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Die
Erfindung betrifft ein System zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten
mit den Merkmalen des Oberbegriffs des Anspruchs 1 und ein Verfahren zur
Bearbeitung elektronischer Nachrichten mit den Merkmalen des Oberbegriffs
des Anspruchs 11.
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Die
EP 0 996 905 A1 beschreibt
ein System und ein Verfahren zur Bearbeitung und Synchronisation
von elektronischen Nachrichten über ein Netzwerk. Das System
soll ermöglichen, dass bei der Nutzung mehrerer lokaler
E-Mail-Datenbanken durch einen User, die Inhalte der verschiedenen
Datenbanken konsistent sind. Das System verfügt dazu über ein
Kommunikationsmodul, mittels welchem eine Kommunikation mit einem
globalen Server, auf welchem die elektronischen Nachrichten gespeichert sind,
durchgeführt werden kann. Die Kommunikation kann beispielsweise über
das Internet erfolgen. Darüber hinaus weist das System
ein Synchronisationsmodul auf, mittels welchem über das
Kommunikationsmodul ein Abgleich mit dem globalen Server, also eine
so genannte Synchronisation durchgeführt werden kann. Um
einem User des Systems den Zugriff auf die elektronischen Nachrichten
zu ermöglichen, verfügt es zusätzlich über
ein Bedienmodul. Bei der Synchronisation wird immer die gesamte
Nachricht, die aus einem so genannten Header und einem Nachrichtentext
besteht, vom globalen Server in die entsprechende E-Mail-Datenbank
kopiert.
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Demgegenüber
ist es die Aufgabe der Erfindung, ein System und ein Verfahren vorzuschlagen, welche
für lokale Datenbanken für elektronische Nachrichten
nur einen geringen Speicherplatzbedarf benötigen. Erfindungsgemäß wird
die Aufgabe durch ein System mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein
Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 11 gelöst.
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Erfindungsgemäß weist
das System zur Bearbeitung elektronischer Nachrichten eine Datenbank
zur Speicherung von Merkmalen der elektronischen Nachrichten auf.
Unter den genannten Merkmalen ist unter anderem der Inhalt des Headers
der elektronischen Nachricht zu verstehen. Das Synchronisationsmodul
des Systems ist so ausgeführt, dass beim Abgleich mit dem
globalen Server lediglich Informationen aus dem Header der elektronischen Nachrichten
in die Datenbank übernommen werden. Dabei kann der vollständige
Header oder auch nur Teile davon in die Datenbank übernommen
werden. Der Nachrichtentext und auch mögliche Dateianhänge
werden erst dann vom Server geladen, wenn der User die Nachricht
anschauen bzw. anhören möchte. Damit ist der Speicherplatzbedarf
für die Datenbank sehr klein. Auf Anforderung des Users
kann der Nachrichtentext auch in die Datenbank oder ein Filesystem
gespeichert werden.
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Bei
den elektronischen Nachrichten kann es sich beispielsweise um E-Mails,
Kalendereinträge, Besprechungseinladungen, Aufgaben, Memos,
Notizen, Fax-Nachrichten, Telefonnachrichten (Anrufbeantworterfunktion),
SMS-Nachrichten, Bookmarks (Lesezeichen), eingescannte Dokumente
oder sonstige Dateien (als Anhang der Nachricht) sowie um Kommunikation
mit sogenannten Social Networks wie Twitter, Facebook, Xing, Linked-In
usw. handeln. Eine elektronische Nachricht kann auch eine Nachricht
sein, die über ein Kontaktformular auf einer Web-Seite
eingegeben wird. Diese kann insbesondere als eine E-Mail in das
System eingehen.
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Das
erfindungsgemäße System ermöglicht damit
eine so genannte „Unified Communikation”, d. h.
es können alle Arten von Nachrichten mit einem einzigen
System bearbeitet werden. Damit wird die Kommunikation des Users
deutlich vereinfacht, da er nicht für jede Art von Nachrichten
ein anderes System verwenden muss.
