CN1416081A - 会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法 - Google Patents

Abstract

一种会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，包括如下步骤：1)制作电算化记帐凭证；2)同时，对其佐证的原始附件资料做同步副本录入处理；3)将记帐凭证的核算数据与录入的附件资料的副本相对应地做一体化存储处理，录入的附件资料内容以一条记录形式存入数据库中。所述录入处理的方法包括：电子扫描、数码拍照、电子文档直接导入或其它电子设备输入等。所述一体化存储方法包括两表关联存储法和一表打包存储法。本发明提供了一种方便快捷、便于审核、查账的电算化记帐凭证附件资料的处理方法。

Description

会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法

技术领域

本发明涉及会计电算化记帐凭证附件资料的存取和保管的方法，运用本方法使得会计记帐凭证附件资料在实现电算化过程中得到数字化影象处理，达到对会计电算化核算数据与其相应的凭证附件资料一体管理的目的，实现企业会计电算化资源与政府和社会的全面共享。

背景技术

随着计算机技术的飞速发展，目前，我国会计电算化基本上达到了普及，商品化会计核算软件的广泛使用，也在很大程度上减轻了会计人员的工作负担和提高了工作效率。但是，当今面市的会计电算化软件，因受历史背景和技术条件的制约，其设计开发思想均未考虑对会计记帐凭证附件资料做同步数字化处理，存在着严重的功能缺陷，因此加大了会计人员对会计资料管理、查询等方面的工作负担。如：在日常工作中，查询已入帐的会计资料是常有的事情，现行会计电算化记帐凭证附件资料的一般查询方法是：(1)先由电脑按年月查询记帐凭证编号；(2)根据记帐凭证编号找出纸质会计档案的对应记帐凭证；(3)翻阅该记帐凭证的附件资料；(4)如果需要，再对该附件资料进行复印取证。这种传统查询模式既费时又费力，特别是对多年的帐务资料进行大规模查询、复印时，会给广大的财会人员增加沉重的工作负担，且易出错。

如今，会计电算化只是实现了会计核算数据计算的电算化，繁杂的会计记帐凭证附件资料管理仍处于传统模式的手工操作阶段。所以，要实现全面的会计电算化，就必须同步实现会计记帐凭证附件资料的计算机管理，改变对会计记帐凭证附件资料采用钉本式、文件夹、档案袋、文件柜等传统的存管模式。

发明内容

本发明的目的意在克服上述现有技术的不足，提出一种方便快捷、便于审核、查账的电算化记帐凭证附件资料的处理方法。

实现上述目的的技术方案：

一种会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，包括如下步骤：1)制作电算化记帐凭证；2)同时，对其佐证的原始附件资料做同步副本录入处理；3)将记帐凭证的核算数据与录入的附件资料的副本相对应地做一体化存储处理。

所述录入处理的方法包括：电子扫描、数码拍照、电子文档直接导入或其它电子设备输入等。

采用数据库存储方法，将录入的附件资料内容以一条记录形式存入数据库中。

所述一体化存储方法是两表关联存储法：1)建立记帐凭证记录表；2)在记帐凭证记录表之外，另建一个专用于存储记帐凭证附件资料表；3)在记帐凭证表与其附件资料表之间由日期和记帐凭证编号建立一一对应关系。

所述两表关联存储法的记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额和附件张数。

所述附件资料表包括日期、凭证编号、附件序号、附件类型和附件内容。

所述一体化存储方法是一表打包存储法：在记帐凭证记录表内直接增设一个用于存储记帐凭证附件资料的字段，分别将各个记帐凭证所属附件资料的副本及其他电子文档打包为一个合并文档存入该字段内。

