CN1150670A - 数据处理设备 - Google Patents

Abstract

一种数据处理设备，包括：用来输入一个关系表的输入装置；用来存储该关系表的存储装置；用来产生安排构成一单据文件的各记录的产生装置；更新上述记录的更新装置。它能够不求助于具有编程之类的专家级知识的系统工程师而是允许一个普通的管理人员以匹配于该人员自身的工作的方式简单地指定一个目标和多个管理项目以执行所希望的文件处理。

Description

数据处理设备

本发明涉及办公室计算机、个人计算机等中的一种数据处理设备，它能够根据各种办公室工作文件来处理数据。

诸如办公室计算机之类处理办公室工作的数据处理设备存储和管理象工作文件、财务文件、转移文件和个人文件等名目繁多的文件。随着文件的不同，各个数据文件的记录结构是不同的。各种数据文件按照记录格式(具有相匹配的组成项目的记录)组合成各个单独的文件，并以这种记录格式存储和管理。

工作文件记录的更新，也即记录的收集和添加等，是通过输入一个销售单据或购货单据来执行的。这种对一个预定文件的更新处理可以根据针对各个单据的、预先由系统工程师这样的专家设计好的输入程序来执行。

因此，按照以往的技术，对于每一个单据和每一个文件的输入处理，都需要根据终端用户的业务工作来设计一个单独的处理程序。然而，由于实际的工作会随时间而发生变化，于是处理程序就可能不再适合于实际的处理，不能够执行符合业务工作要求的文件处理。

通常在遇到这种情形时，需要部分地修改有关的处理程序。因为这种修改要求有很专门的技能和编程知识等，所以只能请系统工程师来做这种修改。对于准备要设计一个新处理程序的情形也是如此。

尽管普通的管理人员或终端用户了解典型的单据名称和单据项目以及他们自己的系统等等，但是他们即使通过了日常的工作也并没有准确地掌握：当前存储和管理的是什么数据文件，每个数据文件的记录有怎样的结构，以及在哪个文件的记录中含有哪些项目等。

为了管理销售数据，个人数据等等，管理人员从日常工作中了解到，对于每一个工作管理，销售数据的管理需要诸如产品名称、产品的号码、总价、数量和单价等信息(项目)，而个人数据的管理需要诸如雇员姓名、数目、年龄和家庭等项目。换句话说，那些管理人员充分地掌握了这样的知识：什么必须通过文件来管理，以及对于每个管理目标，管理项目必须包括哪些项目，一般地，系统的及有条不紊的工作管理就是根据这种知识来执行的。

于是，本发明的一个目的是提供一种数据处理设备，它包括：

输入装置，用来输入一个关系表，该关系表说明与数据文件的记录结构相对应的各个项目名称与在更新上述数据文件的记录时准备处理的单据的各个项目名称之间的关系；

存储装置，用来存储由上述输入装置输入的上述关系表；

产生装置，用来产生通过根据由上述存储装置中的上述关系表所定义的单据项目名称的排列次序，按排组成单据文件的各个记录的项目数据而获得的记录；以及

更新装置，用来根据由上述产生装置所产生的上述记录，更新由上述关系表所定义的数据文件的记录。

根据本发明的第一个方面，可以做到下述情况。

假定一个工作计划文件的记录要根据例如销售单据和购货单据来更新。

当通过输入装置输入了一个表明工作计划文件、销售单据和购货单据之间的对应关系的关系表时，该关系表便被存储在存储装置中。

若在该条件下输入每一个单据数据时，该单据数据便作为单据文件被输入。然后，产生装置将产生一个记录，其中各个组成单据文件的记录的项目数据被按照由关系表所定义的单据项目名称的排列次序排列，同时更新装置将根据所产生的记录更新工作计划文件的记录。

因此，如果单据和数据文件之间的关系表是设计得匹配于某个管理人员的工作内容的，那末懂得各种日常使用的单据的内容和要管理的文件的项目的那个管理人员就能够按设计的要求来执行文件处理。

本发明的第二个方面能够做到下述情况。

假定一个财务计划文件的记录要根据例如一个准备要处理的工作计划和一个转移计划来更新。当通过输入装置输入了一个表明各个准备要处理的文件和一个财务计划文件之间的关系的关系表时，该关系表就被存储在存储装置中。

在该情形下，产生装置将产生一个记录，其中各个组成准备处理的文件的记录中的项目数据将按照准备处理的文件的项目名称的排列次序排列，同时更新装置将根据所产生的记录更新财务计划文件记录。

因此，如果各种数据文件之间的关系表设计得匹配于某个管理人员的工作内容，那末这个懂得准备要管理的文件的项目的管理人员便能够按设计的要求来执行文件处理。

本发明的第三个方面可以做到下述情况。

假定在数据处理设备的显示屏上以预定的形式显示了一个文件ID表(文件识别表)。这时，一个懂得各种单据的内容和作为数字文件需要些什么项目的管理人员便得够清楚地描述该人员的工作内容，并能够通过下述操作来准确地掌握处理的内容：在文件ID表的相应列中输入数据文件的文件名称和相应记录的各个项目名称，并在文件ID表的相应列中输入单据各称和该单据的各个项目名称。