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Der
globale Server kann ein Server eines Dienstleisters sein, der kostenlos
oder kostenpflichtig Accounts für elektronische Nachrichten
anbietet. In diesem Fall findet die Kommunikation zwischen dem Kommunikationsmodul
und dem globalen Server über das Internet statt. Dazu kann
beispielsweise das bekannte Internet Message Access Protocol (IMAP) verwendet
werden. Es ist aber auch möglich, dass der globale Server
in ein internes Netzwerk eingebunden ist, wie es insbesondere bei
großen Firmen praktiziert wird. In diesem Fall läuft
die Kommunikation zwischen dem Kommunikationsmodul und dem globalen
Server über eine LAN-Verbindung, wobei dennoch das IMAP
Protokoll benutzt werden kann. Unter dem Begriff globaler Server
soll damit verstanden werden, dass auf diesem Server elektronische Nachrichten
von außerhalb des erfindungsgemäßen Systems
eingehen.
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Die
Datenbank ist insbesondere auf einem lokalen Server gespeichert.
Dieser lokale Server kann wie der globale Server von einem Dienstleister betrieben
werden, so dass die User über das Internet auf den lokalen
Server zugreifen. Es ist auch möglich, dass der lokale
Server in ein Heim- oder Firmennetzwerk eingebunden ist, so dass
die User über eine Netzwerkverbindung, eine so genannte
LAN (Lokal Area Network) auf den lokalen Server zugreifen können.
Damit wird ermöglicht, dass viele User das System gleichzeitig
nutzen können. Die Datenbank kann aber auch auf dem Rechner
des Users gespeichert sein.
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Die
Datenbank kann mit einem oder mehreren Accounts, die auf einem oder
mehreren globalen Servern liegen, synchronisiert werden. Die Informationen
zu den Accounts, wie Benutzername, Servername, Serveradresse, Passwort,
etc. sind ebenfalls in der Datenbank abgelegt.
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Die
Merkmale, die in der Datenbank gespeichert werden, umfassen beispielsweise
eine Empfängeradresse, Informationen zum Absender (Name, Absenderadresse,
Rücksendeadresse, etc.), eine Empfangszeit, Informationen über
etwaige Dateianhänge (Dateiname, ...). Es können
insbesondere alle Informationen des Headers der elektronischen Nachricht
gespeichert werden.
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Die
Kommunikation des Users mit dem Bedienmodul erfolgt insbesondere
mittels eines so genannten Web-Browsers. Damit macht es keinen Unterschied,
ob die Datenbank und das Bedienmodul auf einem lokalen Server oder
auf dem Rechner des Users abgelegt sind.
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Das
erfindungsgemäße System verfügt insbesondere
auch über eine Kalenderfunktion. Es kann zu jeder Nachricht
ein Eintrag im Kalender zu einem bestimmten Tag/Zeitpunkt eingestellt
werden. Zu jedem Eintrag können beliebig viele Erinnerungen
hinzugefügt werden, die zu den eingestellten Zeitpunkten
automatisch ausgeführt werden. Erinnerungen können
via SMS-Nachricht, programminterner Benachrichtigung (Popup-Fenster),
Instant Messaging (z. B. MSN Messenger, Skype etc.) und via E-Mail ausgeführt
werden. Der Kalender zeigt eine komplette Übersicht aller
Einträge, so dass Nachverfolgungen von gesendeten Nachrichten übersichtlich
auf einer Seite eingesehen werden können. Es ist außerdem
möglich, dass durch festgelegte Regeln Einträge
im Kalender automatisch gelöscht oder auf erledigt gesetzt
werden können. In einer solchen Regel wird eine Bedingung
definiert, bei deren Erfüllung der Eintrag gelöscht
oder auf erledigt gesetzt wird. Eine Bedingung kann beispielsweise
sein, dass der Empfänger einer E-Mail bis zu einem festgelegten
Datum eine Antwort geschickt hat.
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Das
erfindungsgemäße System kann auch über
eine Funktion zur Führung von Aufgabenlisten verfügen.
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In
Ausgestaltung der Erfindung sind das Bedienmodul und die Datenbank
so ausgeführt, dass einzelne User nur auf ausgewählte
Nachrichten zugreifen können. Dabei kann unterschieden
werden, ob der User nur auf einzelne Merkmale der Nachricht (beispielsweise
nur den Header) oder auf die komplette Nachricht zugreifen kann.
