CN110046978A

CN110046978A - 智能报销方法

Info

Publication number: CN110046978A
Application number: CN201910207659.7A
Authority: CN
Inventors: 段蕴姗; 李孝军; 阮犇犇; 王政; 姜健生; 许东
Original assignee: University of Shanghai for Science and Technology
Current assignee: University of Shanghai for Science and Technology
Priority date: 2019-03-19
Filing date: 2019-03-19
Publication date: 2019-07-23

Abstract

本发明涉及一种智能报销方法。本方法的具体功能实现如下：首先是，Python库PDFminer解析PDF文件和百度OCR技术解析JPG文件，得到发票上的文字数据。其次，利用中文信息抽取算法，对日期，金额，品名等信息进行提取，将数据结构化。再次，将哈工大的LTP（语言技术平台云）开放的源代码部分，嵌入了程序中。进行中文分词。最后，利用词匹配法，定义了可扩充字典，对于无法识别的品名，进行人工录入。整体思路是将非结构化的数据结构化，再对结构化数据进行归类处理，生成记账凭证。本方法可应用于高校和大型企业财务部门的报销领域，解决报销繁琐、效率不高的问题，减少财务人员的核算、制作记账凭证的过程，提高工作效率、节省财务成本。

Description

智能报销方法

技术领域

本发明应用于企业、高校财务部门的报销领域。具体涉及一种智能报销方法，自动进行会计分录的书写，提高会计记账效率。

背景技术

技术环境：

随着智能手机的普及和网络通讯技术的不断发展，互联网技术、计算机技术、人工智能技术在不断发展。就人工智能技术而言，虽然目前强人工智能，即具有真正思维的智能机器研究，并未实现巨大突破，但是主流研究的弱人工智能如语音识别、图像处理和物体分割、机器翻译，分词技术和文本自动归类技术（本企业主要技术）等,已经取得了显著进步。

经济环境：

以人工智能的经济发展为例，中国人工智能市场规模及预测和全球 AI 市场年度融资情况都呈现逐年上升趋势。

行业背景：

一，人数。根据财政部官网数据，我国有1900万会计从业人员，且全国会计人员的数量正在持续增长。但是注册会计师，会计教育科研人才较少，截至2015年底中注协共有注册会计师101376人。由此可见，会计行业专家少而普通从业人员众多。

二，工作性质。我国目前会计人员偏重于核算, 擅长财务管理的人才少。会计核算可用会计准则、会计制度来约束, 可以使用一套计算机规则进行代替，而财务管理涉及到资本的运作, 涉及的要素很多，计算机很难使用一套固定的规则。

鉴于这两点特征，可以得到结论：

一，会计行业从事机械、重复工作的普通从业人员众多，这说明如果可以设计出一套智能记账方法就可以大量减少这类从业人员，产生巨大经济效益和社会效益，把巨大的生产力投入到其他行业之中。

二，高端的会计人才会参与公司的财务管理、投资等活动中，较难代替，但是会计核算是根据一套固定准则来约束的，比较容易使用一套具体的会计准则进行代替，所以发票智能报销方法是可行的。

三，全国目前注册的企业超过2100万家，中型企业在300万左右，企业消费达到2万亿量级，这是一个巨大的市场。

目前，市场上有较多财务机器人和自动报销系统，但是大多把重点放在对大量数据进行计算、核对、验证、判断审核和系统数据的录入，应用于销售至收款、采购至应付、资金结算流程，或者是和一些国内差旅平台对接，实现公司差旅消费和管理的“透明化”，帮助管理者进行现金流管控。但是并没有对会计记账方面进行自动化、智能化。会计人员还是有比较繁杂的记账工作。

发明内容

本发明依据高校现行的报销流程和报销平台提供了一种智能报销方法，解决高校财务人员繁琐的会计记账即制作记账凭证的问题。

为达到上述目的，本发明采用下述技术方案：

一种智能报销方法，其特征在于：采用电脑按设定的逻辑算法进行实现，操作步骤如下：

1)、申请报销人登录我们的智能报销系统网站并且选择与报销相关的预算卡：预算卡对应你所申请的项目；由Python库PDFminer解析PDF文件和百度OCR技术解析JPG文件，得到发票上的文字数据。

2)、用中文信息抽取算法，对日期、金额、品名信息进行提取，将数据结构化；将电子发票或者纸质发票的扫描件上传至系统，如果字迹模糊不清，无法识别成功则需要手动输入品名和金额；上传后，相关发票信息会传入后台数据库中进行比对；

