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Die Erfindung betrifft ein System zur Sicherung elektronischer Nachrichten mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein Verfahren zur Sicherung elektronischer Nachrichten mit den Merkmalen des Anspruchs 9.
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Die
US 7,743,226 B2 beschreibt ein System und ein Verfahren zur Sicherung von elektronischen Nachrichten in Form von E-Mail Nachrichten. Das System verfügt über ein Arbeitssystem, mittels welchem die E-Mail Nachrichten von einem Nutzer bearbeitet werden können. Mittels eines Sicherungssystems in Form einer Backup Application können die E-Mail Nachrichten auf einem Ablagesystem in Form eines Backup Mediums abgelegt und damit gesichert werden. Das bekannte System kann nur E-Mail Nachrichten bearbeiten.
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Demgegenüber ist es die Aufgabe der Erfindung, ein System und ein Verfahren vorzuschlagen, mittels welchem unterschiedliche Arten von elektronischen Nachrichten auf einem Ablagesystem gesichert werden können. Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein System mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 9 gelöst.
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Erfindungsgemäß weist das System zur Sicherung elektronischer Nachrichten ein Arbeitssystem auf, welches über wenigstens zwei Schnittstellenmodule verfügt. Die Schnittstellenmodule sind über eine Netzwerkverbindung, insbesondere über das Internet mit jeweils einem Nachrichtenserver verbunden. Über die Schnittstellenmodule kann das Arbeitssystem wenigstens zwei unterschiedliche Arten von elektronischen Nachrichten von den Nachrichtenservern empfangen, die dann von einem Nutzer bearbeitet, beispielsweise gelesen, beantwortet, weitergeleitet, kommentiert oder gelöscht, werden können. Von jedem der genannten Nachrichtenservern kann dabei eine Art von elektronischen Nachrichten empfangen werden. Die elektronischen Nachrichten im Sinne der Erfindung können als alle heutigen und zukünftigen Arten von elektronischen Nachrichten ausgeführt sein. Die elektronischen Nachrichten können beispielsweise als E-Mail, Fax, SMS (Short Message Service), Nachrichten in sozialen Netzwerken wie beispielsweise Facebook, Linkedln, Nachrichten in Kurznachrichtendiensten wie beispielsweise Twitter oder Nachrichten in so genannten Instant Messaging Systemen wie beispielsweise Skype ausgeführt sein. Es ist ebenso möglich, dass ein klassischer Papierbrief oder eine Sprachnachricht in eine elektronische Nachricht umgewandelt wird. Eine Sprachnachricht kann beispielsweise in einen Text umgewandelt oder als Audio-Datei verarbeitet werden.
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Es ist auch möglich, dass ein Schnittstellenmodul mit mehr als einem Nachrichtenserver verbunden ist, wobei dann von diesen Nachrichtenservern dieselbe Art von elektronischen Nachrichten empfangen werden können.
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Das System zur Sicherung elektronischer Nachrichten verfügt außerdem über ein Sicherungssystem, welches so ausgeführt ist, dass es empfangene elektronische Nachrichten in ein standardisiertes E-Mail Format mit einem Header und einem Nachrichteninhalt überführen kann. Das E-Mail Format entspricht insbesondere dem so genannten MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Standard und beachtet die Spezifikationen des Internetstandards RFC 2822. Falls die von den Nachrichtenservern empfangenen elektronischen Nachrichten keinen Header aufweisen (dies kann beispielsweise bei elektronischen Nachrichten aus sozialen Netzwerken der Fall sein), so wird ein Header mit von den Nachrichtenservern mitgelieferten Informationen über die elektronische Nachricht, wie beispielsweise Absender, Empfänger und Sendedatum erzeugt. Das Sicherungssystem ist außerdem so ausgeführt, dass es elektronische Nachrichten in dem genannten E-Mail Format auf einem Ablagesystem ablegen kann. Das Sicherungssystem ist dazu über eine Netzwerkverbindung, insbesondere über das Internet mit dem Ablagesystem verbunden. Die Übertragung und Ablage der elektronischen Nachrichten im E-Mail Format erfolgt insbesondere mit dem so genannten IMAP (Internet Message Access Protocol) Protokoll.
