CN102324065A - 一种电子文件会签流程处理系统与其方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开一种电子文件会签流程处理系统与其方法，是通过服务器与网络相连结，提供使用者利用终端装置进行电子文件会签流程的处理，电子文件会签流程处理系统包括一文件连结单元与一会签文件相连结；一对象生成单元提供使用者产生一会签对象；一数据输入单元提供使用者将签核者信息输入并存至会签对象；一流程处理单元提供使用者自行设定一会签顺序；一数据存取单元将此会签顺序储存至会签对象；一任务派送单元依据会签对象内的签核者信息与会签类型或会签顺序，依次将文件连结单元通过网络发送任务给签核者。

Description

一种电子文件会签流程处理系统与其方法
技术领域
本发明涉及一种电子文件会签流程处理系统与其方法，特别是关于一种可以让使用者自行设定会签流程与顺序的电子文建会签流程处理系统与其所使用的方法。
背景技术
随着信息系统的发展，企业对信息系统的依赖也日益增加，尤其是当企业的规模渐渐扩大时，为了让企业内部的沟通执行更加有效率，依靠电子化的流程管理，提升工作执行效率，加强竞争优势。
目前，企业内部的文件日常管理作业中，虽然普遍已经以电子化的作业替代传统的纸本作业，以电子化文件的会签流程来说，是将每个部门的签核流程预先设定好，当各部门的人员起始一项签核工作时，系统则自动套入其所属部门的签核流程并依照顺序会签。
然而企业在面对竞争激烈的外在环境时，常常弹性调整企业内部的组织结构来应对各种挑战，因此，其内部的文件日常管理系统更应具有弹性与可调性，才能更符合企业所需。
发明内容
本发明主要提出一种电子文件会签流程处理系统，通过一服务器与一网络相连结，提供使用者利用一终端装置通过网络与服务器对电子文件会签流程处理系统进行一电子文件会签流程的处理，此电子文件会签流程处理系统包括有：
一文件连结单元，用以提供使用者利用终端装置将网络连结至服务器，以使文件连结单元与一会签文件相连结；
一对象生成单元，提供使用者产生一会签对象；
一数据输入单元，提供使用者通过数据输入单元输入至少一签核者至会签对象；
一流程处理单元，用以提供使用者自行设定会签对象内的签核者的会签顺序；
一数据存取单元，用以将使用者在流程处理单元所设定的会签顺序储存至会签对象；
一任务派送单元，依据会签对象内的签核者与流程处理单元所设定的会签类型或会签顺序，依次将文件连结单元通过网络发送任务给签核者，使签核者通过文件连结单元看到预计会签的文件内容，并完成会签。
据此，本发明的电子文件会签流程处理系统可特别适合内部组织变动频繁的企业，利用本发明所提出的电子文件会签流程处理系统自行设定电子文件会签流程。
此外，本发明所提出的电子文件会签流程处理系统系在使用者有电子文件会签需求时，提供使用者以会签对象自行设定签核者与会签顺序。
本发明再提出一电子文件会签流程处理方法，是通过一服务器与一网络相连结，提供使用者利用一终端装置通过网络与服务器对一电子文件会签流程处理系统进行一电子文件会签流程的处理，电子文件会签流程处理方法包括有：
令一文件连结单元与服务器连结，用以提供使用者利用终端装置将网络连结至服务器，以使文件连结单元与一会签文件相连结；
令一对象生成单元产生一会签对象；
在一数据输入单元输入至少一签核者至会签对象内；
通过一流程处理单元设定会签对象内的签核者的会签顺序；
一任务派送单元依据会签对象内的会签顺序依次通过网络发送文件连结单元给会签对象内的签核者，使签核者通过文件连结单元看到预计会签的文件内容，并完成会签。
据此，本发明的电子文件会签流程处理方法特别适合内部组织变动频繁的企业，利用本发明所提出的电子文件会签流程处理系统自行设定电子文件会签流程。
此外，本发明所提出的电子文件会签流程处理方法是在使用者有电子文件会签需求时，提供使用者可自行设定此会签文件的签核者与会签顺序。
附图说明
图1为本发明的电子文件会签流程处理系统示意图；
图2为本发明的电子文件会签流程处理系统示意图；
图3为本发明的电子文件会签流程处理方法示意图。
其中：
Figure BDA0000086478820000021
具体实施方式
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明的一种电子文件会签流程处理系统与其方法进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
由于本发明揭露一种电子文件会签流程处理系统与其所使用的方法，所利用的服务器与网络连线作业原理已为本领域技术人员公知技术，故在下文中的说明，不再作完整描述。同时，在下文中所对照的附图，是表达与本发明特征有关的结构示意图，并未也不需要依据实际尺寸完整绘制，预先声明。
