CN112860627A - 电子文件监听采集共享利用系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种电子文件监听采集共享利用系统，属于系统开发技术领域，针对企业档案收集、存储、共享利用困难，没有统一的规范管理的问题，提出以下方案：文件管理平台经互联网与多台个人电脑连接，每一个人电脑具有一存储电子文件的预设文件夹；每一个人电脑包括：数据采集模块，采集预设文件夹中存储的电子文件，并自动提取各电子文件的基础信息；文件管理平台包括：数据接收模块，根据与各数据采集模块分别对应的预设数据采集路径，以分别接收各数据采集模块采集的电子文件；数据整理模块，根据各电子文件的基础信息进行归纳整理，判断各电子文件的类型；数据存储模块，将归纳整理后的各电子文件存储至数据库。

Description

电子文件监听采集共享利用系统

技术领域

本发明涉及系统开发技术领域，具体涉及一种电子文件监听采集共享利用系统。

背景技术

档案是有国家标准和规范的，电子档案也是按照国家标准和规范管理的，而学习档案专业的人比较少，全国开展档案专业的学校也很少，近年来随着档案越来越受国家及企业的重视，市场需求呈几何数增长，由于这个行业专业人才极度缺乏，很多企业没有专职档案管理员，因此造成了档案前期的收集、规范管理难以推进；同时由于电子文件均是存于员工个人电脑中，没有统一的管理、存储、共享利用，一旦人员离职，则会损失很多有价值的电子文件，很多工作又需要重新开展，新到岗的员工需要很长时间适应岗位工作。

发明内容

本发明所解决的技术问题在于提供一种电子文件监听采集共享利用系统，旨在建立企业的文件管理系统，使得企业各个人电脑中电子文件可便捷收集、规范操作，便于企业用户对于电子文件的共享利用。

本发明提供的基础方案：

一种电子文件监听采集共享利用系统，包括文件管理平台，所述文件管理平台经互联网与多个客户端连接，每一所述客户端均连接一台个人电脑，每一所述个人电脑具有一存储电子文件的预设文件夹；每一所述个人电脑包括：

数据采集模块，用于采集所述预设文件夹中存储的电子文件，并自动提取各所述电子文件的基础信息；

所述文件管理平台包括：

数据接收模块，用于在处理器的控制下，根据与各所述数据采集模块分别对应的预设数据采集路径，以分别接收各所述数据采集模块采集的所述电子文件；

数据整理模块，用于根据各所述电子文件的基础信息进行归纳整理，判断各所述电子文件的类型；

数据存储模块，用于将所述归纳整理后的各电子文件存储至数据库。

基础方案的原理为：

基于目前企业中电子文件、电子数据等档案收集、存储、共享利用困难，没有统一规范管理的问题，本方案的电子文件监听采集共享利用系统包括文件管理平台，以及经互联网连接文件管理平台的多个客户端，每一客户端均连接一台个人电脑。其中，每一个人电脑与文件管理平台之间具有预设数据采集路径。每一个人电脑中的数据采集模块采集预设文件夹中存储的电子文件，也即是在每一个人电脑中安装有数据采集程序，对预设文件夹中具有的与个人电脑使用者相对应的工作相关电子文件数据进行采集，并经与个人电脑相对应的预设数据采集路径发送至文件管理平台的数据接收模块，通过数据整理模块的归纳整理，判断出各电子文件的类型，并存储至文件管理平台的数据库中。

需要说明的是，预设数据采集路径是每一个人电脑与文件管理平台之间都具有对应的一条，以实现文件管理平台的数据接收模块分别接收每一个人电脑中工作相关的电子文件数据。

另外，每一个人电脑的数据采集模块还自动提取各电子文件的基础信息，文件管理平台的数据整理模块根据电子文件的基础信息进行归纳整理，并基于此判断各电子文件的类型。电子文件的基础信号具体可以包括“文件题名”、“文件最后生成日期”、“文件上传日期”、“上传人信息”、“上传人所在部门”等。

基础方案的技术效果为：

1、本方案中，由于每一个人电脑设置有数据采集模块，文件管理平台设置有数据接收模块、数据整理模块和数据存储模块，可以使得每一个人电脑内与工作相关的电子文件均可快速采集进入文件管理平台统一管理，以在文件管理平台将采集的电子文件按照标准规范管理。

