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Die vorliegende Erfindung betrifft die Gestaltung des E-Mail-Verkehrs zwischen Absender und Empfänger von E-Mails.
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Mit der fortschreitenden Entwicklung und Verbreitung von Computer- und Informationssystemen sowie den entsprechenden Netzwerktechnologien, wie beispielsweise drahtloser Kommunikation und Internetkommunikation werden immer größere Mengen an elektronischen Informationen durch Benutzer und/oder Systeme kommuniziert, übertragen und anschließend bearbeitet. Als ein Beispiel sind elektronische E-Mail-Programme zu einer beliebten Anwendung unter den Computerbenutzern zum Erstellen und Empfangen solcher Informationen geworden.
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Mit der Einführung des Internets wurde beispielsweise das Senden und Empfangen von E-Mails so zu einem wichtigen Faktor, dass dieser auf die Entscheidung vieler Personen, sich einen Computer anzuschaffen, erheblichen Einfluss nimmt. Innerhalb vieler Unternehmensumgebungen ist die E-Mail mittlerweile ein De-facto-Standard mittels dem die Kollegen Informationen untereinander austauschen.
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Eine Internet-E-Mail besteht dabei aus dem Header-Abschnitt (englisch für: „Kopfzeile”) und dem Body (dem eigentlichen Inhalt der Nachricht). Der Header enthält als Pflichtangabe lediglich eine Absenderangabe und das Datum der Erstellung der E-Mail. Darüber hinaus kann der Header einer E-Mail eine Reihe optionaler Angaben enthalten. In der Regel finden sich Informationen über den Weg, den die E-Mail genommen hat, über den Inhalt der Nachricht und deren Format sowie Angaben zu den Empfängern.
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Mit der erhöhten Beliebtheit von E-Mails und anderen Informationsübertragungssystemen tauchten jedoch auch erste Probleme hinsichtlich des Verwaltens und Bearbeitens von erhöhten Mengen an Informationen aus einer Vielzahl von Quellen auf.
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Eines dieser Probleme besteht darin, dass sich eine Vielzahl von Benutzern mittlerweile einer Massenflut von E-Mails und/oder anderen Informationen ausgesetzt sieht, die es zu sortieren gilt und/oder die beantwortet werden müssen, so dass die Fähigkeit, in der Lage zu sein, Informationen zu senden, zu empfangen und zu bearbeiten fast zu einem Hindernis für die eigene Produktivität geworden ist.
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So sind seit ungefähr 2002 mehr als 50% und seit 2007 mehr als 90% des weltweiten E-Mail-Aufkommens Spam.
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Mit einer großen Zahl von E-Mails und anderen elektronischen Informationen ist es dementsprechend mittlerweile ein schwieriges Unterfangen, Informationen dahingehend zu verwalten, was wichtig ist und was nicht, ohne dabei erhebliche Mengen an kostbarer Zeit dafür zu verwenden, die Wichtigkeit persönlich zu bestimmen. Als ein Beispiel für diese Bestimmungen müssten Benutzer möglicherweise entscheiden, ob Nachrichten sofort beantwortet werden sollten, übergangen werden sollten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen, oder ob sie einfach gelöscht werden sollten, da sie nicht wichtig sind (beispielsweise Junk-Mail).
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Es wurden einige Versuche unternommen, um die Probleme beim Verwalten von Informationen zu überwinden. So wurden beispielsweise Versuche dahingehend unternommen, die Menge an Junk-Mails oder elektronischer Werbepost, die der Benutzer empfängt, zu reduzieren. Zusätzlich dazu stellen einige E-Mail-Programme das Erstellen von Regeln, die festlegen, wie E-Mails innerhalb des Programms verwalten werden sollen, bereit.
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Die Versuche zum Begrenzen von bestimmten Typen von Informationen beheben jedoch im Allgemeinen nicht das grundlegende Problem, das sich hinter E-Mail- und anderen Informationsübertragungs-/empfangssystemen verbirgt. Das heißt, dass herkömmliche Systeme die Empfänger von E-Mails oftmals dazu anweisen, wenigstens einen Teil, wenn nicht alle ihrer empfangenen Nachrichten manuell durchzusehen und zu überprüfen, um zu bestimmen, welche Nachrichten weiter durchgesehen oder weiter bearbeitet werden sollten. Wie dies voranstehend bereits beschrieben worden ist, nimmt dies Zeit, die für andere produktivere Aufgaben vorgesehen ist, in Anspruch. Dementsprechend besteht in Anbetracht der enorm großen Mengen an empfangenen Informationen ein Bedarf an einem System und einer Verfahrensweise, um das effiziente Bearbeiten von E-Mails zu erleichtern.
