DE10024523A1 - Verfahren zum Erstellen eines Ausgabedokuments in einem Computersystem - Google Patents

Abstract

Die Erfindung betrifft insbesondere ein Verfahren zum Erstellen eines Ausgabedokuments in einem Computersystem, in dem mindestens eine Anwendung abläuft, die in Abhängigkeit von Ereignissen Nutzdaten erzeugt, wobei das Ausgabedokument einen aus den Nutzdaten gebildeten Nutzinhalt und einen vorbestimmten Forminhalt wiedergibt, wobei dem Ereignis ein Master-Layout zugeodnet wird, das Gestaltungsrichtlinien für das Ausgabedokument enthält, die festlegen, aus welchen Formdaten der Forminhalt und aus welchen Nutzdaten der Nutzinhalt gebildet wird und wie die Nutzdaten und Formdaten im Ausgabedokument formatiert werden, wobei die Gestaltungsrichtlinien des Master-Layouts abgearbeitet werden, wobei die erforderlichen Formdaten einer Datenbank entnommen und die erforderlichen Nutzdaten von der jeweiligen Anwendung übernommen werden, wobei für die Formatierung der Formdaten und der Nutzdaten Bestandteile eines Standard-Programms mit Textverarbeitung verwendet werden, wobei die formatierten Formdaten und Nutzdaten für eine Ausgabeart aufbereitet werden, wofür Bestandteile eines Standard-Betriebssystems verwendet werden.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Erstellen eines Ausgabedokuments in einem Computersystem, ein zur Durchfüh­ rung dieses Verfahrens geeignetes Computersystem, ein ent­ sprechendes Computerprogramm und ein zugehöriges Computer­ programmprodukt.

Unter einem "Ausgabedokument" wird hierbei ein Dokument ver­ standen, das einen aus Nutzdaten zusammengestellten Nutzin­ halt sowie einen aus Formdaten zusammengestellten Forminhalt aufweist. Als Beispiel soll ein herkömmlicher Geschäftsbrief eines Unternehmens dienen. Die hierbei in Frage kommenden Ereignisse sind beispielsweise die Erstellung eines Briefes, eines Fax, eines Protokolls einer Kurznotiz, einer Rechnung, eines Lieferscheins, eines Angebots einer Bestellung usw.. Die diesen Ereignissen zugeordneten Nutzdaten sind bei­ spielsweise für einen Brief und ein Fax: Adressat, Datum, Kundennummer, Aktenzeichen, Telefonnummer des Kunden, Fax­ nummer des Kunden, Betreff, Textbausteine usw.; für eine Rechnung, einen Lieferschein, ein Angebot, eine Bestellung: Adressat, Kundennummer, Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Angebotnummer, Bestellnummer, Datum, Artikelbezeichnung, An­ zahl der Artikel, Stückpreis der Artikel, Gesamtpreis, End­ preis, Lieferzeit, Textbausteine usw. Im Zusammenhang mit der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens sind die Formdaten beispielsweise die Unternehmensbezeichnung, z. B. Firma, ein Unternehmenskennzeichen, z. B. Marke, Logo, die Bankverbindung des Unternehmens, die Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer. Darüber hinaus können die Formdaten auch Informationen geben über den Bearbeiter im Unternehmen, des­ sen Telefonnummer und Faxnummer sowie weitere unternehmens­ relevante Daten.

Bei größeren Unternehmen können zusätzlich Varianten für die Ausgabedokumente gebildet werden. Beispielsweise besitzt das Unternehmen zwei unterschiedliche Niederlassungen, z. B. Nie­ derlassung A und Niederlassung B. Ein eine Rechnung reprä­ sentierendes Ausgabedokument kann dann beispielsweise grund­ sätzlich für beide Niederlassungen denselben Aufbau aufwei­ sen, wobei lediglich die für die Niederlassung relevante In­ formation unterschiedlich ist. Weitere Varianten bestehen beispielsweise darin, daß die Ausgabedokumente in unter­ schiedlichen Sprachen formatiert werden können. Ebenso kann ein Unternehmen aus mehreren Teilunternehmen aufgebaut sein, die unterschiedliche Kennzeichnungen oder unterschiedliche Logos besitzen. Schließlich kann die Geschäftskorrespondenz entsprechend dem jeweiligen Sachbearbeiter des Unternehmens individualisiert sein und zwar durch dessen Namen, Telefon­ nummer, Faxnummer, E-mail-Nummer usw.

Jedes Unternehmen hat gewisse Vorschriften und Richtlinien zur Ausgestaltung bzw. Formatierung seiner Geschäftskorre­ spondenz. Derartige Gestaltungsrichtlinien schreiben insbe­ sondere vor, welcher Nutzinhalt und welcher Forminhalt in einem Ausgabedokument enthalten sein muß, das einem bestimm­ ten Ereignis zugeordnet ist. Beispielsweise unterscheidet sich der Nutzinhalt eines Angebots vom Nutzinhalt eines Lie­ ferscheins. Ebenso kann sich eine Rechnung bezüglich ihres Forminhalts von einem Angebot unterscheiden, wenn beispiels­ weise unterschiedliche Abteilungen oder Bereiche innerhalb des Unternehmens zuständig sind.

Mit Hilfe der Gestaltungsrichtlinien wird somit zum einen in Abhängigkeit vorbestimmter Ereignisse der Forminhalt und der Nutzinhalt eines Ausgabedokuments festgelegt, wobei der je­ weilige Nutzinhalt und der jeweilige Forminhalt jeweils aus einer Vielzahl von Nutzdaten bzw. Formdaten aufgebaut sein kann. Zum anderen geben die Gestaltungsrichtlinien mehr oder weniger exakt vor, wie die für das Ausgabedokument vorgese­ henen Nutzdaten und Formdaten formatiert werden müssen. Mit dieser Formatierung wird den einzelnen Formdaten und Nutzda­ ten beispielsweise eine bestimmte Schriftart und Schriftgrö­ ße sowie die genaue Plazierung der Daten innerhalb des Aus­ gabedokuments zugeordnet. Weitere Formatierungsinformationen können sein: Farbe, Zeilenabstand, Laufweite, Fettschrift, Magerschrift, Kursivschrift, Ausrichtung (Linksbündig, Mit­ tig, Rechtsbündig, Block). Darüber hinaus können die Gestal­ tungsrichtlinien vorschreiben, ob bestimmte Formdaten ge­ schützt sind und nur durch einen autorisierten Zugriff ver­ ändert werden können. In den Gestaltungsrichtlinien kann au­ ßerdem vorgeschrieben sein, ob für ein Ausgabedokument ein oder mehrere Durchschläge erzeugt werden müssen und ob diese Durchschläge unterschiedliche Formdaten besitzen können.

Die Summe der Gestaltungsrichtlinien spiegelt somit den Auf­ tritt des Unternehmens in der Öffentlichkeit bzw. im Ge­ schäftsleben wieder und bildet einen wichtigen Bestandteil der sogenannten "coporate identity".

Um ein solches Ausgabedokument zu erstellen, stehen einem Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Nach wie vor ist dabei die Erzeugung von Formularen und Vordruc­ ken in einer Druckerei stark verbreitet. Hierbei wird für jedes Ereignis ein geeignetes Formular in Papierform herge­ stellt, das mit dem jeweils zugehörigen, invarianten Formin­ halt bedruckt ist. Zum Erstellen des jeweiligen Ausgabedoku­ ments werden dann der variable Anteil des Forminhalts sowie der Nutzinhalt auf das Formular aufgedruckt, wozu dieses beispielsweise in eine Schreibmaschine oder in einen Compu­ terdrucker eingelegt werden muß. Bei dieser Vorgehensweise muß für sämtliche Ereignisse und für sämtliche Varianten der Ausgabedokumente ein separates Druckerzeugnis hergestellt werden. Diese Vorgehensweise ist recht umständlich und auf­ wendig. Wenn beispielsweise ein Wechsel im Vorstand des Un­ ternehmens stattfindet, müssen sämtliche Formulare und Vor­ drucke neu gedruckt werden, wobei ein Aufbrauch der alten, ungültigen Formulare und Vordrucke kritisch sein kann. Au­ ßerdem erfordert eine Änderung oder Korrektur in den Gestal­ tungsrichtlinien oder der relevanten Formdaten einen großen Zeitaufwand, bis sich diese Änderung im jeweiligen Formular niederschlägt.