2、本方案中，每一个人电脑的数据采集模块还可以自动提取采集的电子文件的基础信息，进入系统的数据会自动生成一些基础信息，无需员工手动录入，提升电子文件录入的便捷性。

3、本方案中，由于文件管理平台存储了每一个人电脑具有的工作相关的电子文件，企业的其它员工也可基于文件管理平台对所需的新闻文件、制度文件等进行检索获取，以实现将文件管理平台的有价值的电子文件数据共享利用。同时也可以基于电子文件数据学习其它员工具有的好的品质，为企业员工共同进步，取长补短搭建了一个有效可靠的知识共享数据中心。

4、本方案中，由于每一个人电脑与工作相关的电子文件数据都上传至文件管理平台统一管理，使得企业不会因员工离职而造成电子文件数据的丢失。

5、本方案中，企业新入职的员工可以申请检索获取文件管理平台存储的企业相关制度文件、宣传材料文件等电子文件数据，可以在企业培养新员工时，极大缩短新员工的培训周期，减少企业培养新员工的成本。

进一步，每一所述个人电脑还包括：

数据录入模块，用于新建所述预设文件夹，以将需要储存的企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件录入至所述预设文件夹。

在每一个人电脑中设置数据录入模块，以新建预设文件夹，将需要储存的企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件等电子文件自动录入至预设文件夹，减少了企业用户手动录入的步骤，提升了电子文件录入的便捷性。

进一步，所述文件管理平台还包括：

数据筛选模块，用于对接收的各所述数据采集模块采集的电子文件进行筛选判断，以自动删除重复的电子文件。

通过数据筛选模块对数据采集模块采集到的电子文件进行筛选，对于增量电子文件数据，电子文件监听采集共享利用系统仅会采集增量电子文件数据，对已经采集过的电子文件数据不会重复采集。消除所接收到的电子文件数据之间存在的冗余内容，以及所接收到的电子文件数据与数据库中存储的电子文件数据之间的冲突内容。

进一步，所述文件管理平台还包括：

数据安全模块，用于对所述数据库中的每一电子文件加载水印，并将各电子文件划分为可公开数据和不公开数据进行智能加密。

通过数据安全模块对数据库中每一电子文件加载水印，以及对可公开数据和不公开数据进行智能加密，提升了企业数据库中电子文件的安全性。

进一步，所述文件管理平台还包括：

数据检索模块，用于对所述数据库中可公开数据进行全文检索，以及关键字数据、关键词数据、文件题名、文件最后生成日期、文件上传日期、上传人信息或者上传人所在部门检索获取所需的电子文件。

通过数据检索模块对数据库中可公开数据全文检索，以及电子文件关键字数据、关键词数据、基础信息等进行检索，可以快速获取所需的电子文件，提升数据库中电子文件获取的便捷性，提升了数据库中电子文件的利用率。

进一步，所述文件管理平台还包括：

数据审批模块，用于对所述数据库中不公开数据进行人工审批，并在审批通过后进行数据检索利用。

在需要获取数据库中不公开数据时，就得通过数据审批模块对数据库中不公开数据进行人工审批，以申请对其进行进行数据检索利用，进一步提升了数据库中电子文件的安全性。

进一步，

所述文件管理平台还包括：

权限分配模块，用于根据企业用户、企业用户所在部门对所述企业用户的操作权限进行分配，并对所述数据存储模块中电子文件的浏览、下载、打印进行权限控制。

通过权限分配模块对企业用户的操作权限进行分配，以及对数据存储模块中电子文件的浏览、下载、打印进行权限控制，也可进一步提升企业对于数据库中电子文件的安全保护。

进一步，所述文件管理平台还包括：

数据库更新模块，用于同一电子文件在不同日期录入时，根据文件录入日期自动更新所述数据库中与之对应的历史电子文件。

在同一电子文件在不同日期录入时，通过数据更新模块将数据库中时间较早的历史电子文件进行删除，并存储与当前时间最近的电子文件，以对数据库中的电子文件进行更新，消除所接收到的电子文件数据与数据库中存储的电子文件数据之间的冲突内容，同时也可提升数据库中电子文件的可靠性。

