CN1776725A - 追踪打印工作状态的系统和方法 - Google Patents

Abstract

一种追踪并显示一通过网络入口提交给一多功能外设的电子文档的状态的系统和方法。该多功能外设接收一电子文档文件，根据其执行一服务并在一中央状态数据库中登记所述接收动作。在处理该电子文档文件过程中，该多功能外设不断地更新对应该中央状态数据库中的文件的状态信息。通过一网络入口，一用户从新近提交的文档文件清单中选择希望查阅状态信息的文件。该多功能外设随之访问该中央状态数据库，取回该文件，并通过该网络入口显示对应所选文档文件的详细的文档和状态信息。

Description

追踪打印工作状态的系统和方法

技术领域

本发明涉及一种追踪文档处理服务状态的系统和方法。更具体地，本发明涉及一种允许用户通过一网络入口访问并追踪一数据外设的工作状态的系统和方法。

背景技术

专业人士日常工作中会在其办公环境外处理文档或其他数据。专业人士经常需要通过扫描文档生成图像数据并发送(distribute)该图像数据或执行其他功能。专业人士经常通过一基于网络的系统提交相关该图像数据的服务请求，在该基于网络的系统中，所述请求不会立即被处理。例如，专业人士想要打印该图像数据，但不能实际接触到该将要或正在输出该数据的文档处理设备。他们无法通过该基于网络的连接探知其所提交的请求的状态。也就是说，专业人士不能确定该请求被接受、正被处理或已完成处理。基本上，该打印请求的成功完成只能通过实际查看打印页来确定。在该请求打印完之前，没有确定该打印请求的处理过程的方法。同样，在提交一个传真请求时，他们也不能通过该基于网络的系统而直接联系接收器，来探知该请求的处理过程。

于是，需要一种系统和方法，其能通过使用一种基于网络的文档处理服务，而向用户提供对所传送服务请求的状态和过程的反馈。

发明内容

根据本发明，提供了一种追踪文档处理设备的系统和方法。

根据本发明，进一步提供了一种允许用户通过一网络入口访问和追踪一数据外设的工作状态的系统和方法。

根据本发明，更进一步提供了一种系统和方法，该系统和方法能使用户接收对于最新提交的服务请求、显示该服务请求的状态及在送达该提交的服务请求中完整步骤的具体信息的反馈。

根据本发明，又进一步提供了一种方法，该方法提供一数据外设上的所提交电子文档的状态。该数据外设接收代表一电子文档和执行该电子文档上一服务的请求的数据。该数据外设随即根据所请求服务的类型来处理所接收的电子文档。在处理该电子文档过程中，该数据外设存储在处理过程每一步骤中代表该电子文档状态的数据。一相关用户随后向该数据外设提交一请求，要求更新该设备正在处理的该电子文档之一的状态。之后该数据外设从存储器取回代表该电子文档状态的数据。该状态信息随后通过一计算机网络从该数据外设发送至该用户。

在一优选实施例中，该方法包括给一已验证的用户显示新近提交的电子文档清单的步骤。该用户随后从该清单中选择一电子文档。该数据外设通过该计算机网络显示所选电子文档的状态。

根据本发明，进一步提供了一种系统，该系统提供在一数据外设上的一所提交电子文档的装置。该系统包括适于接收在该数据外设上的代表一电子文档的数据的装置。该系统进一步包括用于根据所请求的服务处理该电子文档的装置，和用于存储的装置，在相关的数据存储器中，该数据外设执行该电子文档的每一步程序。该系统也包括用于从一相关用户接收要求该电子文档处理状态的请求的装置，和用于由该数据外设取回代表该电子文档状态的数据。该系统还包括用于通过一计算机网络、将来自该数据外设的所请求电子文档状态的数据传达给该相关用户的装置。

在一优选实施例中，该系统包括用于向已验证的用户显示一新近提交的电子文档清单的方法。该已验证的用户使用用于选择的方法来从该新近电子文档清单中选择一电子文档。该系统随后使用了向客户显示所选电子文档的状态的方法。

通过下述关于本发明的优选实施方式的图示和描述，简单地通过对其中一个最好的适于实现本发明的最佳实施例的描述，对于本领域普通技术人员而言，本发明的其他优点、方面和特征是很明显的。本领域普通技术人员可以理解，本发明可呈现为其他不同实施方式及多种细节，并且可对其各方面作出明显修改，而不会超越本发明的范围。因此，其附图和描述实质上为对本发明的说明而不是限制。

