WO2001024069A2 - Verfahren zum austausch von daten in einem computernetzwerk - Google Patents

Verfahren zum austausch von daten in einem computernetzwerk Download PDF

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WO2001024069A2
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Horst Henke
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Fujitsu Siemens Computers Gmbh
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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/107—Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]

Definitions

  • the invention relates to a method for exchanging data in a computer network and in particular to a so-called mail system.
  • Mail systems already offer a multitude of functions to send, receive and manage mail in different ways.
  • it is a problem for active users that it is difficult to assign incoming mails and sent mails appropriately.
  • it is desirable that an offer sent as an email is confirmed within a specified period of time. If, however, many mails arrive, the assignment of a confirmation of the offer to the sent offer is complex and difficult.
  • the invention is therefore based on the object of providing a mail system which allows the sender not to have to remember for which sent mails he expects a response.
  • a method for exchanging data in a computer network which comprises the steps:
  • the method according to the invention is characterized in that the order parameters comprise a recipient identifier and a status parameter, the status parameter indicating whether a response to the sent mail is expected or not, and wherein the first computer monitors each incoming mail to determine whether its sender - Identifier is identical to the recipient identifier of a previously sent mail with the status parameter set.
  • a display is initiated which informs the user of the first computer of the arrival of an expected mail.
  • FIG. 1 shows a user interface of a time monitoring component according to the invention
  • Figure 2 shows the time monitoring component and its embedding in the mail system
  • Figure 3 shows another user interface in connection with the inventive method
  • Figure 4 shows a list structure for managing the mails in a folder.
  • the basic idea of the invention is that a time monitoring system is introduced, which monitors over an adjustable period of time whether an answer expected from a mail (from the recipient of the mail) within the above
  • FIG. 1 shows the exemplary user interface of the time monitoring component according to the invention when sending an email.
  • the interface allows the user to set a period of time over which the mail to be sent is monitored by the time monitoring component before an email is sent using an “Options” button and another “Time monitoring” button.
  • the period includes an absolute start time and the duration of the monitoring.
  • Additional ordering parameters can also be set for the mail as part of the "Options" sub-item. For example, an ordering parameter can be set so that the mail is deleted immediately if no response is received after the selected period of time. Once the user has selected the period to be monitored, the time monitoring component saves this period and calculates the absolute time at which the said monitoring period expires, which he then saves.
  • FIG. 2 shows the time monitoring component and its embedding within the mail system.
  • the time monitoring component essentially contains a monitoring table TAW, in each of which a mail identifier (MAIL-ID), the time of the beginning of the period TB to be monitored, the period dt to be monitored, the time of the expiration of the monitoring period TE, the recipient nger identifier or the recipient address (eg X.400, Internet) and a sender identifier (user ID or sender ID) are stored.
  • MAIL-ID mail identifier
  • a separate monitoring table can also be provided for each user. In this case, the "User ID" field is not necessary in such a table.
  • the time monitoring component checks whether the sender address of a newly received mail corresponds to a recipient address to be monitored. If it finds a match, it continues to check whether the relevant absolute time of the expiry of the monitoring period has already been exceeded or not.
  • the user is then informed that a response for a time-monitored mail has arrived on time or not on time, and the user can then check whether this response is actually the expected response, or whether it is a new mail not related to this.
  • the incoming mail is the expected response, he can tell the monitoring component via a corresponding button "Receive response" that the monitoring component can now end the time monitoring, that is, can reset the status parameter and delete the corresponding data in the monitoring table TAB. This Deletion can also take place automatically if a corresponding email has arrived within the monitoring period.
  • the mail system Each time the mail system is called up, it checks not only the newly received mails, but also the entire monitoring table, to determine whether the monitoring period for a mail to be monitored has expired. If this is found in a mail, the mail system notifies the user of this fact accordingly and gives him the opportunity to deactivate or change the monitoring of the mail. Alternatively, the mail system automatically deletes the data of the corresponding mail from the table, which means that it resets the status parameter of this mail.
  • Figure 3 shows another user interface. Via this user interface, the user has the option of changing the properties of a selected mail (in particular the property whether the
  • Mail is time-monitored or not (status parameter)) and if necessary to change the setting of the time monitoring or to switch off the time monitoring entirely.
  • FIG. 4 shows an exemplary list structure for managing the mails in a folder, for example in the “sent mail” folder.
  • a list element of the list structure mentioned contains in particular a mail ID, the meaning of which is explained further below.
  • a chain structure can also be used.
  • the user opens the "sent mail” folder and shows the mail system the desired mail by marking a specific mail in the "sent mail” folder and prompting the monitoring data to be displayed using the "View" and "Time monitoring” buttons ,
  • the mail system then takes the marked mail (more precisely from the list element for managing the mail, see FIG. 4) the mail ID and searches the monitoring table from FIG. 3 for the correspondence of this mail ID with a mail ID stored there. If they match, it takes from the corresponding one
  • Row from the table shows the associated monitoring data and displays them to the user, with the option of changing them if necessary.
  • the mail system indicates to the user that the marked mail is an email that is not time-monitored and whose status parameter is not set, so to speak.
  • the mail is read-only.
  • the mail system initiates a "delete" command (a marked Mail) a request (with the mail ID given) to the time monitoring component, which then uses the mail ID to check whether the mail to be deleted is a time-monitored mail or not. If the mail is time-monitored, i.e. the mail ID is available in the table, the time-monitoring component ensures that the mail system deletes the mail first prevented and notifies the user of the time monitoring of the mail. The latter can then delete the mail from the table, i.e. reset the status parameter, whereupon the mail can be deleted.
  • the invention has been described with reference to a preferred embodiment, it is not restricted to this.
  • another condition can be monitored, for example the arrival of an email from a third party.
  • the first computer is the computer of a dealer and the latter has sent several e-mails to several recipients in which he has made an offer to them, he can monitor the receipt of e-mails from the customer's computer and monitor this when the first one arrives Cancel mail from a customer computer for all customer computers.

