DE202004005436U1

DE202004005436U1 - Einrichten zum Versenden von Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage

Info

Publication number: DE202004005436U1
Application number: DE202004005436U
Authority: DE
Original assignee: Oberlechner KEG; OBERLECHNER KEG KUFSTEIN
Current assignee: DOCUMENT EXCHANGE NETWORK GMBH, AT
Priority date: 2003-04-10
Filing date: 2004-04-06
Publication date: 2004-10-07
Anticipated expiration: 2014-04-07

Abstract

Einrichtung zum Versenden von Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, insbesondere eines Personal-Computers, und Drucken derselben auf mindestens einem von mehreren, an verschiedenen Orten aufgestellten Druckern, gekennzeichnet durch
– eine Einrichtung (1) zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument,
– mindestens eine über ein Netzwerk, vorzugsweise das Internet (4), mit der Datenverarbeitungsanlage in Verbindung stehende Router-Einrichutng (5) zum Empfang und zur Weiterleitung des mit den adressatbezogenen Daten versehenen Dokuments, wobei die Router-Einrichtung (5) das Dokument in Abhängigkeit von von ihr erfassten adressatbezogenen Daten jeweils an einen unterschiedlichen Drucker (6) zum Ausdrucken weiterleitet.

Description

Die Erfindung betrifft eine Einrichtung zum Versenden von Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, insbesondere eines Personal-Computers, und Drucken derselben auf mindestens einem von mehreren, an verschiedenen Orten aufgestellten Druckern.
Moderne Datenverarbeitungsanlagen sind häufig über ein lokales Netzwerk (LAN) vernetzt. Es gibt mehrere Arbeitsplätze und mehrere Drucker, wobei auf einem bestimmten Arbeitsplatz erstellte Dokumente nach Wahl des Stellers auf unterschiedlichen Druckern ausdruckbar ist. Übliche Textverarbeitungsprogramme sehen die Möglichkeit vor, dass der Benutzer (händisch) einen bestimmten Drucker zum Ausdrucken seines Dokumentes auswählt.
Aufgabe der Erfindung ist es, eine Einrichtung der eingangs genannten Gattung dahingehend zu verbessern, dass mit ihr in automatisierter Weise Dokumente versendbar sind.
Erfahrungsgemäß wird dies erreicht durch

– eine Einrichtung zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument,
– mindestens eine über ein Netzwerk, vorzugsweise das Internet, mit der Datenverarbeitungsanlage in Verbindung stehende Router-Einrichutng zum Empfang und zur Weiterleitung des mit den adressatbezogenen Daten versehenen Dokuments, wobei die Router-Einrichtung das Dokument in Abhängigkeit von von ihr erfassten adressatbezogenen Daten jeweils an einen unterschiedlichen Drucker zum Ausdrucken weiterleitet.

