DE10015532A1

DE10015532A1 - Informationsapplikation

Info

Publication number: DE10015532A1
Application number: DE10015532A
Authority: DE
Inventors: Steffen Zojer
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1999-03-31
Filing date: 2000-03-30
Publication date: 2000-11-23

Abstract

Es wird ein Verfahren zur Eingabe von Daten in ein Formular mit Hilfe eines Computers vorgeschlagen, wobei auf dem Bildschirm des Computers das Formular angezeigt wird. Dabei wird der Benutzer zu den von ihm auszufüllenden Feldern geführt und es werden zu den auszufüllenden Feldern gehörende Hinweise und Beispiele sowie Gesetze und/oder Vorschriften angezeigt. Das ausgefüllte Formular wird über eine Ausgabevorrichtung des Computers ausgegeben oder die eingegebenen Daten werden an ein Programm oder eine Datenbank weitergeleitet.

Description

Stand der Technik

Die Erfindung geht aus von einem Verfahren nach dem Oberbegriff des Anspruchs 1.

Derartige Verfahren sind beispielsweise zum Ausfüllen von Überweisungsaufträgen bei Banken bekannt. Als nachteilig erweist sich bei diesen bekannten Verfahren, daß der Benutzer keine Hilfestellung beim Ausfüllen des Formulars erhält. Die in Papierform vorliegenden Formulare werden lediglich auf dem Bildschirm einer Eingabevorrichtung dargestellt. Das Ausfüllen wird dadurch jedoch nicht erleichtert. Sofern der Benutzer nicht weiß, welche Felder er ausfüllen muß, welche Angaben er einfügen muß und welche Anlagen zu dem Formular benötigt werden, erhält er hierzu bei dem auf dem Bildschirm angezeigten Formular keine Hinweise oder Hilfen, die nicht auch bereits in Papierform vorliegen. Derartige Merkblätter gehen jedoch nicht konkret auf die Fragen und Probleme des Benutzers ein, sondern geben allgemeine Hinweise zu dem jeweiligen Formular.

Zusätzlich kann das Ausfüllen eines Formulars dadurch erschwert werden, daß mehrere an verschiedenen Stellen tätige Personen ein Formular ausfüllen müssen. Dies gilt zum Bespiel für Formulare zur Abrechnung der Reisekosten bei Angestellten einer Firma. Es besteht oft Unklarheit darüber, welche Felder von wem ausgefüllt werden müssen und an wen das vollständig oder teilweise ausgefüllte Formular weitergeleitet werden kann. Außerdem sind die Zugriffsmöglichkeiten auf die teilweise ausgefüllten Formulare häufig so streng geregelt, daß der Einzelne nicht mehr entscheiden kann, an wen er das von ihm ausgefüllte Formular weiterleiten kann. In manchen Fällen sind die Zugriffsrechte unzureichend geregelt, so daß auch unbeteiligte Dritte Einsicht in die Daten nehmen können. Die Regelung der Zugriffsmöglichkeiten wird häufig dadurch erschwert, daß unter den Personen, die die Formulare auszufüllen haben, eine starke Fluktuation besteht.

Umfangreiche Formulare kann der Benutzer häufig ohne Hilfestellung nicht ausfüllen. Darüber hinaus werden derartige komplizierte Formulare durch die Benutzer häufig unvollständig oder fehlerhaft ausgefüllt. Für den Benutzer ist das Ausfüllen stets mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.

Die Erfindung und ihre Vorteile

Demgegenüber hat das erfindungsgemäße Verfahren mit den kennzeichnenden Merkmalen des Anspruchs 1 den Vorteil, daß der Benutzer zu den von ihm auszufüllenden Feldern geführt wird. Felder, die der Benutzer nicht ausfüllen muß, werden nicht angezeigt. Hierdurch können Fehler und Irritationen beim Ausfüllen des Formulars verhindert werden. Auf dem Bildschirm wird nicht lediglich das auszufüllende Formular wiedergegeben, sondern dem Benutzer werden zu den von ihm benötigten Angaben Fragen gestellt. Dadurch ergibt sich für den Benutzer eindeutig, welche Angaben er machen muß. Darüberhinaus werden zu den auszufüllenden Feldern Hinweise und Beispiele sowie Gesetze oder Vorschriften angezeigt. Der Benutzer erhält dadurch eine Hilfestellung hinsichtlich der von ihm erwarteten, in die Felder einzufügenden Angaben. Merkblätter oder Hinweise in Papierform entfallen damit. Der Benutzer erhält eine Antwort auf seine konkrete Frage und muß sich nicht die Antwort aus einem Text heraussuchen, in dem zu verschiedenen Punkten des Formulars Anmerkungen gegeben sind. Außerdem kann er sich über die Folgen der von ihm gemachten Angaben informieren. Sofern Unsicherheiten bestehen, kann der Benutzer das teilweise oder vollständig ausgefüllte Formular an einen Dritten weiterleiten, der es überarbeitet oder korrigiert. Auf diese Weise kann der Benutzer den Rat anderer einholen.

