CN113657845A - 一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法及系统 - Google Patents

一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法及系统 Download PDF

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Abstract

本发明公开了一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法及系统，首先创建费用申请单、费用报销单，再将费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。然后对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果。若校验结果为合规，则允许按照费用报销单进行费用报销处理。若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。因此，通过本方法可以在处理费用报销业务时通过费用报销单的信息查找到对应的费用申请单，并将费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。解决了现有技术中处理费用报销业务时往往缺少对事前费用申请的管控。

Description

一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法及系统
技术领域
本发明属于信息系统管理技术领域，具体涉及一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，还涉及一种共享服务平台中进行费用报销的管理系统。
背景技术
共享服务平台是将企业集团大量繁琐的，具备流程化、标准化条件的会计核算业务从分散的部门中抽离出来，集中到一个独立运行的新部门。该部门设有专门的管理机构，对会计核算业务进行业务流程再造、集中标准化处理。主要目的是提高效率、优化资源配置、节约成本及提高客户服务质量等。随着信息技术的发展与变革，企业财务经历了会计电算化到财务信息化的转变。信息化作为一种技术力量，在共享服务平台的发展过程中起到了极大的推动作用。在市场环境和需求的不断变化下，财务共享服务已不再局限于成本控制等方面，其功能逐渐扩大到“标准化、加强管控”等核心动机和价值体现上，最终为提高企业集团的财务管理水平服务。
在共享服务平台下的企业费用申请和报销管理是很重要的一方面，费用申请业务是指在因公产生费用之前，按照公司规定提交费用申请单，由相应负责人审批通过后允许费用的产生。费用报销业务是指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而产生的费用，由经办人或申请人按照公司的规定，凭业务发生的原始凭证（发票等）向公司报销费用。
通常情况下，在进行费用报销业务时应遵循费用先申请后报销的原则，若没有与费用报销相关联的费用申请单，则不允许发生费用报销业务。但是，现有共享服务平台中费用报销业务的管理方法中，处理费用报销业务时往往缺少对事前费用申请的管控，并没有将费用报销单和费用申请单关联起来，导致了费用报销的合规性难以得到保证以及降低了审批工作人员的工作效率的问题。
发明内容
本发明的目的在于克服现有技术的不足，提供了一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法及系统，解决了现有技术中处理费用报销业务时，没有将费用报销单和费用申请单关联的技术问题。
为解决上述技术问题，本发明提供了如下技术方案。
第一方面，本发明提供了一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，包括以下过程：
创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
共享服务平台中，根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联；
对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果；
若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理；若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
可选地，所述费用申请单包括出差申请单、业务招待申请单和举办会议/培训申请单。
可选地，所述费用报销单包括差旅费报销单、业务招待费用报销、举办会议/培训报销单，分别与出差申请单、业务招待申请单和举办会议/培训申请单对应。
可选地，所述对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，包括：
校验费用报销单与费用申请单中的信息一致性；
判断费用报销单是否符合公司或单位规定的费用报销的要求。
可选地，所述费用报销处理是指通过网银、支付宝或者微信支付费用。
第二方面，本发明还提供一种共享服务平台中进行费用报销的管理系统，包括：
申请单创建模块，用于创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单创建模块，用于创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单关联模块，用于根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联；
关联检验模块，用于对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果；
报销单处理模块，用于判断若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理；若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
与现有技术相比，本发明所达到的有益效果是：本发明在处理费用报销业务时通过费用报销单的信息查找到对应的费用申请单，并将费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。解决了现有技术中处理费用报销业务时往往缺少对事前费用申请的管控，并没有将费用报销单和费用申请单关联起来，导致了费用报销的合规性难以得到保证以及降低了审批工作人员的工作效率的问题。
附图说明
图1为本发明方法的流程图；
图2为本发明实施例中费用报销管理的界面图。
具体实施方式
下面结合附图对本发明作进一步描述。以下实施例仅用于更加清楚地说明本发明的技术方案，而不能以此来限制本发明的保护范围。
实施例1
本发明的一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，参见图1所示，主要的实现步骤包括以下内容：
步骤1，创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存。
费用申请单可进行一般出差、业务招待、举办会议/培训的事前申请，在进行出差事项发生前进行出差申请，无出差申请单不允许进行费用报销。
所述费用申请单包括出差申请单，员工根据实际出差需求填写出差申请单，详细填写出差时间、地点、乘坐交通工具、出差人数、项目以及出差事由等。后期差旅费报销单需要引用出差申请单方可报销。
所述费用申请单包括业务招待申请单，员工根据实际要发生的招待需求填写业务招待申请单，详细填写招待时间、来宾人数、陪同人数、预计招待金额等。后期业务招待费用报销单需要引用业务招待申请单方可报销。
