CN105117896A - 自动化办公方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种自动化办公方法，其包括以下步骤：创建工作流，具体为对工作流的流程以及数据进行设置；创建工作申请，申请界面新一个申请，根据a3和a5进行表单控件替换后，填写申请表单信息，选择上传附件和抄送人，根据a4创建的审批步骤，如果需要申请人选择下一步骤审办人则从a1的接口中读取待选用户进行选择；最后按照流程中的审办人员依次执行工作审办直至结束。本发明提供的自动化办公方法，通过自定义表单和流程规则，自动审查流程实现流程审批自动化，申请者只需填写相关表单，定义好流程步骤，下一级审批者将会收到相关资料并执行审批，大大提高了效率，实现了办公流程化管理。

Description

自动化办公方法

技术领域

本发明涉及自动办公系统，特别是一种自动化办公方法。

背景技术

办公自动化(OA，OfficeAutomation)是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一。办公自动化管理系统较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。

由于各个企事业单位的业务和职能各不相同，对于办公自动化系统的需求也存在差异。但是一般而言，企事业单位办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。如果从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现现有办公自动化应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，即提供电子邮件功能作为办公自动化系统的基本需求，电子邮件直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求，并为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台地要求。但是基于电子邮件进行信息交互的办公自动化系统存在诸多缺陷，例如无法实现部门化办公和协同办公的需要，同时大量的复合型数据文档无法通过电子邮件实现交互式和共享式数据应用，因此无法满足中型和大型企事业单位的自动化办公需要。

发明内容

为解决上述问题，本发明提供了一种自动化办公方法，其包括以下步骤：

创建工作流，具体包括以下步骤：

a1：配置数据源、数据字典与接口地址；

a2：添加一工作流，录入工作流信息、监督人信息，将所述工作流设定为自由流程或者固定流程；

a3:录入表信息及字段属性信息保存后创建表；

a4:为a1步骤创建的工作流创建流程审批步骤，并为每个流程步骤录入流程步骤名称、操作类型与本流程步骤有权修改的字段属性，并选择本流程步骤在整个流程所处位置和审批方式；

a5:设置表单内容排版，将a3步骤创建的字段属性插入到表单中；

创建工作申请，具体包括以下步骤：

b1：在申请界面新增一个申请，根据a3和a5进行表单控件替换后，填写申请表单信息；

b2：选择上传附件和抄送人；

b3：根据a4创建的审批步骤，如果需要申请人选择下一步骤审办人则从a1的接口中读取待选用户进行选择；

b4：提醒下一步审办人员,选择邮件或者短信进行提醒；

执行工作审办，具体包括以下步骤：

c1:在申请列表页找到需要本人审办的申请，进入审办页面,根据创建工作流的a4步骤判断是否有权修改申请人填写的表单内容；

c2:填写审批意见，并给出一审批结果，若审批结果为未批准，则工作流

审批结束，并向申请端返回审批结果；若审批结果为批准，则判断当前审批步骤是否为最后的审批步骤，若是则审批结果为批准，工作流审批结束，并将结果返回至申请端；当审批结果为退回上一步时，向前退回一步，清空上一步的审批时间和审批结果；如果前面连续几步都为同一人时，自动置为最前面那一步；

c3:若当前审批步骤不是最后的审批流程步骤，则判断下一步骤审批人是否为当前审批人，如果是则该步骤的审批结果为批准并继续判断下一步骤审批人是否为当前审批人，直至最后一个审批人为当前审批人或下一审批人不是当前审批人，当最后审批人为当前审批人时审批最终结果为批准，当下一审批人不是当前审批人时，返回步骤c1。

较佳地，审办人在审办时可以上传附件。

较佳地，在创建工作申请过程中，通过一抄送接口将工作申请抄送至一抄送人。

较佳地，所述录入的表信息及字段属性包括：

表名、字段名称、类型、长度，同时添加系统内置字段：申请ID、当前节点、处理结果、锁定人、申请时间、申请人ID、申请人名称、所属部门ID、所属部门名称、职级名称、岗位名称、单位ID、抄送人ID。