Soll das Formular von mehreren Personen ausgefüllt werden, so kann das Formular über ein Datennetz, an welches die Computer der Personen angeschlossen sind, ausgetauscht werden. Jede der Personen kann ihre Angaben in das Formular einfügen und das soweit ausgefüllte Formular an die nächste Person weiterleiten. Die Reihenfolge, in der die Angaben in das Formular eingefügt werden und in der das Formular weitergeicht wird, ist dabei von den beteiligten Personen frei wählbar. Ein Ablaufplan ist überflüssig. Dadurch wird das Ausfüllen des Formulars zusätzlich erleichtert. Die Zugriffsrechte müssen in diesem Fall nicht ausführlich geregelt werden. Zugriff hat jeweils gerade diejenige Person, die das Formular ausfüllt. Schickt sie das Formular einer zweiten Person, so hat nur noch die zweite Person Zugriff, die erste nicht mehr. Damit ist einerseits gewährleitet, daß die angegebenen Daten nicht von Unberechtigten eingesehen werden können, andererseits können die Beteiligten selbst darüber entscheiden, an wen und zu welchem Zeitpunkt das Formular weitergeleitet wird.

Werden zu den Angaben im Formular spezielle Anlagen, wie beispielsweise Erklärungen oder Bestätigungen benötigt, die nicht als Kopie eines bereits zur Verfügung stehenden Orginals vorgelegt werden können, so wird durch das Verfahren automatisch eine solche Ablage erstellt, welche nur noch vom Benutzer unterzeichnet oder signiert werden muß. Darüber hinaus erhält der Benutzer eine Auflistung der mit dem Formular vorzulegen Belege, Dokumente oder Erklärungen.

Der Benutzer kann zwischen zwei Ansichten der Darstellung des Formulars oder Teilen des Formulars auf dem Bildschirm des Computers wählen. In der einen Darstellung erfolgt die Eingabe der Daten. Die Felder müssen dabei optisch nicht mit den Feldern des Formulars in Papierform übereinstimmen. Es können auch Fragen gestellt werden, auf die der Benutzer eine Antwort eingibt. Durch das Verfahren wird die Antwort den zugehörigen Feldern des Formulars zugeordnet. Die andere Darstellung auf dem Bildschirm entspricht dem Druckbild des Fomulars und eventuell zugehöriger Anlagen. Der Benutzer kann dieser Darstellung entnehmen, wie die auf Papier ausgedruckten Formulare oder Anlagen aussehen würden.

Der Benutzer kann selbst entscheiden, welche Felder er ausfüllt und welche er zunächst noch offen läßt. Bestehen Unklarheiten, kann er sich den Rat anderer einholen. Auf diese Weise können durch das Verfahren auch komplexe Spezialfälle behandelt werden, ohne daß hierzu der Ablauf im einzelnen vorher festgelegt werden muß. Erst wenn das Fromular an den vorgesehenen endgültigen Empfänger geschickt werden soll, müssen die Felder vollständig ausgefüllt sein. Ist dies nicht der Fall oder befinden sich Fehler unter den Angaben, so ergeht ein Hinweis an den Benutzer, den Mangel zu beseitigen. Der Benutzer erhält stets Rückmeldung darüber, welche Teile des Formulars unvollständig oder mangelhaft ausgefüllt sind.

Ist das Formular vollständig ausgefüllt, so wird es über eine Ausgabevorrichtung des Computers ausgegeben oder an ein anderes Programm oder eine andere Datenbank weitergeleitet. Zu den Ausgabevorrichtungen gehören beispielsweise Drucker, Speichervorrichtungen für externe Datenspeicher oder ein Datennetz. Soll eine Auswertung oder Bewertung der Daten des Formulars mithilfe eines Computers durchgeführt werden, so werden die Daten an ein elektronisches Nachverfahren weitergeleitet, welches die weitere Bearbeitung der Daten vornimmt.

