CN103193050A

CN103193050A - 档案资料定位到本的管理方法及实现该方法的装置

Info

Publication number: CN103193050A
Application number: CN2013100659705A
Authority: CN
Inventors: 贡仲林; 沈小娇; 马琼
Original assignee: Jiangsu Xunjie Cabinet Technology Co Ltd
Current assignee: Jiangsu Xunjie Cabinet Technology Co Ltd
Priority date: 2013-03-04
Filing date: 2013-03-04
Publication date: 2013-07-10
Anticipated expiration: 2033-03-04
Also published as: CN103193050B

Abstract

本发明公开了一种档案资料定位到本的管理方法，该管理方法包括以下步骤：（1）在档案柜内安装多个可回转的挂斗，将档案资料本信息输入至档案柜的终端控制系统内存储后，顺序摆放在挂斗内；（2）在终端控制系统上输入档案资料本信息，放置该档案资料本信息的挂斗运行至存取窗口，激光指示灯开启，激光照射在该档案资料本上或放置该档案资料本的位置上；（3）存取该档案资料本后，单次操作完成；（4）重复步骤（2）和（3）可定位存取下一个档案资料本。采用本发明的档案资料定位到本的管理方法，可以提高档案管理人员的工作效率高、能够精准查找档案资料定位到本。本发明还涉及一种实现该管理方法的档案资料定位到本装置。

Description

档案资料定位到本的管理方法及实现该方法的装置

技术领域

本发明涉及能存取物品的仓储设备领域，尤其是涉及一种文件档案资料精确定位到本的分隔存取管理方法，以及一种实现该管理方法的档案资料定位到本装置。

背景技术

关于档案资料的存取一直是困扰从事档案管理工作人员的头等问题，由于档案资料多，目前的档案存取装置查询只能定位到层，工作人员还需从每一层中的成千上万个档案中依据编号查找需要的文件；另外，每份资料是一份挨着一份摆放的，取出其中一份后，紧挨着的一份会倾斜，工作人员需费力整理，这些问题都给工作人员带来了很大的工作量，严重影响了档案管理工作人员的效率。

在中国专利文献CN2517585Y中，公开了一种放置档案资料的档案盒，在盒盖与盒框盖合的对应面上设有相互配合的吸合件，但是该档案盒只能放置很少量的档案文件，且不适合大量的档案管理，不是智能化的，不方便查找。

在授权公告号为CN102058279B的专利文件中公开了一种多单元回转库，具体公开了该多单元回转库由多个回转单元、存取窗口、多组运行轨道和控制系统

组成，各回转单元之间相对独立，由所述控制系统控制；将存物箱斗依照物品的存放要求制作成所需尺寸，再将N个存物箱斗由链传动机构链接组成一个回转单元，由驱动电机做动力驱动；所述的每一个回转单元又包括库体，箱斗、挡板、链传动机构和驱动电机；所述的回转单元的回转受控制系统控制，驱动电机接收到控制系统发出的指令带动链传动机构做回转运动，存物箱斗也即同步回转运动，将需要存取的装有物品的存物箱斗运行至存取窗口位置，红外光指示指向该存物箱斗，完成存取物品的上作程序。

但是，上述现有技术中没有公开一种系统化的管理档案资料本的方法，使得档案资料定位到本；且在专利文献CN102058279B中，该多单元回转库对于档案文件的存取还是存在不足，只能定位到层，不能精准的定位到本，取放档案不方便，档案管理工作人员还得从该层众多的档案文件中花费大量时间查找需要的文件，取放文件后还需花时间整理平整。

发明内容

本发明要解决的技术问题是提供一种工作效率高、系统化的、能够精准将档案资料定位到本的管理方法。

为解决上述技术问题，本发明采用的技术方案是，该管理方法包括以下步骤：

（1）在档案柜内安装多个可作回转运动的挂斗，挂斗插装有若干个隔片，相邻两个隔片之间形成有容纳档案资料的放置空间，将档案资料本信息输入至档案柜的终端控制系统内存储后，顺序摆放在挂斗的容纳档案资料的放置空间内；

（2）在终端控制系统上输入档案资料本信息，放置该档案资料本的挂斗运行至存取窗口，安装在挂斗上方的激光指示灯开启，激光照射在该档案资料本上或放置该档案资料本的位置上；

