CN114218467A

CN114218467A - 一种数字档案管理方法和系统

Info

Publication number: CN114218467A
Application number: CN202210160291.5A
Authority: CN
Inventors: 曹煌; 赵安华; 杨相展; 王颖; 李林; 杨娜娜; 朱宇; 兰云龙; 欧阳利锋
Original assignee: Chuang Hui Da Design Co ltd
Current assignee: Chuang Hui Da Design Co ltd
Priority date: 2022-02-22
Filing date: 2022-02-22
Publication date: 2022-03-22
Anticipated expiration: 2042-02-22
Also published as: CN114218467B

Abstract

本申请涉及一种数字档案管理方法和系统。所述方法包括：获取实体档案，对实体档案进行数字化加工，得到可以挂接数字档案管理系统的数字档案；将实体档案按照空间路径进行归档形成档案资料库，并将数字档案按照数字路径进行归档形成档案数据库，通过空间路径与数字路径的关联规则将档案资料库与档案数据库进行关联；设置档案资料库的借还表单，以及档案数据库的工作表单，借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应；空间路径包括：总方位与多级子方位；数字路径包括：文件夹与多级子文件夹；总方位与文件夹相对应，每一子方位与每一子文件夹相对应。采用本方法能够对档案资源进行统一管理和有效共享。

Description

一种数字档案管理方法和系统

技术领域

本申请涉及档案管理技术领域，特别是涉及一种数字档案管理方法和系统。

背景技术

存量档案主要以纸质档案为主，数量逐年递增，大量纸质档案占用了大量库房空间，同时为提高存储环境，避免可能造成纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年又要投入大量档案保管经费，管理成本高。而且传统的纸张保存形式有个致命的缺点，就是保管时易损坏，如纸张易黄、易粘、易脆，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免的存在原件受损甚至遗失等。纸质资料一旦损毁就无法恢复。纸质档案在实际利用过程中，也无法进行高效、全面的数据检索与借阅利用，无法为决策管理、业务借鉴、风险规避、知识积累等工作提供强大的数据基础与利用渠道，拖延工作进度。

现有档案管理方式为纯手工录入的方式进行管理，管理过程中包括档案整理、报表编目、档案装盒、档案统计、档案编研等一系列工作全部为手工式的管理方式，导致管理效率低、成本高。通过本次档案管理系统建设，实现档案的智能录入，自动快速编目，自动编出各种目录和索引；实现档案及档案信息的自动检索；实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计、综合数据统计、相关信息资料统计等。

档案利用人员如要查找相关信息，要亲自到档案室查询，加上档案分散在各部门管理，没有实现网络信息共享，查询人往往要亲自前往指定地点查阅档案，浪费了大量的人力与物力。

针对现有技术中纯纸质档案的利用方式，手工式档案整理方式和低效率的档案利用模式，需要开发一种新的档案管理系统。

发明内容

基于此，有必要针对上述技术问题，提供一种数字档案管理方法和系统，可以对档案资源进行统一管理和有效共享，方便高效，实现标准化、自动化和规范化。

一种数字档案管理方法，包括：

获取实体档案，对所述实体档案进行数字化加工，得到挂接数字档案管理系统的数字档案；

将所述实体档案按照空间路径进行归档形成档案资料库，并将所述数字档案按照数字路径进行归档形成档案数据库，通过所述空间路径与数字路径的关联规则将所述档案资料库与所述档案数据库进行关联；

设置所述档案资料库的借还表单，以及所述档案数据库的工作表单，所述借还表单的每条借还记录与所述工作表单的每条工作记录一一对应；

所述空间路径是指所述实体档案在所述档案资料库中的位置，包括：总方位与多级子方位；

所述数字路径是指所述数字档案在所述档案数据库中的位置，包括：文件夹与多级子文件夹；

所述关联规则是指，所述空间路径与所述数字路径一一对应，所述总方位与所述文件夹相对应，每一所述子方位与每一所述子文件夹相对应，以使通过空间路径查看数字档案或通过数字路径查看实体档案。