Die von dem Benutzer in die angezeigten Felder eingegebenen Daten werden in einer Datenbank abgelegt, so daß sie beim Ausfüllen weiterer Formulare herangezogen werden können. Der Benutzer kann die Daten bei Bedarf abrufen.

Die zusätzlichen Informationen sind in einer Schichtstruktur abgelegt. Die einzelnen Elemente dieser Struktur sind über Verweise, sogenannte Links oder Hyperlinks, verknüpft. Sie werden gegliedert, hypermedial verknüpft und in Dateiformate gebracht, welche Web-Browsern zugänglich sind. Zusammen mit Programmen, welche für die Benutzerführung, die Datenbank anbindung und weitere Aufgaben zuständig sind, bilden die Dateien eine Informationsapplikation. Vorzugsweise wird der Benutzer von allgemeingültigen zu speziellen Informationen geführt. Dabei kann er jederzeit entscheiden, ob er zusätzliche Informationen benötigt. Vorzugsweise ist die Schichtstruktur in vier Schichten gegliedert: eine Ebene der grafischen Darstellung der Verwaltungsabläufe, eine Ebene der Formulare, eine Ebene der Hinweise mit Erläuterungen, Tips und Kommentaren und eine Ebene der ausführlichen Informationen.

Längere Texte, wie beispielsweise Gesetzestexte, liegen als Datei eines Textverarbeitungsprogramms vor. Jeder Abschnitt trägt eine Überschrift. Ändert sich der Gesetzestext, so muß die Datei ebenfalls geändert werden. Hierzu wird die Datei so formatiert, daß sie durch den Browser gelesen werden kann. Dabei kann der Text entsprechend den Überschriften in mehrere Hypertextseiten gegliedert werden, wodurch sich die Lesbarkeit und die Ladezeit der Datei verbessern. Anschließend werden alle Texte, Formulare und Diagramme auf die mit dem Verfahren zugegriffen wird, nach Stichworten zu den Überschriften des geänderten Textes durchsucht und an diese Stichworte werden Verweise zu den Überschriften angehängt.

Der Benutzer erhält regelmäßig Informationen darüber, welche Abschnitte des Formulars bereits vollständig und richtig ausgefüllt sind, wo noch Angaben fehlen und ob bereits Daten existieren, die aus anderen Formularen übernommen werden können. Die jeweiligen Felder können beispielsweise auf dem Bildschirm farbig markiert sein.

Mit diesem Verfahren können beliebige Formulare ausgefüllt werden. Diese können beispielsweise Verwaltungs-, Bestell- oder Anmeldevorgänge im öffentlichen oder privaten Bereich betreffen. Die über ein Datennetz abrufbaren Formulare können durch die Benutzer aktualisiert und angepaßt werden. Um unerwünschte Manipulationen zu vermeinden, kann eine Änderung eines Formulars nur erfolgen, wenn der Benutzer sich durch eine Kennung ausgewiesen hat. Hierzu zählen beispielsweise Chipkarten, Passwörter, PINs oder biometrsiche Erkennungsmerkmale. Auf diese Weise befinden sich die Formulare stets auf dem neuesten Stand.

Durch das Verfahren wird das Ausfüllen des Formulars erleichtert und die Gefahr eines unvollständig oder falsch ausgefüllten Formulars reduziert. Das Verfahren erleichtert nicht nur das Ausfüllen von Formularen für Unerfahrene, sondern es gibt denjenigen, die das Verfahren häufig anwenden, die Möglichkeit, sich regelmäßig über Änderungen und Neuerungen zu informieren. Die angezeigten Hinweise, Beispiele, Gesetze oder Vorschriften können in regelmäßigen Abständen an Neuerungen oder Ergänzungen angepaßt werden.

