CN201397516Y

CN201397516Y - 预算控制与费用报销管理系统

Info

Publication number: CN201397516Y
Application number: CN2009200716887U
Authority: CN
Inventors: 刘松林
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2009-05-06
Filing date: 2009-05-06
Publication date: 2010-02-03
Anticipated expiration: 2019-05-06

Abstract

本实用新型提出一种预算控制与费用报销管理系统，用于对企业内的费用进行管理，包括若干申请终端、若干审批终端以及费用管理服务器。申请终端用于提出项目预算申请、费用借款及报销申请、业务收入申请。审批终端用于对所述申请终端提出的各类申请进行审批。费用管理服务器与所述申请终端及所述审批终端进行交互，并对各种申请数据进行处理，其分别与所述申请终端及审批终端相连。本实用新型可以使企业内的财务工作更加规范和可控，费用申报和审批流程更加方便快捷，在提高工作效率和资金流转速度的同时，并可以提供企业中各种费用支出的预算，为企业领导决策提供准确及时的信息支持。

Description

预算控制与费用报销管理系统

技术领域

本实用新型涉及一种费用管理技术，尤其涉及一种在企业业务流程中的预算控制与费用报销管理系统。

背景技术

众所周知，对于大规模的企业来说，财务管理是至关重要的。在企业的正常运营过程中，通常都会产生许多报表单据。将这些报表中产生的费用与预算进行比对，并分析差异所在，可以改善企业的费用支出状况。而对这些报表进行有效的分析可以预测企业未来的财务状况与经营绩效。因此，如何有效地管理与分析企业的报表单据一直是决策者们面临的课题。

请参见图1，其为现在企业中经常采用的费用报销示意图。首先，报销申请人仔细填写“报销单”，并将“报销单”与报销凭证(发票)上交给财务经办人。然后，财务经办人核对报销单据金额，并检查单据上的签名是否齐全。报销单据检查无误后，财务经办人将报销单据提交到财务部门进行归档，并向报销申请人派发报销费用。

目前，大部分的企业对于费用的管理仍然基于传统的方式进行，即以纸化报销单为介质的传统费用审批报销模式。如图1的这种传统费用管理方式存在着许多问题，现归纳如下：

1、传统的企业单据管理模式在时间上无法实时进行，使得其运作效率处在较低的水平，已越来越无法适应高速发展和工作效率要求较高的大型公司的需要。

2、目前的企业单据管理模式需要处理大量的纸件报表，后续的统计与分析作业量大，从而造成财务人员的压力巨大。

3、目前的费用管理模式仅仅是对费用报销的解决方案，无法产生对费用发生前的预算控制，很难预测企业未来的财务状况与经营绩效。

实用新型内容

本实用新型的目的是提供一种预算控制与费用报销管理系统，以解决现有的企业费用管理模式效率低、作业量大、很难产生预算控制等问题。

本实用新型提出一种预算控制与费用报销管理系统，用于对企业内的费用进行管理，包括若干申请终端、若干审批终端以及费用管理服务器。申请终端用于提出项目预算申请、费用借款及报销申请、业务收入申请。审批终端用于对所述申请终端提出的各类申请进行审批。费用管理服务器与所述申请终端及所述审批终端进行交互，并对各种申请数据进行处理，其分别与所述申请终端及审批终端相连。

其中，所述费用管理服务器又包括中间件、通信单元、数据库以及数据处理器。中间件扮演着本系统和操作系统之间的中间桥梁的角色，为申请终端和审批终端的正常使用提供了服务平台支撑，其与通信单元相连。通信单元分别与所述申请终端及所述审批终端相连。数据库与所述通信单元相连。数据处理器用于对各类费用数据进行分析处理，其分别与所述通信单元及所述数据库相连。

