CN105956953A - 案件资料分配系统及其方法 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种案件资料分配系统。所述案件资料分配系统包括操作模块、判断模块、案卷生成模块、存储模块、交底材料分配模块、补充资料分配模块及案卷处理模块。当上传的是所述交底材料时，所述案卷生成模块根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和分配关联信息，将所述交底材料分配至所述案卷，所述交底材料分配模块将所述案卷匹配合适代理人；当上传的是补充资料时，所述补充资料分配模块根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料分配至所述案卷，所述合适代理人通过所述案卷处理模块输出所述案卷中的所述交底材料和所述补充资料。与相关技术相比，本发明的案件资料分配系统自动将所述案卷准确分配至所述合适代理人，提高了案卷分配效率。
Description
技术领域
本发明涉及专利管理技术领域，特别涉及一种案件资料分配系统及其方法。
背景技术
随着经济全球化的深入发展和知识经济的蓬勃兴起，专利不仅是一种重要的法权和无形资产，而且是企业的一种重要的竞争资源，是企业参与市场竞争、求得生存和发展的开路先锋和坚强后盾。专利发展水平更是成为衡量一个地区综合实力、发展能力和核心竞争力的战略性标志。随着专利申请数量持续增长和越来越多的企业需要委托代理机构代理专利撰写及其他专利事务，代理机构受理的撰写业务越来越多，如何提高工作效率是目前代理机构面临的一个重要问题。
案卷分配作为客户与代理人之间建立委托关系的重要环节，其将客户提供的相关技术资料分配至代理人进行处理。目前，案件资料分配系统还是一片空白，案卷分配工作需要特定的案卷分配人员完成，案卷分配人员从客户接收相关技术资料后，流程人员需根据相关技术资料和代理人状态进行案卷分配。在案卷处理过程中，代理人经常需要客户补充资料，而流程人员对于客户补充的每一份资料都需要查询相关代理人并进行分配，当案卷量大且代理人与客户之间沟通次数多时，存在工作量大，案卷分配效率低且容易出错，影响案卷的处理进度的缺陷。
因此，有必要提供一种新的案件资料分配系统及其方法以解决上述问题。
发明内容
本发明主要解决的技术问题是提供一种效率高、准确将案卷自动分配至合适代理人的案件资料分配系统。
本发明提供一种案件资料分配系统，包括操作模块、判断模块、案卷生成模块、存储模块、交底材料分配模块、补充资料分配模块及案卷处理模块，所述操作模块用于上传资料，所述资料为交底材料和针对所述交底材料的补充资料；所述判断模块用于判断所述操作模块上传的是否为所述交底材料，当不是所述交底材料时即是所述补充资料；所述案卷生成模块用于根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷相应的案卷编号和分配关联信息，上传所述交底材料至所述案卷已进行存储，并反馈所述案卷编号至所述操作模块；所述存储模块用于存储代理人状态信息和所述案卷；所述交底材料分配模块用于调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息并按设定规则匹配合适代理人，将与所述分配关联信息对应的所述案卷分配至所述合适代理人并生成相应的分配信息，反馈所述分配信息至所述操作模块；补充资料分配模块用于根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料上传至对应的所述案卷以进行存储；案卷处理模块用于所述合适代理人输出所述案卷中的所述交底材料和所述补充资料以进行案卷处理。
优选的，所述案件资料分配系统还包括代理人状态信息管理模块，用于更新所述代理人状态信息并存储至所述存储模块。
优选的，所述操作模块包括上传单元及案卷信息显示单元，所述上传单元用于上传所述交底材料和所述补充资料；所述案卷信息显示单元用于显示上传的所述案卷的案卷信息以提供查询，所述案卷信息包括所述案卷编号和所述分配信息。
优选的，所述代理人状态信息包括代理人的专业领域及代理人的待处理案卷量。
优选的，所述分配关联信息包括交底材料所属技术领域及预定完成日期，所述预定完成日期为所述合适代理人完成案卷初稿的时间。
基于所述案件资料分配系统，本发明还提供一种案件资料分配方法。包括如下步骤：
上传资料：通过所述操作模块上传所述资料，所述资料为所述交底材料或针对所述交底材料的补充资料；
判断上传的是否为所述交底材料：通过所述判断模块判断上传的是否为所述交底材料；
