DE4338738A1 - Elektronische Archivierungsverfahren von Unterlagen - Google Patents

Description

Die Erfindung richtet sich auf ein Verfahren zur Archivie­ rung von als Papiervorlagen vorhandenen Unterlagen mittels elektronischer Medien, insbesondere von Zeichnungen od. dgl. in unterschiedlichen Formaten.

Es ist bekannt, elektronische Archive zu erstellen, bei denen über entsprechende Geräte die Unterlagen abgetastet und digitalisiert und diese Werte in Speichern zum Abruf bereitgehalten werden. Liegen große Mengen an Papiervorla­ gen vor, die es zu archivieren gilt, stellen sich bei den heutigen Erfordernissen des Marktes insbesondere Preisfra­ gen, da gerade bei sehr großformatigen Unterlagen, die nach den deutschen Normen das sogenannte DIN A-3-Format über schreiten, die Digitalisierung zeitaufwendig und damit zwangsläufig teuer ist. Da aber der Markt den Einsatz elek­ tronischer Archivierungsmedien fordert, um flexibel Aufträ­ ge abarbeiten zu können, ist man gezwungen, diese Medien einzusetzen. Dabei wird zum einen gefordert, daß die Auf­ nahme der Unterlagen in die elektronischen Archive ver­ gleichsweise rasch und kostengünstig erledigt wird, zum an­ deren muß der Bedienungskomfort eines solchen elektroni­ schen Archivs dann entsprechend groß sein, um Akzeptanz und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten.

Aufgabe der Erfindung ist die Schaffung einer Lösung, mit der insbesondere die Erstellung und Bereithaltung eines entsprechenden elektronischen Archivs vereinfacht, be­ schleunigt, verbessert und kostengünstig bereitgestellt wird.

Mit einem Verfahren der eingangs bezeichneten Art wird die­ se Aufgabe gemäß der Erfindung dadurch gelöst, daß zunächst ein Teil der Unterlagen unmittelbar digitalisiert und auf einem elektronischen Datenträger, insbesondere auf einer Compact-Disc, abgespeichert und ein weiterer Teil der Un­ terlagen zunächst mikroverfilmt und zur Digitalisierung als Mikrofilm bereitgehalten wird.

Die Erfindung macht sich die Erkenntnis zunutze, daß in ei­ nem Archiv häufig Unterlagen vorhanden sind, die sehr sel­ ten zur Bearbeitung benötigt werden und daher auch sehr selten abgefragt werden. So kann man mit der Erfindung zu­ nächst alle die Unterlagen digitalisieren, von denen sicher ist, daß sie vergleichsweise kurzfristig und häufig benö­ tigt werden, während andere Unterlagen als Filmlochkarten sozusagen auf Abruf zur Digitalisierung bereitgehalten wer­ den. Die damit verbundenen Kosten laufen für den Benutzer erst dann an, wenn er auf eine solche Unterlage wirklich zugreifen muß. Zudem kann der Benutzer z. B. über ISDN Ar­ chivierungsaufgaben z. B. das Vorhalten von Mikrofilmloch­ karten externen Dienstleistern (out sourcing) überlassen.

Da die Digitalisierung vergleichsweise kleinformatiger (z. B. A3-, A4-) Unterlagen preisgünstig erstellt werden kann, kann nach der Erfindung auch so vorgegangen werden, daß zunächst die kleinformatigen Unterlagen unmittelbar di­ gitalisiert und elektronisch bereitgehalten werden, während die großformatigen Unterlagen als Mikrofilmlochkarte zur Verfügung stehen und auf Abruf in das elektronische System eingeführt werden können.

Die Erfindung sieht auch vor, daß alle Unterlagen indiziert werden und in ihrem aktuellen Archivierungszustand in einem zentralen Archiv abgespeichert werden, wobei bei Aufruf ei­ ner noch nicht digitalisierten, als Mikrofilm vorliegenden Unterlage eine Nachdigitalisierung des Mikrofilms vorge­ nommen und dem Benutzer in digitalisierter Form zur Verfü­ gung gestellt wird.

Mit dieser Ausgestaltung der Erfindung ist eine einfache Verwaltung der Datenbestände insofern möglich, als bei Ab­ ruf einer Unterlage der Archivrechner überprüft, in welchem Zustand sich die Unterlage im System befindet, d. h. ob sie bereits in digitalisierter Form vorliegt oder aber als Mi­ krofilm, insbesondere Mikrofilmlochkarte. Ist letzteres der Fall, kann nach dem Verfahren diese Unterlage nachdigitali­ siert werden und dem Benutzer zur Verfügung gestellt wer­ den. Nach den heutigen Anlagebedingungen derartiger Systeme kann dies in weniger als zwei Minuten geschehen.

Die Erfindung sieht auch vor, daß die Daten der nachdigita­ lisierten Unterlagen bei Erreichen einer bestimmten Daten­ menge auf einem elektronischen Medium, insbesondere einer Compakt-Disc, abgespeichert und dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.

Vorteilhaft kann es sein, um die Speicherkapazität des Ar­ chivrechners nicht zu groß auslegen zu müssen, wenn bei der Verwaltung der Daten des Archives die jeweiligen individu­ ellen Daten einer archivierten Unterlage in Abhängigkeit vom jeweils letzten Zugriffsdatum auf die Unterlage aktua­ lisiert wird, derart, daß die Datenbestände, auf die länger nicht zugegriffen wird, aus dem Zentralarchiv ausgeschleust und diese Tatsache dort abrufbar gespeichert wird.

Auch diese Verfahrensweise dient dem oben schon angegebenen Zweck, diejenigen Dinge außerhalb des Systemes bereitzuhal­ ten, die selten gebraucht werden. D.h. großformatige oder andere Unterlagen, die selten gebraucht werden, stehen dem System zunächst als Mikrofilm zur Verfügung. Daten im Zen­ tralrechner, die selten benutzt werden, werden extern abge­ legt. Dabei arbeitet der Rechner des Archivs mit dem Sy­ stem, daß die Unterlagen ihrer Priorität nach ihrem letzten Abrufdatum im Speicher geordnet werden.

Aus den nachfolgenden beiden Tabellen ergibt sich die Ver­ fahrensweise bei unterschiedlichen Papiervorlageformaten, die über das am Ende beschriebene System aufgerufen werden können.

