DE10250524A1

DE10250524A1 - Verfahren, System und Behältnis zur Aufgabe von Briefsendungen

Info

Publication number: DE10250524A1
Application number: DE2002150524
Authority: DE
Inventors: Johann Lömig; Siegmar Dr. Hecht
Original assignee: Prokent AG
Current assignee: Wincor Nixdorf International GmbH
Priority date: 2002-10-29
Filing date: 2002-10-29
Publication date: 2004-05-13

Abstract

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren, ein System sowie ein Behältnis zur Aufgabe von Briefsendungen. Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, die Wartezeiten bei der Aufgabe von Briefsendungen zu verringern und die Bearbeitung derartig aufgegebener Briefsendungen außerhalb der Stoßzeiten der Postdienststellen zu ermöglichen. Gelöst wird diese Aufgabe dadurch, dass ein Behältnis mit einem Transaktions-Code zum Einsatz kommt, welches zumindest die Briefsendung aufnimmt und in einen Annahmeautomaten eingegeben wird, der den Transaktions-Code liest und eine Quittung mit zumindest der Transaktions-Nummer des eingegebenen Behältnisses ausgibt.

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren, ein System sowie ein Behältnis zur Aufgabe von Briefsendungen.
Normale Briefe werden im allgemeinen dadurch zur Post aufgegeben, dass diese vom Absender durch Aufkleben von Briefmarken oder Freistempeln freigemacht und in einen Briefkasten geworfen werden. Bei Post-Sondersendungen, wie z.B. Einschreiben, Einschreiben mit Rückschein, zu versichernden Sendungen etc. muss die Aufgabe in aller Regel an einem Postschalter erfolgen, da das Entgelt erst berechnet werden muss und dann zu bezahlen ist. Da diese Vorgänge bei aller Routine relativ zeitaufwendig sind, kommt es zu Schlangenbildungen vor den Postschaltern, d.h., zu unerfreulichen Wartezeiten für den Postkunden.
Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, durch ein neues Verfahren, System und Behältnis zur Aufgabe von Briefsendungen Abhilfe zu schaffen.
Erfindungsgemäß wird diese Aufgabe durch ein Verfahren gemäß Anspruch 1, ein System gemäß Anspruch 7 und ein Behältnis gemäß Anspruch 13 gelöst.
Das erfindungsgemäße Behältnis für die Aufnahme von Briefsendungen, wird von der Post kostenlos zur Verfügung gestellt. Es liegt in deren Dienststellen aus bzw. wird bei Bestellung einem Postkunden zugesendet. Das Behältnis enthält in einer Ausführungsform der Erfindung ein Einlegeblatt, auf dem durch den Postkunden die Art der Sendung, zum Beispiel Einschreiben, Luftpost, Eilsendung etc. anzugeben und seine Kontoverbindung einzutragen ist. Dieses Einlegeblatt ist vom Postkunden zu unterzeichnen und dient somit gleichzeitig als Einzugsermächtigung für den Preis dieser Briefsendung. Zur Aufgabe einer Briefsendung wird diese zusammen mit dem Einlegeblatt in das Behältnis, welches einen Transaktions-Code aufweist, eingelegt, das Behältnis dann geschlossen und in einen Annahmeautomaten eingegeben. Dieser Annahmeautomat kann in einer Postdienststelle stehen, aber auch wie ein Briefkasten an öffentlichen Stellen aufgestellt sein. Die öffentliche Zugänglichkeit des Automaten hat den Vorteil, dass der Postkunde nicht an die Schalterzeiten der Post gebunden ist. Nach der Eingabe des Behältnisses mit der innenliegenden Briefsendung liest dieser den auf dem Behältnis befindlichen Transaktions-Code und druckt eine Quittung aus, die die Transaktions-Nummer des Behältnisses und weitere Angaben, z.B. den Annahmetag enthält. Das Lesen des Transaktions-Codes erfolgt mit bekannten optoelektronischen Einrichtungen.
