiterbearbeitung und/oder zur Anzeige übergeben kann. Diese auswählbaren Daten können von dem dritten oder einem weiteren Programm-Modul ausgewählt werden. Der im zweiten Schritt des erfindungsgemäßen Verfahrens erhaltene Beleg wird vorzugsweise transaktional gespeichert. Vorteilhafterweise weist der Beleg für mehrere Geschäftsanwendungen eine spezifische Datenbankstruktur mit einer oder mehreren Tabellen auf. Besonders vorteilhaft ist es, wenn der Beleg für unterschiedliche Journale des Rechnungswesens unterschiedliche Datenbereiche aufweist. Journale in diesem Sinne sind tabellarische Zusammenfassungen von Buchungssätzen, z.B. aus den die Bereichen Forderungen, Verbindlichkeiten, Kosten, Erträge, Wareineingang,
Warenausgang, usw. Beispielsweise kann der Beleg einen ersten Datenbereich für Kosten und Erträge aufweisen, einen zweiten für den Materialbestand, einen dritten für Forderungen und Verbindlichkeiten, usw. In dem ersten Bereich können Angaben enthalten sein zu: Kunde, Produkt, Kostenstelle usw., im zweiten zu Produkt, Lagerart, Lagerort, usw., im dritten zu: Kunde usw. Diese Angaben dienen lediglich der Erläuterung und können je nach Bedarf beliebig verändert oder ergänzt werden. Der Beleg kann zudem einen weiteren Bereich („Kopfbereich") mit Daten enthalten, die mehreren Journalen gemeinsam sind, z.B.: den Identifikationscode (ID) , die jeweilige rechtliche Einheit (Gesellschaft) , ein Buchungsdatum, ein Bearbeitungsdatum, ein Bearbeiter, usw. In den unterschiedlichen
Datenbereichen können dann diejenigen Informationen aus dem Geschäftsvorfall gespeichert werden, die das jeweilige Journal betreffen. Die Ablage des Belegs in einen physikalischen Speicher kann vorteilhafterweise über eine Datenbankstruktur mit einer oder mehreren Tabellen implementiert werden.
In einer weiteren bevorzugten Ausführungsform wird auf die im Beleg enthaltenen Daten mindestens eine Funktion angewandt. Eine derartige Funktion kann beispielsweise eine Überprüfung des Belegsaldos oder einer im Beleg enthaltenen Kundengruppe sein. Bevorzugt sind derartige Funktionen in einem Programm Modul auswählbar abgelegt. Besonders bevorzugt ist mindestens eine Funktion über ein weiteres Programm Modul konfigurierbar. Die Auswählbarkeit der Funktionen kann beispielsweise dadurch implementiert werden, dass einem Benutzer auf einem Bildschirm eine Liste mit den auswählbaren Funktionen angezeigt wird, aus denen er mittels einer Interaktion (z.B. Tastatur oder Mausklick oder Spracheingabe) eine oder mehrere Funktionen auswählen kann. Es können aber auch Funktionen vorhanden sein, die standardmäßig auf alle Belege angewandt werden. Die Konfigurierbarkeit der mindestens einen Funktion kann dadurch realisiert werden, dass deren Parameter auswählbar sind, z.B. analog dem bereits Beschriebenen. Sind beispielsweise in einem Beleg Buchungen für mehrere rechtliche Einheiten hinterlegt, so kann beispielsweise die Funktion zur Überprüfung des Saldos z.B. per Auswähltabelle so konfiguriert werden, dass sie lediglich die Kontensalden der ausgewählten Einheit überprüft .
Die Erfindung wird nachfolgend anhand der Figuren 1 und 2 näher erläutert . Eine Beschränkung der Erfindung in irgend einer Weise ist dadurch nicht beabsichtigt.
Es zeigt
Fig. 1: eine schematische Darstellung eines Computersystems zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens;
Fig. 2: eine beispielhafte Ausführungsform eines Computerprogramms zur Durchführung des
Verfahrens anhand eines Blockdiagramms;
Fig. 3: eine schematische Darstellung der
Datenstruktur eines Belegs mit Datenquellen und Zugriffen von Geschäftsanwendungen; Fig. 4: eine schematische Darstellung beispielhafter Strukturen und Inhalte von Eingangsdatensatz und Beleg anhand eines Beispiels aus dem Warenkauf ; Fig. 5: eine schematische Darstellung beispielhafter Strukturen und Inhalte von Eingangsdatensatz und Beleg anhand eines Beispiels aus dem Warenverkauf .
