BE1019809A3 - Hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen - Google Patents

Description

HULPMIDDEL VOOR HET ONTWERPEN VAN EEN PROCES VOOR

DOCUMENTENSTROMEN

Gebied van de uitvinding [01] De onderhavige uitvinding heeft in het algemeen betrekking op processen voor documentenstromen, d.w.z. de processen die geïmplementeerd worden voor communicatie in of tussen organisaties ter uitwisseling van contracten, aankooporders, facturen, verklaringen, afleveringsbewijzen en andere documenten. De uitvinding heeft in het bijzonder betrekking op een gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor het samenstellen van pagina's en de productie van documenten van de pagina's met verbeterde prestaties, d.w.z. met een kortere uitvoeringstijd van documentenstroom en/of een verminderd gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen voor het uitvoeren van de documentenstroom.

Achtergrond van de uitvinding [02] In elke industrietak kost het bedrijven veel inspanningen om hun documenten op een efficiënte en gepersonaliseerde wijze te beheren en distribueren. Overheidsinstellingen leveren en distribueren certificaten, belastingverklaringen, voertuigregistraties, regel- of wetgevende rapporten, enz. Financiële diensten willen hun klanten graag voorzien van rekeningaanvragen, hypotheek- en investeringsdocumenten, financiële plannen, overzichten en voorspellingen van portfolio's, campagnebrochures enz. die volledig gepersonaliseerd en van hoge kwaliteit zijn. Verzekeraars automatiseren en personaliseren de distributie van contracten, schadevergoedingsrapporten, offertes, rekeningen, verlengings-documenten, enz. In de detailhandel en distributiesector worden directe mailings, reclamecoupons, aankoop- en verkooporders, verzendberichten, enz. vormgegeven om met de klant te kunnen communiceren op een manier en via kanalen zoals de klant dat wenst. Zo blijven de klanten langer trouw en worden de kosten en de doorlooptijden lage, respectievelijk en korter.

[03] Hoewel bestaande hulpmiddelen voor het ontwerpen van documentenstromen een aantal grafische gebruikersinterfaces bieden waarmee gebruikers pictogrammen die de verschillende stappen in een documentenstroom weergeven aan elkaar kunnen verbinden, zijn deze geavanceerde hulpmiddelen ofwel niet gebruikersvriendelijk omdat de gebruiker kleine details over het bewerken moet kennen of er rekening mee moet houden, ofwel inefficiënt wat betreft de uitvoering: de uitvoering van documentenstromen is tijdrovend en neem bovenmatig veel geheugen en bewerkingsmiddelen in beslag.

[04] Het is een doel van de onderhavige uitvinding om een hulpmiddel te beschrijven voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen, dat de bovengenoemde tekortkomingen van bestaande oplossingen overwint. Specifieker is het een doel om een hulpmiddel te definiëren voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen met betere prestaties wat betreft uitvoering. Zelfs als de documentenstroom intuïtief samengesteld wordt door niet-IT-specialisten met gebruik van een grafische gebruikersinterface, zal de aldus verkregen documentenstroom betere prestaties leveren wat betreft uitvoeringstijd en het gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen.

Samenvatting van de uitvinding [05] Volgens de onderhavige uitvinding worden de hierboven gedefinieerde doelen gerealiseerd door middel van een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina's van en de productie van documenten van de pagina's, zoals gedefinieerd in conclusie 1, waarbij het hulpmiddel omvat: - een grafische gebruikersinterface waarmee een gebruiker pictogrammen aan elkaar kan verbinden, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - een documentenstroom-transformatiemodule voor het automatisch opnieuw ordenen van de stappen binnen de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik in de stappen, waardoor in vergelijkbare stappen en/of in bij elkaar gelegen stappen gegevens aan elkaar doorgeven worden.

[06] Aldus betreft de uitvinding een ontwerphulpmiddel voor processen voor documentenstromen, waarbij pagina's samengesteld worden en documenten van deze pagina's geproduceerd worden. Het hulpmiddel heeft een grafische gebruikersinterface of GUI waarmee het proces voor documentenstromen grafisch ontworpen een bestuurd kan worden door middel van slepen en neerzetten van koppelbare pictogrammen en pijlen die de pictogrammen aan elkaar verbinden. De pictogrammen visualiseren kenmerkend het vereiste invoerformaat en de geproduceerde uitvoer van elke stap, evenals de handelingen, zoals hieronder uitgelegd wordt. Dankzij de GUI kunnen de processen voor documentenstromen op gemakkelijke wijze en intuïtief ontworpen en aangepast worden, zonder interventie van een technicus of IT-specialist. Het hulpmiddel volgens de uitvinding heeft voorts een transformatiemodule die het proces voor documentenstromen automatisch omzet om de uitvoering ervan te verbeteren. Binnen de beperkingen die opgelegd zijn door de verschillende stappen en de onderlinge afhankelijkheden tussen de stappen, ordent de transforatiemodule de volgorde van de stappen opnieuw. Vergelijkbare stappen, zoals bijvoorbeeld verschillende stappen die sorteer-handelingen omvatten, worden op een zodanige wijze bij elkaar gebracht in het proces voor documentenstromen dat deze stappen in een enkele stap gegroepeerd en als één stap uitgevoerd kunnen worden, waardoor de prestaties verbeteren. Als bijvoorbeeld meerdere sorteerhandelingen gecombineerd worden, is de benodigde geheugentoegang voor op de schijf vootbestaande gegevens minder, waardoor de gehele documentenstroom sneller uitgevoerd wordt. Stappen die informatie aan elkaar doorgeven worden door de geautomatiseerde herordening ook dichter bij elkaar gebracht in het proces voor documentenstromen om het tijdsinterval dat de informatie, die tussen deze stappen doorgegeven wordt, opgeslagen moet worden te minimaliseren. Op deze wijze wordt het gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen verminderd.