Die in den Annahmeautomaten eingegebenen Behältnisse werden gesammelt und einer Bearbeitung durch die Post zugeführt. Diese Bearbeitung besteht darin, dass jedes Behältnis geöffnet wird, und dessen Inhalt, nämlich die Briefsendung und das Einlegeblatt, entnommen wird. Der Postbeamte macht dann die Briefsendung entsprechend der vom Postkunden angekreuzten Versendeart, dem Gewicht und dem Format des Briefes frei und veranlasst die Einziehung des ermittelten Preises vom angegebenen Konto des Postkunden.
Der Bearbeitungsaufwand der Post kann nach einer weiteren Ausführungsform der Erfindung dadurch verringert werden, dass das Behältnis nicht nur einen Transaktions-Code, sondern auch ein Auswahlfeld aufweist, in dem zumindest das Zielland bzw. die Zielregion, die Art des Versandes der Briefsendung und deren Format anzukreuzen sind. Der Annahmeautomat liest dieses Auswahlfeld, ermittelt zusätzlich dazu das Gewicht der Briefsendung und zeigt in einem Display den Preis dieser Sendung an. Nach Bezahlung des Preises, zum Beispiel durch Eingabe einer Scheckkarte mit Zahlfunktion oder durch Barzahlung, wird eine Quittung ausgegeben, die zusätzlich zur Transaktions-Nummer zumindest die im Auswahlfeld angekreuzten Daten und/oder den Preis ausweist.
Nach Abschluß des Annahmevorganges werden die Transaktionsnummer der Briefsendung und der dafür gezahlte Preis online an eine Bearbeitungsstelle übertragen, bei der diese Daten gespeichert werden und die weitere Bearbeitung der angenommenen Briefsendungen erfolgt. Dort wird der Transaktions-Code jedes inzwischen körperlich vorhandenen Behältnisses eingelesen und aufgrund der bereits gespeicherten Daten auf einem Display der dazugehörige Preis angezeigt. Die Briefsendung wird dann entsprechend dem angezeigten Preis freigemacht und in den weiteren Geschäftsablauf gegeben. Wenn auf dem Display nach dem Einlesen des Transaktions-Codes kein Preis erscheint, ist das ein Anzeichen für einen Betrugsversuch.
Anstelle der oben beschriebenen online-Übertragung kann vorgesehen werden, dass der Automat den gezahlten Preis auf die Außenseite des Behältnisses aufdruckt. Bei der anschließenden Bearbeitung der so aufgegebenen Postsendungen sind diese von der Post lediglich entsprechend dem auf dem Behältnis aufgedruckten Preis freizumachen und in den weiteren Geschäftsablauf zu geben.
Für den auf dem Behältnis befindlichen Transaktions-Code kann jeder automatisch auslesbare Code, so zum Beispiel ein Bar-Code, ein Data-Matrix-Code, ein alphanumerischer Code oder auch ein Transponder verwendet werden.
Die Erfindung hat den Vorteil, dass die so aufgegebenen Briefsendungen außerhalb der Stoßzeiten an den Postschaltern bearbeitet werden kann und Wartezeiten für die Kunden vermieden werden.
Die Erfindung wird nachstehend anhand von Ausführungsbeispielen näher erläutert. In der dazugehörigen Zeichnung zeigt:
1 eine Draufsicht auf die Vorderseite eines erfindungsgemäßen Behältnisses nach einer ersten Ausfürungsform,
2 die Vorderansicht eines Automaten zur Annahme des in 1 gezeigten Behältnisses,
3 eine Draufsicht auf die Vorderseite eines erfindungsgemäßen Behältnisses nach einer weiteren Ausführungsform,
4 die Vorderseite eines Einlegeblattes zum Einlegen in das Behältnis gemäß 3, und
5 die Vorderansicht eines Automaten zur Annahme des in 3 gezeigten Behältnisses, wobei die Darstellungen gemäß den 1 bis 5 nicht maßstabsgetreu sind.