当上传的是所述交底材料时，依次进行如下步骤：生成案卷并上传交底材料：所述案卷生成模块根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和所述分配关联信息，上传所述交底材料至所述案卷，并反馈所述案卷编号至所述操作模块；分配案卷至合适代理人：通过所述交底材料分配模块调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息以匹配所述合适代理人，将与所述分配关联信息对应的案卷分配至所述合适代理人以生成相应的分配信息，并反馈所述分配信息至所述操作模块；当上传的不是所述交底材料即为所述补充资料时，进行如下步骤：上传补充资料至对应的案卷：所述补充资料分配模块根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料上传至对应的所述案卷；输出资料：通过所述案卷处理模块输出所述交底材料或所述补充资料至所述合适代理人。
优选的，所述案件资料分配系统还包括代理人状态信息管理模块，通过所述代理人状态信息管理模块更新所述代理人状态信息并存储至所述存储模块。
与相关技术相比，本发明提供的案件资料分配系统中，通过所述操作模块上传案卷，判断模块判断上传的是否为所述交底材料，当上传的是所述交底材料时，所述案卷生成模块根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和分配关联信息，并将所述交底材料分配至所述案卷，所述交底材料分配模块匹配合适代理人并将所述案卷分配至所述合适代理人；当上传的是补充资料时，所述补充资料分配模块根据分配信息将所述补充资料上传至所述案卷，所述合适代理人通过所述案卷处理模块输出所述案卷中的所述交底材料和所述补充资料。所述案件资料分配系统自动判断所述交底材料和所述补充资料，将所述案卷准确分配至所述合适代理人，提高了案卷分配效率。
附图说明
图1是本发明提供的案件资料分配系统的结构框图；
图2是本发明提供的基于案件资料分配系统的案件资料分配方法的流程图。
具体实施方式
下面将结合附图和实施方式对本发明作进一步说明。
请参阅图1，图1是本发明提供的案件资料分配系统的结构框图。所述案件资料分配系统1包括操作模块11、判断模块12、案卷生成模块13、存储模块14、交底材料分配模块15、补充资料分配模块16、案卷处理模块17及代理人状态信息管理模块18。
所述操作模块11用于上传资料，所述资料为交底材料或针对所述交底材料的补充资料。所述操作模块11包括上传单元111和案卷信息显示单元112。客户通过所述上传单元111可以上传所述交底材料和所述补充资料。所述案卷信息显示单元112用于显示所述案卷生成模块13反馈的案卷信息以提供查询，所述案卷信息包括所述案卷编号和分配信息。在本实施方式中，所述交底材料与所述补充资料具有不同的文本信息。其中，所述交底材料为客户首次提供给所述合适代理人的技术资料，其主要包括客户信息、交底材料提交时间、技术领域、背景技术、技术方案和附图等内容等，用于进行案卷分配和使所述合适代理人理解技术方案以进行专利撰写。所述补充资料为所述合适代理人在分配交底材料后与客户沟通过程中的针对所述交底材料进行补充的技术资料，是对所述交底材料中技术方案的进一步补充和完善，以方便所述合适代理人对技术方案的整体理解，其主要包括对应的案卷编号、技术方案补充内容和补充图档等。
所述判断模块12用于判断操作模块上传的是否为所述交底材料。当所述判断模块12判断上传的为所述交底材料时，所述案卷生成模块13根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和所述分配关联信息，并将所述案卷编号反馈至所述操作模块11；当不是所述交底材料时即为所述补充资料。在本实施方式中，所述分配关联信息包括交底材料所属技术领域及所述预定完成日期，所述预定完成日期为所述合适代理人发送案卷初稿至客户的时间，所述所属技术领域和所述预定完成日期分别根据所述交底材料中的技术领域和交底材料提交时间确定，所述案卷初稿为由所述合适代理人撰写完成并第一次发送给客户审核的专利申请文件。
所述案卷生成模块13用于根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷相应的案卷编号和分配关联信息，存储所述案卷至所述存储模块14，上传所述交底材料至所述案卷以进行存储，并反馈所述案卷编号至所述操作模块11。
所述存储模块14用于存储代理人状态信息和所述案卷，其中，存储的代理人状态信息包括代理人的专业领域及代理人的待处理案卷量，其中所述代理人专业领域为代理人所熟知的技术领域，所述代理人待处理案卷量为代理人当前未处理案卷量。
