WO2023048479A1 - 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법, 이 방법을 수행하는 프로그램 및 이 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체 - Google Patents

문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법, 이 방법을 수행하는 프로그램 및 이 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체 Download PDF

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WO2023048479A1
WO2023048479A1 PCT/KR2022/014172 KR2022014172W WO2023048479A1 WO 2023048479 A1 WO2023048479 A1 WO 2023048479A1 KR 2022014172 W KR2022014172 W KR 2022014172W WO 2023048479 A1 WO2023048479 A1 WO 2023048479A1
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WO
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document
code
folder
file
storage
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Application number
PCT/KR2022/014172
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English (en)
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Inventor
김재현
문지숙
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주식회사 신화소프트랩
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    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/10—File systems; File servers
    • G06F16/11—File system administration, e.g. details of archiving or snapshots
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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
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    • G06F16/10—File systems; File servers
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    • G06F16/18—File system types
    • G06F16/188—Virtual file systems

Definitions

  • the present invention relates to a method for automatically generating document codes, and more particularly, to a method for automatically generating document codes expressing attributes of a file.
  • a method of storing a file in a PC is a method of sequentially browsing to a folder to be saved, selecting a folder, and directly inputting a file name to save the file.
  • the file name is excessively long in the process of inputting the file name or an irregular file name is input according to the user, which makes it impossible to systematically manage the document.
  • Patent Document 1 Republic of Korea Patent Publication No. 10-2010-0018660 (2010.02.18.)
  • an object of the present invention is to automatically generate a document code corresponding to the storage information of a file and save it together with the file just by selecting the storage folder and document type of the file, so that the document code Users or administrators can intuitively check file storage information only by checking, and can prevent missing essential files by comparing the number of files that must be saved for a certain period with the number of actually saved files and notifying in case of discrepancy. It is an object of the present invention to provide an apparatus and method for automatically generating document codes that are easy to use and can systematically manage data.
  • a method for generating a document code displaying document properties includes a folder creation step of sequentially setting and creating folders in a top-level folder; a file storage step of defining a lowest-level folder as a storage folder and storing a file in the storage folder in which the file is to be stored; a document type code assignment step of assigning an attribute value for distinguishing attributes of files stored in the storage folder; and a document code generation step of generating a document code corresponding to the attribute of the file including the document property code generated from the file storing step and the document type code generated from the document type code granting step.
  • the storage folder is displayed as “+” on the display device and is defined as a default, and is set so as not to be modified arbitrarily, so that the consistency of the document code can be secured.
  • the document property code is a form in which folder names of each of the top folder and at least one subfolder are sequentially listed
  • the document type code is a number or symbol for determining the types of a plurality of files of the same type in the storage folder. It is desirable to separate
  • the document type code may further include an update cycle code indicating an update cycle of the file and a sequence code indicating an update order of the update cycle document.
  • the version level of the document may be displayed as a number according to a status of modification, deletion, or addition of the document through content comparison of the same file name.
  • a computer-readable recording medium on which a program for performing a method of generating a document code displaying document properties may be recorded.
  • a document code is automatically generated just by a user intuitively selecting a storage folder through a folder name and selecting a corresponding document type, and document codes and files are stored together in a time series in the storage folder to improve work efficiency.
  • the file name is composed of characters so that it can be easily recognized, but the contents of the file can be coded to organize and manage the properties of the document (or file) systematically.
  • the same document code is provided for documents of the same kind and the document type code is provided to distinguish the type of the document of the same kind.
  • a more uniform document management system can be provided.
  • FIG. 1 is a configuration diagram of an apparatus for automatically generating document codes according to an embodiment of the present invention.
  • FIG. 2 is the structure of the document code of the first embodiment
  • (b) is the structure of the document code of the second embodiment.
  • 3 to 5 are diagrams for explaining the order of generating and storing document codes according to an embodiment of the present invention.
  • 4 to 6 are images of registration status pages of registered files.
  • FIG. 7 is a diagram showing a process of setting a document type code according to the present invention.
