DE102012005230A1

DE102012005230A1 - System und Verfahren zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten

Info

Publication number: DE102012005230A1
Application number: DE201210005230
Authority: DE
Inventors: Tobias Rückert; Daniel Emanoil Carlan
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2012-03-15
Filing date: 2012-03-15
Publication date: 2013-09-19

Abstract

Die Erfindung betrifft ein System und ein Verfahren zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten von einem Absender an einen Empfänger. Um dem Empfänger auf einfache Weise Informationen über den Absender der elektronischen Nachricht zur Verfügung stellen zu können, wird erfindungsgemäß vorgeschlagen, dass ein Absender-Informationsmodul (43) vorhanden ist. Dieses ist so ausgeführt, dass es für eine empfangene elektronische Nachricht eine den Absender kennzeichnende erste Absender-Information von einem externen Informationsserver (44) anfordern und zur Verfügung stellen kann. Die Absender-Information kann insbesondere als ein den Absender kennzeichnendes Bild oder als ein ein vom Absender der elektronischen Nachricht verwendetes Kommunikationssystem kennzeichnendes Icon ausgeführt sein.

Description

Die Erfindung betrifft ein System zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein Verfahren zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten mit den Merkmalen des Anspruchs 10.
In der US 7,966,373 B1 wird ein System zum Senden und Empfangen elektronischer Nachrichten beschrieben. Das System kann elektronische Nachrichten über verschiedene Kommunikationskanäle versenden und empfangen.
Es ist die Aufgabe der Erfindung, ein System und ein Verfahren vorzuschlagen, mittels welchen einem Empfänger einer elektronischen Nachricht auf einfache Weise Informationen über einen Absender der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt werden können. Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein System mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 10 gelöst.
Erfindungsgemäß weist das System ein Arbeitssystem auf, auf welches ein Empfänger der elektronischen Nachricht mittels eines Bediensystems zugreifen kann. Das Arbeitssystem verfügt über wenigstens ein Schnittstellenmodul, mittels welchem von einem Nachrichtenserver eine elektronische Nachricht empfangen und vom Empfänger bearbeitet werden kann. Der genannte Zugriff des Bediensystems auf das Arbeitssystem und die Verbindung des Schnittstellenmoduls mit dem Nachrichtenserver erfolgt über eine Netzwerkverbindung, insbesondere über das Internet.
Das Arbeitssystem weist insbesondere mehrere Schnittstellenmodule auf, die mit unterschiedlichen Nachrichtenservern verbunden sind. Über die Schnittstellenmodule kann das Arbeitssystem insbesondere unterschiedliche Arten von elektronischen Nachrichten von den Nachrichtenservern empfangen, die dann vom Empfänger bearbeitet, beispielsweise gelesen, beantwortet, weitergeleitet, kommentiert oder gelöscht, werden können. Von jedem der genannten Nachrichtenservern kann dabei insbesondere eine Art von elektronischen Nachrichten empfangen werden. Die elektronischen Nachrichten im Sinne der Erfindung können als alle heutigen und zukünftigen Arten von elektronischen Nachrichten ausgeführt sein. Die elektronischen Nachrichten können beispielsweise als E-Mail, Fax, SMS (Short Message Service), Nachrichten in sozialen Netzwerken wie beispielsweise Facebook, Linkedln, Nachrichten in Kurznachrichtendiensten wie beispielsweise Twitter oder Nachrichten in so genannten Instant Messaging Systemen wie beispielsweise Skype ausgeführt sein. Es ist ebenso möglich, dass ein klassischer Papierbrief oder eine Sprachnachricht in eine elektronische Nachricht umgewandelt wird. Eine Sprachnachricht kann beispielsweise in einen Text umgewandelt oder als Audio-Datei verarbeitet werden.
Es ist auch möglich, dass ein Schnittstellenmodul mit mehr als einem Nachrichtenserver verbunden ist, wobei dann von diesen Nachrichtenservern dieselbe Art von elektronischen Nachrichten empfangen werden können.
Das erfindungsgemäße System weist außerdem ein Absender-Informationsmodul auf, welches so ausgeführt ist, dass es für eine empfangene elektronische Nachricht eine den Absender kennzeichnende erste Absender-Information von einem externen Informationsserver anfordern und dem Arbeitssystem zur Verfügung stellen kann. Das Absender-Informationsmodul kann dazu immer nur mit einem Informationsserver in Verbindung treten. Es ist aber auch möglich, dass das Absender-Informationsmodul zu mehreren Informationsservern Kontakt aufnimmt, mehrere Absender-Informationen erhält und beispielsweise nur die aktuellste Absender-Information verwendet. Ebenso ist möglich, dass das Absender-Informationsmodul zunächst zu einem Informationsserver Kontakt aufnimmt und nur dann nacheinander weitere Informationsserver anfragt, wenn es bei der vorherigen Anfrage keine Absender-Information erhält.
