CN109635262A - 标书自动生成管理方法及系统 - Google Patents

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    • G06Q30/06—Buying, selling or leasing transactions
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Abstract

本发明公开了标书自动生成管理方法及系统，(1)标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案；(2)固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率。本发明在对使用人员要求不高的情况下，输出统一、标准、高质量的技术标书，提高了投标的竞争力。

Description

标书自动生成管理方法及系统
技术领域
本发明涉及标书制作技术领域，尤其涉及标书自动生成管理方法及系统。
背景技术
投标书(bidding documents)是指投标单位按照招标书的条件和要求，向招标单位提交的报价并填具标单的文书。它要求密封后邮寄或派专人送到招标单位，故又称标函。它是投标单位在充分领会招标文件，进行现场实地考察和调查的基础上所编制的投标文书，是对招标公告提出的要求的响应和承诺，并同时提出具体的标价及有关事项来竞争中标。
投标书是招标工作时甲乙双方都要承认遵守的具有法律效应的文件，因此逻辑性要强，不能前后矛盾，模棱两可，用语要精练，要简短，对政策法规的准确理解与执行，有利于标书制作者剔除歧视性条款，是对甲方(采购方或发包工程方)“出钱想买什么就买什么”传统观念的强力阻击。
由于标书的内容较多，结构复杂，且标书的质量直接影响企业市场竞争力，传统方法制作的标书效率低，容易出错，总体质量差，影响企业市场竞争力，为此，我们提出标书自动生成管理方法及系统。
发明内容
基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了标书自动生成管理方法及系统，具有自动生成标书，提高标书质量，提升企业市场竞争力的特点，解决了传统方法制作标书效率低，标书容易出错，总体质量差，影响企业市场竞争力的问题。
本发明提供如下技术方案：标书自动生成管理方法，包括如下步骤：
(1)标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案；
(2)固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率；
(3)标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；
(4)素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；
(5)根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
优选的，所述步骤(1)中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材。
优选的，所述步骤(2)中章节内容里相对固定的内容项，采用变量来取代，到输出标书的时，集中设置替换。
优选的，所述步骤(3)中模板选择界面包括两部分，左边是模板列表，右边是指定模板的目录组合结构。
优选的，所述步骤(5)中在生成标书时，首先选择事先定义好目录结构的模板，然后系统根据模板对应的目录结构生成标书的原型。
优选的，所述步骤(5)的标书编辑页面中，左边是标书的目录结构，如同word的目录结构一样，目录结构能够做删减及增加，右边是对应章节的内容，内容的编辑工具是调用了word插件工具。
标书自动生成管理系统，包括：
标书文件标准化模块，用于拆分为多个独立的素材，同时固定内容使用变量参数化；
标书目录结构模板化模块，将标书素材的组合结构做成可定义的模板，使用模板生成标书；
标书生成模块，在生成标书过程中，标书对应的素材内容、目录结构可以修改保存；
数据库，将内容素材及目录模板进行保存，及时共享，集中管理；
word控件编辑模块，内容的编辑工具调用word插件工具，使用习惯与word完全一样，格式互相兼容。
优选的，所述word控件编辑模块与办公软件的word高度兼容，内容、表格、图片等格式与办公软件的使用习惯完全一致。
优选的，所述word控件编辑模块里编辑的所有内容和格式可以直接在word和标书系统之间互相复制粘贴。
优选的，所述标书生成模块生成的标书目录结构可以进行删减、增加及顺序的调整，顺序的调整只需要将章节拖放到相应的位置放下即可完成调整。
本发明提供了标书自动生成管理方法及系统，能够根据用户安装信息，计算未安装软件与用户已安装软件的关联值，并根据关联值向用户推荐为安装软件；从而根据用户电脑中软件安装环境实现智能化、个性化的软件安装推荐，使得向用户推荐的未安装软件能很好的符合不同用户的需求，公司的标书标准化、规范化梳理管理，有效的将公司历年来积累的技术标书经验进行积累及沉淀，形成有效的知识库；通过数据库对技术标书的知识库进行集中管理，便于统一维护及后续持续的完善管理，同时也形成有效共享，发挥知识经验的快速传播和使用；通过内容的标准化和结构化，大大降低了企业对高质量技术标书输出的人员要求，从而尽量地扩大应用范围，使得知识的转化得以落地；对于市场合同以招投标方式为主、多分支机构、地域分散的集团式的企业来说，应用效果尤为明显；不同分支机构都可以享用公司总部多年积累的技术投标经验，在对使用人员要求不高的情况下，输出统一、标准、高质量的技术标书，从而提高了投标的竞争力，从而提高企业获取合同的能力。