所述一表打包存储法的记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额、附件张数和附件内容。

原始附件资料做同步副本录入处理的方法包括如下步骤：

(1)、将当前附件内容输入会计电算化记帐凭证记录表；

(2)、根据附件内容，选择录入方式；

(3)、启动录入设备录入，生成该记帐凭证附件资料的副本(又名：图象文件)；

(4)、将各附件资料的副本存入记帐凭证附件资料表，同时记录该附件资料对应记帐凭证的日期、凭证编号和附件资料的副本格式；

(5)、继续循环以上步骤(2)至步骤(4)，录入下一附件资料的原始凭证，生成并存储记帐凭证的副本文件，直到完成所有记帐凭证附件资料的录入工作。

采用上述技术方案，针对目前会计记帐凭证附件资料传统存管模式存在的缺陷，“会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法”(以下简称“新方法”)，提出了会计电算化的全新概念，通过对会计电算化记帐凭证附件资料的录入和存取，将改变会计资料的传统手工操作模式，实现了对会计电算化记帐凭证附件资料的计算机管理，推动我国会计电算化进入一个新的发展阶段。

具体地说，本发明突出的技术进步在于：

1、计算机同步处理会计数据与原始凭证资料，确保留存资料的完整与安全。

现行的会计电算化软件，没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能，只是简单地记录每张记帐凭证附件资料的份数，仅此而已。操作过程是依据相应的原始凭证资料制作电算化记帐凭证，将其打印出来后并附上原始凭证资料装订成册进行管理，电脑核算数据与原始凭证附件资料是分离的。

“新方法”是在制作电算化记帐凭证的同时，并对其附件资料做同步副本处理，实现核算数据与其佐证的附件资料相对应的一体数字化存储。该方法可以提高保存附件资料的完整与安全系数，防止因原始附件资料的丢失、毁坏给企业带来的经济损失和法律责任。

2、实现会计电算化记帐凭证附件资料永久性地保存。

根据《会计档案管理制度》的有关规定，现行的会计电算化记帐凭证及附件，按序号每月装订成册进行归档管理，保管时限为15年。15年后提出销毁申请，填制《销毁会计档案审批表》，经有关部门严格审查并签署意见后进行销毁。《销毁会计档案审批表》须要长期保管。

“新方法”实现了对会计电算化记帐凭证附件资料的副本数字化储存处理，不仅确保了核算数据与其附件资料的一致性、完整性，而且在会计实物档案定期销毁后，仍可以会计电子档案形式永久保存。用于保管会计电子档案的载体多种多样(如光盘、优盘、硬盘等)，体积小、容量大，保密性高，成本低。

3、实现对会计电算化记帐凭证附件资料的快捷查询和打印。

利用“新方法”查询记帐凭证附件资料的一般方法是：在电脑按年月查询记帐凭证编号的同时，就可查阅该记帐凭证的已经数字化存储的全部附件资料，并可以即时对其打印。也便于对关联业务的历史资料进行即时整合，汇总成册。“新方法”大大简化了查询过程，提高了查询效率，并且可以保证取证完整。

4、便于内部审核与控制。

根据原始凭证编制会计记帐凭证，是开展会计核算工作的基础。在实际工作中，会计记帐凭证的质量，对会计核算过程、会计信息质量起着至关重要的作用。所以，为了保证会计信息质量，会计记帐凭证的审核工作必不可少，编制和审核会计凭证的工作也须由不同的会计人员担任。

但是，由于现行会计电算化数据与其相应的原始凭证资料相分离，再加上会计事项内容的复杂和多样性，记帐凭证的摘要内容不可能含盖该事项的整体业务过程的详细说明，所以，在审核电脑记帐凭证时，审核人员为求证该记帐凭证的正确性，还要另外查找和翻阅附件的纸质原始资料，不仅增大了审核人员的工作量和难度，也影响了会计工作其他环节的正常运行，降低了整体会计工作效率。

“新方法”减化了会计电算化记帐凭证的审核工作的流程，实现了对记帐凭证审核的同时，可随意查阅其相应的已作数字化存储的原始资料的副本，不仅缩短了审核时间，而且能有效防止错帐或假帐的现象发生。

5、便于审计监督和税务检查等。

《中华人民共和国公司法》规定，“公司应当在每一会计终了时制作财务会计报告，并依法经审查验证。”。国家税务、财政、工商、海关等部门以及企业的内审部门也会定期或不定期对企业帐务进行审计和查证工作。

