CN104200330A - 电力行业数字档案管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种既兼顾电力行业的特殊现状，提供传统纸质档案的管理，又紧跟数字档案管理的发展趋势，加强数字信息资源的建设和利用，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理的电力行业数字档案管理方法。它包括如下步骤：一、将数字档案馆主程序部署到服务器上；二、通过服务器实现通过IE浏览器访问数字档案馆；三、将用于浏览电力图纸的图幅客户端集成到浏览终端的AUTOCAD软件中；四、自动为设计人员上传和归档DWG和Office电子文件；五、自动完成档案的整编管理，便于查阅实体档案。对于步骤五中，每份档案对应有一个二维码，用户要查阅实体档案时，直接拍下二维码到档案室的管理终端上进行扫描，即可得到档案对应的位置。

Description

电力行业数字档案管理方法

技术领域

本发明涉及一种用于电力行业的管理方法，具体是指一种电力行业数字档案管理方法。

背景技术

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。紫光利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。

档案数字化一种普遍趋势，在电力行业也不例外，但现有技术中，对了电力行业档案的数字化大多采用的是与图书馆的一样，即简单的将所有纸质档案扫描成电子档案，然后统一储存起来供用户在网上查阅。这种管理方法在实际使用时，由于电力行业的特别性，档案中往往有大量的工程设计图，这些图纸篇幅较大，横竖不一，往往需要找到档案原稿带到施工地现场使用。而现有技术中的电力数字档案管理方法并没有考虑到这一点。

综上所述，目前急需要一种既兼顾电力行业的特殊现状，提供传统纸质档案的管理，又紧跟数字档案管理的发展趋势，加强数字信息资源的建设和利用，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理的电力行业数字档案管理方法。

发明内容

本发明要解决的技术问题是，提供一种既兼顾电力行业的特殊现状，提供传统纸质档案的管理，又紧跟数字档案管理的发展趋势，加强数字信息资源的建设和利用，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理的电力行业数字档案管理方法。。

为解决上述技术问题，本发明提供的技术方案为：一种电力行业数字档案管理方法，它包括如下步骤：

一、将数字档案馆主程序部署到服务器上；

二、通过服务器实现通过IE浏览器访问数字档案馆；

三、将用于浏览电力图纸的图幅客户端集成到浏览终端的AUTOCAD软件中；

四、自动为设计人员上传和归档DWG和Office电子文件；

五、自动完成档案的整编管理，便于用户查阅实体档案。

作为改进，对于步骤五中，每份档案对应有一个二维码，用户要查阅实体档案时，直接拍下二维码到档案室的管理终端上进行扫描，即可得到档案对应的位置。

作为进一步改进，所述的二维码同时对应有档案在网上服务器中的存储位置链接，用户通过扫描二维码同时可以上网查阅电子版的档案。

采用上述结构后，本发明具有如下优点：以国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》和中国电力规划设计协会颁布的《电力勘察设计行业数字档案馆建设指导意见》为依据，档案馆建设既兼顾现状，提供传统纸质档案的管理，又紧跟数字档案管理的发展趋势，加强数字信息资源的建设和利用，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理。同时采用先进，便利的二维码管理扫描方式，用户查阅档案更加快捷方便。

综上所述，本发明提供了一种既兼顾电力行业的特殊现状，提供传统纸质档案的管理，又紧跟数字档案管理的发展趋势，加强数字信息资源的建设和利用，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理的电力行业数字档案管理方法。

