CN111445047A - 一种会议室管理系统及方法 - Google Patents

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刘柱揆
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程志万
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Abstract

本申请提供一种会议室管理系统及方法，所述系统包括会议室管理端和多个客户端。所述会议室管理端和所述客户端通过接入网络以互相通信。所述客户端能够接收用户的会议室使用需求并发送至会议室管理端。所述会议室管理端能够接收使用需求并生成可预订时间列表反馈至客户端，能够发送参会通知给需要参加会议的客户端，同时能够控制会议室内的设备。本申请提供的会议室管理系统及方法，能够做到会议室的合理调度分配、控制会议室内设备，效果优异。

Description

一种会议室管理系统及方法
技术领域
本申请涉及管理调度领域，尤其涉及一种会议室管理系统及方法。
背景技术
会议室是用于开会的场所，如何管理会议室是会议室使用过程中的关键过程。传统的会议室管理一般采用列表法。
在实际应用中，使用列表法将会议室使用过程中产生的所有信息一一列出，形成一个综合信息表。但是在具体操作时，不断更新的信息数据使得综合信息表逐渐扩大，庞大的数据使得列表法的管理方式不再具有时效性，数据更新延迟。
发明内容
本申请提供了一种会议室管理系统及方法，以实现会议室的管理调度。
一方面，本申请提供一种会议室管理系统，包括：
会议室管理端和多个客户端，所述会议室管理端存储有会议室信息，所述会议室管理端与所述客户端通过接入网络进行通信；
所述客户端被配置为向所述会议室管理端发送会议室预约请求；
所述会议室管理端被配置为将接收到的会议室预约请求与所述会议室信息进行对比，生成可预订时间列表反馈给发送会议室预约请求的客户端；
发送会议室预约请求的客户端还被配置为：在接收到可预订时间列表后，向所述会议室管理端发送会议室预订请求；所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称；
会议室管理端还被配置为：接收会议室预订请求，获取所述会议室预订请求中的会议室使用信息和指定参会的客户端名称，生成参会通知；以及获取与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端，并向其发送所述参会通知。
可选的，所述会议室信息包括会议室编号、会议室容纳量、会议室可用时间段。
可选的，所述会议室管理系统还包括用于显示的数据显示单元，所述数据显示单元通过接入网络与所述会议室管理端进行通信；所述会议室管理端被配置为：获取所述会议室预订请求中会议室使用信息，将会议室使用信息发送至数据显示单元；所述数据显示单元被配置为显示所述会议室使用信息；所述会议室使用信息包括会议室编号、会议开始时间、会议结束时间。
可选的，所述会议室管理系统还包括会议室终端，所述会议室终端包括投影仪、投影仪幕布、麦克风、门禁、窗帘、空调、声音采集模块。
可选的，所述会议室管理端被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，打开所述投影仪，展开所述投影仪幕布，打开所述麦克风、打开所述门禁，关闭所述窗帘，打开所述空调。
可选的，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，关闭所述投影仪，升起所述投影仪幕布，关闭所述麦克风，关闭所述门禁，打开所述窗帘，关闭所述空调。
可选的，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，启动所述声音采集模块使其开始录音。
可选的，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，关闭所述声音采集模块使其结束录音。
可选的，所述会议室管理端还被配置为：存储所述声音采集模块的录音，并根据所述录音生成会议记录。
另一方面，本申请提供一种会议室管理方法，其特征在于，包括：
接收会议室预约请求，将所述会议室预约请求与会议室信息进行对比，生成可预订时间列表；
根据可预订时间列表生成会议室预订请求，所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称；
根据所述会议室使用信息和指定参会的客户端名称生成参会通知；
找到与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端并向其发送参会通知。
由以上技术方案可知，本申请提供一种会议室管理系统及方法，所述系统包括会议室管理端和多个客户端。所述会议室管理端和所述客户端通过接入网络以互相通信。所述客户端能够接收用户的会议室使用需求并发送至会议室管理端。所述会议室管理端能够接收使用需求并生成可预订时间列表反馈至客户端，能够发送参会通知给需要参加会议的客户端，同时能够控制会议室内的设备。本申请提供的会议室管理系统及方法，能够做到会议室的合理调度分配、控制会议室内设备，效果优异。
附图说明
