CN106919547A - 基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法 - Google Patents

基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法 Download PDF

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Abstract

本发明提供了一种基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，包括以下步骤：①定义格式文书的要素，要素名称不能重复；②制作格式文书的要素表，分为横向要素表或竖向要素表；③在要素表中录入要素内容；④制作格式文书的标准模板；⑤在要素表和标准模板的基础上利用计算机程序批量生成格式文书。本发明提高了录入效率，在设计标准模板时只需进行一次排版，所有标准模板可以共享使用，节约了大量制作模板和排版时间；可以分工协作，多人按照各自权限同时录入文档要素内容，生成格式文书，大幅减轻了格式文书制作过程中录入、编辑、排版及管理的工作量。

Description

基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法
技术领域
本发明涉及文字编辑技术领域，特别是涉及一种基于要素表和标准模板、利用计算机程序批量生成格式文书的方法。
背景技术
目前，党政机关的公文、各级政府行政执法的文书、人民检察院的法律文书、法院的诉讼文书、律师的法律文书及其他具有固定格式的文书，通常是根据格式文书的不同样式逐篇进行录入、编辑，无法同时对多个不同样式的文书进行编辑。同样，修改时也需要逐篇进行修改，费时费力。
发明内容
为了克服上述现有技术的不足，本发明提供了一种基于要素表和标准模板、利用计算机程序批量生成格式文书的方法，具体是指通过计算机程序将录入的文档要素内容同时写入不同的标准模板中，批量生成多个格式文书，从而大幅减轻格式文书制作过程中编辑、排版及管理的工作量。技术原理及过程类似于活字印刷术，活字印刷术是以单个汉字为要素进行编辑排版，本发明是利用计算机程序以文档分解后的要素内容(多文字信息内容)为要素进行编辑排版。
本发明所采取的技术方案是：
基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，包括以下步骤：
步骤1、定义格式文书的要素；
选定一份格式文书，根据其样式和段落内容将格式文书分解成多个要素，并根据文字内容的主题概括出一个关键词作为其要素名称，要素名称不能重复。
步骤2、制作格式文书的要素表；
以步骤1中的要素名称作为要素表的字段名设计格式文书的要素表，根据个人的录入习惯，可以将要素表设计为横向要素表或竖向要素表；
横向要素表由一系列行和列组成，第一行的列标题是步骤1中所述的要素名称，从第二行起每一行称为一个记录，是一个文档被分解后的要素内容，每一列是与列标题中的要素名称相对应的不同文档的要素内容；
竖向要素表是将所述横向要素表的行和列进行互换，即第一列的行标题是步骤1中所述的要素名称，从第二列起每一列称为一个记录，是一个文档被分解后的要素内容，每一行是与行标题中的要素名称相对应的不同文档的要素内容。
步骤3、在制作完成的格式文书的要素表中录入要素内容；
在要素表的单元格中逐一录入一个文档被分解后的要素内容，或者利用计算机程序将一个电子文档的要素内容批量录入，要素内容要与要素名称一一对应；
录入要素内时可以采用文档入表的方法、用计算机程序自动将电子文档的内容导入要素表中，具体方法是：首先去除多余文字并分割电子文档、在每个段落的首部添加特定字符串，然后在计算机程序中设置特定字符串长度、设置特定字符串对应的要素表行或列的要素名称，最后通过计算机程序识别段首的特定字符串、并将该段落的内容依照其与要素名称的对应关系复制到要素表当前行或列的列或行中。
步骤4、制作格式文书的标准模板；
按照不同格式文书的样式和内容制作不同的标准模板，在模板中设置特定字符串对应要素表中的要素名称，即行或列的标题；然后，在模版中进行排版，设置字体、字号、页边距、行距、行数、行字数等；
只需在设计标准模版时进行一次排版，以后生成此标准模版所对应的文书时不需再进行排版；
所有模板可以共享使用，节约大量的制作模板和排版时间。
步骤5、批量生成格式文书；
步骤5-1、利用计算机程序设置要素表的某个字段代表所在的行或列，获取该该字段的文字内容，并依次显示于一个列表框中，选择该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行；
步骤5-2、将步骤4中制作的标准模板文件存放在指定文件夹下，利用计算机程序获取该文件夹下标准模板文件的列表、并将该列表中所有文件的模板名依次显示于另一个列表框中，选择该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行；
步骤5-3、利用计算机程序设置生成的成品文书文件命名规则为：步骤5-1中点选的字段名-步骤5-2中点选的模板名，并设置用于存放将要生成的成品文书的文件夹；
步骤5-4、利用计算机程序遍历所选择的字段在要素表中所对应的行或列以及所选择的标准模板文件，将当前行或列字段中的要素内容逐个替换选中的标准模板中与要素名称相对应的字符串，生成该行或列的一个文档在所选标准模板下的格式文书，并按照成品文书文件命名规则将其存放在设定的成品文书文件夹中。
与现有技术相比，本发明的有益效果是：可以批量编辑并生成格式文书，包括同一模板或多个模板下的多篇文书，大幅减轻格式文书制作过程中录入、编辑、排版及管理的工作量。主要体现在：
1、同一文档的要素内容可能是多个模板文件的组成部分，但仅需录入一次，录入效率提高；
2、在同一界面下可以同时录入多个不同文档的要素内容，不需要新建或打开多个文件；
3、要素表中的列或行具有相同的要素名称，不同记录中同一要素内容可以集中修改；
4、只需在设计标准模板时进行一次排版，以后生成此模板对应的文书时不需再进行排版；