  • FIG. 8 is a diagram showing a process of selecting a document type code according to the present invention.
  • FIG. 9 is a diagram showing document codes including document type codes according to the present invention.
  • FIG. 10 is a diagram showing version registration of a specific file according to the present invention.
  • FIG. 11 is a view showing version up registration for the same specific file as in FIG. 10 .
  • FIG. 12 is a diagram showing data comparison results of version 01 and version 02 for the same specific file of FIGS. 10 and 11;
  • FIG. 13 is a flowchart of a document code automatic generation method according to the first embodiment of the present invention.
  • FIG. 14 is a flowchart of a document code automatic generation method according to the second embodiment of the present invention.
  • FIG. 1 is a configuration diagram of an automatic document code generation device according to an embodiment of the present invention
  • FIG. 2 is a structure of a document code according to an embodiment of the present invention
  • (a) is a document code of the first embodiment As for the structure
  • (b) shows the structure of the document code of the second embodiment.
  • a description will be given of a document code automatic generation device that is, for generating a document code according to the first embodiment.
  • the automatic document code generation device includes a document code generator 110 that generates a document code corresponding to stored information of a file and the document code generated by the document code generator 110 together with a file.
  • a server including the processing unit 100 including the file transmission unit 120 for transmitting to the storage unit 210, the file storage unit 210, the folder creation unit 220, the determination unit 230, and the warning unit 240 200 and an interface 300.
  • the document code may be in a form in which document property codes corresponding to folder names and file storage information of each of a top folder and at least one subfolder of a folder are sequentially listed.
  • the storage information of the file may be the required number of files to be stored within the set period and the order of file storage.
  • the document code generation unit 110 may generate a document code in a form in which folder names of folders in which files are stored and document property codes corresponding to storage information of files are sequentially listed through a document code generation process.
  • the automatic document code generation process is a process of generating a document code by sequentially accumulating document property codes corresponding to folder names from the top folder in which files are stored to the storage folder and document property codes corresponding to file storage information.
  • the file transmission unit 120 may transmit the file and document code to the file storage unit 210 .
  • the file storage unit 210 may include a plurality of folders in which files are stored.
  • the folder may include a top-level folder and at least one sub-folder of the top-level folder.
  • the file storage unit 210 includes the top-level folder in which the organization information of the file is displayed, a first sub-folder that is a sub-folder of the top-level folder in which process information of the file is displayed, and a sub-folder of the first sub-folder in which the department information of the file is displayed. It may include two sub-folders, a third sub-folder that is a sub-folder of the second sub-folder, marked with information about the major classification of files, and a storage folder, which is a sub-folder of the third sub-folder, marked with intermediate classification information of files.
  • the structure and notation of folders in the file storage unit 210 may be changed by an administrator.
  • the document property codes include a first classification code corresponding to the folder name of the top-level folder, a second classification code corresponding to the folder name of the first subfolder, a third classification code corresponding to the folder name of the second subfolder, and a third classification code corresponding to the folder name of the second subfolder.
  • 4th classification code corresponding to the folder name of the subfolder 5th classification code corresponding to the folder name of the storage folder, document type code corresponding to the subclass information of the file, update cycle corresponding to the required number of files to be saved within the set period codes and sequence codes corresponding to the order of saving files within the set period, and the document codes are the first classification code, the second classification code, the third classification code, the fourth classification code, and the fifth classification code (document property code) , a document type code, an update cycle code, and a sequence code may be arranged in order.
  • the form of the document code is not limited, and may vary according to the structure and notation of the folder in the file storage unit 210.
  • the document code when the storage folder is the 4th sub-folder of the top-level folder, the document code may be in the form of listing a total of 7 document property codes including update cycle codes and order codes.
  • Files together with document codes may be stored in the file storage unit 210, and files and document codes may be stored in time series in a selected storage folder.
  • a method of selecting a storage folder may be one of sequentially clicking from the topmost folder to the storage folder, exploring the storage folder using Windows Explorer, or opening a storage folder added to the favorites.