在其中一个实施例中，所述借还表单的每条借还记录与所述工作表单的每条工作记录一一对应包括：

当所述借还表单新增一条借阅记录时，所述工作表单新增一条工作记录，被借阅的实体档案对应的数字档案的状态标记为借阅不可见；

当所述借还表单新增一条归还记录时，所述工作表单新增一条工作记录，已归还的实体档案对应的数字档案的状态标记为已归还可见；

当所述工作表单新增一条借阅状态时，所述借还表单新增一条借阅记录，被借阅的数字档案对应的实体档案的状态标记为借阅不可见；

当所述工作表单新增一条归还状态时，所述借还表单新增一条归还记录，已归还的数字档案对应的实体档案的状态标记为已归还可见。

在其中一个实施例中，所述数字化加工是对所述实体档案进行处理，包括：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接和档案入库。

在其中一个实施例中，所述档案数据库包括：目录数据库和全文数据库；

所述目录数据库是对所述数字档案的关键信息进行处理后形成的电子数据集，所述全文数据库是对所述数字档案的所有内容进行处理后形成的电子文件集；

所述目录数据库的每条电子数据与所述全文数据库的每个电子文件一一对应，所述目录数据库和所述全文数据库均是按照所述数字路径构建的。

一种数字档案管理系统，包括：

数字化模块，用于获取实体档案，对所述实体档案进行数字化加工，得到挂接数字档案管理系统的数字档案；

信息化模块，用于将所述实体档案按照空间路径进行归档形成档案资料库，并将所述数字档案按照数字路径进行归档形成档案数据库，通过所述空间路径与数字路径的关联规则将所述档案资料库与所述档案数据库进行关联；设置所述档案资料库的借还表单，以及所述档案数据库的工作表单，所述借还表单的每条借还记录与所述工作表单的每条工作记录一一对应；所述空间路径是指所述实体档案在所述档案资料库中的位置，包括：总方位与多级子方位；

在其中一个实施例中，所述数字档案管理系统采用B/S运行模式构建。

在其中一个实施例中，所述B/S运行模式包括：

表现层，所述表现层用于检查和接收输入数据，并显示输出数据；

逻辑层，所述逻辑层用于进行具体的业务处理；

数据层，所述数据层用于存储所述档案数据库的档案数据。

在其中一个实施例中，所述数字档案管理系统的功能包括：档案管理、检索查询、档案借阅、档案鉴定、档案统计、系统管理和档案OCR。

在其中一个实施例中，所述档案OCR是采用光学字符识别技术，对所述实体档案进行图像输入、影像前处理、文字特征提取、比对识别、人工校正以及结果保存。

上述数字档案管理方法和系统，先对实体档案进行数字化加工得到可以挂接数字档案管理系统的数字档案，再分别将实体档案和数字档案按照空间路径和数字路径进行归档形成档案资料库和档案数据库，通过空间路径与数字路径的关联规则将档案资料库与档案数据库进行关联，且档案资料库设有借还表单，档案数据库设有工作表单，借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应，因此，在对实体档案分别进行数字化处理和信息化处理之后，实体档案和数字档案存在关联和对应关系，即纸质档案与虚拟档案是一一对应的，从而可以对档案资源进行统一管理和有效共享，方便高效，实现标准化、自动化和规范化。

附图说明

图1为一个实施例中数字档案管理方法的流程图；

图2为一个实施例中数字化加工的流程示意图；

图3为一个实施例中档案数据库的架构图；

图4为一个实施例中数字档案管理系统的组成示意图；

图5为一个实施例中数字档案管理系统的运行模式图；

图6为一个实施例中数字档案管理系统的体系架构图。

具体实施方式

为了使本申请的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本申请进行进一步详细说明。应当理解，此处描述的具体实施例仅用以解释本申请，并不用于限定本申请。

如图1所示，本申请提供的一种数字档案管理方法，在一个实施例中，包括以下步骤：

步骤102，获取实体档案，对实体档案进行数字化加工，得到挂接数字档案管理系统的数字档案。

上述步骤是档案数字化处理的过程，即对于具有重大意义及保存价值的档案资料，通过数字化加工，转化为能够挂接导入档案管理系统的电子数据，实现电子数据的统一集中管理与利用，其中包括纸质档案数字化加工、实物档案整理与翻拍照片、图纸扫描等加工内容。