3)、将哈工大的LTP开发的源代码部分嵌入程序中，进行中文分词；为了提高书籍的识别率，也与电商网站进行了关联，使用相关标签去确认一个品名是否是书籍；如果是一些化学生物材料的报销，使用了分词技术，和后台数据库进行匹配，记入相关会计科目；如果没有，那么由会计人员手动输入相关品名，扩充数据库；

4)、利用词匹配法、定义可扩充字典，对于无法识别的品名，进行人工录入；通过品名比对确认报销物品所属的会计科目，最终完成记账凭证的制作；同时，提取发票日期，因为一般企业对于发票报销的期限有所规定，如果在规定的时间之前，将拒接报销，体现合规性；

整个流程实现数据电子化，管理人员可实时查看报销申请人的报销进展和资金的流向，加强内部控制和风险管理。

进一步，可实现：

增值税专用发票、增值税普通发票和电子发票的报销记账智能化；针对有预算卡的高校和企业，通过逻辑算法，使不懂得财会知识的老师或者员工通过登录本系统，上传电子发票或扫描纸质发票即可完成报销；由本系统自动进行发票的信息提取，如品名、税号、金额、日期关键信息，对品名进行分词，并且由所建立的可编辑字典/品名数据库进行科目归类；对于识别正确，品名和字典相同的发票且金额、日期符合报销规则，则自动生成记账凭证；减少大学和企业报销环节出现的不规范和返工的低效现象和登记入账繁琐的现实问题，提高财务部门的效率，降低成本。

可学习，准确率可提升；建立了品名字典，并和相关科目相对应，如果报销的原始凭证品名并没有收纳进字典，将不能通过规范审核，经过专门的管理员审核，管理员如果审核通过则将该品名放入字典的相关类别，使字典更完善，准确率更高。

这是一个具有报销和编制记账凭证功能的财务系统，其特征在于批量处理效率高，本系统调用哈工大LTP进行品名分词，品名分词将看似不同的品名进行分词，准确归类，如“褐色的种子”、“XX牌的种子”，分词之后都认为是种子，降低出错率并大大减少品名匹配的时间。

书名归类时与各大网店进行链接，发现其标签为图书，之后进行自动归类，提高归类的准确率。

制定了一套报销规则，可提取时间，并以相应的时间节点进行对比，从而判断发票是否可以报销，减少财务人员返工的可能性。

可让并不懂财务知识的员工上传发票之后即完成报销，本系统自动生成记账凭证，生成借贷关系，简化财务人员的工作。

可保留对于大学和企业人员的报销记录，方便管理层进行查看和分析，降低内部风险。

本发明与现有技术相比较，具有如下显而易见的突出实质性特点和显著技术进步：

本发明整体思路是将非结构化的数据结构化，再对结构化数据进行归类处理，生成记账凭证。本方法可应用于高校和大型企业财务部门的报销领域，解决报销繁琐、效率不高的问题，减少财务人员的核算、制作记账凭证的过程，提高工作效率，节省财务成本。

附图说明

图1是本发明的具体算法实现的逻辑图；

图2是本发明网站的登录界面图；

图3是本发明网站的报销界面图；

图4是本发明网站的记账界面图；

图5是本发明的技术结构图。

具体实施方式

本发明的优选实施例结合附图详述如下：

实施例一：参见图1-图5，本智能报销方法特征在于：采用电脑按设定的逻辑算法进行实现，操作步骤如下：

实施例二：本实施例与实施例一基本相同，特别之处如下：

可实现增值税专用发票、增值税普通发票和电子发票的报销记账智能化；针对有预算卡的高校和企业，通过逻辑算法，使不懂得财会知识的老师或者员工通过登录本系统，上传电子发票或扫描纸质发票即可完成报销；由本系统自动进行发票的信息提取，如品名、税号、金额、日期关键信息，对品名进行分词，并且由所建立的可编辑字典/品名数据库进行科目归类；对于识别正确，品名和字典相同的发票且金额、日期符合报销规则，则自动生成记账凭证；减少大学和企业报销环节出现的不规范和返工的低效现象和登记入账繁琐的现实问题，提高财务部门的效率，降低成本。