Es wird davon ausgegangen (nicht zwingend aber sinnvoll), daß der Auftraggeber (Anwender) die Zeichnungen, die sich bei ihm im Archiv befinden (Papier oder bereits mikrover­ filmt), in irgendeiner Form recherchierbar hält (z. B. ASCII Indexfile oder SAP-Extrakt).

Den Tabellen ist folgende Zustandsbeschreibung für die Dif­ ferenzierung der Dokumente im Archivsystem zu entnehmen:

Die Dokumente müssen sich als:

• 1. nur in Papierform befindliche, daher nur von ASCII oder SAP dem Archiv bekannt
• 2. schon mikroverfilmt beim Dienstleister aber noch nicht digitalisiert
• 3. schon nur digitalisiert beim Dienstleister aber noch nicht im Archivsystem als Image importiert
• 4. schon als CD digitalisiert beim Dienstleister aber noch nicht im Archivsystem als Image importiert
• 5. Importiert im Archivsystem von CD und im IDS-Cache ent­ halten
• 6. lange nicht genutzt, Cache ist voll, Daten sind ausgela­ gert und müssen von CD wieder importiert werden, inde­ xiert sein.

Das Verfahren ist als Verfahrensschaltbild in einem Bei­ spiel (ohne daß die Erfindung darauf beschränkt wäre) in der einzigen Figur dargestellt und ist nachfolgend in Form einer Projektbeschreibung näher erläutert.

Anschließend an die Projektbeschreibung wird ein mögliches Dokumenten-Verwaltungs-System in seiner Funktion zum Ein­ satz in erfindungsgemäßen Verfahren beschrieben.

11. Vorgehen im Projekt

Eine erste, grobe Analyse des Projektumfanges hatte ergeben, daß ca. 1 Mio Dokumente verschiedenster Art verwaltet und bereitgestellt werden müssen. Diese Aufgabe soll von einem Dokumentenmanagementsystem übernommen werden. Die große Zahl von Dokumenten warf die Frage auf, wie bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems vorgegangen wird und in welchem Anwendungsbereich sich bei möglichst geringem Aufwand kurzfristig ein Nutzen erzielen läßt. Um diese Frage zu untersuchen, wurde als erster Projektschritt eine Analyse durchgeführt.

Ziel der Analyse war:

• - Das Herausarbeiten der Anforderungen für einzelne Anwendungsbereiche.
• - Eine Kosten-/Nutzenbetrachtung.
• - Das Erstellen eines Systemkonzeptes.
• - Ein Vorschlag für die Systemeinführung.

1.2. Anforderungsanalyse, IST-Aufnahme

Bei der Analyse wurden die Abteilungen und Dokumente betrachtet, die unmittelbar an der Bearbeitung von Kundenfragen sowie dem Auftragsdurchlauf durch das Unternehmen beteiligt sind:

• - Vertrieb
• - Werksbüros
• - Auftragsbearbeitung
• - Konstruktion
• - Technische Dokumentation
• - Normung
• - QS-Abteilung
• - Versuch
• - Fertigung

Für jede Abteilung wurden Ansprechpartner ausgewählt, die als Vorarbeit für die Analyse die Anforderungen der Abteilung gesammelt hatten. Die Anforderungen wurden ergänzt durch eine Dokumentenflußanalyse, welche gemeinsam mit dem Ansprechpartner der Abteilung erstellt wurde.

Inhalt der Dokumentenflußanalyse war:

• - Welche Dokumente werden erstellt?
• - Anzahl der erstellten Dokumente/Jahr?
• - Wie groß ist der Bestand?
• - Welches Werkzeug wird für die Bearbeitung verwendet?
• - An wen werden die Dokumente verteilt?
• - Wie oft erfolgt eine Verteilung?
• - Wie ist der Änderungsdienst für die Dokumente organisiert?
• - Wer darf auf die Dokumente zugreifen?
• - Welche Dokumente werden von anderen bezogen?
• - Wieviel Personal ist erforderlich?
• - Welche direkt zurechenbaren Kosten gibt es?

Die Ergebnisse der Analyse wurden verwendet um als Vorbereitung für die Kosten-/Nutzenbetrachtung eine IST-Kostenaufnahme zu erstellen.

1.3. Die Ermittlung der IST-Kosten

Bei der IST-Kostenaufnahme wurde für die jeweilige Dokumentenart ermittelt, in welchen Bereichen die Kosten entstehen (Beispiel: Erstellung, Verteilung, Verwaltung) und was die Entstehung dieser Kosten verursacht (Costdriver). So konnten für jedes Dokument mögliche Angriffspunkte für eine Optimierung ermittelt werden.

Am Beispiel Zeichnung waren diese:

1.3.1. Zeichnungserstellung Einsatzmöglichkeit CAD

Für die Neukonstruktion wird ein 3D CAD-System eingesetzt. Die CAD-Durchdringung liegt bei ca. 50% (entspricht ca. 3000 neuen Zeichnungen/Jahr). Eine Steigerung der CAD-Durchdringung und damit eine Erhöhung der Produktivität ist nicht möglich, da es sich bei einer großen Zahl von Neukonstruktionen um einfache Änderungen handelt, die mit dem CAD-System nicht wirtschaftlich bearbeitet werden können. Diese Änderungen werden deshalb am Brett mit Hilfe von Mutterpausen durchgeführt. Die häufige Verwendung von Mutterpausen führt zu einer Verschlechterung der Qualität der Zeichnung, was in vielen Fällen die Erstellung einer komplett neuen Zeichnung erforderlich macht.

Teilwiederverwendung

Zusammen mit dem 3D CAD-System wird ein Teileverwaltungssystem eingesetzt. Dieses System verwendet Sachmerkmale für die geometrische Beschreibung der erstellten Konturen und Zeichnungen. Die gemachten Erfahrungen zeigen, daß die aufwendige Arbeit für die Beschreibung der Teile von den Konstrukteuren verweigert wird. Auch die Suchmöglichkeit nach vorhandenen Teilen wird nicht akzeptiert, weil das Ergebnis der Recherche immer nur die Beschreibung eines oder mehrerer Teile und der dazugehörenden Zeichnungsname ist, nicht aber die Zeichnungen selbst. Die Konstrukteure müssen, um Gewißheit zu erhalten, vom Zeichnungsarchiv eine Pause der Zeichnung anfordern, um sich Zeichnungen anzusehen. Diese Vorgehensweise ist den meisten Konstrukteuren zu umständlich. Die beabsichtigte Wiederverwendung von Teilen kann so nicht erzielt werden, da die Konstrukteure sich häufig für eine Neukonstruktion entscheiden.