通过数字化加工扫描实现纸质档案电子化数据存储，并将电子数据批量导入到档案信息化管理系统中，进行统一管理。

①通过数字化加工，将纸质档案与其它种类档案转化为电子数据格式，导入到档案管理系统中，提供集中的电子数据信息利用平台；

②通过对电子数据信息的集中利用，结合控制权限，实现在线借阅电子档案，减少传统的借阅实体档案复杂流程、较长耗时、查找困难等问题，避免档案管理人员不在岗时整个流程便无法顺利进行等情况，从而提高档案利用效率，降低利用工时成本；

③经转化后的电子数据投入到利用后，既避免了对于大量纸质档案的翻找与借阅导致档案损毁的现象，同时又可以对符合国家标准与规定的一批到期历史档案进行销毁，减少库存房屋维修保护与管理费用；

④档案电子化后降低了档案管理人员的日常工作量，通过计算机技术减免各部门档案员重复性劳动，节省档案管理成本，提高档案管理工作效率。

步骤104，将实体档案按照空间路径进行归档形成档案资料库，并将数字档案按照数字路径进行归档形成档案数据库，通过空间路径与数字路径的关联规则将档案资料库与档案数据库进行关联；设置档案资料库的借还表单，以及档案数据库的工作表单，借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应。

空间路径是指实体档案在档案资料库中的位置，包括：总方位与多级子方位；数字路径是指数字档案在档案数据库中的位置，包括：文件夹与多级子文件夹；关联规则是指，空间路径与所述数字路径一一对应，总方位与文件夹相对应，每一子方位与每一子文件夹相对应，以使通过空间路径查看数字档案或通过数字路径查看实体档案。

总方位可以是某柜，多级子方位可以包括某面、某行、某列、某格；文件夹可以是体育赛事，多级子文件夹可以包括全运会、乒乓球、单打、女子；关联规则是：某柜与体育赛事相对应，某面与全运会相对应，某行与乒乓球相对应，某列与单打相对应，某格与女子相对应。

例如：实体档案位于1柜正面3行，数字档案位于体育赛事→全运会→乒乓球。

上述一一对应的设置可以使管理者或者使用者在通过空间路径查看实体档案时同时获取到数字档案的情况，同理，也可以通过数字路径查看数字档案时同时获取到实体档案的效果。

借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应包括：当借还表单新增一条借阅记录时，工作表单新增一条工作记录，被借阅的实体档案对应的数字档案的状态标记为借阅不可见；当借还表单新增一条归还记录时，工作表单新增一条工作记录，已归还的实体档案对应的数字档案的状态标记为已归还可见；当工作表单新增一条借阅状态时，借还表单新增一条借阅记录，被借阅的数字档案对应的实体档案的状态标记为借阅不可见；当工作表单新增一条归还状态时，借还表单新增一条归还记录，已归还的数字档案对应的实体档案的状态标记为已归还可见。

当实体档案存在借阅情况时，借还表单上会新增借阅记录，相对应的，工作表单上也会新增工作记录，数字档案的状态也相应改变为借阅不可见，则该数字档案无法被借阅。同样的，当数字档案存在借阅情况时，工作表单上会新增借阅状态，相对应的，借还表单上也会新增借阅记录，实体档案的状态也相应改变为借阅不可见，则该实体档案无法被借阅。当进行检索时，可以清楚的看到档案的情况。

上述步骤是档案信息化建设的过程，即建设档案管理系统，将实体档案与电子档案统一纳入信息化管理体系之中，实现档案在线移交，并对档案业务管理的环节进行标准化、自动化、规范化管理。系统设计具有可靠性、安全性、先进性、易维护性、海量存储性和开放性。