附图说明
图1为本发明方法流程图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
请参阅图1，本发明提供一种技术方案：标书自动生成管理方法，
(1)标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案；
(2)固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率；
(3)标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；
(4)素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；
(5)根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
标书自动生成管理系统，包括：
标书文件标准化模块，用于拆分为多个独立的素材，同时固定内容使用变量参数化；
标书目录结构模板化模块，将标书素材的组合结构做成可定义的模板，使用模板生成标书；
标书生成模块，在生成标书过程中，标书对应的素材内容、目录结构可以修改保存；
数据库，将内容素材及目录模板进行保存，及时共享，集中管理；
word控件编辑模块，内容的编辑工具调用word插件工具，使用习惯与word完全一样，格式互相兼容。word控件编辑模块与办公软件的word高度兼容，内容、表格、图片等格式与办公软件的使用习惯完全一致，word控件编辑模块里编辑的所有内容和格式可以直接在word和标书系统之间互相复制粘贴，标书生成模块生成的标书目录结构可以进行删减、增加及顺序的调整，顺序的调整只需要将章节拖放到相应的位置放下即可完成调整。
实施例一：
标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案；固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率；标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
实施例二：
标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案，其中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材；固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率，标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
实施例三：
标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案，其中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材；固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率，其中章节内容里相对固定的内容项，采用变量来取代，到输出标书的时，集中设置替换；标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
实施例四：
标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案，其中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材；固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率，其中章节内容里相对固定的内容项，采用变量来取代，到输出标书的时，集中设置替换；标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构，模板选择界面包括两部分，左边是模板列表，右边是指定模板的目录组合结构；素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
实施例五：
标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案，其中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材；固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率，其中章节内容里相对固定的内容项，采用变量来取代，到输出标书的时，集中设置替换；标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构，模板选择界面包括两部分，左边是模板列表，右边是指定模板的目录组合结构；素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书，在生成标书时，首先选择事先定义好目录结构的模板，然后系统根据模板对应的目录结构生成标书的原型，标书编辑页面中，左边是标书的目录结构，如同word的目录结构一样，目录结构能够做删减及增加，右边是对应章节的内容，内容的编辑工具是调用了word插件工具。
