CN115079961A - 信息处理装置、控制方法和存储介质 - Google Patents

Abstract

本发明提供信息处理装置、控制方法和存储介质。能够与图像形成装置通信的信息处理装置包括一个或更多个存储器以及一个或更多个处理器，所述一个或更多个处理器执行一组指令，以接受对在图像形成装置中要登记的文档的指定，确定是否允许登记指定的文档，并且在确定不允许登记指定的文档的情况下，发出关于指定的文档的登记的通知。

Description

信息处理装置、控制方法和存储介质

技术领域

本公开涉及能够与图像形成装置通信的信息处理装置、控制方法和存储介质。

背景技术

为了根据需要容易地打印频繁或重复打印的文档，已知使用称为模板文档打印的功能(例如，参见日本特开2018-129676号公报)。

在模板文档打印的功能中，将频繁或重复打印的文档作为模板文档预先登记并存储在图像形成装置等中。当登记模板文档时，以一对一的方式与登记的模板文档相关联的按钮显示在图像形成装置的主画面上，使得在打印登记的模板文档时可使用该按钮。允许用户通过按下主画面上显示的按钮来打印登记为模板文档的文档。

当登记模板文档时，允许选择模板文档的类型(共享文档或个人文档)。允许由除了模板文档的登记者以外的用户来访问和打印共享文档。例如，具有特定的固定格式的文档(诸如申请表)被管理员登记为共享文档，并且允许由想要打印共享文档的人在想要进行打印时来打印共享文档。仅允许由模板文档的登记者来访问和打印个人文档。使用个人文档的方式的示例是：使得要重复打印的文档被登记为个人文档，并且由登记该文档的人在想要进行打印时来打印登记的文档。

允许由具有管理权限的管理员用户或不具有管理员权限的普通用户来进行模板文档的登记。登记模板文档的方法的示例是：使用web浏览器访问图像形成装置并登记JPEG或PDF格式的文件。注意，JPEG是Joint Photography Experts Group(联合图像专家组)的缩写，PDF是Portable Document Format(便携式文档格式)的缩写。图像形成装置具有web服务器功能。使用该web服务器功能，通过在web浏览器上指定图像形成装置的URL(例如，IP地址)，来显示作为用于管理图像形成装置的软件的远程UI(用户界面)的画面。从远程UI中选择用于打印模板文档的应用，并且将期望的文件作为模板文档登记在图像形成装置中。

用于登记模板文档的方法的另一示例是将存储在图像形成装置中的打印作业登记为模板文档。图像形成装置具有保持打印功能，在该功能中，当图像形成装置接收到打印作业时，该打印作业被保留在图像形成装置的非易失性存储区域中，而不立即经受打印，但是稍后当用户经由图像形成装置的操作单元发出打印指令时进行打印作业的打印。在保持打印中，保留的打印作业可以显示在打印作业列表中。用户可以从打印作业列表中选择打印作业，并且可以进行将选择的打印作业登记为模板文档的操作。结果，选择的打印作业作为模板文档存储在图像形成装置中。

在上述日本特开2018-129676号公报中公开的技术中，当用户将文档作为模板文档登记在图像形成装置中时，可能出现如下所述的情况。

例如，当试图将文件大小较大的文档登记为模板文档时，如果文件大小大于图像形成装置中可用的空闲存储空间，则登记将失败。另一种可能的情况是，即使在图像形成装置中可以存储文档的情况下，如果文件大小大于可以打印的最大文件大小，则文档的打印将失败。

又一种可能的情况是，当受密码保护的文档被登记为模板文档时，如果与登记该文档的人不同的人试图打印该模板文档，除非该人从登记该文档的人得到了用于打印的密码，否则打印将失败。

因此，当用户试图登记特定文档时，如果对文档的使用存在一些限制，则期望在用户进行登记文档的操作之前通知用户该限制。

发明内容

在一方面，本公开提供了一种信息处理装置，其能够与图像形成装置通信，所述信息处理装置包括一个或更多个存储器以及一个或更多个处理器，所述一个或更多个处理器执行一组指令，以接受对在图像形成装置中要登记的文档的指定，确定是否允许登记指定的文档，并且在确定不允许登记指定的文档的情况下，发出关于指定的文档的登记的通知。