[07] Het hulpmiddel volgens de onderhavige uitvinding maakt gebruik van stroomlijnen. Met andere woorden, de stappen worden niet opeenvolgend op de gehele set documenten uitgevoerd, waardoor optimalisatie door rekening te houden met de afhankelijkheden van stappen in het proces voor documentenstromen zinvol wordt.

[08] Eventueel wordt, zoals gedefinieerd in conclusie 2, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding verder aangepast voor: - het automatische dupliceren van ten minste een van de stappen voor parallelle uitvoering daarvan op meerdere pagina's of meerdere documenten.

[09] Feitelijk kan de geautomatiseerde documentenstroomtransformatie volgens de uitvinding, naast het opnieuw ordenen van stappen, bepaalde stappen dupliceren om de uitvoeringstijd daarvan te verkorten. In het bijzonder tijdrovende stappen, zoals bijvoorbeeld het op maat maken en toevoegen van een afbeelding aan individuele pagina's, kunnen een knelpunt vormen in de documentenstroom. Door dergelijke stappen te dupliceren teneinde parallelle uitvoering ervan op verschillende pagina's mogelijk te maken, kan de totale uitvoeringstijd van de documentenstroom significant verkort worden zonder dat de gebruiker beïnvloeding van het proces waarneemt. Er wordt opgemerkt dat de transformatiemodule er voor moet zorgen dat gedupliceerde stappen niet van elkaar afhankelijk zijn, d.w.z. de gedupliceerde stap mag geen informatie nodig hebben van andere pagina's dan die welke bewerkt wordt en de volgorde van de pagina's moet gehandhaafd worden of na het parallel bewerken van de pagina's hersteld worden.

[10] Verder kan eventueel, zoals gedefinieerd in conclusie 3, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de uitvinding aangepast worden voor: - het automatisch opsplitsen van ten minste een van de stappen die vooraf gedefinieerde substappen omvat.

[11] Aldus kan de transformatiemodule, naast het opnieuw ordenen van stappen en/of het dupliceren van stappen, een stap in substappen splitsen als dergelijke substappen vooraf door de gebruiker gedefinieerd zijn. Het opsplitsen van een stap in substappen kan nuttig zijn als de substappen opnieuw geordend en met andere stappen gegroepeerd kunnen worden omwille van de prestaties, als een substap gedupliceerd kan worden om een prestatieverbetering mogelijk te maken door middel van parallelle bewerking of als een substap geëlimineerd kan worden zonder dat dit het totale proces voor documentenstromen beïnvloedt. De transformatiemodule heeft met andere woorden kennis van het concept van substappen die door de maker van een stap vooraf zijn gedefinieerd. De transformatiemodule maakt gebruik van het concept van substappen als er een verdere optimalisatie van de uitvoeringstijd of van het gebruik van middelen te behalen valt.

[12] Volgens een ander optioneel aspect dat in conclusie 4 gedefinieerd wordt, wordt de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, aangepast voor: - het automatische elimineren van ten minste een van de stappen.

[13] Feitelijk kunnen bepaalde stappen of substappen die geen invloed hebben op het resultaat van het proces voor documentenstromen automatisch geëlimineerd worden om de efficiëntie wat betreft uitvoeringstijd en gebruik van middelen te verbeteren. Een stap die het aantal pagina's in een document telt, kan bijvoorbeeld geëlimineerd worden uit het proces voor documentenstromen als de transformatiemodule weet dat de gegenereerde informatie, d.w.z. het aantal pagina's, niet door een van de andere stappen in het proces gebruikt wordt. Specifiek kunnen stappen die meerdere objecten bewerken en deze objecten pas naar de volgende stap in het proces voor documentenstromen doorsturen als het laatste object bewerkt is, een significante winst opleveren in uitvoeringstijd als zij uit het proces geëlimineerd worden.

[14] Eventueel kan, zoals gedefinieerd in conclusie 5, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding ook aangepast worden voor: - het automatisch invoegen van ten minste een stap.

[15] Het invoegen van een stap kan nuttig zijn om het verwijderen mogelijk te maken van gegevens of informatie die niet langer gebruikt worden, waardoor geheugenruimte vrijkomt. Het invoegen van een stap kan ook beschouwd worden als het vergemakkelijken van het opnieuw ordenen van stappen.

[16] Volgens nog een ander optioneel aspect, gedefinieerd in conclusie 6, kan de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding aangepast worden voor: - het automatisch samenvoegen van meerdere stappen.

