CN115310953A - 会议管理系统、方法及存储介质 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种会议管理系统、方法及存储介质。其中，系统包括系统前端和系统后端，系统前端包括会议管理模块、会议室管理模块和参会人员管理模块；其中，会议管理模块，用于输入会议申请信息，以便后端查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；会议室管理模块，用于输入针对第一会议室列表的选择信息，以便后端确定所选择的目标会议室；参会人员管理模块，用于输入针对参会人员列表的参会人员身份信息，系统后端进行座位排序；系统后端，还用于生成各参会人员的名牌信息，并将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。该系统提高了会议室布置工作的效率。

Description

会议管理系统、方法及存储介质

技术领域

本发明涉及管理技术领域，尤其涉及一种会议管理系统、方法及存储介质。

背景技术

随着无纸化办公的推广，利用电子化智能桌签在会议中显示背景，人名，公司名，职务，会议进程等消息的使用频率逐渐升高，因此便需要一个管理系统对会议中所需要使用的电子桌签进行管理。而相关技术中提出的电子桌签管理系统均较为原始，组织会议时需要手动将桌签与人员信息进行绑定，布置过程中出错率较高，且在布置过程中若发现会议现场出现座位损坏或有其他问题，需调整座位时需要重新生成排序图并重新排布桌签，使得会务人员的工作繁复性较高，同时若根据会议申请需求未找到合适的会议室时，无法处理临时会议室的需求，造成用户体验感不佳。

发明内容

本发明旨在至少在一定程度上解决相关技术中的技术问题之一。

为此，本发明的第一个目的在于提出一种会议管理系统。该系统可以根据会议申请信息和选择信息确定配有电子桌签的目标会议室，无需会务人员手动制作桌牌，提高了会议室布置工作的效率。

本发明的第二个目的在于提出一种会议管理方法。

本发明的第三个目的在于提出一种计算机可读存储介质。

为达上述目的，本发明第一方面实施例提出的会议管理系统，包括：系统前端和系统后端，所述系统前端包括会议管理模块、会议室管理模块和参会人员管理模块；其中，所述会议管理模块，用于输入会议申请信息，以便所述系统后端根据所述会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；所述会议室管理模块，用于输入针对所述第一会议室列表的选择信息，以便所述系统后端根据所述选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表；所述参会人员管理模块，用于输入针对所述参会人员列表的参会人员身份信息，以便所述系统后端根据所述目标会议室的会议室类型、所述参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表；所述系统后端，还用于根据所述参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将所述名牌信息下发至所述目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

为达上述目的，本发明第二方面实施例提出的会议管理方法，包括：接收会议申请信息；

根据所述会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；

接收针对所述第一会议室列表的选择信息，并根据所述选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表；

接收针对所述参会人员列表的参会人员身份信息，并根据所述目标会议室的会议室类型、所述参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表；

根据所述参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将所述名牌信息下发至所述目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

为达上述目的，本发明第三方面实施例提出的计算机可读存储介质，所述计算机程序被处理器执行时，实现如本发明第二方面实施例所述的会议管理方法。

根据本发明实施例的会议管理系统、方法及存储介质，该系统中的系统后端可以根据系统前端输入的会议申请信息和选择信息，确定配有电子桌签的目标会议室，因此系统后端在根据参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息后，系统后端可直接将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示，无需会务人员手动制作桌牌并布置，避免因人为疏忽而导致的布置错误或与参会人员有序列表不符等问题的发生，减少了工作失误，提高了会议室布置工作的效率。

本发明附加的方面和优点将在下面的描述中部分给出，部分将从下面的描述中变得明显，或通过本发明的实践了解到。

附图说明

本发明上述的和/或附加的方面和优点从下面结合附图对实施例的描述中将变得明显和容易理解，其中：

图1是根据本发明实施例的会议管理系统的结构示意图；

图2是根据本发明一个实施例的会议管理系统的结构示意图；

图3是根据本发明另一个实施例的会议管理系统的结构示意图；

图4是根据本发明实施例的会议管理方法的流程示意图。

具体实施方式

下面详细描述本发明的实施例，所述实施例的示例在附图中示出，其中自始至终相同或类似的标号表示相同或类似的元件或具有相同或类似功能的元件。下面通过参考附图描述的实施例是示例性的，旨在用于解释本发明，而不能理解为对本发明的限制。