附图说明

图1为本发明电子文件监听采集共享利用系统一实施例的结构示意图；

图2为本发明电子文件监听采集共享利用系统一实施例的流程示意图。

具体实施方式

应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

在后续的描述中，使用用于表示元件的诸如“模块”、“部件”或“单元”的后缀仅为了有利于本发明的说明，其本身没有特定的意义。因此，“模块”、“部件”或“单元”可以混合地使用。

下面通过具体实施方式进一步详细说明，应当理解，下面具体实施例中涉及的各个模块均是在处理器的控制下工作。

目前，档案是有国家标准和规范的，电子档案也是按照国家标准和规范管理的，而学习档案专业的人比较少，全国开展档案专业的高校也很少，近年来随着档案越来越受国家及企业的重视，市场需求呈几何数的增长。然后由于各个企业均需要专业的档案管理员，造成了较大的人才缺口，而档案管理员又需要一定时间的积累才能胜任本职工作，企业根本招收不到专业的档案管理员，而档案系统本身并不产生任何数据，造成档案系统内无数据可查。

档案数据需要规范管理，而规范管理就意味着对数据要进行分类、录入、组卷、编号等各种标准化管理，前期人工录入和整理需要花费大量人工和时间，造成数据收集困难。

一般情况下，企业数据利用率较高的有价值的电子文件，均是存于用户个人电脑中，没有统一的管理、存储、共享利用，一旦人员离职，则会损失很多有价值的电子文件，很多工作又需要重新开展，新到岗的用户需要较长时间是适应岗位工作。

为了解决上述问题，在一实施例中，参照如图1所示，本发明提供的一种电子文件监听采集共享利用系统中，文件管理平台经互联网与多个客户端连接，每一客户端均连接一台个人电脑，每一个人电脑具有一存储电子文件的预设文件夹；每一个人电脑包括：数据采集模块，用于采集预设文件夹中存储的电子文件，并自动提取各电子文件的基础信息。也即数据采集模块抓取个人电脑中各个电子文件的关键字数据、关键词数据等，并在将电子文件判断为与工作相关的电子文件时，通过数据录入模块将其存储至预设文件夹；文件管理平台包括：数据接收模块，用于根据与各数据采集模块分别对应的预设数据采集路径，以分别接收各数据采集模块采集的电子文件；数据整理模块，用于根据各电子文件的基础信息进行归纳整理，判断各电子文件的类型；数据存储模块，用于将归纳整理后的各电子文件存储至数据库。

本实施例中，在企业的电子文件监听采集共享利用系统，属于工作相关的电子文件采取自动采集的策略。具体是在企业中每一个人电脑端设置有电子文件采集接口程序，即可实现电子文件监听采集共享利用系统向企业每一个人电脑自动采集电子文件的功能。完全自动采集电子文件，可以节省大量时间和人力。

然而这样全面的采集，会使得电子文件的质量得不到保证，容易出现将相同的电子文件都采集到文件管理平台，导致文件管理平台中存储的电子文件冗余，系统存储空间被占用更多，也会导致企业用户在需要电子文件时，不便于检索获取所需要的电子文件。

在一实施例中，本方案就通过数据筛选模块对接收的各数据采集模块采集的电子文件进行筛选判断，以自动删除重复的电子文件。以此避免文件管理平台中存储多个相同的电子文件，造成的系统资源占用较高，同时企业用户在需要电子文件时，减少检索的工作量。或者在同一电子文件在不同日期录入时，通过数据更新模块将数据库中时间较早的历史电子文件进行删除，并存储与当前时间最近的电子文件，以对数据库中的电子文件进行更新，消除所接收到的电子文件数据与数据库中存储的电子文件数据之间的冲突内容，同时也可提升文件管理平台数据库中电子文件的可靠性。

本实施例中，数据录入模块可以但不限定于是键盘输入模块、手写输入模块以及语音输入模块；通过键盘输入模块、手写输入模块以及语音输入模块的控制，以将每一个人电脑中需要储存的企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件录入至所述预设文件夹。

本实施例中，电子文件的采集需要遵循一定的原则，使得在每一个人电脑中采集的电子文件符合标准，形成对企业用户已有价值的信息。需要说明的是，电子文件监听采集共享利用系统在对每一个人电脑的电子文件进行采集时，应根据自身的任务、服务对象、软硬件条件、发展目标等确定要采集的电子文件，充分考虑企业发展的需要，满足企业用户的需求。文件管理平台不必要采集所有的电子文件，通过本方案中，针对性的对企业用户处理的工作相关的电子文件进行采集，以提高电子文件采集的准确性和价值性。

