CN108090084A - 一种知识管理方法和系统 - Google Patents
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Abstract
一种知识管理方法和系统，方法包括：S1、获取邮箱系统同步的邮件；S2、基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理，针对重复的附件文件进入S6，针对非重复的附件文件进入S3；S3、基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识，如果获取到相似知识，则进入S5，否则进入S4；S4、创建知识时间树并记录知识创建信息并结束；S5、查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息并结束；S6、查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息。本发明知识收集准确且不存在遗漏情况；用知识时间树方式，效果直观，使知识和经验的利用最大化；进一步的，自动分类、索引、查找相似度，提高知识管理的效率。
Description
技术领域
本发明涉及信息处理技术领域，尤其涉及一种知识管理方法和系统。
背景技术
在信息时代里，知识已成为最主要的财富来源，而知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。在知识管理的操作过程中，涉及知识创建、分类、索引、检索(搜索)、分发以及重新使用某项知识的价值评估。在目前的技术条件下，个人知识管理可以充分利用各种随手可得的主流软硬件工具，结合使用其他方便的辅助小工具。比如：笔记本、Microsoft Word、维基Wiki、网络日志WebLog等。
目前，企业知识管理主要建立知识管理平台来进行知识管理，即：建立知识管理平台，设立知识管理人员(或组织)；知识管理人(或组织)通过人工途径(包括：文本、Word、Excel、PPT、邮件等)收集知识；知识管理人将知识录入到知识管理平台中，知识管理人对知识进行分类，并建立索引；普通用户可以登录知识管理平台，进行知识搜索、分发等；知识管理人对平台上重用的知识进行价值评估；
在现有的技术方案中，存在如下缺点：需要设立专门的知识管理人员(或组织)；需要知识管理人员通过人工途径收集知识；需要人工对知识进行分类，并人工设置索引。
发明内容
本发明要解决的技术问题在于，针对现有技术的上述缺陷，提供一种知识管理方法和系统。
本发明解决其技术问题所采用的技术方案是：构造一种知识管理方法，包括：
S1、获取邮箱系统同步的邮件；
S2、基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理，针对重复的附件文件进入步骤S6，针对非重复的附件文件进入步骤S3；
S3、基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识，如果获取到相似知识，则进入步骤S5，否则进入步骤S4；
S4、创建知识时间树并记录知识创建信息并结束；
S5、查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息并结束；
S6、查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息；
其中，知识时间树呈树状，以时间为维度通过分支形式记录知识创建信息、知识修改信息、知识转发信息。
在本发明所述的知识管理方法中，所述步骤S3具体包括：
S31、从附件文件中提取全文；
S32、采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
S33、采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
S34、采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
S35、如果获取到相似知识，则保存附件文件、索引、类别、相似信息并进入步骤S5，否则，保存附件文件、索引、类别并进入步骤S4。
在本发明所述的知识管理方法中，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。
在本发明所述的知识管理方法中，如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
在本发明所述的知识管理方法中，所述方法还包括：
S7、定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。
本发明还公开了一种知识管理系统，包括：
邮件解析模块，用于获取邮箱系统同步的邮件；
邮件附件去重模块，用于基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理；
非重复文件处理模块，基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识；
知识时间树模块，用于在非重复文件处理模块没有获取到相似知识时，创建知识时间树并记录知识创建信息；以及在非重复文件处理模块获取到相似知识时，查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息；以及针对重复的附件文件，查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息。
在本发明所述的知识管理系统中，所述非重复文件处理模块包括：
邮件正文提取模块，用于从附件文件中提取全文；
正文索引模块，用于采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
正文分类模块，用于采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
正文相似度比较模块，用于采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
