CN103679384A - 一种工作流协同办公的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种工作流协同办公的方法，涉及办公自动化领域包括以下步骤：将企业信息数据导入系统数据库，使用业务流程管理程序JBPM对企业信息数据进行分析，生成企业信息数据模型文件；采用Signavio流程设计器建立企业业务流程模型，生成流程设计文件；根据不同的业务节点，在流程设计文件中创建相应的角色信息；配置负责各个业务节点的角色，运行业务节点的角色的业务流程，生成业务数据和相应的操作记录；将业务数据和操作记录与各个业务节点的工作流程进行比对，对各个业务的工作流程进行修改或删除。本发明能够实现企业核心业务过程的评估、分析、模拟、定义，不仅操作过程比较简单，便于人们使用，而且工作效率较高。
Description
技术领域
本发明涉及办公自动化领域，具体涉及一种工作流协同办公的方法。
背景技术
随着企业单位的不断发展，组织结构越来越庞大，办公流程也越来越繁琐。常见的协同办公系统会提供一系列的功能支持办公，不仅能够及时有效在公司组织机构之间传递信息，而且能够实现无纸化办公和资源共享。
目前，现有的协同办公系统能够提供一系列的功能支持办公（例如下放通知、公告、新闻等各种资讯），实现信息的畅通直达，管理文档、资料归档和共享等。
但是，现有的协同办公系统过于模块化和功能化，协同办公系统使用时存在以下缺点：
（1）协同办公系统将职能部门按照专业划分，不同的职能部门相对独立，协同办公系统处理涉及多个职能部门的单项业务时，多个职能部门之间会产生内部矛盾，协同办公系统需要耗费大量的数据信息来解决和协调内部矛盾，不便于人们使用。
（2）由于公文旅行、文牍主义存在与各个企业，因此协同办公系统需要对各个企业的公文、报告和表格进行检查、校对和控制，耗费大量人力资源和物力资源，资源利用不够合理。
发明内容
针对现有技术中存在的缺陷，本发明的目的在于提供一种工作流协同办公的方法，能够实现企业（组织）核心业务过程的评估、分析、模拟、定义，不仅操作过程比较简单，便于人们使用，而且工作效率较高。
为达到以上目的，本发明采取的技术方案是：一种工作流协同办公的方法，包括以下步骤：
A、通过编辑工具将需要管理的企业信息编辑为企业信息数据，通过导入工具将企业信息数据导入系统数据库，所述企业信息包括公司组织机构信息和员工个人信息；
B、使用业务流程管理程序JBPM对企业信息数据进行分析，生成企业信息数据模型文件；采用基于Web的Signavio流程设计器，JBPM为基于Web的Signavio流程设计器提供动态路由程序接口，在基于Web的Signavio流程设计器中引入动态路由，基于Web的Signavio流程设计器根据企业信息数据模型文件，建立企业业务流程模型，生成构建于JBPM框架上的流程语言JPDL格式的流程设计文件；企业业务流程模型包括不同的业务节点，每个业务节点包括相应业务的工作流程；
C、根据业务流程模型中不同的业务节点，在流程设计文件中创建相应的角色信息；
D、将流程设计文件保存至系统，根据配置角色信息配置负责各个业务节点的角色；
E、运行各个已经配置好业务节点的角色的业务流程，在业务流程运行和流转的过程中，生成各个业务节点的业务数据和相应的操作记录；
F、将各个业务节点的业务数据、相应的操作记录与企业业务流程模型中各个业务节点的工作流程进行比对，对企业业务流程模型中的各个业务的工作流程进行修改或删除。
在上述技术方案的基础上，步骤B中所述企业业务流程模型包括部门公文分发工作流程、物品管理工作流程和会议管理工作流程；所述企业业务流程模型中的业务节点包括部门公文文书分发节点、公文文书分发的工作流程图、物品管理审批节点、物品管理审批流程的线路图、会议管理审批节点、会议管理审批的工作流程图。
在上述技术方案的基础上，步骤C包括以下步骤：根据业务流程模型中的部门公文文书分发节点，创建负责签收公司公文的部门文书分发人员角色信息；根据业务流程模型中的物品管理审批节点，创建负责审批物品申请单的物品管理员角色信息；根据业务流程模型中的会议管理审批节点，创建负责会议室申请单的会议室管理员角色信息。
在上述技术方案的基础上，步骤D中根据配置角色信息配置负责各个业务节点的角色包括以下步骤：根据所述部门文书分发人员角色信息，在员工个人信息中选取负责签收公司公文的部门文书分发人员；根据所述物品管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责审批物品申请单的物品管理员；根据所述会议室管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责会议室申请单的会议室管理员。
在上述技术方案的基础上，步骤E包括以下步骤：所述负责签收公司公文的部门文书分发人员，生成公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息；所述负责审批物品申请单的物品管理员，生成物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息；所述负责会议室申请单的会议室管理员，生成会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息。
在上述技术方案的基础上，步骤F包括以下步骤：将所述公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息进行汇总和分析，得到部分公文文书分发的最优化流程图，将部门公文分发的最优化流程图，与企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中的问题节点；
将所述物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息进行汇总和分析，得到物品管理的最优化流程图，将物品管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中物品管理审批流程的线路图进行比对，删除业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中多余的节点、或者修改业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中的问题节点；