依照本实用新型较佳实施例所述的预算控制与费用报销管理系统，所述费用管理服务器还包括查询单元，其分别与所述通信单元及所述数据库相连。

依照本实用新型较佳实施例所述的预算控制与费用报销管理系统，其还包括用于远程打款的POS机，所述POS机与所述费用管理服务器相连，并通过网络与若干银行相连。

依照本实用新型较佳实施例所述的预算控制与费用报销管理系统，其还包括打印机，其与所述费用管理服务器相连。

依照本实用新型较佳实施例所述的预算控制与费用报销管理系统，所述数据库为关系型数据库。

依照本实用新型较佳实施例所述的预算控制与费用报销管理系统，所述中间件为Websphere模块或Resin模块。

与现有技术相比，本实用新型具有以下有益效果：

1、本实用新型的系统采用项目预算管理，员工在申请报销、借款之前要先申请项目预算，因此可以对企业内的整体费用支出和成本进行预估，有效降低内控风险，使企业的管理思路更加清晰。

2、本实用新型的系统与网络相结合，采用电子文件的形式进行申报，因此企业员工可以随时随地地进行报销、借款等申请，节约时间成本，提高了企业的运转效率。

3、本实用新型可以定期形成对企业中的各类费用进行统计分析，并以图表的形式输出，可以为企业领导决策提供准确及时的信息支持。

当然，实施本实用新型的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。

附图说明

图1为现在企业中经常采用的费用报销示意图；

图2为本实用新型实施例的一种预算控制与费用报销管理系统结构图；

图3为本实用新型实施例的一种费用管理服务器结构图；

图4为本实用新型实施例的另一种费用管理服务器结构图。

具体实施方式

以下结合附图，具体说明本实用新型。

请参见图2，其为本实用新型实施例的一种预算控制与费用报销管理系统结构图。此系统包括若干申请终端201、若干审批终端203以及费用管理服务器205。其中，申请终端201和审批终端203可以通过局域网207与费用管理服务器205相连，也可以通过广域网209与费用管理服务器205相连。申请终端201用于为公司成员提供一个提交项目预算申请、费用借款及报销申请、业务收入申请的平台，其可以是具有浏览器的计算机。具体来说，项目预算申请是指企业员工准备进行某个项目或者某个行为前对费用支出的预估。费用借款申请是指企业员工在进行某个项目或者某个行为前，针对费用支出的预估提出的借款请求。报销申请是指企业员工在完成某个项目或行为后，对其垫付的费用提出报销请求。业务收入申请是指企业员工在完成某个项目或行为后为企业带来的经济效益。审批终端203为企业的领导提供审批各类申请的平台，其也可以是具有浏览器的计算机。费用管理服务器205用于对各种申请的数据进行处理、归档及管理，其还连接有POS机211与打印机213。

请参见图3，其为本实用新型实施例的一种费用管理服务器结构图。此费用管理服务器205包括通信单元301、中间件306、数据库303以及数据处理器305。通信单元301通过网络与申请终端201及审批终端203相连，用于与申请终端201及审批终端203进行数据交互。中间件306与通信单元301相连，用于为申请终端201和审批终端203的提供了服务平台支撑，其与通信单元相连。数据库303与通信单元301相连，用于存放各种申请表单。数据处理器305分别与通信单元301及数据库303相连，用于对各类费用数据进行分析处理。其中，数据库303可以是关系型数据库，关系型数据库是由许多数据表(Table)所组成，其具有容易理解、使用方便，易于维护的优点。中间件306可以是Websphere模块或Resin模块，Websphere模块和Resin模块是因特网的基础架构软件，用来管理计算机资源和网络通讯。

下面结合上述实施例的系统构造，具体介绍本实用新型的工作过程。当企业人员需要报销费用时，需要先提交项目预算申请，项目预算申请中包含有个人信息、项目名称、项目所需要的费用支出预估等信息。具体来说，企业员工可以通过申请终端201的浏览器登陆费用管理服务器205，并从费用管理服务器205中获取项目预算申请的表格数据，然后将对应信息填入表格后发送给费用管理服务器205。其中，项目预算申请的表格可以如表1所示：

通信单元301收到项目预算申请后，将其数据存入数据库303中，然后再通过通信单元301将项目预算申请发送给对应的审批终端203进行审批，并判断其合理性。这里所说的对应的审批终端203可以是指提出项目预算申请的员工所在的部门经理或财务经办人等所使用的计算机终端。具体来说，通信单元301可以通过邮件或即时通信的方式将项目预算申请或项目预算申请的相关链接发送给对应的审批终端203，审批终端203根据项目的合理性对该项目进行审批，并将审批信息反馈至通信单元301。通信单元301收到审批信息后，将其存入数据库303对应的位置中。