Fig. 1 zeigt ein Computersystem 101 mit einem Computer 103, der eine CPU 105, und einem Arbeitsspeicher 102, in dem eine ERP-Software 111 zur Ausführung durch die CPU 105 geladen ist. Die ERP Software 111 umfasst ein oder mehrere Programm Module 110 zur Behandlung und Bearbeitung von Daten zu Geschä tsvorfällen, eine als Programm Modul ausgeführte Accounting Engine 106 und ein oder mehrere als Programm Module 109 ausgeführte Geschäftsanwendungen. Das Computersystem 101 umfasst weiter: Eingabemittel 113, Ausgabemittel 112, eine Netzwerkverbindung 104 zum Verbinden des Computers 103 mit weiteren gleichen oder unterschiedlichen Computern 114 in Form eines Netzwerkes, wobei die Netzwerkcomputer 114 als weitere Ein- und/oder Ausgabeeinheiten zur Eingabe und/oder Ausgabe von Daten zu Geschäftsvorf llen bzw. zur Konfiguration der Accounting Engine und zur Darstellung von Eingabemasken oder zur Ausgabe von Ergebnissen oder zur Ausführung der Accounting Engine dienen können. Weiter ist eine Datenbank 107 vorhanden, die Daten zu den Geschäftsvorfällen und Geschäftsanwendungen enthält und auf die die ERP Software 111 zugreifen kann, sowie eine Speichereinheit 108 zur Speicherung der Belege, wobei die Speichereinheit 108 auch Teil der Datenbank 107 sein kann. Die Programm Module 106, 109, 110 können ebenfalls auf die Datenbank 107 zugreifen, die Programm Module 106 und 109 zusätzlich noch auf den Belegspeicher 108.
Mit einem derartigen Computersystem kann das erfindungsgemäße Verfahren folgendermaßen ausgeführt werden. Eines der Module 110 übergibt Daten zu einem bestimmten Geschäftsvorfall mit einem
Identifikationscode (ID) an die Accounting Engine 106. Dabei können die Daten bereits in der Datenbank 107 vorhanden sein oder über die Ein- bzw. Ausgabemittel 113, 112, 114 eingegeben worden und im Arbeitsspeicher 102 gespeichert sein. Die Accounting Engine 106 transformiert die ubergebenen Daten unter Hinzufügung von Daten aus der Datenbank 107 und/oder unter Veränderung oder Umwandlung der ubergebenen Daten in einen Beleg, der den Anforderungen eines betriebswirtschaftlichen Beleges genügt, und der von den unterschiedlichen Geschäftsanwendungen 109 gelesen werden kann. Anschließend wird der Beleg auf der Speichereinheit 108 gespeichert. Zur Durchführung der Transformation enthält die Datenbank 107 alle betriebswirtschaftlich relevanten Informationen. Die Art der Transformation und die Art der Daten, die im Beleg gespeichert werden kann über die Module 109 jeweils spezifisch eingestellt werden.
Bezugnehmend auf Fig. 2 wird nun eine weitere Ausführungsform der Accounting Engine näher beschrieben. Hierin repräsentieren die eckigen Rechtecke Programm-Code, die gerundeten Rechtecke
Datenstrukturen. Die Accounting Engine gemäß Fig. 2 weist ein erstes Programm-Modul 210 und ein zweites Programm-Modul 220 auf. Das erste Programm-Modul 210 erhält aus einem Geschäftsvorfall über ein Programm Modul 250, welches für eine Klasse von
Geschäftsvorfällen spezifisch ausgebildet ist, Daten zu diesem Geschäftsvorfall über eine Schnittstelle 271. Solche Daten können beispielsweise sein: Art, Anzahl, Typ eines verkauften Produktes oder , als Beispiel aus der Fertigung, die Entnahme einer Anzahl einer Ware oder eines Rohstoffs aus einem Lager für eine bestimmten Arbeitsplatz einer bestimmten Fertigung oder die Gehaltszahlung an einen Angestellten. Diese Daten können über Speichermedien geladen oder über
Eingabemittel (z. B. Tastatur, Bildschirm) quasi online eingegeben werden. Die Übergabe der Daten kann beispielsweise auch durch Übergabe der Adressen der betreffenden Daten geschehen. Zusätzlich wird ein Identifikationscode 251 (ID) mit übergeben. Das erste Programm-Modul 210 enthält ein oder mehrere Erzeugungsmodule 211, die aus den Daten des Geschäftsvorfalls einen Eingangsdatensatz 212 erzeugen, der eine Struktur aufweist, welche für sämtliche Klassen von Geschäftsvorfällen, die in der jeweiligen ERP Software abgebildet sind, spezifisch ist. Das Erzeugungsmodul 211 ist ebenfalls für jede Klasse von Geschäftsvorfällen 250 spezifisch ausgebildet. Die Zuordnung der Module 250 zu den Modulen 211 kann beispielsweise über eine Tabelle implementiert werden. Der Eingangsdatensatz 212 weist in seiner Struktur einen Kopfbereich auf, in dem allgemeine Daten wie die ID 251, Konto, Kostenstelle, Benutzer, Zeitstempel, Buchungsdatum, rechtliche Einheit etc. sowie Daten betreffend die Klasse des