保存模块，用于在正文相似度比较模块获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别、相似信息，以及在正文相似度比较模块没有获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别。
在本发明所述的知识管理系统中，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。
在本发明所述的知识管理系统中，如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
在本发明所述的知识管理系统中，所述知识管理系统还包括知识重用性评估模块，用于定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。
实施本发明的知识管理方法和系统，具有以下有益效果：本发明的系统自动从邮件中解析附件作为知识点，因此知识收集准确且不存在遗漏情况；用知识时间树方式，显示知识的创建、转发、修改信息，效果直观，使知识和经验的利用最大化；进一步的，系统采用自动分类、索引、查找相似度，简化知识的分类、索引等过程，提高知识管理的效率。
附图说明
下面将结合附图及实施例对本发明作进一步说明，附图中：
图1是本发明知识管理方法的流程图；
图2是知识时间树的结构图；
图3是本发明知识管理系统的结构框图。
具体实施方式
为了对本发明的技术特征、目的和效果有更加清楚的理解，现对照附图详细说明本发明的具体实施方式。
图1是本发明知识管理方法的流程图。
本发明的知识管理方法包括：
S1、获取邮箱系统同步的邮件；
具体的，用户发送邮件时，邮箱系统将邮件同步到知识管理系统。
S2、基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理，针对重复的附件文件进入步骤S6，针对非重复的附件文件进入步骤S3；
具体的，知识管理系统通过对附件文件的MD5和知识库中的知识的MD5的比较，实现查重。
本发明直接从邮件中解析附件作为知识，知识收集适用于面向企业的平台的软件，以及面向个人用户的桌面软件，知识收集的来源简单有效。
S3、基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识，如果获取到相似知识，则进入步骤S5，否则进入步骤S4；
一般可以设定一个相似度阈值，如果相似度在相似度阈值以上则认为是相似知识，如果低于相似度阈值则认为不是相似知识。例如，将相似度阈值设定为95％，则当全文与某知识A的相似度在95％以上则认为附件文件与某知识A是相似知识，否则认为附件文件不存在相似知识。
S4、创建知识时间树并记录知识创建信息并结束；
其中，每个知识时间树在创建时与附件文件所对应的知识进行绑定。这样，在后续的知识修改和转发时，可以基于知识查到对应的知识时间树从而进行知识时间树的更新。
S5、查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息并结束；
S6、查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息。
具体的，所述步骤S3具体包括：
S31、从附件文件中提取全文；
S32、采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
S33、采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
S34、采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
S35、如果获取到相似知识，则保存附件文件、索引、类别、相似信息并进入步骤S5，否则，保存附件文件、索引、类别并进入步骤S4。
基于步骤S3，本发明实现知识处理自动化，对邮件的附件文件(即知识点)进行去重，采用索引工具、分类工具、文本相似工具实现索引、类别、相似信息的自动获取。
参考图2，其中，知识时间树呈树状，以时间为维度通过分支形式记录知识创建信息、知识修改信息、知识转发信息。
具体的，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。且，如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
如图2中，分支按照事件时间顺序排列，转发所对应的分支位于知识时间树的一侧，创建和修改对应的分支位于知识时间树的另一侧，以便于用户直观的获取该知识的重用情况。创建时版本记为版本V1，首次修改记为版本V2，二次修改记为版本V3，依次类推。且在创建和修改的分支中，版本后紧接着显示“下载”的超链接，用户点击超链接可以直接打开相应的知识。
优选的，结合图2，所述方法还包括步骤S7：定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。如图2中，直观的以文字提示用户知识时间树所对应的知识被修改的次数以及被转发的次数。
可见，通过知识时间树可以清晰直观的获知用户对知识的创建、转发、修改状态，简化知识重用性评估。
相应的，本发明还公开了一种知识管理系统，包括：
邮件解析模块，用于获取邮箱系统同步的邮件；
邮件附件去重模块，用于基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理；
非重复文件处理模块，基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识；
知识时间树模块，用于在非重复文件处理模块没有获取到相似知识时，创建知识时间树并记录知识创建信息；以及在非重复文件处理模块获取到相似知识时，查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息；以及针对重复的附件文件，查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息。