Eine andere Möglichkeit bietet die Verwendung von Hardware­ modulen, in denen die invarianten Anteile des Forminhalts mittels einer druckerspezifischen Beschreibungssprache abge­ legt sind. Ein derartiges Hardwaremodul oder eine derartige Hardwarebox wird dann in den jeweiligen Drucker eingesteckt bzw. dem jeweiligen Drucker vorgeschaltet. Zur Erzeugung des Ausgabedokuments wird dann der Nutzinhalt und - soweit vor­ handen - der variable Teil des Forminhalts mit dem Formin­ halt des Hardwaremoduls verknüpft, wobei dies nach Art einer Overlaytechnik erfolgt. Auch hier muß für jedes Ereignis und für jede Variante des Ausgabedokuments ein entsprechender Vordruck im Hardwaremodul abgespeichert werden. Wenn eine Variante abgeändert werden soll, muß das Hardwaremodul von einem Speziallisten entsprechend umprogrammiert werden. Dar­ über hinaus muß jeder Drucker mit einem solchen Hardwaremo­ dul ausgestattet werden. Bei einem Unternehmen mit mehreren Druckern erfordert dies einen hohen Aufwand.

Desweiteren ist es möglich, Softwaremodule einzusetzen, die den Druckdatenstrom manipulieren. Diese Softwaremodule sind aus den vorbeschriebenen Hardwaremodulen hervorgegangen und führen die Overlaytechnik zwischen den invarianten Formdaten des Vordrucks und den Nutzdaten sowie gegebenenfalls vorhan­ dener invarianter Formdaten mittels einer geeigneten Soft­ ware durch. Hierbei sind jedoch nur Serverlösungen bekannt, bei denen ein Druckerserver einen Netzwerkdrucker steuert, wobei die Druckaufträge von einer Vielzahl von Arbeitssta­ tionen oder Clients des Netzwerkes ausgehen können. Auch bei dieser Lösung ist die Änderung eines Formulars nur durch ei­ nen Spezialisten möglich. Ein großer Nachteil einer Server­ lösung ist jedoch auch darin zu sehen, daß bei größer wer­ denden Netzen, d. h. bei zunehmender Client-Anzahl immer mehr Druckaufträge bearbeitet werden müssen. Inzwischen werden Netze mit mehr als 10.000 Clients installiert, so daß auch die schnellsten Druckerserver an ihre Leistungsgrenzen kom­ men.

Komfortablere Möglichkeiten zur Erstellung eines Ausgabedo­ kuments bieten moderne Anwendungen, wie zum Beispiel ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem Texte erstellt werden können, beispielsweise das Textverarbeitungsprogramm "WORD" der Firma Microsoft. Derartige Textverarbeitungsprogramme können über Mittel zur Erzeugung von Formularvorlagen verfü­ gen, in denen ein invarianter Forminhalt gespeichert ist. Der Anwender kann dann in Abhängigkeit des jeweiligen Ereig­ nisses den zugehörigen Nutzinhalt, zum Beispiel in Form von Textbausteinen oder durch manuelle Eingabe über eine Einga­ beeinheit, zum Beispiel Tastatur, einfügen. Ebenso kann der Anwender gegebenenfalls variable Teile des Forminhalts hin­ zufügen. Eine solche Lösung eignet sich für eine Netzwerkum­ gebung, da die einzelnen Ausgabedokumente mit einem am je­ weiligen Client installierten Textverarbeitungsprogramm er­ stellt werden können, wobei dann auch die Druckaufträge von den einzelnen Computerclients ausgehen. Wenn jedoch dann ei­ nes der Formulare geändert werden soll, muß diese Änderung bei jedem einzelnen Client durchgeführt werden. Darüber hin­ aus ist die Änderung von Formdaten, die in mehreren Formula­ ren enthalten sind, umständlich, da jedes Formular separat geändert werden muß.

Bei der auf einem Computersystem ablaufenden Anwendung kann es sich auch um ein Unternehmensverwaltungsprogramm handeln. Derartige Programme werden auch als "ERP-Applikation" be­ zeichnet (Enterprise Resorce Programm oder Enterprise Rele­ vant Programm). Derartige ERP-Applikationen, beispielsweise SAP-Anwendungen, verarbeiten unternehmensrelevante Daten und können daraus in Abhängigkeit von Ereignissen Nutzdaten er­ zeugen. Beispielsweise wird mit einer solchen Anwendung der Lagerbestand eines Materiallagers verwaltet, wobei die An­ wendung automatisch eine entsprechende Inventarisierung durchführen kann und gegebenenfalls Nachbestellungen ausge­ hender Artikel oder Waren selbsttätig veranlassen kann. Wenn beispielsweise ein Kundenauftrag abgewickelt wird, bildet dieser ein Ereignis, in dessen Abhängigkeit die Anwendung beispielsweise folgende Nutzdaten erzeugt bzw. aktualisiert: Lagerbestand, Stückpreis, Lieferzeit, Auftragsvolumen.

Die bekannten ERP-Applikationen erzeugen dabei in Abhängig­ keit der vorbestimmten Ereignisse eine bestimmte Anzahl von Nutzdaten, wobei oftmals bereits eine Formatierung dieser Nutzdaten vorgegeben ist, ohne daß eine Möglichkeit besteht, diese zu verändern. Diese Anwendungen eignen sich dann in besonderer Weise für eine Kombination mit den weiter oben beschriebenen, auf Papier gedruckten Formulare sowie für die Overlaytechnik der Hardwaremodule und Softwaremodule.

Bei moderneren ERP-Applikationen besteht außerdem die Mög­ lichkeit, die Nutzdaten im gewissen Umfang zu formatieren. Diese Möglichkeiten sind jedoch relativ begrenzt, so daß für die Ausgabedokument regelmäßig kein einheitlicher Gesamtein­ druck zwischen Nutzinhalt und Forminhalt erzeugt werden kann. Desweiteren ist für die Programmierung und für Ände­ rungen dieser Formatierungen ein Spezialist erforderlich. Außerdem laufen ERP-Anwendungen stets auf einem Server bzw. auf einem Großrechner oder Host. Auch wenn die einzelnen Er­ eignisse und somit der Auftrag zum Erstellen eines Ausgabe­ dokuments von einem Client des Netzes an den Großrechner weitergeleitet werden, so muß die eigentliche Erstellung des Ausgabedokuments am Großrechner ablaufen. Auch hier wird bei größeren Netzwerken rasch die Leistungsgrenze des Großrech­ ners erreicht. Hierbei ist außerdem zu berücksichtigen, daß im Großrechner bzw. im Server sowohl die eigentliche ERP- Applikation als auch die Erstellung der Ausgabedokumente ab­ läuft, so daß bei zunehmender Anzahl von Druckaufträgen die Applikation immer langsamer abläuft, wodurch auch deren Lei­ stungsfähigkeit reduziert wird.

Schließlich werden für derartige ERP-Applikationen spezielle Programme angeboten, die eine einheitliche Gestaltung von Ausgabedokumenten ermöglichen, so daß die vorstehend genann­ te Corporate Identity auch dann realisiert werden kann, wenn Nutzdaten aus einer ERP-Applikation in ein Ausgabedokument übernommen werden. Eine derartige Software verfügt zumindest über ein Inputmodul, das die Nutzdaten der Applikation über­ nimmt. Ein Formatiermodul ermöglicht eine Neuformatierung der Nutzdaten. Ein Designmodul ermöglicht die Formatierung der Formdaten. Desweiteren ist ein Mischmodul vorgesehen, das die formatierten Nutzdaten und die formatierten Formda­ ten zur Ausbildung des Ausgabedokuments zusammenfaßt. Schließlich sind Ausgabemodule, wie z. B. Treiber, vorgese­ hen, die die Ausgabe des Ausgabedokuments in einer vorbe­ stimmten Ausgabeart, insbesondere an einem Drucker, ermögli­ chen. Auch diese Softwarelösungen werden ausschließlich an einem zentralen Serverrechner installiert, so daß sich auch hier die vorgenannten Probleme ergeben, wenn die Anzahl der Druckaufträge bzw. die Anzahl der Clientrechner zunimmt. Desweiteren ist die Änderung der Formulare wieder nur durch Spezialisten möglich.