5、所有标准模板可以共享使用，节约大量制作模板和排版时间；
6、通过计算机程序将多个文档的要素内容写入不同的标准模板，一次性形成多种格式的成品文书；
7、可以分工协作，多人按照各自权限同时录入文档要素内容，生成格式文书。
附图说明
图1-定义格式文书要素的示例图；
图2-格式文书的横向要素表；
图3-格式文书的竖向要素表；
图4-格式文书录入横向要素表后的示例图；
图5-格式文书录入竖向要素表后的示例图；
图6-标准模板示例图；
图7-用计算机程序批量生成格式文书示例图；
图8-用计算机程序将电子文档批量入表示例图。
具体实施方式
下面结合附图，具体说明本发明的实施方式。
一种基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，包括以下步骤：
步骤1：定义格式文书的要素。
选定一份格式文书的样式，根据其样式和段落内容将格式文书分解成多个要素，并根据文字内容的主题概括出一个关键词作为要素名称，要素名称不能重复。
如图1所示是一份行政裁定书的文本样式，按照其段落内容的主题将其分解为13个要素，要素名称分别是[案号]、[上诉人]、[被上诉人]、[案由]、[上诉请求与理由]、[本院认为]、[裁定依据]、[裁定结果]、[审判长]、[审判员1]、[审判员2]、[裁定日期]、[书记员]。
步骤2、制作格式文书的要素表。
将步骤1中的要素名称设计成要素表，根据个人的录入习惯，可以将格式文书的要素表设计为横向要素表或竖向要素表。
①横向要素表：如图2所示，横向要素表由一系列的行和列组成。表格的第一行的列标题是步骤1中所述的要素名称，要素名称在一个表中不能重复；从第二行起每一行是一个文档被分解后的要素内容，每一列是与列标题中的要素名称相对应的不同文档的要素内容。
每一行是一个文档的文字内容所对应的一条数据记录，代表着一个文档中所有相关的要素内容。因此，可以在同一操作界面同时编辑多个文档(即数据记录)。因为每一列具有相同的要素名称(列标题或字段名)，不同文档(数据行)中相同列的要素内容具有相同的属性；因此，便于集中修改。
②竖向要素表：将横向要素表的行列进行转换，即行代表要素名称，列代表一个文档的文字内容所对应的一条数据记录，如图3所示。
步骤3、在制作完成的格式文书的要素表中录入要素内容。
在要素表中的单元格中录入一个文档的要素内容，要素内容必须与要素名称一一对应；每个单元格相当于“活字版技术”中的一个字块，在要素表中每个单元格代表格式文书的一个要素内容。
在步骤1中分解的文档内容，在横向要素表中录入完要素内容之后，如图4所示。
在步骤1中分解的文档内容，在竖向要素表中录入完要素内容之后，如图5所示。
还可以在要素表中以同样的方式继续添加其他文档的要素内容。
步骤4、制作格式文件的模板。
按照不同格式文书的样式和内容制作不同的标准模板，在模板中设置特定字符串对应要素表中的要素名称。本实施例中，以要素名称加中括号“[]”作为特定字符串；在标准模版中进行排版，设置字体、字号、页边距、行距、行数、行字数等，制作完成的模版如图6所示。
步骤5、批量生成格式文书。
用要素表中录入的要素内容替换模板中预先设定的特定字符串，形成成品文书。可以使用某种常用的计算机语言，编写生成格式文书的功能模块，运用计算机程序实现批量生成格式文书。如图7所示，具体步骤如下：
步骤5-1、利用计算机程序设置要素表的某个字段代表所在的行或列，获取该字段的文字内容，并依次显示于一个列表框中，点选该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行。
在图7的示例中，以字段名为“案号”的字段代表所在行，获取当前要素表中字段名为“案号”的行“列表”，将所有字段名为“案号”的字段显示于列表框1“选择案号”窗口中。选择案号时一次可以选择一行或多行。
步骤5-2、将步骤4中制作的标准模板文件存放在指定文件夹下，利用计算机程序获取该文件夹下标准模板文件的列表、并将该列表中所有文件的模板名依次显示于另一个列表框中，点选该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行。
在图7的示例中，将文件夹下所有模板文件名显示于列表框2“选择模板”窗口。选择模板时一次可以选择一个或多个模板。
步骤5-3、利用计算机程序设置生成的成品文书文件命名规则为“字段名-模板名”。
如图7的示例中，生成的成品文件名称为“案号-××裁定书”；并设置存放将要生成的“成品文书”的文件夹。
步骤5-4、利用计算机程序遍历所选择的字段名在要素表中所对应的行或列以及所选择的标准模板文件，将当前行或列字段中的要素内容逐个替换选中的标准模板中与要素名称相对应的字符串，生成该行或列的一个文档在所选的标准模板下的格式文书，并按照成品文书文件命名规则将其存放在设定的成品文书文件夹中。
如果选中一行文档、多个标准模板，按照上述方案逐个模板进行替换，可生成一个文档的不同模板的多篇不同的格式文书；
如果选中多行文档、一个标准模板，按照上述方案逐行进行替换，可生成同一标准模板下多篇不同文档的格式文书；
如果选中多行文档、多个标准模板，逐行文档、逐个模板进行替换，可生成多个模板对应的多篇不同文档的格式文书。
在上述步骤3(在制作完成的格式文书的要素表中录入要素内容)中，如果要录入要素表的是一份完整的电子文档，可以采用文书入表的办法用计算机程序自动完成。其原理是：利用文档的自然段落序号或自然段落中的关键字、或者在段首添加特定字符串作为标记等方法，通过计算机程序将整篇文档分割、并分别写入要素表中某一事项的行列表中。
如图8所示，下面以段首添加特定字符串作为标记为示例，具体操作步骤如下：
步骤1、去除多余文字，开始分割文件，在段落首部添加特定字符串，如示例文件中的“01＝”、“02＝”……。
步骤2、在计算机程序中设置特定字符串长度，比如，示例文件中“01＝”长度为3；设置特定字符串对应的要素表行或列的要素名称。
步骤3、通过计算机程序识别段首的特定字符串，并将本段内容依照步骤2设置的对应关系复制进要素表当前行的列中、或列的行中。