Systemkonzept

Das CAD-System und das Teileverwaltungssystem sind sehr eng miteinander gekoppelt. Dies führt zu einem extrem hohen Aufwand bei der Systempflege und beim Versionswechsel. Eine Erweiterung des Teileverwaltungssystemes auf andere Dokumentenarten ist nicht problemlos möglich.

1.3.2. Zeichnungsverteilung

Die IST-Aufnahme hat ergeben, daß täglich ca. 1000 Zeichnungen reproduziert und verteilt werden müssen. Die Wartezeit für Zeichnungen beträgt 1-3 Tage, der Verteilaufwand ist beträchtlich. Eine überschlägige Berechnung geht von folgendem Ansatz aus:
Pro Zeichnung entsteht für die Anforderung und Verteilung eine "Arbeitslast" von ca. 5 Minuten. Dies bedeutet, bei ca. 1000 Zeichnung pro Tag, einen Aufwand von täglich 10 MT, der sich zwar nicht immer direkt auf einzelne Personen zuordnen läßt, jedoch in der Summe von einer Vielzahl qualifizierten Leuten geleistet werden muß. Beispiel: Der Konstrukteur oder Vertriebsmann geht ins Zeichnungsarchiv, um für die Bearbeitung einer Anfrage eine Zeichnung herauszusuchen.

1.3.3. Zeichnungsarchivverwaltung

Die 6 Mitarbeiter des Zeichnungsarchives sind zuständig für die Verwaltung, Organisation und Reproduktion von Zeichnungen.

Der Bestand an Zeichnungen beläuft sich auf ca. 140 000 Zeichnungsoriginale verschiedener Formate. Für die Reproduktionen von Zeichnungen wird ein teueres Spezialpapier verwendet. Ausgehend von dem bisherigem Wachstum wird sich in nächster Zeit ein Personalwachstum auf ca. 9 Mitarbeiter, sowie ein massiver Raumbedarf ergeben.

1.4. Die Identifikation der Nutzenpotentiale und das daraus abgeleitete SOLL- Konzept für das Informationssystem

Ausgehend von der IST-Aufnahme wurden Ansatzpunkte für die Prozeßoptimierung, hinsichtlich Kosten und Zeit gesucht und daraus ein SOLL-Konzept für ein Informationssystem abgeleitet. Am Beispiel Zeichnungen waren die Nutzenpotentiale aufgeteilt nach den Entstehungsbereichen:

1.4.1. Zeichnungserstellung Einsatzmöglichkeit CAD

Für die Neukonstruktion soll in Zukunft ein 2D CAD-System eingesetzt werden. Dieses System soll effizienter (mehr Zeichnungen/Anwender/Jahr), schneller erlernbar und auf der vorhandenen Hardwareplattform einsetzbar sein.

Änderungen, die bisher am Brett erfolgen, sollen in Zukunft im CAD-System bearbeitet werden. Die Qualität der Zeichnungen würde sich verbessern, die aufwendige Neuerstellung entfallen (ca. 1400 Zeichnungen/Jahr). Durch die Möglichkeit alle Zeichnungen per CAD-System zu bearbeiten kann ein Medienbruch im Konstruktionsbereich vermieden werden.

Teileverwendung

Teile und Zeichnungen sollen durch eine "sprechende" Zeichnungsnummer sowie einige wenige beschreibende Attribute (Benennung, Format) ausgewählt werden können. Die ausgewählten Zeichnungen werden aus dem Verwaltungssystem angefordert und können am Bildschirm und damit am Arbeitsplatz durchgeblättert werden. Die Verwendbarkeit eines Teiles kann direkt Anhand der Zeichnung überprüft werden. Das identifizierte Einsparungspotential liegt im Bereich von 3-5% weniger Neuteile.

Systemkonzept

CAD-System und Verwaltungssystem sollen keine enge Verbindung haben um den Pflegeaufwand zu minimieren. Das Verwaltungssystem soll für alle Anwendungsprogramme und Dokumentenarten einsetzbar sein. Dies bedingt daß die vom Anwendungsprogramm erzeugten Dokumente in einer Datei abgebildet sind.

1.4.2. Zeichnungsverteilung

Die Verteilung von Zeichnungen soll in Zukunft automatisiert erfolgen. Dies bedeutet, daß der Sacharbeiter seine Zeichnungsanforderung direkt am Terminal eingeben kann. Die Ausgabe erfolgt am nächstgelegenen Netzwerkdrucker oder wahlweise an seinem Bildschirm.

Anforderungslisten aus dem PPS-System (z. B. für die Ausgabe von Fertigungszeichnungen als Anlage für die Arbeitspapiere) sollen über Nacht automatisch abgearbeitet werden. Der Personalaufwand für die Reproduktion entfällt, der Aufwand für die Verteilung wird stark reduziert.

1.4.3. Zeichnungsarchivverwaltung

Für die Zeichnungsarchivverwaltung soll in Zukunft nur noch die Administration des Verwaltungssystemes erforderlich sein. Eine Reduzierung von derzeit 6 bzw. 9 geplanten Mitarbeitern auf 2 Mitarbeiter soll möglich sein. Für die Realisierung des gesamten Informationssystems wurde, ausgehend von der Nutzenbetrachtung folgende Priorisierung der Dokumentenarten festgelegt:

• 1. Zeichnungen
• 2. QS-Dokumentation
• 3. Technische Dokumentation
• 4. Normen
• 5. Konstruktionsvorgänge
• 6. Vertriebsvorgänge

1.4.4. Das Systemkonzept und die ausgewählten Produkte

Das EDV-Umfeld bei Auftraggeber besteht aus einer AS/400 für kommerzielle Anwendungen (PPS) und einem VAX-Cluster mit ca. 30 Workstations für CAD und technische Anwendungen. Beide Rechnerwelten waren nur unzureichend verbunden. Eine Netzwerkinfrastruktur, welche für ein unternehmensübergreifendes System geeignet gewesen wäre, existierte nicht.