Im Gegensatz zu bisherigen Systemen, bei denen der Benutzer händisch den Zieldrucker ausgewählt hat, stellt die erfindungsgemäße Router-Einrichtung anhand von im Dokument eingebetteten adressatbezogenen Daten automatisch den oder die Zieldrucker fest und veranlasst dort ein Ausdrucken des Dokumentes.
Mit der erfindungsgemäßen Einrichtung lässt sich ähnlich wie die bisherige Postzustellung ein globales Versendesystem aufbauen, wobei der große Vorteil darin besteht, dass das zuzustellende Dokument, beispielsweise ein Brief, nicht physisch über große Strecken transportierte werden muss. Dies war bisher bei Postsendungen nötig, auch wenn die Verteilung der Post teilweise automationsunterstützt abgelaufen ist. Mit der erfindungsgemäßen Einrichtung lässt sich anhand der adressatbezogenen Daten und vorabgespeicherten Routing-Informationen jeweils der zum Adressaten räumlich nächstgelegene Drucker eroieren, an dem das Dokument automatisch ausgedruckt wird. Von dort aus kann dann nach einem Einkuvertieren ein Brief in üblicher Weise an den Adressaten zugestellt werden. Neben der insgesamt erhöhten Zustellgeschwindigkeit können mit dem erfindungsgemäßen System natürlich auch massive Transportkosten gespart werden.
Zum Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument (unter Bildung eines neuen Dokumentes) gibt es zahlreiche Möglichkeiten. In der einfachsten Form können die Adressatdaten einfach in Textform vorliegen. In diesem Fall wurde die Router-Einrichtung eine Schriftzeichenlese- und Erkennungseinheit aufweisen und damit die adressatbezogenen Daten elektronisch auswerten. Beispielsweise anhand einer vorabgespeicherten Tabelle kann dann die Router-Einrichtung das Dokument an einen bestimmten Drucker zum Ausdrucken senden.
Günstiger ist jedoch eine Variante bei der vorgesehen ist, dass die Einrichtung zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument diese Daten in Form eines druckbaren Codes, vorzugsweise in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM), in das Dokument einbettet.
Ein solcher Code, insbesondere in Form einer zweidimensionalen druckbaren Datenmatrix, ist nämlich standardisierbar und damit präzise analysierbar. Außerdem können mit einem solchen Code nicht nur adressatbezogenen Daten alleine, sondern auch andere für den Aufbau eines Versendesystemes günstige Daten integriert werden. Beispielsweise ist es möglich, absenderbezogene Daten in verschlüsselter Form, beispielsweise in der Form einer digitalen Signatur, einzubauen. Damit ist es dem Empfänger in an sich bekannter Weise möglich, zu überprüfen, dass das Dokument tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Darüber hinaus ist es möglich, Frankierdaten in den Code zu integrieren, die es beispielsweise in der Router-Einrichtung ermöglichen, festzustellen, dass der Absender einen vorbestimmten Betrag bereits bezahlt hat bzw. eine automatische Abbuchung von einem Konto des Absenders vorzunehmen. Schließlich ist es möglich, Systemdaten, wie beispielsweise Dokumentennummern, Erstellungsdatum und Erstellungszeit, in den Code mitzuintegrieren.
Beim erfindungsgemäßen System ist es möglich und bevorzugt vorgesehen, eine herkömmliche Datenverarbeitungsanlage, beispielsweise einen auf einem Standardbetriebssystem laufenden PC, zu verwenden. Dieser PC wird dann durch Laden eines virtuellen Druckertreibers dazu geeignet, adressatbezogene Daten, inbesondere in Form eines druckbaren Codes, in ein Dokument einzubetten, und das Dokument über ein Netzwerk an eine Router-Einrichtung zu senden. Der Benutzer braucht also den Zieldrucker nicht selbst auswählen. Es reicht, wenn er über den virtuellen Druckertreiber das Dokument an die Router-Einrichtung sendet. Die Auswahl des räumlich am günstigsten liegenden Druckers erfolgt dann über die Router-Einrichtung von selbst.
In einer vereinfachten Variante betrifft die Erfindung eine Einrichtung zum Drucken von insbesondere mittels eines Textverarbeitungsprogramms erstellten, mit adressatbezogenen Daten versehenen Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, insbesondere eines Personal-Computers, auf mindestens einem Drucker.