对于需要采集的企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件(包括合同、通知、邮件、设计等)等方面的电子文件，应尽可能全面，以为企业用户提供尽可能多的电子文件数据共享服务。此外，对电子文件来源要有所选择，应采集个人电脑中重要电子文件，或者针对不同部门的个人电脑，根据部门的重要性程度选择性采集重要的电子文件。

本方案中，对于每一个人电脑中的电子文件数据要及时采集最新的、有效的电子文件，使所采集的电子文件为最新版本，及时、有效的信息价值更高，提升电子文件监听采集共享利用系统采集电子文件的可靠性。

在一实施例中，数据录入模块对个人电脑上的工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件等自动录入至预设文件夹，具体为根据这些电子文件名称中的关键字、关键词对文件类型进行识别，以抓取与工作相关的电子文件自动录入至预设文件夹；或者是在个人电脑中打开电子文件时，自动识别电子文件的内容，以判断其是否为工作相关的电子文件，以抓取与工作相关的电子文件自动录入至预设文件夹。解决了目前将工作相关的电子文件存放至预设文件夹时，需要用户自己手动复制粘贴录入，有时候会存在忘记录入的情况，就导致工作相关的电子文件录入不全，甚至导致与工作相关的电子文件丢失的问题。也即本方案对于个人电脑中与工作相关的电子文件录入更加全面，避免了企业中与工作相关的电子文件丢失。

此外，为了避免数据录入模块一直工作，对个人电脑的资源占用较大，可以设置数据录入模块定时对个人电脑上与工作相关的电子文件进行自动抓取，例如数据录入模块在从个人电脑开机后每2小时自动抓取一次，或者从个人电脑开机后每4小时自动抓取一次；本方案中，数据录入模块对个人电脑上与工作相关的电子文件自动抓取的时间段，可以根据实际应用设置，此处不做具体限制。也或是，数据录入模块根据电子文件名称中的关键字、关键词，以及电子文件内容，判断与工作相关的电子文件的重要程度，并根据电子文件的重要程度划分其自动录入的优先级，以将需要及时录入的电子文件优先录入，这样也可以降低系统资源的利用，并保证了重要电子文件的及时录入。

在一实施例中，电子文件监听采集共享利用系统在文件管理平台的数据接收模块将各个人电脑的电子文件接收后，经数据整理模块归纳整理，存储至数据库，供企业用户检索获取。具体地，也即在数据库中，可以对接收的电子文件按文字、图片、声音、视频进行归纳分类，自动生成索引目录，并且每一分类下中的文件按照上传时间先后顺序进行排序。或者将接收的电子文件按照企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件等进行归纳分类，自动生成索引目录，并且每一分类下中的文件按照上传时间先后顺序进行排序。而相关技术中需要用户自己对各种繁杂的电子文件进行分类分目录存放，比较耗费时间，且不会生成索引目录。本方案较好的解决了相关技术中文件系统中各种电子文件繁杂，检索耗费时间的问题，提升了企业用户检索获取所需电子文件的便捷性。

在一实施例中，数据安全模块对数据库中的每一电子文件加载水印，并将各电子文件划分为可公开数据和不公开数据进行智能加密。需要说明的是，对企业中上传至文件管理平台数据库中的每一电子文件加载具有企业标识的水印，以表明这些电子文件为企业内部共享使用。将各电子文件划分为可公开数据和不公开数据进行智能加密，具体可以是划分为公开数据的电子文件可直接进行检索获取，以便于企业用户共享使用；在划分为不公开数据的电子文件，当企业用户有需要查看时，就得申请人工审批，审批通过后即可检索利用。可以理解的是人工审批可以是根据不公开数据的重要程度，自动分配的审批此电子文件领导层级。本方案通过对电子文件加载水印，以及对电子文件划分为可公开数据和不公开数据进行智能加密，提升了文件管理平台数据库中电子文件的安全性。