[17] Aldus kan de transformatiemodule, naast het opnieuw ordenen van stappen, het dupliceren van stappen, het splitsen van stappen in substappen, het invoegen en/of elimineren van stappen, automatisch stappen groeperen of samenvoegen voor een efficiëntere uitvoering ervan. Vergelijkbare stappen, zoals een aantal korte handelingen, kunnen bijvoorbeeld samengevoegd worden in een enkele sorteerstap om het aantal keren dat documenten of pagina's van schijven gelezen of ernaar toe geschreven moeten worden te verminderen. Een dergelijke samenvoeging van stappen verbetert de uitvoeringstijd van het proces voor documentenstromen. Het genereren van pagina's en de productie van documenten van deze pagina's kan ook in een enkele stap gecombineerd worden als geen handelingen op individuele pagina's nodig zijn. Op deze wijze worden de overhead van het handhaven van individuele pagina-informatie verminderd en wordt de tijd/middelen die nodig is voor het overbrengen van de pagina's naar/van een schijf verkort/verminderd.

[18] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 7, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen informatie die een stap nodig heeft.

[19] Feitelijk tonen de verschillende stappen de gegevens die zij nodig hebben aan de transformatiemodule om de transformatiemodule in staat te stellen de stappen opnieuw te ordenen op een manier waarbij de informatie of gegevens die nodig is voor uitvoering van elke stap beschikbaar is op het moment dat de stappen uitgevoerd worden.

[20] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 8, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen informatie die door een stap gegenereerd wordt.

[21] Aldus tonen de verschillende stappen ook de gegevens die zij genereren aan de transformatiemodule. Op deze wijze kan de transformatiemodule de stappen alleen opnieuw ordenen op een manier waarbij stappen die informatie genereren uitgevoerd worden vóór stappen die dergelijke informatie gebruiken. Een stap die de postcode, klantenreferentie of het paginanummer aan pagina's toevoegt, moet bijvoorbeeld uitgevoerd worden voorafgaand aan stappen die die informatie gebruiken.

[22] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 9, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen een gegevensinvoerformaat dat een stap nodig heeft.

[23] Aldus tonen de verschillende stappen bij voorkeur ook het gegevensinvoerformaat aan de transformatiemodule om de transformatiemodule in staat te stellen bij het opnieuw ordenen van de stappen voor alle stappen te controleren of de gegevens in het juiste formaat beschikbaar zijn.

[24] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 10, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een gegevensuitvoerformaat dat een stap nodig heeft.

[25] Aldus tonen de verschillende stappen bij voorkeur ook het gegevensuitvoerformaat aan de transformatiemodule. Op deze wijze kan de transformatiemodule er voor zorgen dat stappen die gegevens in een bepaald formaat genereren uitgevoerd worden vóór stappen die de gegevens in dat formaat nodig hebben.

[26] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 11, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een scala aan objecten voor een stap.

[27] Feitelijk moet een stap, als deze meer dan een object nodig heeft, bijv. een aantal pagina's of afbeeldingen, het scala aan de transformatiemodule tonen om te vermijden dat de transformatiemodule stappen opnieuw ordent, opsplitst of dupliceert op een wijze waarbij uitvoering onmogelijk wordt omdat niet alle benodigde objecten op het tijdstip van uitvoering van een stap beschikbaar zijn.

[28] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 12, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen informatie die indicatief is voor een beperking aan het opnieuw ordenen van een stap.

[29] Feitelijk kan, zelfs als een stap geen specifieke invoergegevens of -formaat nodig heeft waardoor de transformatiemodule inplant de stap opnieuw te ordenen omwille van de prestaties, het opnieuw ordenen van de stap expliciet voorkomen worden door de maker van de stap door middel van een indicatie. Een stap die aangeeft dat het proces voor documentenstromen voltooid is door middel van een boodschap op het scherm vormt kenmerkend die laatste stap in de stroom zoals vastgelegd door de gebruiker. Een dergelijke stap mag niet naar voren verplaatst worden door de transformatiemodule, aangezien dit voortijdig zou aangeven dat het proces voltooid is.

[30] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 13, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een indicatie van een neveneffect van een stap.

[31] Feitelijk kan het, hoewel een stap geen gegevens uitleest of gegevens produceert waardoor de transformatiemodule de stap uit het proces zou willen elimineren omwille van de prestaties, niet toegestaan zijn om een dergelijke stap uit het proces voor documentenstromen te verwijderen. De maker van een dergelijke stap kan aangeven dat de stap een stap met neveneffect is die niet uit het proces geëlimineerd mag worden.

[32] Eventueel kunnen, zoals genoemd in conclusie 14, de pictogrammen in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding aan elkaar verbonden worden door middel van pijlen en wordt elk van de pictogrammen aangepast: - om een vereist invoerformaat van de stap te definiëren en te visualiseren; - om een geproduceerd uitvoerformaat van een stap te definiëren en te visualiseren; - om via een afzonderlijk venster aanpasbare eigenschappen en handelingen van de stap te definiëren.

[33] Het vereiste invoerformaat of invoergegevensbron wordt gedefinieerd en gevisualiseerd als onderdeel van het stappenpictogram, bij voorkeur onderaan links van het pictogram.

[34] Het geproduceerde uitvoerformaat wordt gedefinieerd en gevisualiseerd, bij voorkeur onderaan rechts van het pictogram.

