CN1741054A - 作业流程控制方法及作业流程系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种作业流程控制方法及作业流程系统，具体涉及作业流程对象再授权方法及系统。该系统包含系统代理端，用以决定是否已发生组织变更事件，而影响已接收的一作业流程对象，例如需要被签署的文件。如果一特定作业流程对象被影响，该系统代理端转发该特定作业流程对象至一再授权引擎。再授权引擎应用再授权规则，借以决定新的、正确的路由路径给上述受影响的作业流程对象。本发明所述作业流程控制方法及作业流程系统的应用，可应变组织调整。

Description

作业流程控制方法及作业流程系统

技术领域

本发明是有关于作业流程系统，且特别有关于因应组织阶层变化的作业流程系统。

背景技术

作业流程系统电子化地控制需检阅及签署的文件的路径。作业流程系统具有许多优于传统以书面为基础的检阅及签署系统。特别是，电子的作业流程系统节省大量的纸张，并且比先前的系统快速许多。当一特定动作需要越多数次数的签署，作业流程系统所提供的好处就越明显。

在许多的作业流程系统中，当一个作业流程对象输入至作业流程系统以接收路由指挥及签署时，签署的职权及路径即被决定。作业流程对象可以是需要一个或一个以上的个人签署的提案。举例来说，在一作业实体(例如一公司)X部门的一位工程师，发送一作业流程对象至一作业流程系统以进行签署。在作业流程对象至作业流程系统的时候，此作业流程对象被指定传送给X部门的主管来签署，然后再到Y部门的经理。一旦传送至上述作业流程系统时，签署的职权及路径即已固定。此类系统的一主要缺点就是，一旦作业流程对象或申请书传送至上述作业流程系统时，就不能改变下一签署者或下一阶段。当作业流程阶层关系改变时，这会造成作业延迟、客户不满，及以手工处理或更正作业流程对象的路由路径的人力资源浪费。

参照图1，一个传统的作业流程系统，一般如系统100所示。系统100包含一授权引擎105，为一信息处理系统或一计算机装置(未图标)内的程序或应用程序。一员工/组织数据库110耦接于授权引擎105以提供关于使此系统的特定组织的阶层关系信息给此授权引擎。举例来说，员工/组织数据库110包含员工名称、部门主管、群组主管等等。商业逻辑数据库115也耦接于授权引擎105以提供规则，借以协助判定对于由原处理实体120传送至此系统的每个作业流程对象的签署路径。原处理实体120典型上是发起特定请求或作业流程对象125的个体，特定请求或作业流程对象125的个体要求在组织阶层中的其它个体作签署动作。在目前，作业流程对象125可以是未被授权，且需要被签署的对象。在传送作业流程对象125至一典型传统的授权引擎105之后，此授权引擎决定并固定此特定作业流程对象的路由及签署路径。授权引擎105引导此作业流程对象至目前处理实体130，举例来说，首先至一第一线主管、再至一第二线主管、最后再到一第三线主管以进行签署。在此作业流程对象传送至下一个主管以被签署之前，每个主管可能花一些时间检阅并签署此作业流程对象。此作业流程对象的复本也可能被传送至不被要求作签署的读取实体135。既然在此作业流程对象发送时，授权引擎105固定此送往各种主管(亦即至目前处理实体130)的路由路径，在此作业流程对象发送后并且在签署之前，如果组织阶层改变，就会有问题。不应该接收此作业流程对象的多个目前处理实体或主管就会收到此作业流程对象。尽管不再被授权这样作，已经离开该组织或改变职位的主管或读取实体可能仍然会收到此作业流程对象。如果目前处理实体不存在，则可能目前无其它实体有权处理此特定作业流程对象。在上述传统的作业流程系统中，可能有许多的作业流程对象或请求会被错误地导向不正确的签署路径。这样会导致浪费时间手动地更正路由及签署路径。

因此，需要一种作业流程系统及方法以解决上述问题。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在提供应变组织调整的作业流程控制方法及作业流程系统。

基于上述目的，提出一种作业流程控制方法。从多个原处理实体接收多个作业流程对象。由一系统代理端判定是否发生一组织变更事件，足以影响已接收的一特定作业流程对象。由一个再授权引擎再授权一受影响的已接收作业流程对象，使其根据一新的路由路径以被处理。

