DE19856763C2

DE19856763C2 - Elektronische Archivierungsvorrichtung für Gegenstände, insbesondere Akten

Info

Publication number: DE19856763C2
Application number: DE19856763A
Authority: DE
Inventors: Axel Bartsch; Thorsten Bartsch
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1998-11-30
Filing date: 1998-11-30
Publication date: 2001-06-21
Anticipated expiration: 2018-12-01
Also published as: DE19856763A1

Description

Die Erfindung bezieht sich auf eine elektronische Archivierungsvorrichtung für Gegenstände, insbesondere Akten, mit einer jedem Gegenstand zugeordneten elektronischen Identifikationseinrichtung und mit Kommunikationsmitteln zum Wiederauffinden der Gegenstände.

Eine elektronische Archivierungsvorrichtung der gattungsgemäßen Art ist aus der EP 0 834 829 A1 vorbekannt. Hierbei sind die Gegenstände in Form von Akten bzw. Aktenmappen jeweils mit einer elektro nischen Identifikationseinrichtung in Form eines Transponders versehen, der auf jede Akte bzw. Aktenmappe aufgeklebt ist. Für mehrere Akten bzw. Aktenmappen ist ein mindestens einseitig offener Behälter vorgesehen, der mit den Kommunikationsmitteln in Form einer Antenne nebst zugeordneter Behälter elektronik zum Wiederauffinden der Gegenstände versehen ist. Jeder Behälter ist über einen lokalen Bus mit einer Suchelektronik verbunden, die wiederum über einen globalen Bus mit einem Zentralrechner nebst Anwendungs- und Suchsoftware verbunden ist. Kennzeichnend für diese elektronische Archivierungs vorrichtung ist, daß jeder zu suchende Gegenstand in Form einer Akte oder Aktenmappe mit einer elektro nischen Identifikationseinrichtung in Form eines Transponders und jeder voraussichtliche Aufenthaltsort von zu suchenden Gegenständen, insbesondere Akten oder Aktenmappen, mit Kommunikationsmitteln zum Wiederauf finden der Gegenstände, hier mit Antennen zum Lesen der Transponder, ausgestattet sein muß. Da jede Antenne nur einen begrenzten Erkennungs- bzw. Lese bereich hat, erfordert das Suchen eines Gegenstandes, z. B. einer Akte oder einer Aktenmappe, in einem Raum bzw. einem Aktenregal, in welchem eine Vielzahl von Akten abgelegt sind, grundsätzlich auch den Einsatz einer großen Anzahl von Antennen und Erkennungs- und Lesegeräten, um jeden einzelnen Gegenstand bzw. jede einzelne Akte oder Aktenmappe zu erfassen. Dies erfolgt durch die einzelnen Behälter, die jeweils mehrere Aktenmappen aufnehmen und mit einer Antenne versehen sind.

Je größer der Erkennungsbereich bzw. die Lesereichweite einer Antenne ist, desto weniger Antennen müssen in einem Raum bzw. in einem Regal installiert werden. Dies bedeutet aber auch, daß mit zunehmender Lesereichweite die Genauigkeit der Lokalisation abnimmt, da lediglich festgestellt werden kann, ob ein Transponder von einer bestimmten Antenne gefunden worden ist, aber nicht, an welcher Position im Lesebereich der Antenne. Vor allem aber sind die maximale Größe einer Antenne und die maximale Distanz zwischen einer Antenne und einem Transponder, bei der eine Kommunikation zwischen diesen stattfinden kann, durch die technischen Möglichkeiten beschränkt. Deshalb ist es bei der vorbekannten elektronischen Archivierungsvorrichtung notwendig, die Gegenstände, wie Akten bzw. Aktenmappen, in einem großen Regal in Behältern zu bündeln und mehrere Antennen und gegebenenfalls auch mehrere Lesegeräte einzusetzen, wodurch die elektronische Archivierungsvorrichtung teuer in der Herstellung wird.

Aus der Literaturstelle DE 41 21 461 A1 ist ein Archiv system mit Regaleinheiten für Kassetten sowie ein hiermit verbundenes Robotersystem bekannt. Die Kassetten tragen allerdings keine Identifikationseinrichtung und eine Zuordnung Inhalt/Position erfolgt rein datenverarbeit ungsmäßig. Eine fehlerhaft automatisch oder manuell abgelegte Kassette wird daher mit dem System nicht mehr aufgefunden. Die Literaturstelle DE 43 22 500 A1 beschreibt eine Vorrichtung zum Wiederauffinden von Aktenordnern, wobei Wiederauffindungseinheiten mit den Aktenordnern verbunden sind. Die Wiederauffindungsein heiten sind über Kontakte mit einem BUS verbunden. Die Literaturstelle EP 0 834 829 A1 beschreibt ein ähnliches System, jedoch mit Transponder/Transponderabfragesender Kombinationen anstelle von Kontakten.