通过以下参照附图对示例性实施例的描述，本发明的其他特征将变得清楚。

附图说明

图1是示出网络构造的示例的图。

图2是示出图像形成装置的整体构造的图。

图3是示出图像形成装置的系统软件的功能构造的图。

图4是示出PC的整体构造的图。

图5是示出PC的系统软件的构造的图。

图6是示出登记模板文档的处理的流程图。

图7是确定是否允许登记模板文档的流程图。

图8是示出登记模板文档的处理的流程图。

图9A和图9B各自是用于管理关于模板文档打印的登记信息的画面。

图10A至图10D各自是示出用于登记用于模板文档打印的新按钮的登记画面的图。

图11A和图11B各自是示出书目信息列表的图。

图12A至图12C各自是示出主画面的示例的图。

图13是示出打印作业提交处理的流程图。

图14是示出保存打印作业的处理的流程图。

图15是示出确定是否要保存打印作业的处理的流程图。

图16A是示出用于显示打印作业列表的画面的示例的图。

图16B是示出用于确认模板文档的画面的示例的图。

图16C是示出警告画面的示例的图。

图16D是示出用于显示打印作业列表的画面的示例的图。

图16E是示出禁止画面的示例的图。

图16F是示出用于确认模板文档的画面的示例的图。

图16G是示出禁止画面的示例的图。

图17A和图17B各自是示出用于显示计划打印作业列表的画面的示例的图。

图18是示出在打印作业中登记模板文档的处理的流程图。

图19是示出打印模板文档的处理的流程图。

图20是示出打印确认画面的示例的图。

具体实施方式

下面参照附图描述本公开的实施例。

第一实施例

在第一实施例中，描述了将模板文档从PC 101登记到图像形成装置102中的示例。图像形成装置102具有web服务器功能。该web服务器功能允许PC 101显示用于远程控制图像形成装置102的远程UI画面，当在PC 101上的浏览器上指定图像形成装置102的URL时显示该远程UI画面。使用远程UI，允许PC 101选择用于打印模板文档的应用，并将期望的文件作为模板文档登记在图像形成装置102中。当试图将模板文档登记在图像形成装置102中时，确定是否允许将该文档登记为模板文档。在确定结果指示不允许将文档登记为模板文档的情况下，向用户通知不允许登记文档。因此，可以提供如下图像形成装置102，该图像形成装置102具有辅助用户登记模板文档的能力，并且具有发出通知的能力，使得当尽管该文档具有不适合登记为模板文档的属性而用户仍试图将文档登记为模板文档时，在进行登记之前通知用户这一事实。

图1是示出根据本实施例的一种模式的网络构造的示例的图。用于提交打印作业的个人计算机(PC)101和用于处理所提交的打印作业的图像形成装置102连接到LAN 105。PC 101和图像形成装置102彼此连接，使得允许它们彼此通信。连接的PC和图像形成装置的数量不限于该示例中的数量。图像形成装置102管理用于唯一识别从PC 101输入的打印作业的书目信息。在本实施例中，假设PC 101是输入打印作业的装置，但是可以使用PC之外的装置(例如，诸如移动终端或其他图像形成装置的信息处理装置)来输入打印作业。

当用户经由用户认证登录到图像形成装置102时，图像形成装置102获取允许由登录用户打印的打印作业的列表并显示获取的列表。当用户从列表中选择期望的打印作业时，图像形成装置102获取所选择的打印作业的打印数据并进行打印。

图2是示出图像形成装置102的整体构造的图。在图像形成装置102的控制器单元201中，CPU 202是被构造为控制整个系统的操作处理装置。RAM 203是在CPU 202的操作中使用的系统工作存储器，并且还用作用于临时存储图像数据的图像存储器。在RAM 203中，诸如操作系统、系统软件和应用软件的程序和数据也存储在RAM 203中。ROM 204存储系统引导程序。硬盘驱动器(HDD)205存储操作系统、系统软件、应用软件、图像数据、设置数据等。然而，这些程序和/或数据可以存储在诸如SSD、SD存储卡或eMMC的其他存储装置中，只要这些存储装置能够存储程序和/或数据即可。操作单元I/F 206是用于与操作单元207连接的接口单元。操作单元I/F 206将要在操作单元207上显示的信息输出到操作单元207。此外，操作单元I/F 206接受用户从操作单元207输入的信息。网络I/F 208连接到网络(LAN)105并且将信息输出至与连接在同一LAN上的PC或其他图像形成装置/从与连接在同一LAN上的PC或其他图像形成装置输入信息。设备I/F 209将诸如扫描器210和打印机211的输入/输出设备连接到控制器单元201，从而可以输入/输出图像数据。上述设备布置在系统总线212上。

图3是示出图像形成装置102的系统软件的功能构造的图。系统软件301存储在以下存储单元之一中：RAM 203、ROM 204和HDD 205。系统软件301由CPU 202执行。

UI控制单元302经由操作单元I/F 206接收用户使用操作单元207输入的信息，并将接收到的信息发送到认证单元303、数据管理单元304和作业管理单元307。当UI控制单元302接收到来自认证单元303、数据管理单元304和/或作业管理单元307的响应时，UI控制单元302将接收到的信息经由操作单元I/F 206输出到操作单元207。

认证单元303基于从UI控制单元302接收的认证信息进行用户认证处理，并返回认证处理的结果。数据管理单元304接收来自UI控制单元302、网络控制单元306、作业管理单元307和/或web服务器单元309的数据写入/读取请求，并将数据写入/读取请求发送到存储控制单元305。当数据管理单元304接收到来自存储控制单元305的响应时，数据管理单元304将接收到的响应信息发送到UI控制单元302、网络控制单元306、作业管理单元307和/或web服务器单元309。

存储控制单元305接收来自数据管理单元304的数据写入/读取请求，并向/从HDD205写入/读取数据，并将其结果返回给数据管理单元304。网络控制单元306经由网络I/F208接收来自连接在LAN 105上的PC 101或任意图像形成装置的请求。响应于接收到的请求，网络控制单元306向数据管理单元304、作业管理单元307和/或web服务器单元309发出处理请求。网络控制单元306接收来自数据管理单元304、作业管理单元307和/或web服务器单元309的响应。网络控制单元306将接收到的响应经由网络I/F 208发送到连接在LAN 105上的PC 101或任意图像形成装置。

作业管理单元307接收来自UI控制单元302、网络控制单元306和/或web服务器单元309的作业执行请求，并且管理作业。作业管理单元307请求作业控制单元308执行作业。作业管理单元307将数据写入/读取请求发送到数据管理单元304。作业管理单元307接收来自数据管理单元304和/或作业控制单元308的响应，并将作业状态发送到UI控制单元302、网络控制单元306和/或web服务器单元309。