基于加强档案管理信息化基础设施(硬件和软件)的建设，完成档案管理信息系统的建设，构建档案信息化标准体系，使档案管理总体达到行业先进水平。

①对档案数据进行有效的组织和挖掘，构建虚拟档案室，建立各类档案开放、分布的数字资源信息库，完成实体保管模式到信息管理模式的转变，提升档案的收全率、收准率；

②提升不同门类档案科学化、规范化管理水平，最大限度的减少档案管理人员的劳动强度，提高档案工作的效率和质量；

③建立安全的档案信息化管理机制：对档案的收集、管理、利用、数据传输、灾难备份、用户密码安全、用户身份验证等档案工作的各个环节进行监控和管理，确保使用人员的操作可追溯、管理人员的密码可随时更改等，使保密档案能长久安全的管理。

④对数据进行有效的组织和挖掘，为日常管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆信息资源库内容不仅涵盖了文件材料，对档案信息进行有效管理，而且使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的信息库。利用库藏信息资源任意组织编辑专题材料，为领导决策、技术、管理人员的工作提供及时、丰富信息服务。

应该理解的是，虽然图1的流程图中的各个步骤按照箭头的指示依次显示，但是这些步骤并不是必然按照箭头指示的顺序依次执行。除非本文中有明确的说明，这些步骤的执行并没有严格的顺序限制，这些步骤可以以其它的顺序执行。而且，图1中的至少一部分步骤可以包括多个子步骤或者多个阶段，这些子步骤或者阶段并不必然是在同一时刻执行完成，而是可以在不同的时刻执行，这些子步骤或者阶段的执行顺序也不必然是依次进行，而是可以与其它步骤或者其它步骤的子步骤或者阶段的至少一部分轮流或者交替地执行。

如图2所示，在一个实施例中，数字化加工是对实体档案进行处理，包括：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接和档案入库。

档案出库是档案保管部门按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化单位共同清点无误后，对档案进行交接出库。纸质档案数字化过程中，设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

数字化前处理包括：

1）确定扫描页：原则上将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不进行挑扫。并对不需要扫描的页面加以标注。

2）编制页号：对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

3）目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

4）拆除装订：以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，会注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

5）技术修复：破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案先进行压平等相应技术处理。

档案扫描包括：

1）基本要求：档案扫描根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整会保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

2）扫描设备：扫描设备选择主要注意对档案实体的保护，会采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案采用更大幅面扫描仪进行拍描，或采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。

3）扫描色彩模式：为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，尽量采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度模式扫描。

4）扫描分辨率：扫描分辨率的选择，保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。扫描分辨率不小于 200 dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率不小于 300 dpi。如有计算机输出缩微摄影(COM)、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行 COM 输出的档案，扫描分辨率不小于300dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率不小于 600dpi；需要进行印刷出版的档案，结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

5）存储格式：纸质档案数字图像长期保存格式为 TIFF、JPEG 或 JPEG2000 等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。纸质档案数字图像利用时，从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为 OFD、PDF 等其他格式。同一批档案采用相同的存储格式。

6）图像命名：以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择确保图像命名的唯一性。将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。数字图像需存储为多页文件时，采用该档案的档号对图像命名。科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

图像处理包括：

1）图像拼接：对分幅扫描形成的多幅数字图像，进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2）旋转及纠偏：

对不符合阅读方向的数字图像进行旋转还原。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

3）裁边：如需对数字图像进行裁边处理，在距页边最外延至少 2mm~3mm 处裁剪图像。

4）去污：如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不会去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

5）图像质量检查：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，重新进行图像处理。

数据挂接是：借助软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

档案入库包括：

1）档案装订：纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

2）档案归还入库：按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

数字化加工还包括：目录数据库建立。制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合 DA/T 18 对档案著录的要求，在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均严格遵守。数据库选择考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。在数据库结构设计时会特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据及时进行修改。

如图3所示，在一个实施例中，档案数据库包括：目录数据库和全文数据库；目录数据库是对数字档案的关键信息进行处理后形成的电子数据集，全文数据库是对数字档案的所有内容进行处理后形成的电子文件集；目录数据库的每条电子数据与全文数据库的每个电子文件一一对应，目录数据库和全文数据库均是按照数字路径构建的。

档案数据库是以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将局里所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。

目录数据库是将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成的数据集。也即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用。