Diese Einrichtung ist dadurch gekennzeichnet, dass in die Datenverarbeitungsanlage ein virtueller Druckertreiber (VPD) ladbar ist, mittels dem in das erstellte Dokument unter Bildung eines neuen Dokuments ein in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM) druckbarer, adressatbezogenene Daten enthaltender Code einbettbar ist. Damit ist es mit einer herkömmlichen Datenverarbeitungsanlage, beispielsweise eine mit einem Standardbetriebssystem ausgestatteten PC samt einer üblichen Textverarbeitungsapplikation, möglich, Dokumente zu erstellen, die einen in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix druckbaren adressatbezogenen Code enthalten. Solche Dokumente können dann entweder an eine oben beschriebene Router-Einrichtung gesandt werden. Es ist aber auch möglich, diese Dokumente auf einem lokalen Drucker auszudrucken. Der Vorteil besteht dann vor allem Darin, dass sich in der zweidimensionalen Datenmatrix verschiedenste Informationen verschlüsselt integrieren lassen. Dazu gehören nicht nur Frankierdaten wie bei elektronischen Briefmarken, sondern auch adressatbezogene Daten und absenderbezogene Daten wie die digitale Signatur. Auch Systemdaten, wie Dokumentennummern, Erstellungsdatum und Erstellungszeit, können in den zweidimensionalen Code integriert werden. Das Dokument mit dem zweidimensionalen Code kann natürlich auch abgespeichert und später ausgedruckt bzw. versendet werden.
Weitere Vorteile und Einzelheiten der Erfindung werden anhand der nachfolgenden Figurenbeschreibung näher erläutert.
Die 1 zeigt ein Ausführungsbeispiel einer erfindungsgemäßen Einrichtung in einer schematischen Übersicht.
Die 2a, 2b und 2c zeigen ein Flussdiagramm der bei einem Ausführungsbeispiel der endungsgemäßen Einrichtung vorkommenden Verfahrensschritte.
Es ist eine elektronischen Datenverarbeitungsanlage in Form eines Personalcomputers 1 vorgesehen. Dieser Benutzer-PC ist mit einem Standardbetriebssystem OS und einem Textverarbeitungsprogramm TP ausgestattet. Er kann in der bevorzugten Version über einen Internetanschluss verfügen, muss dies aber in der einfachsten Form nicht haben.
Im folgenden wird von einem Internetanschluss ausgegangen.
Der Benutzer sendet seine Anmeldung für die Teilnahme am endungsgemäßen Dokumentenversandsystem an den Server 2 eines Postproviders (Schritt 1). Der Postprovider übersendet daraufhin im Schritt 2 einen personalisierten virtuellen Druckertreiber als Softwareapplikation an den Benutzer-PC bzw. die Datenverarbeitungsanlage 1. Der Benutzer installiert dort den virtuellen Druckertreiber (VPD) in an sich bekannter Weise. Dies kann menügeführt geschehen, wie dies beim Installieren eines Druckertreibers für einen herkömmlichen Drucker vollkommen üblich ist (Schritt 3).
Nunmehr bedient sich der Benutzer eines Standardtextverarbeitungsprogrammes TP, um auf der Datenverarbeitungsanlage ein Textdokument zu erzeugen (Schritt 4). Nach Fertigstellung des eigentlichen Dokumentes kann der Benutzer dann unter zu Hilfenahme des virtuellen Druckertreibers, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitungsanlage unter anderem als Einrichtung zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten arbeitet. Eine digitale Briefmarke (DPM) in Form eines druckbaren zweidimensionalen Datenmatrix-Codes in das Dokument einbetten. In den Schritten 5, 6 und 7 entsteht also ein neues Dokument mit einem „Frankiervermerk", hier in diesem Ausführungsbeispiel eine zweidimensionale Datenmatrix. Dieser 2D-Code enthält aber nicht nur die eigentlichen Frankierdaten, sondern vor allem auch adressatbezogene Daten sowie gegebenenfalls die digitale Signatur des Absenders und weitere benutzerbezogene und systembezogenene Daten. Je nach Routing-Information wird dieses neue Dokument nun auf einem lokalen Drucker 3 ausgedruckt oder über das Internet 4 an eine Router-Einrichtung 5 (virtueller Post- Depot) gesandt. Erfindungsgemäß extrahiert nun diese Router-Einrichtung die Adressinformation aus der zweidimensionalen Datenmatrix und leitet in Abhängigkeit von dabei ermittelten adressatbezogenen Daten das Dokument an einen bestimmten Drucker 6 zum Ausdrucken weiter. Es können auch mehrere Drucker 6 in einem sogenannten Printshop zusammengefasst sein, um einem höheren Druckvolumen gerecht zu werden. Insgesamt gibt es zahlreiche solcher Drucker 6 bzw. Printshops an verschiedenen Orten, beispielsweise in größeren Städten. In 1 ist der Übersichtlichkeit halber nur ein solcher Printshop mit vier Druckern 6 gezeigt. Die Router-Einrichtung 5 stellt sicher, dass das auszudruckende Dokument auf jenem Drucker bzw. auf jenem Printshop ausgedruckt wird, der räumlich am nächsten zum tatsächlichen Adressaten liegt, um eine möglichst kurze herkömmliche Postzustellung zu haben. Die Router-Einrichtung 5 kann dabei Daten beispielsweise zur Verrechnung an den Server 2 des Postproviders schicken (siehe Pfeil 7).