实施例三：本实施例的实现原理和逻辑见图1，技术的结构图见图5，用户的使用界面见图2,3,4。

主要实现逻辑是将发票上的文本变成结构化数据，然后处理结构化数据，进而转成记账凭证。

第一步，选择对应的项目预算卡（比如差旅、招待、会议等等不同项目），并上传发票。

第二步，需要解析发票文件。电子发票为PDF格式，利用Python库PDFminer解析PDF文件，得到发票上所有的文字。纸质发票扫描后保存为jpg文件，用百度OCR技术得到发票上的文字。进行发票的成功识别。如果不能识别就要进行手动输入。

第三步，要进行中文信息抽取。发票上有很多无用信息，需要利用中文信息抽取算法，对日期，金额，品名等信息进行提取，将数据结构化。把品名和预算卡类型传入后台。

第四步，处理品名。品名千差万别，种类繁多，不可能穷举出来，因此需要将品名进行分词，获取关键词（词根）。中文分词目前已经发展的比较成熟，LTP是哈工大历时十年，并且仍在不断改进的一整套中文系然语言处理系统，对开发者开放源代码，因此我们将哈工大语言云的代码嵌入了自己的程序中。

第五步，文本自动分类。核心技术是词匹配法，在此基础上我们进行了改进，通过分词得到词根，再进行匹配。并且定义了可扩充字典，对于无法识别的品名，可进行人工录入。

如果是对于图书报销的分类，要多加一步，因为图书类目过多，且书名可以是任何文字组合，无法进行命名实体识别。通过链接电商网站判断品名是否是书名，可以解决这一问题。

而智能报销系统与用户之间是通过网站实现交互。网站分为登录界面，报销界面和记账界面。在登录界面（图2），报销申请人需要输入自己的个人信息并且登录网站，而在报销界面（图3），申请人需要选择是哪一个项目和上传消费时产生的发票（PDF或扫描版本）并提交到财务部门处，通过后台人工智能技术的运用，建立结构化的数据，并使用建立好的字典库，自动生成记账凭证，得到记账界面（图4），而财务人员只需进行必要的核对即可。且整个流程实现数据电子化，管理人员可以实时查看报销申请人的报销进展和资金的流向，加强内部控制和风险管理。

Claims

1.一种智能报销方法，其特征在于：采用电脑按设定的逻辑算法进行实现，操作步骤如下：

1)、申请报销人登录我们的智能报销系统网站并且选择与报销相关的预算卡：预算卡对应你所申请的项目；由Python库PDFminer解析PDF文件和百度OCR技术解析JPG文件，得到发票上的文字数据；

2.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：可实现增值税专用发票、增值税普通发票和电子发票的报销记账智能化；针对有预算卡的高校和企业，通过逻辑算法，使不懂得财会知识的老师或者员工通过登录本系统，上传电子发票或扫描纸质发票即可完成报销；由本系统自动进行发票的信息提取，如品名、税号、金额、日期关键信息，对品名进行分词，并且由所建立的可编辑字典/品名数据库进行科目归类；对于识别正确，品名和字典相同的发票且金额、日期符合报销规则，则自动生成记账凭证；减少大学和企业报销环节出现的不规范和返工的低效现象和登记入账繁琐的现实问题，提高财务部门的效率，降低成本。

3.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：可学习，准确率可提升；建立了品名字典，并和相关科目相对应，如果报销的原始凭证品名并没有收纳进字典，将不能通过规范审核，经过专门的管理员审核，管理员如果审核通过则将该品名放入字典的相关类别，使字典更完善，准确率更高。

4.根据权利要求1所述，这是一个具有报销和编制记账凭证功能的财务系统，其特征在于批量处理效率高，本系统调用哈工大LTP进行品名分词，品名分词将看似不同的品名进行分词，准确归类，如“褐色的种子”、“XX牌的种子”，分词之后都认为是种子，降低出错率并大大减少品名匹配的时间。

5.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：书名归类时与各大网店进行链接，发现其标签为图书，之后进行自动归类，提高归类的准确率。

6.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：制定了一套报销规则，可提取时间，并以相应的时间节点进行对比，从而判断发票是否可以报销，减少财务人员返工的可能性。

7.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：可让并不懂财务知识的员工上传发票之后即完成报销，本系统自动生成记账凭证，生成借贷关系，简化财务人员的工作。

8.根据权利要求1所述，智能报销方法其特征在于：可保留对于大学和企业人员的报销记录，方便管理层进行查看和分析，降低内部风险。