Das Arbeitssystem nutzt die genannte Absender-Information insbesondere zur Anzeige in einer Eingangsliste des Empfängers. Damit bekommt der Empfänger zusätzliche Informationen über den Absender der elektronischen Nachricht angezeigt und erhält so zusätzliche Informationen zu der elektronischen Nachricht. Diese zusätzlichen Informationen kann der Empfänger beispielsweise dazu nutzen, um sich einen besseren und schnelleren Überblick über die unterschiedlichen elektronischen Nachrichten in seiner Eingangsliste zu verschaffen. Sie können beispielsweise auch dazu genutzt werden, um die eingegangenen elektronischen Nachrichten zu sortieren oder zu filtern. Dadurch dass das Absender-Informationsmodul die zusätzliche Absender-Information von einem externen Informationsserver anfordert, müssen die Absender-Informationen nicht mit der elektronischen Nachricht mit versandt oder im Arbeitssystem gespeichert werden, wodurch der Aufwand für die Bereitstellung der Absender-Informationen sehr gering ist.
Die Absender-Information kann als jegliche Information über den Absender und die spezielle elektronische Nachricht, die über die reine Identität des Absenders hinausgeht, ausgeführt sein. Die Identität des Absenders kann beispielsweise aus einer Kennung in einem sozialen Netzwerk, einer E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer abgeleitet werden.
Die Absender-Information kann insbesondere als ein den Absender kennzeichnendes Bild ausgeführt sein. Viele Nutzer von Diensten im Internet stellen beispielsweise in ihrem Profil in einem sozialen Netzwerk oder bei einem darauf spezialisierten Dienst im Internet ein sie kennzeichnendes Bild ein. Dabei handelt es sich meist um ein Bild des Nutzers selbst, das Bild kann aber auch einen ganz anderen Inhalt haben. Das Bild wird häufig als so genannter „Avatar” bezeichnet, worunter ein grafischer Stellvertreter einer realen Person in der virtuellen Welt, also im Internet oder einem Computerspiel verstanden wird. Der genannte externe Informationsserver ist dann als ein Server eines sozialen Netzwerks oder ein Server des genannten Dienstes ausgeführt. Falls das Absender-Informationsmodul kein derartiges Bild ermitteln kann, kann es dem Arbeitssystem insbesondere ein Standard-Bild zur Verfügung stellen.
Die Absender-Information kann insbesondere auch als ein ein vom Absender der elektronischen Nachricht verwendetes Kommunikationssystem kennzeichnendes Icon ausgeführt sein. Ein derartiges Icon wird insbesondere als so genanntes „Favicon” bezeichnet. Jedes Kommunikationssystem im Internet, beispielsweise soziale Netzwerke, Kurznachrichtendienste oder E-Mail-Anbieter und insbesondere auch E-Mail-Systeme von Firmen, von deren Mitarbeitern E-Mails verschickt werden können, haben ein Logo, das in Form eines Icons dargestellt werden kann. In diesem Fall ist der Informationsserver entweder als ein Server des verwendeten Kommunikationssystems ausgeführt, der das genannte Icon dem Absender-Informationsmodul zur Verfügung stellen kann. Es existieren aber auch Server im Internet, die derartige Icons von unterschiedlichsten Anbietern von Kommunikationssystemen zur Verfügung stellen. Das Absender-Informationsmodul kann insbesondere einen derartigen Server als Informationsserver nutzen. In allen Fällen ermittelt das Absender-Informationsmodul zunächst das vom Absender verwendete Kommunikationssystem, also beispielsweise ein spezielles soziales Netzwerk oder den speziell verwendete E-Mail-Anbieter und fragt dann bei einem Informationsserver an, ob für dieses spezielle Kommunikationssystem ein Icon verfügbar ist. Falls das Absender-Informationsmodul kein Icon für das spezielle Kommunikationssystem ermitteln kann, kann es insbesondere ein die Art des Kommunikationssystems kennzeichnendes Icon dem Arbeitssystem zur Verfügung stellen. So kann beispielsweise ein erstes Icon für eine E-Mail, ein zweites Icon für eine elektronische Nachricht in einem sozialen Netzwerk und ein drittes Icon für eine SMS verwendet werden. Es ist aber auch möglich, dass für alle Arten von elektronischen Nachrichten ein Standard-Icon verwendet wird.
Das Absender-Informationsmodul ist insbesondere so ausgeführt, dass es zunächst prüft, ob es die erste Absender-Information in Form eines den Absender kennzeichnendes Bilds dem Arbeitssystem zur Verfügung stellen kann. Falls dies nicht möglich ist, fordert es von einem externen Informationsserver eine zweite Absender-Information in Form eines als ein ein vom Absender der elektronischen Nachricht verwendetes Kommunikationssystem kennzeichnendes Icon an und stellt es dem Arbeitssystem zur Verfügung. Damit wird gewährleistet, dass eine möglichst aussagekräftige Absender-Information zur Verfügung gestellt wird.
In Ausgestaltung der Erfindung ist das Absender-Informationsmodul so ausgeführt, dass es die erste Absender-Information in Form eines Links zu einem externen Server, insbesondere zum genannten Informationsserver zur Verfügung stellt. Das Absender-Informationsmodul lädt damit die Absender-Information, beispielsweise in Form eines Bildes oder eine Icons nicht vom Informationsserver herunter, sondern erzeugt nur einen Link auf die Absender-Information, die auf einem externen Server, insbesondere auf dem Informationsserver selbst abgelegt ist. Damit muss zum einen keine Ablagestruktur für die Absender-Informationen im Absender-Informationsmodul oder im Arbeitssystem aufgebaut werden. Zum anderen verwendet das Arbeitssystem damit immer die aktuellste Absender-Information, die vom Informationsserver zur Verfügung gestellt wird. Außerdem ist so der für die Speicherung der Absender-Information benötigte Speicherplatz besonders gering.