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Abstract

Es wird ein Verfahren zum Austausch von Daten in einem Computer-netzwerk, insbesondere ein Mail-System bereitgestellt, das eine Datensammlung mit einer Mail und entsprechenden Ordnungsparametern erstellt, wobei die Mail zusammen mit den Ordnungsparametern in einem ersten Computer gespeichert ist. Die Mail wird zusammen mit einem Absender-Identifizierer von dem ersten Computer an einen zweiten Computer übertragen. Anschliessend wird vom ersten Computer der Eingang weiterer Mails überwacht. Die Ordnungsparameter enthalten einen Empfänger-Identifizierer und einen Statusparameter, der anzeigt, ob auf die abgesendete Mail eine Antwort erwartet wird oder nicht. Der erste Computer überprüft jede eingehende Mail dahingehend, ob deren Absender-Identifizierer mit dem Empfänger-Identifizierer einer vorher abgesendeten Mail mit gesetztem Statusparameter identisch ist. Dies wird dem Benutzer angezeigt.

Description

Beschreibung
Verfahren zum Austausch von Daten in einem Computernetzwerk
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Austausch von Daten in einem Computernetzwerk und insbesondere ein sogenanntes Mail-System.
Mail-Systeme bieten bereits heute eine Vielzahl von Funktio- nen an, um eine Mail auf unterschiedliche Art zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Insbesondere im Rahmen des Internet und anderer großer Computernetzwerke ist es bei aktiven Benutzern ein Problem, dass es schwierig ist, eingehende Mails und abgesendete Mails entsprechend zuzuordnen. Bei- spielsweise bei einer Auktion im Internet ist es wünschenswert, dass ein als Mail verschicktes Angebot innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne bestätigt wird. Wenn aber viele Mails eingehen, ist die Zuordnung einer Bestätigung des Angebots zu dem abgesendeten Angebot aufwendig und schwierig.
Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Mail- System bereitzustellen, das es dem Sender gestattet, sich nicht merken zu müssen, für welche abgesendeten Mails er eine Antwort erwartet .
Diese Aufgabe wird durch ein Mail -System nach Anspruch 1 gelöst. Die abhängigen Ansprüche betreffen weitere vorteilhafte Aspekte der Erfindung.
Erf ndungsgemäß wird ein Verfahren zum Austausch von Daten m einem Computernetzwerk bereitgestellt, das die Schritte umfaßt:
Erstellen einer Datenansammlung mit einer Mail und mit Ordnungsparametern, wobei die Mail zusammen mit: den Ordnungs- Parametern in einem ersten Computer, dem Sender, gespeichert ist,
Versenden der Mail, zusammen mit einem Absender- Identifizierer von dem ersten Computer an einen zweiten Com- puter (Empfänger) , und
Überwachen des Eingangs von weiteren Mails im ersten Co- puter .
Das erfindungsgemäße Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass die Ordnungsparameter einen Empfänger- Identifizierer und einen Statusparameter umfassen, wobei der Statusparameter anzeigt, ob auf die abgesendete Mail eine Antwort erwartet wird oder nicht, und wobei der erste Computer jede eingehende Mail dahingehend überwacht, ob deren Absender- Identifizierer mit dem Empfänger- Identifizierer einer vorher abgesendeten Mail mit gesetztem Statusparameter identisch ist.
Entsprechend einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung enthalten die Ordnungsparameter darüber hinaus einen Grenzparameter. Der Grenzparameter spezifiziert eine Abbruchbedingung, bei deren Eintritt der Statusparameter zurückgesetzt wird. Dies ist beispielsweise dann vorteilhaft, wenn bei Eintritt einer bestimmten Bedingung nicht mehr mit einer Antwort gerechnet wird, oder eine dann eingehende Antwort un- interessant ist. Die Abbruchbedingung kann beispielsweise das Verstreichen einer vorgegebenen Zeitspanne sein.