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Das Dokument
WO 99 67731 A offenbart ein Konzept zum Erfassen von Junk-Mails, das eine wahrscheinlichkeitstheoretische Klassifizierungseinrichtung verwendet.
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In der
EP 0 420 779 B1 ist ein elektronisches Postverwaltungsverfahren beschrieben. Die Nachrichten werden hier nach Eingang entsprechend gruppiert in unterschiedliche Eingangskörbe abgelegt.
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Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, eine Möglichkeit anzugeben, mit der eine effiziente Bearbeitung von eingehenden E-Mails oder anderen Nachrichten innerhalb eines Systems, insbesondere durch den Empfänger, erfolgen kann.
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Die Aufgabe wird durch ein Verfahren zur effizienten Gestaltung des E-Mail-Verkehrs gelöst, welches die folgenden Schritte umfasst:
- a) der Absender einer E-Mail hinterlegt gleichzeitig mit der E-Mail eine Gewichtungs- und Status-Tabelle, in der er eine Wichtung bezüglich der E-Mail eingetragen hat,
- b) der Empfänger der E-Mail überprüft und bewertet die vom Absender vorgenommene Wichtung und gibt diese als statistische Größe in die Gewichtungs- und Status-Tabelle ein,
- c) mindestens die abweichende Bewertung wird dem Absender durch Übersendung der fortgeschriebenen Gewichtungs- und Status-Tabelle zur Verfügung gestellt, wobei das E-Mail-System die vorhergehende Version der Gewichtungs- und Status-Tabelle überschreibt, so dass bei einer erneuten Erstellung einer E-Mail an den selben Empfänger die Wichtung nunmehr in der fortgeschriebene Gewichtungs- und Status-Tabelle eingetragen wird.
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Vorteilhaft ist es, wenn das E-Mail-System des Absenders erst die E-Mail sendet, wenn die Gewichtungs- und Status-Tabelle vom Absender erstellt wurde. Somit wird der Absender gezwungen eine Bewertung bzgl. der Dringlichkeit seiner zu übermittelnden Informationen vorzunehmen.
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Ebenfalls vorteilhaft ist es, wenn das E-Mail-System des Empfängers zunächst bei jedem Eingang einer E-Mail überprüft, ob eine Gewichtungs- und Status-Tabelle vom Absender enthalten ist. Falls keine enthalten ist, prüft das System weiterhin, ob es sich um eine erstmalige Kontaktaufnahme mit dem Absender handelt und somit in das E-Mail-System des Absenders bisher noch keine Gewichtungs- und Status-Tabelle eingepflegt sein konnte. Deshalb wird durch das E-Mail-System des Empfängers automatisch dem Absender erstmalig zur Einpflege in sein E-Mail-System eine Gewichtungs- und Status-Tabelle übersendet. Im übrigen kommt es zur Annahme der E-Mail. Falls jedoch festgestellt wurde, dass der Absender den Empfänger bereits mehrfach kontaktiert hat, so nimmt das E-Mail-System die empfangene E-Mail nicht an und gibt dem Absender den Hinweis der Ablehnung der E-Mail, da keine Gewichtungs- und Status-Tabelle übermittelt wurde.
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Ein Vorteil der Erfindung besteht gerade darin, dass das E-Mail-System eines jeden Empfängers eine empfangene E-Mail nur dann in den Posteingang des Empfängers stellt, wenn eine Gewichtungs- und Status-Tabelle übermittelt wurde.
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Eine weitere günstige Ausgestaltung eines E-Mail-Systems ergibt sich dadurch, dass der Eingangsordner entweder Unterordner aufweist oder der Eingangsordner nebengeordnete Ordner enthält, die in Anzahl und in Reihenfolge den möglichen Dringlichkeitsstufen entsprechen, so dass die E-Mails mit der jeweiligen Dringlichkeitsstufe im entsprechenden Ordner vom E-Mail-System eingestellt werden. Somit kann der Empfänger besonders einfach durch Wahl des entsprechenden Ordners, der jeweils einer angegebenen Dringlichkeitsstufe entspricht, die enthaltenen E-Mails abarbeiten.