Deshalb wurde parallel zur Definition eines Systemkonzeptes ein Netzwerkkonzept erstellt, das es ermöglicht, unabhängig von den verschiedenen Rechnerwelten Informationen direkt vor Ort an den Bildschirmarbeitsplatz zu bringen.

Das Informationssystem ist modular aufgebaut und wird auf der vorhandenen Hardwareplattform basierend auf Standardmodulen realisiert. Die Integration weiterer Anwendungen (z. B. Bürokommunikation) und Funktionsmodule soll möglich sein.

1.4.5. Module des Informationssystems

Die Module des Systems sind:

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement System ist das Kernstück des gesamten Informationssystems, eingesetzt wird EDCS II von Digital Equipment. EDCS II ist ein Integrationswerkzeug, das Verwaltung, Zugriffskontrolle, Änderungsdienst und Verteilung von Dokumenten über ein Netzwerk ermöglicht, unabhängig davon, mit welcher Applikation die Dokumente erstellt wurden.

[Das Nachfolgesystem trägt die Bezeichnung ODM (OpenDATA Manager) mit einer objektorientierten Dokumentenverwaltung].

EDCS II verwaltet in einer relationalen Datenbank Informationen über die Dokumente, die es kontrolliert, es stellt eine Versionskontrolle für die in Bearbeitung und in Freigabe befindlichen Dokumente zur Verfügung und verfügt daneben über automatische Benachrichtigungsmechanismen, die betroffene Benutzer über Änderungen und den Status einzelner Dokumente informiert. Dokumente können in Gruppen oder Projekten zusammengefaßt werden und lassen sich über Attribute und verschiedene Suchfunktionen wiederfinden. Die Änderungshistorie des Dokuments wird automatisch mitgeführt.

Der Änderungsdienst und die Freigabe der Dokumente werden über die Freigabefunktionen von EDCS gesteuert. Damit ist es möglich, einen bestimmten Prüfablauf, der bei der Freigabe eines Dokumentes erforderlich ist, abzubilden.

EDCS II wird verwendet, um alle im Soll-Konzept aufgeführten Dokumententypen zu verwalten.

Erfassen von Dokumenten

Die Automatisierung des Bereitstellungsprozesses von Dokumenten macht es erforderlich, daß alle beteiligten Dokumente in elektronischer Form gespeichert sind. Da bei den betrachteten Dokumenten (z. B. Zeichnungen, Vorgänge, Technische Dokumentation) nur ein geringer Teil im elektronischen Format vorhanden ist, müssen diese über einen Scanner erfaßt werden. Eingesetzt werden Scanner für verschiedene Blattformate (A4-A0).

Für die Verteilung und Ausgabe erfolgt die Abspeicherung der Dokumente im Rasterformat oder bei Textdokumenten im Originalformat. CAD-Daten werden im Originalformat bearbeitet und nach der Freigabe in das Rasterformat umgewandelt. Die Originaldaten bleiben erhalten und werden zusammen mit den dazugehörenden Rasterdaten im Dokumentenmanagementsystem verwaltet.

Bearbeitung, Erstellung von Dokumenten

Das Bearbeitungsmodul soll austauschbar und für die jeweilige Anwendung optimal geeignet sein.

Es wird ein CAD-System mit der Fähigkeit, Rasterdaten einzulesen und mit voller CAD-Funktionalität zu bearbeiten, eingesetzt. Einfache Änderungen wie sie bisher am Brett durchgeführt werden können so in den automatisierten Ablauf mit einbezogen werden. Als Textverarbeitungsprogramm wird WINWORD von Microsoft eingesetzt.

Ausgabe

Für die Ausgabe der Dokumente werden folgende Komponenten eingesetzt:

• - Rasterprinter für das Dokument Zeichnung und alle weiteren eingescannten Dokumente: A3/A4 Formate mit einem Hochgeschwindigkeitsdrucker, A2/A1 Formate mit dem Xerox 8840
• - Standard PC-Drucker für Textdokumente und alle Druckausgaben über MS-Windows.

Dokumente in Rasterformat können über einen Rasterviewer direkt am Bildschirm angezeigt werden.

1.5. Stufenplan für die Realisierung

Das Systemkonzept wurde in mehreren Stufen umgesetzt:

• - Analyse und Konzeption des Systems
• - Pilotprojekt mit Einkaufsteilzeichnungen
• - Schaffen der Netzwerkinfrastruktur
• - Weiteres Füllen des Systems mit den am häufigsten genutzten Zeichnungen A3/A4
• - Füllen des Systems mit Zeichnungen A2/A1/A0
• - Bearbeiten von Rasterdaten im CAD-System
• - Einführung automatisierter Abläufe
• - Einbindung eines A1-Ausgabegerätes
• - Ausbau des Systems für Technische Dokumente
• - Ausbau des Systems für QS-Dokumentation
• - Weiterer Ausbau

1.6. Pilotprojekt

SOLL-Konzept, Systemkonzept und die ausgewählten Module wurden in einem Pilotprojekt verifiziert. Ziel des Pilotprojektes war es, als Produktionssystem betrieben, bei einem möglichst geringen Investitionsvolumen einen möglichst großen Erfüllungsgrad des Soll-Konzeptes nachzuweisen.

Dies bedeutete, daß ein geschlossener Anwendungsbereich gefunden werden mußte, dessen Dokumente ohne großen Aufwand in das System gebracht werden konnten.

Ein solcher Bereich wurde für die Abteilungen Wareneingang und Einkauf gefunden. Diese Abteilungen benötigten pro Tag ca. 120 Zeichnungen von Bestellteilen, die aus einem Bestand von 6000 Zeichnungsoriginalen reproduziert werden müssen. Die Abteilung Wareneingang ist zudem in einem Zweigwerk angesiedelt, was zu 1-3 tägigen Wartezeiten bei der Zeichnungsanforderung führt.