附图说明

图1是本发明中电力行业数字档案管理方法的流程示意图。

具体实施方式

下面结合附图对本发明做进一步的详细说明。

结合附图1，一种电力行业数字档案管理方法，它包括如下步骤：

一、将数字档案馆主程序部署到服务器上；

二、通过服务器实现通过IE浏览器访问数字档案馆；

三、将用于浏览电力图纸的图幅客户端集成到浏览终端的AUTOCAD软件中；

四、自动为设计人员上传和归档DWG和Office电子文件；

五、自动完成档案的整编管理，便于用户查阅实体档案。

作为改进，对于步骤五中，每份档案对应有一个二维码，用户要查阅实体档案时，直接拍下二维码到档案室的管理终端上进行扫描，即可得到档案对应的位置。

作为进一步改进，所述的二维码同时对应有档案在网上服务器中的存储位置链接，用户通过扫描二维码同时可以上网查阅电子版的档案。

本发明涉及的方法，对应的档案管理系统具有如下功能：

本系统需要使用帐户登录成功后，方可访问；

根据管理员分配的权限不同，每个帐户登录进入系统后，所看到的系统菜单不同，一般的人员只能看见系统首页、馆藏资源借阅、图书资源建设、个人面板、工具下载这5项菜单；

对于本系统的电子文件，每个登录成功的帐户都可以查询，但需浏览、下载电子文件，需在网上提交申请，审批通过后方可下载电子文件。

档案借阅中纸质档案都需向档案管理员提交申请，由纸质档案管理员进行借阅办理，办理成功后管理员提供实物档案给用户；

系统的查询控件包括内容项、操作符、条件值区，以及查询按钮，其中：

内容项对应数据列表中的内容项；

操作符根据内容项的数据类型不同也不同。

桂软文档安全浏览器(OneDocViewer)是一组在线文件安全浏览工具，使用此工具用户可方便地在WEB浏览器上浏览企业文档，并可以防止用户复制文档文件，有效保存企业文档安全。

OneDocViewer目前支持的文件格式有：pdf、dwg、dwf、Office文件(doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx等)、xps、bmp、jpg、tif、png、wmf、emf、gif、ico等。

馆藏资源借阅实现数字档案馆的馆藏资源分门类的查询检索、提交借阅申请。馆藏资源包括科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、地形图、图书、规程规范等。

借阅流程：用户先点击相应的档案门类----》通过检索控件查询-----》勾选所需的档案条目------》提交实物借阅或电子文件借阅申请(网上预借)------》相应的领导网上审批-----》档案管理员借阅办理-----》在个人面板中的“我的借阅”中查看办理情况，下载电子文件等。

系统提供了分类检索和全文检索，全文检索提供给用户对电子文件内容级的查询。

图纸打印统计是以列表形式统计出版部门当前的出版数据情况。导出表格：将统计表格导出到Excel文件，方便编辑和打印使用。

本系统还能实现网上填写购书申请单、提交申请单、网上审批、打印购书申请单、图书信息登记、分发、持有查询、网上签收、归还等功能。填写购书申请单，一单可添加多条图书信息，图书信息包括书名、ISBN号、出版社、金额(单价)、数量，申请单信息包括申请人信息(姓名、部门、班组)，申请日期，其中，书名和数量为必填项。

本系统还能实现图书信息的新增、拷贝、修改、删除功能，以及批量替换、批量修改功能，可上传电子文件。图书与电子文件是一对多的关系。图书的信息包括：档号、书籍名称、ISBN号、单价、购买总数、存档份数、分类名、出版社、作者、译者、出版时间、页数、开本、装订、版本、版次、简介、备注。其中档号、书籍名称、购买总数、存档份数为必填项，档号按流水号自动生成，不允许重复；分类名提供树状结构的数据字典选择；开本、装订提供下拉选项选择；购买总数＝存档份数+分发总数，新增时，存档份数等于购买总数，当分发时，存档份数自动减少，分发数量不能超过购买总数，当存档份数为0时，不允许分发，并弹出提示信息提示管理人员。申请人员可以在“图书资源建设”菜单下的“图书整编入库”进行图书信息登记。

以上对本发明及其实施方式进行了描述，该描述没有限制性，附图中所示的也只是本发明的实施方式之一，实际的结构并不局限于此。总而言之如果本领域的普通技术人员受其启示，在不脱离本发明创造宗旨的情况下，不经创造性的设计出与该技术方案相似的结构方式及实施例，均应属于本发明的保护范围。

Claims (3)

1.一种电力行业数字档案管理方法，其特征在于：它包括如下步骤：

一、将数字档案馆主程序部署到服务器上；

二、通过服务器实现通过IE浏览器访问数字档案馆；

三、将用于浏览电力图纸的图幅客户端集成到浏览终端的AUTOCAD软件中；

四、自动为设计人员上传和归档DWG和Office电子文件；

五、自动完成档案的整编管理，便于用户查阅实体档案。

2.根据权利要求1所述的电力行业数字档案管理方法，其特征在于：对于步骤五中，每份档案对应有一个二维码，用户要查阅实体档案时，直接拍下二维码到档案室的管理终端上进行扫描，即可得到档案对应的位置。

3.根据权利要求2所述的电力行业数字档案管理方法，其特征在于：所述的二维码同时对应有档案在网上服务器中的存储位置链接，用户通过扫描二维码同时可以上网查阅电子版的档案。