Damit kann eine Berechtigungsstruktur realisiert werden. Beispielsweise sind
den einzelnen Accounts User zugeordnet. Diese User können
dann alle Nachrichten bearbeiten, die über diesen Account
eingehen.
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Die
Datenbank kann insbesondere so aufgebaut sein, dass sie das Anlegen
verschiedener Ordner erlaubt, in denen die Nachrichten entweder
von einem User oder automatisiert unter Anwendung festgelegter Regeln
abgelegt werden können. Mittels derartiger Regeln können
insbesondere so genannte Benachrichtigungen („Notifications”)
wie beispielsweise Lesebestätigungen von E-Mails, Benachrichtigungen
von sozialen Netzwerken, Zustellungsfehler, etc automatisch verarbeitet
und insbesondere direkt in entsprechende Ordner verschoben werden.
Damit erhöhen derartige Nachrichten nicht die Anzahl der Nachrichten,
die unbedingt bearbeitet werden müssen.
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Berechtigungen
der User können entweder für eine einzelne Nachricht
oder für ganze Ordner (mit oder ohne Unterordner) festgelegt
werden. Es ist ebenfalls möglich, mehrere User zu Usergruppen
zusammen zu fassen und diese Usergruppen für den Zugriff
auf einzelne Nachrichten oder Ordner zu berechtigen. Diese Berechtigungen
sind ebenfalls in der Datenbank abgelegt. Das Bedienmodul ist so ausgeführt,
dass es abhängig vom User nur die für ihn freigegebenen
Nachrichten und Ordner anzeigt.
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In
Ausgestaltung der Erfindung sind das Bedienmodul und die Datenbank
so ausgeführt, dass eine Nachricht einem Bearbeiter zugeordnet
werden kann. Die Zuordnung geschieht insbesondere dadurch, dass
in der Datenbank ein User als Bearbeiter eingetragen wird, dabei
kann es sich auch um eine Usergruppe handeln, aus der in einem zweiten Schritt
ein User als Bearbeiter ausgewählt werden kann. Im Vergleich
zu der bekannten Weiterleitungsfunktion bei Mailprogrammen besteht
der Vorteil des Zuordnens darin, dass dazu keine Daten „bewegt” werden
müssen. Das Zuordnen beschränkt sich auf den Eintrag
eines Users in der Datenbank.
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Mit
der Zuordnungsfunktion kann einem User die Verantwortung für
die Bearbeitung der Nachricht übertragen werden. Falls
nötig, kann der Bearbeiter die Nachricht auch einem anderen
User zuordnen. Das System ist insbesondere so aufgebaut, dass die
Zuordnung nur an einen User möglich ist, der berechtigt
ist, die Nachrichten des entsprechenden Accounts zu bearbeiten.
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Das
Bedienmodul und die Datenbank sind insbesondere so ausgeführt,
dass eine zugeordnete Nachricht als zugeordnet markiert ist, dies
kann beispielsweise mittels eines Symbols erfolgen. Dieses Symbol
ist insbesondere unterschiedlich, wenn die Nachricht einem anderen
User oder diesem User, der aktuell auf die Datenbank zugreift, zugeordnet
ist. Es wird insbesondere noch ein drittes Symbol verwendet, mit
dem Nachrichten gekennzeichnet sind, die noch kein User geöffnet
hat. Damit kann jeder User erkennen, ob die Nachricht noch völlig
unbearbeitet ist, er oder ein anderer User für die Bearbeitung
zuständig ist. Damit ist für jeden User schnell
und einfach der Status einer Nachricht ersichtlich. Es kann auch
noch ein viertes Symbol verwendet werden, das anzeigt, dass die
Nachricht von einer Usergruppe gemeinsam bearbeitet wird.