全文数据库是电子文件的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。

如图4所示，本申请提供的一种数字档案管理系统，在一个实施例中，包括：数字化模块402和信息化模块404；

数字化模块402，用于获取实体档案，对实体档案进行数字化加工，得到可以挂接数字档案管理系统的数字档案；

信息化模块404，用于将实体档案按照空间路径进行归档形成档案资料库，并将数字档案按照数字路径进行归档形成档案数据库，通过空间路径与数字路径的关联规则将档案资料库与档案数据库进行关联；设置档案资料库的借还表单，以及档案数据库的工作表单，借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应；空间路径是指实体档案在档案资料库中的位置，包括：总方位与多级子方位；数字路径是指数字档案在档案数据库中的位置，包括：文件夹与多级子文件夹；关联规则是指，空间路径与数字路径一一对应，总方位与文件夹相对应，每一子方位与每一子文件夹相对应，以使通过空间路径查看数字档案或通过数字路径查看实体档案。

在一个实施例中，信息化模块404还用于借还表单的每条借还记录与工作表单的每条工作记录一一对应包括：当借还表单新增一条借阅记录时，工作表单新增一条工作记录，被借阅的实体档案对应的数字档案的状态标记为借阅不可见；当借还表单新增一条归还记录时，工作表单新增一条工作记录，已归还的实体档案对应的数字档案的状态标记为已归还可见；当工作表单新增一条借阅状态时，借还表单新增一条借阅记录，被借阅的数字档案对应的实体档案的状态标记为借阅不可见；当工作表单新增一条归还状态时，借还表单新增一条归还记录，已归还的数字档案对应的实体档案的状态标记为已归还可见。

在一个实施例中，数字化模块402还用于数字化加工是对实体档案进行处理，包括：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接和档案入库。

在一个实施例中，信息化模块404还用于档案数据库包括：目录数据库和全文数据库；目录数据库是对数字档案的关键信息进行处理后形成的电子数据集，全文数据库是对数字档案的所有内容进行处理后形成的电子文件集；目录数据库的每条电子数据与全文数据库的每个电子文件一一对应，目录数据库和全文数据库均是按照数字路径构建的。

如图5和图6所示，在一个实施例中，数字档案管理系统采用B/S运行模式构建。

软件系统B/S运行模式是20世纪90年代初，继终端/主机运行模式之后而提出的一种普遍使用的网络化应用系统结构，B/S模式定义了客户机如何与服务器相连以实现数据和应用的共享，并利用台式机的处理能力将数据和应用分布到多个处理机上，克服了原来只有主机执行操作、计算和存储数据的集中管理方式带来的弊端，使得客户机能够承担一部分计算和操作功能，大大减轻了服务器的运行负荷。

B/S结构的优点在于应用系统不需要安装固定的客户端程序，由高性能服务器提供数据应用服务，从而能很好的保障系统的性能：

1）保证了数据资源的集中管理和控制，保证了数据的完整性和系统的安全性。

2）分布式的应用程序工作平台，便于应用系统的任务划分与开发，可实现高效的应用处理。

3）系统性能高，反应速度快。

4）扩展性好，对于系统软件和硬件的变化也具有很好的适应性和灵活性。

采用标准的三层体系结构的B/S运行模式构建数字档案管理系统。将应用功能分成三个部分，即B/S运行模式包括：表现层、逻辑层和数据层；

表现层，用于检查和接收输入数据，并显示输出数据；具体的，表现层是应用的用户接口部分，它担负着用户与应用间的对话功能。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。为使用户能直观地进行操作。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。

逻辑层，用于进行具体的业务处理；具体的，逻辑层相当于应用的本体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中。例如，确认用户对应用和数据库存取权限的功能以及记录系统处理日志的功能；用户在检索档案数据时，将有关检索要求的信息一次性地传送给功能层，而由功能层处理过的检索结果数据再传送给表现层。