本发明的第四个方面可以做到下述情况。

假定在数据处理设备的显示屏上显示了文件ID表。这时，一个懂得准备在该数据设备中管理的文件的项目等的管理人员便能够清楚地描述该人员的工作内容，并能够通过下述操作来准确地掌握处理的内容：在更新数据文件和记录时，在文件ID表的相应列中输入该数据文件的文件名称和该记录的各个项目名称。

根据本发明的这些方面，一个具有普通技能的管理人员便可以根据由他自己制备的一个预定的关系表的内容要求来执行文件处理，他在制备该关系表时只需要简单地描述各个单据和数据文件之间的关系或者各种数据文件之间的关系，而不需要求助于具有专家级编程知识的系统工程师等来设计处理数据文件的程序。

当由一个具有普通技能的管理人员来设计匹配于他自己的工作的文件处理时，他能够清楚地描述其工作的内容，并且能够通过描述各单据和各文件之间的关系或各种数据文件之间的关系来准确地掌握处理的内容。

图1是说明数据处理设备总体结构的方框图；

图2是说明和转移计划文件3相关连的分类记录单据3-1的图；

图3是说明和工作计划文件4相关连的分类记录单据4-1的图；

图4是说明和财务计划文件5相关连的分类记录单据5-1的图；

图5是说明日志(journal)处理器15中一个日志组的图；

图6是说明制备和记录分类记录单据的操作的流程图；

图7是说明当一个单据准备要处理时，根据分类记录单据来更新数据文件的记录的操作的流程图；

图8是说明当一个文件准备要处理时，根据分类记录单据来更新数据文件的记录的操作的流程图；

图9是说明分类记录单据的形式的图；

图10是示例性地说明文件ID表的输出的图；

图11是说明文件ID表的输出的修改的图；

图12是说明文件ID表的输出的另一种修改的图；

图13是说明文件ID表的输出的又一种不同修改的图；

图14是说明文件ID表的输出的又一种修改的图。

现在将参考图1至图10说明本发明的一个优选实施例。

图1示出说明数据处理设备的总体结构的方框图。

输入部分1有一个键盘输入单元，用来输入各种数据和指令等，还有一个鼠标器(或类似工具)，用作对准装置。当通过该输入部分1发出指令要输入一个分类记录单据时，分类记录单据输入处理器2被该指令激活，执行对通过输入部分1输入的分类记录单据的输入处理。

现在说明分类记录单据。图2至图4示出了分类记录单据的一些特定例子。图2、图3、图4分别示出与转移计划文件、工作计划文件、和财务计划文件相关连的分类记录单据。换言之，在本实施例中，分类记录单据3-1、4-1和5-1是分别与转移计划文件3、工作计划文件4、和财务计划文件5相关连地存储和管理的，并且各个记录单据的形式基本上具有相同的结构。

图2、图3所示的分类记录单据3-1和4-1具有关系表的形式，该关系表把一个数据文件中每个记录的各个项目的名称与更新该数据文件的记录时准备处理的一个、两个或多个单据中的各个项目的名称相联系起来。图4所示的分类记录单据5-1的基本结构具有关系表的形式，该关系表把一个数据文件中每个记录的各个项目的名称与更新该数据文件的记录时准备要处理的一个、两个或多个文件的各个项目名称相联系起来。

首先，在图2中，沿水平方向写在分类记录单据3-1外框顶线外面的字母A、B、C等等表明设计成矩阵形式的记录单据的列的位置，沿垂直方向写出的数字1、2、3等等表明行的位置。构成表的外框和各个单元框以及各个标题(例如，分类名称、项目名称、属性、输入分类名称、工作名称等)的各个行被含在预先设置在记录单据输入处理器2中的单据表内。当该单据表显示在显示屏上时，借助于输入部分1任意指定各个项目的位置而依次地把各个数据输入。图9示出该单据表的特定的内容。

下面较具体地说明这个输入过程。转移计划文件3的文件名称“转移计划”对应于单据表中名为“分类名称”的项目输入，各个项目的名称(交易项目、单据类型、单据号、交易日期、发货公司cd等)对应于转移计划文件3的记录结构逐项地输入。在该图中，“cd”表示一个代码，“单据号”表示单据的流水号。对应于各个项目名称，依次地在单元“属性”、“数字数目”、“表名称”和“定义”中进行各项预定的输入。“属性”表明有关项目的属性；例如，“R”的定义为齐平至右端(flush tothe right)，“N”定义一个数。“数字数目”表明有关项目的数字的数目。“表名称”表明一个索引表的名称，它应该在产生一个相关项目的数据时用作参考；例如，“借方银行cd”指出，需要通过由相应的表名称“银行cd”所指出的索引表来执行代码/文字转换，由此产生相应项的数据。“定义”指出在需要时通过参考索引表等来产生一个有关数据的产生条件。例如，对应于“记录日期”的定义“#当前日期”表明，登记文件的当前日期必须作为记录日期。