进一步地，由于目前的文件共享系统加密方式比较简单，只是一个简单的权限分配，对于有权限操作的用户可以随时查看、复制粘贴、下载等，安全性较低。本方案可以采用多种加密方式进行加密，如采用半透明加密：只对上传至文件管理平台的重要电子文件进行加密保护，也可手动加密指定电子文件，加密电子文件编辑、保存、另存后保持加密状态；普通电子文件无需加密，可以和加密电子文件同时打开使用，编辑、保存、另存后保存后保持明文状态。或者智能加密：电子文件监听采集共享利用系统可根据预先设置的敏感数据特征(关键字、关键词等)，对数据库中保存的电子文件进行扫描，当系统检测到电子文件中包含此类敏感数据时则自动加密，重点防护企业敏感数据。

基于上述实施例，参照如图2所示，其为电子文件监听采集共享利用系统一实施例的工作流程图，具体是在个人电脑中创建预设文件夹，设置预设数据采集路径，数据采集模块将需要上传的工作相关的电子文件存储至个人电脑的预设文件夹中，并自动在电子文件监听采集共享利用系统建立信息模板，提取电子文件的基础信息；之后自动将预设文件夹中的电子文件经预设数据采集路径上传至文件管理平台。在文件管理平台中，可以对各种电子文件的操作权限进行设置，以及对企业用户分配权限，相应权限的用户可以检索获取与之对应的电子文件；同时在文件管理平台中对电子文件数据进行数据安全控制，将数据库中的电子文件分类为可公开数据和不公开数据，企业用户可直接对电子文件中的可公开数据检索利用，对电子文件中的不公开数据申请人工审批，在人工审批年后方可进行数据检索利用。

以上的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体结构及特性等常识在此未作过多描述，所属领域普通技术人员知晓申请日或者优先权日之前发明所属技术领域所有的普通技术知识，能够获知该领域中所有的现有技术，并且具有应用该日期之前常规实验手段的能力，所属领域普通技术人员可以在本申请给出的启示下，结合自身能力完善并实施本方案，一些典型的公知结构或者公知系统不应当成为所属领域普通技术人员实施本申请的障碍。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明结构的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。

Claims (8)

1.一种电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，包括文件管理平台，所述文件管理平台经互联网与多台个人电脑连接，每一所述个人电脑具有一存储电子文件的预设文件夹；每一所述个人电脑包括：

数据采集模块，用于采集所述预设文件夹中存储的电子文件，并自动提取各所述电子文件的基础信息；

所述文件管理平台包括：

数据接收模块，用于在处理器的控制下，根据与各所述数据采集模块分别对应的预设数据采集路径，以分别接收各所述数据采集模块采集的所述电子文件；

数据整理模块，用于根据各所述电子文件的基础信息进行归纳整理，判断各所述电子文件的类型；

数据存储模块，用于将所述归纳整理后的各电子文件存储至数据库。

2.根据权利要求1所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，每一所述个人电脑还包括：

数据录入模块，用于新建所述预设文件夹，以将需要储存的企业用户工作经验文件、宣传材料文件、新闻文件、技术方案文件、工作进度文件、制度文件、模板文件录入至所述预设文件夹。

3.根据权利要求1所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

数据筛选模块，用于对接收的各所述数据采集模块采集的电子文件进行筛选判断，以自动删除重复的电子文件。

4.根据权利要求3所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

数据安全模块，用于对所述数据库中的每一电子文件加载水印，并将各电子文件划分为可公开数据和不公开数据进行智能加密。

5.根据权利要求4所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

数据检索模块，用于对所述数据库中可公开数据进行全文检索，以及关键字数据、关键词数据、文件题名、文件最后生成日期、文件上传日期、上传人信息或者上传人所在部门检索获取所需的电子文件。

6.根据权利要求4所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

数据审批模块，用于对所述数据库中不公开数据进行人工审批，并在审批通过后进行数据检索利用。

7.根据权利要求1所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

权限分配模块，用于根据企业用户、企业用户所在部门对所述企业用户的操作权限进行分配，并对所述数据存储模块中电子文件的浏览、下载、打印进行权限控制。

8.根据权利要求1所述的电子文件监听采集共享利用系统，其特征在于，所述文件管理平台还包括：

数据库更新模块，用于同一电子文件在不同日期录入时，根据文件录入日期自动更新所述数据库中与之对应的历史电子文件。

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