较佳地，所述字段属性还包括：字段说明、字段名、类型、长度、控件类型、数据来源表、是否在列表显示、是否作为查询条件、是否必填、是否作为链接字段。

较佳地，所述工作流为固定流程时，为所述工作流设定多个流程节点，在添加节点时，需要上级节点、输入节点名称、节点类型以及授权类型。

较佳地，所述节点类型包括操作节点、审批节点、结束节点，所述授权类型包括自由授权、定制授权。

较佳地，所述定制授权类型包括直接上级授权、部门授权、职级授权、部门与职级授权、角色授权、指定用户授权、申请人本人授权。

较佳地，当工作流为自由流程时，自由流程下一节点的审批人由当前节点审批人选择，且自由流程可随时中止或无限审批下去。

本发明具有以下有益效果：

本发明提供的自动化办公方法，通过自定义表单和流程规则，自动审查流程实现流程审批自动化，申请者只需填写相关表单，定义好流程步骤，下一级审批者将会收到相关资料并执行审批，大大提高了效率，实现了办公流程化管理。

当然，实施本发明的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对实施例描述所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明实施例提供的自动化办公方法流程图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。

如图1所示，本发明实施例提供了一种自动化办公方法，其包括以下步骤：

创建工作流，具体包括以下步骤：

a1：配置数据源、数据字典与接口地址；

a2：添加一工作流，录入工作流信息、监督人信息，将所述工作流设定

为自由流程或者固定流程；所述工作流为固定流程时，为所述工作流设定多个流程节点，在添加节点时，需要上级节点、输入节点名称、节点类型以及授权类型，所述节点类型包括操作节点、审批节点、结束节点，所述授权类型包括自由授权、定制授权，其中所述定制授权类型包括直接上级授权、部门授权、职级授权、部门与职级授权、角色授权、指定用户授权、申请人本人授权；当工作流为自由流程时，自由流程下一节点的审批人由当前节点审批人选择，且自由流程可随时中止或无限审批下去；

a3:录入表信息及字段属性信息保存后创建表；本实施例中，所述录入的表信息及字段属性包括表名、字段名称、类型、长度，同时添加系统内置字段：申请ID、当前节点、处理结果、锁定人、申请时间、申请人ID、申请人名称、所属部门ID、所属部门名称、职级名称、岗位名称、单位ID、抄送人ID；所述字段属性还包括：字段说明、字段名、类型、长度、控件类型、数据来源表、是否在列表显示、是否作为查询条件、是否必填、是否作为链接字段。

a4:为a1步骤创建的工作流创建流程审批步骤，并为每个流程步骤录入流程步骤名称、操作类型与本流程步骤有权修改的字段属性，并选择本流程步骤在整个流程所处位置和审批方式；

a5:设置表单内容排版，将a3步骤创建的字段属性插入到表单中；

创建工作申请，具体包括以下步骤：

b1：在申请界面新增一个申请，根据a3和a5进行表单控件替换后，填写申请表单信息；

b2：选择上传附件和抄送人；

b3：根据a4创建的审批步骤，如果需要申请人选择下一步骤审办人则从a1的接口中读取待选用户进行选择；

b4：提醒下一步审办人员,选择邮件或者短信进行提醒；

执行工作审办，具体包括以下步骤：

c1:在申请列表页找到需要本人审办的申请，进入审办页面,根据创建工作流的a4步骤判断是否有权修改申请人填写的表单内容；

c2:填写审批意见，并给出一审批结果，若审批结果为未批准，则工作流

审批结束，并向申请端返回审批结果；若审批结果为批准，则判断当前审批步骤是否为最后的审批步骤，若是则审批结果为批准，工作流审批结束，并将结果返回至申请端；当审批结果为退回上一步时，向前退回一步，清空上一步的审批时间和审批结果；如果前面连续几步都为同一人时，自动置为最前面那一步；

c3:若当前审批步骤不是最后的审批流程步骤，则判断下一步骤审批人是否为当前审批人，如果是则该步骤的审批结果为批准并继续判断下一步骤审批人是否为当前审批人，直至最后一个审批人为当前审批人或下一审批人不是当前审批人，当最后审批人为当前审批人时审批最终结果为批准，当下一审批人不是当前审批人时，返回步骤c1。