当转移计划文件3作为一个文件输出时，需要参考“属性”、“数字数目”、“表名称”和“定义”的内容，此外，当产生下面要说明的单据项目时，也要参考“定义”。

与图2所示的分类记录单据3-1中的“输入分类名称”相对应的是，输入单据的名称“转移单据”和各种单据的“差旅支出报告”。该单据是更新转移计划文件3的记录时的处理目标。当存在有多个具有同样单据名称的单据时，为了互相区分这些单据，对应着标题为“工作名称”的单元逐个单据地输入较低级概念上的单据名称。这就是说，“工作名称”是这样的单元，它定义了较低级概念上的单据名称，并且与“输入分类名称”相同的名称也可以输入到该单元中。

“功能名称”所定义的是，要处理的单据或文件是否需要特殊的处理(日志处理，对此后面有说明)。当处理的目标是一个单据时，在单元“功能名称”中输入“单据”；当处理目标需要特殊处理时，在单元“功能名称”中输入“日志”。“更新类型”表明更新转移计划文件3的记录时的更新类型。例如，逐个单据地输入从记录收集，记录追加以及记录收集和追加等中选出的任意一个更新类型。在所示的例子中，对于“转移单据”和“差旅开支报告”都输入了“追加”作为更新类型，其中“追加”表示记录的追加。

对应于一个数据文件中的各个记录项目名称，逐个项目地输入构成一个单据的各个单据项目名称。较具体地说，对应于转移计划文件3的记录项目名称，输入转移单据中的各个项目名称，“#部门(division)(日期，1，6)”、“62”、单据号、日期、发货公司等等。类似地，对于差旅开支报告的单据，对应于转移计划文件3的各个记录项目名称，输入它的项目名称，“#部门(日期，1，6)”、“63”、单据号、开支报告日期、所属公司等等。

单据项目名称“#部门(日期，1，6)”表示8位数的日期数据名称，从最高位数字到第六位数字的年份和月份的数据必须分离地提取。单据项目名称“62”、“63”等表示固定的值(单据类型)。标题“单据项目”必须输入到分类记录单据3-1的G列第7行和H列第7行的单元中，以表明输入到这两个列的各个行上的数据是单据项目名称。

当单据项目名称列上的某个单元为空白，并且在相关项目位置处的单元“定义”中说明有记录产生条件时，也就是说当项目以一个数据文件的数据而不是以单据项目出现，并且该项目数据必须特别地产生时，这种组合情形表明单据项目的数据必须根据“定义”的内容来产生。

分类记录单据3-1中“30”行的项目位置后面的各个项目是那些在以文件形式输出转移计划文件3的内容时所需要的项目，它们在图中用双水平线和转移计划文件3的记录结构相分开，并且必要的信息应该输入到“项目名称”、“属性”、“表名称”和“定义”等单元中。“定义”单元中的说明“#索引(发货公司cd，公司名称)”表示，需要用分类记录单据3-1中第1 2行的项目位置所定义的英目名称“发货公司代码”来查找发货公司表，以便从该表中读出公司名称并产生发货公司。

与“分类名称”相联系的单元“更新日期”表示其数据文件代码的最近的更新日期，单元“记录数目”表示每当执行一次更新处理时都会增加的更新记录的总数目。提供给与“输入分类名称”相联系的每个单据的“更新日期”和“输入数目”是设置在每个单据文件中的更新日期和输入数目，它们被读出并被转录到分类记录单据3-1中。这就是说，这里各个单元的标题和它们的内容不是用户所输入的，而是自动地加上的。

和分类记录单据3-1相似，工作计划文件4中的分类记录单据4-1把一个数据文件中的记录项目名称与各种单据中的项目名称相联系起来，如图3所示。在该情形中，分类记录单据4-1表明工作计划文件4是目标数据文件以及“销售单据”、“购货单据”。“仓库间转移单据”和“租借单据”是目标单据，并且定义了工作计划文件4的记录必须根据这四种类型的单据来更新。

财务计划文件5中的分类记录单据5-1把一个数据文件中的记录项目名称与其他数据文件中的记录项目名称相联系起来，如图4所示。在所示的例子中，转移计划文件3和工作计划文件4是更新财务计划文件5的记录时要处理的数据文件。这时，转移计划文件中的记录项目名称与对应于财务计划文件5中的记录项目名称的工作计划文件4中的记录项目名称相对应，并且对于每个“借方”记录和“贷方”记录，都输入转移计划文件3和工作计划文件4中的记录的项目名称。

在该例中，“日志”被定义为分类记录单据中工作计划文件4的“功能名称”。该日志表示，对于分类记录单据所定义的单据名称中标有

的项目(例如“

借方”)或者标有“@”的项目(例如“@总价”)，项目数据必须参照图5所示的日志表来产生。

当从输入部分1输入了诸如转移文件或差旅开支报告等单据数据时，一个单据输入处理器6就接收并处理这些数据，以产生一个单据文件7。一个单据项目名称存储器8除了存储该单据文件7的名称之外还有次序地存储对应于单据文件7中各种类型单据的单据项目名称。单据输入处理器6向一个输入处理器9提供单据文件7和与该单据相关的单据项目的名称。