数据层，用于存储档案数据库的档案数据。

档案数据包括：纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案和实物档案。各自的数字化标准如下：

纸质档案：

①用扫描仪数字化时，采用“黑白”和“灰度”两种方式，若保留红头文件和印章可选用“彩色模式”，以清晰，不失真为准，并考虑载体的容量。

②扫描的图像应保存为 TIF 或 JPEG 格式。“黑白”模式存为TIF 格式；“灰度”和“彩色”模式存为 JPEG 格式。

③分辨率不低于 200dpi。扫描的线数可根据材料的清晰度作适当调整，线数减增的多少以扫描后图像按原尺寸显示清晰可见为标准。

④图纸档案采用大型扫描仪扫描，分辨率应不低于 300dpi 若用小型扫描仪扫描所得图像，处理后应保持与原件的一致性。

⑤扫描图像缩放比应为 100％。

⑥对于印件、定稿为同一份的文件，只需扫描印件。

照片档案：

①照片档案数字化采用扫描方式进行。

②彩色照片扫描类型采用“彩色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

③扫描后的照片建议采用 JPEG 格式。

④扫描图像缩放比应为 100％。

⑤以常见 5 寸照片大小为参照，统一采用 600pdi；对于其他，扫描线数可作相应调整，尺寸越小扫描线数越大；对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，扫描精度可在以上基础上适当增加。

录音档案：

①录音带数字化应选用 44.1khz 作为采样标准。

②录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3。

录像档案：

①录像带数字化的数据传输率应不低于 4mb/s。

②录像带数字化采用 MPEG2 压缩存储标准。

③音像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

实物档案：

①实物档案可以采取扫描和数码拍摄两种方式进行数字化。

②扫描参数设置参考纸质档案数字化相关要求。

③数码相机拍摄的像素数应在 300 万以上。

三层结构具有以下优点：

1）允许合理地划分三层结构的功能，使之在逻辑上保持相对独立性，从而使整个系统的逻辑结构更为清晰，能提高系统和软件的可维护性和可扩展性。

2）允许更灵活有效地选用相应的平台和硬件系统，使之在处理负荷能力上与处理特性上分别适应于结构清晰的三层；并且这些平台和各个组成部分可以具有良好的可升级性和开放性。

3）应用的各层可以并行开发，各层也可以选择各自最适合的开发语言，使之能并行地而且是高效地进行开发，达到较高的性价比；对每一层的处理逻辑的开发和维护也会更容易些。

4）允许充分利用逻辑层有效地隔离开表现层与数据层，未授权的用户难以绕过功能层而利用数据库工具或黑客手段去非法地访问数据层，这就为严格的安全管理奠定了坚实的基础，整个系统的管理层次也更加合理且易于控制。

在一个实施例中，数字档案管理系统的功能包括：档案管理、检索查询、档案借阅、档案鉴定、档案统计、系统管理和档案OCR。

档案管理包括：

档案管理模块提供对系统档案数据的各类管理功能，诸如档案著录、档案修改、案卷剔除、交易系统的自动归档。用于存储档案资料的数据表，手工录入或直接导入其它系统的电子档案到数据库等。

1）档案著录

系统管理员可以利用该功能进行档案手工录入、档案简单查询、档案资料修改等，可以进行案卷目录的录入修改、卷内目标的录入修改以及电子档案入库。

2）档案分类著录

该功能与档案著录功能相同，只是将不同的档案分类单独列出方便档案的著录。

3）档案修改

管理员使用该功能对档案著录中出现错误的或由于某些原因需要修改的档案数据进行修改。

4）档案注销

管理员使用该功能对已经超出保存期限的档案进行剔除，主要是做剔除标识，数据依然保留在系统中。

5）档案室管理

管理员可以通过该功能设置数字化档案室。

6）案卷存放设置

管理员通过该功能对数字化后的案卷在数字化档案室中的位置进行设置。

检索查询包括：

该模块提供给用户对档案库中的各类档案信息进行不同方式的检索和查询的功能，包括案卷目录检索查询、卷内目录查询、各种专项查询等，实现档案信息快速查询，提升档案利用效率。