所述费用申请单包括举办会议/培训申请单，员工根据实际要发生的会议或培训需求填写举办会议（培训）申请单，详细填写会议时间、地点、参会人数、预算金额以及会议（培训）内容等。
步骤2，创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存。
费报用销单用于员工进行差旅费报销一般出差、业务招待、举办会议/培训的差旅费报销，要挂接费用申请单，没有费用申请单不允许报销。
所述费用报销单包括差旅费报销单，用于对员工个人的差旅费报销，报销费用范围为因公发生的差旅费。与出差申请单对应。
所述费用报销单包括业务招待费用报销、举办会议/培训报销单。所述业务招待费用报销与业务招待申请单对应。举办会议/培训报销单与举办会议/培训申请单对应。
这些报销单中均包括时间、地点、人数等信息，与申请单中对应。
例如差旅费报销单填写内容：
1）引用出差申请单；
2）填写单据张数、粘贴页数、业务大类、业务小类、费用类型、预算归口部门、资金计划科目、现金流量分类、项目名称、报销说明、收款人；
3）点击新增，填写子表信息，包括报销人、开始日期、结束日期、出发地点、到达地点、选择交通工具、填写城市间交通费金额、选择城市内交通工具、填写金额、填写住宿金额、选择发票类型、填写补助费用、填写其他费用、选择增值税征收范围、冲销借款金额；
4）如有培训发票，则在子表信息后的“其他费用”项目下填写金额、税码、税率及不含税金额，无需新增一行填写；
5）如有借款，需要引用借款单进行借款核销。
参见图2中，为本发明实施例中设计的费用报销管理的界面图。
步骤3，共享服务平台中，根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。
需要说明的是，在创建好费用报销单之后，按照费用报销单中的信息，例如费用类型、报销事项等信息，查找出与该费用报销单的信息相对应的费用申请单。然后将查找到的费用申请单与该费用报销单进行关联。
还需要说明的是，在将查找到的费用申请单与该费用报销单进行关联之前，可以根据实际费用报销业务需求，配置系统参数。例如，如果需要在报销单填报时自动引用申请单中的相关业务信息，可以在系统参数配置表中，将参数配置为费用报销单默认引用费用申请单的内容。这样，在报销单填报时，如果该费用申请单有相对应的该费用报销单可以进行关联，则在关联的同时将申请单中的申请单号、联系电话、申请事由、申请说明、出差日期、出差地点、项目名称和项目描述字段等事项的值引入费用报销单中，由此可以减少相关工作人员的工作量。如果不需要在在报销单填报时自动引用申请单中的相关业务信息，也可以在系统参数配置表中，将参数配置为费用报销单不默认引用费用申请单的内容。
并且，在某些业务场景下，可能存在同一张费用报销单可以关联多张费用申请单的情况，那么也可以在单据类型配置表中，配置费用报销单可以关联的费用申请单编码信息，以及配置费用申请单具体可关联的数目。
步骤4，对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果。
在费用申请单与该费用报销单进行关联之后，需要对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，比如校验费用报销单与费用申请单中的信息一致性以及是否符合公司或单位规定的费用报销的要求等，从而得到校验的结果，以判断是否可以按照当前的费用报销单进行相应的费用报销处理。
步骤5，若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理。若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
当校验出费用报销单与费用申请单关联的合规性为合规时，则会生成允许按照费用报销单进行费用报销处理的提示信息，共享服务平台进行后续费用报销处理。
本发明首先创建费用申请单、费用报销单，再将费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。然后对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果。若校验结果为合规，则允许按照费用报销单进行费用报销处理。若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。因此，通过本方法可以在处理费用报销业务时通过费用报销单的信息查找到对应的费用申请单，并将费用报销单和其对应的费用申请单进行关联。解决了现有技术中处理费用报销业务时往往缺少对事前费用申请的管控，并没有将费用报销单和费用申请单关联起来，导致了费用报销的合规性难以得到保证以及降低了审批工作人员的工作效率的问题。
实施例2
基于与实施例1同样的发明构思，本发明的一种共享服务平台中进行费用报销的管理系统，包括：
申请单创建模块，用于创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单创建模块，用于创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单关联模块，用于共享服务平台中，根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联；
关联检验模块，用于对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果；
报销单处理模块，用于判断若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理；若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
本发明系统中各模块的具体实现方案参见实施例1方法中步骤具体处理过程。
本领域内的技术人员应明白，本申请的实施例可提供为方法、系统、或计算机程序产品。因此，本申请可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本申请可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质（包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等）上实施的计算机程序产品的形式。
本申请是参照根据本申请实施例的方法、设备（系统）、和计算机程序产品的流程图和／或方框图来描述的。应理解可由计算机程序指令实现流程图和／或方框图中的每一流程和／或方框、以及流程图和／或方框图中的流程和／或方框的结合。可提供这些计算机程序指令到通用计算机、专用计算机、嵌入式处理机或其他可编程数据处理设备的处理器以产生一个机器，使得通过计算机或其他可编程数据处理设备的处理器执行的指令产生用于实现在流程图一个流程或多个流程和／或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的装置。
这些计算机程序指令也可存储在能引导计算机或其他可编程数据处理设备以特定方式工作的计算机可读存储器中，使得存储在该计算机可读存储器中的指令产生包括指令装置的制造品，该指令装置实现在流程图一个流程或多个流程和／或方框图一个方框或多个方框中指定的功能。
这些计算机程序指令也可装载到计算机或其他可编程数据处理设备上，使得在计算机或其他可编程设备上执行一系列操作步骤以产生计算机实现的处理，从而在计算机或其他可编程设备上执行的指令提供用于实现在流程图一个流程或多个流程和／或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的步骤。
以上所述仅是本发明的优选实施方式，应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明技术原理的前提下，还可以做出若干改进和变型，这些改进和变型也应视为本发明的保护范围。