Das Behältnis 1 ist ein Umschlag mit einer Klebelasche 2, der in seinen Abmessungen so gewählt ist, dass er jedes gängige Briefformat in Länge, Breite und Höhe aufnehmen kann. Auf der Vorderseite des Behältnisses 1 ist ein Transaktions-Code in Form eines Bar-Codes 3 aufgedruckt. Des weiteren enthält die Vorderseite des Behältnisses 1 ein Auswahlfeld 4 mit drei Unterfeldern 4.1, 4.2 und 4.3, wobei das Unterfeld 4.1 das Briefformat, das Unterfeld 4.2 die Art der Briefsendung und das Unterfeld 4.3 die Zielregion der Briefsendung betrifft. In den Unterfeldern 4.1 und 4.3 ist jeweils ein Feld anzukreuzen und im Unterfeld 4.2 mindestens ein Feld. Darauf wird in einer Erläuterung auf der nicht dargestellten Rückseite des Behältnisses 1 hingewiesen. Auf der Rückseite sind weitere Erläuterungen zu den einzelnen Unterfeldern 4.1 bis 4.3 enthalten. So enthält die Rückseite eine Länderliste, wobei die Länder den Auswahlkriterien gemäß Unterfeld 4.3 zugeordnet sind.
Zur Aufgabe der Briefsendung wird diese in das Behältnis 1 eingelegt und die Klebelasche 2 zugeklebt. Anschließend oder vorher wird das Auswahlfeld 4 angekreuzt. Das so vorbereitete Behältnis 1 wird dann anschließend in einen Annahmeautomaten 5 eingegeben, der in einer Postdienststelle oder aber an einem jederzeit öffentlich zugänglichen Ort aufgestellt ist. Der Annahmeautomat 5 besitzt auf seiner Vorderseite ein Display 6, über welches ein Dialog mit dem Postkunden erfolgt, einen Eingabe schlitz 7 für das Behältnis 1, eine Bestätigungstaste 8, Eingabeschlitze 9 für Geldscheine bzw. 10 für Münzen, einen Eingabeschlitz 11 für Zahlkarten und einen Ausgabeschacht 12 für Rückgeld und eine Quittung.
Die Annahme des Behältnisses 1 durch den Annahmeautomaten 5 erfolgt wie nachstehend kurz erläutert. Auf dem Display 6 erscheint die Aufforderung, das Behältnis 1 in den Eingabeschlitz 7 einzugeben. Dabei erscheinen auf dem Display 6 Hinweise darüber, wie das Behältnis 1 einzugeben ist, zum Beispiel „Bar-Code 3, oben, hinten, rechts". Falsch eingegebene Behältnisse 1 werden vom Annahmeautomaten 5 wieder in den Eingabeschlitz 7 zurückgefördert, wobei im Display 6 der Hinweis erscheint, dass das Behältnis 1 falsch eingelegt wurde. Bei richtig eingegebenem Behältnis 1 werden von einer in den Annahmeautomaten 5 integrierten optoelektronischen Leseeinheit die Unterfelder 4.1 bis 4.3 sowie der Bar-Code 3 ausgelesen. Wenn die Unterfelder 4.1 bis 4.3 nicht bzw. nicht richtig (zu wenig oder zu viel Kreuze) angekreuzt sind, erfolgt eine Rückgabe des Behältnisses 1 über den Eingabeschlitz 7, wobei im Display 6 auf den Fehler beim Ausfüllen der Auswahlfelder 4.1 bis 4.3 hingewiesen wird. Bei richtig eingegebenem Behältnis 1 und richtig ausgefüllten Unterfeldern 4.1 bis 4.3 ermittelt der Annahmeautomat nach Auswertung der Unterfelder 4.1 bis 4.3 und Bestimmung des Gewichtes der Briefsendung deren Preis und zeigt diesen auf dem Display 6 an. Nachdem der Postkunde diesen Preis durch Betätigung der Bestätigungstaste 8 bestätigt hat, wird er über das Display 6 aufgefordert, den Preis zu entrichten. Die Bezahlung kann durch Bargeldeingabe über den Eingabeschlitz 9 bzw. den Eingabeschlitz 10 bzw. mit Zahlkarte über den Eingabeschlitz 11 erfolgen. Eventuelles Rückgeld wird zusammen mit einer Quittung im Ausgabe schacht 12 ausgegeben. Die Quittung enthält die Transaktions-Nummer des Behältnisses 1, die angekreuzten Rubriken in den Unterfeldern 4.1 bis 4.3, den Preis sowie das aktuelle Tagesdatum. Nach Abschluß des Annahmevorganges werden die Transaktionsnummer der angenommenen Briefsendung und der dafür gezahlte Preis an eine Bearbeitungsstelle online übermittelt und dort gespeichert.