下面参考附图描述本发明实施例的会议管理系统、方法及存储介质。

图1是根据本发明实施例的会议管理系统的结构示意图。如图1所示，在一些实施例中，该会议管理系统1可包括：系统前端2和系统后端3，系统前端2包括会议管理模块21、会议室管理模块22和参会人员管理模块23；其中，会议管理模块21，用于输入会议申请信息，以便系统后端3根据会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；会议室管理模块22，用于输入针对第一会议室列表的选择信息，以便系统后端3根据选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表；参会人员管理模块23，用于输入针对参会人员列表的参会人员身份信息，以便系统后端3根据目标会议室的会议室类型、参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表；系统后端3，还用于根据参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

具体而言，在有会议申请信息通过会议管理系统1中系统前端2输入后，系统后端3便可根据该会议申请信息，查询当前会议室数据库中是否存在与该会议申请信息相匹配的可用会议室，且该可用会议室还需配有电子桌签，方便后续在系统完成座位排序后，对目标会议室中相应座位上对应的参会人员的名牌信息进行显示。

可选地，若在当前会议室数据库中系统后端3查询到存在与会议申请信息相匹配的会议室，则将所有可用且配有电子桌签的会议室进行组织或整理，生成第一会议室列表，供申请者选择，并通过会议室管理模块22输入针对该第一会议室列表的选择信息（例如，会议室类型等），系统后端3便可根据该选择信息确定所选择的目标会议室，会议室管理模块22同时还需根据会议申请信息生成参会人员列表，供申请者进行确认检查。

进一步地，在已经确定了目标会议室和参会人员列表后，便需要在目标会议室内进行对所有的参会人员的座位进行排序。可理解的是，会议室中不同座位代表参会人员在当场会议中所代表的不同地位，因此本实施例中系统前端2的参会人员管理模块23可用于输入针对参会人员列表中各参会人员身份信息，以便系统后端3可以根据选择的目标会议室的会议室类型和参会人员的身份信息进行座位排序，并根据该座位排序生成参会人员有序列表。

在本实施例中，系统前端2的参会人员管理模块23在根据目标会议室的会议室类型、参会人员身份信息，生成了参会人员有序列表后，系统后端3便可根据该参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并在目标会议室中相应座位上配置有的电子桌签对各参会人员的名牌信息进行显示，方便参会人员可以在目标会议室中方便快速地找到自己的座位。

可选地，在生成了参会人员有序列表后，会务人员可通过系统前端2对该列表进行查看，并在有需要的时候对该参会人员有序列表进行调整，并在调整完成后进行座位确认，后续再通过系统后端3处理电子桌签的显示工作。

可理解的是，由于本实施例中所选择的目标会议室中配有电子桌签，因此系统后端3在根据参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息后，系统后端3可直接将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示，无需会务人员手动制作桌牌并布置，避免因人为疏忽而导致的布置错误或与参会人员有序列表不符等问题的发生，降低了会务人员的工作繁复性，提高了会议室布置工作的效率。

在一些可行的实施方式中，会议申请信息可包括参会人员数量、会议起始时间和会议结束时间。

具体而言，在上述第一会议室列表生成之前，应根据会议申请信息中的会议起始时间和会议结束时间在当前会议室数据库中查询在该时间段内可用（即，空闲的）且配有电子桌签的会议室，同时还需进一步根据该会议申请信息中的参会人员数量查询各可用且配有电子桌签的会议室内的电子桌签数量大于或等于参会人员数量的会议室，若存在此类会议室，则将这些会议室进行组织或整合，生成该第一会议室列表。在生成了第一会议室列表后，系统后端3再根据针对该第一会议室列表的选择信息（如，会议室类型）确定所选择的目标会议室。

可选地，会议室类型包括剧场型会议室、U型会议室、长方型会议室、圆型会议室中的至少一者，参会人员身份信息包括参会人员的职级、姓名，其中，职级用于确认参会人员的地位，名牌信息包括参会人员的姓名。

作为一种可能的实现方式，系统后端3在根据目标会议室的会议室类型、参会人员身份信息进行座位排序时，可具体用于：根据目标会议室的会议室类型确定目标会议室的宾位和主位，并以宾位的尊位为中心对宾位进行排序得到第一序列，以主位的尊位为中心对主位进行排序得到第二序列；根据参会人员的职级高低，将参会人员依次排入第一序列和第二序列，其中，当参会人员中存在客人时，客人的职级高于其他参会人员的职级。