  • the document type code is automatically generated by selecting the document type on the document type selection page opened after selecting the storage folder, and the update cycle code and sequence code can be automatically generated by storing the file selected by the document type in the storage folder.
  • the document type code selection method is not limited to the above-described method.
  • the folder creation unit 220 may create a top-level folder and at least one sub-folder of the top-level folder in the file storage unit 210 .
  • the folder creation unit 220 may include an automatic creation unit 221 automatically created over time and a manual creation unit 222 manually created by an administrator.
  • the determination unit 230 may compare the number of files in the file storage unit 210 with the required number of pre-set files to be stored at each completion point of the set period.
  • the alarm unit 240 may notify the omission of the file through the interface 300. .
  • the setting period and the required number of files to be saved can be changed and applied by the manager according to the characteristics of the institution, department or room where the automatic document code generation device will be used.
  • the determination unit 230 determines whether the number of files stored in the file storage unit 210 for one year based on the set time point is equal to 5, which is the number of essential stored files, and if they do not match, the alarm unit 240 The unsaved state of the file may be notified through the interface 300 .
  • a method for displaying a missing file situation through the interface 300 may include a pop-up message, an alarm sound, and vibration.
  • the interface 300 is a mediating component that links a user or administrator with a device for automatically generating document codes, and may be a terminal such as a computer, tablet PC, or smart phone.
  • the storage information of the file may be an update cycle of the storage folder and a storage date of the file.
  • the device for automatically generating document codes according to the second embodiment may not include the determination unit 230 and the warning unit 240.
  • Fig. 13 is a flowchart of a document code automatic generation method according to the first embodiment.
  • FIGS. 4 to 6 are images of a registration status page of a registered file.
  • the method of automatically generating a document code includes a folder selection step of selecting a folder in which a file is to be stored (S10), a document type selection step of selecting a document type of a file (S20), and a file
  • a file along with the document code is stored in time series in the file storage unit.
  • the document code may be in a form in which document property codes corresponding to folder names and file storage information of each of a top folder and at least one subfolder are sequentially listed.
  • the file storage information may include the required number of files to be stored within a set period and the order of file storage.
  • the file storage unit 210 includes a top-level folder displaying institutional information of a file, a first sub-folder displaying process information of a file, which is a sub-folder of the top-level folder, and a second sub-folder displaying department information of a file, displaying department information of a file. It may include a sub-folder, a third sub-folder that is a sub-folder of the second sub-folder, marked with information about the main classification of files, and a storage folder, which is a sub-folder of the third sub-folder, marked with intermediate classification information of files.
  • the document property codes include a first classification code corresponding to the folder name of the top-level folder, a second classification code corresponding to the folder name of the first subfolder, a third classification code corresponding to the folder name of the second subfolder, and a third classification code corresponding to the folder name of the second subfolder.
  • Codes and order codes corresponding to the order of saving files within the set period may be included.
  • the document code may have a form in which a first classification code, a second classification code, a third classification code, a fourth classification code, a fifth classification code, an update cycle code, and a sequence code are sequentially arranged.
  • the form of the document code is an example, and the present invention does not limit the form of the document code, that is, the structure of the file storage unit 210.
  • the file storage unit 210 displays a fourth subfolder, which is a subfolder of a third subfolder, in which intermediate classification information of files is indicated, and a storage folder, which is a subfolder of the fourth subfolder, in which subclass information of files is indicated.
  • the document code also includes a document code, it can be confirmed that a total of 9 types of document property codes including a fifth classification code corresponding to the folder name of the fourth subfolder and a sixth classification code corresponding to the folder name of the storage folder are listed.
  • the document code is also applied to the folder name of the storage folder, not the fifth classification code corresponding to the folder name of the fourth subfolder. It can be seen that a total of 8 types of document property codes including the corresponding 5th classification code are listed.