In vorteilhafter Weise wird bei Eingang einer Antwort auf eine überwachte Mail eine Anzeige veranlasst, die dem Benutzer des ersten Computers bezüglich des Eingangs einer erwarteten Mail informiert.
Besonders vorteilhaft ist es, dass Mails mit zurückgesetztem Statusparameter automatisch gelöscht werden. Dies erleichtert deutlich die Speicherverwaltung des Computers. Ausführungsbeispiele der Erfindung werden nun anhand der folgenden Beschreibung im Zusammenhang mit den beiliegenden Zeichnungen verdeutlicht. Es zeigen: Figur 1 ein User- Interface einer erfindungsgemäßen Zeitüberwachungskomponente ; Figur 2 die Zeitüberwachungskomponente sowie deren Einbettung in das Mail-System; Figur 3 ein weiteres User- Interface im Zusammenhang mit dem erfindungsgemäßen Verfahren; und
Figur 4 eine Listenstruktur zur Verwaltung der Mails in einem Ordner .
Im folgenden wird die Erfindung anhand des beispielhaften Mail-Systems „MS-Mail" näher erläutert.
Der Grundgedanke der Erfindung besteht darin, dass eine Zeitüberwachung eingeführt wird, die über einen einstellbaren Zeitraum überwacht, ob eine bezüglich einer Mail erwarteten Antwort (vom Empfänger der Mail) innerhalb des genannten
Zeitraumes eintrifft.
Figur 1 zeigt das beispielhafte User-Interface der erfindungsgemäßen Zeitüberwachungskomponente beim Senden einer Mail. Das Interface gestattet es dem User oder Benutzer, vor dem Senden einer Mail über einen Button „Optionen" und einen weiteren Button „Zeitüberwachung" einen Zeitraum einzustellen, über den die zu versendende Mail von der Zeitüberwachungskomponente überwacht wird. Der Zeitraum umfaßt einen absoluten Anfangszeitpunkt und die Zeitdauer der Überwachung.
Im Rahmen des Unterpunkts „Optionen" können auch weitere Ordnungsparameter für die Mail eingestellt werden. Beispielsweise kann ein Ordnungsparameter dahingehend gesetzt werden, dass die Mail sofort gelöscht wird, wenn nach Ablauf der ge- wählten Zeitspanne keine Antwort eingegangen ist. Hat der Benutzer den zu überwachenden Zeitraum gewählt, speichert sich die Zeitüberwachungskomponente diesen Zeitraum ab und berechnet den absoluten Zeitpunkt des Ablaufs des genann- ten ÜberwachungsZeitraumes, den er sodann abspeichert.
Figur 2 zeigt die ZeitÜberwachungskomponente sowie deren ein- bettung innerhalb des Mail-Systems. Die Zeitüberwachungskomponente enthält im wesentlichen eine Überwachungstabelle TAW, in der pro Zeile jeweils ein Mail-Identifizierer (MAIL-ID) , der Zeitpunkt des Beginns des zu überwachenden Zeitraumes TB, des zu überwachenden Zeitraumes dt, der Zeitpunkt des Ablaufs des Überwachungszeitraumes TE, der Empf nger- Identifizierer oder die Empfängeradresse (z.B. X.400 , Internet) sowie ein Ab- sender-Identifizierer (User-ID beziehungsweise Sender-ID) abgespeichert ist. Es kann auch für jeden Benutzer eine separate Überwachungstabelle vorgesehen sein. In diesem Fall erübrigt sich in einer solchen Tabelle das Feld „User-ID".