[35] Door het visualiseren van het vereiste invoerformaat en geproduceerde uitvoerformaat is een beter begrip van het proces voor documentenstromen mogelijk, aangezien het soort gegevens bij de invoer en uitvoer van elke stap aangegeven wordt. Tijdens het verbinden van de pictogrammen en pijlen wordt automatisch een documentenstroom gegenereerd, waardoor niet-programmeurs het proces voor documentenstromen kunnen visualiseren en reguleren.

[36] De pictogrammen hebben verder aanpasbare eigenschappen en handelingen, d.w.z. parameters en functionaliteit die in een afzonderlijk venster geconfigureerd kunnen worden.

[37] Er wordt opgemerkt dat het concept van koppelbare stappen die door pictogrammen weergegeven worden die door middel van pijlen verbonden kunnen worden, bekend is uit bedrijfsprocesmodellering of BPM, een methode voor het visualiseren van grafische bedrijfsprocessen in ondernemingen. Bekende BPM-methoden specificeren of visualiseren echter niet het vereiste invoerformaat en het geproduceerde uitvoerformaat voor de verschillende stappen, en specificeren evenmin de gegevens die niet door de stappen gebruikt worden.

[38] Volgens een verder optioneel aspect van het proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 15, kunnen de geproduceerde documenten papieren documenten en/of digitale documenten in verschillende printertalen zijn.

[39] Naast een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen zoals gedefinieerd in conclusie 1, heeft de onderhavige uitvinding ook betrekking op een overeenkomstige werkwijze voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina's en de productie van documenten van de pagina's, waarbij de werkwijze omvat: - het via een grafische gebruikersinterface aan elkaar verbinden van pictogrammen, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - het transformeren van het proces voor documentenstromen door middel van het automatisch opnieuw ordenen van de stappen binnen de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen, waarbij vergelijkbare stappen en/of nabij gelegen stappen die gegevens aan elkaar doorgeven gegroepeerd worden.

Korte beschrijving van de figuren [40] Fig. 1 is een functioneel blokschema van een eerste uitvoering van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een documentenstroom volgens de onderhavige uitvinding; [41] Fig. 2A, 2B, 2C en 2D illustreren een eerste scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een eerste proces voor documentenstromen; [42] Fig. 3A, 3B, 3C en 3D illustreren een tweede scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een tweede proces voor documentenstromen; en [43] Fig. 4A en 4B illustreren een derde scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een derde proces voor documentenstromen;

Uitgebreide beschrijving van uitvoeringen [44] Fig. 1 toont twee componenten van een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de principes van de onderhavige uitvinding: grafische gebruikersinterface 101 of GUI en transformatiemodule 102 of TRANSFORMATIE. De transformatiemodule 102 bevat een functie van het opnieuw ordenen van stappen 121 of HERORDENING, een functie van het dupliceren van stappen 122 of DUPLICATIE, een functie van het splitsen van stappen 123 of SPLITSING, een functie van het elimineren van stappen 124 of ELIMINATIE, een functie van het invoegen van stappen 125 of INVOEGING en een functie van het samenvoegen van stappen 126 of SAMENVOEGING.

[45] Met het in fig. 1 weergegeven hulpmiddel kunnen pagina's samengesteld worden, kunnen de pagina's gepersonaliseerd worden, kunnen docùmenten van de pagina’s geproduceerd worden en kunnen de documenten gedistribueerd worden.

[46] Het samenstellen van pagina's bestaat uit het ontwerpen en genereren van sjablonen zoals brieven, rapporten, tabellen, intelligente elektronische formulieren, enz. De intelligente e-formulieren zijn formulieren die in elke browser werken en die interactie mogelijk maken doordat zij zakelijke gebruikers in staat stellen de pagina's in hun intemetbrowser te wijzigen.

[47] Personalisatie betreft de integratie van geavanceerde gegevens en inhoud in de paginasjablonen. Dit omvat het extraheren van variabele gegevens uit een gegevensbron, bijv. namen van personen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, en het invoegen of gebruiken van de informatie in de paginasjablonen om gecompliceerde, gepersonaliseerde pagina's te produceren.

[48] De productie wordt uitgevoerd door een server die in staat is gelijktijdig een grote hoeveelheid documenten in diverse formaten te genereren. De documenten kunnen bijvoorbeeld in PDF-, PS-, AFP-, ZPL-, PCL-, RTF-, TIFF-, JPEG-, SVG-, PNG-formaat of zelfs andere formaten gegenereerd worden.

[49] Distributie omvat het distribueren van de documenten via het kanaal dat de voorkeur heeft, bijv. gedrukt papier, e-archief, e-mail, fax, online internetcommunicatie, enz. Als een klant bijvoorbeeld een e-mailadres opgegeven heeft, detecteert het systeem automatisch dat het een contract in pdf-formaat moet sturen. Als een klant slechts een straatadres opgegeven heeft, wordt het contract afgedrukt en met de post verzonden. Als de klant ook zijn mobiel nummer opgegeven heeft, wordt het mogelijk een sms-bericht te sturen met het bericht dat het contract verstuurd is.

