CN111383001A - 一种电子公文签批管理系统及方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种电子公文签批管理系统及方法，涉及计算机网络技术领域，在用户发起公文审批申请后，审批人使用手持电子签批设备在有线网络状态下接受电子公文，然后进行手写签批操作(支持设备在离线状态下进行)，签批完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存，并在连接有线网络后将电子公文上传，确保审批流程的顺利进行。本发明将在线数据同步和在线签批、离线签批结合起来，有效解决了现有技术中对信息安全有要求的企业单位无法使用现有在线签批方式的问题。

Description

一种电子公文签批管理系统及方法
技术领域
本发明涉及计算机网络技术领域，特别是涉及一种电子公文签批管理系统及方法。
背景技术
随着信息化建设的不断深化，各企业单位的办公业务逐步向办公自动化方向发展。办公自动化系统中电子公文是其重要的组成部分，对于电子公文的模板管理、在线拟制，在线签批和离线签批是电子公文管理的重要关注点。
现有的电子公文多采用在线签批的方式进行管理，例如签批终端处在Wifi/3G/4G等无线网络状态下时进行签批操作，并在线完成公文签批的整个操作流程。这样虽然能够满足移动签批的需求，但是对于一些对信息安全要求很高的企业单位，任何终端都不允许连接无线网络，这就导致现有的在线签批管理方式无法满足使用要求。
发明内容
本发明实施例提供了一种电子公文签批管理系统及方法，采用在线和离线相结合的方式对公文签批进行管理，可以解决现有技术中存在的问题。
本发明提供了一种电子公文签批管理系统，包括电子公文服务器、数据库服务器、对象存储服务器和手持电子签批设备；
所述电子公文服务器中具有电子公文系统，所述手持电子签批设备上具有电子公文签批APP，所述电子公文服务器用户按照用户的选择从所述对象存储服务器中获取电子公文模板文件，所述数据库服务器用于根据电子公文模板文件以及用户输入的签批信息生成电子公文并采用水印系统对电子公文进行加密；
所述电子公文系统用于将Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人；
当审批人使用的手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP后，所述手持电子签批设备获取电子公文的文件并提醒审批人；
在确定处在离线状态时，所述电子公文签批APP响应审批人的操作打开电子公文，并根据审批人的输入完成手写签批操作，手写签批操作完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存；当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
本发明还提供了一种电子公文签批管理方法，包括以下步骤：
获取电子公文模板文件，根据电子公文模板文件以及用户输入的签批信息生成电子公文；
对电子公文采用水印系统进行加密，按照用户选择的审批人发起公文审批申请；
将Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人；
当审批人使用的手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP后，手持电子签批设备获取电子公文的文件并提醒审批人；
在确定手持电子签批设备处在离线状态时，电子公文签批APP响应审批人的操作打开电子公文，并根据审批人的输入完成手写签批操作，手写签批操作完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存，当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
本发明中的一种电子公文签批管理系统及方法，在用户发起公文审批申请后，审批人使用手持电子签批设备在有线网络状态下接受电子公文，然后在离线/在线状态下进行手写签批操作，签批完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存，并在连接有线网络后将电子公文上传，确保审批流程的顺利进行。本发明将在线数据同步和在线签批、离线签批结合起来，有效解决了现有技术中对信息安全有要求的企业单位无法使用现有在线签批方式的问题。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为本发明提供的电子公文签批管理系统的功能模块图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
参照图1，本发明提供了一种电子公文签批管理系统，该系统包括电子公文服务器、数据库服务器、对象存储服务器、手持电子签批设备、个人PC(Personal Computer，个人计算机)和手写签批板，下面结合电子公文的审批流程对上述模块的功能进行详细说明。
用户在所述个人PC上通过浏览器登录所述电子公文服务器中的电子公文系统，按照需要选择电子公文模板后所述电子公文服务器在所述对象存储服务器中获取与用户选择的电子公文模板对应的电子公文模板文件，然后将获取的电子公文模板文件连同用户输入的签批信息发送至数据库服务器，所述数据库服务器根据接收的电子公文模板文件和签批信息生成电子公文。