具体的，所述非重复文件处理模块包括：
邮件正文提取模块，用于从附件文件中提取全文；
正文索引模块，用于采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
正文分类模块，用于采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
正文相似度比较模块，用于采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
保存模块，用于在正文相似度比较模块获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别、相似信息，以及在正文相似度比较模块没有获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别。
其中，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
优选的，所述知识管理系统还包括知识重用性评估模块，用于定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。
综上所述，实施本发明的知识管理方法和系统，具有以下有益效果：本发明的系统自动从邮件中解析附件作为知识点，因此知识收集准确且不存在遗漏情况；用知识时间树方式，显示知识的创建、转发、修改信息，效果直观，使知识和经验的利用最大化；进一步的，系统采用自动分类、索引、查找相似度，简化知识的分类、索引等过程，提高知识管理的效率。
上面结合附图对本发明的实施例进行了描述，但是本发明并不局限于上述的具体实施方式，上述的具体实施方式仅仅是示意性的，而不是限制性的，本领域的普通技术人员在本发明的启示下，在不脱离本发明宗旨和权利要求所保护的范围情况下，还可做出很多形式，这些均属于本发明的保护之内。
Claims (10)
1.一种知识管理方法，其特征在于，包括：
S1、获取邮箱系统同步的邮件；
S2、基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理，针对重复的附件文件进入步骤S6，针对非重复的附件文件进入步骤S3；
S3、基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识，如果获取到相似知识，则进入步骤S5，否则进入步骤S4；
S4、创建知识时间树并记录知识创建信息并结束；
S5、查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息并结束；
S6、查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息；
其中，知识时间树呈树状，以时间为维度通过分支形式记录知识创建信息、知识修改信息、知识转发信息。
2.根据权利要求1所述的知识管理方法，其特征在于，所述步骤S3具体包括：
S31、从附件文件中提取全文；
S32、采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
S33、采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
S34、采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
S35、如果获取到相似知识，则保存附件文件、索引、类别、相似信息并进入步骤S5，否则，保存附件文件、索引、类别并进入步骤S4。
3.根据权利要求1所述的知识管理方法，其特征在于，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。
4.根据权利要求3所述的知识管理方法，其特征在于，如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
5.根据权利要求1所述的知识管理方法，其特征在于，所述方法还包括：
S7、定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。
6.一种知识管理系统，其特征在于，包括：
邮件解析模块，用于获取邮箱系统同步的邮件；
邮件附件去重模块，用于基于知识库中的知识对邮件的附件文件进行去重处理；
非重复文件处理模块，基于知识库中的知识获取附件文件的全文的相似知识；
知识时间树模块，用于在非重复文件处理模块没有获取到相似知识时，创建知识时间树并记录知识创建信息；以及在非重复文件处理模块获取到相似知识时，查找相似知识对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识修改信息；以及针对重复的附件文件，查找附件文件对应的知识时间树，在知识时间树中记录知识转发信息。
7.根据权利要求6所述的知识管理系统，其特征在于，所述非重复文件处理模块包括：
邮件正文提取模块，用于从附件文件中提取全文；
正文索引模块，用于采用索引工具对全文进行索引获得其索引；
正文分类模块，用于采用分类工具对索引进行分类获得其类别；
正文相似度比较模块，用于采用文本相似工具将全文与知识库中的知识比较获取相似知识；
保存模块，用于在正文相似度比较模块获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别、相似信息，以及在正文相似度比较模块没有获取到相似知识时，保存附件文件、索引、类别。
8.根据权利要求6所述的知识管理系统，其特征在于，知识时间树的分支记录的信息包括：事件时间、用户信息、事件类型、知识版本；事件类型为创建、修改或者转发。
9.根据权利要求8所述的知识管理系统，其特征在于，如果事件类型为创建或者修改，则知识时间树的分支记录的信息还包括：附件文件的获取链接。
10.根据权利要求6所述的知识管理系统，其特征在于，所述知识管理系统还包括知识重用性评估模块，用于定期对知识重用性进行评估，统计知识被转发以及被修改的次数。
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