BE1019809A3

BE1019809A3 - TOOL FOR DESIGNING A DOCUMENT FLOW PROCESS

Info

Publication number: BE1019809A3
Application number: BE2011/0374A
Authority: BE
Inventors: Klaas Bals; Guy Dehond; Nick Hofstede
Original assignee: Inventive Designers Nv; Inventive Resources Nv; Klaas Bals; Guy Dehond
Priority date: 2011-06-17
Filing date: 2011-06-17
Publication date: 2012-12-04
Also published as: WO2012172079A1; EP2649572A1

Description

HULPMIDDEL VOOR HET ONTWERPEN VAN EEN PROCES VOORTOOL FOR DESIGNING A PROCESS FOR

DOCUMENTENSTROMENDOCUMENT FLOWS

Gebied van de uitvinding [01] De onderhavige uitvinding heeft in het algemeen betrekking op processen voor documentenstromen, d.w.z. de processen die geïmplementeerd worden voor communicatie in of tussen organisaties ter uitwisseling van contracten, aankooporders, facturen, verklaringen, afleveringsbewijzen en andere documenten. De uitvinding heeft in het bijzonder betrekking op een gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor het samenstellen van pagina's en de productie van documenten van de pagina's met verbeterde prestaties, d.w.z. met een kortere uitvoeringstijd van documentenstroom en/of een verminderd gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen voor het uitvoeren van de documentenstroom.FIELD OF THE INVENTION The present invention relates generally to document flow processes, i.e., the processes implemented for communication within or between organizations for exchange of contracts, purchase orders, invoices, statements, proof of delivery, and other documents. The invention particularly relates to a user-friendly tool for designing a process for assembling pages and producing documents from the pages with improved performance, ie with a shorter execution time of document flow and / or a reduced use of memory and processing means for executing the document flow.

Achtergrond van de uitvinding [02] In elke industrietak kost het bedrijven veel inspanningen om hun documenten op een efficiënte en gepersonaliseerde wijze te beheren en distribueren. Overheidsinstellingen leveren en distribueren certificaten, belastingverklaringen, voertuigregistraties, regel- of wetgevende rapporten, enz. Financiële diensten willen hun klanten graag voorzien van rekeningaanvragen, hypotheek- en investeringsdocumenten, financiële plannen, overzichten en voorspellingen van portfolio's, campagnebrochures enz. die volledig gepersonaliseerd en van hoge kwaliteit zijn. Verzekeraars automatiseren en personaliseren de distributie van contracten, schadevergoedingsrapporten, offertes, rekeningen, verlengings-documenten, enz. In de detailhandel en distributiesector worden directe mailings, reclamecoupons, aankoop- en verkooporders, verzendberichten, enz. vormgegeven om met de klant te kunnen communiceren op een manier en via kanalen zoals de klant dat wenst. Zo blijven de klanten langer trouw en worden de kosten en de doorlooptijden lage, respectievelijk en korter.Background of the Invention In every industry, it takes companies a lot of effort to manage and distribute their documents in an efficient and personalized manner. Government agencies provide and distribute certificates, tax statements, vehicle registrations, regulatory or legislative reports, etc. Financial services are eager to provide their clients with account requests, mortgage and investment documents, financial plans, portfolio overviews and forecasts, which are fully personalized and personalized. high quality. Insurers automate and personalize the distribution of contracts, compensation reports, quotations, invoices, renewal documents, etc. In the retail and distribution sector, direct mailings, advertising coupons, purchase and sales orders, shipping messages, etc. are designed to communicate with the customer on one way and through channels as the customer wishes. In this way, customers remain faithful for longer and the costs and lead times become low, respectively and shorter.

[03] Hoewel bestaande hulpmiddelen voor het ontwerpen van documentenstromen een aantal grafische gebruikersinterfaces bieden waarmee gebruikers pictogrammen die de verschillende stappen in een documentenstroom weergeven aan elkaar kunnen verbinden, zijn deze geavanceerde hulpmiddelen ofwel niet gebruikersvriendelijk omdat de gebruiker kleine details over het bewerken moet kennen of er rekening mee moet houden, ofwel inefficiënt wat betreft de uitvoering: de uitvoering van documentenstromen is tijdrovend en neem bovenmatig veel geheugen en bewerkingsmiddelen in beslag.[03] Although existing document flow design tools provide a number of graphical user interfaces that allow users to connect icons representing the different steps in a document flow, these advanced tools are either not user-friendly because the user needs to know small details about editing or must take this into account, or inefficiently in terms of execution: the execution of document flows is time-consuming and requires an excessive amount of memory and editing resources.

[04] Het is een doel van de onderhavige uitvinding om een hulpmiddel te beschrijven voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen, dat de bovengenoemde tekortkomingen van bestaande oplossingen overwint. Specifieker is het een doel om een hulpmiddel te definiëren voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen met betere prestaties wat betreft uitvoering. Zelfs als de documentenstroom intuïtief samengesteld wordt door niet-IT-specialisten met gebruik van een grafische gebruikersinterface, zal de aldus verkregen documentenstroom betere prestaties leveren wat betreft uitvoeringstijd en het gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen.It is an object of the present invention to describe a tool for designing a document flow process that overcomes the aforementioned shortcomings of existing solutions. More specifically, it is a goal to define a tool for designing a process for document flows with better execution performance. Even if the document flow is intuitively compiled by non-IT specialists using a graphical user interface, the resulting document flow will deliver better performance in terms of execution time and the use of memory and editing resources.

Samenvatting van de uitvinding [05] Volgens de onderhavige uitvinding worden de hierboven gedefinieerde doelen gerealiseerd door middel van een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina's van en de productie van documenten van de pagina's, zoals gedefinieerd in conclusie 1, waarbij het hulpmiddel omvat: - een grafische gebruikersinterface waarmee een gebruiker pictogrammen aan elkaar kan verbinden, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - een documentenstroom-transformatiemodule voor het automatisch opnieuw ordenen van de stappen binnen de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik in de stappen, waardoor in vergelijkbare stappen en/of in bij elkaar gelegen stappen gegevens aan elkaar doorgeven worden.Summary of the Invention According to the present invention, the objects defined above are achieved by means of a tool for designing a document flow process for assembling pages of and producing documents from the pages as defined in claim 1. , the tool comprising: - a graphical user interface with which a user can connect icons to each other, each icon representing a step in the document flow process; and - a document flow transformation module for automatically reordering the steps within the limitations implicit in the data usage in the steps, whereby data is passed on to each other in comparable steps and / or in adjacent steps.

[06] Aldus betreft de uitvinding een ontwerphulpmiddel voor processen voor documentenstromen, waarbij pagina's samengesteld worden en documenten van deze pagina's geproduceerd worden. Het hulpmiddel heeft een grafische gebruikersinterface of GUI waarmee het proces voor documentenstromen grafisch ontworpen een bestuurd kan worden door middel van slepen en neerzetten van koppelbare pictogrammen en pijlen die de pictogrammen aan elkaar verbinden. De pictogrammen visualiseren kenmerkend het vereiste invoerformaat en de geproduceerde uitvoer van elke stap, evenals de handelingen, zoals hieronder uitgelegd wordt. Dankzij de GUI kunnen de processen voor documentenstromen op gemakkelijke wijze en intuïtief ontworpen en aangepast worden, zonder interventie van een technicus of IT-specialist. Het hulpmiddel volgens de uitvinding heeft voorts een transformatiemodule die het proces voor documentenstromen automatisch omzet om de uitvoering ervan te verbeteren. Binnen de beperkingen die opgelegd zijn door de verschillende stappen en de onderlinge afhankelijkheden tussen de stappen, ordent de transforatiemodule de volgorde van de stappen opnieuw. Vergelijkbare stappen, zoals bijvoorbeeld verschillende stappen die sorteer-handelingen omvatten, worden op een zodanige wijze bij elkaar gebracht in het proces voor documentenstromen dat deze stappen in een enkele stap gegroepeerd en als één stap uitgevoerd kunnen worden, waardoor de prestaties verbeteren. Als bijvoorbeeld meerdere sorteerhandelingen gecombineerd worden, is de benodigde geheugentoegang voor op de schijf vootbestaande gegevens minder, waardoor de gehele documentenstroom sneller uitgevoerd wordt. Stappen die informatie aan elkaar doorgeven worden door de geautomatiseerde herordening ook dichter bij elkaar gebracht in het proces voor documentenstromen om het tijdsinterval dat de informatie, die tussen deze stappen doorgegeven wordt, opgeslagen moet worden te minimaliseren. Op deze wijze wordt het gebruik van geheugen en bewerkingsmiddelen verminderd.Thus, the invention relates to a design tool for document flow processes in which pages are assembled and documents from these pages are produced. The tool has a graphical user interface or GUI with which the document flow process can be graphically designed and controlled by dragging and dropping connectable icons and arrows that connect the icons together. The icons typically visualize the required input format and the output produced for each step, as well as the operations as explained below. Thanks to the GUI, document flow processes can be designed and adjusted easily and intuitively, without the intervention of a technician or IT specialist. The tool according to the invention further has a transformation module which automatically converts the process for document flows to improve its execution. Within the constraints imposed by the different steps and the interdependencies between the steps, the transformation module reorder the order of the steps. Comparable steps, such as, for example, different steps involving sorting operations, are brought together in the document flow process in such a way that these steps can be grouped in a single step and performed as one step, thereby improving performance. For example, if multiple sorting operations are combined, the memory access required for data existing on the disk is less, making the entire document flow faster. Steps that pass on information to each other are also brought closer together in the document flow process by the automated reordering to minimize the time interval that the information passed between these steps must be stored. In this way the use of memory and processing means is reduced.