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Das
Bedienmodul und die Datenbank können auch so ausgeführt
sein, dass die einem Bearbeiter zugeordnete Nachricht nur noch für
den Bearbeiter sichtbar ist. Dies gilt insbesondere für
die anderen User. Es ist insbesondere aber noch möglich, dass
ein so genannter Administrator, der im Vergleich zu den Usern über
mehr Rechte verfügt, auch Zugriff auf zugeordnete Nachrichten
hat. Durch das Unsichtbarmachen von zugeordneten Nachrichten wird
die Anzahl der angezeigten Nachrichten deutlich reduziert. Damit
steigt die Übersichtlichkeit für die einzelnen
User an und die Gefahr, dass wichtige Nachrichten übersehen
werden, ist gering.
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Es
ist auch möglich, dass der User wählen kann, ob
er Nachrichten, für die ein anderer User als Bearbeiter
eingetragen ist, sehen möchte oder nicht.
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Das
erfindungsgemäße System reduziert damit die Anzahl
der Nachrichten, die ein User sich anschauen muss bzw. die er überhaupt
angezeigt bekommt. Er sieht sehr einfach, um welche Nachrichten er
sich kümmern muss und welche Nachrichten von anderen Usern
bearbeitet werden. Damit kann ein so genannter „Information
Overload” verhindert werden.
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In
Ausgestaltung der Erfindung sind das Bedienmodul und die Datenbank
so ausgeführt sind, dass beim Zuordnen einer Nachricht
an einen Bearbeiter zusätzliche Informationen oder Kommentare, die
unabhängig vom Nachrichteninhalt gespeichert werden, übergeben
werden können. Diese zusätzlichen Informationen
werden insbesondere als weitere Merkmale der Nachricht in der Datenbank
gespeichert. Bei den zusätzlichen Informationen kann es sich
beispielsweise um Erläuterungen, Arbeitsanweisungen, einen
Fertigstellungstermin, etc. handeln. Es ist außerdem möglich,
dass zuzüglich zu den reinen Kommentaren in Textform auch
noch Dateianhänge mit hochgeladen werden können,
um die Erklärungen bzw. Arbeitsanweisungen möglichst
vollständig beschreiben zu können. Weiterhin kann
man sich nur die Kommentare einer bestimmten Person, von einem bestimmten
Datum oder nur ungelesene Kommentare anzeigen lassen. Innerhalb
die zusätzlichen Informationen oder Kommentare kann eine
Volltext-Suche durchgeführt werden.
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Es
ist auch möglich, dass zu Nachrichten ein Echtzeit-Chat
(ähnlich Skype, MSN Messenger) durchgeführt wird
oder auch, dass ein Protokoll eines Echtzeit-Chats als eine elektronische
Nachricht behandelt wird. Die Nachrichten innerhalb des Chats werden
vom System mitprotokolliert und das Protokoll in der Datenbank gespeichert.
User, die Zugriff auf die zugehörige Nachricht haben, können
die Inhalte später ansehen. Unter einem Chat ist zu verstehen,
dass eine direkte Verbindung zwischen zwei Personen aufgebaut wird,
die über Textnachrichten direkt miteinander kommunizieren.
Bei den Personen kann es sich um zwei User des erfindungsgemäßen Systems
handeln (interner Chat). Es ist aber auch möglich, dass
der Chat zwischen einem User des Systems und einer externen Person
stattfindet (externer Chat). Dazu kann auf Web-Seiten außerhalb des
Systems eine entsprechende Chat-Funktion beispielsweise mittels
JavaScript Code eingebunden werden.
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In
der Datenbank kann festgelegt werden, welche User für internen
und/oder externen Chat berechtigt sind. Ist ein User, der für
einen Chat berechtigt ist, am System angemeldet, so kann er selbst festlegen,
ob er aktuell Chats annehmen will oder nicht.
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Außerdem
können Konversationen, die in Form von Kommentaren geführt
werden, in einen Echtzeit-Chat umgewandelt werden.
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Diese
Informationen bzw. Kommentare sind im Gegensatz zu bekannten Weiterleitungsfunktionen,
bei denen zusätzliche Informationen in die Nachricht selbst
geschrieben werden, unabhängig vom Nachrichtentext. Damit
werden interne Informationen vollständig von der eigentlichen
Nachricht getrennt. Beim Beantworten der Nachricht besteht nicht die
Gefahr, dass versehentlich interne Arbeitsanweisungen, die nicht
nach außen gehen sollten, mitgeschickt werden. Es kann
aber dennoch die Möglichkeit vorgesehen werden, dass die
zusätzlichen Informationen (teilweise oder vollständig)
mitgeschickt werden. Dies muss dann der User aber explizit auswählen.