本实施例在审办人在审办时可以上传附件，在创建工作申请过程中，通过一抄送接口将工作申请抄送至一抄送人。

本发明提供的自动化办公方法，通过自定义表单和流程规则，自动审查流程实现流程审批自动化，申请者只需填写相关表单，定义好流程步骤，下一级审批者将会收到相关资料并执行审批，大大提高了效率，实现了办公流程化管理。

以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为所述的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。

Claims (9)

1.一种自动化办公方法，其特征在于，包括以下步骤：

创建工作流，具体包括以下步骤：

a1：配置数据源、数据字典与接口地址；

a2：添加一工作流，录入工作流信息、监督人信息，将所述工作流设定为自由流程或者固定流程；

a3:录入表信息及字段属性信息保存后创建表；

a4:为a1步骤创建的工作流创建流程审批步骤，并为每个流程步骤录入流程步骤名称、操作类型与本流程步骤有权修改的字段属性，并选择本流程步骤在整个流程所处位置和审批方式；

a5:设置表单内容排版，将a3步骤创建的字段属性插入到表单中；

创建工作申请，具体包括以下步骤：

b1：在申请界面新增一个申请，根据a3和a5进行表单控件替换后，填写申请表单信息；

b2：选择上传附件和抄送人；

b3：根据a4创建的审批步骤，如果需要申请人选择下一步骤审办人则从a1的接口中读取待选用户进行选择；

b4：提醒下一步审办人员,选择邮件或者短信进行提醒；

执行工作审办，具体包括以下步骤：

c1:在申请列表页找到需要本人审办的申请，进入审办页面,根据创建工作流的a4步骤判断是否有权修改申请人填写的表单内容；

c2:填写审批意见，并给出一审批结果，若审批结果为未批准，则工作流审批结束，并向申请端返回审批结果；若审批结果为批准，则判断当前审批步骤是否为最后的审批步骤，若是则审批结果为批准，工作流审批结束，并将结果返回至申请端；当审批结果为退回上一步时，向前退回一步，清空上一步的审批时间和审批结果；如果前面连续几步都为同一人时，自动置为最前面那一步；

c3:若当前审批步骤不是最后的审批流程步骤，则判断下一步骤审批人是否为当前审批人，如果是则该步骤的审批结果为批准并继续判断下一步骤审批人是否为当前审批人，直至最后一个审批人为当前审批人或下一审批人不是当前审批人，当最后审批人为当前审批人时审批最终结果为批准，当下一审批人不是当前审批人时，返回步骤c1。

2.如权利要求1所述的自动化办公方法，其特征在于，审办人在审办时可以上传附件。

3.如权利要求1所述的自动化工作流程申请方法，其特征在于，在创建工作申请过程中，通过一抄送接口将工作申请抄送至一抄送人。

4.如权利要求1所述的自动化工作流程申请方法，其特征在于，所述录入的表信息及字段属性包括：

表名、字段名称、类型、长度，同时添加系统内置字段：申请ID、当前节点、处理结果、锁定人、申请时间、申请人ID、申请人名称、所属部门ID、所属部门名称、职级名称、岗位名称、单位ID、抄送人ID。

5.如权利要求4所述的自动化工作流程申请方法，其特征在于，所述字段属性还包括：字段说明、字段名、类型、长度、控件类型、数据来源表、是否在列表显示、是否作为查询条件、是否必填、是否作为链接字段。

6.如权利要求1所述的自动办公方法，其特征在于，所述工作流为固定流程时，为所述工作流设定多个流程节点，在添加节点时，需要上级节点、输入节点名称、节点类型以及授权类型。

7.如权利要求6所述的自动办公方法，其特征在于，所述节点类型包括操作节点、审批节点、结束节点，所述授权类型包括自由授权、定制授权。

8.如权利要求6所述的自动办公方法，其特征在于，所述定制授权类型包括直接上级授权、部门授权、职级授权、部门与职级授权、角色授权、指定用户授权、申请人本人授权。

9.如权利要求1所述的自动办公方法，其特征在于，当工作流为自由流程时，自由流程下一节点的审批人由当前节点审批人选择，且自由流程可随时中止或无限审批下去。