Umgekehrt ist es möglich, dass der Server 2 des Postproviders (siehe Pfeil 8) Daten über die Routing-Information an die Router-Einrichtung 5 sendet. Beispielsweise ist es möglich, Daten zu senden, die angeben, dass in einer bestimmten Stadt ein neuer Printshop geöffnet hat, an den die Router-Einrichtung nunmehr bei bestimmten adressatbezogenen Daten Dokumente schicken kann, um sie dort auszudrucken.
In den Printshops werden die Dokumente üblicherweise nicht nur ausgedruckt, sondern auch kuvertiert, beispielsweise in Fensterkuverts, und dann den eigentlichen Adressaten auf herkömmliche Weise zugestellt. Neben der oben erwähnten Schnelligkeit und der geringen Transportkosten hat das System auch noch den Vorteil, dass der Adressat selbst keinen Internetanschluss und nicht einmal eine Datenverarbeitungsanlage benötigt.
Die 2a bis 2c beschreiben anhand eines Flussdiagramms nochmals die Verfahrensschritte bei einem Ausführungsbeispiel einer erfindungsgemäßen Einrichtung.
Diese Schritte stimmen teilweise mit den in 1 dargestellten Schritten überein, sind jedoch detaillierter aufgeführt. Zunächst meldet sich der Benutzer online, beispielsweise über das Internet, beim Serviceanbieter (Postprovider) an. Das System des Anbieters erstellt eine personalisierte Version des virtuellen Druckertreibers (VPD) für den Kunden (VPD-Client). Dieser personalisierte Druckertreiber (VPD) wird dann auf den Benutzer-PC heruntergeladen und dort installiert. Das Herunterladen und Installieren von Software ist Standard und braucht daher hier nicht mehr näher erläutert werden.
Das System ist nunmehr betriebsbereit.
Der Benutzer kann nunmehr eine Serie oder ein einzelnes elektronisches Dokument erstellen, insbesondere unter zu Hilfenahme eines üblichen Textverarbeitungsprogrammes. Dabei kann der Benutzer die Position des Adressfeldes und der später aufzudruckenden erweiterten digitalen Briefmarke (DPM) im Dokument festlegen. E gibt auch eine Möglichkeit zur Vorschau dieser Definition. Der Benutzer kann dann noch die Services für die Briefbeförderung und -zustellung festlegen. Im Anschluss entscheidet der Benutzer über den weiteren Verarbeitungsweg des frankierten Dokuments wie beispielsweise speichern, Ausdruck, weiterleiten zur Router-Einrichtung 5 über das Internet 4 oder eine Kombination dieser Optionen. Der virtuelle Druckertreiber bzw. die Datenverarbeitungsanlage mit dem virtuellen Druckertreiber frankiert nun das Benutzerdokument, wobei dieser „Frankierprozess" in 2b rechts dargestellt ist. Er umfasst vor allem die Integration von adressatbezogenen Daten auf eine automatische Weise. Dazu wird das Dokument analysiert, die Adressinformation herausgelesen und in Form einer digitalen Briefmarke (DPM) in das Benutzerdokument an vorgegebener Stelle eingebettet. Die (DPM) kann auch die digitale Signatur und weitere codierte Daten enthalten. Es gibt nun eine Möglichkeit zur Vorschau auf das frankierte, also mit der (DPM) versehenen, Dokument. Schließlich leitet das VPD-System das neue Benutzerdokument gemäß den vorher definierten Benutzerangaben (Routing-Informationen) weiter. Neben der 2c oben rechts dargestellten Möglichkeit, das frankierte Dokument lokal auszudrucken oder lokal bzw. remote zu speichern, umfasst die erfindungsgemäße Einrichtung vor allem die Möglichkeit, das frankierte Dokument von einem Postprovider zu einer Routereinrichtung 5 zu senden. Dort erfolgt eine Eingangsprüfung für jedes frankierte Dokument. Die digitale Briefmarke (DPM), also der zweidimensionale Code mit insbesondere den adressatbezogenen Daten, wird gelesen und der Inhalt ausgewertet. Je nach Ergebnis der Eingangsprüfung und aufgrund der Routing-Information (Vergleich mit Routing-Tabellen) wird das Dokument nun an einen bestimmten von mehreren räumlich getrennt aufgestellten Drucker bzw. eine Gruppe von Druckern (Printshop) gesandt. Dort wird das Dokument ausgedruckt und entweder zur Abholung bereitgehalten bzw. einkuvertiert und dem Adressaten zugestellt.