所述交底材料分配模块15用于调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息并按设定规则匹配合适代理人，将与所述分配关联信息对应的所述案卷分配所述合适代理人以生成相应的分配信息，反馈所述分配信息至所述操作模块11。
所述补充资料分配模块16用于根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料上传至对应的所述案卷以进行存储。
所述案卷处理模块17用于所述合适代理人输出存储于所述存储模块14中的所述案卷中的交底材料和补充资料以进行案卷处理。
所述代理人状态信息管理模块18用于更新所述代理人状态信息并存储至所述存储模块14。
当然，本发明的所述代理人状态信息和所述分配关联信息所包含的内容并不局限于本实施例中的内容，如分配关联信息还可包括客户级别、技术创新性等，所述代理人状态信息还可包括工作年限、已处理案卷量、已处理案卷质量等，通过所述分配关联信息和所述代理人状态信息可实现所述案件资料分配系统1自动分配所述合适代理人均属于本发明的保护范围，在此不再一一赘述。
请参阅图2，图2是本发明提供的基于案件资料分配系统的案件资料分配方法的流程示意图。基于所述案件资料分配系统1，本发明还提供一种案件资料分配方法。所述案件资料分配方法包括如下步骤：
步骤S1、上传资料：通过所述操作模块11上传所述资料，所述资料为所述交底材料或针对所述交底材料的补充资料；
具体的，所述资料为所述交底材料或针对所述交底材料的补充资料，当上传所述交底材料时，客户直接通过所述上传单元111进行上传；当上传所述补充资料时，客户先通过所述案卷信息显示单元112查询所述案卷信息，并将所述反馈的所述案卷编号输入所述补充资料再通过所述上传单元111进行上传。
步骤S2、判断上传的是否为所述交底材料：通过所述判断模块12判断上传的是否为所述交底材料；
具体的，所述判断模块12根据上传的资料中是否包含反馈的所述案卷编号判断所述案卷是所述交底材料或所述补充资料，当然，也可通过其他文本信息进行识别。
当上传的是所述交底材料时，依次进行步骤S3和步骤S4，其中
步骤S3、生成案卷并上传交底材料：所述案卷生成模块13根据所述交底材料生成相应的所述案卷、与所述案卷对应的案卷编号和所述分配关联信息，并反馈所述案卷编号至所述操作模块11；
步骤S4、分配案卷至合适代理人：通过所述交底材料分配模块15调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息并按设定规则匹配所述合适代理人，将与所述分配关联信息相应的案卷分配至所述合适代理人以生成相应的分配信息，并反馈所述分配信息至所述操作模块11，继续进行步骤S6；
具体的，所述交底材料分配模块15根据所述分配关联信息中的所属技术领域与所述代理人状态信息中的所属领域筛选同一领域的相关代理人，并统计所述分配关联信息中的预定完成日期内各所述相关代理人的待处理案卷量，确定待处理案卷量最少的所述相关代理人为合适代理人，并分配所述案卷至所述合适代理人，继续进行步骤S6。
当上传的是所述补充资料时，进行步骤S5：上传补充资料至对应的案卷：所述补充资料分配模块16读取所述补充资料中的案卷编号，根据由所述案卷生成模块13反馈的案卷编号将所述补充资料分配至对应的所述案卷，继续进行步骤S6；
步骤S6、输出案卷资料：通过所述案卷处理模块17输出所述交底材料和所述补充资料至所述合适代理人以进行案卷处理。
具体的，当所述合适代理人需处理所述案卷时，通过所述案卷处理模块17调取存储于所述存储模块14对应的所述案卷中的交底材料或补充资料以进行案卷处理。
另外，所述代理人状态信息管理模块18更新所述代理人状态信息，即当所述案卷分配至所述合适代理人或所述合适代理人处理完所述案卷时，能够对所述合适代理人的待处理案卷量进行增加或减少。当然，也可对所述代理人的工作年限、已处理案卷量、已处理案卷质量等进行更新。
与相关技术相比，本发明提供的案件资料分配系统中，客户通过操作模块上传案卷，判断模块判断上传的是否为交底材料，当上传的是交底材料时，案卷生成模块根据交底材料生成案卷编号和分配关联信息，并将交底材料分配至案卷，交底材料分配模块将案卷匹配至合适代理人；当上传的是补充资料时，补充资料分配模块根据反馈的所述案卷编号将补充资料分配至案卷，合适代理人通过案卷处理模块输出案卷中的交底材料和补充资料进行处理。案件资料分配系统自动判断交底材料和补充资料，将案卷准确分配至合适代理人，提高了案卷分配效率。