在更新数据文件的记录时，一个分类记录单据分析器10接收与被指定为更新目标的数据文件相关的分类记录单据，并分析其定义。分析所得到的结果被送给一个记录产生器11。这时，如果在系统中不存在定义在分类记录单据中的数据文件，则分类记录单据分析器10便激活一个文件产生器12。该文件产生器12以下述的记录结构新产生一个数据文件，在该记录结构中，项目的名称根据在分类记录单据和记录项目名称中所定义的数据文件名称来排列，并且与分类记录单据相联系地设置该数据文件。

在更新通过输入处理器9接收到的单据文件7、转移计划文件3、工作计划文件4、财务计划文件5等的内容时，记录产生器11根据来自分析器10的分析结果产生记录，并把该记录存储在一个产生的记录文件13中。如果更新数据文件的记录时处理的目标是一个单据，则记录产生器11所产生的记录其项目数据按照分类记录单据中所定义的单据项目名称的排列次序分类。在对记录项目进行分类时，记录产生器11参照单据项目名称存储器8，检验分类记录单据中所定义的单据项目名称的项目位置，并相应地提取项目数据和对项目数据分类。如果处理的目标是象转移计划文件3或工作计划文件4那样的文件，则记录产生器11提取在分类记录单据中所定义的、准备处理的目标文件的记录项目的数据，产生通过对构成正在处理的、象转移计划文件3或工作计划文件4那样的目标文件的各个记录的项目数据进行分类而得到的、按项目名称的次序排列的记录，并且把该记录存储在产生的记录文件13中。对于象图4中E列第25行中的“#索引(客户tb，客户cd，客户名称)”那样的的分类记录单据中的“定义”列的说明指出了该数据项必须参照一个索引表来产生的情形，一个定义处理器14通过参考预先设置在处理器14中的各种索引表中的有关索引表来产生项目数据，并把该项目数据设定在所产生记录文件13的相应项目位置上。当分类记录单据的“定义”列中的说明为“#单据流水号”和“#日期”时，定义处理器14把单据流水号和日期信息设置在所产生记录文件13的相应项目位置上。

当分类记录单据中的“功能名称”列定义了“日志”时，一个日志处理器15参照预先设置在处理器15中的日志表产生各个必要项目的数据，并把该数据设置在所产生记录文件13的相应位置上。图5示范性地列举了销售单据的日志表。当如图4所示的分类记录单据5-1那样，输入分类名称是“工作计划”时，处理器15在产生借方和贷方带有 和“@”记号的记录项目名称的项目数据时，要参考图5所示的销售单据日志表。在该情形下，如果工作计划文件4中与分别设定在B列第四行、C列第四行和D列第四行的各个项目名称相对应的记录项目的值符合于设定在有关各行(第五行至第十二行)中的值，便从日志表中读出设置在该表中相同行上的项目值，并把该项目值设置在所产生记录文件13的相应项目位置上。

输出处理器16通过记录产生器11接收所产生记录文件13的内容，并且更新诸如转移计划文件3、工作计划文件4和财务计划文件5等多个数据文件中的一个数据文件的记录，其中上述这些文件在分类记录单据中被定义为“分类名称”。这时，输出处理器16检验在分类记录单据中所定义的“更新类型”，并根据该“更新类型”来更新数据文件的记录，以执行记录收集、记录追加等。

文件ID表输出处理器17读出一个任意指定的数据文件的分类记录单据，根据说明的内容产生具有预定格式的文件ID表，并把该表在打印机18或显示单元19上输出。

根据本实施例，虽然这样产生的文件ID表具有分类记录单据和说明内容的形式，但只要输出形式是易于作为一个表单来读出的，任何输出形式都可以采用。

文件输出处理器20根据任意被指定为输出目标的数据文件和相关的分类记录单据来产生输出记录，并把该记录在打印机18或显示单元19上输出。这时，处理器20根据分类记录单据中的“属性”、“数字数目”、“表名称”和“定义”，参照定义处理器14中的各种表，输出对应于各代码的名称，并按需要执行记录收集等等。

现在将参考图6至图8所示的流程图来解释本实施例的操作过程。

图6是说明制备一个分类记录单据和把它记录在数据处理设备中的操作。

当通过输入部分1发出指令要制备一个分类记录单据时，记录单据输入处理器2将显示分类记录单据的预先设定的表格，作为文件ID表(步骤A1)。图9示出了这个单据表格，它包括一些线条，例如外框和单元框；各个列的标题，如“分类名称”、“输入分类名称”、“项目名称”、“属性”和“工作名称”；以及各种与标题相关的说明列。终端用户在每一说明列中依次地输入必要的信息。在该情形下，该终端用户懂得各种日常单据的内容、什么东西必须要作为文件来管理、以及作为控制项目需要哪些项目，所以他或她将以匹配于自己工作的方式在分类记录单据的各预定列中描述必要的信息。

较具体地说，管理人员等首先对应标题“分类名称”输入数据文件的名称，根据该数据文件的记录结构输入各个项目名称，逐个单据地或逐个文件地输入要处理的单据名称或文件名称，依次地在标题为“工作名称”、“功能名称”和“更新类型”的说明列中输入相应于这些标题的必要信息，并且依次地输入各单据名称或该文件的各个记录项目名称(步骤A2)。其结果是，转移计划文件3的记录项目名称将对应于图2所示的所产生记录文件3-1中的转移单据和差旅开支报告的各个单据项目名称。