Der Erfindung liegt von daher die Aufgabe zugrunde, den Herstellungsaufwand für die elektronische Archivierungsvorrichtung zu verringern.

Zur Lösung dieser Aufgabe sieht die Erfindung vor, daß die Kommunikationsmittel als ein über ein die Gegenstände aufnehmendes Regal oder als ein unter einem die Gegen stände aufnehmenden Tisch verfahrbarer Erkennungskopf mit einer kleinen Lesereichweite ausgebildet sind, wobei der Erkennungskopf zur Übermittelung seiner Position und somit der Position der gesuchten Identifikationseinrichtung an eine elektronische Datenverarbeitung eingerichtet ist. Dadurch wird es möglich, mit einem einzigen Lesegerät in Form des Erkennungskopfes mit relativ kleiner Lesereichweite einen großen Bereich abzudecken und dabei die zentimetergenaue Lage eines mit einer elektronischen Identifikationseinrichtung, z. B. einem Transponder, versehenen Gegenstandes, insbesondere Akte oder Aktenmappe, innerhalb dieses Bereiches auszumachen. Erfindungsgemäß benötigt zwar jeder Gegenstand, insbesondere Akte oder Aktenmappe, eine elektronische Identifikationseinrichtung, z. B. einen Transponder. Jedoch wird zum Wiederauffinden der Gegenstände nur ein einziges Kommunikationsmittel in Form des Erkennungskopfes benötigt, der über ein die Gegenstände aufnehmendes Regal verfahrbar ist.

Weitere vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung ergeben sich aus den Unteransprüchen. Diese beinhalten die Anordnung des Erkennungskopfes an einem Schienen system, mit dem sich eine am Erkennungskopf befestigte Antenne als Kommunikationsmittel zum Wiederauffinden der Gegenstände horizontal und vertikal bewegen läßt. Dieses Schienensystem wird z. B. an der Rückseite eines Regals angebracht. Wird nun ein bestimmter Gegenstand, insbesondere eine Akte oder Aktenmappe, die mit einem Transponder versehen ist, gesucht, so sucht der mit dem Erkennungsmittel in Form einer Antenne versehene Erkennungskopf das Regal nach diesem Transponder ab, indem der Erkennungskopf lesend durch jede Etage fährt, bis der gesuchte Transponder, d. h. der gesuchte Gegenstand in Form einer Akte oder Aktenmappe, gefunden ist. Das Verfahren in horizontaler und vertikaler Richtung erfolgt mit einer sehr hohen Verfahrgeschwin digkeit. Am Fundort, d. h. am Standort des mit dem Transponder versehenen Gegenstandes in Form einer Akte oder Aktenmappe, wird die Verfahrbewegung des Erken nungskopfes gestoppt, und die Antennenposition, die der Position des gesuchten Gegenstandes entspricht, wird an eine elektronische Datenverarbeitung gegeben, über welche diese Position dem Benutzer mitgeteilt wird. Wenn die Antenne zu den Seiten hin abgeschirmt ist oder nur eine kleine Lesereichweite hat, ist eine zentimetergenaue Ortung des mit dem Transponder ver sehenen gesuchten Gegenstandes möglich.

In weiterer erfindungsgemäßer Ausbildung kann die elektronische Archivierungsvorrichtung so ausgestaltet werden, daß im Bereich des mit der Antenne versehenen Erkennungskopfes ein Lichtstrahler angebracht ist, welcher aktiviert wird, wenn mittels der Antenne ein gesuchter Transponder gefunden wurde. Dieser leuchtet entweder nur aus dem Regal heraus auf oder leuchtet gegen die Rückseite einer auf der Vorderseite in jeder Etage angebrachte streifenförmige Milchglasscheibe. Kommt der Benutzer in Sichtweite des Regals, so sieht er durch die optische Markierung sofort den Standort des gesuchten Gegenstandes bzw. der Akte oder Aktenmappe.

Die erfindungsgemäße elektronische Archivierungsvor richtung für Gegenstände zeichnet sich durch eine bau technisch einfache Ausstattung aus, da für ein Regal beliebiger Größe nur ein einziger Erkennungskopf mit einer einzigen Antenne erforderlich ist, der an dem Schienensystem horizontal und vertikal verfahrbar ist.