将所述会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息进行汇总和分析，得到会议管理的最优化流程图，将会议管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中的问题节点。
在上述技术方案的基础上，步骤A中所述编辑工具采用电子表格excel编辑器。
在上述技术方案的基础上，步骤A中所述导入工具采用PL/SQLDeveloper。
与现有技术相比，本发明的优点在于：
（1）本发明根据工作流程在系统中创建相应的角色，每个工作流程的业务节点中以角色为主导（即谁担任该角色，谁负责该角色所在的工作流节点上的工作）。本发明能够积极强化工作流中角色的作用，淡化部门与部门之间的界限。协同办公系统不需要协调内部矛盾，不仅操作过程比较简单，便于人们使用，而且提高了工作效率。
（2）本发明以协同办公系统为基础建立绩效考核机制，将工作流中需要进行考核的流程节点与绩效挂钩（例如出现的消息推送、催办、审核等事项时系统自动记录其每一项任务的开始时间、结束时间、催办次数信息等等），本发明能够以客观的数据分析结果来对员工进行考核，保证员工的切身利益。
（3）本发明需要建立特殊流程流转机制（例如工作流的自由跳转，用户可以处理特殊情况或者按照实际将工作流程自由流转到需要的节点），实时监控并统计自由跳转分别在各个流程节点使用的频率、流向等等。本发明采用数据挖掘的方式对统计的数据进行分析，并对工作流的使用进行评估，根据评估结果对流程进行适当的优化来适应企业发展。
附图说明
图1为本发明实施例中工作流协同办公的方法的流程图。
具体实施方式
以下结合附图及实施例对本发明作进一步详细说明。
参见图1所示，本发明实施例中的工作流协同办公的方法包括以下步骤：
S1:通过编辑工具（电子表格excel编辑器）将需要管理的企业信息编辑为企业信息数据，通过导入工具将企业信息数据导入系统数据库；企业信息包括公司组织机构信息、员工个人信息等，导入工具为PL/SQL Developer。
S2：使用JBPM（Java Business Process Management、业务流程管理）对企业信息数据进行分析，生成企业信息数据模型文件；采用基于Web的Signavio流程设计器，JBPM为基于Web的Signavio流程设计器提供动态路由程序接口，在基于Web的Signavio流程设计器Signavio流程设计器中引入动态路由（自由流），基于Web的Signavio流程设计器根据企业信息数据模型文件建立包括企业业务流程模型，生成JPDL（JBoss JBPM Process Definition Language、构建于JBPM框架上的流程语言）格式的流程设计文件；企业业务流程模型包括不同的业务节点，每个业务节点包括相应业务的工作流程。JPDL格式的文件本质上属于XML文件，其用于流程的发布。
常见的企业业务流程模型包括部门公文分发工作流程、物品管理工作流程和会议管理工作流程等；企业业务流程模型中的关键业务节点包括部门公文文书分发节点、公文文书分发的工作流程图、物品管理审批节点、物品管理审批流程的线路图、会议管理审批节点、会议管理审批的工作流程图等。
S3：根据业务流程模型中的业务节点，在流程设计文件中创建相应的角色信息。
根据业务流程模型中的部门公文文书分发节点，创建负责签收公司公文的部门文书分发人员角色信息；根据业务流程模型中的物品管理审批节点，创建负责审批物品申请单的物品管理员角色信息；根据业务流程模型中的会议管理审批节点，创建负责会议室申请单的会议室管理员角色信息。
S4：将流程设计文件保存至系统，根据配置角色信息配置负责各个业务节点的角色。
根据部门文书分发人员角色信息，在员工个人信息中选取负责签收公司公文的部门文书分发人员；根据物品管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责审批物品申请单的物品管理员；根据会议室管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责会议室申请单的会议室管理员。
S5：运行各个已经配置好业务节点的角色的业务流程，在业务流程运行和流转的过程中生成各个业务节点的业务数据、以及相应的操作记录。
负责签收公司公文的部门文书分发人员，生成公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息；负责审批物品申请单的物品管理员，生成物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息；负责会议室申请单的会议室管理员生成会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息。
S6：将各个业务节点的业务数据、操作记录与企业业务流程模型中各个业务节点的工作流程进行比对，对企业业务流程模型中的各个业务节点的工作流程进行修改或删除。
将公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息进行汇总和分析，得到部分公文文书分发的最优化流程图，将部门公文分发的最优化流程图，与企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中的问题节点。
将物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息进行汇总和分析，得到物品管理的最优化流程图，将物品管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中物品管理审批流程的线路图进行比对，删除业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中多余的节点、或者修改业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中的问题节点。