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Damit ermöglicht das erfindungsgemäße System zur Sicherung elektronischer Nachrichten, unterschiedliche Arten von elektronischen Nachrichten in einem einheitlichen Format auf einfache Weise zu sichern, also ein so genanntes Backup durchzuführen. Außerdem ist die Nutzung von E-Mail Konten und dem zugehörigem Speicherplatz für E-Mail Nachrichten sehr kostengünstig, womit auch eine sehr kostengünstige Möglichkeit zur Sicherung der verschiedenen elektronischen Nachrichten vorgeschlagen wird.
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Es ist auch möglich, dass das Sicherungssystem nicht direkt die unterschiedlichen elektronischen Nachrichten in das genannte E-Mail Format umwandelt. In diesem Fall werden die elektronischen Nachrichten zunächst von einem anderen Unter-System des Systems, beispielsweise dem Arbeitssystem zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten in ein Zwischenformat umgewandelt und das Sicherungssystem verarbeitet dann dieses Zwischenformat weiter.
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In Ausgestaltung der Erfindung verfügt das Arbeitssystem über eine Nachrichtendatenbank, in welcher ein Teil der elektronischen Nachrichten in einem einheitlichen Format abgelegt werden können. Insbesondere werden lediglich Informationen aus dem Header der elektronischen Nachrichten in die Datenbank übernommen. Das Format, in dem die elektronischen Nachrichten in der Nachrichtendatenbank abgelegt werden, ist ein Beispiel für ein oben genanntes Zwischenformat. Die vollständige elektronische Nachricht wird vom Arbeitssystem erst dann vom entsprechenden Nachrichtenserver angefordert und empfangen, wenn der Nutzer die elektronische Nachricht bearbeiten will. Das Sicherungssystem ist dabei dann so ausgeführt, dass es die unvollständig in die Nachrichtendatenbank übertragenen elektronischen Nachrichten vor der Überführung in das genannte E-Mail Format vervollständigt. Damit ist der für die Nachrichtendatenbank benötigte Speicherplatz sehr gering und es kann dennoch eine Sicherung der vollständigen elektronischen Daten durchgeführt werden.
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In Ausgestaltung der Erfindung ist das Arbeitssystem so ausgeführt, dass einer elektronischen Nachricht weitere Informationen hinzugefügt werden können. Die weiteren Informationen können beispielsweise als ein Kommentar, ein zuständiger Bearbeiter, eine zuständige Bearbeitergruppe, ein Bearbeitungsstatus oder Ähnliches ausgeführt sein. Das Sicherungssystem ist dann so ausgeführt, dass es die genannten weiteren Informationen ebenfalls in das genannte E-Mail Format überführt. Dabei werden die genannten weiteren Informationen insbesondere im Header der elektronischen Nachrichten im E-Mail Format abgelegt. Die Informationen im Header einer E-Mail Nachricht werden in so genannten Feldern abgelegt, deren Bedeutung beispielsweise im Internetstandard RFC 2822 festgelegt und damit standardisiert sind. Die genannten zusätzlichen Informationen werden in benutzerdefinierten Feldern abgelegt, die mit einem speziellen Präfix „X-” benannt werden. Diese benutzerdefinierten Felder werden von Systemen zur Bearbeitung von E-Mail Nachrichten, in denen diese Felder nicht definiert sind, zwar mit übertragen, aber ansonsten ignoriert. Damit es auf einfache Weise möglich, neben der eigentlichen elektronischen Nachricht noch weitere zusätzliche Informationen zu den elektronischen Nachrichten zu sichern.
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In Ausgestaltung der Erfindung ist die Nachrichtendatenbank so ausgeführt, dass die elektronischen Nachrichten in einer Ordnerstruktur abgelegt werden können. Das Sicherungssystem ist außerdem so ausgeführt, dass die Ordnerstruktur beim Ablegen der elektronischen Nachrichten auf dem Ablagesystem beibehalten wird. Damit kann der Nutzer die elektronischen Nachrichten strukturiert in Ordnern ablegen und diese Struktur wird auf das Ablagesystem mit übertragen und damit auch mit gesichert. Falls die elektronischen Nachrichten, beispielsweise bei einem Problem mit der Nachrichtendatenbank des Arbeitssystems, vom Ablagesystem zurückgelesen werden müssen, kann die Ordnerstruktur ebenfalls beibehalten werden.