Trotz den unterschiedlichen Vorzügen der einzelnen Systeme zur Erstellung der Ausgabedokumente, besitzen die bekannten Lösungen stets den gemeinsamen Nachteil, daß eine Änderung bei wichtigen Formdaten, die in sehr vielen Ausgabedokumen­ ten und deren Varianten enthalten sind, jedes einzelne For­ mular geändert werden muß. Der dazu erforderliche Aufwand ist sehr hoch. Zur Illustration dieser Problematik soll fol­ gendes Beispiel dienen: Ein größeres Unternehmen besitzt ei­ nen Vorstand, der in einer Vielzahl von Geschäftspapieren unterschiedlicher Art aufgezählt werden soll. Wenn sich nun die Zusammensetzung des Vorstandes ändert, müssen sämtliche Formulare angepaßt werden.

Die vorliegende Erfindung beschäftigt sich mit den Problem, für das Erstellen von Ausgabedokumenten Möglichkeiten aufzu­ zeigen, die eine Verbindung eines ereignisabhängigen Nutzin­ halts mit einem vorbestimmten Forminhalt zur Erzeugung des jeweiligen Ausgabedokuments verbessern.

Dieses Problem wird erfindungsgemäß durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 gelöst. Hierbei wird bei einem Computersystem, in dem mindestens eine Anwendung abläuft, die in Abhängigkeit von Ereignissen Nutzdaten erzeugt, dem jeweiligen Ereignis ein Master-Layout zugeordnet, das Ge­ staltungsrichtlinien für das Ausgabedokument enthält, die festlegen, aus welchen Formdaten der Forminhalt und aus wel­ chen Nutzdaten der Nutzinhalt gebildet wird und wie die Nutzdaten und Formdaten im Ausgabedokument formatiert wer­ den. Danach werden die Gestaltungsrichtlinien dieses Master- Layouts abgearbeitet, wobei die erforderlichen Formdaten ei­ ner Datenbank entnommen und die erforderlichen Nutzdaten von der jeweiligen Anwendung übernommen werden, wobei für die Formatierung der Formdaten und der Nutzdaten geeignete Be­ standteile eines Standard-Programms mit Textverarbeitung verwendet werden. Anschließend werden die formatierten Formdaten und Nutzdaten für eine Ausgabeart aufbereitet, wo­ bei für diese Aufbereitung geeignete Bestandteile eines Standard-Betriebssystems verwendet werden.

Die in den einzelnen Verfahrensschritten beschriebenen Tä­ tigkeiten, wie das Zuordnen und Abarbeiten eines Master- Layouts sowie das Entnehmen, Übernehmen und Aufbereiten von Daten, werden innerhalb des Computersystems elektronisch durchgeführt. Insoweit ergibt sich ein automatischer, also selbsttätiger Ablauf der jeweiligen Verfahrensschritte.

Die Erfindung beruht auf dem allgemeinen Gedanken, die Nutz­ daten und die Formdaten unabhängig von einer Formatierung bereit zu stellen und die für das jeweilig Ausgabedokument vorgesehene Formatierung in einem zugehörigen Master-Layout mittels entsprechender Gestaltungsrichtlinien zu definieren. Durch Abarbeiten der im Master-Layout hinterlegten Gestal­ tungsrichtlinien werden dann die Nutzdaten und Formdaten entsprechend der gewünschten Formatierung zusammengeknüpft, um das jeweilige Ausgabedokument aufzubauen. Von besonderer Bedeutung ist hierbei das Merkmal, wonach diese Formatierung der Formdaten und Nutzdaten mit Bestandteilen eines Stan­ dard-Programms mit Textverarbeitung durchgeführt wird. Zum Abarbeiten der Gestaltungsrichtlinien wird somit auf bekann­ tes und bewährtes zurückgegriffen, wodurch der Verfahrensab­ lauf vereinfacht wird. Dabei wird eine Besonderheit darin gesehen, daß Nutzdaten, die von einer ERP-Applikation gene­ riert werden, mit Bestandteilen eines Standard-Programms mit Textverarbeitung verarbeitet werden.

Unter einem "Standard-Programm" wird ein Programm verstan­ den, das bei den typischen Anwendern relativ weit verbreitet ist. Unter einem "Programm mit Textverarbeitung" wird ein Programm verstanden, das eine Verarbeitung, z. B. Erstellen und Ändern, von Texten an einem Computer ermöglicht. Typi­ sche Programme mit Textverarbeitung sind daher Textverarbei­ tungsprogramme, wie z. B. "WORD". Andere Programm mit Text­ verarbeitung sind beispielsweise Tabellenkalkulationspro­ gramme, wie z. B. "EXCEL", Präsentationsprogramme, wie z. B. "POWERPOINT", Grafikprogramme, wie z. B. "DESIGNER", Kommuni­ kationsprogramme, wie z. B. "OUTLOOK", und dergleichen mehr.

Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Bestandteilen eines Standard-Programms mit Textverarbeitung wird darin ge­ sehen, daß die Formatierung der Ausgabedokumente stets an die neuesten Entwicklungen im Bereich dieser Standard- Programme mit Textverarbeitung angepaßt werden kann, ohne daß es dazu einer umständlichen Programmierung bedarf. Wenn beispielsweise das Standard-Programm mit Textverarbeitung in einer neuen Version über neuartige Schrifttypen verfügt, stehen diese automatisch auch für die Ausgestaltung des Aus­ gabedokuments zur Verfügung.

Eine weitere Besonderheit ist darin zu sehen, daß die Aufbe­ reitung der formatierten Formdaten und Nutzdaten mit ent­ sprechenden Bestandteilen eines Standard-Betriebssystems durchgeführt wird, so daß auch hier auf bewährte und zuver­ lässige Komponenten zurückgegriffen werden kann. Insoweit ergibt sich für das Verfahren eine zusätzliche Vereinfa­ chung. Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Bestand­ teilen eines Standard-Betriebssystems kann darin gesehen werden, daß die Hersteller und Anbieter von Peripheriegerä­ ten und Ausgabeeinheiten, wie z. B. Drucker, Faxgeräte und Bildschirme, stets daran interessiert sind, daß die Stan­ dard-Betriebssysteme an neue Geräte adaptiert sind. Dement­ sprechend werden Standart-Betriebssysteme unverzüglich mit zugehörigen (Software-)Modulen oder (Software-)Bestandteilen ausgestattet bzw. werden für die Installation derartiger neuer Geräte stets Softwarecodes mitgeliefert, mit denen Standard-Betriebssysteme an die neuen Geräte angepaßt werden können. Derartige Softwaremodule oder Bestandteile wirken dabei wie eine Softwareschnittstellen zwischen dem jeweili­ gen Peripheriegerät und dem Computersystem und werden in der Regel als "Treiber" bezeichnet.

Insgesamt ergibt sich somit eine Möglichkeit zur Erstellung eines Ausgabedokuments, die mit vergleichsweise kleinem Auf­ wand eine Adaption der Ausgabedokumente an neuere Entwick­ lungen im Bereich peripherer Geräte bzw. Ausgabeeinheiten ermöglicht und die bei Weiterentwicklungen der gängigen Pro­ grammen mit Textverarbeitung und Betriebssysteme eine einfa­ che und rasche Anpassung gewährleistet.

Bei einer besonders vorteilhaften Ausführungsform kann vor­ gesehen sein, daß zum Erstellen eines Master-Layouts oder zum Editieren des Master-Layouts ein autorisierter Anwender die Gestaltungsrichtlinien unter Verwendung von geeigneten Bestandteilen eines Standard-Programms mit Textverarbeitung verändern kann. Durch diese Maßnahme kann der Anwender somit die Ausgabedokumente hinsichtlich Forminhalt und Nutzinhalt formatieren. Durch die Verwendung von Bestandteilen eines Standard-Programms mit Textverarbeitung ergibt sich dabei der entscheidende Vorteil, daß der Anwender die Formatierung des Ausgabedokuments mit Mitteln durchführt, die ihm auf­ grund seiner Praxis mit dem Standard-Programm mit Textverar­ beitung geläufig sind, so daß hier auf eine breite Wissens­ basis des Anwenders zurückgegriffen werden kann. Dementspre­ chend kann grundsätzlich jeder Benutzer des Standard- Programms mit Textverarbeitung Änderungen der Gestaltungs­ richtlinien, insbesondere der Formatierungen der Ausgabedo­ kumente, durchführen, sofern er vom jeweiligen Unternehmen dazu berechtigt ist.