附图说明

结合附图所示本发明的若干部分及所述部分的配置来描述本发明，但并非旨在限定所述部分：

图1为一图解，示出依据本发明的一个通过计算机网络提供文档数据信息给用户的系统；

图2为一通过一计算机网络存储所接收服务请求的状态信息的实施方式的流程图；

图3为依据本发明的一通过一计算机网络将状态信息呈现给用户的实施方式的流程图；

图4为一用于选择该电子文档文件进行状态查询的示例模板。

具体实施方式

本发明涉及一种通过基于网络的系统向用户提供服务请求的状态信息的系统和方法。图1示出了该系统100的图解。本发明中，一移动用户可在非办公环境，如机场休息室、宾馆或商务中心中访问一多功能外设102。其他非办公地点包括，但不限于大学校园、会议中心、图书馆和酒店。该用户通过适当通讯连接110，如互联网使用计算机或其他适当接口104，访问该多功能外设102。该用户在该电脑104端使用一网络--入口，该网络--入口使用户可以访问该多功能外设102并提交服务请求或取回状态信息。

该多功能外设通过一适当通讯连接108与一相关控制器106连接。可理解的是，当该系统100中所示的控制器与该多功能外设102相分离，其同样能被集成于该多功能外设中，而不会背离本发明的范围。该控制器106包括一关联的存储媒介，该关联的存储媒介用于存储对与该多功能外设102所接收的多项服务请求相应的状态信息。于是该用户得到有关该服务请求状态的信息。可通过本领域公知的任何适当方式提供该信息。该信息适当地通过与该多功能外设相连的用户界面或所提供的与其相关的文档资料提供。

提供给该用户的服务是这些基本上由多功能外设和相关软件所提供的服务。本发明中，该系统允许该用户生成图像数据，如通过扫描一个文档、通过互联网向该多功能外设102传输该图像数据，并随后在预定时间内将该图像数据的处理状态存储在存储媒介112中。图2示出该多功能外设102收集和存储与其所接收的服务请求对应的状态信息的方法。

如图2所示，该流程图200示出收集和存储与传真，打印和存储请求对应的状态信息的方法。本领域普通技术人员可以理解，本领域公知的其他可由多功能外设执行的适当服务也可由本发明使用。从步骤202开始，如本领域内所公知的，该多功能外设102接收任何适当格式的电子文档文件。本领域普通技术人员可以理解，所提交文档文件的格式取决于生成该文件的具体应用，并且本发明能处理各种文件格式。之后，该多功能外设102将所提交的电子文档文件的接收记入(log)中央状态数据库。该中央状态数据库可为本领域所知的任何数据库格式。在该优选实施例中，该中央状态数据库位于与该控制器106和/或该多功能外设102通讯连接(communicatively coupled)的存储媒介112上。

在接收该电子文档文件之后，该多功能外设102等待该用户选择在步骤206处执行于该文件的服务。本领域普通技术人员可以理解，为了解释本发明，该流程200示出该多功能外设102提供的三种服务。本领域普通技术人员还可以理解，该多功能外设102也可提供其他服务，这并不偏离本发明的范围。在确定了所请求的服务后，步骤208处，该多功能外设102更新该中央状态数据库中的对应该电子文档文件的状态信息。

当在步骤210处所选服务被选定为是存储该文档文件，那么在步骤212处就会询问该用户其存储目的地。在步骤214将该电子文档文件存储于该指定位置。该多功能外设102随之在步骤216更新在该中央状态数据库中对应该该电子文档文件的状态信息。

在步骤218，当所选服务确定为要打印该电子文档文件时，该多功能外设102将该文档文件译制(render)为该多功能外设102的打印机装置可识别的格式。在该优选实施例中，在步骤220处，该多功能外设102的控制器106执行该打印请求翻译程序。尽管如此，本领域普通技术人员可以理解理解，将图像数据译制为适合打印的格式的程序在该多功能外设102接收该电子文档文件之前，可由该用户的计算机104执行。本领域普通技术人员还可以理解，上述计算机104所执行的工作排除了该控制器106和/或该多功能外设102译制该电子文档文件的图像数据的必要。本发明可适应更新该电子文档文件的状态以反映在中央状态数据库中计算机104所做的译制。