（3）存取该档案资料本后，单次操作完成；

（4）重复步骤（2）和（3）可定位存取下一个档案资料本。

将黏贴有条形码或电子标签档案资料本顺序摆放在挂斗的容纳档案资料的放置空间内，直接采用扫码枪直接扫描或读卡器读电子标签的方式，定时或实时对档案资料本进行盘点，实现系统化、智能化将档案资料本信息存储至终端控制系统内。该档案资料本信息包括年份、名称等，还可以包括其他可以唯一确定该档案资料本的信息，这样，在终端控制系统上输入查找该档案资料本比较迅速，精准。

进一步的，在步骤（2）中，可顺次输入多个档案资料本信息，在存取第一个档案资料本后，在终端控制系统上点击确定，同时激光指示灯关闭；随后，摆放第二个档案资料本的挂斗运行至存取窗口，指示第二个档案资料本的激光指示灯开启；重复前述步骤，依次可以存取多个档案资料本。

采用上述技术方案中的管理档案资料定位到本的方法，可以实现一次多个档案的管理，只需初次输入档案资料本的信息至终端控制系统内，再次查找时，只需要输入关键词，终端控制系统发出指令即可定位到本；同时，本发明的档案资料定位到本的管理方法，还可以检查档案资料本放置是否正确，由于初次输入档案资料本的信息至终端控制系统内，终端控制系统就给其分配了一个位置并记录，若是之后由于人为原因取放档案资料本，导致其放置位置不对，管理员可以通过本发明的管理方法，检查档案资料本是否放置正确。

本发明要解决的另一个问题是，提供一种实现档案资料定位到本的管理方法的档案资料定位到本装置。

为解决上述技术问题，本发明采用的技术方案是，该装置设置在档案柜上，档案柜设有终端控制系统和存取窗口，所述档案柜安装有多个可作回转运动的挂斗，所述挂斗的垂直面和水平面上都设有若干个规则排列的插槽；还包括有若干个隔片，所述隔片具有可与所述插槽相卡合的卡合配合部件，相邻隔片之间形成有容纳档案资料的放置空间，所述放置空间上方对应安装有激光指示灯。

上述技术方案是在授权公告号CN102058279B的技术方案的基础上进行改进的，在档案柜上安装多个可作回转运动的挂斗，每一层一个挂斗，所述挂斗的垂直面和水平面上都设有若干个规则排列的插槽，采用这样的结构，由于插槽是规则排列的，这样就可以放置一些标准尺寸的档案，可以任意设置若干多个插槽，增加标准尺寸档案资料的存放数量；所述隔片具有可与所述插槽相卡合的卡合配合部件，采用隔片隔离每个档案，使得相邻隔片之间形成有若干容纳档案资料的放置空间，当然，挂斗两端的容纳档案资料的放置空间由隔片和挂斗侧边形成，其产生的有益效果是，在保证不减少挂斗存放档案数量的前提下，每个档案都有一个独立的放置空间，方便工作人员取放，取档案后，左右两侧的档案不会倾倒，放档案时，不用费力别开两边的档案，方便快捷；另外，容纳档案资料的放置空间上方对应安装有激光指示灯，这样在终端控制系统发出指令后，放置有需要存取的档案资料本的挂斗回转运行至存取窗口时，位于该档案资料本的位置处上方的激光指示灯就会开启，方便工作人员识别位置取放档案，提高了工作效率，定位精准。

终端控制系统包括信息管理终端、数据存储模块、数据处理模块，所述信息管理终端接收输入的指令生成储物信息（档案资料本信息）并按照先后顺序存储在数据存储模块中，数据处理模块根据先后顺序读取数据存储模块中的档案资料本信息，对其处理后将指令传送至档案柜进而使得挂斗作回转运动，所述档案柜还包括条码扫描装置或读卡器，该装置的输出端与数据处理模块相连接，将扫描的信息传输至数据处理模块中。

本发明要解决的另一个问题是，对于非标准尺寸的档案文件也能快速准确的查找定位，采用的技术方案是，所述插槽在挂斗的一端排列相对紧密形成非标准档案资料放置区域，所述隔片可根据非标准档案资料的尺寸选择与插槽卡合配合形成非标准档案存放空间。