Claims

Einrichtung zum Versenden von Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, insbesondere eines Personal-Computers, und Drucken derselben auf mindestens einem von mehreren, an verschiedenen Orten aufgestellten Druckern, gekennzeichnet durch – eine Einrichtung (1) zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument, – mindestens eine über ein Netzwerk, vorzugsweise das Internet (4), mit der Datenverarbeitungsanlage in Verbindung stehende Router-Einrichutng (5) zum Empfang und zur Weiterleitung des mit den adressatbezogenen Daten versehenen Dokuments, wobei die Router-Einrichtung (5) das Dokument in Abhängigkeit von von ihr erfassten adressatbezogenen Daten jeweils an einen unterschiedlichen Drucker (6) zum Ausdrucken weiterleitet.
Einrichtung nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Einrichtung (1) zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument diese Daten in Form eines druckbaren Codes, vorzugsweise in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM), in das Dokument einbettet.
Einrichtung nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass die Einrichtung (1) zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument in den druckbaren Code (DPM) neben den adressatbezogenen Daten zumindest eine der folgenden Daten in codierter Form eingefügt: – absenderbezogene Daten, vorzugsweise eine absenderbezogene digitale Signatur, – Frankierdaten, – Systemdaten, wie beispielsweise Dokumentennummern, Erstellungsdatum, Erstellungszeit.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass in die dokumenterzeugende oder dokumentverarbeitende Datenverarbeitungsanlage (1) ein virtueller Druckertreiber (VPD) ladbar ist, sodass die Datenverarbeitungsanlage (1) unter anderem als Einrichtung zum Verarbeiten und Einbetten von adressatbezogenen Daten in das zu versendende Dokument arbeitet und das mit den adressatbezogenene Daten versehende Dokument über das Netzwerk (4) an die mindestens eine Router-Einrichtung (5) sendbar ist.
Einrichtung nach Anspruch 4, gekennzeichnet durch einen Server (2), der über ein Netzwerk, vorzugsweise das Internet (4), mit der dokumenterzeugenden oder dokumentverarbeitenden Datenverarbeitungsanlage (1) in Verbindung steht und über den der mit absenderbezogenen Daten personalisierte, virtuelle Druckertreiber (VPD) an die Datenverarbeitungseinrichtung (1) sendbar ist.
Einrichtung nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, dass die Router-Einrichtung (5) mit dem Server (2) über ein Netzwerk, vorzugsweise das Internet (4), in Verbindung steht.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass die Router-Einrichtung (5) ein Computer ist.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass an zumindest einem der verschiedenen Druckorten zwei oder mehrere Drucker (6) aufgestellt sind.
Einrichtung nach Anspruch 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass bei zumindest einem Drucker (6), vorzugsweise an jedem Druckort, wenigstens eine Kuvertiereinrichtung zum Einbringen der ausgedruckten Dokumente in Kuverts angeordnet ist.
Einrichtung zum Drucken von insbesondere mittels eines Textverarbeitungsprogramms erstellten, mit adressatbezogenen Daten versehenen Dokumenten einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, insbesondere eines Personal-Computers, auf mindestens einem Drucker, dadurch gekennzeichnet, dass in die Datenverarbeitungsanlage (1) ein virtueller Druckertreiber (VPD) ladbar ist, mittels dem in das erstellte Dokument unter Bildung eines neuen Dokuments ein in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM) druckbarer, adressatbezogenene Daten enthaltender Code einbettbar ist.
Einrichtung nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass über den virtuellen Drucktreiber (VPD) aus dem erstellten Dokument selbst adressatbezogene Daten extrahierbar und als in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM) druckbarer Code unter Bildung eines neuen Dokumentes einbettbar sind.
Einrichtung nach Anspruch 11 oder 12, dadurch gekennzeichnet, dass der virtuelle Druckertreiber (VPD) in den in Form einer zweidimensionalen Datenmatrix (DPM) druckbaren Code neben den adressatbezogenen Daten zumindest eine der folgenden Daten in codierter Form eingefügt: – absenderbezogene Daten, vorzugsweise eine absenderbezogene digitale Signatur, – Frankierdaten, – Systemdaten, wie beispielsweise Dokumentennummern, Erstellungsdatum, Erstellungszeit.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 10 oder 12, dadurch gekennzeichnet, dass das neue Dokument in einem Speicher abspeicherbar ist.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 10 bis 13, dadurch gekennzeichnet, dass das neue Dokument auf einem lokalen Drucker (3) ausdruckbar ist.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 10 bis 14, dadurch gekennzeichnet, dass das neue Dokument über ein Netzwerk (4) an eine Router-Einrichtung (5) sendbar ist, wobei das Dokument in Abhängigkeit von von ihr erfassten adressatbezogenen Daten an einen unterschiedlichen Drucker (6) zum Ausdrucken weiterleitet.