Entsprechend einer zweckmäßigen Ausführungsform kann als Ausgabeart für das Ausgabedokument die Form einer elektroni­ schen Datei vorgesehen sein. Dadurch können die Ausgabedoku­ mente beispielsweise als E-mail verschickt werden oder auf einer Webseite eines Netzwerks (Internet oder Intranet) pla­ ziert werden. Des weiteren wird dadurch die Weiterverarbei­ tung der Ausgabedokumente vereinfacht, beispielsweise zu de­ ren Archivierung in einem elektronischen Datenspeicher. Die Realisierung eines "papierlosen Büros" wird dadurch verein­ facht.

Eine besonders interessante Anwendung der Erfindung wird in dem Fall gesehen, daß die auf dem Computersystem ablaufende Anwendung ein Unternehmensverwaltungsprogramm (ERP) ist, das Nutzdaten in Abhängigkeit von vorbestimmten Ereignissen selbsttätig und standardisiert erzeugt. Wie eingangs ge­ schildert gibt es derzeit nur sehr aufwendige Lösungen, mit denen ein Forminhalt gemäß einer Corporate Identity mit ei­ nem Nutzinhalt einer solchen ERP-Applikation kombiniert wer­ den kann. Bei der Erfindung können die von der ERP- Applikation erzeugten Nutzdaten in derselben Weise forma­ tiert werden, wie auch die Formdaten zur Erzeugung des For­ minhalts. Insgesamt kann somit ein einheitlicher Gesamtein­ druck realisiert werden, der die gewünschte Corporate Identi­ ty des jeweiligen Unternehmens in dessen Geschäftskorrespon­ denz repräsentiert. Es ist klar, daß entsprechende Input- Module und/oder Schnittstellen vorgesehen sind, die die Nutzdaten der ERP-Applikation abgreifen und so bereitstel­ len, daß sie mit den herangezogenen Bestandteilen des Stan­ dard-Programms mit Textverarbeitung bearbeitbar sind.

Darüber hinaus zeigen sich die vorteilhaften Eigenschaften der Erfindung auch dann, wenn es sich bei der auf dem Compu­ tersystem ablaufenden Anwendung um ein Standard-Programm mit Textverarbeitung handelt, mit dem ein Anwender Nutzdaten in­ dividuell erzeugt. Als Nutzdaten kommen hierbei individuell gestaltete Texte, Textbausteine, Tabellen oder Graphiken in Betracht sowie beliebige andere Datenobjekte, die der Anwen­ der in das Ausgabedokument einbinden möchte. Ein Ereignis, das hierbei die Auswahl des Master-Layouts bestimmt, kann beispielsweise eine Pressemitteilung sein, die das Unterneh­ men an die Öffentlichkeit bringen möchte. Auch hierbei muß die Corporate Identity des Unternehmens eingehalten werden.

Entsprechend einer besonderen Ausführungsform können mehrere verschiedene Master-Layouts vorgesehen sein, die verschiede­ nen Ereignissen zugeordnet sind, wobei übereinstimmende Tei­ le des Forminhalts und/oder des Nutzinhalts der damit er­ stellten Ausgabedokumente durch die Verwendung derselben Formdaten und/oder Nutzdaten erzeugt werden. Bei dieser Aus­ führungsform zeigt sich die vorteilhafte Wirkung der Erfin­ dung besonders deutlich, da vergleichsweise viele Master- Layouts mit vergleichsweise wenig Formdaten und/oder Nutzda­ ten erzeugt werden können. Ein Zahlenbeispiel soll hier die Wirkung der Erfindung verdeutlichen: Ein Unternehmen besitzt zum Beispiel 100 verschiedene Formulare, in denen jeweils in einer Fußzeile der Vorstand des Unternehmens wiedergegeben ist. Wenn sich die Zusammensetzung des Vorstandes ändert, müssen bei einer herkömmlichen Vorgehensweise zur Erstellung der Ausgabedokumente sämtliche 100 Formschreiben verändert werden. Bei der Erfindung genügt eine einzige Änderung, näm­ lich die Änderung der dem Vorstand zugeordneten Formdaten. Automatisch wird dann in allen Ausgabedokumenten die neue Zusammensetzung des Vorstandes wiedergegeben.

Eine weitere Verbesserung wird dadurch erreicht, daß wenig­ stens ein Master-Layout Gestaltungsrichtlinien zur Erzeugung von Varianten des Ausgabedokuments enthält, wobei diese Va­ rianten in Abhängigkeit des Anwenders jeweils für dasselbe Ereignis erzeugt werden und wobei übereinstimmende Teile des Forminhalts und/oder des Nutzinhalts der damit erstellten Varianten durch die Verwendung derselben Formdaten und/oder Nutzdaten erzeugt werden. Eine Variante eines Ausgabedoku­ ments wird beispielsweise dadurch gebildet, daß das Ausgabe­ dokument inhaltsgleich in einer anderen Sprache wiedergege­ ben wird. Ebenso sind Varianten hinsichtlich des Unterneh­ menssitzes möglich. Des weiteren kann jedem Sachbearbeiter eine Variante zugeordnet werden. Auf diese Weise kann rela­ tiv einfach die Anzahl der vorhandenen Formschreiben multi­ pliziert werden.

Auch hierzu ein Zahlenbeispiel: Das Unternehmen besitzt 100 Formschreiben, jedes dieser Formschreiben besitzt 10 Varian­ ten, so daß insgesamt 1.000 verschiedene Formulare bereitge­ stellt werden müssen. Auch hierbei soll in jedem Formular der Vorstand des Unternehmens wiedergegeben werden. Eine Än­ derung der Vorstandsmitglieder hat somit bei einer herkömm­ lichen Vorgehensweise die Änderung von 1.000 Formschreiben zur Folge. Im Unterschied dazu muß bei der Erfindung wieder­ um nur ein einziges Datenobjekt, nämlich die dem Vorstand zugeordneten Nutzdaten, angepaßt werden. Die Vorteile der Erfindung liegen auf der Hand.

Das Computersystem, bei dem die Erfindung verwirklicht wer­ den soll, kann als Netzwerk ausgestaltet sein, das wenig­ stens einen Computerserver und wenigstens einen Computercli­ ent besitzt. Auf diesem Computerserver läuft dann ein Unter­ nehmensverwaltungsprogramm (ERP-Applikation) ab. Grundsätz­ lich kann das erfindungsgemäße Verfahren bei einem solchen Computersystem ebenfalls auf dem Computerserver ablaufen, wobei diese Variante jedoch nur für kleinere Anzahlen von Computerclients sinnvoll ist. Für größere Anzahlen von Com­ puterclients wird eine Ausführungsform bevorzugt, bei der zumindest das Aufbereiten der formatierten Formdaten und Nutzdaten für die Ausgabeart auf dem Computerclient erfolgt. Insoweit wird der Computerserver von dieser Arbeit entla­ stet. Die dadurch gewonnene Rechenleistung steht der ERP- Applikation zur Verfügung, die dadurch leistungsfähiger wird.

Eine weitere Verbesserung wird dadurch erreicht, daß das Ab­ arbeiten der Gestaltungsrichtlinien des Master-Layouts eben­ falls auf dem Computerclient abläuft. Auch diese Maßnahme entlastet den Computerserver und verbessert dadurch den Ab­ lauf der ERP-Anwendung.

Bei einer Weiterbildung können außerdem die Master-Layouts auf dem Computerclient bereitgestellt werden. Vorzugsweise kann auch die Datenbank mit den Formdaten auf dem Computer­ client bereitgestellt werden. Diese Maßnahmen verbessern ebenfalls die Leistungsfähigkeit des Computersystems, da er­ heblich weniger Daten ausgetauscht werden müssen. Auch hier­ durch wird die Leistungsfähigkeit des Computerservers und somit der ERP-Anwendung gesteigert.