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Ein weiterer Vorteil der Erfindung besteht darin, dass der Absender nach einer beliebig einstellbaren Anzahl von getroffenen Fehlwichtungen automatisch durch das E-Mail-System des Empfängers gesperrt wird. Dabei kann vorgesehen sein, dass der Absender die Sperre nur durch individuelle Kontaktaufnahme zum Empfänger aufheben lassen kann. Vorteilhafterweise wird die Gewichtungs- und Status-Tabelle durch das E-Mail-System im Header der E-Mail eingepflegt wird. Somit ist in einfachster Weise die Möglichkeit sichergestellt, dass die Wichtung des Absenders automatisch beim Empfänger angezeigt wird.
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Eine weitere vorteilhafte Ausgestaltung besteht darin, dass bei jeder neuen Erstellung einer E-Mail durch ein optisches und/oder akustisches Signal die Bewertung des jeweiligen Empfängers automatisch angezeigt wird.
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Die Erfindung ist besonders vorteilhaft in sogenannten Intranets realisierbar, da jeder Teilnehmer von Anfang an mit einer Gewichtungs- und Status-Tabelle ausgestattet werden kann. Dennoch ist die Erfindung nicht auf ein geschlossenes System beschränkt. In einem offenen System, wie das Internet, kann beispielsweise durch den Mailempfänger ein in der Standardsoftware vorprogrammiertes Kriterium eingegeben werden, das veranlasst, den Empfänger beim nächsten Mailkontakt aufzufordern die Gewichtungs- und Status-Tabelle dem Absender zukommen zu lassen, mit dem Hinweis, dass die E-Mail erst mit ausgefüllter Gewichtungs- und Status-Tabelle angenommen wird.
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Die Gewichtungs- und Status-Tabelle enthält mindestens zwei auszufüllenden Tabellen. Dabei wird die erste vom Absender und die zweite vom Empfänger jeweils ausgefüllt. Im einfachsten Fall kommen die Tabellen zur Ansicht. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn die Informationen aus diesen Tabellen optisch und/oder akustisch aufbereitet werden. So kann beispielsweise die summarische Einschätzung des Empfängers über richtige oder auch falsche Wichtung durch den Absender in einem Balkendiagramm gezeigt werden. Hingegen wird bei der vorgenommenen Kennzeichnung der Dringlichkeit durch den Absender nicht die gesamte Tabelle zur Anzeige beim Empfänger gelangen, sondern nur die vorgesehene Einstufung. Somit wird ebenfalls wieder eine große Menge an Informationen ausgeblendet, die zu lesen für alle Beteiligte nur wieder Zeit kosten würde.
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Zusammenfassend besteht das Wesen der Erfindung in dem iterativen Prozess zwischen Absender und Empfänger von E-Mails, um insbesondere dem Empfänger eine effiziente Möglichkeit in die Hand zu geben um Einfluss auf Absender zu nehmen, die bisher ihre zu versendenden Informationen bzgl. der Dringlichkeit nur nach ihren eigenen Vorstellungen klassifiziert haben und nicht darüber nachgedacht haben, ob eine derartige Einstufung der Dringlichkeit auch tatsächlich aus Sicht des Empfängers zutreffend ist.
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Die Erfindung wird nachstehend anhand von Ausführungsbeispielen näher erläutert.
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Im folgenden Ausführungsbeispiel wird von einem internen E-Mail-Verkehr in einer geschlossenen Organisationseinheit, etwa einer Firma, ausgegangen. Es soll sich also hierbei um ein typisches Intranet handeln. Wie üblich in geschlossenen Organisationseinheiten werden Regeln vorgegeben, an die sich alle Nutzer halten müssen. In einem derartigen System ist im Allgemeinen davon auszugehen, dass jeder die Möglichkeit hat, mit jedem zu kommunizieren. Um die Flut der täglich an fallenden E-Mails effizient abzuarbeiten, wird eine Gewichtungs- und Status-Tabelle in jedes E-Mailsystem eines jeden Teilnehmers integriert. Die Gewichtungs- und Status-Tabelle enthält dabei im Wesentlichen zwei Tabellen. Eine erste Tabelle dient der Klassifizierung des Inhalts der abzusetzenden E-Mail bzgl. der Dringlichkeit der Kenntnisnahme der Information durch den Empfänger. Mögliche Dringlichkeitsstufen könnten wie folgt sein:
- • Nur zur Information, Kenntnisnahme nicht zwingend
- • Nur zur Information
- • Zur Vervollständigung der Unterlagen
- • Zur Kenntnisnahme, bei Gelegenheit unbedingt lesen
- • Zur Kenntnisnahme, falls bis zum tt.mm.jjjj nicht gelesen, Kenntnisnahme nicht mehr notwendig!