将会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息进行汇总和分析，得到会议管理的最优化流程图，将会议管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中的问题节点。
使用本发明实施例中的工作流协同办公的方法时，以将真正的工作流管理思想运用至协同办公系统中为宗旨，不断的让流程使用过程中的反馈情况与实际情况的对比，优化现有流程并进行推进，使业务流程更加清晰、规范和可控，打破并重组僵化的体制，消除不必要的流程和环节，避免了重复劳动，提高了工作效率。
本发明不局限于上述实施方式，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也视为本发明的保护范围之内。本说明书中未作详细描述的内容属于本领域专业技术人员公知的现有技术。
Claims (8)
1.一种工作流协同办公的方法，其特征在于，包括以下步骤：
A、通过编辑工具将需要管理的企业信息编辑为企业信息数据，通过导入工具将企业信息数据导入系统数据库，所述企业信息包括公司组织机构信息和员工个人信息；
B、使用业务流程管理程序JBPM对企业信息数据进行分析，生成企业信息数据模型文件；采用基于Web的Signavio流程设计器，JBPM为基于Web的Signavio流程设计器提供动态路由程序接口，在基于Web的Signavio流程设计器中引入动态路由，基于Web的Signavio流程设计器根据企业信息数据模型文件，建立企业业务流程模型，生成构建于JBPM框架上的流程语言JPDL格式的流程设计文件；企业业务流程模型包括不同的业务节点，每个业务节点包括相应业务的工作流程；
C、根据业务流程模型中不同的业务节点，在流程设计文件中创建相应的角色信息；
D、将流程设计文件保存至系统，根据配置角色信息配置负责各个业务节点的角色；
E、运行各个已经配置好业务节点的角色的业务流程，在业务流程运行和流转的过程中，生成各个业务节点的业务数据和相应的操作记录；
F、将各个业务节点的业务数据、相应的操作记录与企业业务流程模型中各个业务节点的工作流程进行比对，对企业业务流程模型中的各个业务的工作流程进行修改或删除。
2.如权利要求1所述的工作流协同办公的方法，其特征在于：步骤B中所述企业业务流程模型包括部门公文分发工作流程、物品管理工作流程和会议管理工作流程；所述企业业务流程模型中的业务节点包括部门公文文书分发节点、公文文书分发的工作流程图、物品管理审批节点、物品管理审批流程的线路图、会议管理审批节点、会议管理审批的工作流程图。
3.如权利要求2所述的工作流协同办公的方法，其特征在于，步骤C包括以下步骤：根据业务流程模型中的部门公文文书分发节点，创建负责签收公司公文的部门文书分发人员角色信息；根据业务流程模型中的物品管理审批节点，创建负责审批物品申请单的物品管理员角色信息；根据业务流程模型中的会议管理审批节点，创建负责会议室申请单的会议室管理员角色信息。
4.如权利要求3所述的工作流协同办公的方法，其特征在于，步骤D中根据配置角色信息配置负责各个业务节点的角色包括以下步骤：根据所述部门文书分发人员角色信息，在员工个人信息中选取负责签收公司公文的部门文书分发人员；根据所述物品管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责审批物品申请单的物品管理员；根据所述会议室管理员角色信息，在员工个人信息中选取负责会议室申请单的会议室管理员。
5.如权利要求4所述的工作流协同办公的方法，其特征在于，步骤E包括以下步骤：所述负责签收公司公文的部门文书分发人员，生成公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息；所述负责审批物品申请单的物品管理员，生成物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息；所述负责会议室申请单的会议室管理员，生成会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息。
6.如权利要求5所述的工作流协同办公的方法，其特征在于，步骤F包括以下步骤：将所述公司公文文书的签收信息、签收公司公文文书的次数信息进行汇总和分析，得到部分公文文书分发的最优化流程图，将部门公文分发的最优化流程图，与企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中公文文书分发的工作流程图中的问题节点；
将所述物品申请单的审批信息、物品申请单的审批次数信息进行汇总和分析，得到物品管理的最优化流程图，将物品管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中物品管理审批流程的线路图进行比对，删除业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中多余的节点、或者修改业务流程模型中物品管理审批流程的线路图中的问题节点；
将所述会议室申请的申请信息、会议室申请的申请次数信息进行汇总和分析，得到会议管理的最优化流程图，将会议管理的最优化流程图，与企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图进行比对，删除企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中多余的节点、或者修改企业业务流程模型中会议管理审批的工作流程图中的问题节点。
7.如权利要求1至6任一项所述的工作流协同办公的方法，其特征在于：步骤A中所述编辑工具采用电子表格excel编辑器。
8.如权利要求1至6任一项所述的工作流协同办公的方法，其特征在于：步骤A中所述导入工具采用PL/SQL Developer。
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