In die Tabelle aus Figur 2 werden nur solche Mails aufgeno- men, deren Statusparameter auf „Überwachen" gesetzt ist. Bei jedem Aufruf des Mail -Systems überprüft die Zeitüberwachungskomponente, ob die Senderadresse einer neu eingegangenen Mail mit einer zu überwachenden Empfängeradresse überein- stimmt. Stellt sie dabei eine Übereinstimmung fest, so überprüft sie weiterhin, ob der diesbezügliche absolute Zeitpunkt des Ablaufs des Überwachungszeitraumes bereits überschritten ist oder noch nicht . Bei dem genannten Vergleich zieht die Überwachungskomponente den Zeitpunkt des tatsächlichen Emp- fangs der Antwort beim Postmaster heran und weniger den Zeitpunkt des Einschaltens des Mail-Systems. Anschließend wird der Benutzer darüber informiert, dass eine Antwort für eine zeitüberwachte Mail fristgerecht oder nicht fristgerecht eingetroffen ist. Der User kann dann überprüfen, ob es sich bei dieser Antwort tatsächlich um die erwartete Antwort handelt, oder ob es sich um eine nicht in diesem Zusammenhang stehende neue Mail handelt.
Ist die eingegangene Mail die erwartete Antwort, so kann er der Überwachungskomponente über einen entsprechenden Button „Antwort erhalten" mitteilen, dass diese die Zeitüberwachung nun beenden kann, das heisst, den Statusparameter zurücksetzen kann und in der Überwachungstabelle TAB die entsprechenden Daten löschen kann. Dieses Löschen kann auch automatisch erfolgen, wenn innerhalb des Überwachungszeitraums eine entsprechende Mail eingetroffen ist.
Das Mail-System prüft bei jedem Aufruf nicht nur die neu eingegangenen Mails, sondern auch die gesamte Überwachungstabelle daraufhin, ob bei einer zu überwachenden Mail der Überwa- chungszeitraum abgelaufen ist. Wird dies bei einer Mail festgestellt, so benachrichtigt das Mail -System den User von diesem Umstand in entsprechender Weise und gibt ihm Gelegenheit die Überwachung der Mail zu deaktivieren oder abzuändern. Alternativ dazu löscht das Mail-System die Daten der dazugehö- rigen Mail aus der Tabelle automatisch, und das heisst, es setzt den Statusparameter dieser Mail zurück.
Figur 3 zeigt ein weiteres User-Interface. Über dieses User- Interface hat der Benutzer die Möglichkeit, Eigenschaften ei- ner ausgewählten Mail (insbesondere die Eigenschaft, ob die
Mail zeitüberwacht wird oder nicht (Statusparameter) ) anzusehen und gegebenfalls die Einstellung der Zeitüberwachung zu verändern oder die Zeitüberwachung ganz auszuschalten.
Figur 4 zeigt eine beispielhafte Listenstruktur zur Verwaltung der Mails m einem Ordner, zum Beispiel im Ordner „gesendete Post". Ein Listenelement der genannten Listenstruktur enthält insbesondere eine Mail-ID, deren Bedeutung weiter untern erläutert wird. Anstelle der dargestellten Listenstruk- tur kann selbstverständlich auch eine Kettenstruktur verwendet werden.
Das genannte Ansehen einer Mail und gegebenenfalls Verändern der Zeitüberwachung der Mail wird wie folgt veranlaßt.
Der Benutzer öffnet den Ordner „gesendete Post" und zeigt dem Mail-System die gewünschte Mail dadurch an, dass er in dem Ordner „gesendete Post" eine bestimmte Mail markiert und über die Buttons „Ansicht" und „Zeitüberwachung" das Zeigen der Überwachungsdaten veranlaßt. Das Mail-System entnimmt der markierten Mail (genauer gesagt dem Listenelement zur Verwaltung der Mail, siehe Figur 4) daraufhin die Mail-ID und durchsucht die Überwachungstabelle aus Figur 3 auf Übereinstimmung dieser Mail-ID mit einer dort abgespeicherten Mail- ID. Bei Übereinstimmung entnimmt es aus der entsprechenden
Zeile aus der Tabelle die dazugehörigen Überwachungsdaten und zeigt sie dem Benutzer an, und zwar mit der Möglichkeit, diese gegebenenfalls abzuändern. Bleibt die Durchsuchung jedoch erfolglos, so zeigt das Mail-System dem Benutzer an, dass es sich bei der markierten Mail um eine Mail handelt, die nicht zeitüberwacht ist, deren Statusparameter sozusagen nicht gesetzt ist.