- • Bitte bearbeiten – Rückantwort bis tt.mm.jjjj
- • Eilt, bitte sofort bearbeiten
- • Eilt, bitte sofort lesen, keine Rückantwort notwendig
- • Unterlage für Besprechung am tt.mm.jjjj, um hh:mm Uhr
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Jedes E-Mail-System ist nun derart softwareseitig eingestellt, dass spätestens mit dem Versenden einer E-Mail sich die erste Tabelle öffnet und der Absender nur die E-Mail senden kann, wenn er eine der möglichen Dringlichkeitsstufen kennzeichnet, die seiner zu übermittelnde Information für den Empfänger entspricht. Erst danach wird die E-Mail zum Versenden freigegeben, wobei die ausgefüllte Gewichtungs- und Status-Tabelle mit versendet wird. Da eine E-Mail aus zwei Teilen besteht, dem Header mit Kopfzeilen und dem Body mit dem eigentlichen Text, ist eine besonders einfache Möglichkeit die Gewichtungs- und Status-Tabelle im Header unterzubringen. Das E-Mail-System des Empfängers überprüft die Gewichtungs- und Status-Tabelle und bringt nur die klassifizierte Dringlichkeitsstufe zur Anzeige. Die Anzeige kann dabei lediglich der Text sein. Günstig ist es jedoch, wenn die Dringlichkeit farblich graduiert unterstützend wirkt. Etwa in der Gestalt, das weniger wichtige Informationen zusätzlich grün hinterlegt angezeigt werden bis hin zu den ganz wichtigen Informationen, die dann rot hinterlegt sind. Eine weitere günstige Ausgestaltung eines E-Mail-Systems ergibt sich dadurch, dass der Eingangsordner entweder Unterordner aufweist oder der Eingangsordner nebengeordnete Ordner enthält, die in Anzahl und in Reihenfolge den möglichen Dringlichkeitsstufen entsprechen, so dass die E-Mails mit der jeweiligen Dringlichkeitsstufe im entsprechenden Ordner vom E-Mail-System eingestellt werden. Somit kann der Empfänger besonders einfach durch Wahl des entsprechenden Ordners, der jeweils einer angegebenen Dringlichkeitsstufe entspricht, die enthaltenen E-Mails abarbeiten.
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Insbesondere um Missbrauch der möglichen Wahl der anzukreuzenden Dringlichkeitsstufen zu verhindern, erfolgt eine Überprüfung der gewählten Dringlichkeitsstufe durch den Empfänger. Der Empfänger hat nun die Möglichkeit seine Bewertung zur getroffenen Wichtung des Absenders in einer zweiten Tabelle, die ebenfalls Bestandteil der Gewichtungs- und Status-Tabelle ist, festzuhalten.
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Sinnvoll sind dabei die drei einzutragenden Möglichkeiten:
- • Richtige Einstufung
- • Falsche Einstufung, nämlich überbewertete Dringlichkeit
- • Falsche Einstufung, nämlich unterbewertete Dringlichkeit
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Die erfolgte Einstufung wird dem Absender durch Übermittlung der nunmehr neu generierten Gewichtungs- und Status-Tabelle übermittelt und führt beim Absender zum Überschreiben der bisher gespeicherten Gewichtungs- und Status-Tabelle. Die Übermittlung an den Absender kann dabei bei jeder erfolgten Bewertung oder aber auch bei nur einer abweichenden Bewertung durch den Empfänger erfolgen. Mittels dieser zweiten Tabelle erfolgt eine statistische Auswertung, die zur Anzeige gelangt.