[50] De GUI 101 stelt de gebruiker in staat een proces voor documentenstromen te ontwerpen door middel van slepen en neerzetten van stappen die weergegeven worden door pictogrammen die via pijlen verbonden zijn. Met pictogrammen kan een niet-technicus zeer eenvoudig een proces voor documentenstromen op een intuïtieve, gebruiksvriendelijke wijze ontwerpen.

[51] De stappen die deel uitmaken van het aldus gegenereerde proces voor documentenstromen 111 delen vervolgens bepaalde informatie 103 met de transformatiemodule 102 om de transformatiemodule 102 in staat te stellen het proces voor documentenstromen om te zetten voor een efficiëntere uitvoering ervan. De informatie 103 die met de transformatiemodule 102 gedeeld wordt betreft door de verschillende stappen benodigde informatie, door de: verschillende stappen geproduceerde informatie, door de verschillende stappen benodigde invoerformaten, door de verschillende stappen gegenereerde uitvoerformaten, het scala aan objecten waarmee elke stap werkt, beperkingen aan het opnieuw ordenen voor bepaalde stappen en/of neveneffectindicaties die met bepaalde stappen geassocieerd zijn. In fig. 1 worden deze verschillende soorten informatie BENODIGDE GEGEVENS, GEGENEREERDE GEGEVENS, GEGEVENSINVOERFORMAAT, GEGEVENS-UITVOERFORMAAT, SCALA, HERORDENINGSBEPERKING, NEVENEFFECT-INDICATIE genoemd. Al deze of een deel van deze informatie kan beschikbaar zijn en gedeeld worden met de transformatiemodule, een selectie of combinatie van informatie die hetzelfde of verschillend is voor de diverse stappen in een proces voor documentenstromen en die kan variëren voor verschillende documentenstroom-processen. Deze informatie wordt gedistribueerd naar de verschillende functies in de transformatiemodule 102 zodat deze kunnen beslissen over de herordening van stappen, het dupliceren van stappen, het splitsen in substappen, het elimineren van stappen, het invoegen van stappen en/of het samenvoegen van stappen.

[52] Functie 121 beslist over het opnieuw ordenen van stappen, als vergelijkbare stappen zoals een sorteerhandeling op basis van naam en een sorteerhandeling op basis van postcode samen gebracht kunnen worden en gegroepeerd kunnen worden in een enkel stap die efficiënter uitgevoerd wordt, d.w.z. sneller doordat minder vaak toegang tot het geheugen nodig is. Functie 121 kan ook besluiten tot het opnieuw ordenen van stappen als afhankelijke stappen dichter bij elkaar gebracht kunnen worden in het proces voor documentenstromen. Een afhankelijke stap gebruikt informatie die door een andere stap gegenereerd wordt (waar de stap van afhankelijk is). Tussen uitvoering van de stap die de informatie genereert en de stap die de informatie gebruikt, moet de informatie opgeslagen worden en neemt aldus geheugenruimte in beslag en vermindert de beschikbare geheugencapaciteit voor uitvoering van andere stappen. Door afhankelijk stappen dichter bij elkaar te brengen wordt de tijd dat de informatie opgeslagen moet worden verkort. Hierdoor wordt het totale geheugengebruik minder, waardoor snellere uitvoering van processen voor documentenstromen en/of parallelle uitvoering van meerdere processen mogelijk is. Een voorbeeld is een eerste stap die het aantal pagina's in een proces voor documentenstromen telt en een latere stap in het proces die een afbeelding op pagina 3 van een document invoegt en daarom de informatie nodig heeft die door de eerste stap gegenereerd is.

[53] Functie 122 beslist over het dupliceren van stappen, als een tamelijk langzame stap, bijvoorbeeld de toevoeging van een figuur aan elke pagina, op meerdere objecten uitgevoerd moet worden. Door middel van duplicatie van de stap kan de tamelijk langzame stap parallel op meerdere objecten uitgevoerd worden, waardoor de totale uitvoeringstijd van het proces voor documentenstromen aanzienlijk verkort wordt. Kenmerkend moeten de objecten voor het dupliceren van de stap na de parallelle uitvoering van de gedupliceerde stap weer in dezelfde volgorde gebracht worden. Het dupliceren of vermenigvuldigen van een stap voor parallelle uitvoering op meerdere objecten kan dus gepaard gaan met enige overhead.

[54] Functie 123 beslist over het splitsen van stappen, als de maker van de stap aangegeven heeft dat de stap uit substappen bestaat. Het splitsen van in substappen kan nuttig zijn als de substappen opnieuw geordend kunnen worden om dichterbij stappen te komen waar zij van afhankelijk zijn en om gegroepeerd/samengevoegd te worden met andere stappen. Het splitsen kan ook nuttig zijn als een substap uit het proces voor documentenstromen geëlimineerd kan worden of als een substap gedupliceerd kan worden vooreen efficiëntere, parallelle uitvoering.

[55] Functie 124 beslist over het elimineren van stappen die geen bruikbare informatie in het proces voor documentenstromen produceren. Een stap die het aantal pagina's in een document telt kan bijvoorbeeld geëlimineerd worden zonder dat dit invloed heeft op het proces voor documentenstromen als deze informatie niet ergens anders in het proces gebruikt wordt.