Innerhalb von 2 Monaten standen alle Zeichnungen gescannt zur Verfügung und im Verwaltungssystem beschrieben. Die Anforderung von Zeichnungen für die beiden Abteilungen wurde nur noch über das Pilotsystem abgewickelt. Dabei zeigte sich schon sehr bald eine Entlastung der Mitarbeiter im Zeichnungsarchiv sowie der Wegfall von Wartezeiten für die Zeichnungsanforderung im Zweigwerk.

Der sichtbare Erfolg des Pilotsystems hat gezeigt, daß das Ziel den Informationsbereitstellungsprozeß zu optimieren erreicht werden kann.

1.7. Der weitere Systemausbau

Der weitere Systemausbau wurde entsprechend dem Stufenplan durchgeführt.

Ziel des weiteren Ausbaus ist es, das Dokumentenmanagementsystem weiteren Anwendern und Applikationen zur Verfügung zu stellen, um so zum Beispiel Zeichnungen direkt am Terminal anfordern zu können.

Dazu mußte zunächst die Netzwerk-Infrastruktur erweitert werden. Der Rechner des Pilotsystems wurde zu einem leistungsfähigen Serversystem ausgebaut, um der steigenden Zahl von Anwendern und Dokumenten gerecht zu werden.

Mit der Erfassung und dem Einscannen von Papierzeichnungen wurde fortgefahren. Im Laufe des Pilotprojektes hatte sich eine gewisse Routine eingestellt, die dazu führte, daß ca. 250 neue Zeichnungen pro Tag in das System gebracht werden konnten.

1.8. Umstellung des CAD-Systems

Parallel dazu wurde die Umstellung des CAD-Systems durchgeführt. Dazu mußten die Daten (CAD- Modelle und Zeichnungen) des ursprünglichen Systems in die Datenstrukturen des neuen Systems überführt werden (ca. 23 000 Zeichnungen und Modelle). Die vorhandenen Informationen des auf die Verwaltung von CAD-Daten zugeschnittenen Teileverwaltungssystems wurden gleichzeitig in das Dokumentenmanagementsystem EDCS übertragen.

Die CAD-Umstellung wurde nach einer 4-monatigen Vorbereitungsphase, innerhalb von 14 Tagen erfolgreich durchgeführt.

Nach der Umstellung waren die CAD-Anwender als weiterer Nutzerkreis in das firmenübergreifende Dokumentemanagementsystem integriert.

1.9. Einführung automatisierter Abläufe

Für diesen Anwenderkreis wurde mit der Einführung von automatisierten Änderungs- und Freigabeabläufen begonnen. Dazu wurden zusammen mit den Freigabeverantwortlichen, Ablaufprozesse festgelegt und in EDCS abgebildet.

Ebenfalls in Angriff genommen wurde die im Soll-Konzept festgelegte Automatisierung der Zeichnungsbereitstellung. Dazu wurde ein spezielles Zeichnungsanforderungsprogramm auf der Basis von EDCS erstellt. Über dieses Programm laufen alle Zeichnungsanforderungen. Das Programm ermittelt, ob eine Zeichnung bereits im System vorhanden ist. Ist die Zeichnung nicht im System vorhanden, wird auf einer Protokolliste im Zeichnungsarchiv eine entsprechende Meldung, bestehend aus Zeichnungsnummer und Name des Anforderers ausgegeben. Diese Meldung ist die Aufforderung an das Archivpersonal, die Zeichnung auf konventionelle Art zu reproduzieren. Ist die Zeichnung im Dokumentenmanagementsystem vorhanden, wird diese auf dem eingestellten Drucker ausgegeben. Der Name des Anforderers und die Anforderungszeit werden am Zeichnungsrand mit ausgedruckt.

Die listengesteuerte Ausgabe von Zeichnungen wurde ebenfalls realisiert.

Dazu wird auf dem PPS-System die Liste der Fertigungszeichnungen für Arbeitspapiere generiert und in eine Datei geschrieben. Diese Datei wird in der Nacht per Filetransfer über einen Protokollkonverter zum Archivrechner transportiert. Auf dem Archivrechner läuft ein Programm zur Abarbeitung der Liste. Wiederum gilt, daß Zeichnungen, die bereits im Dokumentenmanagementsystem erfaßt sind, automatisch ausgegeben werden. Auf diese Weise liegen jeden Morgen 300-400 Zeichnungen abholbereit für die Arbeitsvorbereitung im Ausgabefach des Druckers. Die nicht gefundenen Zeichnungen, werden als Delta- Liste auf dem Protokolldrucker aufgelistet.

1.10. Bearbeitung von Rasterdaten im CAD-System

Das neue CAD-System bietet die Möglichkeit, eingescannte Brettzeichnungen mit der vollen CAD- Funktionalität zu bearbeiten. Die Nutzung dieser Funktion wurde Anfang 1993 angewendet. Einfache Änderungen, die bisher am Brett bearbeitet wurden, können nun mit dem CAD-System durchgeführt werden. Der bisherige Medienbruch bei der Konstruktion ist damit beseitigt.

Für die Überführung der CAD-Zeichnungen in das Verteilformat (Rasterformat) wird ein Vektor-Raster Konverter eingesetzt, der direkt in den Freigabeprozeß der Zeichnung eingebunden ist. Dies bedeutet, daß die CAD-Zeichnung mit der Erstfreigabe automatisch in das Rasterformat überführt wird, die beschreibenden Informationen (Attribute) werden übernommen. Dieses Programm wird auch verwendet, um den Bestand an CAD-Zeichnungen in das Verteilformat zu überführen. Konvertiert werden alle Zeichnungen, die als CAD-Zeichnung vorhanden, jedoch noch nicht eingescannt sind.

1.11. Einbindung eines A1 Ausgabegerätes

Zu diesem Zeitpunkt war die Einführung eines großformatigen Ausgabegerätes erforderlich. Der Zeichnungsbestand bestand zu ca. 66%; aus A4/A3 Formaten. In den vorangegangenen Projektstufen waren nur diese erfaßt und für die Ausgabe bereitgestellt worden. Um den Durchsatz des Systems zu erhöhen und um weitere Anwendungen zu erschließen, wurde ein A1-Plottsystem beschafft. Das Plottsystem wurde in das Zeichnungsbereitstellungsprogramm eingebunden.