请参考图1，为本发明的第一实施例的一种电子文件会签流程处理系统10，此电子文件会签流程处理系统10是通过一服务器20与一网络40相连结，提供使用者可利用一终端装置30与网络40与服务器20相连之后，通过电子文件会签流程处理系统10可自行设定电子文件会签的流程。在此所指的网络40可为一因特网(Internet)企业网络(Intranet)或企业间网络(Extranet)皆可。而终端装置30可以是一个人计算机(PC)、笔记型计算机(NB)或工作站(Workstation)皆可。而本发明的电子文件会签流程处理系统10可以架构在Windows、Microsoft.NET、Linux、Unix、COM或Java的平台。所使用的程序语言可以为ASP.NET、ASP、VB.NET、CFM、C#、C++、J#、Office InfoPath、Java、J2EE、JSP、或PHP皆可。
电子文件会签流程处理系统10包括有一文件连结单元11、一对象生成单元12、一数据输入单元13、一流程处理单元14，一数据存取单元15、一任务派送单元16。文件连结单元11，是用以提供使用者利用终端装置30通过网络10连结至服务器20，以使文件连结单元11与一会签文件相连结，也就是说，使用者可以通过电子文件会签流程处理系统10的文件连结单元11连结一预计会签的文件，主要是让签核者通过此文件连结单元11即可看到预计会签的文件内容，用附文件或是使用路径连结的方式皆可。
对象生成单元12提供使用者产生一会签对象121，会签对象的产生依赖于OOP(Object Oriented Programming，面向对象的程序设计)技术，所谓“对象”就是一个或一组数据以及处理这些数据的方法和过程的集合。而数据输入单元13提供使用者通过此数据输入单元13将签核者的信息输入会签对象121，并加以储存。值得注意的是，本发明所提出的电子文件会签流程处理系统10是可以与企业内部原有的数据库连结，因此，请参考图2，数据输入单元13进一步还包含一数据撷取单元131，经由服务器20与一企业数据库50连结，提供使用者通过数据撷取单元131自企业数据库50提取签核者信息，其中签核者信息可包括签核者的组织、部门、群组、姓名、职级以及代理人等相关信息，因此，使用者可以利用数据撷取单元131自行选择单一签核者的姓名，或选取某个部门或群组，并通过数据输入单元13输入至会签对象121，以提高选取签核者的效率。
流程处理单元14系提供使用者自行设定会签对象121内的签核者的会签顺序，并通过数据存取单元15将设定好的会签顺序储存至会签对象121内。值得注意的是，流程处理单元14可包括一预设的会签类型，包含多人同时会签、顺序会签以及分支会签等类型，使用者可自行选取适合的会签类型，而使流程处理单元14自动排定会签对象121内的签核者的会签顺序。
任务派送单元16可依据会签对象121内所储存的签核者与会签顺序，通过网络20依序发送文件连结单元11给签核者。较佳的方式是使用电子邮件的方式发送给签核者，当签核者收到信件后，可通过文件连结单元11看到预计签核的文件内容，进行签核动作。
其中，为了提高会签的效率，本发明的电子文件会签流程处理系统10还可包括一时间设定单元17与一讯息提醒单元18，时间设定单元17用以设定一处理时间，当签核者于所设定的处理时间内，尚未完成签核，讯息提醒单元则通过网络发送提醒讯息给签核者。
请看图3，为本发明所提出的一种电子文件会签流程处理方法，为使用本发明的电子文件会签流程处理系统10通过一服务器20与一网络40相连结，提供使用者利用一终端装置30与网络40连接，通过服务器20对电子文件会签流程处理系统10进行一电子文件会签流程的处理，此电子文件会签流程处理方法包括有：
令一文件连结单元11与服务器20相连结，以提供使用者利用终端装置30通过网络40连结至服务器20，以使一会签文件与此文件连结单元11连结(S11)，接着，令一对象生成单元12产生一会签对象121(S22)，于一数据输入单元13输入至少一签核者至会签对象121内(S13)，通过一流程处理单元14设定会签对象121内的签核者的会签顺序(S14)，而流程处理单元14还可包括一预设的会签类型，包含多人同时会签、顺序会签以及分支会签等类型，据此，使用者可自行选取适合的会签类型，而使流程处理单元14自动排定会签对象121内的签核者的会签顺序。
再来，使任务派送单元15依据会签对象121内的会签顺序通过网络40发送文件连结单元11给会签对象121内的签核者。较佳的方式是使用电子邮件的方式发送给签核者，当签核者收到信件后，可通过文件连结单元11看到预计签核的文件内容，进行签核动作。
其中，为了提高会签的效率，本发明的电子文件会签流程处理方法10还可包括利用时间设定单元17设定一预设的处理时间，当签核者于所设定的处理时间内，尚未完成签核，则由讯息提醒单元18通过网络40发送提醒讯息给签核者，以利会签流程顺利进行。
