CN102044008A

CN102044008A - 合同管理信息系统

Info

Publication number: CN102044008A
Application number: CN2009102048748A
Authority: CN
Inventors: 陈宁; 许昀; 贾雅琦; 王芳; 姜志广
Original assignee: Beijing Institute of Spacecraft Environment Engineering
Current assignee: Beijing Institute of Spacecraft Environment Engineering
Priority date: 2009-10-16
Filing date: 2009-10-16
Publication date: 2011-05-04

Abstract

本发明涉及一种合同管理系统，其包括：表示装置，用于向用户表示合同信息；操作装置，用于根据用户的动作来操作所述的至少一个合同信息；以及修改装置，其根据对所述至少一个合同的操作来修改所述的合同信息；接口装置，用于与用户其他系统集成，将合同信息传递给其他系统。

Description

合同管理信息系统

技术领域

本发明涉及一种合同管理系统，具体地，涉及以计算机硬件和软件实现的那些合同管理系统。

背景技术

许多人对合同管理系统的基础原理和概念没有清楚的理解，并且发现很难理解信息系统如何合同管理。为了帮助他们，一些合同管理系统提供了借助于简单的录入。然而，为了制成这种录入系统，需要用户通过专门对数字数据进行处理来操作该系统。因此，为了操作这些类型的系统，仍然需要对合同录入信息具有一定的能力和理解。

发明内容

本发明提供一种合同管理信息系统，其包括：表示装置，用于向用户表示合同信息；操作装置，用于根据用户的动作来操作所述的至少一个合同信；以及修改装置，其根据对所述至少一个合同的操作来修改所述的合同信息；接口装置，用于与用户其他系统集成，将合同信息传递给其他系统。

根据本发明的一个方面，合同管理信息系统还包括：权限控制体系，规范合同在录入、管理、执行、归档、查询各个环节的访问权限。所述权限控制体系包括权限策略和权限管理两部分；其中权限策略是管理信息系统在访问控制方面采取的方法，用于权限种类的划分以及内部的逻辑控制；权限管理是指将权限策略应用于相应用户的过程，应用在授权过程中。

根据本发明的一个方面，合同信息管理信息系统还包括对合同数据的管理和维护，其中合同数据包含合同的属性信息以及合同的文本内容。对合同数据的管理包括对合同数据的校验管理，具体包括合法性校验以及合理性校验；其中合法性校验是对用户填报的数据本身是否符合填报要求所作的验证；合理性校验是检查合同内容之间的逻辑上是否合理。

根据本发明的一个方面，合同管理信息系统可以对合同执行管理，对合同执行的管理包括合同提醒、合同付款和合同归档管理。

根据本发明的一个方面，该合同管理信息系统支持对合同文本内容进行全文检索。

附图说明

图1合同系统接口示意图；

图2权限控制体系示意图；

图3合同数据管理；

图4合同执行管理；

图5日志审计管理。

具体实施方式

本发明中合同管理系统是按照下列内容实施的：

1)与财务系统及固定资产管理系统接口

财务合同和财务系统中合同的任务号存在对应关系。

财务合同和固定资产管理系统中合同的任务号存在对应关系。

根据财务合同编号和财务系统中的合同编号的对应关系，实现合同管理系统中财务合同的自动付款和结算。

计算方式为：合同管理员用户登陆后，提供一个“同步财务数据”按钮，点击按钮后系统自动去财务系统数据库中提取相应的数据通过算法来计算出合同的付款和结算状态，无需手动选择付款和结算状态。

数据提取方式：由财务系统管理员提供的财务数据库用户名和密码以及数据表和字段说明，提取合同系统中用到的合同付款和结算信息。

根据财务合同编号和固定资产管理系统中的合同编号的对应关系，实现合同管理系统中财务合同的自动支出明细统计。

2)权限控制体系

建立合同管理的权限控制体系，规范合同在录入、管理、执行、归档、查询等各个环节的访问权限，使合适的人在合适的时间，对合适的内容进行合适的访问，保证合同信息的安全性、可控性和可操作性。

本系统权限控制体系分为权限策略和权限管理两部分。权限策略指的是系统本身在访问控制方面所采取的方法，具体表现为权限种类的划分以及内部的逻辑控制；权限管理是指将权限策略应用于相应用户的过程，具体表现为授权过程。