In Ausgestaltung der Erfindung ist das Absender-Informationsmodul so ausgeführt, dass es vor einer Anfrage an den externen Informationsserver prüft, ob die erste Absender-Information intern im Arbeitssystem oder im Bediensystem verfügbar ist. Wenn dies der Fall ist, stellt das Absender-Informationsmodul die interne Absender-Information dem Arbeitssystem zur Verfügung. Diese Ausführung wird insbesondere für die genannten Bilder angewandt, da diese häufig nicht über externe Informationsserver ermittelt werden können. Hingegen weisen Bediensysteme über die Empfänger auf das Arbeitssystem zugreifen, beispielsweise in Form von E-Mail-Programmen meist Adressbücher auf, in denen Bilder der in den Adressbüchern abgelegten Personen enthalten sind. Auf das Arbeitssystem können viele Nutzer zugreifen und an sie adressierte elektronische Nachrichten empfangen und bearbeiten. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Informationen über die verschiedenen Nutzer, die im Arbeitssystem gespeichert sind, auch Bilder der einzelnen Nutzer enthalten. Das Absender-Informationsmodul prüft dann zunächst, ob das Arbeitssystem oder das Bediensystem bereits über ein Bild des Absenders der elektronischen Nachricht verfügt. Sofern eines der beiden Systeme ein Bild enthält, so wird dieses verwendet. Enthalten beide Systeme ein Bild, so wird beispielsweise das aktuellere Bild verwendet. Enthält keines der beiden Systeme ein Bild, dann fordert es ein Bild vom externen Informationsserver an. So wird erreicht, dass in besonders vielen Fällen ein Bild des Absenders der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt werden kann und außerdem so häufig wie möglich interne und damit abgesicherte Daten verwendet werden.
In Ausgestaltung der Erfindung ist das Arbeitssystem so ausgeführt, dass der Empfänger einstellen kann, wie die vom Absender-Informationsmodul zur Verfügung gestellte Absender-Information vom Arbeitssystem genutzt wird. Standardmäßig fügt das Arbeitssystem die Absender-Information zur Liste von eigegangenen elektronischen Nachrichten eines Empfängers hinzu. Falls der Empfänger dies nicht immer will, so kann er die Verwendung der Absender-Information individuell einstellen.
Er kann die Verwendung der Absender-Information insbesondere in Abhängigkeit einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht einstellen. Unter einer Eigenschaft einer elektronischen Nachricht ist beispielsweise der Absender, die Art der elektronischen Nachricht (E-Mail, Nachricht in einem sozialen Netzwerk, usw.), das Kommunikationssystem, mittels welchem eine elektronische Nachricht erstellt wurde (z. B. E-Mail-Provider, Eingabe über eine Internetseite, usw.), der Betreff oder Titel, der Empfänger (nur einer oder mehrere, persönlich adressiert oder an eine nicht personalisierte Adresse) zu verstehen. Damit kann der Empfänger der elektronischen Nachricht die Nutzung der Absender-Informationsmodul ganz nach seinen Wünschen einstellen.
Der Empfänger kann beispielsweise einstellen, dass für bestimmte Absender keine Absender-Information dargestellt wird. Er kann auch einstellen, dass nur für Nachrichten aus sozialen Netzwerken die Absender-Information genutzt wird, aber nicht für E-Mail-Nachrichten. Er kann auch einstellen, dass für Nachrichten, die über spezielle E-Mail-Provider versandt wurden, die Absender-Information genutzt wird und für Nachrichten anderer E-Mail-Provider nicht.
Der Empfänger kann beispielsweise auch einstellen, dass für elektronische Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen, nicht die vom Absender-Informationsmodul ermittelte Absender-Information, sondern eine andere, vom Empfänger festgelegte Information verwendet werden soll. Damit kann die Anzeige der zur Liste von eigegangenen elektronischen Nachrichten vom Empfänger noch individueller gestaltet werden.
Weitere Ausgestaltungen der Erfindung gehen aus der Beschreibung und der Zeichnung hervor. Ausführungsbeispiele der Erfindung sind in der Zeichnung vereinfacht dargestellt und in der nachfolgenden Beschreibung näher erläutert. Dabei zeigen
1 eine Prinzipdarstellung eines Systems zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten und
2 einen Ausschnitt einer Anzeige für einen Nutzer des Systems gem. 1.
Gemäß 1 weist ein System 10 zur Bearbeitung und Sicherung elektronischer Nachrichten ein Arbeitssystem 11 auf, welches über ein erstes Schnittstellenmodul 12 mit einem ersten Nachrichtenserver 13 verbunden ist. Das erste Schnittstellenmodul 12 ist über eine erste Internetverbindung 14 mit dem ersten Nachrichtenserver 13 verbunden. Der erste Nachrichtenserver 13 stellt elektronische Nachrichten in Form von E-Mail Nachrichten zur Verfügung, die er von nicht dargestellten weiteren Nachrichtenservern übermttel bekommt. Über die erste Internetverbindung 14 und das erste Schnittstellenmodul 12 kann das Arbeitssystem 11 E-Mail Nachrichten vom ersten Nachrichtenserver 13 empfangen.