作业控制单元308接收来自作业管理单元307的作业执行请求，并经由设备I/F209控制扫描器210和/或打印机211的操作。作业控制单元308经由设备I/F 209接收扫描器210和/或打印机211的操作状态，并将接收到的操作状态发送到作业管理单元307。

web服务器单元309接收来自网络控制单元的HTTP(超文本传输协议)请求。web服务器单元309分析接收到的数据，并根据分析结果请求数据管理单元304和/或作业管理单元307进行处理。web服务器单元309接收来自数据管理单元304和/或作业管理单元307的响应。web服务器单元309将接收到的响应发送到网络控制单元。

图4是示出PC 101的整体构造的图。在PC 101中，CPU 401是控制整个系统的操作处理装置。ROM 402存储与相应的各种处理相关的程序和数据。RAM 403是CPU在操作中使用的系统工作存储器，并且用作用于在处理中存储临时数据的存储存储器。硬盘驱动器(HDD)404存储临时数据、应用数据、与各处理相关的程序和数据等。输入装置405是用于接受输入到该装置的指令的键盘或定点设备。显示装置406显示装置的操作状态和由在装置上执行的程序输出的信息。网络I/F 407连接到网络(LAN)105，并且用于将信息输出到与连接在同一LAN上的其他PC和/或图像形成装置/从与连接在同一LAN上的其他PC和/或图像形成装置输入信息。上述元件布置在系统总线408上。

由CPU 401根据存储在HDD 404中的操作系统(OS)、打印机驱动器或应用的程序而执行处理，来实现OS或打印机驱动器的功能(或由OS或打印机驱动器进行的处理)。

图5是示出PC 101的系统软件的构造的图。系统软件501存储在诸如ROM 402、RAM403或HDD 404的存储单元中，并由CPU 401执行。

系统软件501包括应用502、打印机驱动器503和web浏览器504。应用502例如是这样的工具，其用于在观看PC 101的显示装置406的同时，通过使用输入装置405(诸如定点设备或键盘)来创建或编辑图像或文档。用户使用应用502创建图像或文档的数据，并使用打印机驱动器503创建打印命令数据，并将所得数据发送到具有打印能力的装置(诸如图像形成装置102)。web浏览器504请求web服务器提供web内容。web浏览器504还具有分析从web服务器获取的web内容的HTML(超文本标记语言)并将结果显示在显示装置406上的能力，并且还具有分析并执行JAVASCRIPT(注册商标)的能力。

例如针对用户通过操作PC 101的web浏览器504在图像形成装置102中登记模板文档的情况，下面给出更详细的描述。

图6是示出登记模板文档的处理的流程图，其中该处理由PC 101的CPU 401执行。用户通过在观看显示装置406的同时使用输入装置405(诸如定点设备或键盘)操作web浏览器504来登记模板文档。

用户在web浏览器504上输入指定图像形成装置的URL(例如，IP地址)，从而显示用于控制图像形成装置的远程UI画面。此后，用户经由远程UI选择打印模板文档的应用。选择的应用被显示在用于管理关于模板文档打印的登记信息的管理画面901上。

web浏览器504经由LAN 105从图像形成装置获取用于管理关于模板文档打印的登记信息的管理画面901作为web内容(S601)。接下来，web浏览器504从图像形成装置获取用于存储经过模板文档打印的文档的存储区域中可用的空闲空间(S602)。接下来，web浏览器504从图像形成装置获取图像形成装置可以打印的文件大小的上限(S603)。与当从用户接收到文档登记指令时进行S602和S603的情况相比，这使得可以在更早的定时通知用户是否允许登记文档。注意，S602和S603中的处理可以与稍后将描述的S611中的处理并行进行。

图9A示出了用于管理关于模板文档打印的登记信息的管理画面901的示例。在该管理画面901上，显示关于模板文档的登记状态的信息，以允许用户进行确认。该信息包括与登记文档相关联的文档大小904、按钮显示状态905、在操作面板上显示的按钮的按钮名称903等。在没有登记模板文档的情况下，在显示区域906中不显示任何内容。显示用于添加新文档作为模板文档的“登记新按钮”按钮902。当按下“登记新按钮”按钮902时，在web浏览器504上显示用于登记新按钮的登记画面，诸如图10A所示的画面(S611)。

图10A示出了用于登记新按钮的登记画面(以下也称为新按钮登记画面)的示例。在新按钮登记画面上，显示用于输入作为基本设置的按钮名称的文本框1002。另外，显示用于指定要登记的文档的搜索按钮1004和用于输入和显示要登记的文档的文件路径的文本框1003。此外，显示用于选择要登记的模板文档的类型的单选按钮1005。当选择共享文档作为类型时，文档被登记为允许由除了模板文档的登记者以外的用户访问和打印的文档。当选择个人文档作为类型时，文档被登记为允许仅由模板文档的登记者访问和打印的文档。在新按钮登记画面上，显示用于指定作为打印设置之一的要打印的面的单选按钮1006。当选择“双面”时，登记双面打印模式，而当选择“单面”时，登记单面打印模式。此外，显示用于指定颜色模式的单选按钮1007。当选择“自动(彩色/单色)”时，设置模式，使得根据文档的页面切换彩色模式和单色模式。当选择“彩色”时，登记彩色模式。当选择“单色”时，登记单色模式。此外，显示用于设置份数的文本框1008。当按下OK按钮1009时，用户输入的文档和打印设置被发送到图像形成装置102，并且模板文档打印被登记。当按下取消按钮1010时，通过用户输入而输入的设置被取消并且画面转变到用于管理与模板文档打印有关的登记信息的管理画面901。

web浏览器504等待用户输入完成(S612)。当按下OK按钮1009或取消按钮1010时，确定完成了用户输入。在完成了用户输入之后，web浏览器504确定是否按下了OK按钮1009(S613)。当按下OK按钮时，web浏览器504确定是否要向用户发出通知(S614)。当按下取消按钮1010时，处理结束。