为了更清楚地说明本申请的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，对于本领域普通技术人员而言，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为本申请一种会议室管理系统的结构示意图；
图2为本申请一种会议室管理方法的流程示意图。
具体实施方式
下面将详细地对实施例进行说明，其示例表示在附图中。下面的描述涉及附图时，除非另有表示，不同附图中的相同数字表示相同或相似的要素。以下实施例中描述的实施方式并不代表与本申请相一致的所有实施方式。仅是与权利要求书中所详述的、本申请的一些方面相一致的系统和方法的示例。
交互(Interaction)是发生在可以相互影响的两方或者更多方之间的行为。互连互通性是与交互紧密相连的一个概念，它是指同一系统内的交互之间的交互，多个简单交互的联合可能构成惊人的复杂交互。网络交互则是以网络为传输媒介、发生在两个实体或者更多个实体之间的通信。网络交互模式是指网络实体之间约定的协作方式或方法。每种网络交互模式支持一种特定的实体之间协作的方式，每种网络交互模式都规定了在请求资源或服务的过程中一个实体怎样和另外的实体互相合作。
参见图1，为本申请一种会议室管理系统的结构示意图。由图1可知，本申请提供的会议室管理系统，包括会议室管理端和多个客户端，所述会议室管理端与所述客户端均接入网络，以互相通信。所述会议室管理端主要用于会议室的调度，接收来自客户端的会议室预约请求并反馈、接收会议室预订请求并处理，控制会议室终端。所述客户端主要用于通过与用户间的交互生成各种请求信号或指令，并向所述会议室管理端发送会议室预约请求、会议室预订请求，接收反馈。
所述客户端可以被配置为向所述会议室管理端发送会议室预约请求，所述客户端通过接入网络以进行通信。所述客户端可以是装有应用程序的PC端或者手机。所述客户端用于接收会议室使用需求，生成会议室预约请求，并将所述会议室预约请求发送至会议室管理端。当用户有会议室使用需求时，可以向所述客户端输入使用需求，具体表现为，用户与装有应用程序的PC端或者手机进行交互，以触屏输入、语音输入、键盘输入等方式输入使用需求，相应的，所述客户端生成动作指令。所述使用需求包括会议室使用时间、参会人数、会议室使用时长等，例如，会议室使用时间为2020年3月2日，参会人数为28人，使用时长为2小时。
所述会议室管理端存储有会议室信息，所述会议室信息包括会议室编号，以及编号对应的会议室容纳量，即会议室能够容纳的人数，所述会议室信息还包括会议室可用时间段。例如，所述会议室编号为101、102、103、201、202，编号为101的会议室可容纳30人同时开会，会议室可用时间段为2020年3月2日9:00-18:00，编号为201的会议室可容纳35人，会议室可用时间段为2020年3月2号8:00-10:00，2020年3月2号17：00-18:00。
所述会议室管理端通过接入网络以进行通信。所述会议室管理端可以由提供服务的服务器构成。所述会议室管理端可以被配置为将接收到的会议室预约请求与所述会议室信息中的会议室容纳量、会议室可用时间段对比，生成可预订时间列表反馈给发送会议室预约请求的客户端。例如，可预订时间列表包括：会议室101，可预订时间段为2020年3月2日9:00-18:00，可容纳30人。会议室201，可预订时间段为2020年3月2号8:00-10:00，可容纳35人。在实际应用中，所述会议室管理端首先选择能够容纳所述会议室预约请求中参会人数的会议室，再选择出符合所述会议室预约请求中会议室使用时间、会议室使用时长的会议室，将符合条件的会议室的信息生成可预订时间列表反馈给发送会议室预约请求的客户端。
所述客户端还可以被配置为接收所述会议室管理端发送的可预订时间列表。用户可根据可预订时间列表选择要使用的会议室，使用时间，指定参会的客户端名称等。例如用户选择会议室101，使用时间为2020年3月2日上午9:00-11:00，使用时长为2小时，指定参会28个的客户端。具体表现为，用户与装有应用程序的PC端或者手机进行交互，以触屏输入、语音输入、键盘输入等方式输入选择的会议室，相应的，所述客户端生成动作指令。
所述客户端还可以被配置为根据用户的选择生成会议室预订请求发送至所述会议室管理端，所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称。所述会议室使用信息包括会议室编号、会议开始时间、会议结束时间，例如，所述会议室使用信息为101-2020年3月2日9:00-2020年3月2日11:00。
所述会议室管理端可以被配置为，接收所述客户端发送的会议室预订请求，获取所述会议室预订请求中的会议室使用信息和指定参会的客户端名称，生成参会通知，以及获取与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端，并向其发送所述参会通知。
在实际应用中，客户端可以有很多个，每个客户端都被配置有唯一名称，即一个名称对应一个客户端，例如，客户端的名称为C1001、C1002、C1003、C1004、C1005、C1006等。这样一一对应的关系使得会议室管理端能够根据名称找到对应的客户端并向其发送参会通知。
由以上技术方案可知，本申请提供的会议室管理系统，能够接收用户的会议室使用需求，并根据接收到的会议室使用需求向用户推送可以预订的会议室，并且能够代替用户发送参会通知。需要参会的人员获知了会议地点、会议开始时间等信息。实现了会议室的调度，是一种使用方便快捷、效果好的会议室管理系统。