Geschäftsvorfalls enthalten sind. Der übrige Teil der Struktur enthält die Daten, die den jeweiligen konkreten Geschäftsvorfall betreffen. Die allgemeinen Daten können zum Teil auch mittels einer Datenbankanwendung 260 aus einer Datenbank über eine
Schnittstelle 272 gelesen werden. Die Konfiguration der Module 211, deren Zuordnung zu den Modulen 250 und die Festlegung der Struktur des Eingangsdatensatzes 212 erfolgt zweckmäßigerweise bei der Installation der Accounting Engine im EDV-System der jeweiligen Firma. Der so erzeugte Eingangsdatensatz 212 wird von dem ersten Programm-Modul 210 über eine Schnittstelle 213 an das zweite Programm-Modul 220 übergeben. Dieses enthält ein Transformationsmodul 221, in welchem ein Beleg-Prozessor 222 den Eingangsdatensatz 212 in einen Ausgangsdatensatz (Beleg) 226 transformiert, dessen Struktur so spezifisch gestaltet ist, dass auf ihn von mindestens zwei Geschäftsanwendungen aus zugegriffen werden kann. Mit dieser Transformation werden die im Eingangsdatensatz 212 enthaltenen Daten des
Geschäftsvorfalls in die entsprechenden Daten für das Rechnungswesen umgewandelt. Diese Transformation erfolgt unter Hinzufügung von Daten und/oder unter Umwandlung von Daten aus dem Eingangsdatensatz. Die Hinzufügung erfolgt mittels der Datenbankanwendung 260, auf die der Beleg-Prozessor über eine Schnittstelle 273 zugreifen kann. Beispiele für solche hinzugefügte Daten sind eine Kundengruppe oder ein Preis. Eine Umwandlung von Daten kann beispielsweise derart durchgeführt werden, dass aus einer ubergebenen Stückzahl und aus dem Stückpreis, der aus der Datenbankanwendung 260 erhältlich ist, ein Umsatz berechnet und wird. Dieser kann dann in einem weiteren Schritt für den Zugriff von unterschiedlichen Geschäftsanwendungen im Beleg 226 gespeichert werden.
Unterschiedliche Geschäftsanwendungen sind beispielsweise Anwendungen des Rechnungswesens wie Ergebnisrechnung, Kostenrechnung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, oder Anwendungen des Controllings. Zur Erfüllung der Erfordernis der Zugreifbarkeit von mindestens zwei Geschäftsanwendungen weist der Beleg 226 einen Kopfbereich 226a sowie unterschiedliche, inhaltlich gegliederte Datenbereiche 226b, 226c auf, die zum Lesezugriff für einzelne oder mehrere Geschäftsanwendungen vorgesehen sind. Der Kopfbereich enthält die allgemeinen Daten des Eingangsdatensatzes 212 sowie die vom Belegprozessor 221 hinzugefügten Daten aus der Datenbankanwendung 260. Die unterschiedlichen Datenbereiche 226b, 226c enthalten die Daten für die einzelnen Journale des
Rechnungswesens. Beispielsweise steht der Bereich 262b für das Journal Kosten und Erträge. Welche Daten der einzelnen Bereiche 226 von welchen Geschäftsanwendungen aus eingesehen werden können, ist von der jeweiligen Geschäftsanwendung aus konfigurierbar. Dies wird im folgenden näher erläutert .
Eine Geschäftsanwendung ist im Beispiel gemäß Fig. 2 in Form eines dritten Programm-Moduls 240 ausgestaltet. Dieses dritte Programm-Modul 240 enthält ein Konfigurationsmodul 242 das mit einem
Konfigurationsservice 223 des Transformationsmoduls über eine Schnittstelle 274 derart zusammenwirkt, dass mit Hilfe des Konfigurationsmoduls 242 bestimmbar ist, welche Daten zum Zugriff für eine bestimmte Geschäftsanwendung in den betreffenden Datenbereich
(226a oder 226 b) des Belegs 226 geschrieben werden und auch von dem jeweiligen dritten Programm-Modul 240 gelesen werden können. Die zur Transformation erforderlichen Daten können in einer Datenbank in Tabellenform abgelegt sein. Die Namen der entsprechenden Felder der Tabelle können über eine Schnittstelle 276 mittels der Datenbankanwendung 260 ausgewählt werden. Die Namen der ausgewählten Felder werden dem Konfigurationsservice 223 über eine Schnittstelle 274 übergeben. Die Inhalte (Daten) der so ausgewählten Felder werden dann von dem
Transformationsmodul 221 über die Schnittstelle 273 aus der Datenbankanwendung 260 gelesen, und über den Beleg Prozessor 222 in den Beleg eingefügt bzw. zur Transformation verwendet. Weiter kann mit Hilfe des Konfigurationsmoduls 242 bestimmt werden, welche betriebswirtschaftliche Bewertung des
Eingangsdatensatzes vorgenommen werden soll und welche der erhaltenen Ergebnisse im Beleg gespeichert werden sollen, z.B. welche Währung für eine bestimmte Art der Buchung verwendet werden soll.