Versucht ein Benutzer innerhalb des Ordners „gesendete Post" eine Mail, die zeitüberwacht wird, versehentlich zu löschen, so wird dies durch die Zeitüberwachungskomponente verhindert . Die Mail ist schreibgeschützt. Das Mail-System veranlaßt vor der Ausführung eines Befehls „Löschen" (einer markierten Mail) eine Anfrage (unter Übergabe der Mail-ID) an die Zeitüberwachungskomponente, die daraufhin anhand der Mail-ID überprüft, ob es sich bei der zu löschenden Mail um eine zeitüberwachte Mail handelt oder nicht . Handelt es sich um eine zeitüberwachte Mail, das heisst ist die Mail-ID in der Tabelle vorhanden, so sorgt die Zeitüberwachungskomponente dafür, dass das Mail-System das Löschen der Mail zunächst verhindert und den Umstand der Zeitüberwachung der Mail dem Benutzer mitteilt. Dieser kann dann die Mail aus der Tabelle löschen, also den Statusparameter zurücksetzen, woraufhin ein Löschen der Mail möglich wird.
Obwohl die Erfindung anhand einer bevorzugten Ausführungsform beschrieben wurde, ist sie hierauf nicht beschränkt. Beispielsweise kann anstelle der Zeitüberwachung eine andere Bedingung überwacht werden, beispielsweise der Eingang einer Mail von einem dritten Teilnehmer. Insbesondere wenn der erste Computer der Computer eines Händlers ist, und dieser mehrere Mails an mehrere Empfänger gesendet hat, in denen er diesen ein Angebot unterbreitet hat, so kann er den Eingang von Mails der Kundencomputer überwachen, und diese Überwa- chung beim Eingang der ersten Mail eines Kundencomputers für alle Kundencomputer abbrechen.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Austausch von Daten in einem Computernetzwerk mit den Schritten: - Erstellen eine Datensammlung mit einer Mail und Ordnungsparametern in einem ersten Computer, wobei die Mail zusammen mit den Ordnungsparametern in dem ersten Computer gespeichert wird;
Versenden der Mail zusammen mit einem Absender- Identifizierer von dem ersten Computer an einen zweiten Computer über das Computernetzwerk;
Überwachen des Eingangs von Mails im ersten Computer; d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s die Ordnungsparameter einen Empfänger- Identifizierer und ein Steuerparameter, der anzeigt, ob auf die abgesendete Mail eine Antwort erwartet, wird, enthalten, und daß der erste Computer jede eingehende Mail dahingehend überwacht, ob deren Absender- Identifizierer mit dem Empfänger- Identifizierer einer vorher abgesendeten Mail mit gesetz- tem Statusparameter identisch ist.
2. Verfahren nach Anspruch 1, bei dem die Ordnungsparameter zusätzlich einen Grenzparameter enthalten, der eine Abbruchbedingung festlegt, wobei bei Eintreten der Abbruch- bedmgung der Statusparameter der Mail zurückgesetzt wird.
3. Verfahren nach Anspruch 2, bei dem die Abbruchbedingung das Vestreichen eines vorgegebenen Zeitintervalls ist.
4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, bei dem bei
Eingang einer Antwort auf eine überwachte Ma l eine Anzeige veranlaßt wird, die dem Benutzer des Computers bezüglich des Eingangs der erwarteten Mail informiert. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, bei dem Mails mit zurückgesetztem Statusparameter automatisch gelöscht werden.
PCT/DE2000/003267 1999-09-28 2000-09-20 Verfahren zum austausch von daten in einem computernetzwerk WO2001024069A2 (de)

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DE1999146432 DE19946432A1 (de) 1999-09-28 1999-09-28 Verfahren zum Austausch von Daten in einem Computernetzwerk

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DE19946432A1 (de) 2001-04-26
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