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In
Ausgestaltung der Erfindung ist die Datenbank so ausgeführt,
dass Änderungen des Bearbeiters automatisch protokolliert
und damit in der Datenbank abgespeichert werden. Damit kann die
Bearbeitung einer Nachricht nachverfolgt werden. Es ist weiterhin
möglich, dass alle Aktionen, die ein User mit einer Nachricht
ausführt (beispielsweise öffnen, zuordnen, ...)
protokolliert wird.
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In
Ausgestaltung der Erfindung ist die elektronische Nachricht als
Eingabe auf einer externen Webseite ausgeführt. Die externe
Webseite ist insbesondere die Webseite eines Dienstleisters, der
ein so genanntes soziales Netzwerk wie beispielsweise Facebook betreibt.
Für Unternehmen wird es immer wichtiger, in derartigen
Netzwerken vertreten zu sein. Die Problematik hierbei ist oft, dass
nicht immer klar ist, wer welche Inhalte für das Unternehmen
auf der Webseite eingeben kann/darf/soll. Außerdem ist
die Verfolgung, wer was eingegeben hat, sehr schwierig. Das erfindungsgemäße
System löst dieses Problem dadurch, dass in der Datenbank
eingetragen ist, welche User die Accounts zu derartigen Netzwerken
nutzen können. Inhalte zur Veröffentlichung in
diesen Netzwerken werden im erfindungsgemäßen
System als Nachricht geschrieben und über das System auf der
Webseite des Netzwerks abgegeben. Wie bei jeder anderen elektronischen
Nachricht wird das Absenden bzw. Abgeben einer Nachricht in der
Datenbank protokolliert. Damit hat man eine genaue Übersicht,
welcher User bzw. Mitarbeiter wann/was eingestellt oder aktualisiert
hat.
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Weitere
Ausgestaltungen der Erfindung gehen aus der Beschreibung und der
Zeichnung hervor. Ausführungsbeispiele der Erfindung sind
in der Zeichnung vereinfacht dargestellt und in der nachfolgenden
Beschreibung näher erläutert. Dabei zeigen
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1 eine
Prinzipdarstellung Computernetzwerk mit einem Systems zur Bearbeitung elektronischer
Nachrichten und
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2 einen
Ausschnitt einer Anzeige für einen User des Systems gem. 1.
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Gemäß 1 ist
ein System zu Bearbeitung elektronischer Nachrichten 10 eine
Komponente eines lokalen Servers 11 bzw. wird von dem lokalen Server 11 betrieben.
Dieser lokale Server 11 wird von einem ersten Dienstleister
zur Verfügung gestellt. Das System 10 weist ein
Bedienmodul 12 auf, über welches User 13 das
System 10 bedienen bzw. benutzen können. Die User 13 bedienen
das System 10 über einen Rechner 14 und
eine Internetverbindung 15. Die Bedienung erfolgt über
einen Web-Browser, so dass für die Bedienung keine spezielle
Software auf den Rechnern 14 der User 13 installiert
werden muss.
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Eine
zentrale Komponente des Systems 10 ist eine Datenbank 16,
auf die das Bedienmodul 12 zugreift. In der Datenbank 16 sind
unter anderem alle Informationen wie Benutzername, Passwort, Nachname,
Vorname, etc. über die User 13 abgelegt. Wenn
sich ein User 13 an dem System 10 anmelden möchte,
so prüft das Bedienmodul 12 zuerst in der Datenbank 16 ab,
ob der angegebene Benutzername und das Passwort korrekt sind. Falls
ja wird der Zugriff zugelassen. Die Passwörter sind dabei
in der Datenbank so geschützt bzw. verschlüsselt
abgelegt, dass andere User oder auch der erste Dienstleister, der
den lokalen Server 11 betreibt, nicht darauf zugreifen
können. Die Verschlüsselung erfolgt insbesondere
mit dem so genannten MD5 Protokoll.