Ist der Eingangsdatensatz 212 in den Belegdatensatz 226 transformiert, so können mittels eines Server Moduls 230 eine oder mehrere Funktionen 231 auf den Belegdatensatz 226 angewandt werden. Beispielsweise kann mit einer oder mehreren Funktionen 231 überprüft werden, ob der Saldo aus Soll und Haben gleich Null ist, ob angegebene Steuersätze korrekt sind, ob alle obligatorischen Felder ausgefüllt sind, Kontenangaben zutreffen, ob eine Kundengruppe richtig bestimmt ist oder ob sonstige Fehler oder mangelnde Übereinstimmung mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vorhanden sind. Diese Funktionen 231 sind in dem Service Modul 230 abgelegt und können über Schnittstellen 277, 227 über das Konfigurationsmodul 242 zur Anwendung auf den betreffenden Beleg und für die betreffende Geschäftsanwendung ausgewählt werden.
Der Beleg 226 mit seinen Strukturdaten, dem Identifikationscode 251 sowie den von den dritten Programm-Modulen 240, 242 konfigurierten Einstellungen wird von einem Persistency-Server-Modul 225 gespeichert. Die Ablage in einen physikalischen Speicher erfolgt in Form einer Datenbankstruktur mit einer oder mehreren Tabellen. Der Beleg-Prozessor 222 kann über eine Schnittstelle 228 auf die Strukturdaten zugreifen und diese zur Transformation eines Eingangsdatensatzes 212 in einen Beleg 226 einer bestimmten Klasse von Geschäftsvorfällen verwenden. Die Schnittstellen 271, 213 sind für jede Klasse von Geschäftsvorfällen spezifisch ausgebildet.
Zum Lesen der Daten enthält das oder jedes dritte Programm-Modul 240 ein Lesemodul 241, welches mit einem Leseservice Modul 224 über eine Schnittstelle 275 zusammenwirkt, wobei der Leseservice 224 dem Lesemodul 241 die Daten zur Verfügung stellt, die mit Hilfe Konfigurationsmoduls 242 ausgewählt wurden. Über das Konfigurationsmodul 242 kann in der oben angegebenen Weise ebenfalls eingestellt werden, welche allgemeine Daten bzw. Felder mit Hilfe der Datenbankanwendung 260 dem Beleg hinzugefügt werden und auch gelesen werden können .
Eine weitere Erläuterung der Erfindung sei anhand von Fig. 3 vorgenommen. Die Figur zeigt eine schematische
Darstellung der Datenstruktur eines Belegs 304 zusammen mit Hinweisen, welche Möglichkeiten bestehen, Daten von Geschäftsvorfällen 301, 302, 303 in bestimmte Datenbereiche 306, 307, 308 des Belegs 304 zu transformieren. Ebenso ist dargestellt, welche
Möglichkeiten des Zugriffs von Geschäftsanwendungen 309, 310, 311 auf die Datenbereiche 306, 307, 308 des Belegs 304 bestehen. Die gezeigten Möglichkeiten sind jedoch keinesfalls als eine abschließende Aufzählung zu verstehen, sondern stellen lediglich beispielhafte
Ausführungsformen der Erfindung dar. Der elektronische Beleg 304 weist einen Kopfbereich 305 und einen Datenbereich 313 auf. Der Kopfbereich 305 enthält die ID 312 sowie andere allgemeine Daten betreffend einen Geschäftsvorfall 301, 302, 303. Es sei hier erwähnt, dass für jeden der Geschäftsvorfälle 301, 302, 303 ein eigener Beleg erstellt wird. Diese drei eigenen Belege sind jedoch zur einfacheren zeichnerischen Darstellung in dem Beleg 304 zusammengefasst . Der Datenbereich 313 weist unterschiedliche Bereiche 306, 307, 308 auf, in denen Daten zu unterschiedlichen Journalen des Rechnungswesens enthalten sind: einen Bereich 306 für Daten zu Kosten und Erträge, einen Bereich 307 zur Lagerhaltung sowie einen Bereich 308 zu Forderungen und Verbindlichkeiten. Für einen Geschäftsvorfall wie den Geschäftsvorfall 301 kann es sich generell aber auch ergeben, dass Daten für den Kopfbereich und für alle möglichen Kombinationen von Journalbereichen wie den Bereichen 306, 307, 308 und weiteren anfallen. Dies wird unter Bezugnahme auf die Figuren 4 und 5 im folgenden weiter erläutert . Eine Beschränkung in irgend einer Weise ist hierdurch nicht beabsichtigt . Entgegen den Fig. 1-3 sind in den Fig. 4, 5 Datenstrukturen nicht gerundet gekennzeichnet, da hier keine Programmmodule eingezeichnet sind.