Nach einer vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung wird ein Schema des zu dem Formular gehörenden Ablaufs angezeigt. Der Benutzer kann daraus ersehen, welches Formular er benötigt und welche Anlagen zusammen mit dem Formular eingereicht werden müssen. Außerdem kann er dadurch die Bedeutung und das Ziel des Formulars besser einschätzen. Dies erleichert das Verständnis und damit das Ausfüllen des Formulars.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden die Hinweise und/oder Beispiele, die Gesetze und/oder Vorschriften nur auf Anfrage des Benutzers angezeigt. Sofern der Benutzer bereits eine gewisse Erfahrung und Übung beim Ausfüllen eines bestimmten Formulars entwickelt hat, benötigt er die zusätzlichen Angaben nicht bei jedem Ausfüllen. Sie würden ihn dabei nur stören. Dagegen sind unerfahrene Benutzer auf die zusätzlichen Angaben häufig angewiesen. Dank der Möglichkeit, die Angaben nur auf Anfrage des Benutzers anzuzeigen, kann sowohl für erfahrene als auch für unerfahrene Benutzer dasselbe Verfahren angewendet werden. Der Benutzer hat in jedem Fal einen schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Zusatzinformationen.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden die auszufüllenden Felder nach bestimmten Themen gebieten in Abschnitte zusammengefaßt und angezeigt. Dies erleichtert das Ausfüllen für den Benutzer, da er die zu einem bestimmten Themengebiet gehörenden Felder unmittelbar aufeinanderfolgend ausfüllen kann. Außerdem wird das Formular hinsichtlich der von ihm erwarteten Angaben übersichtlicher und transparenter. Werden Daten aus einem bereits ausgefüllten Formular übernommen, so kann der zugehörige Abschnitt unter Umständen vollständig übernommen werden und muß nicht erneut ausgefüllt werden.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung wird das Formular mit einem Drucker ausgedruckt. Angaben des Benutzers, die aus Platzgründen nicht in das Formular selbst eingefügt werden können, werden dabei auf einer oder mehreren separaten Anlagen ausgedruckt. Damit liegt das ausgefüllte Formular in Papierform vor und kann an die zuständige Stelle beispielsweise per Post weitergeleitet werden. Die weitere Bearbeitung des Formulars kann auf konventionelle Weise von Hand erfolgen.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung wird das Formular zusammen mit eventuellen Anlagen über ein elektronisches Datennetz verschickt. Der das ausgefüllte Formular entgegennehmende zweite Benutzer kann mit Hilfe eines seines an das Datennetz angeschlossenen Computers das Formular weiter bearbeiten und die Angaben des ersten Benutzers in bereits bestehende Datenbanken übernehmen. Das Auswerten und Weiterverarbeiten des Formulars wird auf diese Weise vereinfacht. Um den Übergang von Papierformularen zu papierlosen Formularen zu erleichtern, können die Formulare sowohl über einen Drucker ausgedruckt als auch über ein elektronisches Datennetz verschickt werden. Der Übergang kann hierbei sukzessive erfolgen.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden dem Benutzer, bevor dieser mit dem Ausfüllen der Felder beginnt, einige ausgewählte häufig auftretende Eingaben vorgeschlagen. Durch Auswahl einer oder mehrerer dieser Eingaben werden Teile des Formulars automatisch ausgefüllt. Desweiteren werden Daten bereits ausgefüllter Formulare übernommen. Dabei kann es sich um ältere Formulare eines bestimmten Benutzers oder um teilweise ausgefüllte Formulare einer Gruppe von Benutzern handeln. Die Angaben können entweder auf Anfrage des Benutzers oder automatisch in das Formular übernommen werden. Beim Ausfüllen werden automatisch solche Abschnitte des Formulars übersprungen, welche für den Benutzer irrelevant sind, momentan nicht ausgefüllt werden müssen oder bereits vollständig und korrekt ausgefüllt sind.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung erfolgt bei Ausgabe von unvollständig ausgefüllten Formularen eine Hinweismeldung an den Benutzer. Dies wird beispielsweise durch eine Statusanzeige auf dem Bildschirm oder durch Markierungen auf dem Ausdruck des Formulars signalisiert. Auf diese Weise kann verhindert werden, daß der Benutzer unvollständig ausgefüllte Formulare verschickt. Er erhält einen Hinweis, welche Felder zusätzlich ausgefüllt werden müssen. Dies erleichtert nicht nur das Ausfüllen des Formulars, sondern auch die weitere Bearbeitung des Formulars durch Dritte.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden die eingegebenen Daten hinsichtlich ihrer Form geprüft und es ergeht bei falschen Angaben eine Aufforderung an den Benutzer. Gibt der Benutzer Daten in einer Form ein, die für die weitere Bearbeitung des Formulars nicht geeignet oder nicht akzeptabel sind, so erhält er eine Aufforderung, diese Daten hinsichtlich ihrer Form anzupassen. Auf diese Weise kann verhindert werden, daß Formulare hinsichtlich der Form der Daten falsch ausgefüllt werden.