但现行的会计电算化会计记帐凭证附件资料的处理方式，使得查帐工作成为一件繁重的体力劳动。翻看帐薄，查询记帐凭证，复印原始凭证等等工作，不仅成为审计人员的一种负担，造成人力、物力、财力浪费，也给被审单位的日常工作造成了很大的影响。如果企业经过多次查帐，一些会计资料也可能会造成遗失或破损。

“新方法”便于审计监督和税务检查等工作。只需调用企业的会计电算化电子档案，即可依据业已同步存储的电子附件资料进行审验其会计信息的正确性和真实性。审计取证可即时打印同步完成，保证了取证过程的安全以及取证资料的质量和完整性。

6、适应了电子化、信息化发展趋势，具有前瞻性

随着我国信息化进程的加快，以及廉价、高性能、大容量计算机及其外围设备的广泛使用，使得电子合同、电子单据等正日益成为我国经济生活中的一个重要组成部分。而现行的会计电算化不具备对电子合同、电子单据的处理功能，已不能适应未来形势的发展需求。

“新方法”正好适应这一发展的趋势，使记录经济业务的会计也享受到高科技带来的精确和效率，实现对办公自动化生成的有关会计电子文档资料进行管理。并且可利用电子邮件等作为传递平台，实现关联企业会计记帐凭证附件资料的即时异地查询或对外求证。

进一步地，通过本发明，可实现关联业务的会计资料整合，企业可对某一时期内同一业务或同类业务历史资料进行汇总，比较、总结，便于领导层决策和业务部门备查。

附图说明

图1是会计电算化记帐凭证附件资料处理的界面功能操作接口流程图。

图2是附件资料的处理流程图。

图3是附件资料录入过程。

图4是附件资料异地查询流程图。

图5是附件资料整合流程图。

图6是附件资料查询流程图。

具体实施方式

结合图1~6，一种会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，包括如下步骤：1)制作电算化记帐凭证；2)同时，对其佐证的原始附件资料做同步副本录入处理；3)将记帐凭证的核算数据与录入的附件资料的副本相对应地做一体化存储处理。

如图1所示，为会计记帐凭证编制、查询与其附件资料录入、取用的界面功能操作接口流程。一般在记帐凭证界面上设置进入附件资料功能操作按钮或预置其他功能按键，当完成附件资料录入或取用后再返回到该记帐凭证的工作状态的界面。

图2所示是一般录入方式的工作流程，本发明采用数据库存储方法，在选择录入方式后，将录入的资料内容以一条记录形式存入数据库中。数据库包括关系数据库和自定义数据库。具体的录入方式有：电子扫描、数码拍照、电子文档直接导入、其他电子设备输入等。

一体化存储方法包括两表关联存储法和一表打包存储法，其中：

(1)、两表关联存储法：由记帐凭证记录表和附件资料表组成，记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额和附件张数。在记帐凭证记录表之外，另建一个专用于存储记帐凭证附件资料表，附件资料表包括日期、凭证编号、附件序号、附件类型和附件内容。记帐凭证表与其附件资料表之间由日期和记帐凭证编号建立对应关系。

(2)、一表打包存储法：在记帐凭证记录表内直接增设一个用于存储记帐凭证附件资料的字段，分别将各个记帐凭证所属附件影象及其他电子文档打包为一个合并文档存入该字段内。记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额、附件张数和附件内容。附件资料存储的数据库结构以凭证编号字段为主关键字。存储附件内容字段的类型可采用Blob、Graphi、Memo或String等。

原始附件资料做同步副本录入处理的方法，如图2、图3所示，包括如下步骤：

(1)、通过会计电算化记帐凭证填制界面和会计电算化记帐凭证附件资料录入界面，将当前附件内容录入、存储输入会计电算化记帐凭证记录表，存入数据库。

(2)、根据附件内容，选择录入方式。附件内容可以是原始凭证的副本或相关的其他电子文档文件，含各种格式的文件，主要包括文本格式文档类和声像文档类，如：Word、Excel、Htm、Wps、Cced、Mp3、Wav、Avi、Jpg、Bmp等。