Über den selben Weg kann das Arbeitssystem 11 auch im Arbeitssystem 11 verfasste E-Mail Nachrichten an den ersten Nachrichtenserver 13 übermitteln, der diese dann weiter versendet. Das Senden von elektronischen Nachrichten ist hier aber nicht weiter von Interesse.
E-Mail Nachrichten weisen einen Header und einen Nachrichteninhalt auf. Im Header sind Informationen enthalten, die für die Übermittlung und Bearbeitung der E-Mail Nachricht notwendig sind. Die Informationen werden in so genannten Feldern abgelegt, deren Bezeichnung die Art der Information kennzeichnet. Im Header sind beispielsweise Informationen über den Empfänger, den Absender und das Sendedatum abgelegt. Der Nachrichteninhalt enthält die zu übermittelten inhaltlichen Informationen, also beispielsweise einen Text oder eine Grafik. Im Nachrichteninhalt können außerdem auch Dateianhänge enthalten sein.
Wenn eine für einen Nutzer 16 oder 41 des Arbeitssystems 11 bestimmte E-Mail Nachricht auf dem ersten Nachrichtenserver 13 eingeht, so empfängt das erste Schnittstellenmodul 12 zunächst nur den Header der E-Mail Nachricht und trägt die Informationen aus dem Header in eine Nachrichtendatenbank 15 ein. Der Nutzer 16 oder 41 ist damit der Empfänger der genannten elektronischen Nachricht. Der Nachrichteninhalt der E-Mail Nachricht wird erst dann vom ersten Nachrichtenserver 13 angefordert und empfangen, wenn der Nutzer 16 oder 41, der auf die E-Mail Nachricht zugreifen darf, über ein Bediensystem 17 oder 42 und das Arbeitssystem 11 auf die E-Mail Nachricht zugreift.
Das Arbeitssystem 11 ist außerdem über ein zweites Schnittstellenmodul 18 und eine zweite Internetverbindung 19 mit einem zweiten Nachrichtenserver 20 verbunden. Der zweite Nachrichtenserver 20 stellt elektronische Nachrichten in Form von Nachrichten aus einem sozialen Netzwerk, wie beispielsweise Facebook oder Linkedln zur Verfügung, die er von nicht dargestellten weiteren Nachrichtenservern übermittelt bekommt. Über die zweite Internetverbindung 19 und das zweite Schnittstellenmodul 18 kann das Arbeitssystem 11 Nachrichten aus dem sozialen Netzwerk vom zweiten Nachrichtenserver 20 empfangen.
Nachrichten aus sozialen Netzwerken weisen üblicherweise nur einen Nachrichteninhalt, aber keinen Header auf. Das zweite Schnittstellenmodul 18 ist so ausgeführt, dass es für Nachrichten aus dem sozialen Netzwerk einen Header erzeugt. Die dafür notwendigen Informationen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Sendedatum kann das zweite Schnittstellenmodul 18 vom zweiten Nachrichtenserver 20 abfragen bzw. empfangen. Damit kann das zweite Schnittstellenmodul 18 aus der Nachricht aus dem sozialen Netzwerk eine elektronische Nachricht erzeugen, die einen Header und einen Nachrichteninhalt aufweist.
Wenn eine für einen Nutzer 16 oder 41 des Arbeitssystems 11 bestimmte Nachricht aus dem sozialen Netzwerk auf dem zweiten Nachrichtenserver 20 eingeht, so erzeugt das zweite Schnittstellenmodul 18 zunächst nur wie beschrieben einen Header für die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk und trägt die Informationen aus dem Header in die Nachrichtendatenbank 15 ein. Der Nachrichteninhalt der Nachricht aus dem sozialen Netzwerk wird erst dann vom zweiten Nachrichtenserver 20 angefordert und empfangen, wenn ein Nutzer 16 oder 41, der auf die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk zugreifen darf, über das Bediensystem 17 oder 42 und das Arbeitssystem 11 auf die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk zugreift.
Über den selben Weg kann das Arbeitssystem 11 auch im Arbeitssystem 11 verfasste Nachrichten für das soziale Netzwerk an den zweiten Nachrichtenserver 20 übermitteln, der diese dann weiterversendet. Das Senden von Nachrichten für das soziale Netzwerk ist hier aber nicht weiter von Interesse.
Das Arbeitssystem kann auch noch weitere Schnittstellenmodule aufweisen, welche mit weiteren Nachrichtenservern verbunden sind. Diese weiteren Nachrichtenserver können weitere Arten von elektronischen Nachrichten, wie beispielsweise Fax, SMS (Short Message Service), Nachrichten in Kurznachrichtendiensten wie beispielsweise Twitter oder Nachrichten in so genannten Instant Messaging Systemen wie beispielsweise Skype zur Verfügung stellen. Die Bearbeitung der weiteren Arten von elektronischen Nachrichten läuft dann wie beschrieben ab. Dabei wird wie beschrieben unterschieden, ob die elektronischen Nachrichten einen Header aufweisen oder nicht.
Die elektronischen Nachrichten werden in der Nachrichtendatenbank 15 in einem einheitlichen Format abgelegt. Die elektronischen Nachrichten werden außerdem in einer Ordnerstruktur abgelegt. Dabei existieren zum einen vordefinierte Ordner, wie beispielsweise „Eingang” oder „Gesendet”, in die entsprechende elektronische Nachrichten automatisiert abgelegt werden. Außerdem können die Nutzer 16, 41 eigene Ordner, beispielsweise für Projekte, Kunden oder ähnliches anlegen und die elektronischen Nachrichten in diesen Ordnern ablegen.