作为一种示例，可将会议室类型为U型会议室或圆型会议室的会议室抽象理解为2*x和x*2的数组，因此在U型会议室、圆型会议室中宾位和主位的确定方式，与长方型会议室的确定方式很类似。举例而言，长方型会议室与圆型会议室的主位和宾位可以由门的位置及桌的摆放方式自动确定，以门的左侧一列或对面一行为宾位，U型会议室按手动定义尊位的那一侧为宾位，每一列或每一行以中心为尊，然后按中心位置的左一，右一，左二，右二的顺序进行排序。若会议室类型为剧场型会议室时，剧场台或主席台上的位置为宾位，宾位以中心为尊，然后按中心位置的左一，右一，左二，右二的顺序进行排序，剧场台下或主席台下的主位按行数从前向后分配参会人员。

可选地，剧场型会议室、U型会议室在预先建立时，需要输入尊位相对于门的方位（左右远近），剧场型会议室和长方型会议室需要输入以门为起点看去的排数和列数，这样就可以确定各种不同类型会议室中尊位对应的座位，从而进行座位排序。

进一步地，在确定了目标会议室的宾位和主位，且得到了第一序列和第二序列后，便可根据输入的参会人员身份信息中包括的参会人员的职级高低将参会人员依次排入第一序列和第二序列。作为一种示例，对于U型会议室、长方型会议室和圆型会议室，按职级排序后首先检查参会人员有没有客人，有的话客人居宾位，其他参会人员居主位。若没有客人则由所有职级高于最低职级的参会人员居宾位，最低职级的参会人员居主位。对于剧场型会议室，按职级排序后由所有职级高于最低职级的参会人员居宾位，若宾位位置数多于宾位人数则最低职级的参会人员居主位，若宾位位置数少于宾位人数则将现在宾位最低职级的参会人员移除，存留宾位人数若高于位置数则继续，低于位置数则分配位置，其余人员安排至主位，按职级高低，职级高者居于前排。

在本发明的一些实施例中，如图2所示，系统前端2还可包括：桌签管理模块24，用于显示目标会议室中各座位的电子桌签的参数信息，其中，电子桌签的参数信息包括电子桌签的唯一识别码、位置、当前电量和使用状态；其中，系统后台在根据参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息之前，还根据参数信息确定可用电子桌签，并根据可用电子桌签对应的可用座位调整参会人员有序列表。

在本发明的一些示例中，若会议管理系统1内新增了一定数量的电子桌签，桌签管理模块24还可用于将这些新增的电子桌签分配至各会议室中。

可选地，桌签管理模块24还用于，在电子桌签的当前电量低于预设电量阈值时，进行电子桌签低电量提示。

在本发明的另一些实施例中，系统后端3还用于，在当前会议室数据库中存在可用但不配有电子桌签的会议室时，生成第二会议室列表；其中，会议室管理模块22还用于输入针对第二会议室列表的选择信息，以便系统后端3根据选择信息确定所选择的临时会议室和生成参会人员列表；系统后端3还用于从预设电子桌签列表中选择与参会人员数量相同的电子桌签，以便将所选择的电子桌签布置于临时会议室。

具体而言，在系统后端3根据会议申请信息查询到当前数据库中存在可用但不配有电子桌签的会议室时，将此类会议室进行整合或组织，生成第二会议室列表，供申请者选择，并通过会议室管理模块22输入针对该第二会议室列表的选择信息，系统后端3便可根据该选择信息确定所选择的临时会议室。由于需要进行名牌信息的显示，因此便需要从预设电子桌签列表中选择与参会人员数量相同的电子桌签，选择完成后，便可下发临时会议室。同时因为此时所选择的临时会议室本身内部并未配有电子桌签，因此无法将名牌信息自动下发至相应座位进行显示，在本实施例中便可由会务人员根据参会人员有序列表对临时会议室的座位进行手动布置，即，将所选择的电子桌签布置于临时会议室。

进一步地，系统后端3还用于，在下发名牌信息出现失败时，将下发失败对应的电子桌签编号反馈至桌签管理模块24进行显示，以便检查对应的电子桌签。

具体而言，在会议室选择完成且已经生成了参会人员有序列表后，系统后端3便可根据该参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并进行名牌信息的下发过程。在一些实施例中，系统后端3下发的结果可在系统前端2进行查看，若发现在下发名牌信息出现失败时，将下发失败对应的电子桌签编号反馈至桌签管理模块24进行显示，会务人员便可按照下发失败的编号找到对应电子桌签进行检查，以便排除问题。