Eine solche Ausführungsform, bei der die Master-Layouts und/oder die Formdaten am Computerclient bereitgestellt wer­ den, kann vorteilhaft dadurch weitergebildet werden, daß am Computerserver Updates zum Warten und Pflegen der Master- Layouts bzw. der Formdaten bereitgestellt werden, die bei einer Verbindung zwischen Computerclient und Computerserver die Master-Layouts bzw. Formdaten des Computerclients ent­ sprechend aktualisieren. Bei dieser Weiterbildung kulminie­ ren die Vorteile der vorstehend beschriebenen Ausführungs­ formen, da hierbei nur an einer einzigen Stelle Anpassungs­ maßnahmen an den Formdaten bzw. an einem Master-Layout vor­ genommen werden müssen, um bei sämtlichen angeschlossenen Computerclients diese Änderung wirksam zu machen.

Bei einer anderen Ausführungsform können das Standard- Programm mit Textverarbeitung und/oder das Standard- Betriebssystem, dessen Bestandteile zur Datenformatierung bzw. zur Datenaufbereitung herangezogen werden, auf dem Com­ puterclient installiert sein. Bei dieser Variante greift die Erfindung automatisch auf die aktuellste Version des Stan­ dard-Programms mit Textverarbeitung bzw. des Standard- Betriebssystems zu. Dementsprechend können Verbesserungen dieser Standardsoftware unmittelbar von der Erfindung ge­ nutzt werden.

Das der Erfindung zugrundeliegende Problem wird auch durch ein Computersystem gemäß Anspruch 17 gelöst. Vorteilhafte Aus- und Weiterbildungen dieses Computersystems sind in den Ansprüchen 18 bis 31 charakterisiert.

Das der Erfindung zugrundeliegende Problem wird gemäß An­ spruch 32 auch durch ein Computerprogramm bzw. Computerpro­ grammprodukt gelöst, dessen Programmcode-Mittel geeignet sind, alle Schritte des erfindungsgemäßen Verfahrens gemäß jedem beliebigen der Ansprüche 1 bis 16 durchzuführen, wenn das Programm bzw. Programmprodukt auf einem Computersystem ausgeführt wird.

Des weiteren wird das der Erfindung zugrundeliegende Problem gemäß Anspruch 33 durch ein Computerprogrammprodukt gelöst, dessen Programmcode-Mittel, auf einem computerlesbaren Da­ tenträger gespeichert sind, um das Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 16 durchzuführen, wenn das Programmprodukt auf einem Computersystem ausgeführt wird.

Weitere wichtige Merkmale und Vorteile der Erfindung ergeben sich aus den Unteransprüchen, aus den Zeichnungen und aus der zugehörigen Figurenbeschreibung anhand der Zeichnungen.

Es versteht sich, daß die vorstehend genannten und die nach­ stehend noch zu erläuternden Merkmale nicht nur in der je­ weils angegebenen Kombination, sondern auch in anderen Kom­ binationen oder in Alleinstellung verwendbar sind, ohne den Rahmen der vorliegenden Erfindung zu verlassen.

Ein bevorzugtes Ausführungsbeispiel der Erfindung ist in den Zeichnungen dargestellt und wird in der nachfolgenden Be­ schreibung näher erläutert.

Es zeigen, jeweils schematisch,

Fig. 1 eine schaltplanartige Prinzipskizze zur Erläute­ rung des Verfahrensablaufs beim Erstellen eines Ausgabedokuments gemäß der Erfindung und

Fig. 2 eine schaltplanartige Prinzipskizze eines erfin­ dungsgemäßen Computersystems.

Entsprechend Fig. 1 wird einer Anwendung 1, die beispiels­ weise ein Unternehmensverwaltungsprogramm (ERP-Applikation) sein kann, mittels eines entsprechenden Befehls signali­ siert, daß ein bestimmtes Ereignis vorliegt. Eine entspre­ chende Datenkopplung, über die das Vorliegen des Ereignisses der ERP-Applikation 1 mitgeteilt wird, ist hier durch einen Pfeil 2 symbolisiert. In Abhängigkeit dieses Ereignisses er­ zeugt die Anwendung 1 Nutzdaten 3, die aus einer Vielzahl von Nutzdatenobjekten 4 mit unterschiedlichem Inhalt aufge­ baut sein können. Die Nutzdaten 3 können beispielsweise in einem Speicher gespeichert sein.

In Abhängigkeit des Ereignisses wird ein diesem Ereignis zu­ geordnetes Master-Layout 5 ausgewählt, wobei die entspre­ chende Datenkopplung, über welche die Auswahl des geeigneten Master-Layouts 5 erfolgt, auch hier durch einen Pfeil mit der Bezeichnung 2 symbolisiert ist. Das Master-Layout 5 ent­ hält Gestaltungsrichtlinien 6, in deren Abhängigkeit ein Ausgabedokument 7 erstellt werden kann. Ein solches Ausgabe­ dokument 7 enthält einen variablen Nutzinhalt sowie einen feststehenden Forminhalt. Während der Nutzinhalt für jedes Ausgabedokument 7, das dem jeweiligen Ereignis zugeordnet ist, neu erstellt werden kann, bleibt der Forminhalt der diesem Ereignis zugeordneten Ausgabedokumente 7 im wesentli­ chen konstant. Abweichungen im Forminhalt werden im Grund­ satz nur durch Varianten des Ausgabedokuments 7 gebildet, die weiter unten noch kurz erläutert werden.

Das Ausgabedokument 7 bildet z. B. einen Bestandteil der Ge­ schäftskorrespondenz eines Unternehmens. Im vorliegenden Beispiel kann das Ausgabedokument 7 ein Angebot sein, das an einen potentiellen Kunden gerichtet werden soll. Das zugehö­ rige Ereignis entspricht dann dem Auftrag, ein Angebot zu erstellen.

Die Gestaltungsrichtlinien 6 legen fest, aus welchen Formda­ ten 8 der Forminhalt und aus welchen Nutzdaten 3 der Nutzin­ halt des dem jeweiligen Ereignis zugeordneten Ausgabedoku­ ments 7 gebildet werden soll und wie die Nutzdaten 3 und Formdaten 8 im Ausgabedokument 7 formatiert werden sollen. Die Formdaten 8 bestehen aus einer Vielzahl von Formdatenob­ jekten 9 und können beispielsweise in einer Datenbank ge­ speichert sein.

Zum Erstellen des dem Ereignis zugeordneten Ausgabedokuments 7 werden die Gestaltungsrichtlinien 6 des zugehörigen Ma­ ster-Layouts 5 abgearbeitet, wobei das Zusammenspiel zwi­ schen Master-Layout 5 und Anwendung 1 bzw. Nutzdaten 3 ei­ nerseits sowie zwischen Master-Layout 5 und Formdaten 8 an­ dererseits durch Doppelpfeile 10 und 11 symbolisiert ist.

Beispielsweise wird das Ausgabedokument 7 wie folgt aufge­ baut:
Formdatenobjekte 9, die einem Absender 12, einem Firmenlogo 13, Bankverbindungen 14, einer aktuellen Zusammenstellung des Firmenvorstands 15 sowie weiteren Geschäftsangaben 16 zugeordnet sind, werden aus den zur Verfügung stehenden Formdaten 8 ausgewählt und entsprechend den Gestaltungs­ richtlinien 6 formatiert, insbesondere innerhalb des Ausga­ bedokuments 7 plaziert. Des weiteren werden aus den Formda­ ten 8 die für das vorliegende Ereignis vorgesehenen Ereig­ nisdaten 17 ausgewählt, z. B. ein geeigneter Textbaustein.

In den Gestaltungsrichtlinien 6 ist außerdem festgelegt, wie viele Durchschläge vom Ausgabedokument 7 erstellt werden sollen, wobei die Durchschläge hier mit 7' und 7'' bezeich­ net sind.