在本实施例中，所述电子公文系统支持在当前主流浏览器(谷歌、火狐、IE Edge、IE 10以上等)上以网页形式登录和使用。所述对象存储服务器中存储的电子公文模板文件均为Office格式的模板。
在生成电子公文后，所述数据库服务器对所述电子公文采用水印系统进行加密，然后将加密的电子公文发送至电子公文服务器并按照用户选择的审批人(和审批代理人)向所述电子公文服务器中的电子公文系统发起公文审批申请，同时所述数据库服务器也将加密后的电子公文上传至对象存储服务器进行保存。
所述电子公文系统收到公文审批申请后，将接收到的Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人，并向审批人发送提醒通知。在审批流程中选择了审批代理人时所述电子公文系统也将PDF文件和提醒通知抄送给审批代理人。
当审批人使用个人PC通过浏览器登录电子公文系统后，所述电子公文系统向审批人显示提醒通知，然后响应审批人的操作打开电子公文。审批人在手写签批板在电子公文上完成手写签批，手写签批在电子公文上的文字大小和位置均可由审批人自行调整，调整结束后由所述对象存储服务器对电子公文进行保存，此后手写签批的内容将不可更改。
审批人的手写签批完成后，所述数据库服务器和对象存储服务器同时将签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名均进行保存，以对手写签批的全过程进行记录。在当前审批人完成签批后，所述电子公文系统按照审批流程进入下一个审批人的签批流程，该流程与上述的流程相同，直到最后一个审批人完成签批，审批流程结束。
当审批人使用手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP时，所述手持电子签批设备采用指纹/人脸识别的方式对审批人的身份进行鉴别，验证通过后登录电子公文签批APP。登录所述电子公文签批APP后所述手持电子签批设备自动检测网络连接状态，处在连接状态时自动从所述电子公文服务器同步信息，如果存在待签批的电子公文则自动获取电子公文的文件并提醒审批人。
所述电子公文签批APP确定手持电子签批设备处在离线状态时，响应审批人的操作打开电子公文后，审批人进行手写签批操作，手写签批在电子公文上的文字大小和位置均可由审批人自行调整，调整结束后由所述手持电子签批设备对电子公文进行保存，此后手写签批的内容将不可更改，同时签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名均保存在所述手持电子签批设备的本地数据库中。当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文、签批后电子公文的数字签名上传至数据库服务器和对象存储服务器，以对手写签批的全过程进行记录。
当审批代理人使用个人PC通过浏览器登录所述电子公文系统时，将收到所述提醒通知，此时审批代理人可以使用手持电子签批设备在有线网络状态下登录所述电子公文签批APP，应理解需要通过人脸/指纹验证才能完成登录操作。所述手持电子签批设备确定网络连接正常后，自动将待审批的电子公文同步至手持电子签批设备，并提醒审批代理人尽快将电子公文交由审批人进行签批。
审批代理人将手持电子签批设备断开网络连接后将其交由审批人进行手写签批，审批人完成手写签批并在手持电子签批设备上点击确定签批按键时，所述手持电子签批设备对审批人进行人脸/指纹验证，验证通过后所述手持电子签批设备将手写签批后的电子公文进行保存。同时所述手持电子签批设备也将签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名保存在本地数据库中，当审批代理人将手持电子签批设备连接有线网络后，所述手持电子签批设备自动将保存的电子公文、签批后电子公文的数字签名上传至数据库服务器和对象存储服务器，以对手写签批的全过程进行记录。
基于相同的发明构思，本发明还提供了一种电子公文签批管理方法，该方法基于上述系统实施，重复之处不再赘述。所述方法主要包括以下步骤：
获取电子公文模板文件，根据电子公文模板文件以及用户输入的签批信息生成电子公文；
对电子公文采用水印系统进行加密，按照用户选择的审批人发起公文审批申请；
将Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人；
当审批人使用的手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP后，手持电子签批设备获取电子公文的文件并提醒审批人；
在确定处在离线状态时，电子公文签批APP响应审批人的操作打开电子公文，并根据审批人的输入完成手写签批操作，手写签批操作完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存。当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
显然，本领域的技术人员可以对本发明进行各种改动和变型而不脱离本发明的精神和范围。这样，倘若本发明的这些修改和变型属于本发明权利要求及其等同技术的范围之内，则本发明也意图包含这些改动和变型在内。

Claims (10)

1.一种电子公文签批管理系统，其特征在于，包括电子公文服务器、数据库服务器、对象存储服务器和手持电子签批设备；