Gegeben sei ein Konzern mit Sitz in Japan, einer Tochterfirma A in USA und einer Tochterfirma B in Europa. Als ein erster Geschäftsvorfall sei angenommen B kaufe von A 3 Stück eines Produktes Y zu einem
Stückpreis von 110 €. Die Herstellungskosten bei A seien 100 €/Stück, der Verkaufsaufschlag sei 10%. Der Vorfall sei vom Rechnungswesen der Firma B betrachtet und aus zwei unterschiedlichen Sichten bewertet, und zwar aus Sicht der Firma B (Geschäftsanwendung I, GA I) und aus Konzernsicht (Geschäftsanwendung II, GA II). Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird bei der Firma B der Warenbestand erhöht und es entsteht eine Verbindlichkeit in Höhe des Kaufpreises.
Über das Programmmodul 250 (vgl. Fig. 2) werden dem ersten Modul 210 zu diesem Geschäftsvorfall folgende Daten- übergeben: Eine ID (101), ein Bestelldatum (05.02.2002), eine Bezeichnung des Geschäftsvorfalls, (Warenkauf) , Artikelbezeichnung (Produkt Y) , Stückzahl (3) und Kaufpreis (330) . Das Programm Modul 210 erzeugt aus diesen Daten zwei Eingangsdatensätze 410, 420, die für diese Klasse von Geschäftsvorfällen spezifisch sind: einen ersten 410 für die GA I und einen zweiten 420 für die GA II. Beide haben die gleiche Struktur: je einen Kopfbereich 411, 421 und je einen Datenbereich, wobei letzterer aus den Journalen Bestand 412, 422 und Verbindlichkeiten 413, 423 besteht. Sämtliche Bereiche sind als einzeilige Tabellen implementiert. Der Kopfbereich hat - im Beispiel - die Felder mit Namen ID, Buchungsdatum, Geschäftsvorfall, in denen die entsprechenden ubergebenen Daten eingetragen sind, wobei vom Modul 210 aus der ubergebenen - ersten -ID eine zweite und dritte ID erzeugt wird, die die beiden Eingangsdatensätze eindeutig kennzeichnet, und zwar im Beispiel durch Hinzufügung von „I" bzw. „II", entsprechend der GA, zur ersten ID. Zusätzlich ist vom Modul 210 noch ein Feld NutzerlD hinzugefügt, in dem eine Kennung des betreffenden Sachbearbeiters eingetragen ist. Die wurde aus der Datenbankanwendung
260 entnommen. Der Datenbereich Bestand 412 weist die Felder Konzernfirma, Artikel, Anzahl, Wert in € auf, wobei hier das Feld Konzernfirma aus der Datenbank gefüllt wird, die übrigen aus den ubergebenen Daten. Der Inhalt des Feldes Wert in € entspricht dem
Kaufpreis. Hierzu ist anzumerken, dass Sollbuchungen als positive Zahlen erscheinen, Habenbuchungen als negative. Der Bereiche Verbindlichkeiten 413 weist die Felder Konzernfirma, Lieferant und Wert in € auf, wobei die beiden erstgenannten Felder mit Werten aus der
Datenbankanwendung 260 enthalten.
Der Eingangsdatensatz 420 für die GA II unterscheidet sich von dem Eingangsdatensatz 410 für die GA II nicht im strukturellen Aufbau sondern lediglich im Inhalt der Felder Wert in €. Dies liegt daran, dass für die Bewertung aus Konzernsicht der Verkaufsaufschlag nicht relevant ist, und deshalb das Modul 210 zur Erzeugung des Eingangsdatensatzes für diese GA II so konfiguriert wurde, daß es mittels der Datenbankanwendung 260 den Wert für die Herstellungskosten aus einer konzernweit zugänglichen Datenbank liest und in die Felder Wert in € der 'Bestandszeile 422 und Verbindlichkeiten 423 einträgt .
Das Transformationsmodul 221 erzeugt aus dem ersten Eingangsdatensatz 410 einen ersten Beleg 430 und aus dem zweiten Eingangsdatensatz 420 einen beleg 440.
Beide Belege haben unterschiedliche Datenstruktur, die aus der Struktur der Eingangsdatensätze unter Ergänzung bzw. Weglassung einzelner oder mehrerer Felder entstand. Es sind vorhanden Kopfbereiche 431, 441, sowie die Datenbereiche Bestand 432, 442 und
Verbindlichkeiten 433, 443.