在完成译制后，在步骤220处，该电子文档文件存储于连接该多功能外设102的临时存储器中。在步骤228，该多功能外设102更新该中央状态数据库中的该电子文档文件信息以反映该译制操作和该文档文件存储的完成。为了解释本发明，步骤224中发生的该转态信息的更新仅在流程200中示出，其反映了该电子文档文件的译制已完成和存储已完成状态。尽管如此，在该优选实例中，该电子文件状态是在步骤220的译制之后更新，并和在步骤222的存储之后再次更新。

然后在步骤226，该多功能外设102等待接收来自该用户的打印指令。本领域普通技术人员可以理解，可通过该网络入口或直接在该多功能外设102输入命令的方式传送该打印指令。在步骤228，该多功能外设102然后更新在中央状态数据库中的状态信息，以反映该打印指令的接收。在步骤230，该多功能外设102使用本领域所知的任何打印输出工具打印该译制电子文档文件。这些打印工具适宜地包括，但不限于喷墨打印机、激光打印机及类似设备。在步骤232，该多功能外设102随后更新该中央状态数据库中的电子文档文件信息以反映该电子文档文件的打印状态。

当在步骤234决定所选服务为传真发送该电子文档文件时，该多功能外设102在步骤236将该电子文档文件转换为传真格式。在该优选实施例中，该多功能外设102的控制器106在步骤236执行该传真请求的转换程序。尽管如此，本领域普通技术人员可以理解，将图像数据转换为适合传真发送的格式可在该多功能外设102接收该电子文档文件之前由该用户的计算机104来执行。本领域普通技术人员还可以理解，由该计算机104执行该操作将排除由该控制器106和/或该多功能外设102转换该电子文档文件的图像数据的必要。本发明可适应性地更新该电子文档文件的状态以反映由该计算机104在该中央状态数据库的转换。

在步骤238，更新中央状态数据库内的该电子文档文件信息以反映该文件的转换状态。在步骤240，该用户随后输入接收方传真电话号码，或该接收方电话号码。然后在步骤242，在该中央状态数据库内更新对应该电子文档文件的状态信息。在步骤244，随后该多功能外设102传输该电子文档文件给该指定接收方。随之在步骤246，更新该中央状态数据库以反映该电子文档文件的传真状态。

参阅图3，以流程图300示出该用户用于访问一电子文档文件状态的程序。从步骤302开始，该用户通过登录一网络入口访问该多功能外设102。本领域普通技术人员可以理解，该网络入口可为任何本领域内所知的基于互联网或计算机网络的界面协议，包括但不限于，超文档传输协议(HTTP)、文件传输协议(FTP)、传输控制协议/网际协议(TCP/IP)及其它类此协议。在步骤304，使用任何本领域内所知的验证(authentication)方法，如用户身份(ID)和密码对该用户进行识别。在步骤306，该多功能外设102通过该网络入口显示最近提交的服务请求或待处理工作(pending jobs)的清单。在该优选实施例中，该清单包括所有在前24小时内提交给该多功能外设102的请求。本领域普通技术人员还可以理解，该时帧(time-frame)可由管理员或该用户任意选择。

在步骤308，该用户随后从所显示的清单中选择他或她所希望察看状态信息的一个工作。在步骤310，该多功能外设102随后从该对应所选文件的中央状态数据库取回工作状态信息。在步骤312，该取回的信息便通过网络入口显示给用户。图4描述了一个选择该电子文档文件以进行状态查询的示例模板。

图4示出一模板400，该模板400说明一个用户可以请求一特定电子文档文件的状态信息的网络入口访问页面。本领域普通技术人员可以理解，该用户通过在地址栏402中键入该互联网地址访问该网络入口登录页面。在通过该网络入口成功登录该多功能外设102后，显示该页面模板400。该用户可从服务404、地址簿406、该用户帐号408、用户记录410或访问客户服务412中选择。在选择上述一标签后，显示一对应的图标。如图4所示，服务标签404被选中并且呈现给用户若干选项。在屏幕右侧示出的是超文档标记语言(HTML)链接至对应的服务、打印414、传真416、通过文档库(document vault)418访问所存储文档或访问该工作追踪器420。

图4示出该工作追踪器420链接的用户选择。在表格422中示出一新近提交文档的列表。示出了执行时间424、文档名426、文件目的地428和文件简要状态430。在该执行时间内可得一对应该特定电子文档文件的更具体的信息页HTML链接。该用户因此可以从列表422中选择一新近提交文档并察看除列表422中状态栏所显示的状态状态之外的详细的状态信息。另外，该用户可以通过该多功能外设102在该特定文档的全程处理中追踪该文件。