所述电子公文服务器中具有电子公文系统，所述手持电子签批设备上具有电子公文签批APP，所述电子公文服务器用户按照用户的选择从所述对象存储服务器中获取电子公文模板文件，所述数据库服务器用于根据电子公文模板文件以及用户输入的签批信息生成电子公文并采用水印系统对电子公文进行加密；
所述电子公文系统用于将Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人；
当审批人使用的手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP后，所述手持电子签批设备获取电子公文的文件并提醒审批人；
在确定处在离线状态时，所述电子公文签批APP响应审批人的操作打开电子公文，并根据审批人的输入完成手写签批操作，手写签批操作完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存；当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
2.如权利要求1所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，还包括个人PC和手写签批板，当审批人使用个人PC通过浏览器登录电子公文系统后，所述电子公文系统响应审批人的操作打开电子公文；
在审批人通过手写签批板在电子公文上完成手写签批后，所述对象存储服务器对电子公文进行保存。
3.如权利要求2所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，在手写签批完成后，所述数据库服务器和对象存储服务器将签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名均进行保存。
4.如权利要求1所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，在审批人通过手持电子签批设备登录电子公文签批APP时，所述手持电子签批设备采用指纹或人脸识别的方式对审批人的身份进行鉴别，验证通过后登录电子公文签批APP。
5.如权利要求1所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，手写签批操作完成后，签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名均保存在所述手持电子签批设备的本地数据库中，当确定处在有线网络连接状态时，所述手持电子签批设备还将保存的签批后电子公文的数字签名上传至数据库服务器和对象存储服务器。
6.如权利要求1所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，当所述审批流程中存在审批代理人时，所述电子公文系统将电子公文抄送给审批代理人；
当审批代理人使用手持电子签批设备在有线网络状态下登录所述电子公文签批APP后，所述手持电子签批设备将待审批的电子公文同步至本地数据库，并提醒审批代理人将电子公文交由审批人进行签批；
在审批人完成手写签批并在手持电子签批设备上点击确定签批按键时，所述手持电子签批设备对审批人进行身份验证，验证通过后所述手持电子签批设备将手写签批后的电子公文进行保存，当所述手持电子签批设备连接有线网络后，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
7.如权利要求6所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，在审批人完成手写签批并通过身份验证后，所述手持电子签批设备将签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名保存在本地数据库中，当手持电子签批设备连接有线网络后，自动将保存的签批后电子公文的数字签名上传至数据库服务器和对象存储服务器。
8.一种电子公文签批管理方法，其特征在于，包括以下步骤：
获取电子公文模板文件，根据电子公文模板文件以及用户输入的签批信息生成电子公文；
对电子公文采用水印系统进行加密，按照用户选择的审批人发起公文审批申请；
将Office格式的电子公文转换为PDF格式的文件，然后根据审批流程将PDF文件发送给审批人；
当审批人使用的手持电子签批设备在有线网络环境下登录电子公文签批APP后，手持电子签批设备获取电子公文的文件并提醒审批人；
在确定处在离线状态时，电子公文签批APP响应审批人的操作打开电子公文，并根据审批人的输入完成手写签批操作，手写签批操作完成后手持电子签批设备对电子公文进行保存，当所述电子公文签批APP检测到手持电子签批设备处在有线网络连接状态时，自动将保存的电子公文上传至数据库服务器和对象存储服务器。
9.如权利要求8所述的电子公文签批管理方法，其特征在于，在审批人通过手持电子签批设备登录电子公文签批APP时，所述手持电子签批设备采用指纹或人脸识别的方式对审批人的身份进行鉴别，验证通过后登录电子公文签批APP。
10.如权利要求8所述的电子公文签批管理系统，其特征在于，手写签批操作完成后，签批操作的时间、签批后电子公文的数字签名均保存在所述手持电子签批设备的本地数据库中，当确定处在有线网络连接状态时，所述手持电子签批设备还将保存的签批后电子公文的数字签名上传至数据库服务器和对象存储服务器。
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