Den elektronischen Nachrichten in der Nachrichtendatenbank 15 können weitere Informationen hinzugefügt werden. Die Nutzer 16 und 41 können einen Kommentar zu einer elektronischen Nachricht hinzufügen, eine elektronische Nachricht einem für die Bearbeitung der elektronischen Nachricht zuständigen Bearbeiter oder einer Bearbeitergruppe zuweisen oder einen Bearbeitungsstatus setzen. Einige dieser zusätzlichen Informationen können auch vom Arbeitssystem 11 auf Grund von festgelegten Regeln automatisch erzeugt und in die Nachrichtendatenbank 15 eingetragen werden.
Das System 10 zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten weist außerdem ein Absender-Informationsmodul 43 auf, welches mit dem Arbeitssystem 11 verbunden ist. Sobald das Arbeitssystem 11 über eines der Schnittstellenmodule 12, 18 eine elektronische Nachricht empfangen und in der Nachrichtendatenbank 15 abgelegt hat, startet das Absender-Informationsmodul 23 eine Ermittlung einer den Absender der elektronischen Nachricht kennzeichnenden ersten Absender-Information. Als erstes prüft das Absender-Informationsmodul 43, ob es ein den Absender kennzeichnendes Bild finden kann. Bei diesem Bild handelt es sich zumeist um ein Bild oder Foto, das den Absender zeigt. Dazu prüft das Absender-Informationsmodul 43, ob der Absender der elektronischen Nachricht auch ein Nutzer des Arbeitssystems 11 ist. Wenn ja, dann prüft es, ob der Absender ein ihn kennzeichnendes Bild im Arbeitssystem 11 hinterlegt hat. Ist dies der Fall, so verwendet das Absender-Informationsmodul 43 dieses Bild. Ist kein entsprechendes Bild hinterlegt, so prüft das Absender-Informationsmodul 43, ob in einem Adressbuch des Nutzers, das auf einem der Bediensysteme 17, 42 abgelegt ist, Informationen über den Absender vorhanden sind. Wenn ja, dann prüft es, ob in dem Adressbuch ein Bild hinterlegt ist. Ist dies der Fall, so verwendet das Absender-Informationsmodul 43 dieses Bild.
Wenn das Absender-Informationsmodul 43 auf dem Arbeitssystem 11 und dem Bediensystem 17 oder 42 kein entsprechendes Bild ermitteln kann, so versucht es, ein Bild von einer externen Quelle, also einem externen Informationsserver zu bekommen. Dazu versucht das Absender-Informationsmodul 43 zunächst, Nutzerkennungen des Absenders in möglichst vielen verschiedenen sozialen Netzwerken, Nachrichtendiensten etc. zu ermitteln. Dazu prüft das Absender-Informationsmodul 43, ob im Arbeitssystem 11 oder einem der oben genannten Adressbücher Informationen zu derartigen Nutzerkennungen des Absenders der elektronischen Nachricht vorhanden sind. Falls hier keine entsprechenden Informationen abgelegt sind, versucht das Absender-Informationsmodul 43 die genannten Nutzerkennungen aus einer Absenderadresse des Absenders der elektronischen Nachricht oder sofern vorhanden, aus einer so genannten Signatur in der elektronischen Nachricht zu ermitteln. Wenn das Absender-Informationsmodul 43 entsprechende Nutzerkennungen ermitteln konnte, fordert es bei den zugehörigen externen Servern, welche als Informationsserver bezeichnet werden können, ein Bild des Absenders an. Zusätzlich fordert das Absender-Informationsmodul 43 auch bei einem externen Informationsserver 44 ein Bild des Absenders an. Der Informationsserver 44 repräsentiert dabei einen Dienst im Internet, bei dem Internetnutzer ein sie kennzeichnendes Bild speziell für den Zweck ablegen können, dass andere Systeme auf die Bilder zugreifen und verwenden können Wenn das Absender-Informationsmodul 43 ein Bild ermitteln kann, so stellt es das Bild dem Arbeitssystem 11 zur Verfügung, indem es einen Link auf das Bild erzeugt und diesen Link an das Arbeitssystem 11 sendet. Das Arbeitssystem 11 speichert den genannten Link zusammen mit dem oben beschriebenen Header der elektronischen Nachricht in der Nachrichtendatenbank 15 ab.
Wenn das Absender-Informationsmodul 43 kein entsprechendes Bild als erste Absender-Information ermitteln kann, so versucht es, eine zweite Absender-Information in Form eines so genannten Favicons zu ermitteln. Dazu bestimmt das Absender-Informationsmodul 43 zunächst, um welche Art es sich bei der elektronischen Nachricht handelt. Für einige Nachrichten, wie beispielsweise SMS Nachrichten oder eine über eine Internetseite eingegebene Nachricht stellt das Absender-Informationsmodul 43 ein Standardicon zur Verfügung, unabhängig vom Absender der Nachricht. Stammt die elektronische Nachricht aus einem sozialen Netzwerk, so ermittelt das Absender-Informationsmodul 43 um welches soziale Netzwerk es sich genau handelt. Anschließend fragt das Absender-Informationsmodul 43 den externen Informationsserver 44 an, ob dieser ein Favicon des sozialen Netzwerks abgelegt hat. Ist dies der Fall, so fordert das Absender-Informationsmodul 43 einen Link auf das genannte Favicon vom externen Informationsserver 44 an und stellt diesen Link dem Arbeitssystem 11 zur Verfügung.