所述会议室管理系统还可以包括用于显示的数据显示单元，所述数据显示单元通过接入网络与所述会议室管理端进行通信。所述会议室管理端还可以被配置为：获取所述会议室预订请求中会议室使用信息，将会议室使用信息发送至数据显示单元。所述数据显示单元被配置为显示所述会议室使用信息。在实际应用中，所述数据显示单元可以是放置在会议室外的液晶显示屏，用户可以通过液晶显示屏获知某一会议室的当前状态，是否有会议进行中，会议开始时间，会议结束时间等。
所述会议室管理系统还可以包括会议室终端，所述会议室终端可以包括投影仪、投影仪幕布、麦克风、门禁、窗帘、空调、声音采集模块等。所述会议室终端就是设置于会议室中的设备，是会议进行时的必需品，或者是提升会议室使用舒适度的工具。
在实际应用中，不同会议室具有不同的会议室终端，因此，需要对所述会议室与所述会议室终端之间建立从属关系，确定每个会议室所包括的会议室终端有哪些。例如，会议室101的会议室终端为T101，会议室101的投影仪为T101-1，投影仪幕布为T101-2，麦克风为T101-3，门禁为T101-4，窗帘为T101-5，空调为T101-6，声音采集模块为T101-7。会议室201的会议室终端为T201，会议室201的投影仪为T201-1，投影仪幕布为T201-2，麦克风为T201-3，门禁为T201-4，窗帘为T201-5，空调为T201-6，声音采集模块为T201-7。所述会议室管理端还可以被配置为存储所述从属关系。建立并存储从属关系方便了会议室管理端对会议室终端的控制，增加了控制的准确度，提高了会议室管理系统的工作效率。为了使用户能够得知某一会议室的会议室终端的当前状态，所述会议室管理端还可以被配置为，判断某一会议室的会议室终端能否正常工作，将判断结果反馈给所述客户端。
所述会议室管理端还可以被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，即会议开始进行时，打开所述投影仪，展开所述投影仪幕布，打开所述麦克风，打开所述门禁，关闭所述窗帘。在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，即会议结束时，关闭所述投影仪，升起所述投影仪幕布，关闭所述麦克风，关闭所述门禁，打开所述窗帘，关闭所述空调。所述投影仪是将图像或视频投射到幕布上的设备，所述投影仪幕布是配合投影仪使用的工具。所述麦克风能够放大声音。所述门禁能够在会议进行时使会议室处于关闭的状态，避免会议被打扰。所述窗帘能够使得投影仪的工作效果更佳。所述空调能够调节室内温湿度。
在实际应用中，不同厂商提供的产品往往具有不同的通信协议和通信端口，换言之，所述会议室终端所包括的设备具有不同的通信协议和通信端口，会议室管理端不能统一调度具有不同通信协议和通信端口的设备，因此，为了实现会议室管理端对所述会议室终端的控制，所述会议室管理端还可以被配置为提供一个公共通信端口。通过公共通信端口，可以保证所述会议室管理端与所述会议室终端顺利通信。
所述会议室管理端还可以被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，即会议开始进行时，启动所述声音采集模块使其开始录音。在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，即会议结束时，关闭所述声音采集模块使其结束录音。所述会议室管理端还被配置为：存储所述声音采集模块的录音，并将存储的录音生成会议记录。所述声音采集模块能够在会议进行时采集会议室内的声音，所述会议室管理端存储所述声音采集模块采集的录音生成会议记录，可以方便参会人员在会议结束后查看。
所述会议室管理端还可以被配置为发送会议记录至所述客户端。所述客户端还可以被配置为接收所述会议记录并生成待查看通知，告知参会人员会议记录已可以查看。所述客户端也可以被配置为接收所述会议记录供参会人员主动获取。
在实际应用中，还可以在所述会议室终端中增加手机信号屏蔽模块，手机信号屏蔽模块能够屏蔽会议室内的手机信号，使得处于会议室内的手机无法正常使用。手机信号屏蔽模块在工作过程中以一定的速度从前向信道的低端频率向高端扫描。该扫描速度可以在手机接收报文信号中形成乱码干扰，手机不能检测出从基站发出的正常数据，使手机不能与基站建立联接。手机表现为搜索网络、手机无信号、无服务系统等现象。所述会议室管理端还可以被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，即会议开始进行时，启动所述手机信号屏蔽模块。在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，即会议结束时，关闭所述手机信号屏蔽模块。
所述会议室管理系统还可以包括电源模块，所述电源模块能够为所述会议室终端提供电源，使得所述会议室终端能够正常工作。
参见图2，为本申请一种会议室管理方法的流程示意图。所述会议室管理方法能够配合会议室管理系统使用，所述会议室管理系统包括会议室管理端和多个客户端，所述会议室管理端存储有会议室信息，所述会议室管理端与所述客户端通过接入网络进行通信。所述会议室管理方法包括：