  • the document code generation unit When the user checks the folder name where the file information is displayed and selects the folder to save the file (1) (S10), the document type selection page is opened and the user selects the document type (2) (S20) ,
  • the document code generation unit generates a document code in which document property codes corresponding to the folder name of the top folder, the folder name of the storage folder, and the storage information of the file are sequentially listed (3) (S30), and the file transmission unit
  • the determination unit determines the number of files in the file storage unit and the preset file at each completion point of the set period.
  • the alarm unit notifies the missing file situation through the interface (S70), and the user cancels the notification At the same time, it is possible to return to the folder selection step (S80).
  • the document code is automatically generated only by the user intuitively selecting a storage folder through the folder name and selecting the corresponding document type, and the document code and the document code are generated in the storage folder. Files are stored together in time series to increase work efficiency.
  • the folder selection step (S10) can be performed by sequentially clicking from the top folder to the storage folder, exploring the storage folder using Windows Explorer, or selecting any one of the methods of opening the storage folder added to the favorites.
  • the document type selection step (S20) may be performed by selecting a corresponding document type from a document type selection page opened when a storage folder is selected.
  • the document type may be set differently according to the characteristics of files stored in the storage folder.
  • the document type of the storage folder (LABOSPECT008-1(1)) is 3, and referring to FIG. 5, the document type of the storage folder (Clinical Chemistry Test Guideline (01)) is 1. .
  • the document code generated through the document code generation step (S30) may be in the form of a list of folder names in which files are stored and storage information, that is, document property codes corresponding to the required number of files to be saved and the order of files to be saved within a set period. .
  • the document codes of the first embodiment are the folder name of the top folder, the folder name of the first subfolder, the folder name of the second subfolder, the folder name of the third subfolder, and the folder name of the fourth subfolder. It may be SHSL-LM-LC-IQ-05-1-a-MM03-21 in which document property codes, document type codes, update cycle codes, and order codes respectively corresponding to the name and folder name of the storage folder are sequentially listed. .
  • the document code of the first embodiment corresponds to the folder name of the top-level folder, the folder name of the first sub-folder, the folder name of the second sub-folder, the folder name of the third sub-folder, and the folder name of the storage folder. It may be SHSL-LM-LC-G-01-a-YY01-01 in which corresponding document attribute codes, document type codes, update cycle codes, and order codes are sequentially arranged.
  • the update cycle code may be in various forms. As in the first embodiment of FIG. (b) As in the second embodiment, the update cycle of the storage folder can be indicated by writing only letters indicating the period.
  • the update cycle code of FIG. 2 (a) is marked as YY05, indicating that 5 files must be stored for one year, and the update cycle code of (b) of FIG. You can see that the storage folder is updated once.
  • the update cycle code of FIG. 3 is marked as MM03, indicating that a total of three files should be stored for one month, and the update cycle code of FIG. 5 is marked as YY01, indicating that one file should be stored per year. Able to know.
  • the sequence code may also have various forms. As in the first embodiment (a) of FIG. can be marked.
  • sequence code in (a) of FIG. 2 is marked as 01, indicating that the file is stored first in the storage folder, and the sequence code in (b) of FIG. 2 is marked as 210101, indicating that the file is stored in It can be seen that it was saved on January 1, 2011.
  • sequence code of FIG. 3 is marked as 02, indicating that the file is stored secondly in the storage folder, and the sequence code of FIG. 5 is marked as 01, indicating that the file is stored first in the storage folder.
  • the user or administrator can intuitively check the storage information of the file through the document code, but can also check the storage information of the file in detail through the document registration status page.
  • the user or administrator can check information such as the structure of a folder in the file storage unit, the update cycle of files, the number of registered cases, the registration rate, and unregistered cases through the document registration status page.
  • Various information that is, items, checked through the document registration status page are not limited, and the administrator can add or change the characteristics of the file.
  • a user selects a storage folder in a desired method according to the characteristics of the institution among various methods including the above storage folder selection method, selects the corresponding document type, and then saves the document property code corresponding to the folder name and Since document codes in which update cycle codes and order codes corresponding to stored information are sequentially arranged are automatically generated, not only work time can be reduced, but also long-term work efficiency can be improved by systematic document storage.