Die Kopfbereiche 431, 441 haben die gleiche Struktur, jedoch in einzelnen Feldern unterschiedlichen Inhalt. Sie enthalten die Felder des Kopfbereiches des
Eingangsdatensatzes sowie zusätzliche Felder für Geschäftsjahr und Quartal. Aus der Sicht der europäischen Firma B ist das Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr. Das Modul 221 ermittelt aus der Kenntnis der Firma und des Buchungsdatums als Geschäftsjahr das Jahr 2002 und als Quartal das erste Quartal und speichert diese Werte in die entsprechenden Felder.
Die Bestandsbereiche 432 und 442 haben unterschiedliche Struktur. Der Bereich 432 hat die Felder entsprechend 412 sowie Felder für Konto, Wert in US$ und Lagerort. Konto und Lagerort werden vom Modul 221 aus der Datenbankanwendung 260 ermittelt, der Wert in US$ aus dem Wert in € unter Verwendung eines Umrechnungsfaktors aus der Datenbankanwendung 260. Ein „Wert in US$" kann nützlich sein, wenn der Verkäufer - wie im Beispiel - Sitz in USA hat. Der Bestandsbereich 442 hat nahezu die gleiche Struktur, jedoch ist statt dem Feld Lagerort ein Feld Wert in Yen vorhanden. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Konzern Sitz in Japan hat und nach japanischen Vorschriften bilanzieren muss, und wenn eine Information betreffend den Lagerort aus Konzernsicht nicht relevant ist .
Die Bereiche Verbindlichkeiten 433 und 443 haben ebenfalls unterschiedliche Struktur. Bereich 433 enthält zusätzlich zu den Feldern entsprechend 413 noch die Felder Konto und Wert in US$, deren Inhalt analog dem oben Beschriebenen ermittelt wird. Das gleiche gilt für den Bereich 443, der jedoch noch ein Feld Wert in Yen enthält .
Als weiteres Beispiel eines Geschäftsvorfalls sei der Verkauf der genannten Ware von B an einen außereuropäischen Dritten (Firma XYZ) herangezogen, und zwar lediglich die Abgabe der Ware. Die Faktura wird nicht behandelt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird hier bei der Firma B der Warenbestand erniedrigt und es entstehen Kosten in Höhe des Herstellungspreises .
Über das Programmmodul 250 (vgl. Fig. 2) werden dem ersten Modul 210 zu diesem Geschäftsvorfall folgende Daten übergeben: Eine ID (213) , ein Bestelldatum (10.04.2002), eine Bezeichnung des Geschäftsvorfalls, (Warenausgang) , Artikelbezeichnung (Produkt Y) , Stückzahl (3) . Analog dem obigen Beispiel werden zwei Ausgangsdatensätze 510, 520 für die GA I und GA II erzeugt, und aus diesen zwei Belege 530, 540, wobei die übrigen, erforderlichen Daten über die Datenbankanwendung 260 ermittelt werden. Die Kopfbereiche 511, 521, 531, 541 entsprechen denen des vorgenannten Beispiels. Lediglich die Inhalte sind angepasst . Das gleiche gilt für die Bestandsbereiche 512, 522, 532, 542. Ein Bereich Verbindlichkeiten ist für diese Klasse von Geschäftsvorfällen nicht erforderlich. Stattdessen sind in den Datenbereichen Journale Kosten und Erlöse 513, 523, 533, 543 vorhanden. Diese bestehen für die Eingangsdatensätze 510, 520 aus den Feldern Konzernfirma, Kunde (die
Drittfirma) und Wert in €. Für den Beleg 530 sind noch Felder Wert in US$ und Region hinzugefügt, für den Beleg 540 zudem noch Wert in Yen. Die Inhalte ergeben sich aus dem bereits Gesagten und den Daten des zweiten Beispiels. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die Inhalte der Konto Felder für den Bereich Bestand in den Beispielen innerhalb einer GA identisch sind aber von GA I zu GA II unterschiedlich. Dies muss jedoch nicht generell so sein.
Die vier Belege werden gespeichert und können jeweils von mehreren Geschäftsanwendungen 240 gelesen werden, z.B. von Anwendungen des Bestandscontrollings, der Deckungsbeitragsrechnung oder der allgemeinen Bilanzrechnung. Erfindungsgemäß ist einstellbar, welche Felder von welchen Geschäftsanwendungen gelesen werden können. So kann eine Anwendung des Bestandscontrollings Zugriff haben auf alle oder einzelne Felder der Kopfbereiche und der Bestandsbereiche. Diese Konfiguration geschieht zweckmäßigerweise bei der Einrichtung der Software.