表1

项目预算申请的审批通过之后，企业员工才可以提出其它类型的申请。以费用报销为例，在项目进行过程中，若员工自行垫付了一些费用，可以向费用管理服务器205提出费用报销申请。费用报销申请中要包含个人信息、项目名称、报销费用等信息。与提出项目预算申请相似，员工在提出费用报销申请时也通过申请终端201向通信单元301发送该费用报销申请，费用报销申请也可以是以表格数据的形式，如表2所示：

表2

通信单元301接收到费用报销申请后，将相关数据存入数据库303中，然后再通过网络发送给对应的审批终端203进行审批。对应的审批终端203可以是指提出费用报销申请的员工所在的部门经理或财务经办人等所使用的计算机终端。具体来说，通信单元301可以通过邮件或即时通信的方式将费用报销申请或相关链接发送给对应的审批终端203，审批终端203将报销的费用与项目预算进行比对，并根据费用支出的合理性进行审批，并将审批信息反馈至通信单元301。通信单元301收到审批信息后，将其存入数据库303对应的位置中。若审批通过，则费用管理服务器205通知财务部门进行打款。

特别的，如果企业员工在两地通过广域网209提出费用报销申请时，在其领取费用时，费用管理服务器205可以通过POS机211直接将相应资金打入该员工的银行帐户中，实现远程报销。

同样的，企业员工在通过了项目预算申请后，也可以提出费用借款申请、业务收入申请、物品领用申请等，其过程同上述费用报销申请，此处不再赘述。

数据处理器305会定期对数据库303中的数据进行统计分析，其可以将企业内各个部门的资金及物品的流转数据依照预先设置的模板输出分析图表，并可以通过打印机213打印出来，以供企业的相关人员作分析预测。其中图形数据可以是直方图、柱状图、饼图等。

请参见图4，其为本实用新型实施例的另一种费用管理服务器结构图。与图3相比，本实施例的费用管理服务器还包括有查询单元401，其分别与通讯单元301及数据库303相连，用于为审批终端203提供查询功能。部门经理或财务经办人需要查询企业内各部门项目执行的明细情况时，可以通过审批终端203向通讯单元301发送查询申请。通讯单元301收到查询申请后，将查询申请发送给查询单元401，查询单元401从数据库中提取出相关的数据后，通过通讯单元301返回给审批终端203。因此，企业领导可以通过查询单元401对企业中整个项目有一个较为全面的了解和清楚的认识。

相比于现有技术，本实用新型具有以下优点：

以上公开的仅为本实用新型的几个具体实施例，但本实用新型并非局限于此，任何本领域的技术人员能思之的变化，都应落在本实用新型的保护范围内。

Claims

1、一种预算控制与费用报销管理系统，用于对企业内的费用进行管理，其特征在于，包括：

提出项目预算申请、费用借款及报销申请、业务收入申请的若干申请终端；

对所述申请终端提出的申请进行审批的若干审批终端；

与所述申请终端及所述审批终端进行交互，并对各种申请数据进行处理的一费用管理服务器，其分别与所述申请终端及审批终端相连；

其中，所述费用管理服务器又包括：

一通信单元，其分别与所述申请终端及所述审批终端相连；

为预算控制与费用报销管理系统提供应用服务的平台支撑的一中间件，其与所述通信单元相连；

一数据库，其与所述通信单元相连；

对各类费用数据进行分析处理的一数据处理器，其分别与所述通信单元及所述数据库相连。

2、如权利要求1所述的预算控制与费用报销管理系统，其特征在于，所述费用管理服务器还包括查询单元，其分别与所述通信单元及所述数据库相连。

3、如权利要求1所述的预算控制与费用报销管理系统，其特征在于，其还包括用于远程打款的一POS机，所述POS机与所述费用管理服务器相连，并通过网络与若干银行相连。

4、如权利要求1所述的预算控制与费用报销管理系统，其特征在于，其还包括一打印机，其与所述费用管理服务器相连。

5、如权利要求1所述的预算控制与费用报销管理系统，其特征在于，所述数据库为关系型数据库。

6、如权利要求1所述的预算控制与费用报销管理系统，其特征在于，所述中间件为Websphere模块或Resin模块。