可选地，在分配座位时，若遇到不能使用的座位时，系统会自动跳过该座位，在名牌信息下发完成后开始会议前，若系统后端3发现下发过程中出现下发信息失败等问题，会及时反馈给申请者或会务人员，方便会务人员进行问题检查，若会议室的某个位置上出现设备损坏等问题，便可在系统内标识该损坏设备，并重新进行座位排序，并重新进行名牌信息的下发工作。

在本发明的一些实施例中，如图3所示，系统前端2还可包括：模板管理模块25，用于输入会议背景图，并将会议背景图的格式转换为目标格式，以及在接收到参数调整指令时，调整名牌信息在会议背景图中的位置和/或字体；其中，系统后台还用于将目标格式的会议背景图下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签，作为名牌信息的背景图。

具体而言，模板管理模块25可用于将上传的会议背景图的格式转换为电子桌签可处理的格式（如，二进制格式），同时根据接收到的参数调整指令调整待显示的名牌信息在会议背景图中的位置和/或字体，对调整结束后的名牌信息进行保存及预览，提高使用体验感。

可理解的是，在进行会议时，会确定一个会议背景图，例如，会议背景图可选择突出会议主题的图片，或者可以为丰富电子桌签画面感的图片。需要说明的是，上述选择的会议背景图仅为示例性地，不作为对本发明实施例的限制，实际应用过程中会议申请者可根据具体需求进行选择或设计，在本发明实施例中不做出具体限制。

进一步地，在本发明的一些实施例中，系统后端3还可用于：在检测到目标会议室对应的当前会议的会议内容改变时，下发改变后的会议内容至目标会议室的电子桌签进行显示；以及，在检测到当前会议结束后，下发目标会议室对应的下一个会议的会议内容至目标会议室的电子桌签进行显示。

也就是说，在本实施例中，系统后端3在检测到目标会议室对应的当前会议的会议内容改变时，便可直接刷新当前会议的会议内容为改变后的会议内容，并进行新会议内容的下发，通过目标会议室的电子桌签对改变后的会议内容进行显示；同时，系统后端3在检测到当前会议结束后，便可将目标会议室对应的下一个会议的会议内容下发给目标会议室的电子桌签显示，即开启目标会议室的下一个会议。

根据本发明实施例的会议管理系统，系统后端可直接将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示，无需会务人员手动制作桌牌并布置，避免因人为疏忽而导致的布置错误或与参会人员有序列表不符等问题的发生，降低了会务人员的工作繁复性，提高了会议室布置工作的效率。同时若下发名牌信息出现失败时，系统后端将下发失败对应的电子桌签编号反馈至桌签管理模块进行显示，供会务人员进行检查，并重新进行座位排序及名牌信息的下发工作，从而排除问题，保证会议室内座位排序工作的可靠性。另外，若当前会议室数据库中存在可用但不配有电子桌签的会议室时，系统后端可根据选择信息确定所选择的临时会议室，并从预设电子桌签列表中选择与参会人员数量相同的电子桌签，将所选择的电子桌签布置于临时会议室，解决了相关技术中无法处理当前没有符合要求的会议室且急需召开会议的问题。

进一步地，本发明实施例还提出了一种会议管理方法，如图4所示，该会议管理方法可包括：

S101，接收会议申请信息。

S102，根据会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表。

S103，接收针对第一会议室列表的选择信息，并根据选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表。

S104，接收针对参会人员列表的参会人员身份信息，并根据目标会议室的会议室类型、参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表。

S105，根据参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将名牌信息下发至目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

需要说明的是，本发明实施例的会议管理方法的其他具体实施方式可参见本发明上述实施例的会议管理系统的具体实施方式。

进一步地，本发明实施例还提出了一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，计算机程序被处理器执行时，实现上述实施例的会议管理方法。

尽管上面已经示出和描述了本发明的实施例，可以理解的是，上述实施例是示例性的，不能理解为对本发明的限制，本领域的普通技术人员在本发明的范围内可以对上述实施例进行变化、修改、替换和变型。

Claims (12)

1.一种会议管理系统，其特征在于，所述系统包括系统前端和系统后端，所述系统前端包括会议管理模块、会议室管理模块和参会人员管理模块；其中，

所述会议管理模块，用于输入会议申请信息，以便所述系统后端根据所述会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；