以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其它相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。
Claims (7)
1.一种案件资料分配系统，其特征在于，所述案件资料分配系统包括：
操作模块，用于上传资料，所述资料为交底材料和针对所述交底材料的补充资料；
判断模块，用于判断所述操作模块上传的是否为所述交底材料，当不是所述交底材料时即为所述补充资料；
案卷生成模块，用于根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和分配关联信息，上传所述交底材料至所述案卷以进行存储，并反馈所述案卷编号至所述操作模块；
存储模块，用于存储代理人状态信息和所述案卷；
交底材料分配模块，用于调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息并按设定规则匹配合适代理人，将与所述分配关联信息对应的所述案卷分配至所述合适代理人并生成相应的分配信息，反馈所述分配信息至所述操作模块；
补充资料分配模块，用于根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料上传至对应的所述案卷以进行存储；
案卷处理模块，用于所述合适代理人输出所述案卷中的所述交底材料和所述补充资料以进行案卷处理。
2.根据权利要求1所述的案件资料分配系统，其特征在于，所述案件资料分配系统还包括代理人状态信息管理模块，用于更新所述代理人状态信息并存储至所述存储模块。
3.根据权利要求1所述的案件资料分配系统，其特征在于，所述操作模块包括：
上传单元，用于上传所述交底材料和所述补充资料；及
案卷信息显示单元，用于显示上传的所述案卷的案卷信息以提供查询，所述案卷信息包括所述案卷编号和所述分配信息。
4.根据权利要求1所述的案件资料分配系统，其特征在于，所述代理人状态信息包括代理人的专业领域及代理人的待处理案卷量。
5.根据权利要求1所述的案件资料分配系统，其特征在于，所述分配关联信息包括交底材料所属技术领域及预定完成日期，所述预定完成日期为所述合适代理人完成案卷初稿的时间。
6.一种如权利要求1所述的案件资料分配系统的案件资料分配方法，其特征在于，包括如下步骤：
上传资料：通过所述操作模块上传所述资料，所述资料为所述交底材料或针对所述交底材料的补充资料；
判断上传的是否为所述交底材料：通过所述判断模块判断上传的是否为所述交底材料；
当上传的是所述交底材料时，依次进行如下步骤：
生成案卷并上传交底材料：所述案卷生成模块根据所述交底材料生成相应的案卷、与所述案卷对应的案卷编号和所述分配关联信息，上传所述交底材料至所述案卷，并反馈所述案卷编号至所述操作模块；
分配案卷至合适代理人：通过所述交底材料分配模块调取所述分配关联信息和所述代理人状态信息并按设定规则匹配所述合适代理人，将与所述分配关联信息相应的案卷分配至所述合适代理人以生成相应的分配信息，并反馈所述分配信息至所述操作模块；
当上传的不是所述交底材料即为所述补充资料时，进行如下步骤：
上传补充资料至对应的案卷：所述补充资料分配模块根据反馈的所述案卷编号将所述补充资料上传至对应的所述案卷；
输出资料：通过所述案卷处理模块输出所述交底材料和所述补充资料至所述合适代理人。
7.根据权利要求6所述的案件资料分配方法，其特征在于，所述案件资料分配系统还包括代理人状态信息管理模块，通过所述代理人状态信息管理模块更新所述代理人状态信息并存储至所述存储模块。
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| C06 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| C10 | Entry into substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| WW01 | Invention patent application withdrawn after publication |
Application publication date: 20160921 |
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| WW01 | Invention patent application withdrawn after publication |