Die Accounting Engine stellt in einer ERP-software eine zentrale Komponente zur integrierten Protokollierung von Geschäftsvorfällen in Form eines Einzelnachweises mittels des Belegs dar. Auf die Einzelnachweise können eine oder mehrere Geschäftsanwendungen spezifische, aggregierte Sichten bilden. Die Belege können für eine bestimmte betriebswirtschaftliche Bewertung redundanzfrei abgelegt werden, wodurch Speicherplatz in erheblichem Umfang, je nach Anzahl der Belege und Geschäftsanwendungen, eingespart werden kann, obwohl der Bedarf an Speicherplatz für den einzelnen Beleg steigt. Ausserdem wird der Abstimmungsaufwand zwischen den Programmodulen der Geschäftsanwendungen reduziert. Belegstruktur und der Verfahrensablauf kann von Anwender konfiguriert werden.
Mit der Verwendung der Accounting Engine im Rechnungswesen kann in einem Unternehmen zusätzlicher betriebswirtschaftlicher Nutzen generiert werden, da die Accounting Engine als alleinige Schnittstelle zwischen allen operativen Geschäftsvorfällen und rechnungswesen-internen Geschäftsanwendungen einsetzbar ist, und die erstellten Belege in einer zentralen Ablage dokumentiert. Über den mit abgespeicherten Identifikationscode ist sowohl eine eindeutige Auditierung als auch ein Storno von Geschäftsvorfällen möglich. Nutzen mehrere Geschäftsanwendungen den Belegspeicher der Accounting Engine, so kann aus den unterschiedlichen Geschäftsanwendungen heraus ein gemeinsamer, konsistenter Beleg konfiguriert werden. Dies führt zu einer inhärenten Abstimmung der beteiligten Geschäftsanwendungen.
Die Accounting Engine erlaubt in einem ERP-Software System die Trennung der operativen Geschäftsvorfälle von den Anwendungen des Rechnungswesens. Durch eine derartige Trennung wird vorteilhafterweise datentechnisch eine asynchrone Kopplung des Rechnungswesens an logistische Systeme ermöglicht.
Die unterschiedlichen Programme oder Programm-Module können unter Verwendung irgendeiner von mehreren bekannten Techniken oder in Verbindung mit bestehender Software entworfen sein. Zum Beispiel können Module in ® Java, C++, HTML, XML, SAP R/3 oder ABAP oder sogar in HTML mit eingelagerten Java Applets erstellt sein. Einzelne oder mehrere der Module können auch in bestehende E-Mail oder Browsersoftware integriert sein, beispielsweise für die Dateneingabe.
Die Accounting Engine ermöglicht es außerdem, betriebswirtschaftlich unbewertete Geschäftsvorfälle, z.B. eine Warenentnahme ohne Preisangabe, mit ihren prozessspezifischen Begriffen zu übernehmen. Sie kann die Bewertung von eingehenden Geschäftsvorfällen nach den Vorschriften des Rechnungswesens durchführen. Belege aus unterschiedlichen Bewertungen können logisch getrennt gehalten werden. Vorzugsweise wird pro Bewertung ein eigenständiger Beleg erzeugt.
Die mit der Anmeldung eingereichten Patentansprüche sind Formulierungsvorschläge ohne Präjudiz für die Erzielung weitergehenden Patentschutzes. Die Anmelderin behält sich vor, noch weitere, bisher nur in der Beschreibung offenbarte Merkmalskombinationen oder andere beliebige Kombinationen von in der Beschreibung offenbarten Merkmalen zu beanspruchen. Ausrücke in den Ansprüchen, die in Klammern gesetzt sind, stellen keine beschränkenden Merkmale dar.
In Unteransprüchen verwendete Rückbeziehungen weisen auf die weitere Ausbildung des Gegenstandes des Hauptanspruches hin; sie sind nicht als ein Verzicht auf die Erzielung eines selbständigen, gegenständlichen Schutzes für die Merkmalskombination der rückbezogenen Unteransprüche zu verstehen.
Es sei angemerkt, dass bei Verknüpfungen von Merkmalen durch „oder" dieses „oder" jeweils einerseits als mathematisches „oder" und andererseits als die jeweils andere Möglichkeit ausschließendes „oder" zu verstehen ist .