[07] Het hulpmiddel volgens de onderhavige uitvinding maakt gebruik van stroomlijnen. Met andere woorden, de stappen worden niet opeenvolgend op de gehele set documenten uitgevoerd, waardoor optimalisatie door rekening te houden met de afhankelijkheden van stappen in het proces voor documentenstromen zinvol wordt.The device according to the present invention uses streamlining. In other words, the steps are not performed consecutively on the entire set of documents, making optimization by taking into account the dependencies of steps in the document flow process meaningful.

[08] Eventueel wordt, zoals gedefinieerd in conclusie 2, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding verder aangepast voor: - het automatische dupliceren van ten minste een van de stappen voor parallelle uitvoering daarvan op meerdere pagina's of meerdere documenten.Optionally, as defined in claim 2, the document flow transformation module in the document flow process design tool according to the present invention is further adapted for: - automatically duplicating at least one of the steps for parallel execution thereof on multiple pages or multiple documents.

[09] Feitelijk kan de geautomatiseerde documentenstroomtransformatie volgens de uitvinding, naast het opnieuw ordenen van stappen, bepaalde stappen dupliceren om de uitvoeringstijd daarvan te verkorten. In het bijzonder tijdrovende stappen, zoals bijvoorbeeld het op maat maken en toevoegen van een afbeelding aan individuele pagina's, kunnen een knelpunt vormen in de documentenstroom. Door dergelijke stappen te dupliceren teneinde parallelle uitvoering ervan op verschillende pagina's mogelijk te maken, kan de totale uitvoeringstijd van de documentenstroom significant verkort worden zonder dat de gebruiker beïnvloeding van het proces waarneemt. Er wordt opgemerkt dat de transformatiemodule er voor moet zorgen dat gedupliceerde stappen niet van elkaar afhankelijk zijn, d.w.z. de gedupliceerde stap mag geen informatie nodig hebben van andere pagina's dan die welke bewerkt wordt en de volgorde van de pagina's moet gehandhaafd worden of na het parallel bewerken van de pagina's hersteld worden.In fact, in addition to reordering steps, the automated document flow transformation according to the invention can duplicate certain steps to shorten its execution time. In particular time-consuming steps, such as for example customizing and adding an image to individual pages, can form a bottleneck in the document flow. By duplicating such steps to allow parallel execution on different pages, the total execution time of the document stream can be significantly shortened without the user perceiving process influence. It is noted that the transformation module must ensure that duplicated steps are not interdependent, ie the duplicated step should not require information from pages other than the one being edited and the order of the pages must be maintained or after parallel editing of the pages are restored.

[10] Verder kan eventueel, zoals gedefinieerd in conclusie 3, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de uitvinding aangepast worden voor: - het automatisch opsplitsen van ten minste een van de stappen die vooraf gedefinieerde substappen omvat.[10] Furthermore, optionally, as defined in claim 3, the document flow transformation module in the tool for designing a process for document flows according to the invention can be adapted for: - automatically splitting up at least one of the steps that predefined sub-steps includes.

[11] Aldus kan de transformatiemodule, naast het opnieuw ordenen van stappen en/of het dupliceren van stappen, een stap in substappen splitsen als dergelijke substappen vooraf door de gebruiker gedefinieerd zijn. Het opsplitsen van een stap in substappen kan nuttig zijn als de substappen opnieuw geordend en met andere stappen gegroepeerd kunnen worden omwille van de prestaties, als een substap gedupliceerd kan worden om een prestatieverbetering mogelijk te maken door middel van parallelle bewerking of als een substap geëlimineerd kan worden zonder dat dit het totale proces voor documentenstromen beïnvloedt. De transformatiemodule heeft met andere woorden kennis van het concept van substappen die door de maker van een stap vooraf zijn gedefinieerd. De transformatiemodule maakt gebruik van het concept van substappen als er een verdere optimalisatie van de uitvoeringstijd of van het gebruik van middelen te behalen valt.[11] Thus, in addition to reordering steps and / or duplicating steps, the transformation module can split a step into sub-steps if such sub-steps are predefined by the user. Splitting a step into sub-steps can be useful if the sub-steps can be reordered and grouped with other steps for performance, if a sub-step can be duplicated to allow a performance improvement through parallel processing or if a sub-step can be eliminated without affecting the overall process for document flows. In other words, the transformation module has knowledge of the concept of substeps that are predefined by the creator of a step. The transformation module uses the concept of substeps if a further optimization of the execution time or the use of resources can be achieved.

[12] Volgens een ander optioneel aspect dat in conclusie 4 gedefinieerd wordt, wordt de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, aangepast voor: - het automatische elimineren van ten minste een van de stappen.[12] According to another optional aspect defined in claim 4, the document flow transformation module in the document flow process design tool according to the present invention is adapted for: - automatically eliminating at least one of the steps .

[13] Feitelijk kunnen bepaalde stappen of substappen die geen invloed hebben op het resultaat van het proces voor documentenstromen automatisch geëlimineerd worden om de efficiëntie wat betreft uitvoeringstijd en gebruik van middelen te verbeteren. Een stap die het aantal pagina's in een document telt, kan bijvoorbeeld geëlimineerd worden uit het proces voor documentenstromen als de transformatiemodule weet dat de gegenereerde informatie, d.w.z. het aantal pagina's, niet door een van de andere stappen in het proces gebruikt wordt. Specifiek kunnen stappen die meerdere objecten bewerken en deze objecten pas naar de volgende stap in het proces voor documentenstromen doorsturen als het laatste object bewerkt is, een significante winst opleveren in uitvoeringstijd als zij uit het proces geëlimineerd worden.[13] In fact, certain steps or sub-steps that do not affect the outcome of the document flow process can be automatically eliminated to improve execution time and resource efficiency. For example, a step counting the number of pages in a document can be eliminated from the document flow process if the transformation module knows that the information generated, i.e., the number of pages, is not used by any of the other steps in the process. Specifically, steps that process multiple objects and forward those objects to the next step in the document flow process when the last object has been edited can yield a significant gain in execution time if they are eliminated from the process.

[14] Eventueel kan, zoals gedefinieerd in conclusie 5, de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding ook aangepast worden voor: - het automatisch invoegen van ten minste een stap.[14] Optionally, as defined in claim 5, the document flow transformation module in the document flow process design tool according to the present invention can also be adapted for: - automatically inserting at least one step.