由于非标准尺寸的档案文件毕竟很少，且可以在多个挂斗，即每一层分开存放，因此，在每一个挂斗的一端设置排列相对紧密形成非标准档案资料放置区域，该区域根据档案管理工作中的非标准档案的数量适当设置，隔片可根据非标准档案资料的尺寸选择与插槽卡合配合形成非标准档案存放空间，采用这样的结构设置，其产生的有益效果是，可以将非标准尺寸档案归类放置，非标准档案资料放置区域上方同样对应安装有激光指示灯，在终端控制系统发出指令后，需要取放的档案如果处于非标准档案资料放置区域，该区域处的激光指示灯就会开启，激光照射在该档案资料本上或放置该档案资料本的位置上，考虑到非标准档案本来就比较少，且又可分层摆放，非标准档案资料放置区域相对比较狭小，因此，即便是非标准档案资料本，也可以非常方便快捷的定位查找。

作为本发明的进一步改进，所述卡合配合部件为设置在隔片边缘向外突出的突出部，其产生的有益效果是，结构简单，降低了部件的加工成本，操作使用方便。

作为本发明的进一步改进，所述隔片上具有4个突出部，与所述插槽对应相卡合配合，其产生的有益效果是，可以加强隔片在挂斗上的固定作用，档案文件不易倾倒，同时也延长了隔片的使用寿命，降低了维修管理成本。

作为本发明的进一步改进，所述垂直面上还设置有减重孔，在挂斗的垂直面上设置有减重孔，其产生的有益效果是，降低了整个挂斗的重量，回转运行阻力小，同时减少了材料的用量，降低了生产成本，挂斗的整体美观也好。

附图说明

下面结合附图对本发明的具体实施方式作进一步详细说明，其中：

图1是现有技术中多单元回转库的结构示意图；

图2是图1剖视图；

图3是本发明的档案资料定位到本装置结构示意图；

图4是隔片的结构示意图；

图5是挂斗的结构示意图；

图6是本发明另一实施方式挂斗的结构示意图；

图7是本发明图3的纵向的剖视图；

图中：1-档案柜，2-挂斗，3-垂直面，4-水平面，5-插槽，6-隔片，7-卡合配合部件，8-放置空间，9-激光指示灯，10-非标准档案资料放置区域，11-非标准档案存放空间，12-突出部，13-减重孔。

具体实施方式

为了更好地理解本发明相对于现有技术所作出的改进，在对本发明的两种具体实施方式进行详细说明之前，先对背景技术部分所提到的现有技术结合附图加以说明。

图1和图2分别是是现有技术中国发明专利CN102058279B所公开的多单元回转库结构示意图以及剖视图。

在回转库上内，将存物箱斗102依照物品的存放要求制作成所需尺寸，再将N个存物箱斗102由链传动机构106链接组成一个回转单元107，有驱动电机105做动力驱动，回转库101可以将N个回转单元107组合，由一套控制系统109控制。多单元回转库设存取窗口103、红外光指示108、控制系统109。需要存取单元107的任意一个存物箱斗102内的物品时，控制系统109发出指令，驱动电机105带动链传动机构106做回转运动，存物箱斗也即回转运动，将回转单元107的指定的存物箱斗102运行至存取窗口103位置，红外光指示108指示该存物箱斗102，即可完成存取物品工作；当需要存取N个单元107的N个存物箱斗102内的物品时，控制系统109发出指令，N个回转单元107同时接受指令回转运行，将N个回转单元107的N个存物箱斗102运行至存取窗口103位置。相对应的N红外光指示108指示N存物箱斗102，即可完成存取物品工作。

由上述现有技术的技术方案可知，这种多单元回转库只能将位置定位到存物箱斗102，即每一层，而不能将档案位置定位到本，精确到每一个档案文件。

本发明的两种实施方式就是针对现有技术中的多单元回转库不能定位到本作出的改进，下面分别对这两种具体实施方式作出详细说明。

如图3所示，是本发明的结构示意图，该档案资料定位到本装置包括档案柜1，档案柜1安装有多个挂斗2，挂斗2的垂直面3和水平面4上都设有若干个规则排列的插槽5，本发明中所指的垂直面3并不是说是绝对的是垂直的，同样，水平面4也不是说是绝对的是水平的，都是相对而言，大致的，垂直面3上还设有减重孔13，当然，也可以在水平面上设置减重孔13；若干个隔片6，每个隔片6的边缘处具有4个往外突出的突出部12作为与插槽5相卡合的卡合配合部件7，如图4、5所示，隔片6垂直方向的两个突出部12与挂斗2的垂直面3上的两个插槽5对应，隔片6水平方向的两个突出部12与挂斗2的水平面4上的两个插槽5对应，若干个隔片6固定位置后，相邻隔片6之间形成有容纳档案资料的放置空间8，从图3可知，形成有若干个容纳档案资料的放置空间8，在每个放置空间8（也即是挂斗2）上方对应安装由终端控制系统14控制的激光指示灯9（如图7所示），可以设置多个激光指示灯9，当然，如果指示灯可以转向，且角度允许，一个指示灯也是可以的，确保回转至存取窗口的挂斗2上的档案资料本都能受到指示灯的照射。