本发明扩展至形式为源代码(source code)、目标编码(object code)、编码媒介源(code intermediate source)和目标编码(诸如部分编译的形式)或其他任何适合本发明实施的形式的计算机程序。计算机程序可适应性地为独立应用程序、软件组件、脚本或其他应用程序插件。本发明的计算机程序优选地在一载体上执行(embody)，其可为任何可承载该计算机程序的实体或设备：例如，只读存储器(ROM)或随机存储器(RAM)类的存储媒介、光学记录媒体如光盘驱动器(CD-ROM)或磁记录媒体如软盘。该载体为任何可传输载体，如由电子或光学缆线、或无线或其他工具传送的一电子或光学信号。计算机程序可地经由互联网从一服务器下载。计算机程序也可以嵌入一集成电路。任何或所有此类包含可使计算机实质上执行上述本发明原理的编码的具体实施都将落入本发明范围之内。

本发明上述的优选实施例仅出于说明和描述的目的而示出。其并非无一遗漏或以其所记载的精确形式限制本发明。依据上述讲解可以做出明显的修改和变化。选择并描述该实施方式是为了提供本发明原理和其实际应用的最佳实例，以使本领域普通技术人员可使用本发明的各种实施方式或经过各种修改的实施方式来应用本发明，以适应特定的预期应用。所有这些修改和变化都在所附权利要求公正、公平、合法的所确定的本发明的范围之内。

Claims (36)

1.一种在一个数据外设上提供所提交电子文档的状态的方法，其包括以下步骤：

在所述数据外设接收所述电子文档的数据代表；

在所述数据外设接收一请求所述数据外设执行所述电子文档的服务的数据代表；

根据所述数据外设接收的所述请求服务的数据代表处理所述电子文档；以及

在处理所述电子文档、所述电子文档状态的数据代表的每一步骤，在一个相关数据存储器中存储。

2.如权利要求1所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其还包括步骤：

从一个相关用户接收要求所述电子文档处理状态的请求；

由所述数据外设取回所述电子文档的处理状态的数据代表；以及

将来自所述数据外设的所请求的电子文档状态的数据代表通过一个计算机网络传达给相关用户。

3.如权利要求2所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其还包括验证所述相关用户的步骤。

4.如权利要求2所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其特征在于，所述计算机网络为互联网。

5.如权利要求2所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其特征在于，使用一个网络入口输入该要求所述电子文档的状态的请求。

6.如权利要求2所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其还包括步骤：

给所述相关用户显示新近提交给所述数据外设的电子文档清单以示所述电子文档的处理状态；

由所述相关用户选择新近电子文档清单中的一电子文档；以及

向所述相关用户显示所选电子文档的状态。

7.如权利要求6所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其特征在于，在所述数据外设上接收所述电子文档的数据代表的步骤，其还包括步骤：

将所提交的电子文档译制为所述数据外设可识别的格式；以及

在所述数据外设的一个相关存储器中存储所提交的电子文档。

8.如权利要求7所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其还包括打印所提交的电子文档的步骤。

9.如权利要求6所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的方法，其还包括步骤：

将所提交的电子文档转换为适当的传真格式；

从所述相关用户接收一传真接收方的目的数据代表；以及

将所述转换的电子文档传送给所述传真接收方。

10.一种用于在一个数据外设上提供所接收电子文档状态的系统，包括：

用于在所述数据外设上接收所述电子文档数据代表的装置；

用于在所述数据外设上接收由所述数据外设执行所述电子文档的所请求服务的数据代表的装置；

用于根据所述数据外树接收的所请求服务的数据代表，处理所述电子文档的装置；以及

在处理所述电子文档及其状态的数据代表的每一步，用于在一个相关数据存储器中存储的装置。

11.如权利要求10所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其还包括：

用于从一个相关用户处接收要求所述电子文档处理状态的请求的装置；

用于由所述数据外设取回所述电子文档状态的数据代表的装置；以及

用于通过一个计算机网络将来自所述数据外设的所请求电子文档的状态的数据代表传达给所述相关用户的装置。

12.如权利要求11所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其还包括用于验证所述相关用户的方法。

13.如权利要求11所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其特征在于，所述计算机网络为互联网。

14.如权利要求11所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其特征在于，使用一个网络入口输入要求所述电子文档的状态的请求。

15.如权利要求11所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其还包括：

用于给所述相关用户显示新近提交给所述数据外设的电子文档清单以所述电子文档的处理状态的装置；

用于由所述相关用户选择新近电子文档清单中的一电子文档的装置；以及

用于给所述相连用户显示所选电子文档的状态的装置。

16.如权利要求15所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其特征在于，该用于在所述数据外设处接收所述电子文档的数据代表的装置还包括：