(3)、启动录入设备录入，对原始记帐凭证进行影象处理，生成该记帐凭证附件资料的副本(又名：图象文件或影象文档)。

(4)、将各附件资料的副本存入记帐凭证附件资料表，同时记录该附件资料对应记帐凭证的日期、凭证编号和附件资料的副本格式，存入数据库。

(5)、继续循环以上步骤(2)至步骤(4)，录入下一附件资料的原始凭证，生成并存储记帐凭证的副本文件，直到完成所有记帐凭证附件资料的录入工作。

会计电算化记帐凭证附件资料的取用方法：

(1)、浏览：实现在线查询，浏览历史存档；

(2)、打印、另存文件：实现对重大业务或关联业务的取证留存和整合，便于领导层决策或业务部门备查。

(3)、电子邮件传递：实现在线异地查询或求证。

如图4所示为附件资料异地查询流程图，实现会计电算化记帐凭证附件资料的异地查询：关联企业间，如要查询或求证某些附件内容时，均可由“查询方”采取“电子邮件”发出操作指令，指示“被查询方”将查询结果也以“电子邮件”方式反馈。充分利用“电子邮件”的实时监控收发信件功能，自动完成异地附件资料互动查询。“图4”中的“地点A”与“地点B”互可反向操作，方法相同。

举例一、某一企业财务部门，经批准于2002年11月8日，以第1234568号支票向某一存款银行提取人民币现金10,000元留做备用，现金已入库，附件2张包括支票存根联及内部批准提现凭单。会计人员就该会计事项处理分录如下：

               借：现金    10,000元

             贷：银行存款    10,000元

采用两表关联存储法，上述2张记帐凭证附件资料的处理过程如下：

(1)、将上述2张记帐凭证附件内容依序输入到会计电算化记帐凭证记录表里，

(2)、在输入记帐凭证内容时，可随时启动记帐凭证附件资料的录入功能(图1→图2)，进入对记帐凭证附件资料的录入操作。

a.选择“录入方式”的“电子扫描”(可选择其他方式)；

b.启动扫描仪，并将第1张原始凭证放入扫描板上进行扫描，生成该记帐凭证的“附件1”图象文件；

c.将“附件1”图象文件存入“记帐凭证附件资料表”里，同时记录该附件对应“记帐凭证”的年、月、日、凭证编号和附件图象文件的格式(文件后缀)，其结果展现如“表2”所示；

d.继续循环以上“b.”、“c.”过程，扫描第2张原始凭证，生成并存储记帐凭证的“附件2”图象文件，其结果展现如“表2”所示记帐凭证附件资料表。

e.对该记帐凭证的两张附件资料的影象处理已完成，返回到记帐凭证输入界面上，如“图1”。

“表1”与“表2”的对应关系：

“表1”与“表2”以记帐凭证的编号、年、月、日建立对应关联，“表1”为“父”，“表2”为“子”。

“表1”中每一个编号的记帐凭证的附件张数，对应着“表2”中的记录个数。如果“表1”中“附件张数”为2时，那么“表2”中就一定有两条记录与之对应着(每一条记录均为一个独立的电子文档文件，“附件类型”记录着该文档文件的后缀)。

在以上“a.”选择“录入方式”中，选择“数码拍照”与选择“电子扫描”操作方法基本相同，都是对附件资料进行影象处理，生成的均为图象文件，只是一个采取拍照另一个采用扫描，仅是操作不同的外围设备而已。

表1：会计记帐凭证记录表

年月                  日			凭证编号	内容摘要	一级科目名称	借方金额	贷方金额	…	附件张数
										A1	A2	A3	A4	A5	A6	A7	A8	…	An
2002	11	8	001	以#1234568支票提备用金	现金	10,000		…	2
										2002	11	8	001	以#1234568支票提备用金	银行存款		10,000	…	2
2002	11	9	002	通过某银行电汇某公司预付货款	预付货款	80,000	…	…	2
										2002	11	9	002	通过某银行电汇某公司预付货款	银行存款		80,000	…	2
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