[15] Het invoegen van een stap kan nuttig zijn om het verwijderen mogelijk te maken van gegevens of informatie die niet langer gebruikt worden, waardoor geheugenruimte vrijkomt. Het invoegen van een stap kan ook beschouwd worden als het vergemakkelijken van het opnieuw ordenen van stappen.[15] Inserting a step may be useful to allow the deletion of data or information that is no longer used, thereby freeing up memory space. Inserting a step can also be considered as facilitating the reordering of steps.

[16] Volgens nog een ander optioneel aspect, gedefinieerd in conclusie 6, kan de documentenstroom-transformatiemodule in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding aangepast worden voor: - het automatisch samenvoegen van meerdere stappen.[16] According to yet another optional aspect, defined in claim 6, the document flow transformation module in the document flow process design tool according to the present invention can be adapted for: - automatically merging multiple steps.

[17] Aldus kan de transformatiemodule, naast het opnieuw ordenen van stappen, het dupliceren van stappen, het splitsen van stappen in substappen, het invoegen en/of elimineren van stappen, automatisch stappen groeperen of samenvoegen voor een efficiëntere uitvoering ervan. Vergelijkbare stappen, zoals een aantal korte handelingen, kunnen bijvoorbeeld samengevoegd worden in een enkele sorteerstap om het aantal keren dat documenten of pagina's van schijven gelezen of ernaar toe geschreven moeten worden te verminderen. Een dergelijke samenvoeging van stappen verbetert de uitvoeringstijd van het proces voor documentenstromen. Het genereren van pagina's en de productie van documenten van deze pagina's kan ook in een enkele stap gecombineerd worden als geen handelingen op individuele pagina's nodig zijn. Op deze wijze worden de overhead van het handhaven van individuele pagina-informatie verminderd en wordt de tijd/middelen die nodig is voor het overbrengen van de pagina's naar/van een schijf verkort/verminderd.[17] Thus, in addition to reordering steps, duplicating steps, splitting steps into sub-steps, inserting and / or eliminating steps, the transformation module can automatically group or merge steps for a more efficient execution thereof. For example, similar steps, such as a number of short operations, can be merged into a single sorting step to reduce the number of times documents or pages from discs need to be read or written to. Such a combination of steps improves the execution time of the document flow process. The generation of pages and the production of documents from these pages can also be combined in a single step if no actions on individual pages are required. In this way, the overhead of maintaining individual page information is reduced and the time / means required for transferring the pages to / from a disk is shortened / reduced.

[18] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 7, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen informatie die een stap nodig heeft.[18] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 7, the limitations implicit in the data use of the steps include information that a step requires.

[19] Feitelijk tonen de verschillende stappen de gegevens die zij nodig hebben aan de transformatiemodule om de transformatiemodule in staat te stellen de stappen opnieuw te ordenen op een manier waarbij de informatie of gegevens die nodig is voor uitvoering van elke stap beschikbaar is op het moment dat de stappen uitgevoerd worden.[19] In fact, the different steps show the data they need to the transformation module to enable the transformation module to reorder the steps in a way that the information or data needed to perform each step is available at the moment. that the steps are carried out.

[20] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 8, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen informatie die door een stap gegenereerd wordt.[20] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 8, the limitations implicit in data use of the steps include information generated by a step.

[21] Aldus tonen de verschillende stappen ook de gegevens die zij genereren aan de transformatiemodule. Op deze wijze kan de transformatiemodule de stappen alleen opnieuw ordenen op een manier waarbij stappen die informatie genereren uitgevoerd worden vóór stappen die dergelijke informatie gebruiken. Een stap die de postcode, klantenreferentie of het paginanummer aan pagina's toevoegt, moet bijvoorbeeld uitgevoerd worden voorafgaand aan stappen die die informatie gebruiken.[21] Thus, the different steps also show the data that they generate to the transformation module. In this way, the transformation module can only reorder the steps in a way that steps that generate information are performed before steps that use such information. For example, a step that adds the zip code, customer reference, or page number to pages must be performed prior to steps that use that information.

[22] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 9, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegegevensgebruik van de stappen een gegevensinvoerformaat dat een stap nodig heeft.[22] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 9, the limitations implicit in the data usage of the steps include a data entry format that requires a step.

[23] Aldus tonen de verschillende stappen bij voorkeur ook het gegevensinvoerformaat aan de transformatiemodule om de transformatiemodule in staat te stellen bij het opnieuw ordenen van de stappen voor alle stappen te controleren of de gegevens in het juiste formaat beschikbaar zijn.[23] Thus, the different steps preferably also show the data entry format to the transformation module to enable the transformation module to reorder the steps for all steps to check if the data is available in the correct format.

[24] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 10, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een gegevensuitvoerformaat dat een stap nodig heeft.[24] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 10, the limitations implicit in the data usage of the steps include a data output format that requires a step.

[25] Aldus tonen de verschillende stappen bij voorkeur ook het gegevensuitvoerformaat aan de transformatiemodule. Op deze wijze kan de transformatiemodule er voor zorgen dat stappen die gegevens in een bepaald formaat genereren uitgevoerd worden vóór stappen die de gegevens in dat formaat nodig hebben.[25] Thus, the different steps preferably also show the data output format to the transformation module. In this way the transformation module can ensure that steps that generate data in a certain format are performed before steps that require the data in that format.

[26] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 11, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een scala aan objecten voor een stap.[26] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 11, the limitations implicit in the data usage of the steps include a range of objects for a step.

[27] Feitelijk moet een stap, als deze meer dan een object nodig heeft, bijv. een aantal pagina's of afbeeldingen, het scala aan de transformatiemodule tonen om te vermijden dat de transformatiemodule stappen opnieuw ordent, opsplitst of dupliceert op een wijze waarbij uitvoering onmogelijk wordt omdat niet alle benodigde objecten op het tijdstip van uitvoering van een stap beschikbaar zijn.[27] In fact, if it needs more than one object, eg a number of pages or images, a step should show the range of the transformation module to prevent the transformation module from rearranging, splitting, or duplicating steps in a way that makes execution impossible because not all required objects are available at the time of execution of a step.

[28] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 12, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen informatie die indicatief is voor een beperking aan het opnieuw ordenen van een stap.[28] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 12, the limitations implicit in data use of the steps include information indicative of a limitation on the document flow. reordering a step.

[29] Feitelijk kan, zelfs als een stap geen specifieke invoergegevens of -formaat nodig heeft waardoor de transformatiemodule inplant de stap opnieuw te ordenen omwille van de prestaties, het opnieuw ordenen van de stap expliciet voorkomen worden door de maker van de stap door middel van een indicatie. Een stap die aangeeft dat het proces voor documentenstromen voltooid is door middel van een boodschap op het scherm vormt kenmerkend die laatste stap in de stroom zoals vastgelegd door de gebruiker. Een dergelijke stap mag niet naar voren verplaatst worden door de transformatiemodule, aangezien dit voortijdig zou aangeven dat het proces voltooid is.[29] In fact, even if a step does not require specific input data or format through which the transformation module schedules to reorder the step for performance reasons, reordering of the step can be explicitly prevented by the creator of the step by means of an indication. A step indicating that the document flow process has been completed by means of a message on the screen typically constitutes that final step in the flow as recorded by the user. Such a step should not be moved forward by the transformation module, as this would indicate prematurely that the process is complete.

[30] Volgens een ander optioneel aspect van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 13, omvatten de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen een indicatie van een neveneffect van een stap.[30] According to another optional aspect of the document flow process design tool according to the present invention, defined in claim 13, the limitations implicit in the data usage of the steps include an indication of a side effect of a step.

[31] Feitelijk kan het, hoewel een stap geen gegevens uitleest of gegevens produceert waardoor de transformatiemodule de stap uit het proces zou willen elimineren omwille van de prestaties, niet toegestaan zijn om een dergelijke stap uit het proces voor documentenstromen te verwijderen. De maker van een dergelijke stap kan aangeven dat de stap een stap met neveneffect is die niet uit het proces geëlimineerd mag worden.[31] In fact, although a step does not read or produce data that would cause the transformation module to eliminate the step from the process for performance, it may not be allowed to remove such a step from the document flow process. The creator of such a step can indicate that the step is a step with side effect that should not be eliminated from the process.