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In Ausgestaltung der Erfindung ist das Sicherungssystem so ausgeführt, dass die elektronischen Nachrichten über ein verschlüsseltes Protokoll auf das Ablagesystem übertragen werden. Die Übertragung kann insbesondere über das Internet mit einem so genannten TLS (Transport Layer Security) bzw. SSL (Secure Sockets Layer) hybriden Verschlüsselungsprotokoll erfolgen. Damit wird vorteilhafterweise eine sichere Datenübertragung zwischen Sicherungssystem und Ablagesystem ermöglicht.
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In Ausgestaltung der Erfindung ist das Sicherungssystem so ausgeführt, dass die elektronischen Nachrichten verschlüsselt auf dem Ablagesystem abgelegt werden. Die E-Mail Nachrichten können insbesondere mit einem S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) Verschlüsselungssystem verschlüsselt werden. Damit können die E-Mail Nachrichten besonders gut gegen unerlaubte Zugriffe geschützt werden.
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Weitere Ausgestaltungen der Erfindung gehen aus der Beschreibung und der Zeichnung hervor. Ausführungsbeispiele der Erfindung sind in der Zeichnung vereinfacht dargestellt und in der nachfolgenden Beschreibung näher erläutert. Dabei zeigt
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1 eine Prinzipdarstellung eines Systems zur Bearbeitung und Sicherung elektronischer Nachrichten mit Verbindungen zu Nachrichtenservern und einem Ablagesystem.
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Gemäß 1 weist ein System 10 zur Bearbeitung und Sicherung elektronischer Nachrichten ein Arbeitssystem 11 auf, welches über ein erstes Schnittstellenmodul 12 mit einem ersten Nachrichtenserver 13 verbunden ist. Das erste Schnittstellenmodul 12 ist über eine erste Internetverbindung 14 mit dem ersten Nachrichtenserver 13 verbunden. Der erste Nachrichtenserver 13 stellt elektronische Nachrichten in Form von E-Mail Nachrichten zur Verfügung, die er von nicht dargestellten weiteren Nachrichtenservern übermittelt bekommt. Über die erste Internetverbindung 14 und das erste Schnittstellenmodul 12 kann das Arbeitssystem 11 E-Mail Nachrichten vom ersten Nachrichtenserver 13 empfangen.
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Über den selben Weg kann das Arbeitssystem 11 auch im Arbeitssystem 11 verfasste E-Mail Nachrichten an den ersten Nachrichtenserver 13 übermitteln, der diese dann weiterversendet. Das Senden von elektronischen Nachrichten ist hier aber nicht weiter von Interesse.
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E-Mail Nachrichten weisen einen Header und einen Nachrichteninhalt auf. Im Header sind Informationen enthalten, die für die Übermittlung und Bearbeitung der E-Mail Nachricht notwendig sind. Die Informationen werden in so genannten Feldern abgelegt, deren Bezeichnung die Art der Information kennzeichnet. Im Header sind beispielsweise Informationen über den Empfänger, den Absender und das Sendedatum abgelegt. Der Nachrichteninhalt enthält die zu übermittelten inhaltlichen Informationen, also beispielsweise einen Text oder eine Grafik. Im Nachrichteninhalt können außerdem auch Dateianhänge enthalten sein.
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Wenn eine für einen Nutzer 16 oder 21 des Arbeitssystems 11 bestimmte E-Mail Nachricht auf dem ersten Nachrichtenserver 13 eingeht, so empfängt das erste Schnittstellenmodul 12 zunächst nur den Header der E-Mail Nachricht und trägt die Informationen aus dem Header in eine Nachrichtendatenbank 15 ein. Der Nachrichteninhalt der E-Mail Nachricht wird erst dann vom ersten Nachrichtenserver 13 angefordert und empfangen, wenn der Nutzer 16 oder 21, der auf die E-Mail Nachricht zugreifen darf, über ein Bediensystem 17 oder 22 und das Arbeitssystem 11 auf die E-Mail Nachricht zugreift.
