CN111582823A - 基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统 - Google Patents

基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统 Download PDF

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Abstract

本发明提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统，其中，该方法包括：建立印章任务工作池；获取工作人员的信息，将工作人员匹配至印章任务工作池；当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的印章任务工作池；在印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。该方法及系统可以实现印章任务自动化、智能化分配，通过管作分离、专业化作业的模式将彻底实现让专业的人干专业的事；并且，通过专业化分工和调配、岗位配置等措施，有针对性进行岗位轮转和替补班，确保不出现作业轮空、人员轮空、人岗不配等情况，使印章工作的管理质量得到明显的提升。

Description

基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统
技术领域
本发明属于信息处理与管理技术领域，尤指一种基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统。
背景技术
目前，印章工作通常是通过人工进行分配，容易出现工作量不均的问题；另外，某些企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严格审批；印章管理人员对使用印章材料不严格审查，并且印章待办事项堆积在印章管理员处，无法直观识别印章类型及事件缓急程度，审批时效低下，也不便于工作量的考核；在紧急情况或节假日，用印人无法知晓用印进度、催办无门，因此，现有的印章工作的缺少科学化和透明化管理。
综上来看，亟需一种可以对印章任务进行智能化、自动化管理的技术方案。
发明内容
为解决上述问题，本发明提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理方法及系统，通过印章工作池的设计和建设，改变以往传统的印章任务分配方式，实现印章任务自动化分配，解决印章大集中管理后，工作分配中的痛点问题和量化考核的难点，使工作分配过程更加自动化、智能化，对印章工作的管理、节点流转和考核更加透明化、科学化。
在本发明一实施例中，提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理方法，该方法包括：
建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
在本发明另一实施例中，还提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理系统，该系统包括：
工作池建立模块，用于建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
工作人员匹配获取模块，用于获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
任务分配模块，用于当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
任务通知及结果展示模块，用于在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
在本发明另一实施例中，还提出了一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现基于自动分配机制的印章任务管理方法。
在本发明另一实施例中，还提出了一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现基于自动分配机制的印章任务管理方法。
本发明提出的基于自动分配机制的印章任务管理方法、系统、计算机设备及计算机可读存储介质可以实现印章任务自动化、智能化分配，克服现有工作分配不均的痛点问题和量化考核的难点，还利用管作分离、专业化作业的模式将彻底实现“让专业的人干专业的事”；并且，通过专业化分工和调配、岗位配置等措施，有针对性进行岗位轮转和替补班，确保不出现作业轮空、人员轮空、人岗不配等情况，使印章工作的管理质量得到明显的提升。
附图说明
图1是本发明一实施例的基于自动分配机制的印章任务管理方法流程示意图。
图2是本发明一实施例的印章任务流转示意图。
图3是本发明一具体实施例的任务排队情况的示意图。
图4是本发明一具体实施例的值班人员公示示意图。
图5是本发明一具体实施例的快递情况公示的示意图。
图6是本发明一具体实施例的印章值班表及排队情况的界面示意图。
图7是本发明一具体实施例的今日印章完成量统计及快递情况公示的界面示意图。
图8是本发明一实施例的基于自动分配机制的印章任务管理系统架构示意图。
图9是本发明一实施例的计算机设备结构示意图。
具体实施方式
下面将参考若干示例性实施方式来描述本发明的原理和精神。应当理解，给出这些实施方式仅仅是为了使本领域技术人员能够更好地理解进而实现本发明，而并非以任何方式限制本发明的范围。相反，提供这些实施方式是为了使本公开更加透彻和完整，并且能够将本公开的范围完整地传达给本领域的技术人员。