Die Erfindung ist nachfolgend anhand eines in den Zeichnungen näher dargestellten Ausführungsbeispieles einer elektronischen Archivierungsvorrichtung für Akten näher erläutert. Es zeigen:

Fig. 1 die Rückansicht eines Aktenregals,

Fig. 2 die Vorderansicht des Aktenregals und

Fig. 3 die elektronische Verschaltung der Archivierungsvorrichtung.

Das Aktenregal 1 besteht in herkömmlicher Weise aus horizontalen Regalbrettern 2 und vertikalen Seiten wänden 3, welche die in vertikalen Abständen vonein ander angebrachten Regalbretter 2 tragen, deren Ab stand voneinander etwas höher ist als die Höhe der auf die Regalbretter 2 aufgestellten Akten 4. Den einzelnen Regalbrettern 2 sind von der Vorderseite des Akten regales 1 zu dessen Rückseite durchgehende, streifen förmige Milchglasscheiben 5 zugeordnet. Im dargestell ten Ausführungsbeispiel sind sieben übereinander ange ordnete Regalbretter 2 mit sechs diesen zugeordneten Milchglasscheiben 5 für sechs Reihen von Akten 4 vor gesehen.

Jeder Akte 4 ist ein Transponder 6 zugeordnet, d. h. dieser ist mit dem Aktendeckel fest verbunden. Ein Transponder 6 der gattungsgemäßen Art ist z. B. in Fig. 3 der WO 91/17 551 und in der zugehörigen Beschreibung näher beschrieben. Als Transponder 6 können insbeson dere Selective-Adressable-Transponder (SA-Transponder) verwendet werden. Dies sind einzeln ansprechbare und antwortende Transponder 6.

Auf der Rückseite des Aktenregals 1 sind vertikale Schienen 7 befestigt, auf denen eine horizontal ausgerichtete Schiene 8 vertikal verfahrbar gelagert ist. Auf der vertikal verfahrbaren Schiene 8 befindet sich ein horizontal verfahrbarer Schlitten 9, der einen Erkennungskopf 10 trägt. Die nicht dargestellten Antriebe für die vertikale Verfahrbarkeit der hori zontalen Schiene 8 an den vertikalen Schienen 7 und für die Verfahrbarkeit des Schlittens 9 an der hori zontalen Schiene 8 können aus Zahnriemen, Seilzügen u. dgl. bestehen, die motorisch vertikal auf- und ab bzw. horizontal hin- und herbewegbar sind.

Der Erkennungskopf 10 trägt als Kommunikationsmittel zum Wiederauffinden der Akten 4 im Aktenregal 1 eine Antenne 11, die mit den kontaktlosen, elektronischen Identifikationsvorrichtungen in Form der Transponder 6 zusammenwirkt und die mit einer elektronischen Daten verarbeitung 12 über ein Interface 13 verbunden ist. Wird nun eine mit einem Transponder 6 versehene bestimmte Akte 5 gesucht, so sucht der Erkennungskopf 10 mittels der Antenne 11 das Aktenregal 1 nach diesem Transponder 6 ab, indem der Erkennungskopf 10 mit der Antenne 11 lesend über jede Etage des Aktenregals 1, d. h. über jeden Bereich der Regalbretter 2 fährt, bis der gesuchte Transponder 6 gefunden ist. Am Fundort stoppt der Erkennungskopf 10 und übermittelt seine genaue Position und damit die Position des gesuchten Transponders 6 bzw. der mit diesem verbundenen Akte 4 an die elektronische Datenverarbeitung 12, wo diese Position dem Benutzer mitgeteilt wird, der nun die gesuchte Akte 4 dem Aktenregal 1 entnehmen kann. Wenn die Antenne 11 zu den Seiten hin abgeschirmt ist oder nur eine kleine Lesereichweite hat, ist eine zentimetergenaue Ortung des Transponders 6 möglich.

Zusätzlich weist der Erkennungskopf 10 einen Licht strahler 14 auf, der zusammen mit dem Erkennungskopf 10 verfahrbar ist. Der Lichtstrahler 14 wird akti viert, wenn der Erkennungskopf 10 über die Antenne 11 den gesuchten Transponder 6, d. h. die gesuchte Akte 4 gefunden hat. Der Lichtstrahler 14 leuchtet dann gegen die in der entsprechenden Etage, d. h. dem entsprechen den Regalbrett 2, angeordnete Milchglasscheibe 5 von der Rückseite her, so daß der auf der Vorderseite des Aktenregals 1 angekommene Benutzer den Standort der Akte 4 durch die optische Markierung auf der Milch glasscheibe 5 sofort erkennen und die Akte 4 dem Aktenregal 1 entnehmen kann.