[56] Functie 125 beslist over het invoegen van bepaalde stappen. Een stap die bepaalde informatie elimineert, kan bijvoorbeeld ingevoegd worden om het geheugengebruik te optimaliseren zonder het totale proces te beïnvloeden. Hoewel een additionele stap in het proces ingevoegd wordt, kan het proces sneller uitvoerbaar worden doordat geheugenruimte vrij komt.

[57] Functie 126 beslist over het samenvoegen van vergelijkbare stappen. Het samenvoegen wordt kenmerkend mogelijk als gevolg van de herordening van stappen zoals uitgevoerd door functie 121. Vergelijkbare stappen, zoals sorteerhandelingen, kunnen in een enkele sorteerhandeling samengevoegd worden die veel sneller uitgevoerd wordt en als gevolg bijdraagt aan een betere prestatie.

[58] Fig. 2A toont een documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de mogelijkheden tot slepen en neerzetten van de GUI 101. In een eerste stap 201 worden pagina's gecreëerd. Deze pagina's worden op postcode gesorteerd in een tweede stap 202. Aan elke pagina wordt in stap 203 een barcode toegekend en de pagina's worden dan gesorteerd op klanten-ID in een vierde stap 204. Tot slot worden de uitvoerdocumenten in stap 205 gegenereerd.

[59] Elk van de stappen omvat voldoende informatie waardoor de transformatiemodule 102 in staat is de verschillende afhankelijkheden te ontdekken. Dit wordt geïllustreerd in Fig. 2, waarin pijl 211 aangeeft dat de stap 203, waarin barcodes aan de pagina's toegevoegd worden, als invoer de pagina's nodig heeft die in stap 201 gegenereerd zijn. Evenzo heeft de stap 204, die de pagina's op klanten-ID sorteert, als invoer de pagina's nodig die door stap 201 gegenereerd zijn en op postcode gesorteerd zijn in stap 202. Dit wordt aangegeveh door respectievelijk pijl 212 en 213 in Fig. 2B. Stap 205, die de uitvoerdocumenten genereert, heeft als invoer de pagina’s nodig die gesorteerd zijn op klanten-ID zoals aangeleverd door stap 204 en de informatie in de barcodes die toegevoegd zijn door stap 203. Dit wordt in Fig. 2B weergegeven door pijlen 214 en 215.

[60] Rekening houdend met de afhankelijkheden tussen de stappen kan de herordeningfunctie 121 de stappen opnieuw ordenen teneinde de sorteerstappen 202 en 204 samen te brengen. Dit wordt weergegeven in Fig. 2C, waarin de stap 204, die de pagina's op klanten-ID sorteert, en de stap 203, die barcodes aan de pagina's toevoegt, verwisseld zijn.

[61] Dankzij de herordening kunnen de sorteerstappen 202 en 204 in een enkele nieuwe stap 206 gegroepeerd worden, die direct de pagina's op postcode en klanten-ID sorteert. Deze stap is veel efficiënter in uitvoering dan de afzonderlijke stappen 202 en 204 omdat de pagina's slechts eenmaal van de schijf overgebracht moeten worden, zodat het aantal malen toegang tot het geheugen verminderd wordt en bijgevolg de uitvoeringstijd van het gehele proces voor documentenstromen aanzienlijk korter is, zonder het totaaleffect van de documentenstroom te beïnvloeden.

[62] De transformatiemodule 102 volgens de onderhavige uitvinding transformeert aldus het proces voor documentenstromen uit Fig. 2A in het equivalente proces voor documentenstromen uit Fig. 2D dat efficiënter uitgevoerd kan worden, d.w.z. sneller en met een verlaagd gebruik van geheugenmiddelen.

[63] Fig. 3A toont de stappen van een tweede documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de mogelijkheden tot slepen en neerzetten van de GUI 101. In de eerste stap 301 worden gegevens A uit de pagina's gehaald. In een tweede stap 302 worden de pagina's gesorteerd op gegevens A. In de derde stap 303 worden gegevens B uit de pagina's gehaald. In de vierde stap 304 worden de pagina's op een tweede niveau gesorteerd op gegevens B.

[64] Pagina's van documenten kunnen bijvoorbeeld gesorteerd en uiteindelijk gegroepeerd worden om de distributie ervan te optimaliseren. De documenten kunnen bijvoorbeeld op naam, postcode, stad, enz. gesorteerd worden en documenten die aan enkele bestemming geadresseerd zijn, kunnen bijvoorbeeld gegroepeerd worden om samengevoegd te worden in een enkele envelop.

[65] Het sorteren kan het sorteren voor optimale postbezorging omvatten. Door de documenten op stadsnaam of postcode te sorteren, wordt de distributie via de postbezorging geoptimaliseerd.

[66] Als alternatief of additioneel kan het sorteren het sorteren voor optimale toepassing omvatten. Feitelijk wordt door het sorteren van de documenten of pagina's die op een enkele pagina gedrukt worden, het samenstellen van bijvoorbeeld een boekje geoptimaliseerd.