[32] Eventueel kunnen, zoals genoemd in conclusie 14, de pictogrammen in het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding aan elkaar verbonden worden door middel van pijlen en wordt elk van de pictogrammen aangepast: - om een vereist invoerformaat van de stap te definiëren en te visualiseren; - om een geproduceerd uitvoerformaat van een stap te definiëren en te visualiseren; - om via een afzonderlijk venster aanpasbare eigenschappen en handelingen van de stap te definiëren.[32] Optionally, as mentioned in claim 14, the icons in the document flow process design tool according to the present invention can be connected to each other by means of arrows and each of the icons is adapted: - to a required input format define and visualize the step; - to define and visualize a produced output format of a step; - to define customizable properties and actions of the step through a separate window.

[33] Het vereiste invoerformaat of invoergegevensbron wordt gedefinieerd en gevisualiseerd als onderdeel van het stappenpictogram, bij voorkeur onderaan links van het pictogram.[33] The required input format or input data source is defined and visualized as part of the step icon, preferably at the bottom left of the icon.

[34] Het geproduceerde uitvoerformaat wordt gedefinieerd en gevisualiseerd, bij voorkeur onderaan rechts van het pictogram.[34] The output format produced is defined and visualized, preferably at the bottom right of the icon.

[35] Door het visualiseren van het vereiste invoerformaat en geproduceerde uitvoerformaat is een beter begrip van het proces voor documentenstromen mogelijk, aangezien het soort gegevens bij de invoer en uitvoer van elke stap aangegeven wordt. Tijdens het verbinden van de pictogrammen en pijlen wordt automatisch een documentenstroom gegenereerd, waardoor niet-programmeurs het proces voor documentenstromen kunnen visualiseren en reguleren.[35] By visualizing the required input format and produced output format, a better understanding of the process for document flows is possible, since the type of data is specified at the input and output of each step. While connecting the icons and arrows, a document flow is automatically generated, allowing non-programmers to visualize and regulate the process for document flows.

[36] De pictogrammen hebben verder aanpasbare eigenschappen en handelingen, d.w.z. parameters en functionaliteit die in een afzonderlijk venster geconfigureerd kunnen worden.[36] The icons further have customizable features and operations, i.e., parameters and functionality that can be configured in a separate window.

[37] Er wordt opgemerkt dat het concept van koppelbare stappen die door pictogrammen weergegeven worden die door middel van pijlen verbonden kunnen worden, bekend is uit bedrijfsprocesmodellering of BPM, een methode voor het visualiseren van grafische bedrijfsprocessen in ondernemingen. Bekende BPM-methoden specificeren of visualiseren echter niet het vereiste invoerformaat en het geproduceerde uitvoerformaat voor de verschillende stappen, en specificeren evenmin de gegevens die niet door de stappen gebruikt worden.[37] It is noted that the concept of linkable steps represented by arrows that can be connected by arrows is known from business process modeling or BPM, a method for visualizing business graphic processes in enterprises. However, known BPM methods do not specify or visualize the required input format and the output format produced for the various steps, nor specify the data that is not used by the steps.

[38] Volgens een verder optioneel aspect van het proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding, gedefinieerd in conclusie 15, kunnen de geproduceerde documenten papieren documenten en/of digitale documenten in verschillende printertalen zijn.[38] According to a further optional aspect of the document flow process according to the present invention, defined in claim 15, the produced documents can be paper documents and / or digital documents in different printer languages.

[39] Naast een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen zoals gedefinieerd in conclusie 1, heeft de onderhavige uitvinding ook betrekking op een overeenkomstige werkwijze voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen voor het samenstellen van pagina's en de productie van documenten van de pagina's, waarbij de werkwijze omvat: - het via een grafische gebruikersinterface aan elkaar verbinden van pictogrammen, waarbij elk pictogram een stap in het proces voor documentenstromen weergeeft; en - het transformeren van het proces voor documentenstromen door middel van het automatisch opnieuw ordenen van de stappen binnen de beperkingen die impliciet zijn aan het gegevensgebruik van de stappen, waarbij vergelijkbare stappen en/of nabij gelegen stappen die gegevens aan elkaar doorgeven gegroepeerd worden.[39] In addition to an aid for designing a process for document flows as defined in claim 1, the present invention also relates to a corresponding method for designing a process for document flows for compiling pages and producing documents from the documents. pages, the method comprising: - connecting icons together via a graphical user interface, each icon representing a step in the process for document flows; and - transforming the document flow process by automatically reordering the steps within the limitations implicit in data use of the steps, grouping similar steps and / or nearby steps that pass data to each other.

Korte beschrijving van de figuren [40] Fig. 1 is een functioneel blokschema van een eerste uitvoering van het hulpmiddel voor het ontwerpen van een documentenstroom volgens de onderhavige uitvinding; [41] Fig. 2A, 2B, 2C en 2D illustreren een eerste scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een eerste proces voor documentenstromen; [42] Fig. 3A, 3B, 3C en 3D illustreren een tweede scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een tweede proces voor documentenstromen; en [43] Fig. 4A en 4B illustreren een derde scenario, waarbij de uitvoering uit Fig. 1 gebruikt wordt voor het ontwerpen van een derde proces voor documentenstromen;BRIEF DESCRIPTION OF THE FIGURES [40] FIG. 1 is a functional block diagram of a first embodiment of the document flow design tool according to the present invention; FIG. 2A, 2B, 2C and 2D illustrate a first scenario, the embodiment of FIG. 1 is used to design a first process for document flows; FIG. 3A, 3B, 3C and 3D illustrate a second scenario, the embodiment of FIG. 1 is used to design a second process for document flows; and [43] FIG. 4A and 4B illustrate a third scenario, the embodiment of FIG. 1 is used to design a third process for document flows;

Uitgebreide beschrijving van uitvoeringen [44] Fig. 1 toont twee componenten van een hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de principes van de onderhavige uitvinding: grafische gebruikersinterface 101 of GUI en transformatiemodule 102 of TRANSFORMATIE. De transformatiemodule 102 bevat een functie van het opnieuw ordenen van stappen 121 of HERORDENING, een functie van het dupliceren van stappen 122 of DUPLICATIE, een functie van het splitsen van stappen 123 of SPLITSING, een functie van het elimineren van stappen 124 of ELIMINATIE, een functie van het invoegen van stappen 125 of INVOEGING en een functie van het samenvoegen van stappen 126 of SAMENVOEGING.Detailed description of embodiments [44] FIG. 1 shows two components of a tool for designing a document flow process according to the principles of the present invention: graphical user interface 101 or GUI and transformation module 102 or TRANSFORMATION. The transformation module 102 includes a function of reordering steps 121 or ORDER, a function of duplicating steps 122 or DUPLICATION, a function of splitting steps 123 or SPLIT, a function of eliminating steps 124 or ELIMINATION, a a function of inserting steps 125 or INSERT and a function of merging steps 126 or INSERT.

[45] Met het in fig. 1 weergegeven hulpmiddel kunnen pagina's samengesteld worden, kunnen de pagina's gepersonaliseerd worden, kunnen docùmenten van de pagina’s geproduceerd worden en kunnen de documenten gedistribueerd worden.[45] With the tool shown in Fig. 1, pages can be assembled, the pages can be personalized, documents can be produced from the pages and the documents can be distributed.

[46] Het samenstellen van pagina's bestaat uit het ontwerpen en genereren van sjablonen zoals brieven, rapporten, tabellen, intelligente elektronische formulieren, enz. De intelligente e-formulieren zijn formulieren die in elke browser werken en die interactie mogelijk maken doordat zij zakelijke gebruikers in staat stellen de pagina's in hun intemetbrowser te wijzigen.[46] Composing pages consists of designing and generating templates such as letters, reports, tables, intelligent electronic forms, etc. The intelligent e-forms are forms that work in any browser and that allow interaction between business users in to change the pages in their internet browser.

[47] Personalisatie betreft de integratie van geavanceerde gegevens en inhoud in de paginasjablonen. Dit omvat het extraheren van variabele gegevens uit een gegevensbron, bijv. namen van personen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, en het invoegen of gebruiken van de informatie in de paginasjablonen om gecompliceerde, gepersonaliseerde pagina's te produceren.[47] Personalization involves the integration of advanced data and content in the page templates. This includes extracting variable data from a data source, e.g., person names, addresses, telephone numbers, e-mail addresses, and inserting or using the information in the page templates to produce complicated, personalized pages.