图7是示出由PC 101的CPU 401执行的确定是否需要用户通知的处理的流程图。在下面描述的示例中，假设预先从图像形成装置102发送关于是否需要用户通知的确定信息。然而，这不限制本公开的权利要求书的范围，而是例如，要登记的文档和/或打印设置可以被发送到图像形成装置102并且图像形成装置102可以确定是否需要用户通知。

当web浏览器504试图将在文件路径1003中选择的文档登记为模板文档时，web浏览器504首先获取文档的文件大小(S706)。接下来，web浏览器504将试图登记的文档的文件大小与在S602中从图像形成装置获取的用于存储与模板文档打印有关的文档的存储区域中可用的空闲空间进行比较(S707)。在文档的文件大小大于作为用于存储文档的空闲空间而剩余的存储容量的情况下，确定禁止登记(S715)。接下来，web浏览器504将试图登记的文档的文件大小与在S603中从图像形成装置获取的可以由图像形成装置打印的文件大小的上限进行比较(S708)。在文档的文件大小大于上限的情况下，确定禁止登记(S715)。

web浏览器504确定是否满足用于发出用户通知的预定条件(S711)。这里，用户通知是当模板文档登记出现某种限制使得允许用户确认该情况时向用户发出的通知。例如，基于文档是否是受密码保护的文档来进行确定。在文档不是受密码保护的文档的情况下，确定在文档登记时不需要用户通知(S712)。然而，在文档是受密码保护的文档的情况下，确定在文档登记时需要用户通知。发出用户通知的原因是在试图打印受密码保护的模板文档时需要输入密码，因此将不允许不知道密码的用户发出打印指令。在确定在文档登记处理中要发出用户通知的情况下，发出用户通知并确定是否允许用户选择是否将文档登记为模板文档(S713)。在允许用户进行选择的情况下，确定发出警告(S714)。在不允许用户进行选择的情况下，确定要禁止登记(S715)。例如，在文档是受密码保护的文档的情况下，如果模板文档登记者将密码通知给想要访问或打印文档的用户，则允许用户进行打印，因此在这种情况下确定要发出警告。

web浏览器504确认关于是否需要用户通知的确定结果(S615)。在不需要用户通知的情况下，web浏览器504将模板文档登记信息(就在基本设置和打印设置中选择的文档和打印设置而言)发送到图像形成装置102(S616)。在S615中的确定结果为要发出用户通知的情况下，进一步确定S615中的确定结果是否为要发出警告(S617)。如果S617中的确定结果是要发出警告，则web浏览器504显示警告画面(S618)。

图10B示出了警告画面的示例。1011表示指示警告内容的消息。“是”按钮1012是用于登记模板文档的按钮。“否”按钮1013是不登记模板文档的按钮。

web浏览器504确定是否在警告画面上发出登记文档的指令(S619)。在S619中的确定结果是要登记文档的情况下(即，在警告画面上按下“是”按钮1012的情况下)，web浏览器504执行上述S616中的处理。在S619中的确定结果是不登记文档的情况下(即，在警告画面上按下“否”按钮1013的情况下)，web浏览器504不显示指示警告内容的消息1011，而显示附加画面。

在S617中的确定结果是不发出警告但禁止登记文档的情况下，web浏览器504显示禁止画面(S620)。

图10C示出了禁止画面的示例。1021表示指示禁止内容的消息，当没有管理权限的用户试图将文档登记为共享文档时显示该禁止内容。关闭按钮1022是用于关闭指示禁止内容的消息1021的按钮。

图10D示出了禁止画面的示例。1023表示指示禁止内容(更具体地，指示由于试图登记的文档的大小大于图像形成装置中的空闲存储空间或存储器已满、或由于文档的大小大于可打印的大小而不允许登记)的消息。关闭按钮1024是用于关闭指示禁止内容的消息1023的按钮。

图9B示出了用于管理关于模板文档打印的登记信息的管理画面901。当登记模板文档时，将关于登记的模板文档的信息显示在显示区域906中。隐藏按钮907是用于隐藏稍后将描述的模板文档按钮的按钮。当按下隐藏按钮907时，web浏览器504通知图像形成装置102按下了隐藏按钮907。作为响应，图像形成装置102隐藏相应的模板文档按钮。删除按钮908是用于删除稍后描述的模板文档按钮的按钮。当按下删除按钮908时，web浏览器504通知图像形成装置102按下了删除按钮908。作为响应，图像形成装置102删除关于相应的模板文档的信息。此外，当按下删除按钮908时，web浏览器504删除关于显示在显示区域906中的相应的模板文档按钮的信息。

接下来，参照图8描述将从PC 101发送的模板文档登记信息登记在图像形成装置102中的处理。

图8是示出由图像形成装置102的CPU 202执行的模板文档登记处理的流程图。当网络控制单元306从PC 101接收到模板文档登记信息时(S801)，网络控制单元306将模板文档登记信息发送到作业管理单元307。当作业管理单元307接收到模板文档登记信息时，作业管理单元307将模板文档登记信息发送到数据管理单元304。数据管理单元304分析从作业管理单元307接收的模板文档登记信息并提取书目信息(S802)。稍后将描述书目信息的细节。然后数据管理单元304将模板文档登记信息和提取的书目信息发送到存储控制单元305。存储控制单元305将接收到的模板文档登记信息和提取的书目信息存储在HDD 205中(S803、S804)。此后，作业管理单元307登记在要显示在主画面上的按钮列表中登记的模板文档按钮。