接着，相应于由“分类名称”定义的数据文件的各个项目名称，输入“属性”、“数字数目”、“表名称”、和“定义”(步骤A3)。如果这时在定义处理器14中不存在由表名称所定义的索引表，那未必须用任何方法制备好这个表并且记录在定义处理器14中。然后，必须象图2至图4所示那样在双水平线的下面对应于各个项目输入必要的信息，它们在输出文件时可能是必要的(步骤A4)。

当用这种方法制备好了任一个分类记录单据，然后又发出记录这个单据的指令时，这个分类记录单据就被记录在系统之中(步骤A5)。在这一情形下，该分类记录单据是对应于由该分类记录单据的“分类名称”所定义的数据文件记录的。

图7示出说明根据该分类记录单据所执行的文件处理的流程图。这个例子中的操作算法适用于分类记录单据中的“输入分类名称”为单据的情形。

首先，当从输入部分1输入要处理的单据数据的一个单据(一个或多个记录)时，单据输入处理器6把输入的单据数据存储在单据文件7中(步骤B1)。需要指出，单据名称和单据项目名称是事先在单据项目名称存储器8中定义的。当单据文件以这种方式制备时，处理器6把单据文件7中的更新日期和输入记录数目互相联系起来。

接着，当通过输入部分1指定了“分类名称”和“输入分类名称”时，就启动了关于分类记录单据的处理(步骤B2)。假定指定了转移计划文件3作为“分类名称”，差旅开支报告作为“输入分类名称”，则分类记录单据分析器10就把分类记录单据3-1提取到转移计划文件3中并对它进行分析(步骤B3)。

首先，分析器10根据图2所示的分类记录单据3-1检查定义为“分类名称”的数据文件是否真正出现在系统中(步骤B4)。如果发现该文件没有出现，则分析器10将激活文件产生器12。其结果是，文件产生器12从图2所示的分类记录单据3-1中读出对应于“分类名称”、项目名称、属性、和数字数目的文件名称，以具有指定的数字数目的、以项目名称的次序排列的各个项目的组成的记录结构制备一个数据文件，并把该数据文件作为对应于分类记录单据3-1的转移计划文件3记录(步骤B5)。因此，按照这个实施例，根据分类记录单据新制备了一个与该分类记录单据相对应的数据文件。如果和上述情形相反，转移计划文件3已经存在，则不再执行这种文件制备。

记录产生器11根据分类记录单据分析器10的分析结果，读出单据文件7和单据项目名称存储器8的内容，作为第一处理目标，这些内容对应于分类记录单据3-1的G列第三行所定义的“输入分类名称”的转移单据(步骤B6)。在此情形中，执行单据文件7的读出是在该单据已经在步骤B2中被指定的条件下进行的。当指定了转移单据时，读出关于转移单据的单据文件7和单据项目名称存储器8的内容。一个数据记录是从单据文件7的顶部提取的，并且，如果尚未到达记录的终端(步骤B7)，那末将产生一个记录并把它设置在所产生记录文件13中，该记录含有按照分类记录单据3-1中所定义的转移单据的各个项目名称的排列次序来分类的、所提取的记录的项目数据(步骤B8)。在这情形中，因为关于转移单据的转移项目名称存储器8的内容在项目数目、排列次序和项目名称等方面和分类记录单据3-1中所定义的单据项目名称不同，所以记录产生器11以下述方法来对项目数据进行分类，以查明所提取的每个有关项目数据的记录的项目位置在什么地方，其中的项目分类方法是，从分类记录单据3-1的顶部读取其中所定义的单据项目名称，并把读出的单据项目名称与单据项目名称存储器8的内容进行校核。

当记录产生器11用根据分类记录单据3-1的内容所分类的项目数据在转移单据文件中产生第一个记录时，定义处理器14就被激活。定义处理器14通过参照分类记录单据3-1中的定义列(E列)来产生必要项目的数据，并把该数据提供给记录产生器11，以把它写入到所产生记录文件13的所产生记录中的对应的项目位置上(步骤B9)。定义列提供定义产生项目数据的产生条件，该项目数据或者出现在由分类名称所定义的数据文件的记录中，或者不出现在由输入分类名称所指定的单据项目中。需要时，定义处理器14参考索引表来产生项目数据。在这情形下，当前日期是根据图2所示分类记录单据3-1中的E列第29行中的定义列的内容来读出的，它作为记录日期的项目数据被写入到所产生记录中的对应项目中。

接着，输出处理器16从所产生记录文件13中读出所产生的记录，并根据分类记录单据3-1所定义的“更新类型”，对转移计划文件3的记录进行更新。当“追加”被定义为“更新类型”时，输出处理器16把所产生的记录追加到转移计划文件3中(步骤B10)。

当转移计划文件3的记录被这样更新之后，在下一个步骤B11中，在记录产生器11的工作区内执行记录数目的数据的更新。然后流程返回到步骤B6，以从转移单据文件中读出下一个数据记录，其后，对于每一个记录都重复与上述相同的处理(步骤B6至B11)。