本领域技术人员知道，本发明的实施方式可以实现为一种系统、装置、设备、方法或计算机程序产品。因此，本公开可以具体实现为以下形式，即：完全的硬件、完全的软件(包括固件、驻留软件、微代码等)，或者硬件和软件结合的形式。
根据本发明的实施方式，提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理方法、系统、计算机设备及计算机可读存储介质。该方案中提出了印章管理工作池的概念，是一种基于分配计算规则来实现盖章任务自动化、智能化分配的印章管理工作池，通过建立电子用章、实物用章、实物印章管理三个子工作池，为池中各人员设置权重，基于系统每周所设置的任务基数，将三个专业条线的盖章工作进行系统自动分配，确保能者多劳；管作分离、专业化作业的模式将彻底实现“让专业的人干专业的事”；系统支持设置成人员上下班(值班在岗)模式，系统根据人员岗位、在岗情况轮转分配工单，既可以均分工作量，也可以解决时效等问题。印章工作的管理水平将得到质的提升。
下面参考本发明的若干代表性实施方式，详细阐释本发明的原理和精神。
图1是本发明一实施例的基于自动分配机制的印章任务管理方法流程示意图。如图1所示，该方法还包括：
步骤S101，建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
步骤S102，获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
至此，工作池和人员的分配等准备工作已完成。
步骤S103，当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
步骤S104，在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
为了对上述基于自动分配机制的印章任务管理方法进行更为清楚的解释，下面结合具体的实施例来进行说明。
首先，为了更好的为印章管理员分配盖章任务，本方案提出印章管理工作池的概念，把盖章审核任务与印章管理员作为两大关键因素统一纳入工作池中进行管理。
结合步骤S101，实物印章工作池进一步可以细化为：实物现场用印工作池及实物快递工作池。即，工作池包含电子用印工作池、实物现场用印工作池、实物快递工作池、印章管理工作池4个子工作池，分别管理各池的工作人员(同一个人可以同时分配到4个池)，各池中所有人员按权重分配各池的总工作量；各池工作量和权重相互独立，互不干扰。
相对应的，所述印章任务的任务类型中，实物印章申请可以细化为：实物现场用印申请及实物快递申请。
基于不同的任务类型，会分配至对应的印章任务工作池：
A、电子用印申请是通过电子章对文件进行签章，例如网签等，这种类型的印章任务会被分配至电子用印工作池。
B、实物现场用印申请是利用实物印章进行签章，例如纸质版合同签订过程等，这种类型的印章任务会被分配至实物现场用印工作池；
C、实物快递申请是将实物印章快递至实物印章所在地以外的用章地点，这种类型的印章任务会被分配至实物快递工作池；
D、印章管理申请是对工作池进行添加、修改，包括工作池名称、工作池类型(实物、电子、管理)、所包含工作人员在内的三个属性，这种类型的任务会被分配至印章管理工作池。
结合步骤S102，系统支持将组织架构中的有效人员分配到四种工作池；同一个人可以同时分配到多个池；对每个工作池中的工作人员分配权重W，其中，每个工作池中的工作人员的权重之和为1；在分配人员时，系统自动校验，不等于1不允许保存。
统计一定周期范围内每个工作池的印章任务总数S；例如，系统可以每周日自动统计本周的日均实物用印任务数量、电子用印任务数量、实物章管理任务数量，保存为工作池的4个印章基数，以备下一周的任务任务分配使用。
根据印章任务总数S及每个工作池中的工作人员的权重W，可以计算得到每个工作人员的预期工作量T，其中，T＝S×W。该预期工作量T在后续步骤中的任务分配处理人时会用到。需要说明的是，各个工作池池的工作量和权重相互独立，互不干扰。
进一步的，结合图2，为本发明一实施例的印章任务流转示意图。
如图2所示，印章任务的流转过程为：
步骤S201，任务提交人提交用印申请；
当系统接收到印章任务(用印申请)时，首先，通知相关节点进行审批。
步骤S202，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，
电子用印申请分配至电子用印工作池；
实物现场用印申请分配至实物现场用印工作池；
实物快递申请分配至实物快递工作池；
印章管理申请分配至印章管理工作池。
进一步的，步骤S203，流程走到印章节点后，系统根据印章任务的任务类型(电子、实物现场、实物快递、管理)，自动到对应的池中获取人员(采用轮询机制)，将获取到的人员设置为流程节点处理人。
具体的，在所述印章任务工作池分配到印章任务时，以轮询的方式校验所述印章任务工作池工作人员已处理的任务数量是否达到预期工作量T；
如果存在未达到预期工作量的情况，依次将印章任务分配给未达到预期工作量的工作人员；
如果所述印章任务工作池中的所有工作人员全部达到预期工作量，将已处理的任务清零重新进行任务分配，即自动启动新一轮按预期工作量T的任务分配。
根据分配到的任务，印章管理员根据印章申请进行相应的盖章，则此项任务的处理完成，结束流程。
在一具体实施例中，该方法还包括：查询、展示个人印章任务排队情况。
通常，印章任务可以包括：紧急任务及非紧急任务；这两种任务可以由任务发起人在提交任务时进行选择，如果印章任务需要立即处理，则可以选择紧急任务。
进一步的，任务提交人进入工作池后，可查看本人提交的任务排队情况，展示方式可以按任务时间倒序展示。
具体的，当系统接收到任务提交人发起的查询排队指令时，将任务排队情况进行展示。
如果任务已经分配至工作人员，将印章任务置入任务排队序列中；
如果任务未分配到工作人员节点，则不进入排队序列，不显示排队数量，显示“未进入排队”。