表2：会计电算化记帐凭证的附件资料表

年	月	日	凭证编号	附件序号	附件类型	附件内容
							A1	A2	A3	A4	A5	A6	A7
2002	11	8	001	1	JPG	附件1
							2002	11	8	001	2	JPG	附件2
2002	11	9	002	1	JPG	附件1
							2002	11	9	002	2	HTM	附件2
…	…	…	…	…	…	…

                         表2

举例二、某一公司已实现办公自动化，通过Internet电子商务订购一批商品，经购销双方协商确立了一份电子购销合同书，合同中规定需要预付购货款80,000元。经公司领导批准于2002年11月9日，以电汇方式汇给对方80,000元。财务部门根据该“电子购销合同书”和银行电汇回单作帐务处理，附件2份包括银行电汇回单1份及“电子购销合同书”电子文档文件1个。会计人员就该会计事项处理分录如下：

   借：预付货款        80,000元

   贷：银行存款        80,000元

采用两表关联存储法，上述2张记帐凭证附件资料的处理过程如下：

(1)、将上述2张记帐凭证附件内容依序输入到会计电算化记帐凭证记录表里，

(2)、在输入记帐凭证内容时，可随时启动记帐凭证附件资料的录入功能(图1→图2)，进入对记帐凭证附件资料的录入操作。

a.选择“录入方式”的“电子扫描”(可选择“数码拍照”方式)；

b.启动扫描仪，将第1张原始凭证放到扫描板上进行扫描，生成该记帐凭证的“附件1”图象文件；

c.将“附件1”图象文件存入“记帐凭证附件资料表”里，同时记录该附件对应“记帐凭证”的年、月、日、凭证编号和附件图象文件的格式(文件后缀)，其结果展现如“表2”所示；

d.继续循环以上“a.”过程，选择“文件导入”录入方式，将“电子购销合同书”电子文档文件作为“附件2”直接导入并存储到记帐凭证附件资料表里，其结果展现如“表2”所示。

e.对该记帐凭证的两份附件资料的影象和导入处理已完成，返回到记帐凭证输入界面上，如“图1”。

在以上“a.”选择“录入方式”中，选择“数码拍照”与选择“电子扫描”操作方法基本相同，都是对附件资料进行影象处理，生成的均为图象文件，只是一个采取拍照另一个采用扫描，仅是操作不同的外围设备而已。

举例三、附件资料内容如“举例一”

采用一表打包存储法，存储记帐凭证的附件资料不另外建立会计记帐凭证的附件资料表，只是在“会计记帐凭证表”内增设一个专用字段存储附件的电子文档。在存储时，先将记帐凭证的多个附件副本电子文档文件合并为一个“附件包”，再将“附件包”存到“会计记帐凭证库表”内。“表3”中每一个编号的记帐凭证，如其附件张数大于零时，则均存在一个独立的“附件包”电子文档文件与之对应。

具体地说，上述2张记帐凭证附件资料的录入及存储处理过程如下：

(1)、将附件内容依序输入到会计电算化记帐凭证记录表里，

(2)、在输入记帐凭证内容时，可随时启动记帐凭证附件资料的录入功能(图1→图2)，进入对记帐凭证附件资料的录入操作。

a.选择“录入方式”的“电子扫描”(可选择其他方式)；

b.创建一个WORD临时文档文件(即“附件包”)；

c.启动扫描仪，并将第1张原始凭证放入扫描板上进行扫描，生成该记帐凭证的“附件1”图象文件；

d.将“附件1”图象文件插入到“b.”所创建的WORD临时文档文件中；

e.继续循环以上“c.”、“d.”过程，扫描第2张原始凭证，生成记帐凭证的“附件2”图象文件并插入到所创建的WORD临时文档文件中；

f.将WORD临时文档文件，存储会计记帐凭证与其附件资料合一库表中“附件内容”字段里，其结果展现如“表3”所示。

g.该记帐凭证的2张附件资料的影象处理已完成，返回到记帐凭证输入界面上，如“图1”。

在以上“a.”选择“录入方式”中，选择“数码拍照”与选择“电子扫描”操作方法基本相同，都是对附件资料进行影象处理，生成的均为图象文件，只是一个采取拍照另一个采用扫描，仅是操作不同的外围设备而已。