[48] De productie wordt uitgevoerd door een server die in staat is gelijktijdig een grote hoeveelheid documenten in diverse formaten te genereren. De documenten kunnen bijvoorbeeld in PDF-, PS-, AFP-, ZPL-, PCL-, RTF-, TIFF-, JPEG-, SVG-, PNG-formaat of zelfs andere formaten gegenereerd worden.[48] The production is carried out by a server that is capable of simultaneously generating a large amount of documents in various formats. For example, the documents can be generated in PDF, PS, AFP, ZPL, PCL, RTF, TIFF, JPEG, SVG, PNG or even other formats.

[49] Distributie omvat het distribueren van de documenten via het kanaal dat de voorkeur heeft, bijv. gedrukt papier, e-archief, e-mail, fax, online internetcommunicatie, enz. Als een klant bijvoorbeeld een e-mailadres opgegeven heeft, detecteert het systeem automatisch dat het een contract in pdf-formaat moet sturen. Als een klant slechts een straatadres opgegeven heeft, wordt het contract afgedrukt en met de post verzonden. Als de klant ook zijn mobiel nummer opgegeven heeft, wordt het mogelijk een sms-bericht te sturen met het bericht dat het contract verstuurd is.[49] Distribution includes distributing the documents through the preferred channel, e.g., printed paper, e-archive, e-mail, fax, online internet communication, etc. For example, if a customer has provided an e-mail address, detects the system automatically that it must send a contract in pdf format. If a customer has only given a street address, the contract will be printed and sent by post. If the customer has also provided his mobile number, it will be possible to send a text message with the message that the contract has been sent.

[50] De GUI 101 stelt de gebruiker in staat een proces voor documentenstromen te ontwerpen door middel van slepen en neerzetten van stappen die weergegeven worden door pictogrammen die via pijlen verbonden zijn. Met pictogrammen kan een niet-technicus zeer eenvoudig een proces voor documentenstromen op een intuïtieve, gebruiksvriendelijke wijze ontwerpen.[50] The GUI 101 enables the user to design a document flow process by dragging and dropping steps represented by icons connected via arrows. With pictograms a non-technician can very easily design a process for document flows in an intuitive, user-friendly way.

[51] De stappen die deel uitmaken van het aldus gegenereerde proces voor documentenstromen 111 delen vervolgens bepaalde informatie 103 met de transformatiemodule 102 om de transformatiemodule 102 in staat te stellen het proces voor documentenstromen om te zetten voor een efficiëntere uitvoering ervan. De informatie 103 die met de transformatiemodule 102 gedeeld wordt betreft door de verschillende stappen benodigde informatie, door de: verschillende stappen geproduceerde informatie, door de verschillende stappen benodigde invoerformaten, door de verschillende stappen gegenereerde uitvoerformaten, het scala aan objecten waarmee elke stap werkt, beperkingen aan het opnieuw ordenen voor bepaalde stappen en/of neveneffectindicaties die met bepaalde stappen geassocieerd zijn. In fig. 1 worden deze verschillende soorten informatie BENODIGDE GEGEVENS, GEGENEREERDE GEGEVENS, GEGEVENSINVOERFORMAAT, GEGEVENS-UITVOERFORMAAT, SCALA, HERORDENINGSBEPERKING, NEVENEFFECT-INDICATIE genoemd. Al deze of een deel van deze informatie kan beschikbaar zijn en gedeeld worden met de transformatiemodule, een selectie of combinatie van informatie die hetzelfde of verschillend is voor de diverse stappen in een proces voor documentenstromen en die kan variëren voor verschillende documentenstroom-processen. Deze informatie wordt gedistribueerd naar de verschillende functies in de transformatiemodule 102 zodat deze kunnen beslissen over de herordening van stappen, het dupliceren van stappen, het splitsen in substappen, het elimineren van stappen, het invoegen van stappen en/of het samenvoegen van stappen.[51] The steps that are part of the document flow process 111 thus generated then share certain information 103 with the transformation module 102 to enable the transformation module 102 to convert the document flow process for a more efficient execution thereof. The information 103 shared with the transformation module 102 concerns information required by the different steps, by the information produced by the different steps, input formats required by the different steps, output formats generated by the different steps, the range of objects with which each step works, limitations reordering for certain steps and / or side effect indications associated with certain steps. In Fig. 1, these different types of information are called REQUIRED DATA, GENERATED DATA, DATA ENTRY FORMAT, DATA OUTPUT FORMAT, SCALA, RESTRICTION RESTRICTION, SIDE EFFECT INDICATION. All or part of this information may be available and shared with the transformation module, a selection or combination of information that is the same or different for the various steps in a document flow process and that may vary for different document flow processes. This information is distributed to the various functions in the transformation module 102 so that they can decide on the reordering of steps, duplicating steps, splitting into sub-steps, eliminating steps, inserting steps and / or merging steps.

[52] Functie 121 beslist over het opnieuw ordenen van stappen, als vergelijkbare stappen zoals een sorteerhandeling op basis van naam en een sorteerhandeling op basis van postcode samen gebracht kunnen worden en gegroepeerd kunnen worden in een enkel stap die efficiënter uitgevoerd wordt, d.w.z. sneller doordat minder vaak toegang tot het geheugen nodig is. Functie 121 kan ook besluiten tot het opnieuw ordenen van stappen als afhankelijke stappen dichter bij elkaar gebracht kunnen worden in het proces voor documentenstromen. Een afhankelijke stap gebruikt informatie die door een andere stap gegenereerd wordt (waar de stap van afhankelijk is). Tussen uitvoering van de stap die de informatie genereert en de stap die de informatie gebruikt, moet de informatie opgeslagen worden en neemt aldus geheugenruimte in beslag en vermindert de beschikbare geheugencapaciteit voor uitvoering van andere stappen. Door afhankelijk stappen dichter bij elkaar te brengen wordt de tijd dat de informatie opgeslagen moet worden verkort. Hierdoor wordt het totale geheugengebruik minder, waardoor snellere uitvoering van processen voor documentenstromen en/of parallelle uitvoering van meerdere processen mogelijk is. Een voorbeeld is een eerste stap die het aantal pagina's in een proces voor documentenstromen telt en een latere stap in het proces die een afbeelding op pagina 3 van een document invoegt en daarom de informatie nodig heeft die door de eerste stap gegenereerd is.[52] Function 121 decides on reordering steps, if comparable steps such as a sorting based on name and sorting based on zip code can be brought together and grouped in a single step that is performed more efficiently, ie faster because less frequent access to memory is required. Function 121 may also decide to reorder steps if dependent steps can be brought closer together in the document flow process. A dependent step uses information generated by another step (on which the step depends). Between execution of the step generating the information and the step using the information, the information must be stored and thus takes up memory space and reduces the available memory capacity for performing other steps. Bringing dependent steps closer together reduces the time that the information must be stored. As a result, the total memory use is reduced, allowing faster execution of processes for document flows and / or parallel execution of multiple processes. An example is a first step that counts the number of pages in a document flow process and a later step in the process that inserts an image on page 3 of a document and therefore needs the information generated by the first step.

[53] Functie 122 beslist over het dupliceren van stappen, als een tamelijk langzame stap, bijvoorbeeld de toevoeging van een figuur aan elke pagina, op meerdere objecten uitgevoerd moet worden. Door middel van duplicatie van de stap kan de tamelijk langzame stap parallel op meerdere objecten uitgevoerd worden, waardoor de totale uitvoeringstijd van het proces voor documentenstromen aanzienlijk verkort wordt. Kenmerkend moeten de objecten voor het dupliceren van de stap na de parallelle uitvoering van de gedupliceerde stap weer in dezelfde volgorde gebracht worden. Het dupliceren of vermenigvuldigen van een stap voor parallelle uitvoering op meerdere objecten kan dus gepaard gaan met enige overhead.[53] Function 122 decides on duplicating steps, if a fairly slow step, such as adding a figure to each page, is to be performed on multiple objects. By duplicating the step, the fairly slow step can be executed in parallel on multiple objects, whereby the total execution time of the process for document flows is considerably shortened. Typically, the objects for duplicating the step after the parallel execution of the duplicated step must be returned to the same order. Duplicating or multiplying a step for parallel execution on multiple objects can therefore be accompanied by some overhead.