Die Fig. 3 zeigt die elektronische Verschaltung der Vorrichtung, gemäß welcher eine elektronische Daten verarbeitungseinrichtung (EDV) 12 über ein Interface 13 die Steuerung 15 des Antriebes für das Schienen /Schlitten-System 7, 8, 9 und der angeschlossenen Motoren 16, das Lesegerät 17 für die Transponder 6 über die angeschlossenen Antennen 11 und die Steuerung 18 für den Lichtstrahler 14 übernimmt.

In nicht näher dargestellter Weise kann die elektro nische Archivierungsvorrichtung auch zur Bestimmung der Aktenposition unter einem Tisch, wie z. B. einem Konferenztisch, angeordnet sein, wobei der Schlitten 9 mit dem Erkennungskopf 10 quer- und längsbewegbar ist.

BEZUGSZEICHENLISTE

1

Aktenregal

2

Regalbrett

3

Seitenwand

4

Akte

5

Milchglasscheibe

6

Transponder

7

Schiene (vertikal)

8

Schiene (horizontal)

9

Schlitten

10

Erkennungskopf

11

Antenne

12

Datenverarbeitung

13

Schnittstelle

14

Lichtstrahler

15

Steuerung

16

Motor

17

Lesegerät

18

Steuerung

Claims

1. Elektronische Archivierungsvorrichtung für Gegenstände, insbesondere Akten, mit einer jedem Gegenstand zugeordneten elektronischen Identifikationseinrichtung und mit Kommunikationsmitteln zum Wiederauffinden der Gegenstände, dadurch gekennzeichnet, daß die Kommunikationsmittel als ein über ein die Gegenstände (4) aufnehmendes Regal (1) oder als ein unter einem die Gegenstände (4) aufnehmenden Tisch verfahrbarer Erkennungskopf (10) mit einer kleinen Lesereichweite ausgebildet sind, wobei der Erkennungskopf zur Übermittelung seiner Position und somit der Position der gesuchten Identifikations einrichtung an eine elektronische Datenverarbeitung eingerichtet ist.

2. Archivierungsvorrichtung nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Erkennungskopf (10) auf einem an vertikalen Schienen (7) verfahrbaren Schlitten (9) horizontal bewegbar gelagert ist.

3. Archivierungsvorrichtung nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Steuerung (15) zur Positionierung des Erkennungskopfs (10) über eine Schnittstelle (13) mit einer elektronischen Datenverarbeitung (12) verbunden ist.

4. Archivierungsvorrichtung nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß der Erkennungskopf (10) eine mit den elektronischen Identifikationsein richtungen (6) zusammenwirkende Antenne (11) aufweist.

5. Archivierungsvorrichtung nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß die Antenne (11) über ein Lesegerät (17) und eine Schnittstelle (13) mit einer elektronischen Datenverarbeitung (12) verbunden ist.

6. Archivierungsvorrichtung nach Anspruch 4 oder 5, dadurch gekennzeichnet, daß der verfahrbaren Antenne (11) ein mit dieser verbundener Lichtstrahler (14) zugeordnet ist, der beim Auffinden des gesuchten Gegenstandes (4) aktivierbar ist und den Standort des Gegenstandes (4) im Regal (1) markiert.

7. Archivierungsvorrichtung nach den Ansprüchen 5 und 6, dadurch gekennzeichnet, daß der Lichtstrahler (14) über eine Steuerung (18) und die Schnittstelle (13) mit der elektronischen Datenverarbeitung (12) verbunden ist.

8. Archivierungsvorrichtung nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß dem die Gegenstände (4) aufnehmenden Regal (1), auf dessen Rückseite der Erkennungskopf (10) mit Schlitten (9) und Schienen (7, 8) angeordnet ist, auf der Vorderseite ober- oder unterhalb einer jeden Reihe von Gegenständen (4) eine Milchglasscheibe (5) zugeordnet ist, die vom auf der Rückseite angeordneten Lichtstrahler (14) markierbar ist.

9. Archivierungsvorrichtung nach einem der Ansprüche 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, daß die elektronischen Identifikationseinrichtungen Transponder (6), insbesondere Selective-Addressable-Transponder sind.