如图2所示，普通用户在权限策略的制约下对本系统进行适当的访问；而系统管理员通过权限管理模块，对具体的用户进行授权访问控制。

权限策略

建议合同管理系统分为以下几种权限：

(1)合同录入权

拥有“合同录入权”的用户可进行新录合同的操作，默认情况下，合同的录入人即为合同的经办人。

(2)合同修改权

拥有“合同修改权”的用户可进行合同的内容修改以及删除操作。默认条件下，合同的经办人享有对该合同的“合同修改权”。该权限生效的范围仅限于在合同第一笔付款之前，合同第一笔款交付后，任何人不得对合同内容进行修改或删除操作。

(3)合同付款权

“合同付款权”是约定合同付款操作的一种权限，拥有“合同付款权”的用户可以管理合同的付款节点，进行付款操作。默认条件下，合同的经办人享有对该合同的“合同付款权”。

(4)合同归档权

在合同款项都结清之后，拥有“合同归档权”的用户可以对合同进行归档操作。默认条件下，合同的经办人享有对该合同的“合同归档权”。

(5)超级管理权

“超级管理权”包含对合同的所有相关操作的权限，拥有“超级管理权”的用户可对合同进行任何操作。

权限管理

权限管理实现对系统中的所有权限进行维护，并为系统的使用者设置相应的权限。根据权限分配策略将信息分类和机构人员有机挂接，实现对所有用户通过权限分配策略将所有信息有效控制起来。

权限管理主要实现的功能有

(1)支持权限分级，父权限相当于所有其下的子权限之和。

(2)支持对人或单位授权，单位下的子单位及人具有该单位的权限。

(3)支持可以查看人具有的权限，或某个权限哪些人或单位具有。

2)合同数据管理

如图3所示，合同数据应包含合同的属性信息以及合同的文本内容两部分。拥有权限的用户可以在适当的时间对合同数据进行添加、修改和删除操作。其中，合同数据的添加须经过“合同编号自动生成”和“数据校验”两道工序方可提交；而每次合同数据的修改也要通过数据校验的确认。

合同数据维护

合同数据应包含合同的属性信息以及合同的文本内容两部分。

合同的文本内容是指合同的正文以及附件的电子文档内容，可以将电子文件(一般为Word格式)上传，支持多文件上传。其中“甲方名称”有两个选项，分别为“**院”以及“**所”；经办人默认为录入人。

在合同接受第一笔付款之前，允许拥有权限的用户对合同内容进行修改和删除；在第一笔付款后，归档之前，合同内容不再允许修改和删除，但可对其进行付款操作；在合同已被归档后，任何人不允许对其进行任何查看以外的操作。

合同数据校验管理

合同数据校验包含合法性校验以及合理性校验两部分。

合法性校验是针对用户填报的数据本身是否符合填报要求所作的验证。如：合同录入时，必填项是否已填内容，“合同额”一览是否为数字等等。

合理性校验检查的是合同内容之间逻辑上是否合理。如：一份业务合同所对应的若干财务合同的合同额之和是否等于业务系统的合同额等等。

用户录入信息后，提交数据时，系统自动对其进行数据校验。如校验通过，则数据正常提交；如校验未通过，则弹出对话框提示出错信息项，并退回信息填报界面。系统须保证用户已填报的信息不丢失，以便用户进行修改并再次提交。

合同编号管理

合同编号的生成分为自动和手动两个部分。

编号规则定为：业务合同编号＝年度(4位)+“-”+型号代码(4位)+“-”+项目编制代码(2位)+机关编制代码(2位)+“-”+合同序号(4位)

财务合同编号＝所属业务合同编号(19位)+财务合同序号(4位)

例：如2008年签订某业务合同，型号代码为“7SZ0”，项目代码是“01”，机关代码是“01”，此合同是2008年度该类别的第3个合同，此合同划分为2个财务合同。根据以上规则

业务合同编号＝“2008”+“-”+“7SZ0”+“-”+“0101”+“-”+“003Y”＝“2008-7SZ0-0101-003Y”

财务合同1编号＝“2008-7SZ0-0101-003Y”+“001C”＝

“2008-7SZ0-0101-003Y001C”

财务合同2编号＝“2008-7SZ0-0101-003Y”+“002C”＝

“2008-7SZ0-0101-003Y002C”

3)合同执行管理

如图3所示，合同执行管理分为“合同提醒”、“合同付款”以及“合同归档”三个模块。用户在适时的系统提醒下，对合同进行付款和归档操作，推进和掌控合同的执行进程。

合同提醒管理

用户登录进入系统时，系统将首先弹出到期提醒界面，对该用户作为经办人负责的合同的相关节点进行提醒，提醒内容主要包括付款提醒和归档提醒两部分。

报警方式为，每次用户进入系统时，屏幕右下角弹出报警提示窗口。窗口内容显示应付款和应归档合同的条目，条目为链接形式，用户点击后可进入相应合同处理界面，进行权限范围内的合同操作。