Innerhalb des dem Ereignis zugeordneten Ausgabedokuments 7 sind einige der vorgenannten Formdaten regelmäßig invariant, das heißt für den Aufbau des Ausgabedokuments 7 werden stets dieselben Formdatenobjekte 9 ausgewählt. Im Unterschied dazu können andere Formdaten variabel sein, das heißt in Abhän­ gigkeit von Randbedingungen wird ausgewählt, welche Formda­ tenobjekte 9 in das Ausgabedokument 7 übernommen werden sol­ len. Beispielsweise können gewisse Formdatenobjekte 9 vom jeweiligen Anwender bzw. Bearbeiter abhängig sein. Zum Bei­ spiel kann dem Ausgabedokument 7 ein Bearbeiter 19, dessen Telefonnummer 20 sowie Faxnummer 21 zugeordnet werden. Ein Betreff 18 wird ebenfalls in Abhängigkeit des jeweiligen Er­ eignisses aus den Formdaten 8 ausgewählt. Außerdem können Formdatenobjekte 9 vorgesehen sein, die vom jeweiligen Kun­ den oder dergleichen abhängen. Beispielsweise wird eine ge­ eignete Anrede 22 ausgewählt.

Entsprechend den Gestaltungsrichtlinien 6 werden den Nutzda­ ten 3 beispielsweise der jeweilige Adressat 23, ein geeigne­ ter Ansprechpartner 24 sowie die speziell für das Ereignis, hier das Angebot, generierten Daten 25 entnommen, wie z. B. Artikelbezeichnung, Stückpreis, Anzahl, Gesamtpreis usw.

Nach der Formatierung der Nutzdaten 3 und Formdaten 8 er­ folgt deren Aufbereitung, um das jeweilige Ausgabedokument 7 für die dafür vorgesehene Ausgabeart zu konfigurieren. Bei­ spielsweise kann das Ausgabedokument 7 in Form einer elek­ tronischen Datei bereitgestellt werden, die dann beispiels­ weise per E-mail versandt wird. Ebenso ist eine Ausgabe an einen Drucker möglich. Die Durchschläge 7' und 7'' können dabei grundsätzlich jeweils eine andere Ausgabeart aufweisen als das Ausgabedokument 7, wodurch beispielsweise die Archi­ vierung der Ausgabedokumente 7 vereinfacht werden kann.

Die Gestaltungsrichtlinien 6 können außerdem Regeln für die Ausbildung von Varianten des Ausgabedokuments 7 enthalten. Die Auswahl der jeweiligen Variante erfolgt vorzugsweise über die Datenkopplung 2, über welche der jeweilige Bearbei­ ter entweder selbsttätig identifiziert wird oder manuell die geeignete Variante auswählt. Wenn beispielsweise dasselbe Angebot von einem anderen Unternehmenssitz des Unternehmens erstellt werden soll, können die Nutzdaten 23, 24, 25 gleich bleiben. Insbesondere kann sich jedoch der Absender 12 än­ dern, ebenso können der Bearbeiter 19 sowie dessen Telefon­ nummer 20 und Faxnummer 21 anders lauten. Dementsprechend werden dann andere Formdatenobjekte 9 aus den Formdaten 8 ausgewählt und in das Ausgabedokument 7 übernommen. Eine an­ dere Variante kann beispielsweise dadurch gebildet sein, daß das Ausgabedokument 7 in einer anderen Sprache angefertigt wird. Auch hier werden lediglich andere Formdatenobjekte 9 aus den Formdaten 8 entnommen.

Wenn ein anderes Ereignis, z. B. das Erstellen einer Rech­ nung, bearbeitet werden soll, wird dementsprechend ein ande­ res Master-Layout 5 zur Erzeugung des Ausgabedokuments 7 herangezogen. Gleichbleibende Daten, wie z. B. der Absender 12 oder der Vorstand 15 werden wieder durch dieselben Formdatenobjekte 9 der Formdaten 8 gebildet. Insgesamt wird durch die Verwendung derartiger Master-Layouts 5 mit darin abgelegten Gestaltungsrichtlinien 6 der zur Erzeugung ver­ schiedener Ausgabedokumente 7 erforderliche Speicherbedarf beträchtlich reduziert. Je mehr Formschreiben in einem Un­ ternehmen verwendet werden, desto größer ist der Vorteil der Erfindung.

Entsprechend Fig. 2 kann ein Computersystem 26, mit dessen Hilfe die obenstehenden Schritte zur Erzeugung eines Ausga­ bedokuments 7 durchgeführt werden sollen, ein Netz 27 auf­ weisen, das wenigstens einen Computerserver 28 und wenig­ stens einen Computerclient 29 besitzt. In Fig. 2 sind ledig­ lich vier derartige Computerclients 29 dargestellt. Große Netzwerke können mehr als zehntausend Computerclients 29 aufweisen. Die einzelnen Komponenten des Netzes 27 sind mit­ einander verbunden, beispielsweise über sternförmig angeord­ nete Leitungen. Ebenso ist eine Vernetzung über Internet oder Intranet möglich. Im Ausführungsbeispiel erfolgt die Vernetzung über einen Datenbus 30. An diesen Bus 30 können außerdem mehrere Peripheriegeräte angeschlossen sein, wie z. B. ein Drucker 31 und eine Kommunikationsschnittstelle 32, über die das Computersystem 26 beispielsweise mit einem In­ tranet oder mit dem Internet kommunizieren kann.

Im Computerserver 28 sind Ausführungsmittel 33 in Form einer geeigneten Hardware und Software enthalten, in denen die An­ wendung 1 ablaufen kann. Des weiteren enthält der Compu­ terserver 28 einen Speicher 34, in dem die von der Anwendung 1, z. B. ERP-Applikation, erzeugten Nutzdaten 3 gespeichert werden.

In dem hier dargestellten bevorzugten Ausführungsbeispiel enthält jeder für die Durchführung des vorstehenden Verfah­ rens vorgesehene Computerclient 29 einen Speicher 35, in dem einerseits eine Vielzahl von Master-Layouts 5 und anderer­ seits eine Datenbank 36 abgelegt sind, wobei die Datenbank 36 die Formdaten 8 enthält. Desweiteren enthält der Compu­ terclient 29 Zuordnungsmittel 37, z. B. in Form einer Soft­ ware, die dem jeweils zu bearbeitenden Ereignis das zugehö­ rige Master-Layout 5 zuordnen. Formatierungsmittel 38, bei­ spielsweise in Form einer Software oder in Form von Pro­ gramm-Codes, dienen im Computerclient 29 dazu, das dem je­ weiligen Ereignis zugeordnete Master-Layout 5 abzuarbeiten. Die Formatierungsmittel 28 entnehmen dabei die jeweils benö­ tigten Formdaten 8 bzw. Formdatenobjekte 9 der Datenbank 36 des Speichers 35 und die jeweils benötigten Nutzdaten 3 bzw. Nutzdatenobjekte 4 dem Speicher 34. Um die in den Gestal­ tungsrichtlinien 6 vorgeschriebenen Formatierungen besonders einfach durchführen zu können, arbeiten die Formatierungs­ mittel 38 mit für diesen Zweck geeigneten Bestandteilen ei­ nes Standard-Programms mit Textverarbeitung, wobei diese Be­ standteile, z. B. in Form geeigneter Programm-Codes, in den Formatierungsmitteln 38 enthalten und mit 39 bezeichnet sind. Als Standard-Programm wird vorzugsweise ein Standard- Textverarbeitungsprogramm verwendet. Ebenso kann ein Stan­ dard-Tabellenkalkulationsprogramm oder ein Standard- Graphikprogramm oder ähnliches verwendet werden.

Des weiteren enthält der Computerclient 29 Ausgabemittel 40, z. B. in Form von Programm-Codes, die es ermöglichen, die formatierten Nutzdaten 3 und Formdaten 8 für eine Ausgabeart aufzubereiten. Auch hier greifen die Ausgabemittel 40 zur Vereinfachung auf darin implementierte Bestandteile 41 eines Standard-Betriebssystems zurück. Beispielsweise wird als spezielle Ausgabeart die Ausgabe auf dem Drucker 31 ge­ wünscht oder vorgeschrieben, wobei dann die Bestandteile 41 des Standard-Betriebssystems einen entsprechenden Drucker­ treiber oder dergleichen aufweisen.

Bei der hier dargestellten Ausführungsform kann der Compu­ terclient 29 außerdem Editiermittel 42, z. B. in Form von Programm-Codemitteln, aufweisen, mit denen ein autorisierter Anwender eines der Master-Layouts 5 editieren kann und/oder ein neues Master-Layout 5 erstellen kann. Auch diese Edi­ tiermittel 42 arbeiten vorzugsweise mit geeigneten Bestand­ teilen 43 eines Standard-Textverarbeitungsprogramms oder ei­ nes anderen Standard-Programms mit Textverarbeitung, um das Editieren und/oder Erstellen der Master-Layouts 5 deutlich zu vereinfachen.