Die von dem Annahmeautomaten 5 angenommenen Behältnisse 1 werden diesem in gewissen Zeitintervallen entnommen und der Bearbeitungstelle zur weiteren Bearbeitung zugeführt. Diese Bearbeitung besteht darin, dass der Transaktions-Code 3 jedes Behältnisses 1 eingelesen und die innenliegende Briefsendung entsprechend dem angezeigten Preis freigemacht wird. Die Briefsendungen gehen dann in den normalen Geschäftsablauf.
Eine Vereinfachung des oben beschriebenen Systems bzw. des Verfahrens und des Behältnisses lässt sich nach einer weiteren, in den 3 bis 5 dargestellten Ausführung der Erfindung dann erreichen, wenn die integrierte Bezahlfunktion weggelassen wird. Allerdings steigt dadurch der manuelle Bearbeitungsaufwand bei der Post. Das Behältnis 1 enthält bei dieser Ausführungsform auf seiner Vorderseite nur noch den Transaktions-Code, zum Beispiel in Form eines aufgedruckten Bar-Codes 3. Dem Behältnis 1 liegt ein Einlegeblatt 13 bei, welches durch den Postkunden auszufüllen ist. Es weist ein Auswahlfeld 14 auf, welches verschiedene Arten des Versandes z.B. Einschreiben, Luftpost etc. zur Wahl stellt. Eine dieser Rubriken ist durch den Postkunden anzukreuzen. Ferner enthält das Einlegeblatt 13 ein Feld 15, in dem eine Kontoverbindung des Postkunden anzugeben ist. Das Feld 15 ist von dem Postkunden zu unterschreiben und dient als Einzugsermächtigung. Nach dem Ausfüllen des Einlegeblattes 13 wird dieses zusammen mit der zu verschickenden Briefsendung in das Behältnis 1 eingelegt und dieses dann durch Verkleben der Klebelasche 2 geschlossen.
Der Annahmeautomat 5 muss in diesem Fall nur noch ein Display 6, einen Eingabeschlitz 7 für das Behältnis 1 sowie einen Ausgabeschacht 12 für eine Quittung enthalten. Der Postkunde wird über das Display 6 aufgefordert, das Behältnis 1 in den Eingabeschlitz 7 einzuführen. Bei falscher Eingabe des Behältnisses 1 wird dieses in den Eingabeschlitz 7 zurückgefördert, und auf dem Display 6 erscheint ein Hinweis über die falsche Eingabe. Eine Rückförderung des Behältnisses 1 erfolgt auch in dem Fall, wenn die Felder 14 und 15 nicht richtig oder unvollständig ausgefüllt sind. Bei richtiger Eingabe des Behältnisses 1 und korrekter Ausfüllung der Felder 14 und 15 wird dies über das Display 6 bestätigt und über den Ausgabeschacht 12 eine Quittung ausgegeben, die die Transaktions-Nummer des eingegebenen Behältnisses 1 sowie das Eingabedatum und gegebenenfalls weitere Angaben enthält.
Die von dem Annahmeautomaten 5 angenommenen Behältnisse 1 werden wiederum gesammelt und in den Bearbeitungsgang gegeben. Dieser besteht darin, dass die Behältnisse 1 geöffnet werden und die Briefsendung sowie das Einlegeblatt 13 entnommen werden. Der Postbeamte berechnet dann anhand der angekreuzten Rubriken im Auswahlfeld 14 sowie anhand des Formats des Briefes sowie seines Gewichts und des Ziellandes den Preis für diese Briefsendung und macht diese entsprechend frei. Der Preis der Briefsendung wird aufgrund der im Feld 15 angegebenen Daten vom Konto des Postkunden eingezogen.