本发明的另一个实施例，如图6所示，其余部分与第一个实施例相同，唯一不同的是，插槽5在挂斗2的一端排列相对紧密形成非标准档案资料放置区域10，隔片6可根据非标准档案资料的尺寸选择与插槽5卡合配合形成非标准档案存放空间11。

当需要存取档案时，由于采用本发明的档案资料定位到本装置，在终端控制系统14发出指令后，相对应的激光指示灯9会指示档案放置的位置或需要放置档案的位置，即可完成存取档案文件的工作。

此外，采用本发明的档案资料定位到本装置还可以随机检查档案放置的位置是否正确，在终端控制系统上输入查找该档案文件，终端控制系统14发出指令后，激光指示灯就会开启指示其应该放置该档案的位置，管理人员就可以核对该指示灯处的档案是否是该档案文件或是否存在该档案资料文件，可以及时发现工作上的失误。

采用本发明的档案资料定位到本装置实施档案资料定位到本的管理方法，包括以下步骤：

（2）在终端控制系统上输入档案资料本信息，放置该档案资料本信息的挂斗运行至存取窗口，安装在挂斗上方的激光指示灯开启，激光照射在该档案资料本上或放置该档案资料本的位置上；

（3）存取该档案资料本后，单次操作完成；

（4）重复步骤（2）和（3）可定位存取下一个档案资料本。

还可以的，在步骤（2）中，可顺次输入多个档案资料本信息，在存取第一个档案资料本后，在终端控制系统上点击确定，同时激光指示灯关闭；随后，摆放第二个档案资料本的挂斗运行至存取窗口，指示第二个档案资料本的激光指示灯开启；重复前述步骤，依次可以存取多个档案资料本。

上面结合附图对本发明的实施方式作了详细的说明，但是本发明不限于上述实施方式，在所属技术领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本发明宗旨的前提下做出各种变化。

Claims

1.一种档案资料定位到本的管理方法，该管理方法包括以下步骤：

（3）存取该档案资料本后，单次操作完成；

（4）重复步骤（2）和（3）可定位存取下一个档案资料本。

2.如权利要求1所述的档案资料定位到本的管理方法，其特征在于，在步骤（2）中，可顺次输入多个档案资料本信息，在存取第一个档案资料本后，在终端控制系统上点击确定，同时激光指示灯关闭；随后，摆放第二个档案资料本的挂斗运行至存取窗口，指示第二个档案资料本的激光指示灯开启；重复前述步骤，依次可以存取多个档案资料本。

3.一种实现权利要求1或2所述的档案资料定位到本的管理方法的档案资料定位到本装置，该装置设置在档案柜（1）上，档案柜（1）设有终端控制系统（14）和存取窗口，所述档案柜（1）安装有多个可作回转运动的挂斗（2），其特征在于，所述挂斗（2）的垂直面（3）和水平面（4）上都设有若干个规则排列的插槽（5）；还包括有若干个隔片（6），所述隔片（6）具有可与所述插槽（5）相卡合的卡合配合部件（7），相邻隔片（6）之间形成有容纳档案资料的放置空间（8），所述放置空间（8）上方对应安装有激光指示灯（9）。

4.如权利要求3所述的档案资料定位到本装置，其特征在于，所述插槽（5）在挂斗（2）的一端排列相对紧密形成非标准档案资料放置区域（10），所述隔片（6）可根据非标准档案资料的尺寸选择与插槽（5）卡合配合形成非标准档案存放空间（11）。

5.如权利要求3或4所述的档案资料定位到本装置，其特征在于，所述卡合配合部件（7）为设置在隔片（6）边缘向外突出的突出部（12）。

6.如权利要求5所述的档案资料定位到本装置，其特征在于，所述隔片（6）上具有4个突出部（12），与所述插槽（5）对应相卡合配合。

7.如权利要求3或4所述的档案资料定位到本装置，其特征在于，所述垂直面（3）上还设置有减重孔（13）。