图11A是示出在HDD 205中存储的书目信息列表1101的示例的图。书目信息列表1101共同管理关于上述模板文档的书目信息和关于稍后将描述的输入到图像形成装置102的保持打印作业(hold print job)的书目信息。然而，这不限制本公开的权利要求书的范围，而是例如，可以单独管理关于模板文档的书目信息和关于保持打印作业的书目信息。书目信息列表1101包括与登记模板文档时的日期和时间1102、登记模板文档的用户的用户名1103、存储登记的模板文档的存储位置1104和模板文档名称(在图11A中，描述为“打印作业名称”)1105有关的信息。书目信息列表1101还包括与打印设置1106、打印作业类型1107、密码1108、计划时间1109、按钮名称1110和模板文档类型1111有关的信息。书目信息列表1101的内容不限于上述内容。例如，书目信息列表1101还可以包括指示模板文档的纸张大小的信息。1121和1122各自表示当用户名为“用户1(User1)”的用户登记模板文档时在S804中登记的特定书目信息。

图12A示出了主画面1201的示例。在该画面上，允许用户选择该用户想要使用的功能。当用户选择功能1202至1206之一时，UI控制单元302显示与选择的功能相对应的功能画面(未示出)。在图12A所示的示例中，主画面1201处于尚未登记任何模板文档按钮的状态。

图12B示出了主画面1201的另一示例。当登记与书目信息列表1101中描述的内容相对应的模板文档按钮时，显示主画面1201的该示例。例如，当用户名为“用户1”的用户使用图像形成装置102的认证画面(未示出)登录时，显示该主画面。Form1按钮1208是模板文档按钮并且对应于书目信息1121。由于个人文档被指定为模板文档类型1111并且用户名1103是“用户1”，因此在主画面1201上显示Form1按钮。Form2按钮1209是模板文档按钮并且对应于书目信息1122。由于共享文档被指定为模板文档类型1111，因此在1201上显示Form2按钮。

图12C示出了主画面1201的另一示例。在登记了与书目信息列表1101中描述的内容相对应的模板文档按钮的状态下，显示图12C所示的主画面1201的该示例。例如，当用户名为“用户2(User2)”的用户使用图像形成装置102的认证画面(未示出)登录时，显示该主画面1201。因为个人文档被指定为模板文档类型1111、并且用户名1103是与用户名“用户1”不匹配的“用户2”，所以在主画面1201上不显示书目信息1121。Form2按钮1209是模板文档按钮并且对应于书目信息1122。由于共享文档被指定为模板文档类型1111(尽管用户名1103是“用户1”)，因此在1201上显示Form2按钮。

在本实施例中，如上所述，当用户操作PC 101上的web浏览器504并试图将文档作为模板文档登记在图像形成装置102中时，向用户通知关于在试图打印登记的文档时将出现的限制的要确认的项目。因此，根据本实施例，当用户试图将文档登记为模板文档时，用户可以预先了解在试图打印登记的文档时将出现的限制。

第二实施例

在根据上述第一实施例的方法中，用户通过操作PC 101上的web浏览器504将文档作为模板文档登记在图像形成装置102中。相反，在根据下述第二实施例的方法中，存储并保持从PC 101输入到图像形成装置102的打印作业，并且稍后将存储的打印作业改变为模板文档。在该第二实施例中，当从PC 101向图像形成装置102输入打印作业时，不立即进行对输入的打印作业的打印，而是将其存储并保持在图像形成装置102中提供的硬盘驱动器(HDD)205等中。之后，用户通过操作图像形成装置102的操作单元207等，将存储在图像形成装置102中的打印作业登记为模板文档。当试图将模板文档登记在图像形成装置102中时，确定是否允许将该文档登记为模板文档。在确定结果指示不允许将文档登记为模板文档的情况下，向用户通知不允许登记文档。即，图像形成装置102可以被构造为具有辅助用户登记模板文档的能力，使得当尽管该文档具有不适合登记为模板文档的属性而用户仍试图将文档登记为模板文档时，在进行登记之前通知用户这一事实。

将描述用户操作PC 101并将打印作业提交给图像形成装置102的打印作业提交处理。

图13是示出由PC 101的CPU 401执行的打印作业提交处理的流程图。

用户在观看显示装置406的同时使用诸如定点设备或键盘的输入装置405在应用502上创建诸如图像数据或文档数据的数据，并且用户发出打印所创建的数据的指令。当发出打印指令时，打印机驱动器根据诸如图像数据或文档数据的数据、诸如文档名称的文档属性以及在打印机驱动器中设置的打印设置信息来创建PDL数据(S1301)。当以安全打印或加密安全打印模式进行打印时，包括在打印设置信息中的密码被添加到PDL数据。当以计划打印模式进行打印时，计划时间(要开始打印的时间)被添加到PDL数据。将所得PDL数据作为打印作业发送到图像形成装置102(S1302)。

图14是示出由系统软件301在图像形成装置102的CPU 202上执行的打印作业保存处理的流程图。

当网络控制单元306从PC 101接受打印作业时(S1401)，网络控制单元306将打印作业发送到作业管理单元307。当作业管理单元307接收到打印作业时，作业管理单元307确定是否要保存打印作业(S1402)。稍后将描述S1402中的处理的细节。作业管理单元307确定S702中的确定结果是否指示要保存打印作业(S1403)。在不保存打印作业的情况下，作业管理单元307请求作业控制单元308执行打印作业(S1407)。作为响应，作业控制单元308执行打印。在要保存打印作业的情况下，作业管理单元307将打印作业发送到数据管理单元304。数据管理单元304分析从作业管理单元307接收到的打印作业，并基于分析结果生成书目信息(S1404)。数据管理单元304将打印作业和生成的书目信息发送到存储控制单元305。存储控制单元305将接收到的打印作业和生成的书目信息保存在HDD 205中(S1405、S1406)。