[67] Fig. 3B toont dat de verschillende stappen opnieuw voldoende informatie bevatten om de transformatiemodule 102 in staat te stellen de onderlinge afhankelijkheden te leren. Stap 302, die de pagina's op gegevens A sorteert, is klaarblijkelijk afhankelijk van stap 301, die gegevens A uit de pagina's haalt. Dit wordt aangegeven met pijl 311. Stap 304, die de pagina's op gegevens B sorteert, heeft als invoer de op A gesorteerde pagina's nodig zoals deze uit stap 302 komen en gegevens B zoals die in stap 303 uit de pagina's gehaald worden. Dit wordt aangegeven door respectievelijk pijl 312 en 313 in Fig. 3B.

[68] De herordeningfunctie 121 van transformatiemodule 102 houdt rekening met de in Fig. 3B weergegeven afhankelijkheden bij het opnieuw ordenen van de stappen. De herordeningfunctie verandert de volgorde van stappen 302 en 303 om de vergelijkbare stappen 302 en 304 samen te brengen. Dit resulteert in de opnieuw geordende documentenstroom die in Fig. 3C weergegeven is.

[69] De sorteerhandelingen van stappen 302 en 304 kunnen nu gegroepeerd worden en in een enkele nieuwe stap 305 gecombineerd worden die direct de pagina's op gegevens A en gegevens B sorteert. Deze enkele sorteerstap 305 kan efficiënter uitgevoerd worden dan de twee afzonderlijke stappen 302 en 304, omdat de gegevens slechts eenmaal naar de schijf overgebracht moeten worden, zodat de uitvoeringstijd aanzienlijk korter is. De transformatiemodule 102 transformeert aldus automatisch het proces voor documentenstromen uit Fig. 3A, dat intuïtief is samengesteld door de gebruiker, in het equivalente proces voor documentenstromen uit Fig. 3D dat betere prestaties wat betreft uitvoering levert.

[70] Fig. 4A toont een derde documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de GU1101 uit Fig. 1. Deze derde documentenstroom bevat een eerste stap 401 waarbij pagina's gecreëerd worden, een tweede stap 402 waarbij een afbeelding toegevoegd wordt aan de pagina's en een derde stap 403 waarbij uitvoerdocumenten van de pagina's gegenereerd worden. De tweede stap 402, waarbij afbeeldingen aan de pagina's toegevoegd worden, is een relatief langzame stap omdat de afbeeldingen op maat gemaakt moeten worden voordat zij aan de pagina's toegevoegd kunnen worden. Deze stap vormt klaarblijkelijk het knelpunt voor de samengestelde documentenstroom.

[71] Onder de aanname dat de stap 402, waarbij de afbeeldingen aan de pagina's toegevoegd worden, geen additionele informatie gebruikt of nodig heeft dan van de pagina die in deze bewerkt wordt, weet de duplicatiefunctie 122 in transformatiemodule 102 dat het proces voor documentenstromen efficiënter gemaakt kan worden door parallelle uitvoering van stap 402 op meerdere pagina's. De duplicatiefunctie 122 genereert derhalve 3 kopieën van stap 402, d.w.z. stap 402A, 402B en 402C. Deze kopieën van stap 402 kunnen gelijktijdig verschillende pagina's bewerken. Om de pagina's over de drie stappen 402A, 402B en 402C te verdelen, voegt invoegfunctie 125 een stap 404 in die de pagina's uit stap 401 naar parallelle stappen 402A, 402B en 402C dirigeert. Evenzo voegt invoegfunctie 125 stap 405 in om de pagina's met toegevoegde afbeelding uit de stappen 402A, 402B en 402C te verzamelen. Stap 405 herstelt de juiste volgorde van de pagina's en brengt de gesorteerde pagina's over naar stap 403, die het uitvoerdocument creëert.

[72] Hoewel twee stappen 404 en 405 ingevoegd zijn, waardoor het proces voor documentenstromen langer wordt, heeft transformatiemodule 102 het proces voor documentenstromen uit Fig. 4A omgezet in een efficiënter proces voor documentenstromen, met een grotere verwerkingscapaciteit omdat de langzame stap 402 parallel op meerdere pagina's uitgevoerd kan worden. Het op maat maken van afbeeldingen wordt over drie stappen verspreid die gelijktijdig verschillende pagina's bewerken, waardoor de totale uitvoeringstijd van de documentenstroom aanzienlijk korter wordt, zonder andere effecten voor de gebruiker.

[73] Er wordt opgemerkt dat het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding ook middelen voor het definiëren van nabewerking van de gegenereerde documenten kan omvatten.

[74] Het hulpmiddel kan bijvoorbeeld barcodes aan de documenten toevoegen die de nabewerking specificeren die toegepast moet worden. De nabewerking kan bijvoorbeeld een of meer van de volgende omvatten: - de documenten in enveloppen stoppen; - de documenten binden; en - de documenten innaaien.

[75] Hoewel deze lijst niet uitputtend is, zijn gangbare nabewerkingen het samen in een envelop doen van documenten met één enkele bestemming, het binden van documenten om boekjes te maken en het samen innaaien van meerdere documenten.