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Das
System 10 unterstützt auch so genannte Single-Sign-On
Dienste wie beispielsweise OpenID. Damit reicht es aus, wenn sich
der User einmal an einer Web-Seite angemeldet. Anschließend
muss er sich bei Systemen, die denselben Single-Sign-On Dienst unterstützen,
nicht erneut anmelden.
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Im
Folgenden wird die Arbeitsweise des Systems 10 am Beispiel
von E-Mails beschrieben. Die Bearbeitung von Fax-Nachrichten, SMS-Nachrichten oder
anderen elektronischen Nachrichten läuft analog ab.
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Jedem
User 13 sind in der Datenbank 16 ein oder mehrere
Mailaccounts zugeordnet, die mit dem System 10 bearbeitet
werden können. Dazu sind in der Datenbank 16 zu
jedem Mailaccount der dort gültige Benutzername und das
dort gültige Passwort abgelegt. Die Passwörter
für die Mailaccounts sind hochsicherheitsgeschützt
in der Datenbank abgelegt. Dafür wird das sogenannte AES
Protokoll verwendet.
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Meldet
sich ein User 13 an dem System 10 korrekt an,
so prüft das System 10 zuerst, ob am Mailaccount
des Users 13 neue Mails eingegangen sind. Die Mailaccounts
werden von globalen Servern 17 verwaltet, die von einem
zweiten Dienstleister betrieben werden. Das System 10 baut über
ein Kommunikationsmodul 18 über eine Internetverbindung 20 eine
Verbindung zu dem globalen Server 17 auf, der den Mailaccount
des neu angemeldeten Users 13 verwaltet. Zur Kommunikation
zwischen Kommunikationsmodul 18 und globalem Server 17 wird
das bekannte Internet Message Access Protocol (IMAP) verwendet.
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Sobald
eine Verbindung zwischen dem Kommunikationsmodul 18 und
dem globalen Server 17 aufgebaut ist, wird von einem Synchronisationsmodul 19 des
Systems 10, das mit der Datenbank 16 und dem Kommunikationsmodul 18 verbunden
ist, ein Abgleich zwischen den Inhalten des Mailaccounts auf dem
globalen Server 17 und den entsprechenden Inhalten in der
Datenbank 16 durchgeführt. Ein derartiger Abgleich
wird auch als Synchronisation bezeichnet. In der Datenbank 16 wird
für jede E-Mail der sogenannte Header abgelegt. Der Header
enthält unter anderem Informationen über den Empfänger,
den Absender, den Betreff, das Sendedatum, etc. Der Nachrichteninhalt
der E-Mail, also die eigentliche Nachricht an den Empfänger
wird nicht in der Datenbank gespeichert. Der Nachrichteninhalt wird
erst dann vom globalen Server 17 heruntergeladen, wenn der
User 13 die E-Mail lesen möchte. Bei der Synchronisation
prüft das Synchronisationsmodul 19, ob auf dem
globalen Server 17 neue Nachrichten eingegangen sind, Nachrichten
auf dem globalen Server 17 oder in der Datenbank 16 gelöscht
worden sind und führt den Abgleich zwischen Mailaccount
auf dem globalen Server und Datenbank 16 durch.
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Alle
User, die einem bestimmten Mailaccount zugeordnet sind, haben über
das Bedienmodul Zugriff auf die in der Datenbank 16 gespeicherten
Informationen der E-Mails dieses Mailaccounts. Diese User bilden
zusammen eine Usergruppe, die für diesen Mailaccount zuständig
ist. Solange eine E-Mail noch von keinem User der zuständigen
Usergruppe geöffnet wurde, so wird die E-Mail in der Ansicht
für den User als unbearbeitete E-Mail gekennzeichnet. Eine
mögliche Umsetzung ist im Ausschnitt einer Useranzeige
gem. 2 dargestellt.