Nach einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung ist an jedes Feld, welches durch den Benutzer nicht zwingend ausgefüllt werden muß, ein Komplementärfeld angehängt. Der Benutzer wird aufgefordert, das Komplementärfeld auszufüllen, wenn er zu dem Feld selbst keine Angaben machen möchte. Hat der Benutzer dieses Feld bereits bearbeitet, so enthält das Feld oder das Komplementärfeld eine Angabe. Sind beide Felder leer, so hat der Benutzer das Feld noch nicht bearbeitet oder fehlerhaft ausgefüllt. Auf diese Weise kann ermittelt werden, ob der Benutzer zu dem Feld keine Angaben gemacht hat oder ob das Feld noch nicht bearbeitet wurde. Macht der Benutzer in dem Feld Angaben, obwohl er das Komplementärfeld bereits ausgefüllt hat, so werden die Angaben im Komplementärfeld automatisch gelöscht. Auf diese Weise kann ein falsches Ausfüllen verhindert werden.

Bereits beim Bereitstellen des Formulars für das Verfahren wird festgelegt, welche Felder ausgefüllt werden müssen und welche unter welchen Bedingungen frei bleiben können. Außerdem wird festgelegt, welcher Benutzer bestimmte Abschnitte des Formulars oder einzelne Felder ausfüllen darf. Es kann vorgesehen sein, daß ein Benutzer sich durch Eingabe eines Passwortes, seines Benutzernamens, einer PIN, einer Chipkarte oder durch biometrische Erkennungsmerkmale ausweisen muß, bevor er ein Formular ausfüllen, versenden, empfangen oder ändern kann. Falls weitere Personen das ganz oder teilweise ausgefüllte Formular oder eine Kopie des Formulars erhalten sollen, so muß der Benutzer dies veranlassen. Andernfalls bleibt nur er zugriffsberechtigt. Soll das Formular von weiteren Personen ausgefüllt werden, beispielsweise bei Reiseanträgen für Gruppenreisen, so können die Daten der Benutzer vor dem jeweiligen Absenden an den oder an die nächsten Benutzer anonymisiert werden. Dabei werden Angaben zu der Person entfernt oder zumindest den anderen Benutzern nicht angezeigt.

Zum Versenden der Formulare über ein Datennetz muß nicht der gesamte Datensatz übermittelt werden. Es ist ausreichend, eine Kennung des Datensatzes zu verschicken. Damit bleibt der Datensatz auch bei mehrfachem Versenden stets in einer Datenbank. Die Integrität des Datensatzes ist somit gewahrt.

Weitere Vorteile und vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind der nachfolgenden Beschreibung, der Zeichnung und den Ansprüchen entnehmbar.

Zeichnung

In der Zeichnung ist ein Ausführungsbeispiel des erfindungs gemäßen Verfahrens dargestellt und im folgenden näher beschrieben. Es zeigen:

Fig. 1 Gliederung des Verfahrens,

Fig. 2 Verschiedene Ebenen des Verfahrens,

Fig. 3 Erstellen des Formulars,

Fig. 4 Ausschnitt aus einem Papierformular zur Reisekostenabrechnung,

Fig. 5 Ausschnitt aus dem zugehörigen Formularabschnitt des Verfahrens, nicht ausgefüllt,

Fig. 6 Ausschnitt aus dem zugehörigen Formularabschnitt des Verfahrens, korrekt ausgefüllt,

Fig. 7 Druckansicht des Formularabschnitts gemäß Fig. 5,

Fig. 8 Druckansicht des Formularabschnitts gemäß Fig. 6 mit Anlage.