Wenn es sich bei der elektronischen Nachricht um eine E-Mail-Nachricht handelt, dann ermittelt das Absender-Informationsmodul 43 aus der E-Mail-Adresse des Absenders den E-Mail Provider, über den die E-Mail versandt wurde. Anschließend fragt das Absender-Informationsmodul 43 den externen Informationsserver 44 an, ob dieser ein Favicon des betreffenden E-Mail-Providers abgelegt hat. Ist dies der Fall, so fordert das Absender-Informationsmodul 43 einen Link auf das genannte Favicon vom externen Informationsserver 44 an und stellt diesen Link dem Arbeitssystem 11 zur Verfügung.
Das Absender-Informationsmodul 43 kann darüber hinaus auch für weitere Arten von elektronischen Nachrichten Links auf Favicons anfordern und dem Arbeitssystem 11 zur Verfügung stellen.
Das Arbeitssystem 11 nutzt die vom Absender-Informationsmodul 43 zur Verfügung gestellten Links dazu, um die Bilder oder Favicons, zu denen die Links führen, als zusätzliche Information über den Absender der verschiedenen elektronischen Nachrichten in einer Eingangsliste darzustellen. Unter einer Eingangsliste ist dabei eine Liste zu verstehen, in der alle oder eine bestimmte Auswahl eingegangener elektronischen Nachrichten eines Nutzers in Listenform angezeigt werden.
Ein schematisches Beispiel einer derartigen Eingangsliste ist in 2 dargestellt. Gemäß 2 werden die elektronischen Nachrichten in Tabellenform dargestellt. In jeder Zeile 21, 22, 23, 24 werden unterschiedliche Informationen zu einer elektronischen Nachricht angezeigt. In einer Spalte 25 ist das Eingangsdatum, in einer Spalte 26 der Betreff und in einer Spalte 27 der Absender der elektronischen Nachricht dargestellt. In einer Spalte 28 zeigt ein Symbol den Status der elektronischen Nachricht an. Ein erstes Symbol 29 in Form eines Ausrufezeichens zeigt an, dass die E-Mail noch von keinem Nutzer der zuständigen Nutzergruppe geöffnet wurde. Öffnet nun der Nutzer diese elektronische Nachricht, so erscheint sofort ein Fenster, in dem alle Nutzer der zuständigen Nutzergruppe aufgelistet sind. Der Nutzer muss nun einen Nutzer aus der Nutzergruppe als Bearbeiter dieser elektronischen Nachricht auswählen. Der ausgewählte Nutzer wird als Folge davon als Bearbeiter dieser elektronischen Nachricht in die Nachrichtendatenbank 15 eingetragen. Der Nutzer, der die elektronische Nachricht als erstes öffnet, kann dabei sich selbst als Bearbeiter oder einen anderen Nutzer als Bearbeiter auswählen elektronische Nachrichten, für die er selbst als Bearbeiter eingetragen ist, werden in der Spalte 28 mit einem zweiten Symbol 30 in Form eines ausgefüllten Kreises gekennzeichnet. Elektronische Nachrichten, für die ein anderer Nutzer als Bearbeiter eingetragen ist, werden mit einem dritten Symbol 31, einem nach rechts gerichteten Doppelpfeil gekennzeichnet. Damit wird zum einen sichergestellt, dass einer einmal geöffneten elektronische Nachricht immer ein Bearbeiter zugeordnet wird und zum anderen ist für alle Nutzer schnell und einfach zu sehen, welche elektronischen Nachrichten ganz neu sind, für welche er zuständig ist und welche von einem anderen Nutzer bearbeitet werden. Falls ein Nutzer eine ihm zugeordnete elektronische Nachricht nicht bearbeiten kann, so kann er auch einen anderen Nutzer als Bearbeiter eintragen. In der Nachrichtendatenbank 15 werden alle Nutzer gespeichert, die einmal als Bearbeiter eingetragen waren.
Sobald eine elektronische Nachricht einem Nutzer als Bearbeiter zugeordnet wurde, wird diese elektronische Nachricht für diesen Nutzer so lange als ungelesen markiert, bis er sie einmal geöffnet hat. Dazu wird die elektronische Nachricht wie in Zeile 22 dargestellt in Fettschrift dargestellt. Nach dem ersten Öffnen der elektronischen Nachricht wird sie anschließend in Normalschrift (wie in Zeilen 21, 23, 24) angezeigt.
Der Nutzer kann die ihm zugewiesenen Nachrichten jederzeit als ungelesen markieren und die Nachricht dennoch als ihm zugewiesen behalten. Die Nachricht wird dann wieder in Fettschrift dargestellt. Weiterhin kann der Nutzer die Zuweisung der Nachricht auch wieder rückgängig machen. Die Nachricht wird dann automatisch wieder als ungelesen dargestellt und zusätzlich als „noch nicht zugewiesen” markiert. Damit ist sie wieder für alle möglichen Bearbeiter wieder sichtbar.