Es sei ferner darauf hingewiesen, dass die Ausführungen zu allen bekannten Anordnungen, die sich nicht auf bestimmte Druckschriften beziehen, in erster Linie dem Anmelder bzw. dem Erfinder bekannt sind, so dass sich der Anmelder bzw. Erfinder Schutz für diese vorbehält, sofern sie nicht auch der Öffentlichkeit bekannt sind.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zur automatischen Ablage von Belegen zu Geschäftsvorfällen, bei dem mit Hilfe eines ComputerSystems Daten zu einem Geschäftsvorfall für den Zugriff über eine oder mehrere
Geschäftsanwendungen gespeichert werden und bei dem einem Geschäftsvorfall ein Identifikationscode zugeordnet wird, wobei in dem ComputerSystem eine oder mehrere unterschiedliche Klassen von Geschäftsvorfällen mit unterschiedliche Datenstrukturen abgebildet sind, dadurch gekennzeichnet ,
-- dass in einem ersten Schritt aus Daten zu einem Geschäftsvorfall mindestens ein Eingangsdatensatz erzeugt wird, der eine Struktur aufweist, welche für eine oder die oder jede unterschiedliche Klasse von Geschäftsvorfällen und eine oder mehrere Geschäftsanwendungen spezifisch ist, -- dass in einem zweiten Schritt der mindestens eine Ξingangsdatensatz in einen Ausgangsdatensatz transformiert wird, der über eine oder mehrere der Geschäftsanwendungen konfiguriert werden kann, und -- dass in einem dritten Schritt der Ausgangsdatensatz mit zugeordnetem Identifikationscode gespeichert wird, so dass der Ausgangsdatensatz unter Bezugnahme auf den Identifikationscode von den mindestens zwei Geschäftsanwendungen ganz oder teilweise gelesen werden kann.
2. Verfahren nach Anspruch 1, wobei der erste Schritt mit Hilfe eines ersten Programm-Moduls ausgeführt wird, der zweite Schritt mit Hilfe eines zweiten Programm-Moduls, und wobei der Eingangsdatensatz mit der spezifischen Struktur von dem ersten Programm-Modul über eine Schnittstelle an das zweite Programm-Modul übergeben wird.
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2 , wobei die oder jede Geschäftsanwendung als ein drittes oder weiteres Programm-Modul ausgestaltet ist .
4. Verfahren nach Anspruch 3 , wobei das zweite Programm-Modul so ausgestaltet ist, dass der Transformationsvorgang im zweiten Schritt von dem oder jedem dritten Programm-Modul über eine Schnittstelle einstellbar ist.
5. Verfahren nach Anspruch 3 oder 4 wobei das zweite Programm-Modul so ausgestaltet ist, dass es Daten, die über die mindestens zwei Geschäftsanwendungen auswählbar sind, aus dem Ausgangsdatensatz auf eine Datenanfrage von dem oder jedem dritten Programm- Modul lesen und dem oder jedem dritten und/oder einem weiteren Programm-Modul über eine Schnittstelle zur Weiterbearbeitung und/oder zur Anzeige übergeben kann.
6. Verfahren nach Anspruch 5, wobei die auswählbaren
Daten von dem dritten Programm-Modul auswählbar sind.
7. Verfahren nach einem oder mehreren der Ansprüche 1 bis 6, wobei der Ausgangsdatensatz transaktional gespeichert wird.
8. Verfahren nach einem oder mehreren der Ansprüche 1 bis 7, wobei der Ausgangsdatensatz für mehrere Geschäftsanwendungen eine spezifische Datenbankstruktur mit einer oder mehreren Tabellen aufweist.
9. Verfahren nach einem oder mehreren der Ansprüche 1 bis 8, wobei der Ausgangsdatensatz für unterschiedliche Journale des Rechnungswesens unterschiedliche Datenbereiche aufweist .
10. Verfahren nach einem oder mehreren der Ansprüche 1 bis 9, wobei der Ausgangsdatensatz für den Zugriff über mindestens zwei Geschäftsanwendungen ausgebildet ist.
11. Computersystem zur Durchführung eines Verfahrens nach einem oder mehreren der vorstehenden
Ansprüche, aufweisend
- Mittel zur Speicherung von Daten zu Geschäftsvorfällen,
- Mittel zur Speicherung von Programmen, - Mittel zur Ausführung von Programmen,
- Programmcode-Mittel zur Ausführung eines Verfahrens nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche .
12. Computerprogramm mit Programmcode-Mitteln, um alle Schritte von einem beliebigen Verfahren gemäß einer beliebigen Kombination der Ansprüche 1 bis 9 auszuführen, wenn das Programm auf einem Computer ausgeführt wird.
13. Computerprogramm nach Anspruch 11, enthalten in einem elektrischen Trägersignal.
14. Computerprogrammprodukt mit Programmcode-Mitteln, die auf einem computerlesbaren Datenträger gespeichert sind, und geeignet sind, ein Verfahren gemäß einer beliebigen Kombination der Ansprüche 1 bis 9 auszuführen, wenn sie auf einem Computer ausgeführt werden.
15. Computer mit einem flüchtigen und/oder nichtfluchtigen Speicher, in dem ein Computerprogramm nach Anspruch 12 gespeichert ist .
16. Elektronische Datenstruktur, erhältlich durch ein Verfahren gemäß einem oder mehreren der Ansprüche 1 bis 9.
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DE10261121 2002-12-20
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