[54] Functie 123 beslist over het splitsen van stappen, als de maker van de stap aangegeven heeft dat de stap uit substappen bestaat. Het splitsen van in substappen kan nuttig zijn als de substappen opnieuw geordend kunnen worden om dichterbij stappen te komen waar zij van afhankelijk zijn en om gegroepeerd/samengevoegd te worden met andere stappen. Het splitsen kan ook nuttig zijn als een substap uit het proces voor documentenstromen geëlimineerd kan worden of als een substap gedupliceerd kan worden vooreen efficiëntere, parallelle uitvoering.[54] Function 123 decides on splitting steps if the creator of the step has indicated that the step consists of sub-steps. Splitting into sub-steps can be useful if the sub-steps can be reordered to get closer to what they depend on and to be grouped / merged with other steps. Splitting can also be useful if a sub-step can be eliminated from the document flow process or if a sub-step can be duplicated for a more efficient, parallel execution.

[55] Functie 124 beslist over het elimineren van stappen die geen bruikbare informatie in het proces voor documentenstromen produceren. Een stap die het aantal pagina's in een document telt kan bijvoorbeeld geëlimineerd worden zonder dat dit invloed heeft op het proces voor documentenstromen als deze informatie niet ergens anders in het proces gebruikt wordt.[55] Function 124 decides to eliminate steps that do not produce useful information in the document flow process. For example, a step that counts the number of pages in a document can be eliminated without affecting the document flow process if this information is not used elsewhere in the process.

[56] Functie 125 beslist over het invoegen van bepaalde stappen. Een stap die bepaalde informatie elimineert, kan bijvoorbeeld ingevoegd worden om het geheugengebruik te optimaliseren zonder het totale proces te beïnvloeden. Hoewel een additionele stap in het proces ingevoegd wordt, kan het proces sneller uitvoerbaar worden doordat geheugenruimte vrij komt.[56] Function 125 decides on the insertion of certain steps. For example, a step that eliminates certain information can be inserted to optimize memory usage without affecting the overall process. Although an additional step is inserted into the process, the process can become faster to execute because memory space becomes free.

[57] Functie 126 beslist over het samenvoegen van vergelijkbare stappen. Het samenvoegen wordt kenmerkend mogelijk als gevolg van de herordening van stappen zoals uitgevoerd door functie 121. Vergelijkbare stappen, zoals sorteerhandelingen, kunnen in een enkele sorteerhandeling samengevoegd worden die veel sneller uitgevoerd wordt en als gevolg bijdraagt aan een betere prestatie.[57] Function 126 decides on merging comparable steps. The merging typically becomes possible as a result of the reordering of steps as performed by function 121. Similar steps, such as sorting operations, can be merged into a single sorting operation that is performed much faster and, as a result, contributes to better performance.

[58] Fig. 2A toont een documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de mogelijkheden tot slepen en neerzetten van de GUI 101. In een eerste stap 201 worden pagina's gecreëerd. Deze pagina's worden op postcode gesorteerd in een tweede stap 202. Aan elke pagina wordt in stap 203 een barcode toegekend en de pagina's worden dan gesorteerd op klanten-ID in een vierde stap 204. Tot slot worden de uitvoerdocumenten in stap 205 gegenereerd.FIG. 2A shows a document flow composed using the drag and drop capabilities of the GUI 101. In a first step 201, pages are created. These pages are sorted by zip code in a second step 202. A barcode is assigned to each page in step 203 and the pages are then sorted by customer ID in a fourth step 204. Finally, the output documents are generated in step 205.

[59] Elk van de stappen omvat voldoende informatie waardoor de transformatiemodule 102 in staat is de verschillende afhankelijkheden te ontdekken. Dit wordt geïllustreerd in Fig. 2, waarin pijl 211 aangeeft dat de stap 203, waarin barcodes aan de pagina's toegevoegd worden, als invoer de pagina's nodig heeft die in stap 201 gegenereerd zijn. Evenzo heeft de stap 204, die de pagina's op klanten-ID sorteert, als invoer de pagina's nodig die door stap 201 gegenereerd zijn en op postcode gesorteerd zijn in stap 202. Dit wordt aangegeveh door respectievelijk pijl 212 en 213 in Fig. 2B. Stap 205, die de uitvoerdocumenten genereert, heeft als invoer de pagina’s nodig die gesorteerd zijn op klanten-ID zoals aangeleverd door stap 204 en de informatie in de barcodes die toegevoegd zijn door stap 203. Dit wordt in Fig. 2B weergegeven door pijlen 214 en 215.[59] Each of the steps includes sufficient information that enables the transformation module 102 to detect the various dependencies. This is illustrated in FIG. 2, in which arrow 211 indicates that the step 203, in which bar codes are added to the pages, requires input of the pages generated in step 201. Similarly, the step 204, which sorts the pages by customer ID, requires as input the pages generated by step 201 and sorted by zip code in step 202. This is indicated by arrows 212 and 213 in Figs. 2B. Step 205, which generates the output documents, requires as input the pages sorted by customer ID as supplied by step 204 and the information in the barcodes added by step 203. This is shown in FIG. 2B represented by arrows 214 and 215.

[60] Rekening houdend met de afhankelijkheden tussen de stappen kan de herordeningfunctie 121 de stappen opnieuw ordenen teneinde de sorteerstappen 202 en 204 samen te brengen. Dit wordt weergegeven in Fig. 2C, waarin de stap 204, die de pagina's op klanten-ID sorteert, en de stap 203, die barcodes aan de pagina's toevoegt, verwisseld zijn.[60] Taking into account the dependencies between the steps, the reordering function 121 may reorder the steps to bring the sorting steps 202 and 204 together. This is shown in FIG. 2C, in which the step 204, which sorts the pages by customer ID, and the step 203, which adds barcodes to the pages, are swapped.

[61] Dankzij de herordening kunnen de sorteerstappen 202 en 204 in een enkele nieuwe stap 206 gegroepeerd worden, die direct de pagina's op postcode en klanten-ID sorteert. Deze stap is veel efficiënter in uitvoering dan de afzonderlijke stappen 202 en 204 omdat de pagina's slechts eenmaal van de schijf overgebracht moeten worden, zodat het aantal malen toegang tot het geheugen verminderd wordt en bijgevolg de uitvoeringstijd van het gehele proces voor documentenstromen aanzienlijk korter is, zonder het totaaleffect van de documentenstroom te beïnvloeden.[61] Thanks to the reordering, the sorting steps 202 and 204 can be grouped into a single new step 206, which directly sorts the pages by postcode and customer ID. This step is much more efficient in execution than the individual steps 202 and 204 because the pages only have to be transferred once from the disk, so that the number of access times to the memory is reduced and consequently the execution time of the entire document flow process is considerably shorter, without affecting the overall effect of the document flow.

[62] De transformatiemodule 102 volgens de onderhavige uitvinding transformeert aldus het proces voor documentenstromen uit Fig. 2A in het equivalente proces voor documentenstromen uit Fig. 2D dat efficiënter uitgevoerd kan worden, d.w.z. sneller en met een verlaagd gebruik van geheugenmiddelen.The transformation module 102 of the present invention thus transforms the document flow process of FIG. 2A in the equivalent process for document flows from FIG. 2D that can be executed more efficiently, i.e. faster and with a reduced use of memory means.

[63] Fig. 3A toont de stappen van een tweede documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de mogelijkheden tot slepen en neerzetten van de GUI 101. In de eerste stap 301 worden gegevens A uit de pagina's gehaald. In een tweede stap 302 worden de pagina's gesorteerd op gegevens A. In de derde stap 303 worden gegevens B uit de pagina's gehaald. In de vierde stap 304 worden de pagina's op een tweede niveau gesorteerd op gegevens B.FIG. 3A shows the steps of a second document flow composed using the drag and drop capabilities of the GUI 101. In the first step 301, data A is extracted from the pages. In a second step 302, the pages are sorted by data A. In the third step 303, data B is extracted from the pages. In the fourth step 304, the pages are sorted on a second level by data B.