如图3所示，为本发明一具体实施例的任务排队情况的示意图。紧急任务和非紧急任务分开排队，所述紧急印章任务置入紧急任务排队序列，所述非紧急任务置入非紧急任务排队序列；紧急任务“前面共有”的数量(15)为紧急任务总数，普通任务“前面共有”的数量(10)为所有任务总数。
在一具体实施例中，结合步骤S104，该方法还包括：值班情况公示。
系统增加“非工作日、工作日非工作时间”值班人员配置功能，可设置印章池中的所有人员为值班人员，值班人员在工作池中进行公示。
如图4所示，为本发明一具体实施例的值班人员公示示意图，其中包含了当前日期，今日值班人员等信息。
在非工作日及工作日非工作时间范围内，所有紧急任务，无论实物、电子、管理全部分配给值班的人员(如果有多人值班，平均分配)；非紧急的任务按常规方式(步骤S203所述)分配给所有人。
另外，工作日期间按前述常规方式(步骤S203所述)分配。
在一具体实施例中，结合步骤S104，该方法还包括：快递情况公示。
在印章任务的任务类型为实物快递申请时，接收并录入工作人员每日的实物快递信息，并根据实物快递信息自动自动推送消息至任务提交人；
当接收到任务提交人发起的查询快递指令时，通过列表将相应的快递信息进行展示。
举例而言，负责快递的员工将每日的快递情况录入系统；任务提交人可以登录工作池，直接查看本人的所有快递单号(按列表展示)；推送子应用为“OA系统”，点击快递单号自动显示快递进程。
如图5所示，为本发明一具体实施例的快递情况公示的示意图，其中包含了流程名称、提交人、快递单号及寄出日期等信息。
根据配置内容，以第一条快递情况公示的信息为例，系统将自动推送消息到任务提交人“张三”，推送内容为“您的‘工商执照变更资料的用印申请’的公章已快递，快递单号为12345，请注意查收”。
在一具体实施例中，可以设置工作池公示栏，将工作池中重要进行通过OA主页进行公示。
结合图6，为本发明一具体实施例的印章值班表及排队情况的界面示意图。
如图6所示，工作池公示栏中显示了2019年12月印章值班表；其中，当前日期为2019年12月19日，当前值班认为“刘聪01-ghq”。
在图6的印章流程排队情况中，当前任务提交人的任务尚未进入排队。
结合图7，为本发明一具体实施例的今日印章完成量统计及快递情况公示的界面示意图。
如图7所示，今日印章完成量统计中包含了任务处理人、已处理流程数、剩余流程数及完成率，该些数据通过公示可以使相关人员查看工作进度，以利调整后续的工作安排；并且还可以用于调整工作人员的权重，给预测工作量提供数据支持。
在图7的快递情况公示中，公示出了近期的实物快递申请的流程标题、提交人、快递单号及寄出日期，以供相关人员查看。
需要说明的是，尽管在上述实施例及附图中以特定顺序描述了本发明方法的操作，但是，这并非要求或者暗示必须按照该特定顺序来执行这些操作，或是必须执行全部所示的操作才能实现期望的结果。附加地或备选地，可以省略某些步骤，将多个步骤合并为一个步骤执行，和/或将一个步骤分解为多个步骤执行。
在介绍了本发明示例性实施方式的方法之后，接下来，参考图8对本发明示例性实施方式的基于自动分配机制的印章任务管理系统进行介绍。
基于自动分配机制的印章任务管理系统的实施可以参见上述方法的实施，重复之处不再赘述。以下所使用的术语“模块”或者“单元”，可以是实现预定功能的软件和/或硬件的组合。尽管以下实施例所描述的装置较佳地以软件来实现，但是硬件，或者软件和硬件的组合的实现也是可能并被构想的。
基于同一发明构思，本发明还提出了一种基于自动分配机制的印章任务管理系统，如图8所示，该系统包括：
工作池建立模块801，用于建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
工作人员匹配获取模块802，用于获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
任务分配模块803，用于当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
任务通知及结果展示模块804，用于在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
应当注意，尽管在上文详细描述中提及了基于自动分配机制的印章任务管理系统的若干模块，但是这种划分仅仅是示例性的并非强制性的。实际上，根据本发明的实施方式，上文描述的两个或更多模块的特征和功能可以在一个模块中具体化。反之，上文描述的一个模块的特征和功能可以进一步划分为由多个模块来具体化。
基于前述发明构思，如图9所示，本发明还提出了一种计算机设备900，包括存储器910、处理器920及存储在存储器910上并可在处理器920上运行的计算机程序930，所述处理器920执行所述计算机程序930时实现前述基于自动分配机制的印章任务管理方法。
在本发明另一实施例中，还提出了一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现基于自动分配机制的印章任务管理方法。
本发明提出的基于自动分配机制的印章任务管理方法、系统、计算机设备及计算机可读存储介质可以实现印章任务自动化、智能化分配，克服现有工作分配不均的痛点问题和量化考核的难点，还利用管作分离、专业化作业的模式将彻底实现“让专业的人干专业的事”；并且，通过专业化分工和调配、岗位配置等措施，有针对性进行岗位轮转和替补班，确保不出现作业轮空、人员轮空、人岗不配等情况，使印章工作的管理质量得到明显的提升。
虽然已经参考若干具体实施方式描述了本发明的精神和原理，但是应该理解，本发明并不限于所公开的具体实施方式，对各方面的划分也不意味着这些方面中的特征不能组合以进行受益，这种划分仅是为了表述的方便。本发明旨在涵盖所附权利要求的精神和范围内所包括的各种修改和等同布置。