图15是示出在S1402中确定是否要保存打印作业的处理的细节的流程图，其中由系统软件301在图像形成装置102的CPU 202上执行该处理。

作业管理单元307分析打印作业并确定打印作业是否被设置为保存(S1501)。在打印作业被设置为保存的情况下，作业管理单元307确定打印作业将被保存(S1506)。在打印作业未被设置为保存的情况下，作业管理单元307分析打印作业以确定打印作业是否被设置为安全作业或加密安全作业(S1502)。在打印作业被设置为安全作业或加密安全作业的情况下，作业管理单元307确定要保存打印作业(S1506)。在打印作业既没有被设置为安全作业也没有被设置为加密安全作业的情况下，存储控制单元305获取存储在HDD 205中的强制保持设置值，并经由数据管理单元将其传输到作业管理单元307。强制保持的设置由图像形成装置102的管理员预先进行。在强制保持被设置为ON的情况下，提交给图像形成装置102的打印作业被强制存储在HDD 205中。作业管理单元307基于强制保持设置值确定是否设置了强制保持(S1503)。如果设置了强制保持，则作业管理单元307确定要保存打印作业(S1506)。在未设置强制保持的情况下，作业管理单元307分析打印作业以确定是否设置了计划打印(S1504)。在设置了计划打印的情况下，作业管理单元307确定要保存打印作业(S1506)。在未设置计划打印的情况下，作业管理单元307确定不保存打印作业(S1505)。

图11B是示出在HDD 205中存储的书目信息列表1101的示例的图。书目信息列表1101包括指示提交打印作业时的日期和时间1102、提交打印作业的用户的用户名1103、存储提交的打印作业的存储位置1104和打印作业名称1105的信息。书目信息列表1101还包括关于打印设置1106、打印作业类型1107、密码1108、计划时间1109、按钮名称1110和模板文档类型1111的信息。1121和1122各自表示关于根据第一实施例登记的模板文档的书目信息。1123至1127各自表示关于根据本实施例提交的打印作业的书目信息。

图16A示出了打印作业列表画面的示例。在该画面上，允许用户操作保持的打印作业。在用户选择“等待打印”1601的情况下，作业管理单元307从认证单元303获取登录用户名。作业管理单元307使用获取的用户名作为搜索键来搜索书目信息列表1101，以查找包括该用户名的书目信息。在找到包括登录用户名的书目信息的情况下，UI控制单元302在操作单元207上显示所获取的书目信息。例如，在登录用户名是“用户1”的情况下，获取书目信息1123至1125。没有获取书目信息1121和1122是因为其打印作业类型1107是模板文档。没有获取书目信息1126是因为其打印作业类型1107是计划打印。没有获取书目信息1127是因为其用户名1103是“用户2”。所获取的各书目信息显示在显示区域1618至1620中的对应显示区域中。

当用户选择“打印”1602时，作业管理单元307在画面(未示出)上显示关于过去已经打印的打印作业的书目信息。当用户选择“计划打印”1603时，作业管理单元307在书目信息列表1101中搜索指定了打印处理的开始时间的各计划打印作业，并在计划打印画面1700中显示找到的计划打印作业。在打印机驱动器中指定的打印开始时间执行存储在图像形成装置中的各计划打印作业的打印处理，而无需用户发出的打印指令。当用户选择“更新”1604时，作业管理单元307搜索书目信息列表1101，并且UI控制单元302更新所显示的书目信息。

1605表示在UI控制单元302的控制下显示的作业名称/打印设置，使得显示与打印作业名称1105和打印设置1106相对应的作业名称/打印设置1605。1606表示在UI控制单元302的控制下显示的日期和时间，使得显示与日期和时间1102相对应的日期和时间。1607表示在UI控制单元302的控制下显示的片材数×份数，使得显示与作为分析打印作业和打印设置1106的结果而获得的数据相对应的数据。1608表示作业类型。在打印作业类型1107是安全的情况下，UI控制单元302在作业类型1608中显示“安全”，而在打印作业类型1107是加密安全的情况下，UI控制单元302在作业类型1608中显示“加密安全”。对于普通作业，例如，可以显示“普通”。1609表示在UI控制单元302的控制下显示的用户名，使得显示与用户名1103相对应的用户名。

1618至1620各自表示关于打印作业的书目信息。当用户选择“全选”1610时，UI控制单元302选择所有书目信息(1618至1620)。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“打印设置”1611时，UI控制单元302显示用于改变所选打印作业的打印设置的画面(未示出)。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“显示图像”1612时，UI控制单元302显示用于显示所选打印作业的预览图像的画面(未示出)。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“删除作业”1613时，作业管理单元307删除所选择的打印作业。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“停止打印”1614时，如果选择的打印作业处于打印操作中，则作业管理单元307停止打印处理。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“开始打印”1615时，作业管理单元307执行所选择的打印作业。当用户选择书目信息1618至1620之一然后选择“改变为模板文档”1616时，作业管理单元307将选择的打印作业改变为模板文档。当用户选择“注销”1617时，认证单元303进行注销处理，并且UI控制单元302在操作单元207上显示用户认证画面(未示出)。