Das Arbeitssystem 11 ist außerdem mit einer so genannten Historie-Funktion ausgestattet. Darunter ist zu verstehen, dass in einer nicht dargestellten separaten Datenbank sämtliche Aufzeichnungen zu jeder ein- und ausgehenden elektronischen Nachricht gespeichert werden. Damit kann nachvollzogen werden, wer wann welche elektronischen Nachrichten geöffnet und wieder in den Pool aller möglichen Bearbeiter zurückgegeben hat. Es kann auch festgestellt werden, wer aus Versehen eine elektronische Nachricht gelöscht oder verschoben hat. Die Historie-Funktion ist so einstellbar, dass sie je nach Zugriffsrechten allen Bearbeitern oder auch nur System-Administratoren zur Verfügung steht. Weiterhin ist die Historie-Funktion aus Gründen der Privatsphäre für die Nutzer je nach Konto oder Kommunikations-Schnittstelle/Kanal auch abstellbar.
Beim Zuordnen und auch zu einem späteren Zeitpunkt können zusätzliche Informationen zu einer elektronischen Nachricht eingegeben und in der Nachrichtendatenbank 15 gespeichert werden. Diese Zusatzinformationen können beispielsweise Arbeitsanweisungen sein. Diese Zusatzinformationen können über ein Eingabefenster eingegeben werden, das über ein Anklicken eines vierten oder fünften Symbols 33, 34 in der Spalte 32 geöffnet wird. Das vierte Symbol 33 in Form eines einmal durchgestrichenen Kreises zeigt an, dass für diese elektronische Nachricht bisher keine Zusatzinformationen in der Nachrichtendatenbank 15 vorhanden sind. Das fünfte Symbol 34, ein Kreis mit innen liegendem Kreuz zeigt an, dass bereits Zusatzinformationen für diese elektronische Nachricht gespeichert sind. Die Zusatzinformationen können jederzeit ergänzt werden.
In einer Spalte 35 wird die vom Absender-Informationsmodul 43 zur Verfügung gestellte Absender-Information dargestellt. Wenn das Absender-Informationsmodul 43 ein Bild des Absenders ermitteln konnte, so wird dieses Bild 36 in der Spalte 35 dargestellt. Konnte kein Bild ermittelt werden, aber stattdessen ein Favicon für den E-Mail-Provider, über den die elektronische Nachricht versandt wurde, so wird dieses Favicon 37 dargestellt, welches in 2 durch ein Rechteck symbolisiert wird. Konnte auch kein Favicon ermittelt werden, so wird ein Icon angezeigt, das die Art der elektronischen Nachricht symbolisiert. Das Icon 38 in Form eines Kreises soll beispielsweise eine elektronische Nachricht in Form einer E-Mail Nachricht symbolisieren.
Das Arbeitssystem 11 prüft außerdem für jede eingehende elektronische Nachricht, welche Personen theoretisch Zugriff auf die elektronische Nachricht haben können. Der genannte Personenkreis hängt insbesondere davon ab, überwelchen Kommunikationskanal und mit welchen Eigenschaften die elektronische Nachricht versandt wurde. Bei Kurznachrichtendiensten oder sozialen Netzwerken können je nach gewählten Eigenschaften unterschiedliche Personenkreise die elektronische Nachricht lesen. Es können elektronische Nachrichten beispielsweise so versandt werden, dass alle Nutzer des entsprechenden Dienstes die Nachricht lesen können. Abhängig vom ermittelten Personenkreis wird für jede elektronische Nachricht ein die Vertraulichkeit kennzeichnendes Icon dargestellt. Dabei gibt es beispielsweise die Stufen Privat, Öffentlich, Team und Firma.
Das Arbeitssystem 11 kann beim Eingang einer neuen elektronischen Nachricht versuchen, die elektronische Nachricht einer Kategorie zuzuordnen und die Kategorie mit einem bestimmten Icon darzustellen. Unter einer Kategorie soll in diesem Zusammenhang verstanden werden, ob es sich um eine Aufgabe, um Unterhaltung, um eine Benachrichtigung, um eine Warnung, um eine Erinnerung oder ähnliches handelt. Das Arbeitssystem 11 durchsucht dazu den Inhalt der elektronischen Nachricht nach Signalwörtern, die für die verschiedenen Kategorien typisch sind.
Es ist auch möglich, dass noch weitere Informationen zu den elektronischen Nachrichten dargestellt werden. Der Nutzer kann insbesondere auch einstellen, welche Informationen dargestellt werden sollen. Außerdem kann der Nutzer auch Spalten in der Eingangsliste vertauschen.
Das Arbeitssystem 11 ist in einer ersten Ausführung so ausgeführt, dass immer alle verfügbaren Absenderinformationen verwendet und angezeigt werden. In einer zweiten Ausführung können die Nutzer 16, 21 die Verwendung der vom Absender-Informationsmodul 43 zur Verfügung gestellten Absenderinformationen an ihre Wünsche und Bedürfnisse anpassen.