[64] Pagina's van documenten kunnen bijvoorbeeld gesorteerd en uiteindelijk gegroepeerd worden om de distributie ervan te optimaliseren. De documenten kunnen bijvoorbeeld op naam, postcode, stad, enz. gesorteerd worden en documenten die aan enkele bestemming geadresseerd zijn, kunnen bijvoorbeeld gegroepeerd worden om samengevoegd te worden in een enkele envelop.[64] For example, pages of documents can be sorted and ultimately grouped to optimize their distribution. For example, the documents can be sorted by name, zip code, city, etc., and documents addressed to a single destination can be grouped together, for example, to be merged into a single envelope.

[65] Het sorteren kan het sorteren voor optimale postbezorging omvatten. Door de documenten op stadsnaam of postcode te sorteren, wordt de distributie via de postbezorging geoptimaliseerd.[65] Sorting can include sorting for optimum mail delivery. By sorting the documents by city name or zip code, distribution via mail delivery is optimized.

[66] Als alternatief of additioneel kan het sorteren het sorteren voor optimale toepassing omvatten. Feitelijk wordt door het sorteren van de documenten of pagina's die op een enkele pagina gedrukt worden, het samenstellen van bijvoorbeeld een boekje geoptimaliseerd.[66] Alternatively or additionally, sorting may include sorting for optimum application. In fact, sorting the documents or pages that are printed on a single page optimizes the compilation of, for example, a booklet.

[67] Fig. 3B toont dat de verschillende stappen opnieuw voldoende informatie bevatten om de transformatiemodule 102 in staat te stellen de onderlinge afhankelijkheden te leren. Stap 302, die de pagina's op gegevens A sorteert, is klaarblijkelijk afhankelijk van stap 301, die gegevens A uit de pagina's haalt. Dit wordt aangegeven met pijl 311. Stap 304, die de pagina's op gegevens B sorteert, heeft als invoer de op A gesorteerde pagina's nodig zoals deze uit stap 302 komen en gegevens B zoals die in stap 303 uit de pagina's gehaald worden. Dit wordt aangegeven door respectievelijk pijl 312 en 313 in Fig. 3B.FIG. 3B shows that the different steps again contain sufficient information to enable the transformation module 102 to learn the interdependencies. Step 302, which sorts the pages on data A, apparently depends on step 301, which retrieves data A from the pages. This is indicated by arrow 311. Step 304, which sorts the pages on data B, requires as input the pages sorted by A as they come from step 302 and data B as they are taken from the pages in step 303. This is indicated by arrows 312 and 313 in Figs. 3B.

[68] De herordeningfunctie 121 van transformatiemodule 102 houdt rekening met de in Fig. 3B weergegeven afhankelijkheden bij het opnieuw ordenen van de stappen. De herordeningfunctie verandert de volgorde van stappen 302 en 303 om de vergelijkbare stappen 302 en 304 samen te brengen. Dit resulteert in de opnieuw geordende documentenstroom die in Fig. 3C weergegeven is.The reordering function 121 of transformation module 102 takes into account the configuration shown in FIG. 3B shows dependencies when reordering the steps. The reordering function changes the order of steps 302 and 303 to bring the comparable steps 302 and 304 together. This results in the reordered document flow shown in FIG. 3C.

[69] De sorteerhandelingen van stappen 302 en 304 kunnen nu gegroepeerd worden en in een enkele nieuwe stap 305 gecombineerd worden die direct de pagina's op gegevens A en gegevens B sorteert. Deze enkele sorteerstap 305 kan efficiënter uitgevoerd worden dan de twee afzonderlijke stappen 302 en 304, omdat de gegevens slechts eenmaal naar de schijf overgebracht moeten worden, zodat de uitvoeringstijd aanzienlijk korter is. De transformatiemodule 102 transformeert aldus automatisch het proces voor documentenstromen uit Fig. 3A, dat intuïtief is samengesteld door de gebruiker, in het equivalente proces voor documentenstromen uit Fig. 3D dat betere prestaties wat betreft uitvoering levert.[69] The sorting operations of steps 302 and 304 can now be grouped and combined into a single new step 305 that directly sorts the pages on data A and data B. This single sorting step 305 can be performed more efficiently than the two separate steps 302 and 304, since the data only has to be transferred once to the disk, so that the execution time is considerably shorter. The transformation module 102 thus automatically transforms the process for document flows from FIG. 3A, intuitively assembled by the user, in the equivalent document flow process of FIG. 3D that delivers better performance in terms of execution.

[70] Fig. 4A toont een derde documentenstroom die samengesteld is met gebruik van de GU1101 uit Fig. 1. Deze derde documentenstroom bevat een eerste stap 401 waarbij pagina's gecreëerd worden, een tweede stap 402 waarbij een afbeelding toegevoegd wordt aan de pagina's en een derde stap 403 waarbij uitvoerdocumenten van de pagina's gegenereerd worden. De tweede stap 402, waarbij afbeeldingen aan de pagina's toegevoegd worden, is een relatief langzame stap omdat de afbeeldingen op maat gemaakt moeten worden voordat zij aan de pagina's toegevoegd kunnen worden. Deze stap vormt klaarblijkelijk het knelpunt voor de samengestelde documentenstroom.FIG. 4A shows a third document stream assembled using the GU1101 of FIG. 1. This third document flow includes a first step 401 where pages are created, a second step 402 where an image is added to the pages and a third step 403 where output documents of the pages are generated. The second step 402, where images are added to the pages, is a relatively slow step because the images must be tailor-made before they can be added to the pages. This step is apparently the bottleneck for the compound document flow.

[71] Onder de aanname dat de stap 402, waarbij de afbeeldingen aan de pagina's toegevoegd worden, geen additionele informatie gebruikt of nodig heeft dan van de pagina die in deze bewerkt wordt, weet de duplicatiefunctie 122 in transformatiemodule 102 dat het proces voor documentenstromen efficiënter gemaakt kan worden door parallelle uitvoering van stap 402 op meerdere pagina's. De duplicatiefunctie 122 genereert derhalve 3 kopieën van stap 402, d.w.z. stap 402A, 402B en 402C. Deze kopieën van stap 402 kunnen gelijktijdig verschillende pagina's bewerken. Om de pagina's over de drie stappen 402A, 402B en 402C te verdelen, voegt invoegfunctie 125 een stap 404 in die de pagina's uit stap 401 naar parallelle stappen 402A, 402B en 402C dirigeert. Evenzo voegt invoegfunctie 125 stap 405 in om de pagina's met toegevoegde afbeelding uit de stappen 402A, 402B en 402C te verzamelen. Stap 405 herstelt de juiste volgorde van de pagina's en brengt de gesorteerde pagina's over naar stap 403, die het uitvoerdocument creëert.[71] Assuming that the step 402, where the images are added to the pages, does not use or require any additional information other than the page being processed in it, the duplication function 122 in transformation module 102 knows that the document flow process is more efficient can be made by parallel execution of step 402 on multiple pages. The duplication function 122 thus generates 3 copies of step 402, i.e., steps 402A, 402B and 402C. These copies of step 402 can edit several pages simultaneously. To distribute the pages over the three steps 402A, 402B and 402C, insertion function 125 inserts a step 404 that directs the pages from step 401 to parallel steps 402A, 402B and 402C. Similarly, insert function 125 inserts step 405 to collect the added-image pages from steps 402A, 402B, and 402C. Step 405 restores the correct order of the pages and transfers the sorted pages to step 403, which creates the output document.