  • the automatic document code generation method according to the second embodiment also includes a judgment step (S60), an alarm Step S70 and notification release step S80 may not be included.
  • the document type selection page is opened and the user selects the document type (2) (S20)
  • the document code generation unit sequentially lists the folder name of the top folder, the folder name of the storage folder, and the document property code corresponding to the file storage information to generate the document code (3) (S30), and the file transmission unit generates the file and document
  • the code is transmitted to the file storage unit (S40), and the transmitted document code and file may be stored together in the storage folder (S50).
  • the judgment step (S60), the warning step (S70), and the notification cancellation step (S80) can be omitted.
  • the storage information of the file may be an update cycle of the storage folder and a storage date of the file.
  • FIGS. 7 to 9 a process of setting a document type code according to the present invention will be described.
  • FIG. 7 is a diagram showing a document type code setting process of the present invention
  • FIG. 8 is a diagram showing a document type code selection process of the present invention
  • FIG. 9 shows a document code including a document type code of the present invention. It is a drawing
  • a storage folder 414 may be created under a subfolder 413 .
  • the storage folder 414 marked with a '+' sign may be arbitrarily set to be unmodifiable and defined as the lowest level folder.
  • a document type code for distinguishing a plurality of files in the storage folder 414 may be set.
  • the document type code of each file may be set through the document type code table 412 .
  • No.1 is a clinical chemistry test guideline
  • No.2 is a diagnostic blood test guideline
  • No.3 is a diagnostic immunoassay guideline
  • the document type code (412b) can be determined.
  • a code description 412c may be additionally added as a description of the document type code 412b.
  • the current document property code 415 of the corresponding file may be displayed.
  • the document property code 415 is a code automatically assigned sequentially from the highest folder to the lowest folder 413 or storage folder 414, and is assigned to the document property code 415 through the document type code table 416. Additionally, a document type code 412b set as shown in FIG. 7 may be selected.
  • a result of generating a document code including a document property code 415 and a document type code 412b is shown in FIG. 9 .
  • a file name 421 called automated clinical chemistry guideline may be expressed as a document code 422 called SHMC-LM-01-M-E-E-1_Y01.
  • SHMC-LM-01-M-E-E-1_Y01 SHMC-LM-01-M-E-E is a value sequentially named from the top folder to the storage folder, and '1' above it is the document type code (412b) set as shown in FIG. ), and 'Y01' represents the renewal cycle of the document.
  • the lowest folder is defined as the storage folder 414, and it is sequentially defined as the document property code 415 of the corresponding file (document), and a plurality of files (document documents) existing in the storage folder 414 ), it is possible to distinguish each file (document) by setting the document type code (412b) separately from the document property code (415), and also, in the case of a document that requires periodic update, the update cycle and display the update order of the document to increase the efficiency of document management.
  • FIGS. 10 to 12 a version up registration process for a specific file according to the present invention will be described.
  • FIG. 10 is a diagram showing version registration of a specific file of the present invention
  • FIG. 11 is a diagram showing version up registration of the same specific file of FIG. 10
  • FIG. 12 is a diagram showing the same specific file of FIGS. 10 and 11 This is a diagram showing the data comparison result of version 01 and version 02.
  • a safety management guideline file exists in the safety management guideline (02) folder, and the document code can be defined as 'SHSL-LM-LC-G-02-b_S01'.
  • 'SHSL-LM-LC-G-02' is the document attribute code (415), 'b' is the document type code (412b), and 'S01' is the document renewal cycle (here, it means that one update is required per quarter) ).
  • the safety management guideline.pdf file is defined as a document that requires content changes such as modification, addition, and deletion of content, version management is required regardless of the renewal cycle, and the first saved file may display document version 1.0 (431a). .