当全部完成对转移单据文件中所有记录的处理时，流程前进到步骤B12，其中，在分类记录单据3-1的预定单元中写入记录数目的数据以及更新的日期和时间(当前日期和时间)，并且读出原先追加在转移单据文件中的更新的日期和时间以及输入的数目，把它们写入到分类记录单据3-1的各个预定单元中(见图2)。然后检查分类记录单据3-1中是否有另外的单据出现在“输入分类名称”内(步骤B13)。如果存在有另外的这种被指定为处理目标的单据，则流程返回到步骤B3，以对该单据重复上述的处理。在本情形中，因为图2所示的分类记录单据3-1内存在有另一个单据“差旅支出报告”，并且在步骤B2中该单据被指定为处理目标，所以将根据该差旅支出报告的转移文件以类似的方式执行转移计划文件3的记录的更新。

在上面所说明的例子中列举了根据转移计划文件3中的分类记录单据3-1所进行的文件处理，但是对工作计划文件4中的分类记录单据4-1的文件处理是根据图7所示的流程图来执行的。在这情形下，工作计划文件4的记录是根据由输入分类名称所定义的“销售单据”、“购货单据”、“仓库间转移单据”“租借单据”等各个单据的单据文件来更新的。如果这四类单据中只有任意某一类被指定为处理目标，则工作计划文件4的记录的更新将根据该指定的单据来执行。

与图7类似，图8示出一个说明根据分类记录单据执行的文件处理的流程图。这个示例性操作算法适用于这样的情形，其只分类记录单据中的“输入分类名称”是一个文件。图8的流程图基本上与图7的流程图相同。

首先，指定“分类名称”和“输入分类名称”(步骤C1)。假定财务计划文件5被指定为“分类名称”，转移计划文件3和工作计划文件4被指定为“输入分类名称”。然后，分类记录单据分析器10提取财务计划文件5中的分类记录单据5-1，并对它进行分析(步骤C2)。如果该系统中没有相对应的文件(财务计划文件5)，则分析器10将激活文件产生器12。结果，文件产生器12将产生一个具有与分类记录单据5-1的内容相匹配的记录结构的财务计划文件5(步骤C3和C4)。

接着，把由分类记录单据5-1中“输入分类名称”所说明的第一转移计划文件3作为处理目标，读出该转移计划文件3中的第一个记录和项目名称(步骤C5)。如果还没有到达记录的终端(步骤C6)，则产生一个记录，其项目数据为按照分类记录单据5-1所定义的转移计划文件3的各个项目名称的排列次序进行分类的读出的记录，并且把该记录设置在所产生记录文件13中(步骤C7)。然后，定义处理器14根据分类记录单据5-1的定义列的说明，产生必要项目的数据，并把该记录设置在所产生记录文件13中(步骤C8)。在本情形中，如图4所示，分类记录单据5-1的E列第24行和第32行定义了有关项目数据必须参照索引表头产生。例如，根据E列第32行的说明，“索引(客户tb，客户/供货者cd，客户名称)，定义处理器14以分类记录单据5-1中A列第24行的客户/供货者cd和客户tb来对照索引表，产生从该索引表读出的、作为转移计划文件3的项目数据的客户名称，并把它设置在所产生记录文件13中。

接着，检查在分类记录单据5-1中作为转移计划文件3的各个项目的名称的内容中是否存在需要日志处理的记号

和“@”(步骤C9)。因为在本情形中不需要日志处理，所以流程前进到步骤C11，其中输出处理器16根据分类记录单据5-1所定义的转移计划文件3的“更新类型”，更新财务计划文件5的记录。然后，增加记录的数目(步骤C12)，并从转移计划文件3读出下一个记录(步骤C5)，其后重复上述处理，直到全部完成对所有记录的处理。

当全部完成了根据转移计划文件3中所有记录的对财务计划文件5的更新之后，在分类记录单据5-1的相应的预定单元中写入均是从当前文件处理中得到的记录数目以及更新日期和时间(当前日期和时间)，并在分类记录单据5-1的各预定单元中写入追加到转移计划文件3中的更新日期和时间以及输入的数目(步骤C13)。当在下一个步骤C14中探测到分类记录单据5-1中还存在有另一个文件时，流程返回到步骤C2，以对下一个工作计划文件4重复上述处理。

在本情形中，因为在分类记录单据5-1的工作计划文件4的项目中存在有标志了表明需要做日志处理的记号

和“@”的项目，所以日志处理器15通过参考图5所示的日志表来产生项目数据。当与设置在图5所示的销售单据日志表中的B列第四行、C列第四行和D列第四行中的各个项目名称相对应的工作计划文件4的记录项目的值分别为“20”、“3”、和“70002145”时，便从日志表中读出设置在日志表中相同行上的项目值。例如对于分类记录单据5-1中项目名称为“

借方帐目”的项目，项目值为“5221”，对于“ 贷方帐目”，项目值为“1167”，然后把它们设置在所产生记录文件13的对应项目位置上。其后，对工作计划文件4的其他记录执行相同的处理。

根据一个普通的管理人员按照他或她自己工作所任意描述的分类记录单据，就可以以上述方式执行文件处理。为了以后能够确认一个任意分类记录单据的描述，必须通过输出部分1指定这个分类记录单据并发出输出该分类记录单据的指令。文件ID表输出处理器17在响应于这个指令时工作，读出指定的分类记录单据，并通过打印机18或显示单元19以文件ID表的形式输出该单据。