表3：会计记帐凭证与其附件资料合一表

年          月         日			凭证编号	内容摘要	一级科目名称	借方金额	贷方金额	附件张数		附件内容
											A1	A2	A3	A4	A5	A6	A7	A8	…	An-1	An
2002	11	8	001	以#1234568支票提备用金	现金	10000		…	2	附件包
											2002	11	8	001	以#1234568支票提备用金	银行存款		10000	…	2	附件包
2002	11	9	002	通过某银行电汇某公司预付货款	预付货款	80000	…	…	2	附件包
											2002	11	9	002	通过某银行电汇某公司预付货款	银行存款		80000	…	2	附件包
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

                                             表3

举例四、附件资料内容如“举例二”

采用一表打包存储法，上述2张记帐凭证(银行电汇回单1份及“电子购销合同书”电子文档文件1个)附件资料的录入及存储处理过程如下：

(1)、将附件内容依序输入到会计电算化记帐凭证记录表里，

(2)、在输入记帐凭证内容时，可随时启动记帐凭证附件资料的录入功能(图1→图2)，进入对记帐凭证附件资料的录入操作。

a.选择“录入方式”的“电子扫描”(可选择其他方式)；

b.创建一个WORD临时文档文件(即“附件包”)；

c.启动扫描仪，并将第1张原始凭证放入扫描板上进行扫描，生成该记帐凭证的“附件1”图象文件；

d.将“附件1”图象文件插入到“b.”所创建的WORD临时文档文件中；

e.继续循环以上“a.”过程，选择“文件导入”录入方式，将“电子购销合同书”电子文档文件作为“附件2”导入并插到所创建的WORD临时文档文件中；

f.将WORD临时文档文件，存储会计记帐凭证与其附件资料合一库表中“附件内容”字段里，其结果展现如“表3”所示。

g.该记帐凭证的2份附件资料的影象处理和文件导入已完成，返回到记帐凭证输入界面上，如“图1”。

在以上“a.”选择“录入方式”中，选择“数码拍照”与选择“电子扫描”操作方法基本相同，都是对附件资料进行影象处理，生成的均为图象文件，只是一个采取拍照另一个采用扫描，仅是操作不同的外围设备而已。

附件资料内容的查询

1、会计电算化记帐凭证附件资料的本地查询

举例五、对“举例二”的存储结果进行查询，查询2002年11月9日第2号记帐凭证的附件资料。查询过程如下：

(1)、启动会计电算化软件，并进入到会计记帐凭证查询功能界面(图6)；

(2)、输入查询记帐凭证的条件，如“年”为 2002、“月”为 11、“日”为 09、“凭证编号”为 002，查找到满足该条件会计记帐凭证，显示其内容；

(3)、启动记帐凭证附件资料查询功能，自动判断该记帐凭证有无附件资料，如无附件资料，则返回到原会计记帐凭证查询功能界面上；

(4)、如存在附件资料，则进入附件资料显示界面；

(5)、判断是否结束，如选择结束则返回到原会计记帐凭证查询功能界面上；

(6)、如继续则可循环进行：打印附件资料、将附件资料另存为一个外部文件、向外邮件传递附件资料或选择其他操作方式；

(7)、最后返回到原会计记帐凭证查询功能界面上；

2、会计电算化记帐凭证附件资料的异地查询

举例六、假设以上“举例二”为“地点B”发生的会计事项，现存在关联单位“地点A”。假设“地点A”为“地点B”的上级管理单位。因工作需要“地点A”要对“地点B”的2002年11月9日第2号会计记帐凭证的附件资料进行查阅，拟通过异地查询，取得相关资料。查询过程如下：

(1)、启动会计电算化软件，并进入到附件资料异地查询界面(图4)；

(2)、选择发送邮件功能；

(3)、设置查询条件：

a.新邮件的标题上输入异地查询授权密码；

b.查询内容：*20021109$002#，意思是需要查询“2002年11月9日第2号会计记帐凭证的附件资料”，其中“*、$、#”为功能判别的边界符号；

c.要求“地点B”的反馈方式：“YES”为要求“地点B”将查询的内容作为邮件的附件反馈回来；“NO”为一般信息的通知，不要求“地点B”将查询的内容作为邮件的附件反馈回来。