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Das Arbeitssystem 11 ist außerdem über ein zweites Schnittstellenmodul 18 und eine zweite Internetverbindung 19 mit einem zweiten Nachrichtenserver 20 verbunden. Der zweite Nachrichtenserver 20 stellt elektronische Nachrichten in Form von Nachrichten aus einem sozialen Netzwerk, wie beispielsweise Facebook oder Linkedln zur Verfügung, die er von nicht dargestellten weiteren Nachrichtenservern übermittelt bekommt. Über die zweite Internetverbindung 19 und das zweite Schnittstellenmodul 18 kann das Arbeitssystem 11 Nachrichten aus dem sozialen Netzwerk vom zweiten Nachrichtenserver 20 empfangen.
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Nachrichten aus sozialen Netzwerken weisen üblicherweise nur einen Nachrichteninhalt, aber keinen Header auf. Das zweite Schnittstellenmodul 18 ist so ausgeführt, dass es für Nachrichten aus dem sozialen Netzwerk einen Header erzeugt. Die dafür notwendigen Informationen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Sendedatum kann das zweite Schnittstellenmodul 18 vom zweiten Nachrichtenserver 20 abfragen bzw. empfangen. Damit kann das zweite Schnittstellenmodul 18 aus der Nachricht aus dem sozialen Netzwerk eine elektronische Nachricht erzeugen, die einen Header und einen Nachrichteninhalt aufweist.
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Wenn eine für einen Nutzer 16 oder 21 des Arbeitssystems 11 bestimmte Nachricht aus dem sozialen Netzwerk auf dem zweiten Nachrichtenserver 20 eingeht, so erzeugt das zweite Schnittstellenmodul 18 zunächst nur wie beschrieben einen Header für die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk und trägt die Informationen aus dem Header in die Nachrichtendatenbank 15 ein. Der Nachrichteninhalt der Nachricht aus dem sozialen Netzwerk wird erst dann vom zweiten Nachrichtenserver 20 angefordert und empfangen, wenn ein Nutzer 16 oder 21, der auf die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk zugreifen darf, über das Bediensystem 17 oder 22 und das Arbeitssystem 11 auf die Nachricht aus dem sozialen Netzwerk zugreift.
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Über den selben Weg kann das Arbeitssystem 11 auch im Arbeitssystem 11 verfasste Nachrichten für das soziale Netzwerk an den zweiten Nachrichtenserver 20 übermitteln, der diese dann weiterversendet. Das Senden von Nachrichten für das soziale Netzwerk ist hier aber nicht weiter von Interesse.
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Die elektronischen Nachrichten werden in der Nachrichtendatenbank 15 in einem einheitlichen Format abgelegt. Die elektronischen Nachrichten werden außerdem in einer Ordnerstruktur abgelegt. Dabei existieren zum einen vordefinierte Ordner, wie beispielsweise „Eingang” oder „Gesendet”, in die entsprechende elektronische Nachrichten automatisiert abgelegt werden. Außerdem können die Nutzer 16, 21 eigene Ordner, beispielsweise für Projekte, Kunden oder ähnliches anlegen und die elektronischen Nachrichten in diesen Ordnern ablegen.
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Den elektronischen Nachrichten in der Nachrichtendatenbank 15 können weitere Informationen hinzugefügt werden. Die Nutzer 16 und 21 können einen Kommentar zu einer elektronischen Nachricht hinzufügen, eine elektronische Nachricht einem für die Bearbeitung der elektronischen Nachricht zuständigen Bearbeiter oder einer Bearbeitergruppe zuweisen oder einen Bearbeitungsstatus setzen. Einige dieser zusätzlichen Informationen können auch vom Arbeitssystem 11 auf Grund von festgelegten Regeln automatisch erzeugt und in die Nachrichtendatenbank 15 eingetragen werden.
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Das Arbeitssystem kann auch noch weitere Schnittstellenmodule aufweisen, welche mit weiteren Nachrichtenservern verbunden sind. Diese weiteren Nachrichtenserver können weitere Arten von elektronischen Nachrichten, wie beispielsweise Fax, SMS (Short Message Service), Nachrichten in Kurznachrichtendiensten wie beispielsweise Twitter oder Nachrichten in so genannten Instant Messaging Systemen wie beispielsweise Skype zur Verfügung stellen. Die Bearbeitung der weiteren Arten von elektronischen Nachrichten läuft dann wie beschrieben ab. Dabei wird wie beschrieben unterschieden, ob die elektronischen Nachrichten einen Header aufweisen oder nicht.