图10示出一个文件ID表，它的内容基本上和分类记录单据4-1相同，并且它是以与分类记录单据4-1相同的形式根据工作计划文件4的分类记录单据4-1输出的。也就是说，除了从分类记录单据中去掉了与分类名称相关联的更新日期和时间及记录数目的单元和与输入分类名称相关联的更新日期和时间及输入数目的单元之外，输出的文件ID表中的工作计划文件4的文件名称与其各个记录项目名称之间的关系，以及单据名称、“销售单据”、“购贷单据”、“仓库间转移单据”、“租借单据”等与它们的单据项目名称之间的关系具有和分类记录单据4-1中的这些关系有相同的形式。任何人都可以通过简单地观看这个文件ID表而容易地掌握处理的内容，并且能够参考这个文件ID表来改正处理内容。

如上所述，根据本实施例，一旦一个普通的管理人员简单地在分类记录单据中以与他或她的工作相匹配的方式描述了预定的信息，该管理人员就可以按照该分类记录单据的内容来执行想要做的文件处理。

一个普通管理人员在设计与自己的工作相匹配的文件处理时，该人员可以通过把分类记录单据表格作为文件ID表显示出来，清楚地描述他或她的工作内容，并在分类记录单据的有关单元中描述预定的信息，使得任何人都能够清楚地掌握该处理的内容。

文件ID表的输出形式不一定需要是象图10所示那样的固定形式，它也可以采用图11至图14所示的表格形式。图11至图14示出根据工作计划文件4的分类记录单据4-1对图10的文件ID表作出了各种修改的输出。在图11至14所示的关于工作计划的文件ID表的各种修改中，每一个修改都显示出，其工作计划文件4的文件名称与其各个记录项目名称之间的关系以及各种单据名称与单据项目名称之间的关系都与图10中文件ID表中的那些关系具有相同的基本结构，但是这些修改的设计具有更好的可读性和更好的列表方式。

图11所示的文件ID表与图10所示的文件ID表的不同之处在于，工作计划文件4一方的“属性”列、“数字数目”列和“定义”列被删去了，而单据方的“工作名称”列、“功能名称”列、和“更新类型”列被删去了。在该情形下，“分类名称”列中的每个单元和“输入分类名称”列中的每个单元在同一行上互相联系起来，并且文件名称列和单据名称列也在该行的方向上互相联系起来，从而改善了列表方式和可读性。和图10的文件ID表相同，在根据工作计划文件4输出文件时所需要的“表名称”列和“项目名称”列(图中位在双水平线下面的项目列)也仍是图11所示的文件ID表的单元。

图12所示的文件ID表基本上与图11所示的文件ID表相同，其差别在于，图12的文件ID表中的“分类名称”方和“输入分类名称”方互相对换了。也就是说，在图10和图11中“分类名称”位在左方，“输入分类名称”位在右方；而在图12中“分类名称”位在右方，“输入分类名称”位在左方，并且象图11所示文件ID表的情形一样，“属性”、“数字数目”、“定义”、“工作名称”、“功能名称”和“更新类型”这些列被从文件ID表的单元中删去了。在图11的文件ID表中“分类名称”方和“输入分类名称”方是由双水平线分开的，但在图12的文件ID表中这两方是被位在它们之间的水平间隔所分开的。在该情形下，相关的各个项目单元由水平线联系，以防止各项目之间的关系被间隔所隔断。

与图11和图12所示的水平书写形式的文件ID表不同，图13所示的文件ID表的特点是以垂直书写的表格形式。除了下述的差别之外，图13的文件ID表具有基本上与图11的文件ID表相同的结构，其差别在于，在图13中“分类名称”被安排在上方，“输入分类名称”被安排在下方；并且图13采用了垂直书写的形式，同时还删去了一些列。换言之，图11的文件ID表含有输出文件时所需要的、用来说明项目名称的一些单元，但在图13的文件ID表中删去了这些说明性单元，而其他单元的排列则直接从水平书写形式转换成垂直书写形式。

图14所示的文件ID表在风格上与图11至13的文件ID表有很大的不同，前者用来定义工作计划文件4的文件名称及其记录项目名称的各个列是以水平方向与“分类”、“名称”、和“项目名称”等标题相联系的，而用来定义各种单据和单据名称的各个列是在垂直方向与“输入分类”、“名称”和“项目名称”等标题相联系的。在该情形中，文件名称是水平书写的，记录项目名称是垂直书写的；而单据名称是垂直书写的，单据项目名称是水平书写的。再有，标注在矩阵中文件的记录项目名称和各个单据的项目名称相交处的记号“0”表明，这些记录项目名称是与这些单据项目名称相关连的。也就是说，没有标注记号“0”的项目表明不存在这种联系。

文件ID表还可以采取任何能够给出较好的可读性和列表形式的其他结构。

虽然在上述实施例中分类记录单据的表格是显示出来的或作为文件ID表输出的，但是也可以从数据处理设备打印出文件ID表。再有，过去在预定的纸张上打印出来的表可以用作为这个文件ID表。