An den Computerclient 29 sind beispielsweise eine Tastatur 44 als Eingabemittel sowie ein Bildschirm 45 als weitere Ausgabeeinheit angeschlossen. Über die Tastatur 44 kann der jeweilige Anwender oder Bearbeiter das Vorliegen eines be­ stimmten Ereignisses in das Computersystem 26 eingeben. Au­ ßerdem kann der Bearbeiter mit der Tastatur 44 - sofern dies vorgesehen ist - eine für den jeweils vorliegenden Fall ge­ eignete Variante für das Ausgabedokument 7 auswählen.

Die wirtschaftliche Bedeutung der vorliegenden Erfindung kann an Hand des folgenden Zahlenbeispiels besonders ein­ drücklich geschildert werden:

Ein Unternehmen besitzt z. B. ein Computersystem 26 mit einem Netzwerk 27 aus einem Großrechner oder Host oder Compu­ terserver 28 und 1.000 Computerclients 29. Des weiteren kom­ men bei diesem Unternehmen beispielsweise 200 verschiedene Formschreiben zum Einsatz, die im Schnitt jeweils über fünf Varianten verfügen. Wenn sich nun die Zusammensetzung des Vorstandes des Unternehmens ändert, ist der zur Anpassung der Geschäftskorrespondenz erforderliche administrative Auf­ wand bei herkömmlichen Systemen enorm, da bei 1.000 Compu­ terclients 29 jeweils 1.000 Formularvarianten adaptiert wer­ den müssen. Im Unterschied dazu ist es bei der Erfindung le­ diglich erforderlich, daß ein dazu autorisierter Bearbeiter die neue Vorstandszusammenstellung in das Computersystem 26 eingibt, um diese am Computerserver 28 zentral zu speichern. Dies erfolgt im Speicher 34 des Computerservers 28 in Form von Updates 46. Mehr ist nicht erforderlich. Sobald ein neu­ es Ausgabedokument erzeugt werden soll, muß der Computercli­ ent 29, um an die erforderlichen Nutzdaten 3 heranzukommen, Kontakt mit dem Computerserver 28 aufnehmen. Dabei wird durch einen entsprechenden Programm-Code sichergestellt, daß die Updates 46 für die Formdaten 8 und für die Master- Layouts 5 beim jeweiligen Computerclient 29 eine entspre­ chende Anpassung und Aktualisierung der Formdaten 8 bzw. der Master-Layouts 5 bewirken. Somit ist gewährleistet, daß an jedem Computerclient 29 stets mit den aktuellen Formdaten 8 und mit den aktuellen Master-Layouts 5 die Ausgabedokumente 7 erzeugt werden. Der dazu erforderliche Aufwand ist mini­ mal.

Ein weiterer entscheidender Vorteil des erfindungsgemäß aus­ gestalteten Computersystems 26 wird darin gesehen, daß die Formatierungsmittel 38 und die Editiermittel 42 jeweils mit dafür geeigneten Bestandteilen 39 bzw. 43 eines Standard- Programms mit Textverarbeitung, vorzugsweise eines Standard- Textverarbeitungsprogramms arbeiten, wodurch die Handhabung der Master-Layouts 5 für deren Pflege und Wartung extrem vereinfacht ist, da der jeweilige Bearbeiter auf seinen Er­ fahrungsschatz mit dem Standard-Programm, z. B. Standard- Textverarbeitungsprogramm zurückgreifen kann.

Die Verwendung von Bestandteilen 39, 43 eines Standard- Programms mit Textverarbeitung sowie von Bestandteilen 41 eines Standard-Betriebssystems ermöglicht außerdem eine pro­ blemlose Anpassung der Master-Layouts 5 an Verbesserungen des jeweiligen Standard-Programms mit Textverarbeitung sowie des Standard-Betriebssystems. Beispielsweise können die Schnittstellen oder Treiber für neue Peripheriegeräte, die von den Herstellern für das Standard-Betriebssystem bereit gestellt werden, unmittelbar auch von den Ausgabemitteln 42 verwendet werden.

Claims (33)

1. Verfahren zum Erstellen eines Ausgabedokuments (7) in einem Computersystem (26), in dem mindestens eine Anµaendung (1) abläuft, die in Abhängigkeit von Ereignissen Nutzdaten (3) erzeugt, wobei das Ausgabedokument (7) einen aus den Nutzdaten (3) gebildeten Nutzinhalt und einen vorbestimmten Forminhalt wiedergibt, mit folgenden Schritten:

• a) dem Ereignis wird ein Master-Layout (5) zugeordnet, das Gestaltungsrichtlinien (6) für das Ausgabedokument (7) enthält, die festlegen, aus welchen Formdaten (8) der Forminhalt und aus welchen Nutzdaten (3) der Nutzinhalt gebildet wird und wie die Nutzdaten (3) und Formdaten (8) im Ausgabedokument (7) formatiert werden,
• b) die Gestaltungsrichtlinien (6) des Master-Layouts (5) werden abgearbeitet, wobei die erforderlichen Formdaten (8) einer Datenbank (36) entnommen und die erforderlichen Nutzdaten (3) von der jeweiligen Anwendung (1) übernommen werden, wobei für die Formatierung der Formdaten (8) und der Nutzdaten (3) Bestandteile (39) eines Standard- Programms mit Textverarbeitung verwendet werden,
• c) die formatierten Formdaten (8) und Nutzdaten (3) werden für eine Ausgabeart aufbereitet, wobei für die Aufberei­ tung der formatierten Formdaten (8) und Nutzdaten (3) Be­ standteile (41) eines Standard-Betriebssystems verwendet werden.

2. Verfahren nach Anspruch 1, bei dem zum Erstellen eines Master-Layouts (5) oder zum Editieren des Master-Layouts (5) ein autorisierter Anwender die Gestaltungsrichtlinien (6) unter Verwendung von Bestandteilen (43) eines Standard- Programms mit Textverarbeitung verändert.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, bei dem zum Erstellen der Formdaten (8) oder zum Editieren der Formdaten (8) ein autorisierter Anwender entsprechende Zugriffsrechte auf die Datenbank (36) besitzt.

4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, bei dem für die Aufbereitung der formatierten Formdaten (8) und Nutzda­ ten (3) Treiber des Standard-Betriebssystems verwendet wer­ den.

5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, bei dem als Ausgabeart für das Ausgabedokument (7) die Form einer elek­ tronischen Datei vorgesehen ist.

6. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, bei dem die Anwendung (1) ein Unternehmensverwaltungsprogramm (ERP) ist, das Nutzdaten (3) in Abhängigkeit von vorbestimmten Ereig­ nissen selbständig und standardisiert erzeugt.

7. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, bei dem die Anwendung (1) ein Standard-Programm mit Textverarbeitung ist, mit dem ein Anwender Nutzdaten (3) individuell erzeugt.

8. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 7, bei dem mehrere verschiedene Master-Layouts (5) vorgesehen sind, die verschiedenen Ereignissen zugeordnet sind, wobei überein­ stimmende Teile des Forminhalts und/oder des Nutzinhalts der damit erstellten Ausgabedokumente (7) durch die Verwendung derselben Formdaten (8) und/oder Nutzdaten (3) erzeugt wer­ den.

9. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 8, bei dem we­ nigstens ein Master-Layout (5) Gestaltungsrichtlinien (6) zur Erzeugung von Varianten des Ausgabedokuments (7) ent­ hält, wobei diese Varianten in Abhängigkeit von Randbedin­ gungen jeweils für dasselbe Ereignis erzeugt werden, wobei übereinstimmende Teile des Forminhalts und/oder des Nutzin­ halts der damit erstellten Varianten durch die Verwendung derselben Formdaten (8) und/oder Nutzdaten (3) erzeugt wer­ den.

10. Verfahren zumindest nach Anspruch 6, bei dem das Com­ putersystem (26) ein Netz (27) mit mindestens einem Compu­ terserver (28) und mit mindestens einem Computerclient (29) aufweist, wobei das Unternehmensverwaltungsprogramm (1) auf dem Computerserver (28) abläuft und wobei das Aufbereiten der formatierten Formdaten (8) und Nutzdaten (3) für die Ausgabeart auf dem Computerclient (29) erfolgt.