用于将所提交的电子文档译制为所述数据外设可识别的格式的装置；和

用于在一个相关的所述数据外设的存储器中存储所提交的电子文档的装置。

17.如权利要求16所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其还包括用于打印所述电子文档的装置。

18.如权利要求15所述的在一个数据外设上提供所提交的电子文档的状态的系统，其还包括：

用于将所提交电子文档转换为适当的传真格式的装置；

用于从所述相关用户接收一个传真接收方的目的数据代表的装置；和

用于传送所述转换的电子文档给所述传真接收方的装置。

19.一种用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，包括：

用于在所述数据外设处接收所述电子文档的数据代表的指令；

用于在所述数据外设处接收所述数据外设执行所述电子文档的所请求服务的数据代表的指令；

用于根据由所述数据外设接收的所请求服务的数据代表处理所述电子文档的指令；以及

在处理所述电子文档，所述电子文档状态的数据代表的每一步时，用于存储到相关的数据存储器中的指令。

20.如权利要求19所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其还包括：

用于从一相关用户接收所述电子文档处理状态的请求的指令；

用于由所述数据外设取回所述电子文档状态的数据代表的指令；以及

用于通过一个计算机网络将来自所述数据外设的所请求的电子文档状态的数据代表传达给所述相关用户的指令。

21.如权利要求20所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其还包括用于验证所述相关用户的指令。

22.如权利要求20所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其特征在于，所述计算机网络为互联网。

23.如权利要求20所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其特征在于，使用一个网络入口输入要求所述电子文档的状态的请求。

24.如权利要求20所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其还包括：

用于给所述相关用户显示新近提交给所述数据外设的电子文档清单以示所述电子文档的处理状态的指令；

用于由所述相关用户选择新近电子文档清单中的一电子文档的指令；和

用于给所述相关用户显示所选电子文档的状态的指令。

25.如权利要求24所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令媒介，其特征在于，该用于在所述数据外设处接收所述电子文档的数据代表的指令还包括：

用于将所提交的电子文档译制为所述数据外设可识别的格式的指令；以及

用于在一个相关的所述数据外设的存储器中存储所提交的电子文档的指令。

26.如权利要求25所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令介质，其还包括用于打印所提交电子文档的指令。

27.如权利要求24所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机可读的指令介质，其还包括：

用于将所提交电子文档转换为适当的传真格式的指令；

用于从所述相关用户接收一个传真接收方的目的数据代表的指令；以及

用于传送所述转换的电子文档给所述传真接收方的指令。

28.一种用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，包括步骤：

在所述数据外设处接收所述电子文档数据代表；

在所述数据外设处接收由所述数据外设执行所述电子文档的所请求服务的数据代表；

根据所述数据外设接收的所请求的服务的数据代表，处理所述电子文档；以及

在处理所述电子文档及其状态的数据代表的每一步，存储到一个相关数据存储器中。

29.如权利要求28所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其还包括步骤：

从一个相关用户接收所述电子文档处理状态的请求；

所述数据外设取回所述电子文档状态的数据代表；以及

通过一个计算机网络将来自所述数据外设的所请求的电子文档状态的数据代表传达给所述相关用户。

30.如权利要求29所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其还包括验证所述相关用户的步骤。

31.如权利要求29所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其特征在于，所述计算机网络为互联网。

32.如权利要求29所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其特征在于，使用一个网络入口输入要求所述电子文档的状态的请求。

33.如权利要求29所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其还包括步骤：

给所述相关用户显示新近提交给所述数据外设的电子文档清单以示所述电子文档的处理状态；

由所述相关用户选择新近电子文档清单中的一电子文档；和

给所述相关用户显示所选电子文档的状态。

34.如权利要求33所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其特征在于，该在所述数据外设处接收所述电子文档的数据代表的步骤还包括步骤：

将所提交的电子文档译制为所述数据外设可识别的格式；以及

在一个相关的所述数据外设的存储器中存储所提交的电子文档。

35.如权利要求34所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其还包括打印所提交电子文档的步骤。

36.如权利要求34所述的用于在一个数据外设上提供所提交电子文档状态的计算机实施方法，其还包括步骤：

将所提交电子文档转换为适当的传真格式；

从所述相关用户接收一个传真接收方的目的数据代表；以及

将所述转换的电子文档传送给所述传真接收方。

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