Claims (3)

1.基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，其特征在于，包括以下步骤：
步骤1、定义格式文书的要素；
选定一份格式文书，根据其样式和段落内容将格式文书分解成多个要素，并根据文字内容的主题概括出一个关键词作为其要素名称，要素名称不能重复；
步骤2、制作格式文书的要素表；
以步骤1中的要素名称作为要素表的字段名设计格式文书的要素表，根据个人的录入习惯，可以将要素表设计为横向要素表或竖向要素表；
步骤3、在格式文书的要素表中录入要素内容；
在要素表的单元格中逐一录入一个文档被分解后的要素内容，或者利用计算机程序将一个电子文档的要素内容批量录入，要素内容必须与要素名称一一对应；
步骤4、制作格式文书的标准模板；
按照不同格式文书的样式和内容制作不同的标准模板，在模板中设置特定字符串对应要素表中的要素名称；
步骤5、批量生成格式文书；
步骤5-1、利用计算机程序设置要素表的某个字段代表所在的行或列，获取该字段的文字内容、并依次显示于一个列表框中，点选该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行；
步骤5-2、将步骤4中制作的标准模板文件存放在指定文件夹下，利用计算机程序获取该文件夹下标准模板文件的列表、并将该列表中所有文件的模板名依次显示于另一个列表框中，点选该列表框中的内容时一次可以选择一行或多行；
步骤5-3、利用计算机程序设置生成的成品文书文件命名规则为：步骤5-1中点选的字段名-步骤5-2中点选的模板名，并设置用于存放将要生成的成品文书的文件夹；
步骤5-4、利用计算机程序遍历所选择的字段在要素表中所对应的行或列以及所选择的标准模板文件，将当前行或列字段中的要素内容逐个替换选中的标准模板中与要素名称相对应的字符串，生成该行或列的一个文档在所选的标准模板下的格式文书，并按照成品文书文件命名规则将其存放在设定的成品文书文件夹中。
2.根据权利要求1所述的基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，其特征在于，步骤2中所述的横向要素表由一系列行和列组成，第一行的列标题是步骤1中所述的要素名称，从第二行起每一行是一个文档被分解后的要素内容，每一列是与列标题中的要素名称相对应的不同文档的要素内容；
步骤2中所述的竖向要素表是将所述横向要素表的行和列进行互换，即第一列的行标题是步骤1中所述的要素名称，从第二列起每一列是一个文档被分解后的要素内容，每一行是与行标题中的要素名称相对应的不同文档的要素内容。
3.根据权利要求1所述的基于要素表和标准模板批量生成格式文书的方法，其特征在于，步骤3中录入要素内容时可以采用文档入表的方法、用计算机程序自动将电子文档的内容导入要素表中，具体方法是：首先去除多余文字并分割电子文档、在每个段落的首部添加特定字符串，然后在计算机程序中设置特定字符串长度、设置特定字符串对应的要素表行或列的要素名称，最后通过计算机程序识别段首的特定字符串、并将该段落的内容依照其与要素名称的对应关系复制到要素表当前行的列中、或列的行中。
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