本发明所述的作业流程控制方法，更包含：储存多个影响规则于一影响规则储存模块；由上述系统代理端存取上述多个影响规则；以及由上述系统代理端判定一受影响的作业流程对象，以响应上述多个影响规则的实行。

本发明所述的作业流程控制方法，更包含，储存多个再授权规则于一再授权规则储存模块；由上述系统代理端存取上述多个再授权规则；以及由上述再授权引擎再授权多个受影响的作业流程对象，以响应上述多个再授权规则。

本发明所述的作业流程控制方法，更包含由上述再授权引擎转送一经由再授权的受影响的已接收作业流程对象至一新的处理实体。

本发明所述的作业流程控制方法，更包含由上述再授权引擎转发一经由再授权的受影响的作业流程对象至一新的读取实体。

另外，本发明另提出一种作业流程控制方法。由一授权引擎从多个原处理实体接收多个作业流程对象，其中由上述授权引擎将各自多个路由路径结合于上述已接收多个作业流程对象。由一系统代理端判定是否发生一组织变更事件，足以影响已接收的一特定作业流程对象。由一个再授权引擎再授权一受影响的作业流程对象，使其能根据一新的路由路径以被进行处理。

本发明还提出一种作业流程系统，包含输入模块、系统代理端、及再授权引擎。多个作业流程对象在上述输入模块被接收。上述系统代理端耦接于上述输入模块，用以决定是否已发生一组织变更事件，而足以影响已接收的一特定作业流程对象。上述再授权引擎耦接于上述系统代理端，用以再授权一受影响的已接收作业流程对象，使其根据一新的路由路径以被进行处理。

本发明所述的作业流程系统，更包含：一影响规则储存模块，耦接于上述系统代理端，用以储存多个影响规则。

本发明所述的作业流程系统，更包含：一再授权规则储存模块，耦接于上述再授权引擎，用以储存多个再授权规则。

另外，本发明另提出一种作业流程系统，包含授权引擎、系统代理端、及再授权引擎。上述授权引擎将各自多个路由路径结合于多个作业流程对象。上述系统代理端，耦接于上述授权引擎，用以决定是否已发生一组织变更事件，而足以影响已接收的一特定作业流程对象。上述再授权引擎耦接于上述系统代理端，用以再授权一受影响的已接收作业流程对象，使其根据一新的路由路径以被进行处理。

本发明所述作业流程控制方法及作业流程系统的应用，可应变组织调整。

附图说明

图1显示传统作业流程系统的方块图；

图2显示所揭示的作业流程系统的方块图；

图3A显示所揭示的作业流程系统的数个区块之间的处理流程示意图；

图3B显示所揭示的作业流程系统的其余区块之间的处理流程示意图；

图4A至图4C显示所揭示的作业流程系统的系统代理端的规则配置实例；

图5A至图5B显示所揭示的作业流程系统的再授权引擎的规则配置实例。

具体实施方式

本发明大体而言是关于作业流程系统及方法用以动态因应组织阶层变化。需要了解的是，以下说明实作本发明的各别特征的实施例及例子。为了让本发明更简明易懂，以下叙述多个构成组件及配置方式的特定实例。这些当然只是实例而非用以限定本发明。另外，本说明书将重复引用各实例中的标号及符号。重复引用标号及符号是为了清楚简化的目的，并非指定所说明的各实施例及/或配置方式之间的关系。

图2显示所揭示的作业流程系统200的一个实施例，用以解决上述问题。系统200包含系统代理端205，用以找出由于组织阶层改变而影响的作业流程对象或文件。系统代理端205与一再授权引擎210一起作业，其中上述再授权引擎210取得受影响的作业流程对象并传送此受影响的作业流程对象至多个新的处理实体，亦即在考量组织阶层改变后所找出的适当处理实体。此再授权由组织阶层改变事件驱动，而组织阶层改变事件则由系统代理端205侦测。因此在本实施例中，再授权作业可以称为由事件所驱动。