系统上线步骤：
1.公司技术标书提炼及整理；
2.内容拆分标准化素材化；
3.固定内容项的提取，并变量化参数化；
4.根据不同客户及市场需求，提炼出多种标书模板；
5.导入数据，人员操作培训；
6.直接上线使用。
本发明中，能够根据用户安装信息，计算未安装软件与用户已安装软件的关联值，并根据关联值向用户推荐为安装软件；从而根据用户电脑中软件安装环境实现智能化、个性化的软件安装推荐，使得向用户推荐的未安装软件能很好的符合不同用户的需求，公司的标书标准化、规范化梳理管理，有效的将公司历年来积累的技术标书经验进行积累及沉淀，形成有效的知识库；通过数据库对技术标书的知识库进行集中管理，便于统一维护及后续持续的完善管理，同时也形成有效共享，发挥知识经验的快速传播和使用；通过内容的标准化和结构化，大大降低了企业对高质量技术标书输出的人员要求，从而尽量地扩大应用范围，使得知识的转化得以落地；对于市场合同以招投标方式为主、多分支机构、地域分散的集团式的企业来说，应用效果尤为明显；不同分支机构都可以享用公司总部多年积累的技术投标经验，在对使用人员要求不高的情况下，输出统一、标准、高质量的技术标书，从而提高了投标的竞争力，从而提高企业获取合同的能力。
以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.标书自动生成管理方法，其特征在于：包括如下步骤：
(1)标书章节拆散并标准化管理：将标书的章节拆散保存，即将章节内容标准化，不同的章节当成独立的标准零件(素材)保存，便于后期将不同的章节标准内容自由灵活组合，从而根据不同客户要求输出不同的技术方案；
(2)固定项内容参数化：标书的内容中相对固定的内容项，比如项目名称、建设单位、客户名称、标书水印等内容，会因不同的情况而变化，这些相对固定的内容参数化，使得在标书输出的时候，减少内容“错串”现象导致输出的标书出现严重问题，同时也提高工作效率；
(3)标书目录结构模板化：将不同应用场景的标书结构保存为不同的组合，作为标准的模板供用户调用，模板的结构是不同的标准零件的组合，在标书生成的时候要选择的不同的模板，代表不同的目录结构；
(4)素材、模板通过数据库集中管理：内容素材及目录模板都使用集中的数据库进行保存管理，通过软件系统集中维护和统一调用，形成度共享分权的系统，达到集中、共享的目的；
(5)根据模板生成电子标书：生成标书的时候，系统根据选择的模板的目录结构，生成一份默认的标书，标书的结构生成之前进行结构的删减、顺序的调整、内容逐一确认编辑修改，修改好之后，保存到数据库中，以便生成标书时调用，生成标书的时候，系统将调整修改好的素材内容、目录结构、参数内容，自动生成完整标书。
2.根据权利要求1所述的标书自动生成管理方法，其特征在于：所述步骤(1)中的素材管理界面包括左右两部分，左边的树型结构是标书的目录结构，右边是标书某一章节的具体内容，形成标准化的素材。
3.根据权利要求1所述的标书自动生成管理方法，其特征在于：所述步骤(2)中章节内容里相对固定的内容项，采用变量来取代，到输出标书的时，集中设置替换。
4.根据权利要求1所述的标书自动生成管理方法，其特征在于：所述步骤(3)中模板选择界面包括两部分，左边是模板列表，右边是指定模板的目录组合结构。
5.根据权利要求1所述的标书自动生成管理方法，其特征在于：所述步骤(5)中在生成标书时，首先选择事先定义好目录结构的模板，然后系统根据模板对应的目录结构生成标书的原型。
6.根据权利要求1所述的标书自动生成管理方法，其特征在于：所述步骤(5)的标书编辑页面中，左边是标书的目录结构，如同word的目录结构一样，目录结构能够做删减及增加，右边是对应章节的内容，内容的编辑工具是调用了word插件工具。
7.标书自动生成管理系统，其特征在于：包括：
标书文件标准化模块，用于拆分为多个独立的素材，同时固定内容使用变量参数化；
标书目录结构模板化模块，将标书素材的组合结构做成可定义的模板，使用模板生成标书；
标书生成模块，在生成标书过程中，标书对应的素材内容、目录结构可以修改保存；
数据库，将内容素材及目录模板进行保存，及时共享，集中管理；
word控件编辑模块，内容的编辑工具调用word插件工具，使用习惯与word完全一样，格式互相兼容。
8.根据权利要求7所述的标书自动生成管理系统，其特征在于：所述word控件编辑模块与办公软件的word高度兼容，内容、表格、图片等格式与办公软件的使用习惯完全一致。
9.根据权利要求7所述的标书自动生成管理系统，其特征在于：所述word控件编辑模块里编辑的所有内容和格式可以直接在word和标书系统之间互相复制粘贴。
10.根据权利要求7所述的标书自动生成管理系统，其特征在于：所述标书生成模块生成的标书目录结构可以进行删减、增加及顺序的调整，顺序的调整只需要将章节拖放到相应的位置放下即可完成调整。
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