Claims (6)

1.一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，其特征在于，包括以下过程：
创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
共享服务平台中，根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联；
对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果；
若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理；若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
2.根据权利要求1所述一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，其特征在于，所述费用申请单包括出差申请单、业务招待申请单和举办会议/培训申请单。
3.根据权利要求2所述一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，其特征在于，所述费用报销单包括差旅费报销单、业务招待费用报销、举办会议/培训报销单，分别与出差申请单、业务招待申请单和举办会议/培训申请单对应。
4.根据权利要求1所述一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，其特征在于，所述对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，包括：
校验费用报销单与费用申请单中的信息一致性；
判断费用报销单是否符合公司或单位规定的费用报销的要求。
5.根据权利要求1所述一种共享服务平台中进行费用报销的管理方法，其特征在于，所述费用报销处理是指通过网银、支付宝或者微信支付费用。
6.一种共享服务平台中进行费用报销的管理系统，其特征在于，包括：
申请单创建模块，用于创建费用申请单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单创建模块，用于创建费用报销单，对费用申请单进行审批，审批通过后传到共享服务平台保存；
报销单关联模块，用于共享服务平台中，根据所述费用报销单的信息，查找所述费用报销单对应的费用申请单，并将所述费用报销单和其对应的费用申请单进行关联；
关联检验模块，用于对费用报销单与费用申请单关联的合规性进行校验，得到校验结果；
报销单处理模块，用于判断若校验结果为合规，则按照所述费用报销单进行费用报销处理；若校验结果为不合规，则不允许按照所述费用报销单进行费用报销处理。
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