虽然在该实施例中是对把多个单据名称指定为文件ID表中的输入分类名称的情形以及指定了多个文件名称(分类名称)的情形来说明的，但是也可以把单据名称和文件名称(分类名称)联合在一起指定为一个分类记录单据的输入分类名称或者文件ID表的输入分类名称。在这种情形下，文件处理操作包括根据被指定的单据名称来执行的处理和根据被指定的文件名称(分类名称)来执行的处理，这些处理与前面说明本实施例时所解释的处理相同。

Claims (12)

1、一种数据处理设备，它包括：

输入装置，用来输入一个关系表，该关系表示出与一个数据文件的一个记录结构相对应的各个项目名称和在更新上述数据文件的记录时准备要处理的单据的各个项目名称之间的关系；

存储装置，用来存储从上述输入装置输入的上述关系表；

产生装置，用来产生通过下述方法得到的记录，该方法是按照由上述存储装置中的上述关系表所定义的单据项目名称的排列次序来安排构成一个单据文件的各个记录的项目数据；以及

更新装置，用来根据由上述产生装置所产生的上述记录更新由上述关系表定义的数据文件的记录。

2、根据权利要求1的数据处理设备，它还包括输出装置，用来根据上述关系表来输出一个文件识别表，该文件识别表含有：一个文件名称定义列，用来定义上述数据文件的文件名称；一个项目名称定义列，用来定义与上述数据文件的记录结构相关的各个项目名称；一个单据名称定义列，用来定义上述准备要处理的单据的单据名称；以及一个项目名称定义列，用来定义上述单据的各个项目名称。

3、一种数据处理设备，它包括：

输入装置，用来输入一个关系表，该关系表示出与一个数据文件的一个记录结构相对应的各个项目名称和在更新上述数据文件的记录时准备要处理的单据的各个项目名称之间的关系；

存储装置，用来存储从上述输入装置输入的上述关系表；

产生装置，用来产生通过下述方法得到的记录，该方法是以由上述存储装置中的上述关系表所定义的准备要处理的文件的各个项目名称的排列次序来安排构成上述准备要处理的文件的各个记录的项目数据；以及

更新装置，用来根据由上述产生装置产生的上述记录更新由上述关系表所定义的数据文件的记录。

4、根据权利要求3的数据处理设备，它还包括输出装置，用来根据上述关系表来输出一个文件识别表，该文件识别表含有：一个文件名称定义列，用来定义上述数据文件的名称；一个项目名称定义列，用来定义与上述数据文件的记录结构相关的各个项目名称；一个文件名称定义列，用来定义上述准备要处理的文件的文件名称；以及一个项目名称定义列，用来定义与上述文件的记录结构相关的上述准备要处理的文件的各个项目名称。

5、根据权利要求1或3的数据处理设备，其中上述存储装置还包括用来存储更新日期和时间的装置，并且上述更新装置把执行更新的日期和时间作为更新日期和时间写入到上述存储装置中。

6、根据权利要求1或3的数据处理设备，其中上述存储装置还存储被登记的记录的数目，并且上述更新装置对更新的记录的数目进行更新，并把上述更新的记录的数目写入到上述存储装置中。

7、一种用于数据处理设备的文件识别表，用来在更新上述数据文件的记录时通过把一个数据文件和一个准备要处理的单据联系起来而执行文件处理，并且用来清楚地显示上述数据文件和多个单据之间的关系，上述文件识别表包括：

一个文件名称说明列，用来说明上述数据文件的文件名称；以及一个项目名称说明列，用来按照上述数据文件的记录结构来说明各个项目名称；以及

一个单据说明列，用来按照上述多个单据逐个单据地说明单据名称；以及一个项目名称说明列，用来按照上述单据逐个单据地说明各个单据的项目名称。

8、根据权利要求7的文件识别表，它还包括一个表名称说明列，用来根据关于上述单据的上述项目名称说明列，说明指出项目数据的索引目的地的索引表名称。

9、根据权利要求7的文件识别表，它还包括一个定义说明列，用来根据关于上述单据的上述项目名称说明列，说明关于项目数据的产生条件。

10、一种用于数据处理设备的文件识别表，用来在更新上述数据文件的记录时通过把一个数据文件和一个准备要处理的文件联系起来而执行文件处理，并用来清楚地显示上述数据文件和多个文件之间的关系，上述文件识别表包括：

一个第一文件名称说明列，用来说明上述数据文件的文件名称；以及一个项目名称说明列，用来按照上述数据文件的记录结构来说明各个项目名称；以及

一个第二文件名称说明列，用来按照上述多个准备要处理的文件对每一个准备要处理的文件说明文件名称；以及一个项目名称说明列，用来按照每个准备要处理的文件的记录结构逐个文件地说明准备要处理的各个文件的项目名称。

11、根据权利要求10的文件识别表，它还包括一个表名称说明列，用来按照关于上述文件的上述项目名称说明列，说明指出项目数据的索引目的地的索引表名称。

12、根据权利要求10的文件识别表，它还包括一个定义说明列，用来按照关于上述文件的上述项目名称说明列，说明关于项目数据的产生条件。

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