从付款节点到期的前n天开始，系统对用户进行付款提醒，提示用户阶段性付款。

当合同款结清后，用户未将合同归档的，系统对用户进行归档提醒。

合同付款管理

拥有合同执行权的用户可对合同进行付款操作。

付款操作可针对业务合同也可针对财务合同，如针对业务合同进行付款操作，则此业务合同对应的所有财务合同的相应节点自动标引付款状态；如针对财务合同进行付款，则直到业务合同对应的所有财务合同都付款后，业务合同的相应节点才标引状态为付款状态。

合同归档管理

在合同的所有款项都结清以后，视为合同执行完毕，此时，有权限的用户可进行归档操作。合同归档后，不允许对其有任何的更改操作。

5)查询统计管理

综合查询

检索条件支持组合检索，即可根据合同的所有属性信息的组合对合同内容进行综合性的全方位检索。如，可检索2007年签订的，乙方为“汉端公司”的，合同额在10万以上的所有合同。

检索输出结果列可自定义，检索结果自动生成报表，支持直接打印输出，支持导出成Excel文件。

全文检索

支持对合同文本内容(上传的word文件)进行全文检索。全文检索须实现以下功能：

支持中文自然语言处理技术，进行中文分词，实现词索引，平衡搜索结果的准确和搜索效率的高效。

实现按字、词混合索引、无损索引，不含无效信息。支持大段文字的检索，并能无误命中。

支持大字符集，适应世界所有语言与文字，支持多语种工作需要。

支持关键词的逻辑组合查询，如，检索合同内容包含“汉端”以及“技术开发”，并且不包含“平台”的所有合同。

合同统计

可针对不同的统计条件生成报表和统计图。支持以下统计条件：

按合同执行状态进行查询统计。

按合同所属项目进行查询统计。

按合同签订日期进行查询统计。

按合同额度区间进行查询统计。

6)日志审计管理

如图4所示，日志审计管理模块自动监控合同管理的整个生命周期，提取用户在合同管理中进行的关键的、重要的、敏感的相关操作过程信息，并将其记录下来，以方便出现问题时查看和回溯。

日志管理关注并记录的操作包括“合同录入”、“合同修改”、“合同删除”、“合同付款”、“合同归档”等等。

日志记录的信息内容包括“操作时间”、“操作类型”、“操作人”、“操作人IP地址”、“合同编号”等等。用户可按照以上五个维度对日志记录条目进行排序和检索。如，用户可以检索：“2008年2月3日”到“2008年4月5日”这段时间内，用户“张三”进行的所有“合同付款”操作，将结果列出，并按照合同编号进行排序。

Claims

1.一种合同管理信息系统，其包括：表示装置，用于向用户表示合同信息；操作装置，用于根据用户的动作来操作所述的至少一个合同信息；以及修改装置，其根据对所述至少一个合同的操作来修改所述的合同信息；接口装置，用于与用户其他系统集成，将合同信息传递给其他系统。

2.如权利要求1所述的合同管理信息系统，其特征在于，还包括：权限控制体系，规范合同在录入、管理、执行、归档、查询各个环节的访问权限。

3.如权利要求2所述的合同管理信息系统，其特征在于：所述权限控制体系包括权限策略和权限管理两部分；其中权限策略是管理信息系统在访问控制方面采取的方法，用于权限种类的划分以及内部的逻辑控制；权限管理是指将权限策略应用于相应用户的过程，应用在授权过程中。

4.如权利要求1所述的合同管理信息系统，其特征在于，该合同信息管理信息系统还包括对合同数据的管理和维护，其中合同数据包含合同的属性信息以及合同的文本内容。

5.如权利要求4所述的合同管理信息系统，其特征在于，对合同数据的管理包括对合同数据的校验管理，具体包括合法性校验以及合理性校验；其中合法性校验是对用户填报的数据本身是否符合填报要求所作的验证；合理性校验是检查合同内容之间的逻辑上是否合理。

6.如权利要求1所述的合同管理信息系统，其特征在于，对合同执行的管理包括合同提醒、合同付款和合同归档管理。

7.如权利要求1所述的合同管理信息系统，其特征在于，该合同管理信息系统支持对合同文本内容进行全文检索。