此外，本发明的电子文件会签流程处理方法进一步还包含一数据撷取单元131经由服务器20与一企业数据库50连结，提供使用者通过数据撷取单元131自企业数据库50提取签核者信息，其中签核者信息可包括签核者的组织、部门、群组、姓名、职级以及代理人等相关信息，因此，使用者可以利用数据撷取单元131自行选择单一签核者的姓名，或选取某个部门或群组，并通过数据输入单元13输入至会签对象121，以提高选取签核者的效率。
以上所述仅为本发明的较佳实施例，并非用以限定本发明的申请专利权利；同时以上的描述，对于本领域普通技术人员应该能够理解并实施，因此其它未脱离本发明所揭示的精神下所完成的等效改变或修饰，均应包含在申请专利范围中。

Claims (12)

1.一种电子文件会签流程处理系统，所述电子文件会签流程处理系统通过一服务器与一网络相连结，提供使用者利用一终端装置通过所述网络与所述服务器对所述电子文件会签流程处理系统进行一电子文件会签流程的处理，其特征在于，所述电子文件会签流程处理系统包括有：
一文件连结单元，用以提供使用者利用所述终端装置将所述网络连结至所述服务器，以使所述文件连结单元与一会签文件相连结；
一对象生成单元，提供使用者产生一会签对象；
一数据输入单元，提供使用者通过所述数据输入单元输入至少一签核者至所述会签对象；
一流程处理单元，用以提供使用者自行设定所述会签对象内的签核者的会签顺序；
一数据存取单元，用以将使用者在所述流程处理单元所设定的会签顺序储存至所述会签对象；
一任务派送单元，依据所述会签对象内的签核者与所述流程处理单元所设定的会签类型或会签顺序，依次将所述文件连结单元通过网络发送任务给签核者。
2.根据权利要求1所述的电子文件会签流程处理系统，其特征在于，所述数据输入单元还包括一数据撷取单元，经由所述服务器与一企业数据库连结，提供使用者通过所述数据撷取单元从所述企业数据库提取签核者信息。
3.根据权利要求2所述的电子文件会签流程处理系统，其特征在于，所述企业数据库的签核者信息包括签核者的组织、部门、群组、姓名、职级以及代理人等相关信息。
4.根据权利要求1所述的电子文件会签流程处理系统，其特征在于，所述流程处理单元包括一预设的会签类型：包括多人同时会签、顺序会签以及分支会签等类型，提供使用者选取预设的会签类型而自动排定所述签核者的会签顺序。
5.根据权利要求1所述的电子文件会签流程处理系统，其特征在于，还包括一时间设定单元与一讯息提醒单元，所述时间设定单元用以设定一预设的处理时间，当所述签核者在预设的处理时间内未完成会签，所述讯息提醒单元则通过所述网络发送提醒讯息给所述签核者。
6.根据权利要求1所述的电子文件会签流程处理系统，其特征在于，所述的电子文件会签流程处理系统是架构在Windows、Microsoft.NET、Linux、Unix、COM或Java的平台的系统。
7.根据权利要求1所述的电子文件会签处理系统，其特征在于，所述的电子文件会签流程处理系统是程序语言为ASP.NET、ASP、VB.NET、CFM、C#、C++、J#、OfficeInfoPath、Java、J2EE、JSP、或PHP的系统。
8.一种电子文件会签流程处理方法，通过一服务器与一网络相连结，提供使用者利用一终端装置通过所述网络与所述服务器对一电子文件会签流程处理系统进行一电子文件会签流程的处理，其特征在于，所述电子文件会签流程处理方法包括有：
令一文件连结单元与所述服务器连结，用以提供使用者利用所述终端装置以所述网络连结至所述服务器，以使所述文件连结单元与一会签文件相连结；
令一对象生成单元产生一会签对象；
在一数据输入单元输入至少一签核者至所述会签对象内；
通过一流程处理单元设定所述会签对象内的所述签核者的会签顺序；
一任务派送单元依据所述会签对象内的会签顺序依次通过所述网络发送所述文件连结单元给所述会签对象内的所述签核者。
9.根据权利要求8所述的电子文件会签流程处理方法，其特征在于，所述数据输入单元还包括一数据撷取单元，经由所述服务器与一企业数据库连结，提供使用者通过所述数据撷取单元从所述企业数据库中提取签核者信息。
10.根据权利要求9所述的电子文件会签流程处理方法，其特征在于，所述企业数据库的签核者信息包含签核者的组织、部门、群组、姓名、职级以及代理人等相关信息。
11.根据权利要求8所述的电子文件会签流程处理方法，其特征在于，所述流程处理单元还包括一预设的会签类型：包含多人同时会签、顺序会签以及分支会签等类型，提供使用者选取预设的会签类型而自动排定所述签核者的会签顺序。
12.根据权利要求8所述的电子文件会签流程处理方法，其特征在于，还包括一时间设定单元与一讯息提醒单元，所述时间设定单元用以设定一预设的处理时间，当所述签核者在预设的处理时间内未完成会签，所述讯息提醒单元则通过所述网络发送一提醒讯息给所述签核者。
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