Claims

Verfahren zur Aufgabe von Briefsendungen, dadurch gekennzeichnet, dass ein Behältnis (1) mit einem Transaktions-Code (3) verwendet wird, welches zumindest die Briefsendung aufnimmt und in einen Annahmeautomaten (5) eingegeben wird, der den Transaktions-Code (3) liest und eine Quittung mit zumindest der Transaktions-Nummer des eingegebenen Behältnisses (1) ausgibt.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das Behältnis (1) zusätzlich zur Briefsendung ein Einlegeblatt (13) aufnimmt, welches Angaben zur Art der Sendung und eine Kontoverbindung des Postkunden mit Einzugsermächtigung aufweist.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das Behältnis (1) ein Auswahlfeld (4) zum Ankreuzen zumindest des Ziellandes bzw. der Zielregion und der Art des Versandes sowie des Formats der Briefsendung aufweist, wobei der Annahmeautomat (5) das Auswahlfeld (4) ausliest, das Gewicht der Briefsendung ermittelt und den sich aus dem Auswahlfeld, dem Gewicht und dem Format der Briefsendung ergebenden Preis anzeigt und nach Begleichung des Preises eine Quittung ausgibt, die zusätzlich zu der Transaktions-Nummer zumindest die relevanten Daten aus dem Auswahlfeld (4) und/oder den Preis ausweist.
Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, dass der bezahlte Preis und die Transaktionsnummer der Briefsendung online an eine Stelle zur weiteren Bearbeitung der Briefsendung übertragen werden.
Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, dass der ermittelte Preis durch den Annahmeautomaten (5) auf das Behältnis (1) aufgedruckt wird.
Verfahren nach einem der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Transaktions-Code (3) ein Bar-Code, ein Data-Matrix-Code, ein alphanumerischer Code oder ein Transponder ist.
System zur Aufgabe von Briefsendungen, bestehend aus einem Behältnis zur Aufnahme der Briefsendung, welches mit einem Transaktions-Code versehen ist, und einem Annahmeautomaten (5) für das Behältnis (1), welcher den Transaktions-Code (3) liest und eine Quittung mit zumindest der Transaktions-Nummer des eingegebenen Behältnisses (1) ausgibt.
System nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass das Behältnis (1) zusätzlich zur Postsendung ein Einlegeblatt (13) aufnimmt, aus dem die Art der Sendung und eine Kontoverbindung des Postkunden mit einer Einzugsermächtigung hervorgehen.
System nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass das Behältnis (1) ein Auswahlfeld (4) zum Ankreuzen zumindest des Ziellandes bzw. der Zielregion und der Art des Ver sandes und des Formats der Briefsendung aufweist, wobei der Aufnahmeautomat (5) das Auswahlfeld (4) ausliest, das Gewicht der Briefsendung ermittelt und den sich aus dem Auswahlfeld, dem Gewicht und dem Format der Briefsendung ergebenden Preis anzeigt und nach Begleichung des Preises eine Quittung ausgibt, die zusätzlich zu der Transaktions-Nummer zumindest die angekreuzten Daten des Auswahlfeldes (4) und/oder den Preis ausweist.
System nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass der bezahlte Preis und die Transaktionsnummer der Briefsendung online an eine Stelle zur weiteren Bearbeitung der Briefsendung übertragen werden.
System nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass das Behältnis (1) einen Aufdruck mit dem ermittelten Preis erhält.
System nach einem der vorhergehenden Ansprüche 7 bis 11, dadurch gekennzeichnet, dass der Transaktions-Code (3) ein Bar-Code, ein Data-Matrix-Code, ein alphanumerischer Code oder ein Transponder ist.
Behältnis zur Aufgabe von Briefsendungen, dadurch gekennzeichnet, dass es mit einem Transaktions-Code (3) versehen ist, und für eine Eingabe in einen Annahmeautomaten (5) geeignet ist, der den Transaktions-Code (3) liest und eine Quittung mit zumindest der Transaktions-Nummer des Behältnisses (1) ausgibt.
Behältnis nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, dass es zusätzlich zur Briefsendung ein Einlegeblatt (13) aufnimmt, welches die Art der Briefsendung und eine Kontoverbindung des Postkunden mit einer Einzugsermächtigung ausweist.
Behältnis nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, dass es ein Auswahlfeld (4) zum Ankreuzen zumindest des Ziellandes bzw. der Zielregion, der Art des Versandes und des Formats der Briefsendung aufweist, wobei dieses Auswahlfeld (4) durch den Annahmeautomaten (5) auslesbar ist.
Behältnis nach einem der vorhergehenden Ansprüche 13 bis 15, dadurch gekennzeichnet, dass der Transaktions-Code (3) ein Bar-Code, ein Data-Matrix-Code, ein alphanumerischer Code oder ein Transponder ist.