11. Verfahren nach Anspruch 10, bei dem das Abarbeiten der Gestaltungsrichtlinien (6) des Master-Layouts (5) auf dem Computerclient (29) abläuft.

12. Verfahren nach Anspruch 10 oder 11, bei dem die Ma­ ster-Layouts (5) auf dem Computerclient (29) bereitgestellt sind.

13. Verfahren nach einem der Ansprüche 10 bis 12, bei dem die Datenbank (36) mit den Formdaten (8) auf dem Computer­ client (29) bereitgestellt ist.

14. Verfahren nach Anspruch 12 oder 13, bei dem zum Warten und Pflegen der Master-Layouts (5) und/oder deren Formdaten (8) am Computerserver (28) Updates (46) bereitgestellt wer­ den, die bei einer Verbindung zwischen Computerclient (29) und Computerserver (28) die Master-Layouts (5) und/oder Formdaten (8) des Computerclients (29) entsprechend aktuali­ sieren.

15. Verfahren nach einem der Ansprüche 10 bis 14, bei dem das Standard-Programm mit Textverarbeitung, dessen Bestand­ teile (39, 43) für die Formatierung der Nutzdaten (3) und der Formdaten (8) verwendet werden, auf dem Computerclient (29) installiert ist.

16. Verfahren nach einem der Ansprüche 10 bis 15, bei dem das Standard-Betriebssystem, dessen Bestandteile (41) für die Aufbereitung der formatierten Nutzdaten (3) und Formda­ ten (8) verwendet werden, auf dem Computerclient (29) in­ stalliert ist.

17. Computersystem
mit Speichermitteln (35), in denen Master-Layouts (5) und Formdaten (8) bereitgestellt sind,
7 wobei jedes Master-Layout (5) Gestaltungsrichtlinien (6) für wenigstens ein zugehöriges Ausgabedokument (7) ent­ hält,
wobei jedes Ausgabedokument (7) einen aus Nutzdaten (3) gebildeten Nutzinhalt und einen aus Formdaten (8) gebil­ deten Forminhalt wiedergibt,
wobei die Gestaltungsrichtlinien (6) festlegen, aus wel­ chen Formdaten(8) der Forminhalt und aus welchen Nutzda­ ten (3) der Nutzinhalt gebildet wird und wie die Nutzda­ ten (3) und Formdaten (8) im Ausgabedokument (7) forma­ tiert werden,
wobei übereinstimmende Teile des Forminhalts und/oder des Nutzinhalts der damit erstellten Ausgabedokumente (7) durch die Verwendung derselben Formdaten (8) und/oder Nutzdaten (3) erzeugt werden,
mit Ausführungsmitteln (33), in denen mindestens eine An­ wendung (1) läuft, die in Abhängigkeit von Ereignissen Nutzdaten (3) erzeugt,
mit Eingabemitteln (44), mit denen der Anwendung (1) das Vorliegen eines Ereignisses signalisierbar ist, in dessen Abhängigkeit die Anwendung (1) die Nutzdaten (3) erzeugt und in einem Speicher (34) speichert,
mit Zuordnungsmitteln (37), die dem jeweiligen Ereignis das zugehörige Master-Layout (5) zuordnen,
mit Formatierungsmitteln (38), die die Gestaltungsrichtli­ nien (6) des dem Ereignis zugeordneten Master-Layouts (5) abarbeiten und dabei die Formdaten (8) den Speichermitteln (35) und die Nutzdaten (3) dem Speicher (34) entnehmen,
wobei die Formatierungsmittel (38) mit Bestandteilen (39) eines Standard-Programms mit Textverarbeitung arbeiten, mit Ausgabemitteln (40), die die formatierten Nutzdaten (3) und Formdaten (8) für eine Ausgabeart aufbereiten, wo­ bei die Ausgabemittel (40) mit Bestandteilen (41) eines Standard-Betriebssystems arbeiten.

18. Computersystem nach Anspruch 17, dadurch gekennzeichnet, daß Editiermittel (42) vorgesehen sind, mit denen ein auto­ risierter Anwender ein Master-Layout (5) editieren und/oder erstellen kann, wobei die Editiermittel (42) mit Bestandtei­ len (43) des Standard-Programms mit Textverarbeitung arbei­ ten.

19. Computersystem nach Anspruch 17 oder 18, dadurch gekennzeichnet, daß die Anwendung (1) ein Unternehmensverwaltungsprogramm (ERP) ist, das die Nutzdaten (3) in Abhängigkeit von vorbe­ stimmten Ereignissen selbständig und standardisiert erzeugt.

20. Computersystem nach einem der Ansprüche 17 bis 19, dadurch gekennzeichnet, daß jedes Master-Layout (5) Gestaltungsrichtlinien (6) zur Erzeugung von Varianten des Ausgabedokuments (7) enthält, wobei diese Varianten in Abhängigkeit von Randbedingungen jeweils für dasselbe Ereignis erzeugt werden, wobei überein­ stimmende Teile des Forminhalts und/oder des Nutzinhalts der damit erstellten Varianten durch die Verwendung derselben Formdaten (8) und/oder Nutzdaten (3) erzeugt werden.

21. Computersystem nach Anspruch 20, dadurch gekennzeichnet, daß das Master-Layout (5) in Abhängigkeit von Randbedingun­ gen selbständig die zugehörige Variante des Ausgabedokuments (7) auswählt.

22. Computersystem nach Anspruch 20 oder 21, dadurch gekennzeichnet, daß der Anwender mit den Eingabemitteln (44) eine geeignete Variante des Ausgabedokuments (7) auswählen kann.

23. Computersystem nach einem der Ansprüche 17 bis 22, dadurch gekennzeichnet, daß die Ausgabeart in den Gestaltungsrichtlinien (6) des Ma­ ster-Layouts (5) festgelegt ist und/oder vom Anwender über die Eingabemittel (44) auswählbar ist.

24. Computersystem zumindest nach Anspruch 19, dadurch gekennzeichnet, daß ein Netz (27) mit mindestens einem Computerserver (28) und mit mindestens einem Computerclient (29) vorgesehen ist, wobei das Unternehmensverwaltungsprogramm (1) auf dem Compu­ terserver (28) abläuft.

25. Computersystem nach Anspruch 24, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufbereiten der formatierten Formdaten (8) und Nutz­ daten (3) für die Ausgabeart auf dem Computerclient (29) er­ folgt.

26. Computersystem nach Anspruch 24 oder 25, dadurch gekennzeichnet, daß die Formatierungsmittel (38) auf dem Computerclient (29) ablaufen.

27. Computersystem nach einem der Ansprüche 24 bis 26, dadurch gekennzeichnet, daß die Master-Layouts (5) auf dem Computerclient (29) be­ reitgestellt sind.

28. Computersystem nach einem der Ansprüche 24 bis 27, dadurch gekennzeichnet, daß die Formdaten (8) auf dem Computerclient (29) bereitge­ stellt sind.

29. Computersystem nach einem der Ansprüche 24 bis 28, dadurch gekennzeichnet, daß die Editiermittel (42) auf dem Computerclient (29) ab­ laufen.

30. Computersystem nach einem der Ansprüche 24 bis 29, dadurch gekennzeichnet, daß das Standard-Programm mit Textverarbeitung, dessen Be­ standteile (39, 43) von den Formatierungsmitteln (38) und/oder von den Editiermitteln (42) verwendet werden, auf dem Computerclient (29) installiert ist.

31. Computersystem nach einem der Ansprüche 24 bis 30, dadurch gekennzeichnet, daß das Standard-Betriebssystem, dessen Bestandteile (41) von den Ausgabemitteln (40) verwendet werden, auf dem Compu­ terclient (29) installiert ist.

32. Computerprogramm mit Programmcode-Mitteln, um alle Schritte von einem der Ansprüche 1 bis 16 durchzuführen, wenn das Programm auf einem Computersystem (26) ausgeführt wird.

33. Computerprogrammprodukt mit Programmcode-Mitteln, die auf einem computerlesbaren Datenträger gespeichert sind, um das Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 16 durchzufüh­ ren, wenn das Programmprodukt auf einem Computersystem (26) ausgeführt wird.