图18是示出由系统软件301在图像形成装置102的CPU 202上执行的将打印作业登记为模板文档的处理的流程图。

UI控制单元302显示打印作业列表1600。UI控制单元302确定是否发出登记模板文档的指令(S1802)。当用户选择打印作业(例如，书目信息1618)然后按下“改变为模板文档”按钮1616时，UI控制单元302确定已经发出登记模板文档的指令。作业管理单元307确定是否允许将所选择的打印作业登记为模板文档(S1804)。

在本实施例中，图像形成装置102的CPU 202根据图7所示的处理进行上述确定。作业管理单元307获取所选择的打印作业1618的文件大小(S706)。接下来，作业管理单元307将试图登记的文档的文件大小与用于存储要登记为模板文档的文档的存储区域中可用的空闲空间进行比较(S707)。在文档的文件大小大于空闲存储空间的情况下，确定禁止登记(S715)。接下来，作业管理单元307将试图登记的文档的文件大小与允许由图像形成装置打印的文件大小的上限进行比较(S708)。在文档的文件大小大于上限的情况下，确定禁止登记(S715)。接下来，作业管理单元307确定是否允许将选择的打印作业1618登记为模板文档(S711)。例如，基于文档是否受密码保护来进行确定。在文档不受密码保护的情况下，确定允许将文档登记为模板文档(S712)，而在文档受密码保护的情况下，确定不允许将文档登记为模板文档。在确定不允许将文档登记为模板文档的情况下，进一步确定是否允许用户选择是否将文档登记为模板文档(S713)。在允许用户进行选择的情况下，确定发出警告(S714)。在不允许用户进行选择的情况下，确定要禁止登记(S715)。例如，在打印作业1619的文档受密码保护的情况下，如果模板文档登记者将密码通知给想要参考或打印文档的用户，则允许用户进行打印，因此在这种情况下，确定要发出警告。

作业管理单元307根据上述确定的结果确定是否允许将文档登记为模板文档(S1804)。在允许登记的情况下，作业管理单元307将打印作业1618登记为模板文档(S1805)。当文档被登记为模板文档时，可以显示图16B中所示的模板文档确认画面1620，使得允许用户选择将文档登记为共享文档还是个人文档，然后可以进行登记。在S1804中的确定结果为不允许登记的情况下，进一步确定是否要发出警告(S1806)。在S1806中的确定结果是要发出警告的情况下，作业管理单元307经由UI控制单元302显示警告画面(S1807)。

图16C示出了警告画面1600的示例。1626表示指示警告内容的消息。“是”按钮1627是用于登记模板文档的按钮。“否”按钮1628是不登记模板文档的按钮。

作业管理单元307确定是否在警告画面上发出登记文档的指令(S1808)。在S1808中的确定结果是要登记文档的情况下(即，在警告画面上按下“是”按钮1627的情况下)，作业管理单元307执行上述S1805中的处理。在S1808中的确定结果为不进行登记的情况下(即，在警告画面上按下“否”按钮1628的情况下)，作业管理单元307隐藏指示警告内容的消息1626并显示作业列表画面。

在S1806中的确定结果是不发出警告但禁止登记的情况下，作业管理单元307显示禁止画面(S1809)。

图16E示出了禁止画面1600的示例。1636表示指示禁止内容的消息。关闭按钮1637是用于关闭指示禁止内容的消息1636的按钮。作为示例，讨论如下情况：作为没有管理权限的普通用户的用户“用户2”使用图像形成装置102上的认证画面(未示出)登录。在书目信息列表1101中描述的书目信息中，仅书目信息1127包括“用户2”作为用户名1103。因此，如图16D所示，在作业列表1600中仅显示打印作业1630。当选择该打印作业1630，并按下“改变为模板文档”按钮1616，并进一步选择“登记为共享文档”1621时，在S713和S715中确定禁止登记为模板文档。这是因为：如果普通用户登记了大量的共享文档，则主画面上会显示大量的模板文档图标，这会给其他用户带来不便的情况。然而，不仅可以在上述情况下确定禁止，还可以在其他情况下确定禁止。当确定要禁止登记时，显示图16E所示的画面。然而，另选地，可以显示诸如图16F所示的画面，其中“登记为共享文档”按钮1642变灰，使得不允许用户登记为共享文档。

图16G示出了禁止画面1600的示例。1638表示指示禁止内容的消息。关闭按钮1639是用于关闭指示禁止内容的消息1638的按钮。例如，当用户试图将选择的打印作业1618登记为模板文档时，如果确定该文档的文件大小大于空闲的可用存储空间(S707)，则显示图16G中所示的禁止画面1600。在另一示例中，当确定关注文档的文件大小大于允许打印的文件大小的上限时(S708)，显示禁止画面1600。

图17A示出了计划打印的作业列表的画面1700的示例。在该画面上，当选择计划打印作业1711然后按下“删除数据”按钮1709时，计划打印作业1711被删除。也允许在选择计划打印作业1711之后按下“改变为模板文档”按钮1710。然而，计划打印是在计划时间到来时自动开始打印的功能，而模板文档打印是允许打印频繁使用并因此被登记为模板文档的文档的功能，因此这两个功能在目的上是不同的，并且是不兼容的。因此，显示诸如图17B所示的警告画面。

在本实施例中，已经描述了如下方法，其中从PC 101提交到图像形成装置102的打印作业被存储和保持，并且保持的打印作业被改变为模板文档。根据本实施例，当用户试图将保持的文档登记为模板文档时，向用户通知在打印登记的文档时将出现的限制，因此，用户可以预先了解该限制。