1.12. Anbindung der Technischen Dokumentation

Im Jahr 1993 wird auch der Bereich Technische Dokumentation an das System angeschlossen. Für diese Anwendung wird ein spezieller Bereich im Dokumentenmanagementsystem EDCS eingerichtet. Die Technische Dokumentation wird mit WINWORD erstellt, in EDCS beschrieben und abgelegt. Bei der Erstellung der Dokumentation wird auf im System vorhandene Zeichnungen zurückgegriffen. Automatisierte Abläufe, wie sie bei dem Dokumententyp Zeichnungen realisiert wurden, sind geplant.

1.13. Anbindung der QS-Abteilung

Ebenfalls angeschlossen werden soll die Abteilung Qualitätssicherung. Hier werden eigenerstellte Qualitätssicherungsunterlagen sowie externe Werkstoffzeugnisse von Lieferanten verwaltet und bearbeitet. Die QS-Dokumentation wurde bisher in Projektordnern abgelegt und mit großem Aufwand verwaltet. Zukünftig wird die Verwaltung der Dokumente und Projektordner über das Dokumentenmanagementsystem durchgeführt. Dazu wird wie bei der Technischen Dokumentation ein spezieller Bereich im EDCS eingerichtet.

1.14. Weiterer Ausbau

Schwerpunkte für den zukünftigen Ausbau sind die Einbindung weiterer Bereiche und die Einbeziehung des Systems in neu zu definierende, zukünftige Abläufe z. im Angebotswesen.

1.15. Kosten

Die Investitionen für die im Jahr 1992 geplanten Ausbaustufen beliefen sich auf ca. 600 000 DM. Für 1993 sind ca. 300 000,- DM geplant und bereits beauftragt.

Bei der Planung wurde von einem Return des Investments von ca. 2,5 Jahren ausgegangen.

1.16. Weitere Erfahrungen

Die konsequente Verwendung der einzelnen Programmodule in ihrer Standardform hat sich als positiv erwiesen. Versionsupgrades einzelner Module wurden ohne großen Aufwand für Anpassungen an andere Module durchgeführt.

Das System ist zu einem wichtigem Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Da die im elektronischen Format abgespeicherten Dokumente Originale sind, ist eine hohe Verfügbarkeit des Systems erforderlich. Würde das System ausfallen, so wären die Bereiche lahmgelegt, die auf die Verwendung der Dokumente angewiesen sind (z. B. die Produktion mit ihren Fertigungszeichnungen).

Um die Ausfallsicherheit zu erhöhen, wurde für die anstehende Kapazitätserhöhung des Archivrechners ein zweiter Rechner beschafft, der im Notfall die Aufgaben des Dokumenten-Servers mit übernehmen kann.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, daß die DV-Betreuungsmannschaft über das erforderliche Betriebssystem-, Datenbank- und Netzwerk-Know-how verfügt, um bei Störungen schnell und sicher eingreifen zu können. Mit diesem Know-how kann das System laufend optimiert werden.

Eine weitere Erfahrung war, daß für die Verbindung von Systemen die Einhaltung einer firmenübergreifenden Namenskonvention erforderlich ist. Die vorhandene Namenskonvention von Zeichnungen war zum Beispiel in den Teilestämmen des PPS-Systems nicht exakt eingehalten worden. Dies führte zunächst bei der listengesteuerten Ausgabe von Zeichnungen zu einem enttäuschenden Ergebnis, da die Trefferquote sehr niedrig war. Das Problem konnte bereinigt werden, indem die Zeichnungsnummern im PPS-Teilestamm an die Zeichnungsnummern) im Dokumenten- Managementsystem angepaßt wurden. Führendes System für die Vergabe von Dokumentennamen muß das Dokumenten-Managementsystem sein.

1.17. Probleme

Beim Erfassen der Papierzeichnungen hat sich gezeigt, daß ca. 2% wegen ihrer schlechten Qualität nicht direkt eingescannt werden konnten. Diese Zeichnungen mußten nachgebessert oder neugezeichnet werden.

Die meisten Probleme mit der Einführung des Systems waren organisatorischer Natur. So führte zum Beispiel die Einführung eines automatisierten Änderungs- und Freigabeablaufes zu einer Einschränkung des Freiheitsgrades für die Freigabeverantwortlichen. Durch die Einschränkung kam es zu Akzeptanzproblemen. Um hier Abhilfe zu schaffen wurde der Freigabeablauf vereinfacht und weiter automatisiert.

Dokumenten-Verwaltungs-System Allgemeine Funktionsbeschreibung 1. Allgemeines 2. Funktionalität Ablauf

Nach dem Start des Programms erscheint ein Fenster zum Einloggen des Benutzers in das System. Falls sich der Benutzer korrekt angemeldet hat, wird das Fenster Retrieval von Zeichnungen auf den Bildschirm gebracht. Nach dem Laden einer Datenbank werden die Felder Zeichnungsnummer und Benennung in der ListBox angezeigt. Der Benutzer kann in diesem Fenster Einträge bearbeiten (suchen, ändern, löschen,etc.) und das Anzeigen bzw. das Drucken von Zeichnungen einleiten.

Funktionen zum Zugriff auf die Datenbank

• - Öffnen einer bestehenden Datenbank
• - Erzeugen einer neuen Datenbank
• - Ausdruck der Datenbankrecords
• - Löschen von Datenbanken
• - Einstellen der Zugriffsrechte von Benutzern auf die Datenbank

Funktionen zum Zugriff auf die Records einer geöffneten Datenbank

• - Übersicht aller Einträge der Datenbank
• - Sortierte Anzeige der Einträge der Datenbank nach verschiedenen Schlüsseln
• - Übersicht von Einträgen nach bestimmten Kriterien
• - detaillierte Anzeige aller Informationen eines Records
• - Verändern eines Records
• - Löschen eines Records
• - Datenträger (CD oder Festplatte) in die Datenbank importieren

Funktionen für Retrievel der Dokumente/Zeichnungen

• - Anzeige eines Dokumentes/einer Zeichnung mit einem Viewprogramm
• - Drucken eines Dokumentes/einer Zeichnung mit einem Druckprogramm
• - Redlining eines Dokumentes/einer Zeichnung
• - Exportieren eines Dokumentes/einer Zeichnung mit einem Konvertierprogramm
• - Caching der Dateien. Vor dem Anzeigen, Drucken oder Bearbeiten der Dokumente/ Zeichnungen werden die Dateien auf die Festplatte in ein Cache-Verzeichnis kopiert. Dieses beschleunigt den Zugriff für ein erneutes Bearbeiten.