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Gemäß 2 werden
alle E-Mails in Tabellenform dargestellt. In jeder Zeile 21, 22, 23, 24 werden
Informationen zu einer E-Mail angezeigt. In einer Spalte 25 ist
das Eingangsdatum, in einer Spalte 26 der Betreff und in
einer Spalte 27 der Absender der E-Mail dargestellt. In
einer Spalte 28 zeigt ein Symbol den Status der E-Mail
an. Ein erstes Symbol 29 in Form eines Ausrufezeichens
zeigt an, dass die E-Mail noch von keinem User der zuständigen
Usergruppe geöffnet wurde. Öffnet nun der User
diese E-Mail, so erscheint sofort ein Fenster, in dem alle User
der zuständigen Usergruppe aufgelistet sind. Der User muss
nun einen User aus der Usergruppe als Bearbeiter dieser E-Mail auswählen.
Der ausgewählte User wird als Folge davon als Bearbeiter
dieser E-Mail in die Datenbank 16 eingetragen. Der User,
der die E-Mail als erstes öffnet, kann dabei sich selbst
als Bearbeiter oder einen anderen User als Bearbeiter auswählen.
E-Mails, für die er selbst als Bearbeiter eingetragen ist,
werden in der Spalte 28 mit einem zweiten Symbol 30 in
Form eines ausgefüllten Kreises gekennzeichnet. E-Mails,
für die ein anderer User als Bearbeiter eingetragen ist,
werden mit einem dritten Symbol 31, einem nach rechts gerichteten
Doppelpfeil gekennzeichnet. Damit wird zum einen sichergestellt,
dass einer einmal geöffneten E-Mail immer ein Bearbeiter
zugeordnet wird und zum anderen ist für alle User schnell
und einfach zu sehen, welche E-Mails ganz neu sind, für
welche er zuständig ist und welche von einem anderen User bearbeitet
werden. Falls ein User eine ihm zugeordnete E-Mail nicht bearbeiten
kann, so kann er auch einen anderen User als Bearbeiter eintragen.
In der Datenbank werden alle User gespeichert, die einmal als User
eingetragen waren.
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Sobald
eine E-Mail einem User als Bearbeiter zugeordnet wurde, wird diese
E-Mail für diesen User so lange als ungelesen markiert,
bis er sie einmal geöffnet hat. Dazu wird die Nachricht
wie in Zeile 22 dargestellt in Fettschrift dargestellt.
Nach dem ersten Öffnen der E-Mail wird sie anschließend
in Normalschrift (wie in Zeilen 21, 23, 24)
angezeigt.
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Beim
Zuordnen und auch zu einem späteren Zeitpunkt können
zusätzliche Informationen zu einer E-Mail eingegeben und
in der Datenbank gespeichert werden. Diese Zusatzinformationen können
beispielsweise Arbeitsanweisungen sein. Diese Zusatzinformationen
können über ein Eingabefenster eingegeben werden,
das über ein Anklicken eines vierten oder fünften
Symbols 33, 34 in der Spalte 32 geöffnet wird.
Das vierte Symbol 33 in Form eines einmal durchgestrichenen
Kreises zeigt an, dass für diese E-Mail bisher keine Zusatzinformationen
in der Datenbank 16 vorhanden sind. Das fünfte
Symbol 34, ein Kreis mit innen liegendem Kreuz zeigt an,
dass bereits Zusatzinformationen für diese E-Mail gespeichert
sind. Die Zusatzinformationen können jederzeit ergänzt
werden.
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Jeder
User, der Zugriff auf eine E-Mail hat, kann diese auch beantworten.
Es ist aber auch möglich, dass das System 10 so
eingestellt wird, dass nur der für eine E-Mail eingetragene
Bearbeiter diese E-Mail auch beantworten kann. Diese Einstellung kann
auch für verschiedene User oder verschiedene Mailaccounts
unterschiedlich gemacht werden.
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Es
ist auch möglich, dass eine E-Mail, die einem User als
Bearbeiter zugeordnet wurde, nur noch für diesen User sichtbar
ist. Ein nicht dargestellter Administrator, der über weitergehende
Zugriffsrechte verfügt, kann diese E-Mails aber immer noch
sehen.
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Die
Anzeige der verschiedenen elektronischen Nachrichten kann auch noch
ein Symbol enthalten, mit dem die Art der elektronischen Nachricht (E-Mail,
Fax-Nachricht, ...) angezeigt wird. Damit sieht der User sehr leicht,
um welche Art einer elektronischen Nachricht es sich handelt.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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