Beschreibung des Ausführungsbeispiels

In Fig. 1 ist eine Gliederung des Verfahrens in mehrere Säulen 1 dargestellt. Die Anzahl der Säulen ist nicht begrenzt. Jede Säule repräsentiert einen bestimmten Vorgang, beispielsweise einen Verwaltungsvorgang, dem wiederum mehrere verschiedene Formulare zugeordnet werden können. Jede Säule 1 ist in vier Blöcke 2 unterteilt, die in Fig. 2 noch einmal deutlich dargestellt sind. Der oberste Block 3 beschreibt den durch die Säule repräsentierten Vorgang in Form eines Diagramms, aus welchem die Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten, der jeweilige Bearbeiter und die jeweils benötigten und erzeugten Dokumente hervorgehen. Ein Dokument kann beispielsweise ein leeres oder ausgefülltes Formular sein. Das Diagramm ist dazu geeignet, dem Benutzer einen schnellen Überblick über den betreffenden Vorgang zu verschaffen. Durch Aufrufen eines in dem Diagramm symbolisierten Formulars gelangt der Benutzer auf die Ebene 4 "Formular". In Eingabemasken werden die von dem Benutzer auszufüllenden Felder angezeigt. Hier hat er auch die Möglichkeit, Daten aus anderen Formularen zu übernehmen. Der Benutzer kann die in den Feldern angezeigten Daten ansehen, ändern oder vervollständigen. Sofern der Benutzer beim Ausfüllen des Formulars eine Hilfe benötigt oder zusätzliche Informationen wünscht, kann er die auf der Ebene 5 abgespeicherten Hinweise oder die auf der Ebene 6 abgespeicherten Gesetze und Vorschriften abrufen. Diese Gliederung ist für jede Säule gleich.

Fig. 2 zeigt die Gliederung der einzelnen Säulen in Blöcke 3 bis 6. Durch Auswahl einer der Säulen gelangt der Benutzer in die oberste Ebene 3, in der ein Diagramm 7 des entsprechenden Vorgangs angezeigt wird. Durch Auswahl eines der Felder des Diagramms 7 gelangt der Benutzer in die Ebene 4, in der er das ausgewählte Dokument bearbeiten kann. Bei einem Formular kann er anhand der angezeigten Symbole 8 bis 12 auswählen, ob gemäß Symbol 8 das Formular neu erstellt, gemäß Symbol 9 das Formular ausgefüllt, gemäß Symbol 10 das Formular angesehen, gemäß Symbol 11 das Formular ausgedruckt oder gemäß Symbol 12 das Formular verschickt werden soll. Sofern der Benutzer zusätzliche Informationen benötigt, kann er diese abfragen und gelangt in die Ebene 5 der Hinweise zu dem jeweiligen Hinweis, den er abgefragt hat. Hierbei kann es sich um Beispiele, Tips oder weiterführende Angaben, wie beispielsweise Kommentare zu Gesetzen oder Verweise auf die zugrundeliegenden Gesetze oder Vorschriften, handeln. Durch eine entsprechende Anfrage gelangt der Benutzer außerdem in die Ebene 6, in der Gesetze und Vorschriften abgelegt sind. Die unterschiedlichen Ebenen können in verschiedenen Farben auf dem Bildschirm des Computers angezeigt werden, damit der Benutzer stets weiß, in welcher Ebene er sich gerade befindet.

In Fig. 3 ist dargestellt, welche Daten und Eingaben beim Ausfüllen von Formularen einfließen. Auf dem Bildschirm eines Computers wird die Eingabemaske 14 angezeigt, die den Benutzer 15 direkt zu denjenigen Feldern führt, die er ausfüllen muß. Am Bildschirm kann der Benutzer zusätzliche Informationen abfragen. Diese Informationen betreffen beispielsweise Formulare 13, Vorschriften und Gesetzestexte 16, Tips oder Expertenwissen 17. Diese Informationen werden erfaßt, elektronisch abgelegt und vernetzt, so daß der Benutzer auf sie zugreifen kann. Das ausgefüllte Formular wird über einen Drucker 18 ausgedruckt oder über ein geeignetes Datennetz verschickt und so der weiteren Bearbeitung beispielsweise durch eine betriebswirtschaftliche Software 19 zugänglich gemacht. Zum Abspeichern und Abrufen der von den Benutzern eingegebenen Formulardaten dient eine Datenbank 20.