Generelle Einstellungen

• - Einrichten und Bearbeiten von Benutzern
• - Ändern des Benutzerpaßwortes
• - Einstellen der View-, Druck- und Konvertierprogramme für unterschiedliche Doku­ mententypen
• - Einstellung der Laufwerke/Verzeichnisse für unterschiedliche Datenträger

Hilfe 3. Verzeichnisse Systemverzeichnis

In das Systemverzeichnis des Archivsystems wird das Programm und alle für die globale Steuerung und für die Funktionalität benötigten Dateien abgelegt.

Archivverzeichnis

Für jedes Archiv wird ein eigenes Verzeichnis auf einer Festplatte angelegt. In diesem Verzeichnis befinden sich alle Dateien, die für die Funktion und die Steuerung des Archivs notwendig sind. Das Archivverzeichnis kann jeden beliebigen Namen tragen. Der Name der Datenbank ist auf 8 Zeichen begrenzt.

Caching

Der als Cache zur Verfügung stehende Speicher kann individuell eingerichtet werden.

Die maximale Ausnutzung des Speicherplatzes, der für ein Caching verwendet werden darf, muß angegeben werden. Falls eine im Cache nicht vorhandene Datei geöffnet und der zur Verfügung stehende Speicherplatz überschritten wird, wird die Datei, welche dem geringstem Zugriff unterliegt im Cache gelöscht.

Volumes

Zuordnung eines Festplattenvolumes zu einem DOS-Zugriffspfad. Beim Öffnen einer Datenbank wird überprüft ob die in der Datenbank vorhandenen Festplattenvolumes definiert sind. Falls ein Volume nicht definiert ist, werden die fehlenden Volumein­ formationen abgefragt.

4. Datenbank

In der Datenbank sind alle Informationen über die archivierten Dokumente gespeichert. Ein Archiv mit den dazugehörigen Dokumenten ist innerhalb der Datenbank eindeutig definiert. Falls Dokumente von anderen Datenträgern übernommen werden sollen, werden diese in die Hauptdatenbank importiert.

5. Zugriffsrechte

Der Benutzer muß sich durch einen Benutzernamen und ein Paßwort identifizieren. Der Benutzername kann aus maximal 16 Stellen bestehen. Es sind nur die Buchstaben von A bis Z zulässig. Der Text wird automatisch in Großbuchstaben umgesetzt. Das Paßwort kann aus bis zu 8 beliebigen Zeichen bestehen. Bei Eingabe eines unbekannten Benutzers oder eines falschen Paßwortes wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Nach erfolgreichem Einloggen verschwindet das entsprechende Menü automatisch vom Bildschirm. Nachdem sich der Benutzer erfolgreich angemeldet hat, wird überprüft ob er schon aktiv ist. Falls der Benutzer aktiv ist, wird eine entsprechende Fehlermeldung erzeugt. Anschließend wird überprüft ob die eingestellte maximale Anzahl an Benutzern schon aktiv ist. Falls dieses der Fall ist, wird eine Fehlermeldung erzeugt und das Programm beendet.

Folgende Rechte können vergeben werden:

Rechte für den Zugriff auf Records einer:

• - User darf Benutzerverwaltung betreiben
• - User darf Einträge ändern
• - User darf Einträge löschen
• - User darf Einträge erzeugen
• - User darf Einträge drucken

Rechte für den Zugriff auf Dokumente einer geöffneten Datenbank:

• - User darf Dokumente anzeigen
• - User darf Dokumente drucken
• - User darf Dokumente konvertieren
• - User darf Dokumente ändern
• - User darf Redlining durchführen

6. Menüs Funktionen des Menüs "Datei" Fenster "Neues Archiv anlegen"

Diese Fenster wird durch Anwählen des Menüitems "Neu" aufgebaut. Das Menüitem ist nur aktiv falls der Benutzer das Recht "Datenbank anlegen" hat und kein Archiv geöffnet ist.

Vor dem Aufbau des Fensters wird überprüft, wieviele Archive schon von dem System verwaltet werden. Wenn die maximale Anzahl an Archiven schon erreicht ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und das Fenster "Neues Archiv anlegen" wird nicht aufgebaut.
<Fenster: Neues Archiv anlegen<
<Feld "Name"
Es muß ein eindeutiger Name für das Archiv vergeben werden. Der Name darf aus maximal 8 Zeichen bestehen. Als Eingabe sind alle Zeichen zulässig.
<Feld "Basisverzeichnis"
Es muß ein Grundpfad für das Archiv eingegeben werden. Das Programm schlägt einen Namen, bestehend aus dem eingestellten Basispfad für Archive und dem Namen des Archives vor. Dieser Name kann und sollte verwendet werden.
<Feld "Kommentar"
Hier kann der Benutzer eine Beschreibung für das Archiv angeben. Dieser Kommentar wird beim Öffnen, bzw. Löschen eines Archives in den jeweiligen Fenstern angezeigt.

Beim Betätigen des Okay-Buttons werden alle Angaben auf Plausibilität und Gültigkeit überprüft.

Wenn in dem angegebenen Verzeichnis bereits ein Archiv mit dem angegebenen Namen existiert, wird der Benutzer gefragt ob dieses Archiv in das Archivsystem aufgenommen werden soll.

Dadurch können vollständige Archive zwischen Benutzern oder ADIS und Be­ nutzern ausgetauscht werden.

Falls ein Verzeichnis noch nicht existiert oder in dem gewählten Verzeichnis das Archiv noch nicht vorhanden ist, wird ein Archiv und alle benötigten Dateien angelegt der momentan aktive Benutzer in die Userdatei aufgenommen und das neue Archiv automatisch geöffnet.

Fenster "Archiv öffnen"

Das Fenster "Archiv öffnen" wird durch Auswählen des Menüitems "Öffnen" aufgebaut. Das Menüitem wird disabled wenn ein Archiv geöffnet ist.
<Fenster: Archiv öffnen<
In der Listbox "Vorhandene Archive" werden die Namen aller vorhandener Archive angezeigt. In dem Feld "Kommentar" wird der Kommentar zum ausgewählten Namen angezeigt.