1）案卷目录查询

用户可以利用该功能结合档案分类，进行案卷目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

2）卷内目录查询

用户可以利用该功能结合档案分类，进行卷内目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

3）分类查询

用户可以利用该功能对已经知道档案分类的档案，进行案卷目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

档案借阅包括：

建立档案线上电子化借阅流程，通过系统实现网上快速借阅申请、在线借阅审批以及档案快速归还等功能。

1）档案借阅

用户可以通过该功能对需要的档案数据进行借阅，通过审核后即可在线查看对应档案所有内容，包括档案基本信息以及相关附件成果。

2）借阅审核

系统支持赋予用户借阅审核权限，判定借阅人是否有资格查看该档案。

3）档案归还

用户通过该功能对借阅使用完毕的档案进行归还。

4）未处理的申请

系统自动统计所有借阅申请，并以列表形式展示所有尚未处理的申请需求，便于用户快速完成借阅审核。

5）已处理的申请

系统自动统计所有已完成审核的借阅申请，并以列表形式展示，便于用户对档案借阅历史进行追溯。

6）我的借阅

系统自动统计所有与用户产生借阅关系的档案成果，并列表形式进行展示，便于追溯个人借阅档案历史。

7）阅读留痕

详细记录每个档案的阅读痕迹，包括借阅人、借阅审批人、借阅时间、阅读时间、归还时间等信息，实现阅读过程可追溯。

档案鉴定包括：

系统支持对档案本身进行综合性管理，包括对档案有效期进行追踪和有效性进行控制，保证档案成果的规范性和一致性。

1）档案延期

对过期档案进行延期，包括延期申请、审核和管理，实现对档案的长期追踪管理。

2）档案销毁

对特殊需要销毁的档案，提供在线消除功能。系统自动将已销毁档案划入闲置库进行保存，进入闲置库的档案无法被除管理员权限以外的用户借阅和查看，仅供备份。

档案统计包括：

该模块主要完成档案数据统计和相关输出打印功能，包含：库存统计、档案利用统计、案卷目录报表、卷内目录报表、卷内备考表输出、案卷封皮输出、档案内容输出、全引目录报表等。

1）库存统计

用户可以按档案分类、密级、保存时间等进行库存的统计。

2）档案借阅统计

根据档案借阅记录进行按档案分类等的进行借阅记录的统计，可以通过按年份统计、按借阅者统计、未归还档案统计。

3）档案类型统计

将档案成果类型按照不同的档案类型进行统计，并以图表化结果进行展示。

系统管理包括：

该模块提供给用户对系统进行设置和维护的功能，包含用户管理、密码修改、系统参数设定、档案分类管理、数据字段设置、保存期限设置、密级设置、系统日志管理等。

1）用户管理

系统管理员可以利用该功能创建或删除用户，并可对用户的功能权限进行设定。

2）系统参数设置

系统管理员可以利用该功能对系统的各项参数进行设置。

3）密码修改

当前登录用户修改自己密码。

4）档案分类管理

系统管理员通过该功能维护档案具体分类。

5）保存期限设置

系统管理员通过该功能维护保存期限用语。

6）档案密级设置

系统管理员通过该功能维护档案密级用语。

7）系统日志管理

用户的每次登录或特定功能的使用都会以日志的形式进行记录，系统管理员可以利用该功能对系统日志进行浏览和查询。

档案资源建设的重点是建立起档案全文数据库，该数据库是档案资源数据库的主体，是将档案文件的全文存储在计算机数据库中，用户可以使用档案全文中的任何一个有实际意义的字、词作为检索入口，得到原档案数字文件而不是文件线索。要想建立全文数据库，数据格式必须是可编辑的文本格式，如 word、PDF、excel 等，而通过档案扫描所建立的档案格式是图像格式，无法构建全文数据库并实现关键词检索功能。为了建立可供正文检索的档案数据库，将利用 OCR 技术对扫描档案成果图片进行识别、处理，有效提取出档案正文成果，为以后档案信息查询提供高效管理途径。

档案OCR是采用光学字符识别技术，对实体档案进行图像输入、影像前处理、文字特征提取、比对识别、人工校正以及结果保存。

系统提供档案 OCR 功能。OCR (Opitical Character Recognition) 即光学字符识别，简称光学识别，原理是通过扫描仪、扫描笔或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息通过 OCR 功能，将含有文字的图像按字切割成可独立识别的单元，然后运用各种算法分析每个图像单元中文字的形态特征，通过比对标准特征库中的数据，判断出该文字在计算机中的标准编码，并按通用格式输出保存在文本文件中。