所述会议室管理模块，用于输入针对所述第一会议室列表的选择信息，以便所述系统后端根据所述选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表；

所述参会人员管理模块，用于输入针对所述参会人员列表的参会人员身份信息，以便所述系统后端根据所述目标会议室的会议室类型、所述参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表；

所述系统后端，还用于根据所述参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将所述名牌信息下发至所述目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

2.根据权利要求1所述的会议管理系统，其特征在于，所述会议申请信息包括参会人员数量、会议起始时间和会议结束时间。

3.根据权利要求1所述的会议管理系统，其特征在于，所述会议室类型包括剧场型会议室、U型会议室、长方型会议室、圆型会议室中的至少一者，所述参会人员身份信息包括参会人员的职级、姓名，其中，所述职级用于确认参会人员的地位，所述名牌信息包括所述参会人员的姓名。

4.根据权利要求3所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统后端在根据所述目标会议室的会议室类型、所述参会人员身份信息进行座位排序时，具体用于：

根据所述目标会议室的会议室类型确定所述目标会议室的宾位和主位，并以所述宾位的尊位为中心对所述宾位进行排序得到第一序列，以所述主位的尊位为中心对所述主位进行排序得到第二序列；

根据所述参会人员的职级高低，将所述参会人员依次排入所述第一序列和所述第二序列，其中，当参会人员中存在客人时，客人的职级高于其他参会人员的职级。

5.根据权利要求1所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统前端还包括：

桌签管理模块，用于显示所述目标会议室中各座位的电子桌签的参数信息，其中，所述电子桌签的参数信息包括所述电子桌签的唯一识别码、位置、当前电量和使用状态；

其中，所述系统后台在根据所述参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息之前，还根据所述参数信息确定可用电子桌签，并根据所述可用电子桌签对应的可用座位调整所述参会人员有序列表。

6.根据权利要求5所述的会议管理系统，其特征在于，所述桌签管理模块还用于，在所述电子桌签的当前电量低于预设电量阈值时，进行电子桌签低电量提示。

7.根据权利要求2所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统后端还用于，在当前会议室数据库中存在可用但不配有电子桌签的会议室时，生成第二会议室列表；

其中，所述会议室管理模块还用于输入针对所述第二会议室列表的选择信息，以便所述系统后端根据所述选择信息确定所选择的临时会议室和生成参会人员列表；

所述系统后端还用于从预设电子桌签列表中选择与所述参会人员数量相同的电子桌签，以便将所选择的电子桌签布置于所述临时会议室。

8.根据权利要求5所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统后端还用于，在下发所述名牌信息出现失败时，将下发失败对应的电子桌签编号反馈至所述桌签管理模块进行显示，以便检查对应的电子桌签。

9.根据权利要求5所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统前端还包括：

模板管理模块，用于输入会议背景图，并将所述会议背景图的格式转换为目标格式，以及在接收到参数调整指令时，调整所述名牌信息在所述会议背景图中的位置和/或字体；

其中，所述系统后台还用于将所述目标格式的会议背景图下发至所述目标会议室中相应座位上的电子桌签，作为所述名牌信息的背景图。

10.根据权利要求2所述的会议管理系统，其特征在于，所述系统后端还用于：

在检测到所述目标会议室对应的当前会议的会议内容改变时，下发改变后的会议内容至所述目标会议室的电子桌签进行显示；以及，

在检测到所述当前会议结束后，下发所述目标会议室对应的下一个会议的会议内容至所述目标会议室的电子桌签进行显示。

11.一种会议管理方法，其特征在于，所述方法包括：

接收会议申请信息；

根据所述会议申请信息查询当前会议室数据库中是否存在可用且配有电子桌签的会议室，并在存在时生成第一会议室列表；

接收针对所述第一会议室列表的选择信息，并根据所述选择信息确定所选择的目标会议室和生成参会人员列表；

接收针对所述参会人员列表的参会人员身份信息，并根据所述目标会议室的会议室类型、所述参会人员身份信息进行座位排序，生成参会人员有序列表；

根据所述参会人员有序列表生成各参会人员的名牌信息，并将所述名牌信息下发至所述目标会议室中相应座位上的电子桌签进行显示。

12.一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，其特征在于，所述计算机程序被处理器执行时，实现如权利要求11所述的会议管理方法。

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