[72] Hoewel twee stappen 404 en 405 ingevoegd zijn, waardoor het proces voor documentenstromen langer wordt, heeft transformatiemodule 102 het proces voor documentenstromen uit Fig. 4A omgezet in een efficiënter proces voor documentenstromen, met een grotere verwerkingscapaciteit omdat de langzame stap 402 parallel op meerdere pagina's uitgevoerd kan worden. Het op maat maken van afbeeldingen wordt over drie stappen verspreid die gelijktijdig verschillende pagina's bewerken, waardoor de totale uitvoeringstijd van de documentenstroom aanzienlijk korter wordt, zonder andere effecten voor de gebruiker.Although two steps 404 and 405 have been inserted, making the document flow process longer, transformation module 102 has the document flow process of FIG. 4A converted into a more efficient document flow process, with a larger processing capacity, because the slow step 402 can be executed in parallel on multiple pages. Customizing images is spread over three steps that simultaneously process different pages, making the total execution time of the document flow considerably shorter, without other effects for the user.

[73] Er wordt opgemerkt dat het hulpmiddel voor het ontwerpen van een proces voor documentenstromen volgens de onderhavige uitvinding ook middelen voor het definiëren van nabewerking van de gegenereerde documenten kan omvatten.It is noted that the tool for designing a process for document flows according to the present invention may also include means for defining post-processing of the generated documents.

[74] Het hulpmiddel kan bijvoorbeeld barcodes aan de documenten toevoegen die de nabewerking specificeren die toegepast moet worden. De nabewerking kan bijvoorbeeld een of meer van de volgende omvatten: - de documenten in enveloppen stoppen; - de documenten binden; en - de documenten innaaien.[74] For example, the tool can add barcodes to the documents specifying the post-processing to be applied. The post-processing can for instance comprise one or more of the following: - put the documents in envelopes; - bind the documents; and - sew in the documents.

[75] Hoewel deze lijst niet uitputtend is, zijn gangbare nabewerkingen het samen in een envelop doen van documenten met één enkele bestemming, het binden van documenten om boekjes te maken en het samen innaaien van meerdere documenten.[75] Although this list is not exhaustive, common post-processing is putting documents together with a single destination, binding documents to make booklets and sewing together several documents.

[76] Hoewel de onderhavige uitvinding geïllustreerd is met referentie naar specifieke uitvoeringen, zal het voor deskundigen op het vakgebied duidelijk zijn dat de uitvinding niet beperkt os tot de details van de voorgaande illustrerende uitvoeringen en dat de onderhavige uitvinding diverse wijzigingen en modificaties kan omvatten zonder de reikwijdte ervan te verlaten. De onderhavige uitvoeringen dienen derhalve in alle opzichten als illustratief beschouwd te worden en niet als beperkend, waarbij de reikwijdte van de uitvinding aangegeven wordt door de bijgevoegde conclusies en niet door de voorgaande beschrijving, en het is dan ook de bedoeling dat alle wijzigingen die binnen de betekenis en reikwijdte van equivalentie van de conclusies vallen hierdoor omvat worden. Met andere woorden alle eventuele modificaties, variaties of equivalenten die binnen de reikwijdte van onderliggende basisprincipes vallen en waarvan de essentiële kanmerken in deze octrooiaanvrage geclaimd worden, worden gedekt. Bovendien zal het voor de lezer van deze octrooiaanvrage duidelijk zijn dat de woorden "omvattende" of "omvatten" geen andere elementen of stappen uitsluiten, dat het woord "een" geen veelvouden uitsluit en dat een enkel element, zoals een computersysteem, een processor of een andere geïntegreerde eenheid de functies van diverse middelen die in de conclusies genoemd worden kan vervullen. Eventuele verwijzingstekens in de conclusies dienen niet als beperkend voor de betreffende conclusies opgevat te worden. De begrippen "eerste", "tweede", derde", "a", "b”, "c" en dergelijke worden, bij gebruik in de beschrijving of in de conclusies, geïntroduceerd om onderscheid te maken tussen vergelijkbare elementen of stappen en beschrijven niet noodzakelijkerwijs een opeenvolgende of chronologische volgorde. Evenzo worden de begrippen "bovenkant", "onderkant", "boven", "onder" en dergelijke geïntroduceerd met een beschrijvend doel en niet noodzakelijkerwijs om relatieve posities weer te geven. Het dient duidelijk te zijn dat de aldus gebruikte begrippen bij toepasselijke omstandigheden onderling verwisselbaar zijn en dat uitvoeringen van de uitvinding volgens de onderhavige uitvinding andere volgorden of andere oriëntaties kunnen hebben dan die welke hierboven beschreven of geïllustreerd worden.Although the present invention has been illustrated with reference to specific embodiments, it will be apparent to those skilled in the art that the invention is not limited to the details of the foregoing illustrative embodiments and that the present invention may include various modifications and modifications without to leave its scope. The present embodiments are therefore to be considered in all respects as illustrative and not restrictive, the scope of the invention being indicated by the appended claims and not by the foregoing description, and it is therefore intended that all modifications made within the scope of the The meaning and scope of equivalence of the claims are hereby included. In other words, all possible modifications, variations or equivalents that fall within the scope of underlying basic principles and whose essential features are claimed in this patent application are covered. Moreover, it will be apparent to the reader of this patent application that the words "comprising" or "include" do not exclude other elements or steps, that the word "a" does not exclude multiples and that a single element, such as a computer system, a processor or another integrated unit can fulfill the functions of various means mentioned in the claims. Any reference characters in the claims should not be construed as limiting the claims concerned. The terms "first", "second", third "," a "," b "," c "and the like are introduced, when used in the description or in the claims, to distinguish between similar elements and steps and describe not necessarily a sequential or chronological order. Similarly, the terms "top", "bottom", "top", "bottom" and the like are introduced for a descriptive purpose and not necessarily to represent relative positions. It is to be understood that the terms thus used are interchangeable under appropriate circumstances and that embodiments of the invention according to the present invention may have different sequences or orientations than those described or illustrated above.

Claims

A tool (100) for designing a document flow process for assembling pages and producing documents from the pages, the tool (100) comprising: - a graphical user interface (101) that enables a user to display icons connect to each other, with each icon representing a step in the document flow process; and - a document flow transformation module (102) for automatically reordering the steps (201, 202, 203, 204; 301, 302, 303, 304; 401,402) within the constraints (103) implicit in data usage of the steps, whereby similar steps (202, 204; 302, 304) and / or adjacent steps that transmit data to each other are grouped.

The tool (100) for designing a document flow process according to claim 1, wherein the document flow transformation module (102) is further adapted for: - automatically duplicating at least one of the steps (402) for parallel execution thereof on multiple pages or multiple documents.

A tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the document flow transformation module (102) is further adapted for: - automatically splitting up at least one of the steps comprising predefined sub-steps .

The tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the document flow transformation module (102) is further adapted for: - automatically eliminating at least one of the steps.

The tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the document flow transformation module (102) is further adapted for: - automatically inserting at least one step (404, 405).

The tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the document flow transformation module (102) is further adapted for: - automatically merging multiple steps (202, 204; 302, 304) .

A tool for designing a document flow process according to any one of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps include information that a step requires.

The tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps include information generated by a step.

A document flow process design tool (100) according to any of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in the data usage of the steps include a data entry format that requires a step.

A document flow process design tool (100) according to any one of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps include a data output format that requires a step.

A tool (100) for designing a document flow process according to any one of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps comprise a range of objects for a step.

A document flow process design tool (100) according to any one of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps include information indicative of a restriction on reordering a document step.

A document flow process design tool (100) according to any of the preceding claims, wherein the limitations (103) implicit in data use of the steps include an indication of a side effect of a step.

A tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the icons are linkable by arrows and each of the icons is adjusted: - to define and define a required input format of a step visualize; - to define and visualize a produced output format of the step; - to define customizable properties and actions of the step through a separate window.

A tool (100) for designing a document flow process according to any of the preceding claims, wherein the documents are paper documents and / or digital documents in different printer languages.

A method for designing a document flow process for assembling pages and producing documents from the pages, the method comprising: - connecting icons together via a graphical user interface (101), each icon being a step in the document flow process; and - transforming the document flow process by automatically reordering the steps (201, 202, 203, 204; 301, 302, 303, 304; 401, 402) within the constraints (103) implicit to the data use of the steps, whereby similar steps (202, 204; 302, 304) and / or nearby steps that transmit data to each other are grouped.