未被授权的作业流程对象215或文件由多个原处理实体220准备，此多个原处理实体220传送这些文件至授权引擎225的一输入模块。多个作业流程对象可以包含文件、提案、或其它需由一组织阶层中的处理实体签署的事项。为了方便起见，作业流程对象在图标中以文件表示。由原处理实体220输入的作业流程对象称为“未授权文件”，因为授权引擎225还没决定这些作业流程对象的对应处理实体，而且这些作业流程对象也还没被签署。经由从员工/组织数据库230撷取信息，并应用来自商业逻辑数据库235的商业逻辑，授权引擎225决定在此组织阶层中应该接收此作业流程对象进行签署的适当个体。举例来说，授权引擎225将会引导一特定作业流程对象至多个目前处理实体240以遂行签署，并基于通知信息(for your information，简称FYI)或FYI的基础上传送给多个目前读取实体245。一旦授权引擎225针对一特定作业流程对象决定多个处理实体时，此作业流程对象被称为“具有已决定授权的文件”250，而多个目前处理实体240及目前读取实体245被结合至上述作业流程对象。但是如果有组织阶层改变事件，可能有一个或一个以上的目前处理实体及目前读取实体不正确。须要注意的是“具有已决定授权的文件”可能存在于上述组织阶层中多个信息处理系统(未图标)中。

系统代理端205监视“具有已决定授权的文件”250以决定这些文件或作业流程对象中何者有不适当的授权，亦即结合不正确的目前处理实体或目前读取实体。换言之，系统代理端205决定因组织阶层改变而受影响。因组织阶层改变而受影响的文件250称为“不当授权的文件”252。系统代理端205可以是在一信息处理系统(未图标)中的一应用程序，或因需求而以专属硬件实作。可以驱动系统代理端205以标示特定受影响文件的事件，举例来说，包含一员工离开上述组织、一员工改变在上述组织的职位、一处理实体离开上述组织、一处理实体改变在上述组织的职位、一读取实体离开上述组织、以及一读取实体改变在上述组织的职位。为了要让系统代理端205选择储存在多个系统中的受影响文件，系统代理端205从影响规则配置储存模块255接收影响规则。在一实施例中，储存文件的每个信息处理系统(未图标)具有其各自用以决定受影响文件的规则集合。在实作中，所有这些规则被储存在影响规则配置储存模块255，其中影响规则配置储存模块255可以设置于专属的信息处理系统或其它储存位置。一旦被驱动，上述系统代理端根据上述规则配置以侦测所有受影响的文件。上述受影响的文件可以储存在与影响规则配置储存模块255相同的信息处理系统，储存在专属于受影响的文件的信息处理系统，或储存在共享的信息处理系统。

再授权引擎210接收“不当授权的文件”252并根据再授权规则配置储存模块260提供的再授权规则，再授权这些文件至多个新处理实体265及新的读取实体270。在图2中，目前处理实体240及目前读取实体245以“X”符号标示以指明这些处理实体及目前读取实体已不再是一特定文件或特定作业流程对象的适当处理实体或读取实体。在实作时，可以合并影响规则配置储存模块255及再授权规则配置储存模块260。再者，系统代理端205及再授权引擎210可以由各自耦接的多个信息处理系统或单一信息处理系统中的软件实作。一旦再授权规则配置储存模块260决定特定文件的多个适当处理实体265或读取实体270时，传送此文件至该新的处理实体以遂行签署及让读取实体以检阅。

图3A及图3B为图2的作业流程系统200的详细示意图。在探讨图3A及图3B时，重点会放在系统代理端205及再授权引擎210。当多个未授权作业流程对象215被传送至授权引擎225时，授权引擎225询问员工/组织数据库230及商业逻辑数据库235以作出初步决定，以决定此作业流程对象或文件应被送达以签署或检阅的多个处理实体及读取实体。在另一实施例中，传送者可以提供一初始签署路径给一作业流程对象或文件，并接着此系统可以查该路径是否适当。将被检阅的上述作业流程对象或文件250可以储存在如图3A所指示的信息处理系统，其中显示文件250为包含文件001(Sys1:Doc1，处理实体A)、文件002(Sys2:Doc2，处理实体B)、文件003(Sys2:Doc3，处理实体C)以及文件004(Sys1:Doc1，处理实体E)。Sys1及Sys2对应为可以储存文件的不同信息处理系统。处理实体A、B、C、及E对应为文件的人员处理实体。