Der Nutzer kann dann die Verwendung der Absender-Information in Abhängigkeit einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht einstellen. Er kann also einstellen, dass in Abhängigkeit des Absenders, der Art der elektronischen Nachricht (E-Mail, Nachricht in einem sozialen Netzwerk, usw.), des Kommunikationssystem, mittels welchem eine elektronische Nachricht erstellt wurde (z. B. E-Mail-Provider, Eingabe über eine Internetseite, usw.), des Betreffs oder Titels, des Empfängers (nur einer oder mehrere, persönlich adressiert oder an eine nicht personalisierte Adresse) die Absenderinformationen unterschiedlich verwendet und angezeigt werden. Diese Vorgaben werden in einem ihm zugehörigen Nutzerprofil, das im Arbeitssystem 11 abgelegt ist, gespeichert. Wenn eine elektronische Nachricht für einen bestimmten Nutzer eingeht, so prüft das Arbeitssystem 11, ob eine im Nutzerprofil abgelegten Vorgaben für die Nutzung der Absender-Information für die elektronische Nachricht relevant ist. Wenn nein, so wird die Absender-Information ohne Einschränkungen genutzt. Wenn ja, so wird die Betreffende Vorgabe umgesetzt.
Der Empfänger kann beispielsweise einstellen, dass für bestimmte Absender keine Absender-Information dargestellt wird. Er kann auch einstellen, dass nur für Nachrichten aus sozialen Netzwerken die Absender-Information genutzt wird, aber nicht für E-Mail-Nachrichten. Er kann auch einstellen, dass für Nachrichten, die über spezielle E-Mail-Provider versandt wurden, die Absender-Information genutzt wird und für Nachrichten anderer E-Mail-Provider nicht.
Der Empfänger kann beispielsweise auch einstellen, dass für elektronische Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen, nicht die vom Absender-Informationsmodul ermittelte Absender-Information, sondern eine andere, vom Empfänger festgelegte Information verwendet werden soll. Damit kann die Anzeige der zur Liste von eigegangenen elektronischen Nachrichten vom Empfänger noch individueller gestaltet werden.
ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur

US 7966373 B1 [0002]

Claims

System zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten von einem Absender an einen Empfänger mit – einem Arbeitssystem (11), auf welches der Empfänger (16, 41) mittels eines Bediensystems (17, 42) zugreifen kann und welches über wenigstens ein Schnittstellenmodul (12, 18) verfügt, mittels welchem von einem Nachrichtenserver (13, 20) eine elektronische Nachricht empfangen und vom Empfänger (16, 41) bearbeitet werden kann und – einem Absender-Informationsmodul (43), welches so ausgeführt ist, dass es für eine empfangene elektronische Nachricht eine den Absender kennzeichnende erste Absender-Information (36, 37) von einem externen Informationsserver (44) anfordern und dem Arbeitssystem (11) zur Verfügung stellen kann.
System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das Absender-Informationsmodul (43) so ausgeführt ist, dass es die erste Absender-Information (36, 37) in Form eines Links zu einem externen Server, insbesondere zum Informationsserver (44) zur Verfügung stellt.
System nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Absender-Information (36) als ein den Absender kennzeichnendes Bild oder als ein ein vom Absender der elektronischen Nachricht verwendetes Kommunikationssystem (37) kennzeichnendes Icon ausgeführt ist.
System nach Anspruch 1, 2 oder 3, dadurch gekennzeichnet, dass das Absender-Informationsmodul (43) so ausgeführt ist, dass es vor einer Anfrage an den externen Informationsserver (44) prüft, ob die erste Absender-Information (36) intern im Arbeitssystem (11) oder im Bediensystem (17, 42) verfügbar ist und wenn dies der Fall ist, die interne Absender-Information (36) dem Arbeitssystem (11) zur Verfügung stellt.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass das Absender-Informationsmodul (43) so ausgeführt ist, dass es prüft, ob es die erste Absender-Information (36) dem Arbeitssystem (11) zur Verfügung stellen kann und wenn dies nicht möglich ist, eine zweite Absender-Information (37) von einem externen Informationsserver (44) anfordert und dem Arbeitssystem (11) zur Verfügung stellt.
System nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass das Arbeitssystem (11) so ausgeführt ist, dass der Empfänger (16, 41) einstellen kann, wie die vom Absender-Informationsmodul (43) zur Verfügung gestellte Absender-Information (36, 37) genutzt wird.
System nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, dass das Arbeitssystem (11) so ausgeführt ist, dass der Empfänger (16, 41) die Nutzung der Absender-Information (36, 37) in Abhängigkeit einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht einstellen kann.
System nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass das Arbeitssystem (11) so ausgeführt ist, dass der Empfänger (16, 41) die Nutzung der Absender-Information (36, 37) in Abhängigkeit einer Art der elektronischen Nachricht einstellen kann.
System nach Anspruch 7 oder 8, dadurch gekennzeichnet, dass das Arbeitssystem (11) so ausgeführt ist, dass der Empfänger (16, 41) die Nutzung der Absender-Information (36, 37) in Abhängigkeit des Kommunikationssystems, mittels welchem eine elektronische Nachricht erstellt wurde, einstellen kann.
Verfahren zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten von einem Absender an einen Empfänger, bei welchem – ein Arbeitssystem (11), auf welches der Empfänger (16, 41) mittels eines Bediensystems (17, 42) zugreifen kann, mittels wenigstens einem Schnittstellenmodul (12, 18) von einem Nachrichtenserver (13, 20) eine elektronische Nachricht empfängt, welche vom Empfänger (16, 41) bearbeitet werden kann und – ein Absender-Informationsmodul (43) für eine empfangene elektronische Nachricht eine den Absender kennzeichnende erste Absender-Information (36, 37) von einem externen Informationsserver (44) anfordert und dem Arbeitssystem (11) zur Verfügung stellt.