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Jedes E-Mail-System ist dabei in der Lage, die Anzeige für jeden Adressaten zu generieren und zur Anzeige zu bringen. Im einfachsten Fall besteht die statistische Auswertung aus einem Balkendiagramm, welches zur Anzeige gelangt. Das Balkendiagramm besteht dabei anfänglich aus einem roten und gleichgroßen grünen Abschnitt. Jede falsche Bewertung hat zur Folge, dass der rote Abschnitt wächst und der grüne dementsprechend kleiner wird. Im einfachsten Fall hat dann eine richtige Bewertung die umgekehrte Folge, nämlich dass der grüne Abschnitt zu Lasten des roten Abschnitts wächst. Da es sich hierbei um einen iterativen Prozess zwischen Absender- und Empfängereinstufungen handelt, kann statistisch auch berücksichtigt werden, dass jüngere Einstufungen anders einfließen als z. B. erstmalig vorgenommene Einstufungen, da man davon ausgehen kann, dass bei häufigen E-Mail-Verkehr der Absender zunehmend auch die Gewohnheiten des Empfängers in seine Einstufungen berücksichtigen wird. Das Balkendiagramm kann ebenfalls eine Kreisdarstellung sein. Grundsätzlich ist jede Gestaltungsmöglichkeit denkbar, die zwei Zustände möglichst einfach erkennbar zur Anzeige bringt, wobei die Änderung eines Zustandes immer zu Lasten des anderen Zustandes geht. Dabei sind alle geometrischen Formen wie farbliche Gestaltungen denkbar. Erwähnenswert sei noch, dass die Anzahl der maximal möglichen Fehleinschätzungen jeweils vorgegeben werden können, so dass bei Erreichen der vorgegebenen Anzahl der Empfänger den Absender automatisch sperren lässt. Die Folge ist, dass der Absender keine E-Mails mehr an den Empfänger senden kann. Eine Freischaltung ist dann nur noch durch das aktive Handeln des Empfängers möglich, indem entweder die maximal zulässige Anzahl heraufgesetzt wird, oder die getroffenen Fehlbewertungen gelöscht werden. Die Freischaltung sollte vorteilhafterweise nur durch persönliche Rücksprache mit dem Empfänger möglich sein. Man kann aber auch vorsehen, dass in der ersten Tabelle der Gewichtungs- und Status-Tabelle ein Feld vorgesehen ist,
- • Bitte Einstufung zurücksetzen,
so dass der Absender die Möglichkeit bekommt, vor der Sperrung den Empfänger zu bitten, die drohende Sperrung nicht zu vollziehen.
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Eine vorteilhafte Ausführung ergibt sich, wenn die statistische Auswertung derart verknüpft ist, dass durch einfachen Mausklick beispielsweise auf den fehlbewerteten Abschnitt alle E-Mails sich öffnen und der Absender so relativ einfach ohne sämtliche E-Mails zu suchen, seine getroffenen Fehleinschätzungen überprüfen kann, um nachfolgende Wichtungen besser zu treffen.
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Der Lernprozess kann weiter gesteigert werden, wenn in der ersten Tabelle eine Spalte vorgesehen ist, in der der Empfänger seine Wichtung neben der Bewertung in der zweiten Tabelle, aus der jedoch nur statistisch unter- oder überbewertet entnommen werden kann, einträgt. Diese Bewertung in der ersten Tabelle vom Absender und nun auch vom Empfänger kann dem Absender angezeigt werden, wenn er z. B. durch Anklicken auf den fehlbewerteten Abschnitt die falsch eingestuften E-Mails aufruft. Somit kann der Absender besser auf die Bedürfnisse des Empfängers eingehen.
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Die Erfindung ist jedoch im gleichen Umfang in einem offenen System, wie das Internet möglich. Hier wird es nur zusätzlich darum gehen, den Absender in die Lage zu versetzen, eine Gewichtungs- und Status-Tabelle jeweils zu generieren. Im einfachsten Fall wird ein Empfänger, dessen E-Mail-System festgestellt hat, dass keine Gewichtungs- und Status-Tabelle mit der E-Mail eingegangen ist, diese dem Absender zukommen zu lassen, mit der Bitte, diese entweder schon für diesen Fall oder aber für alle weiteren E-Mail-Zustellungen die Wichtung in der Gewichtungs- und Status-Tabelle vorzunehmen. Ansonsten könnte es die Konsequenz haben, dass der Empfänger keine E-Mails mehr vom Absender entgegen nehmen wird.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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- WO 9967731 A [0011]
- EP 0420779 B1 [0012]