(4)、将要发给“地点B”的邮件存入“日志库”，以便“地点A”备查；

(5)、向“地点B”发送查询邮件；

(6)、“地点B”定时监控邮箱，当发现有来件时进行收取邮件；

(7)、“地点B”在收取邮件时，首先对邮件进行分析：

a.判别邮件的标题上是否有授权密码，如没有密码或密码不正确，则作为一般邮件处理并结束；

b.如果存在正确授权密码，则效验该邮件地址的查询权限，正确继续，否则结束；

c.将来件存入“日志库”，以便“地点B”备查；

d.根据“地点A”的查询内容要求，“地点B”自动查询本地的“会计记帐凭证附件表”里已存储的“2002年11月9日第2号会计记帐凭证的附件资料”；

e.将查询结果信息存入“日志库”，以便“地点B”备查；

f.根据“地点A”来件约定的反馈方式进行反馈：如果来件要求反馈方式为“YES”，则“地点B”必须将已经查询到的“2002年11月9日第2号会计记帐凭证的附件资料”打包成新邮件的附件，按来件的原地址反馈发送，但反馈邮件的标题上不再设置授权密码，以免成死循环查询；如果来件要求反馈方式为“NO”，则“地点B”只是简单的向“地点A”反馈查询结果信息而已，例如查询内容是否存在等，不反馈附件资料的实际内容。

(8)、“地点A”与“地点B”可以互为逆向操作，方法相同。

Claims (10)

1、一种会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：包括如下步骤：1)制作电算化记帐凭证；2)同时，对其佐证的原始附件资料做同步副本录入处理；3)将记帐凭证的核算数据与录入附件资料的副本相对应地做一体化存储处理。

2、根据权利要求1所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述录入处理的方法包括：电子扫描、数码拍照、电子文档直接导入或其它电子设备输入等。

3、根据权利要求1或者2所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：采用数据库存储方法，将录入的附件资料内容以一条记录形式存入数据库中。

4、根据权利要求1或者2所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述一体化存储方法是两表关联存储法：1)建立记帐凭证记录表；2)在记帐凭证记录表之外，另建一个专用于存储记帐凭证附件资料表；3)在记帐凭证表与其附件资料表之间由日期和记帐凭证编号建立一一对应关系。

5、根据权利要求4所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述两表关联存储法的记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额和附件张数。

6、根据权利要求4或者5所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述附件资料表包括日期、凭证编号、附件序号、附件类型和附件内容。

7、根据权利要求1或者2所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述一体化存储方法是一表打包存储法：在记帐凭证记录表内直接增设一个用于存储记帐凭证附件资料的字段，分别将各个记帐凭证所属附件资料的副本及其他电子文档打包为一个合并文档存入该字段内。

8、根据权利要求7所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：所述一表打包存储法的记帐凭证记录表包括日期、凭证编号、内容摘要、科目名称、借方金额、贷方金额、附件张数和附件内容。

9、根据权利要求1或者2所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：原始附件资料做同步副本录入处理的方法包括如下步骤：

(1)、将当前附件内容输入会计电算化记帐凭证记录表；

(2)、根据附件内容，选择录入方式；

(3)、启动录入设备录入，生成该记帐凭证附件资料的副本(又名：图象文件)；

(4)、将各附件资料的副本存入记帐凭证附件资料表，同时记录该附件资料对应记帐凭证的日期、凭证编号和附件资料的副本格式；

(5)、继续循环以上步骤(2)至步骤(4)，录入下一附件资料的原始凭证，生成并存储记帐凭证的副本文件，直到完成所有记帐凭证附件资料的录入工作。

10、根据权利要求1或者2所述会计电算化记帐凭证附件资料的处理方法，其特征在于：通过电子邮件传递，实现在线异地查询或求证。

Images