第三实施例

在第一实施例和第二实施例中，已经描述了用户将文档登记为模板文档的处理。相反，在根据下面描述的第三实施例的处理中，用户通过操作图像形成装置102的主画面1201来打印在图像形成装置102中登记的模板文档。

图19是示出由图像形成装置102的CPU 202执行的打印模板文档的处理的流程图。

UI控制单元302等待发出打印模板文档的指令(S1901)。例如，当按下主画面1201上的模板文档按钮1208时，UI控制单元302显示打印确认画面2001。图20示出了打印确认画面2001的示例。当按下“是”按钮2002时，执行打印，而当按下“否”按钮2003时，不执行打印。

UI控制单元302确定是否发出打印指令(S1903)。在S1903中确定发出打印指令的情况下(在按下“是”按钮2002的情况下)，处理进行到S1904。在S1903中确定没有发出打印指令的情况下(在按下“否”按钮2003的情况下)，处理结束。作业管理单元确定是否需要输入密码来打印被指示打印的模板文档(S1904)。更具体地，在打印作业类型1107是安全或加密安全的情况下，确定需要密码。在S1904中确定需要输入密码的情况下，UI控制单元302显示密码输入画面(未显示)(S1905)。UI控制单元302确定是否已经输入了密码(S1906)。在S1907中，作业管理单元307向作业控制单元308发送打印指令(S1907)。

在本实施例中，如上所述，进行处理，使得用户通过操作图像形成装置102的主画面1201来打印登记在图像形成装置102中的模板文档。

根据上述实施例，当用户试图将文档登记为模板文档时，向用户通知在打印登记的文档时将出现的限制，使得用户可以预先确认该限制。

其他实施例

还可以通过读出并执行记录在存储介质(也可更完整地称为“非临时性计算机可读存储介质”)上的计算机可执行指令(例如，一个或更多个程序)以执行上述实施例中的一个或更多个的功能、并且/或者包括用于执行上述实施例中的一个或更多个的功能的一个或更多个电路(例如，专用集成电路(ASIC))的系统或装置的计算机，来实现本发明的实施例，并且，可以利用通过由所述系统或装置的所述计算机例如读出并执行来自所述存储介质的所述计算机可执行指令以执行上述实施例中的一个或更多个的功能、并且/或者控制所述一个或更多个电路执行上述实施例中的一个或更多个的功能的方法，来实现本发明的实施例。所述计算机可以包括一个或更多个处理器(例如，中央处理单元(CPU)，微处理单元(MPU))，并且可以包括分开的计算机或分开的处理器的网络，以读出并执行所述计算机可执行指令。所述计算机可执行指令可以例如从网络或所述存储介质被提供给计算机。所述存储介质可以包括例如硬盘、随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、分布式计算系统的存储器、光盘(诸如压缩光盘(CD)、数字通用光盘(DVD)或蓝光光盘(BD)TM)、闪存设备以及存储卡等中的一个或更多个。

本发明的实施例还可以通过如下的方法来实现，即，通过网络或者各种存储介质将执行上述实施例的功能的软件(程序)提供给系统或装置，该系统或装置的计算机或是中央处理单元(CPU)、微处理单元(MPU)读出并执行程序的方法。

虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解，本发明并不限于所公开的示例性实施例。应当对所附权利要求书的范围给予最宽的解释，以使其涵盖所有这些变型例以及等同的结构和功能。

Claims (11)

1.一种信息处理装置，其能够与图像形成装置通信，所述信息处理装置包括：

接受部，其被构造为，接受对在所述图像形成装置中要登记的文档的指定；

确定部，其被构造为，确定是否允许登记所指定的文档；以及

通知部，其被构造为，在确定不允许登记所指定的文档的情况下，发出关于所指定的文档的登记的通知。

2.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括：

提供部，其被构造为，在所述通知部发出通知之后，提供能够接受登记所述要登记的文档的指令的画面。

3.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在试图登记的所指定的文档是受密码保护的文档的情况下，所述确定部确定不允许登记所述文档。

4.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在试图登记的文档包括指定要开始打印处理的开始时间的信息的情况下，所述确定部确定不允许登记所述文档。

5.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在试图登记的文档的文件大小大于预定上限的情况下，所述确定部确定不允许登记所述文档。

6.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在试图登记的文档的文件大小大于所述图像形成装置的文档存储区域的剩余容量的情况下，所述确定部确定不允许登记所述文档。

7.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括：

获取部，其被构造为，从所述图像形成装置获取关于所述图像形成装置的文档存储区域的剩余容量的信息。

8.根据权利要求7所述的信息处理装置，其中，在显示用于将文档登记在所述图像形成装置中的登记画面之前，所述获取部获取关于所述图像形成装置的文档存储区域的剩余容量的信息。

9.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在确定允许登记所指定的文档的情况下，由所述图像形成装置进行登记所指定的文档的处理。

10.一种信息处理装置的控制方法，所述信息处理装置能够与图像形成装置通信，所述控制方法包括：

接受对在所述图像形成装置中要登记的文档的指定；

确定是否允许登记所指定的文档；以及

在确定不允许登记所指定的文档的情况下，发出关于所指定的文档的登记的通知。

11.一种非暂时性计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，所述计算机程序用于使计算机执行能够与图像形成装置通信的信息处理装置的控制方法，所述控制方法包括：

接受对在所述图像形成装置中要登记的文档的指定；

确定是否允许登记所指定的文档；以及

在确定不允许登记所指定的文档的情况下，发出关于所指定的文档的登记的通知。

Images