[76] Hoewel de onderhavige uitvinding geïllustreerd is met referentie naar specifieke uitvoeringen, zal het voor deskundigen op het vakgebied duidelijk zijn dat de uitvinding niet beperkt os tot de details van de voorgaande illustrerende uitvoeringen en dat de onderhavige uitvinding diverse wijzigingen en modificaties kan omvatten zonder de reikwijdte ervan te verlaten. De onderhavige uitvoeringen dienen derhalve in alle opzichten als illustratief beschouwd te worden en niet als beperkend, waarbij de reikwijdte van de uitvinding aangegeven wordt door de bijgevoegde conclusies en niet door de voorgaande beschrijving, en het is dan ook de bedoeling dat alle wijzigingen die binnen de betekenis en reikwijdte van equivalentie van de conclusies vallen hierdoor omvat worden. Met andere woorden alle eventuele modificaties, variaties of equivalenten die binnen de reikwijdte van onderliggende basisprincipes vallen en waarvan de essentiële kanmerken in deze octrooiaanvrage geclaimd worden, worden gedekt. Bovendien zal het voor de lezer van deze octrooiaanvrage duidelijk zijn dat de woorden "omvattende" of "omvatten" geen andere elementen of stappen uitsluiten, dat het woord "een" geen veelvouden uitsluit en dat een enkel element, zoals een computersysteem, een processor of een andere geïntegreerde eenheid de functies van diverse middelen die in de conclusies genoemd worden kan vervullen. Eventuele verwijzingstekens in de conclusies dienen niet als beperkend voor de betreffende conclusies opgevat te worden. De begrippen "eerste", "tweede", derde", "a", "b”, "c" en dergelijke worden, bij gebruik in de beschrijving of in de conclusies, geïntroduceerd om onderscheid te maken tussen vergelijkbare elementen of stappen en beschrijven niet noodzakelijkerwijs een opeenvolgende of chronologische volgorde. Evenzo worden de begrippen "bovenkant", "onderkant", "boven", "onder" en dergelijke geïntroduceerd met een beschrijvend doel en niet noodzakelijkerwijs om relatieve posities weer te geven. Het dient duidelijk te zijn dat de aldus gebruikte begrippen bij toepasselijke omstandigheden onderling verwisselbaar zijn en dat uitvoeringen van de uitvinding volgens de onderhavige uitvinding andere volgorden of andere oriëntaties kunnen hebben dan die welke hierboven beschreven of geïllustreerd worden.

Claims (16)

1. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina’s en de productie van documenten van de pagina's, waarbij het hulpmiddel (100) omvat: - een grafische gebruikersinterface (101) die een gebruiker in staat stelt pictogrammen met elkaar te verbinden, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - een documentenstroom-transformatiemodule (102) voor het automatisch opnieuw ordenen van de stappen (201, 202, 203, 204; 301, 302, 303, 304; 401,402) binnen de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen, waardoor vergelijkbare stappen (202, 204; 302, 304) en/of bij elkaar gelegen stappen die gegevens aan elkaar doorgeven, gegroepeerd worden.

2. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens conclusie 1, waarbij de documentenstroom-transformatiemodule (102) verder aangepast is voor: - het automatische dupliceren van ten minste een van de stappen (402) voor parallelle uitvoering daarvan op meerdere pagina's of meerdere documenten.

3. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de documentenstroom-transformatiemodule (102) verder aangepast is voor: - het automatisch opsplitsen van ten minste een van de stappen die vooraf gedefinieerde substappen omvat.

4. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de documentenstroom-transformatiemodule (102) verder aangepast is voor: - het automatische elimineren van ten minste een van de stappen.

5. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de documentenstroom-transformatiemodule (102) verder aangepast is voor: - het automatisch invoegen van ten minste een stap (404, 405).

6. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de documentenstroom-transformatiemodule (102) verder aangepast is voor: - het automatisch samenvoegen van meerdere stappen (202, 204; 302, 304).

7. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen informatie omvatten die een stap nodig heeft.

8. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen informatie omvatten die door een stap gegenereerd wordt.

9. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een gegevensinvoerformaat omvatten dat een stap nodig heeft.

10. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een gegevensuitvoerformaat omvatten dat een stap nodig heeft.

11. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een scala aan objecten voor een stap omvatten.

12. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen informatie omvatten die indicatief is voor een beperking aan het opnieuw ordenen van een stap.

13. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een indicatie van een neveneffect van een stap omvatten.

14. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de pictogrammen koppelbaar zijn door middel van pijlen en elk van de pictogrammen aangepast wordt: - om een vereist invoerformaat van een stap te definiëren en te visualiseren; - om een geproduceerd uitvoerformaat van de stap te definiëren en te visualiseren; - om via een afzonderlijk venster aanpasbare eigenschappen en handelingen van de stap te definiëren.

15. Hulpmiddel (100) voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens een van de voorgaande conclusies, waarbij de documenten papieren documenten en/of digitale documenten in verschillende printertalen zijn.

16. Werkwijze voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina's en de productie van documenten van de pagina's, waarbij de werkwijze omvat: - het via een grafische gebruikersinterface (101) aan elkaar verbinden van pictogrammen, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - het transformeren van het proces voor documentenstromen door middel van het automatisch opnieuw ordenen van de stappen (201, 202, 203, 204; 301, 302, 303, 304; 401, 402) binnen de beperkingen (103) die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen, waarbij vergelijkbare stappen (202, 204; 302, 304) en/of nabij gelegen stappen die gegevens aan elkaar doorgeven, gegroepeerd worden.