Beim Betätigen des Buttons "Öffnen" wird überprüft, ob der Benutzer das Recht für den Zugriff auf das Archiv besitzt und wenn ja wird das Archiv geöffnet.

Fenster "Archive löschen"

Das Fenster "Archiv löschen" wird durch Auswählen des Menüitems "Öffnen" aufgebaut. Das Menüitem wird disabled wenn ein Archiv geöffnet ist oder der Benutzer nicht das Recht "Archive löschen" besitzt.
<Fenster: Archiv öffnen<
Der Aufbau des Fensters entspricht dem des Fensters "Archiv öffnen". Zusätzlich befindet sich auf der Maske die CheckBox "Dateien löschen". Falls diese Checkbox nicht aktiviert ist, wird beim Löschen das Archiv nur aus dem Archivverzeichnis entfernt, ansonsten werden alle Dateien unterhalt des Ba­ sisverzeichnis des Archives gelöscht.

Beim Betätigen des Buttons "Löschen" wird der Benutzer gefragt ob das Archiv wirklich gelöscht werden soll. Falls dieses bestätigt wird erfolgt das Löschen.

Menüitem "Schließen"

Beim Auswählen dieses Items wird das aktuell geöffnete Archiv geschlossen.

Fenster "Drucken"

Drucken der aktuell angezeigten Archivfelder.

Fenster "Drucker einrichten"

Entfällt wahrscheinlich, da diese Funktion nur mit dem "Library Konstruktion Kit" realisierbar ist und dieses Kit noch nicht lieferbar ist. Der Ausdruck erfolgt mit dem eingestellten Standarddrucker.

Menüitem "Schließen"

Das Programm wird beendet. Eine geöffnete Datenbank wird geschlossen.
Funktionen des Menüs "Bearbeiten"
Fenster "Einträge suchen"
Fenster "Eintrag anzeigen"
Fenster "Eintrag ändern"
Fenster "Eintrag löschen"
Fenster "Katalog importieren"
Fenster "Zugriffsrechte"
Funktionen des Menüs "Retrieval"
Funktionen des Menüs "Setup"
Fenster "Anzeige bestimmen"
Fenster "CD-Laufwerke"
Fenster "Programme einstellen"
Fenster "Paßwort ändern"
Durch das Fenster "Paßwort ändern" kann der aktuelle Benutzer sein Paßwort ändern. Dazu muß das alte Paßwort und zweimal das neue Paßwort eingegeben werden. Wenn alle Eingaben korrekt sind, wird das Paßwort in der User- Datenbank geändert.
<Fenster: Paßwort ändern<

Fenster "Benutzerverwaltung"

Das Fenster Benutzerverwaltung wird durch die Auswahl des Menüitem "Benutzer" aufgerufen. Dieses Menüitem kann nur durch den Superuser aus­ gewählt werden. Der Superuser kann neue Benutzer erzeugen, Benutzer löschen die Rechte des Benutzers ändern und den Status eines Benutzers von "aktiv" auf "inaktiv" ändern.
<Fenster: Benutzerverwaltung<
In der Listbox werden alle vorhandenen Benutzer angezeigt und ein Benutzer kann ausgewählt werden. Durch Betätigen der Button können verschiedene Aktionen durchgeführt werden.
Funktion "Neu"
Funktion "Ändern"
Funktion "Löschen"
Funktion "Deaktivieren"
Funktionen des Menüs "Hilfe"
Menüitem "Inhalt"
Menüitem "Suchen"
Fenster "Katalog importieren"
Fenster "Info über Archiv"

Claims (7)

1. Verfahren zur Archivierung von als Papiervorlagen vorhande­ nen Unterlagen mittels elektronischer Medien, insbesondere von Zeichnungen od. dgl. in unterschiedlichen Formaten, dadurch gekennzeichnet, daß zunächst ein Teil der Unterlagen unmittelbar digitali­ siert und auf einem elektronischen Datenträger, insbesonde­ re auf einer Compact-Disc, abgespeichert und ein weiterer Teil der Unterlagen zunächst mikroverfilmt und zur Digita­ lisierung als Mikrofilm bereitgehalten wird.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß kleinformatige Unterlagen unmittelbar digitalisiert und auf einem elektronischen Datenträger, insbesondere auf ei­ ner Compakt-Disc, abgespeichert und großformatige Unterla­ gen zunächst mikroverfilmt und zur Digitalisierung als Mi­ krofilmlochkarte bereitgehalten werden.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß alle Unterlagen in ihrem aktuellen Archivierungszustand in einem zentralen Archiv abgespeichert werden, wobei bei Aufruf einer noch nicht digitalisierten, als Mikrofilm vor­ liegenden Unterlage eine Nachdigitalisierung des Mikrofilms vorgenommen und dem Benutzer in digitalisierter Form zur Verfügung gestellt wird.

4. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten der nachdigitalisierten Unterlagen bei Errei­ chen einer bestimmten Datenmenge auf einem elektronischen Medium, insbesondere einer Compakt-Disc abgespeichert und dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.

5. Verfahren nach einem der vorangehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß bei Verwaltung der Daten des Archives die jeweiligen individuellen Daten einer archivierten Unterlage in Abhän­ gigkeit vom jeweils letzten Zugriffsdatum auf die Unterlage aktualisiert wird, derart, daß die Datenbestände, auf die länger nicht zugriffen wird, aus dem Zentralarchiv ausge­ schleust und diese Tatsache dort abrufbar gespeichert wird.

6. Verfahren nach einem der vorangehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die im Mikrofilm vorgehaltenen Archivbestände räumlich getrennt vom Zentralarchiv bereitgehalten werden und bei­ spielsweise über ISDN abrufbar zur Verfügung gestellt wer­ den.

7. Verfahren nach einem der vorangehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß am Ort des Benutzers mit Zugriff auf den Rechner des Zentralarchivs jede gewünschte Unterlage auf einem Bild­ schirm abrufbar, bearbeitbar und ggf. unmittelbar ausdruck­ bar bereitgestellt wird.