Die Fig. 4 bis 8 verdeutlichen das Ausfüllen eines Formularabschnitts zu einer Reisekostenabrechnung mit dem Verfahren. Es ist vorgesehen, daß der Benutzer auf dem Papierformular gegebenenfalls "Taxi" ankreuzt, den Fahrpreis angibt und einen Beleg über diesen Fahrpreis beifügt. Bei dem Verfahren wird auf dem Bildschirm im Eingabestatus nicht lediglich das Papierformular wiedergegeben, sondern der Benutzer wird befragt, ob er ein Taxi benutzt hat. Dies zeigt Fig. 5. Sofern er die Frage mit "ja" beantwortet, muß er, wie in Fig. 6 dargestellt, eine Begründung und den Fahrpreis angeben. Außerdem wird er aufgefordert, den Beleg als Anlage beizufügen. Das Druckbild gemäß Fig. 7 und 8 entspricht wiederum dem Papierformular und enthält die Angaben des Benutzers. Das Wort "Taxi" ist in dem Formularabschnitt als Link ausgeführt, der zu Hinweisen bezüglich der Benutzung eines Taxis führt. In diesen Hinweisen sind unter anderem mögliche Begründungen für die Benutzung eines Taxis angegeben. Der Benutzer kann eine zutreffende Begründung übernehmen und in den Formularabschnitt eingeben. Außerdem erhält der Benutzer Rückmeldung darüber, ob der Formularabschnitt vollständig und korrekt ausgefüllt ist, zum Beispiel in Form eines Häkchens. Pfeil und Häkchen in der Druckansicht verweisen als Hyperlink zum Formularabschnitt. Die Pfeile, welche beim Ausdrucken des Formulars mit ausgegeben werden, erinnern den Benutzer daran, daß an der entsprechenden Stelle des Fromulars noch weitere Angaben oder Anlagen notwendig sind. Im Fall von Fig. 7 erinnert der Pfeil den Benutzer an die fehlenden Angaben zur Taxibenutzung. Im Fall von Fig. 8 erinnert der Pfeil den Benutzer daran, den Beleg über den Fahrpreis als Anlage beizufügen.

Alle in der Beschreibung, den nachfolgenden Ansprüchen und der Zeichnung dargestellten Merkmale können sowohl einzeln als auch in beliebiger Kombination miteinander erfindungswesentlich sein.

Bezugszahlenliste

1

Säule

2

Block

3

Ablauf

4

Formular

5

Hinweise

6

Gesetze und Vorschriften

7

Diagramm

8

Symbol Formular erstellen

9

Symbol Formular ausfüllen

10

Symbol Formular ansehen

11

Symbol Formular ausdrucken

12

Symbol Formular verschicken

13

Formular

14

Eingabemaske

15

Benutzer

16

Vorschriften Gesetze

17

Tips Expertenwissen

18

Drucker

19

betriebswirtschaftliche Software

20

Datenbank

Claims

1. Verfahren zur Eingabe von Daten in ein Formular mithilfe eines Computers, auf dessen Bildschirm das Formular oder Abschnitte des Formulars angezeigt werden, dadurch gekennzeichnet,
daß der Benutzer zu den von ihm auszufüllenden Feldern des Formulars geführt wird,
daß dem Benutzer zu den von ihm erwarteten Angaben konkrete Fragen gestellt werden,
daß zu den auszufüllenden Feldern Hinweise und/oder Beispiele angezeigt werden,
daß zu den auszufüllenden Feldern Gesetze und/oder Vorschriften angezeigt werden,
daß das ausgefüllte Formular über eine Ausgabevorrichtung des Computers ausgegeben oder die eingebenen Daten an ein Programm oder eine Datenbank weitergeleitet werden.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß ein Schema des zu dem Formular gehörenden Ablaufs angezeigt wird.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Hinweise und/ oder Beispiele, die Gesetze und/oder Vorschriften nur auf Anfrage des Benutzers angezeigt werden.

4. Verfahren nach Anspruch 1, 2 oder 3, dadurch gekennzeichnet, daß die auszufüllenden Felder nach bestimmten Themengebieten zu Abschnitten zusammengefaßt angezeigt werden.

5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß das Formular und/oder gegebenenfalls Anlagen zum Formular mit einem Drucker ausgedruckt werden.

6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß das Formular über ein elektronisches Datennetz verschickt wird.

7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten bereits ausgefüllter Fomulare übernommen werden.

8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß bei Ausgabe von unvollständig ausgefüllten Formularen eine Hinweismeldung an den Benutzer erfolgt.

9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die eingebenen Daten hinsichtlich ihrer Form geprüft werden, und daß bei falschen Angaben eine Aufforderung an den Benutzer ergeht.

10. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß an jedes Feld, welches durch den Benutzer nicht zwingend ausgefüllt werden muß, ein Komplementärfeld angehängt wird.