系统代理端205监视文件250以决定那些文件中哪些是因组织阶层改变而受影响的。图4A是可取得的影响文件的人员数据变动事件的表格。这些事件包含(a)一处理实体(非组织领导人(non-organization head))辞职、(b)一处理实体(组织领导人)辞职、(c)一处理实体在上述组织中调换职位(例如一处理实体从一部门调到另一部门)、以及(d)组织不再存在。当使用“非组织领导人”一词时，其包含管理者(manager)、监督者(supervisor)、及其它在组织领导人以下的组织内签署者。

图3A及图3B包含处理步骤301至305，举例说明一作业流程对象或文件通过作业流程系统200的流程。如同在图3A中步骤301，系统代理端205开始检查文件250以决定是否有任何人员资料变动事件发生而将会影响任何文件250。如果这样的事件发生时，它就成为一个驱动事件，用以驱动系统代理端205发送受影响的文件至图3B的再授权引擎210。可以根据规则来检查文件250以得知它们是否被影响，上述规则可以系统为基础应用于一系统。举例来说，一规则集合可用在储存文件的一系统上，而另一规则集合可用在储存文件的另一系统上。这些规则(以系统为基础)储存在图3A中一系统的影响规则配置储存模块255。在此特定的实例中，在步骤302中，系统1规则和系统2规则被储存在影响规则配置储存模块255并被提供给系统代理端205。

图4B为一表格，其中显示应用于Sys1系统，属doc1文件类型的规则。图4C为一表格，其中显示应用于Sys1系统的规则，包含属doc2及doc3的文件类型。所显示的表格包含事件类型，是/否侦测的信息、以及栏位名。栏位名可以识别在一文件中处理实体信息的储存位置(例如，如果一文件储存在一关连数据库管理系统(relational database management system，简称RDBMS)作为表格中的一列，栏位名可以是表格中一栏的名称)。举例来说，当系统代理端205正在检查一文件(系统：sys1，文件类型：doc1)，它可以从文件中的栏位/栏sys1_doc1_tbl.procesor_id取得原处理实体识别码，并比较此处理实体是否已辞职。系统代理端205可以接着从sys1_doc1_tbl.procesor_org_id取得此处理实体的原组织识别码，并检查它是否与该处理实体的目前组织相同。系统代理端205可以接着从sys1_doc1_tbl.org_id取得发送者的原组织识别码，并检查该组织是否存在。须要了解的是本揭露书中的规则可以重新配置调整，并该代理端可以使用这些配置以监视多个信息系统及多个文件类型。

系统代理端205在一实施例中以系统为基础使用这些规则以决定在一系统上的受影响的文件。根据对每一系统的规则配置，找出特定栏位值符合变更事件的所有文件。如果发现将会影响特定文件250的人员变更事件已发生，则为该文件驱动系统代理端205。在图3A的步骤303中，一旦驱动，系统代理端205可以根据在每一系统中的规则集合，决定或侦测所有在不同系统中受影响的文件。在图3A的步骤304中，当系统代理端205完成侦测受影响的文件后，传送收集的受影响的文件至再授权引擎210。

在图3A所示的特定实例中，识别出因组织阶层改变而受影响的三份文件，并予以指定为“不当授权的文件”，亦即经历组织变更的处理实体A对应的文件001(Sys1:Doc1)、经历组织变更的处理实体B对应的文件002(Sys2:Doc2)、辞职的处理实体C(组织领导人)对应的文件003(Sys2:Doc3)。如上所述，这3份受影响文件被送至再授权引擎210，并由同一者接收，如图3B所示。

再授权引擎210从再授权规则配置储存模块260取得再授权规则，其中叙述每一种人员变更如何处理。图5A显示多个人员变更事件及关于如何处理每一事件的各别指令。举例来说，图5A的规则应用于系统：sys1，文件类型：doc1，在此特别的实例中，规则“转送至他/她的监督”用以处理“处理实体A(非组织领导人)辞职”；规则“转送原组织的领导人”用以处理“处理实体变更组织”。图5B显示可以应用于系统：sys2，文件类型：doc2及doc3的规则。在图3B中的步骤305，再授权引擎210索取在再授权规则配置储存模块260中的规则，并将取得规则应用于受影响文件001(Sys1:Doc1)、受影响文件002(Sys2:Doc2)及受影响文件003(Sys2:Doc3)。接着将取得规则应用于每个受影响文件以决定文件的新路由路径。举例来说，如图3B所示，文件001重新被导向“原组织的领导人”；文件002重新被导向“新组织的领导人”；并且在“通知系统所有者”之外，无变更文件003的路径。在步骤306中，重新路由导向完成，重新导向后的文件变成“具有已决定授权的文件”。接着传送这文件至经由应用上述规则而决定的多个适当处理实体及读取实体。