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Das System 10 zur Bearbeitung und Sicherung elektronischer Nachrichten weist außerdem ein Sicherungssystem 23 auf, welches mit dem Arbeitssystem 11 verbunden ist. Mittels des Sicherungssystems 23 kann eine Sicherung, ein so genanntes Backup, der in der Nachrichtendatenbank 15 enthaltenen elektronischen Nachrichten durchgeführt werden. Die Sicherung kann von einem der Nutzer 16 oder 21 gestartet werden. Es ist auch möglich, dass die Sicherung auf Grund von festgelegten Regeln, beispielsweise zeitgesteuert gestartet wird.
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Bei einer Sicherung der elektronischen Nachrichten erzeugt das Sicherungssystem 23 für jede in der Nachrichtendatenbank 15 enthaltene elektronische Nachricht eine E-Mail Nachricht entsprechend dem MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Standard und dem Internetstandard RFC 2822. Dazu wird zunächst für eine elektronische Nachricht ein Header mit den Informationen in der Nachrichtendatenbank 15 erzeugt. Informationen, für die in den genannten E-Mail Standards Felder im Header definiert sind (beispielsweise Absender und Empfänger), werden in den entsprechenden Feldern abgelegt. Für die oben genannten weiteren Informationen, wie beispielsweise „Bearbeiter” sind in den genannten E-Mail Standards keine Felder definiert. Diese Informationen werden in benutzerdefinierten Feldern abgelegt, die mit einem speziellen Präfix „X-” benannt werden, beispielsweise „X-Bearbeiter”. Nach der Erzeugung des Headers wird der Nachrichteninhalt über das entsprechende Schnittstellenmodul 12, 18 vom entsprechenden Nachrichtenserver 13, 20 abgerufen. Damit wird unabhängig von der Art der elektronischen Nachricht eine E-Mail Nachricht in einem definierten, standardisierten Format erzeugt. Die so erzeugte E-Mail Nachricht wird inklusive etwaiger Dateianhänge auf einem Ablagesystem 24, welches mit dem Sicherungssystem 23 über eine dritte Internetverbindung 25 verbunden ist, abgelegt, wobei die in der Nachrichtendatenbank 15 enthaltene Ordnerstruktur beibehalten wird. Die genannten Dateianhänge können auch auf einem weiteren, nicht dargestellten Ablagesystem abgelegt werden.
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Die Übertragung der E-Mail Nachricht erfolgt mittels des so genannten IMAP (Internet Message Access Protocol) Protokoll. Die Übertragung auf das Ablagesystem erfolgt außerdem über ein verschlüsseltes Protokoll. Die Übertragung wird mit einem so genannten TLS (Transport Layer Security) bzw. SSL (Secure Sockets Layer) hybriden Verschlüsselungsprotokoll durchgeführt. Für eine besonders sichere Übertragung und Ablage kann die E-Mail Nachricht vor der Übertragung auf das Ablagesystem 24 noch verschlüsselt werden. Die E-Mail Nachricht wird dann mit einem S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) Verschlüsselungssystem verschlüsselt.
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Der beschriebene Vorgang wird für jede elektronische Nachricht in der Nachrichtendatenbank 15 wiederholt. Wenn alle elektronischen Nachrichten aus der Nachrichtendatenbank 15 auf das Ablagesystem 24 übertragen wurden, sind alle in der Nachrichtendatenbank 15 enthaltenen Informationen und zusätzlich die zugehörigen Nachrichteninhalte auf dem Ablagesystem 24 abgelegt. Sollte es nun ein Problem mit der Nachrichtendatenbank 15 oder einem oder mehrerer Nachrichtenserver 13 oder 20 geben, so können entweder einzelne oder alle elektronische Nachrichten vom Ablagesystem 24 abgerufen werden. Dabei ist es einerseits möglich, dass die elektronischen Nachrichten auf dem Ablagesystem 24 direkt bearbeitet werden. Andererseits ist es auch möglich, dass alle Informationen vom Ablagesystem 24 ausgelesen und in der Nachrichtendatenbank 15 und auf den Nachrichtenservern 13 und 20 abgelegt werden.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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Zitierte Nicht-Patentliteratur
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- Internetstandards RFC 2822 [0006]
- Internetstandard RFC 2822 [0010]
- Internetstandard RFC 2822 [0028]