利用OCR 识别功能，可以把扫描纸质档案后的图像档案作一个转换，使图像档案内的图片继续保存、有表格则表格内资料及图像内的文字，一律变成计算机文字，识别出的文字可再使用及分析形成可编辑的电子文档格式，可节省因键盘输入的人力与时间。OCR工作从数字图像到文本结果输出，须经过以下六个流程：

1）图像输入

即纸质档案数字化工作中的档案扫描环节，纸质文档通过扫描仪进行扫描，必须确保扫描仪扫描出的图像的清晰。

2）影像前处理

OCR 工作流程的影像前处理与传统纸质档案数字化中的图像处理是有所不同的，OCR 工作中的影像前处理是从得到一个不是黑就是白的二值化影像，或灰阶、彩色的影像，到独立出一个个的文字影像的过程，包含影像正规化、去除噪声、影像矫正等的影像处理，及图文分析、文字行与字分离的文件前处理。

3）文字特征抽取

特征抽取是 OCR 识别的核心，特征和抽取方式的选择，直接影响识别的好坏，特征通常可分为两类：一为统计的特征，如文字区域内的黑/白点数比，当文字区分成好几个区域时，这一个个区域黑/白点数比之联合，就成了空间的一个数值向量，在比对时，基本的数学理论就足以满足。而另一类特征为结构的特征，如文字影像细线化后，取得字的笔划端点、交叉点之数量及位置，或以笔划段为特征，配合特殊的比对方法，进行比对。

4）比对识别

根据不同的特征特性，选用不同的数学距离函数进行对比识别，为了使识别的结果更稳定，可利用各种特征比对方法的相异互补性，使识别出的结果准确无误。

5）人工校正

人工校正是OCR 工作中最关键和最重要的环节，因为再好的 OCR 识别功能，也会有识别误差，为了确保识别出的电子档案数据的完整性和权威性，系统提供人工校正功能模块，用户可通过此模块将识别出的文字和原始图像进行仔细对照纠正，确保识别出的电子文档正确无误。

6）结果保存

提供结果输出功能。对于识别出的文字，用户可以根据需要输出成相应的格式，如PDF、word，excel 等格式，为确保档案电子文档和原始档案的一致性，还可以在识别后进行人工排版。

以上实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本申请的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本申请构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本申请的保护范围。因此，本申请专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims

1.一种数字档案管理方法，其特征在于，包括：

设置所述档案资料库的借还表单，以及所述档案数据库的工作表单，所述借还表单的每条借还记录与所述工作表单的每条工作记录一一对应; 所述空间路径是指所述实体档案在所述档案资料库中的位置，包括：总方位与多级子方位；

2.根据权利要求1所述的数字档案管理方法，其特征在于，所述借还表单的每条借还记录与所述工作表单的每条工作记录一一对应包括：

3.根据权利要求1或2所述的数字档案管理方法，其特征在于，所述数字化加工是对所述实体档案进行处理，包括：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接和档案入库。

4.根据权利要求1或2所述的数字档案管理方法，其特征在于，所述档案数据库包括：目录数据库和全文数据库；

5.一种数字档案管理系统，其特征在于，包括：

6.根据权利要求5所述的数字档案管理系统，其特征在于，所述数字档案管理系统采用B/S运行模式构建。

7.根据权利要求6所述的数字档案管理系统，其特征在于，所述B/S运行模式包括：

逻辑层，所述逻辑层用于进行具体的业务处理；

数据层，所述数据层用于存储所述档案数据库的档案数据。

8.根据权利要求5至7任一项所述的数字档案管理系统，其特征在于，所述数字档案管理系统的功能包括：档案管理、检索查询、档案借阅、档案鉴定、档案统计、系统管理和档案OCR。

9.根据权利要求8所述的数字档案管理系统，其特征在于，所述档案OCR是采用光学字符识别技术，对所述实体档案进行图像输入、影像前处理、文字特征提取、比对识别、人工校正以及结果保存。