Claims (11)

1.一种基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，该方法包括：
建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
2.根据权利要求1所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，所述实物印章工作池包括：实物现场用印工作池及实物快递工作池；
所述印章任务的任务类型还包括：实物现场用印申请及实物快递申请。
3.根据权利要求1所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，该方法还包括：
在将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池之后，对每个工作池中的工作人员分配权重W，其中，每个工作池中的工作人员的权重之和为1；
统计一定周期范围内每个工作池的印章任务总数S；
根据印章任务总数S及每个工作池中的工作人员的权重W，得到每个工作人员的预期工作量T，其中，T＝S×W。
4.根据权利要求3所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示，还包括：
在所述印章任务工作池分配到印章任务时，以轮询的方式校验所述印章任务工作池工作人员已处理的任务数量是否达到预期工作量；
如果存在未达到预期工作量的情况，依次将印章任务分配给未达到预期工作量的工作人员；
如果所述印章任务工作池中的所有工作人员全部达到预期工作量，将已处理的任务清零重新进行任务分配。
5.根据权利要求1所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，所述印章任务包括：紧急任务及非紧急任务。
6.根据权利要求5所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，该方法还包括：
在接收到任务提交人提交的印章任务后，如果已经分配至工作人员，将印章任务置入任务排队序列中；其中，所述紧急印章任务置入紧急任务排队序列，所述非紧急任务置入非紧急任务排队序列；
当接收到任务提交人发起的查询排队指令时，将任务排队情况进行展示。
7.根据权利要求5所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示，还包括：
设置值班人员，并通过公示栏进行公示；
在非工作日及工作日非工作时间范围内，将所述印章任务工作池分配到的所述紧急任务分配给所述值班人员。
8.根据权利要求2所述的基于自动分配机制的印章任务管理方法，其特征在于，在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示，还包括：
在印章任务的任务类型为实物快递申请时，接收并录入工作人员每日的实物快递信息，并根据实物快递信息自动自动推送消息至任务提交人；
当接收到任务提交人发起的查询快递指令时，通过列表将相应的快递信息进行展示。
9.一种基于自动分配机制的印章任务管理系统，其特征在于，该系统包括：
工作池建立模块，用于建立印章任务工作池，其中，所述印章任务工作池包括：电子用印工作池、实物印章工作池及印章管理工作池；
工作人员匹配获取模块，用于获取工作人员的信息，将所述工作人员匹配至所述印章任务工作池；
任务分配模块，用于当接收到印章任务时，根据印章任务的任务类型，分配至对应的所述印章任务工作池；其中，所述印章任务的任务类型包括：电子用印申请、实物印章申请及印章管理申请；
任务通知及结果展示模块，用于在所述印章任务工作池分配到印章任务时，通知相应的工作人员进行处理，并记录处理结果，通过工作池公示栏进行展示。
10.一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，其特征在于，所述处理器执行所述计算机程序时实现权利要求1至8任一所述方法。
11.一种计算机可读存储介质，其特征在于，所述计算机可读存储介质存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现权利要求1至8任一所述方法。
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