接收会议室预约请求，将所述会议室预约请求与会议室信息进行对比，生成可预订时间列表；根据可预订时间列表生成会议室预订请求，所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称；根据所述会议室使用信息和指定参会的客户端名称生成参会通知；找到与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端，并向其发送参会通知。
由以上技术方案可知，本申请提供的会议室管理系统及方法，可用于会议室的管理调度，以及会议室内设备的统一调控。所述会议室管理系统包括会议室管理端和多个客户端，所述会议室管理端存储有会议室信息，所述会议室管理端与所述客户端通过接入网络进行通信。所述客户端被配置为向所述会议室管理端发送会议室预约请求，所述会议室管理端被配置为根据接收到的会议室预约请求生成可预订时间列表反馈给所述发送会议室预约请求的客户端；所述客户端还被配置为向所述会议室管理端发送会议室预订请求，所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称，所述会议室管理端还被配置为向客户端发送参会通知。所述会议室管理系统还包括数据显示单元，所述数据显示单元被配置为显示所述会议室使用信息。所述会议室管理端还被配置为控制会议室终端。本申请提供的会议室管理系统能够实现会议室的管理调度，还可以控制会议室终端，具有使用快捷、功能多的优点。
本申请提供的实施例之间的相似部分相互参见即可，以上提供的具体实施方式只是本申请总的构思下的几个示例，并不构成本申请保护范围的限定。对于本领域的技术人员而言，在不付出创造性劳动的前提下依据本申请方案所扩展出的任何其他实施方式都属于本申请的保护范围。

Claims (10)

1.一种会议室管理系统，包括：
会议室管理端和多个客户端，所述会议室管理端存储有会议室信息，所述会议室管理端与所述客户端通过接入网络进行通信；
所述客户端被配置为向所述会议室管理端发送会议室预约请求；
所述会议室管理端被配置为将接收到的会议室预约请求与所述会议室信息进行对比，生成可预订时间列表反馈给发送会议室预约请求的客户端；
发送会议室预约请求的客户端还被配置为：在接收到可预订时间列表后，向所述会议室管理端发送会议室预订请求；所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称；
会议室管理端还被配置为：接收会议室预订请求，获取所述会议室预订请求中的会议室使用信息和指定参会的客户端名称，生成参会通知；以及获取与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端，并向其发送所述参会通知。
2.根据权利要求1所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室信息包括会议室编号、会议室容纳量、会议室可用时间段。
3.根据权利要求1所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理系统还包括数据显示单元，所述数据显示单元通过接入网络与所述会议室管理端进行通信；所述会议室管理端被配置为：获取所述会议室预订请求中会议室使用信息，将会议室使用信息发送至数据显示单元；所述数据显示单元被配置为显示所述会议室使用信息；所述会议室使用信息包括会议室编号、会议开始时间、会议结束时间。
4.根据权利要求3所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理系统还包括会议室终端，所述会议室终端包括投影仪、投影仪幕布、麦克风、门禁、窗帘、空调、声音采集模块。
5.根据权利要求4所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理端被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，打开所述投影仪，展开所述投影仪幕布，打开所述麦克风、打开所述门禁，关闭所述窗帘，打开所述空调。
6.根据权利要求5所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，关闭所述投影仪，升起所述投影仪幕布，关闭所述麦克风，关闭所述门禁，打开所述窗帘，关闭所述空调。
7.根据权利要求4所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议开始时间时，启动所述声音采集模块使其开始录音。
8.根据权利要求7所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理端还被配置为：在时间到达所述会议室使用信息中的会议结束时间时，关闭所述声音采集模块使其结束录音。
9.根据权利要求7所述的会议室管理系统，其特征在于，所述会议室管理端还被配置为：存储所述声音采集模块的录音，并根据所述录音生成会议记录。
10.一种会议室管理方法，其特征在于，包括：
接收会议室预约请求，将所述会议室预约请求与会议室信息进行对比，生成可预订时间列表；
根据可预订时间列表生成会议室预订请求，所述会议室预订请求包括会议室使用信息和指定参会的客户端名称；
根据所述会议室使用信息和指定参会的客户端名称生成参会通知；
找到与所述指定参会的客户端名称相对应的客户端并向其发送参会通知。
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