虽然本发明已将某些示范实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明，任何熟悉本项技术的人员对上述示范实施例作各种的更动与润饰皆可视为本发明的范围。举例来说，以上已讨论软件的主动询问作业，但是也可以利用以中断为基础的程序。在不脱离本发明的精神和范围内，当可作各种的更动、润饰与取代，并且可以单独利用本发明的部分特征的实例。因此本发明的保护范围当以本申请的权利要求书所界定的范围为准。

附图中符号的简单说明如下：

100：传统的作业流程系统

105：授权引擎

110：员工/组织数据库

115：商业逻辑数据库

120：原处理实体

125：未授权文件

130：目前处理实体

135：读取实体

200：作业流程系统

205：系统代理端

210：再授权引擎

215：未授权文件

220：原处理实体

230：员工/组织数据库

235：商业逻辑数据库

240：目前处理实体

245：目前读取实体

250：具有已决定授权的文件

252：不当授权的文件

255：影响规则配置储存模块

260：再授权规则配置储存模块

265：新的处理实体

270：新的读取实体

Claims (10)

1、一种作业流程控制方法，所述作业流程控制方法包含：

从多个原处理实体接收多个作业流程对象；

由一系统代理端判定是否发生会影响已接收的一特定作业流程对象的一组织变更事件；以及

由一再授权引擎再授权一受影响的已接收作业流程对象，使上述受影响的已接收作业流程对象根据一新的路由路径而被处理。

2、根据权利要求1所述的作业流程控制方法，其特征在于更包含：

储存多个影响规则于一影响规则储存模块；

由上述系统代理端存取上述多个影响规则；以及

由上述系统代理端判定一受影响的作业流程对象，以响应上述多个影响规则的实行。

3、根据权利要求1所述的作业流程控制方法，其特征在于更包含，储存多个再授权规则于一再授权规则储存模块；

由上述系统代理端存取上述多个再授权规则；以及

由上述再授权引擎再授权多个受影响的作业流程对象，以响应上述多个再授权规则。

4、根据权利要求1所述的作业流程控制方法，其特征在于更包含由上述再授权引擎转送一经由再授权的受影响的已接收作业流程对象至一新的处理实体。

5、根据权利要求1所述的作业流程控制方法，其特征在于更包含由上述再授权引擎转发一经由再授权的受影响的作业流程对象至一新的读取实体。

6、一种作业流程控制方法，所述作业流程控制方法包含：

由一授权引擎从多个原处理实体接收多个作业流程对象，其中由上述授权引擎将各自多个路由路径结合于上述已接收多个作业流程对象；

由一系统代理端判定是否发生将会影响已接收的一特定作业流程对象的一组织变更事件；以及

由一再授权引擎再授权一受影响的作业流程对象根据一新的路由路径以被进行处理。

7、一种作业流程系统，所述作业流程系统包含：

一输入模块，用以接收多个作业流程对象；

一系统代理端，耦接于上述输入模块，用以决定是否已发生一组织变更事件，而足以影响已接收的一特定作业流程对象；以及

一再授权引擎，耦接于上述系统代理端，用以再授权一受影响的已接收作业流程对象根据一新的路由路径以被进行处理。

8、根据权利要求7所述的作业流程系统，其特征在于更包含：

一影响规则储存模块，耦接于上述系统代理端，用以储存多个影响规则。

9、根据权利要求7所述的作业流程系统，其特征在于更包含：

一再授权规则储存模块，耦接于上述再授权引擎，用以储存多个再授权规则。

10、一种作业流程系统，所述作业流程系统包含：

一授权引擎，将各自多个路由路径结合于多个作业流程对象；

一系统代理端，耦接于上述授权引擎，用以决定是否已发生一组织变更事件，而足以影响已接收的一特定作业流程对象；以及

一再授权引擎，耦接于上述系统代理端，用以再授权一受影响的已接收作业流程对象根据一新的路由路径以被进行处理。

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