  • a safety management guideline .pdf file with document version 1.0 (431a) has a content change and a new file with the same name is stored in the safety management guideline (02), which is a storage folder, the document version can be upgraded, which is the document version 2.0 (431b).
  • the document comparison 433 it may be configured to compare old and new documents with each other.

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Abstract

본 발명은 문서 코드 자동생성 방법에 관한 것으로서, 상세하게는 파일의 속성을 표현해주는 문서 코드를 자동으로 생성하는 방법에 관한 것이다. 본 발명에 따른 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법은, 최상위 폴더에서 순차적으로 폴더를 설정하여 생성하는 폴더 생성 단계; 최하위 폴더를 저장 폴더로 정의하고, 파일을 저장하고자 하는 상기 저장 폴더에 파일을 저장하는 파일 저장 단계; 상기 저장 폴더에 저장되는 파일의 속성을 구분하는 속성값을 부여하는 문서 타입 코드 부여 단계; 및 상기 파일 저장 단계로부터 생성된 문서 속성 코드와, 상기 문서 타입 코드 부여 단계로부터 생성된 문서 타입 코드를 포함한 상기 파일의 속성에 대응되는 문서 코드를 생성하는 문서 코드 생성 단계;를 포함하여 이루어질 수 있다.

Description

문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법, 이 방법을 수행하는 프로그램 및 이 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체
본 발명은 문서 코드 자동생성 방법에 관한 것으로서, 상세하게는 파일의 속성을 표현해주는 문서 코드를 자동으로 생성하는 방법에 관한 것이다.
일반적으로 PC에 파일을 저장하는 방식은 저장하고자 하는 폴더를 순차적으로 찾아가 선택하고 파일명을 직접 입력하여 저장하는 방식이다.
통상, 서버를 관리하는 관리자들과 실무를 진행하는 사용자들이 구별되기 때문에, 관리자들은 사용자의 업무 효율을 고려하지 않고 폴더명을 축약하여 설정하거나 코드화하여 설정하는 경우가 있다.
때문에, 사용자가 파일을 저장하고자 하는 폴더를 찾기 위해 폴더명(또는 코드)이 나타내는 의미를 일일이 확인해야 하는 불편함이 발생한다.
또한, 사용자는 파일의 정보에 따라 파일명을 일일이 입력해야 하므로, 파일명을 입력하는 과정에서 파일명이 지나치게 길어지거나 사용자에 따라 비정형화 된 파일명이 입력되어, 체계적인 문서 관리가 불가능한 단점을 갖는다.
특히, 본 발명에 적용되는 의료기관과 같이 다수의 기관, 과, 부서가 존재하고, 기록물의 정보와 저장시기까지 저장해야 하는 파일의 정보가 광대한 경우에는, 일일이 폴더명의 대응하는 의미를 파악하고 저장 폴더를 선택한 후 정형화 된 파일명을 입력해야 하기 때문에 더 많은 시간과 수고가 요구된다.
또한, 일정 기간 동안 정기적으로 저장되어야 하는 실험 보고서 등의 경우, 누락이 발생하면 실험결과에 대한 신용이 떨어질 수 있기 때문에 체계적인 문서 저장 및 관리 장치 및 방법이 요구된다.
[선행기술문헌]
(특허문헌 1) 대한민국 공개특허공보 10-2010-0018660 (2010.02.18.)
이러한 종래 기술의 문제점을 해결하기 위한 것으로, 본 발명의 목적은 파일의 저장 폴더 및 문서타입을 선택하는 것만으로 파일의 저장 정보에 대응하는 문서 코드가 자동 생성되어 파일과 함께 저장됨으로써, 문서 코드의 확인만으로 사용자나 관리자가 직관적으로 파일의 저장 정보를 확인할 수 있고, 일정 기간 동안 필수로 저장되어야 하는 파일의 개수와 실제 저장된 파일의 개수를 비교하여 불일치 시 알려줌으로써, 필수 파일의 누락을 방지할 수 있는, 사용이 용이하면서도 데이터를 체계적으로 관리할 수 있는 문서 코드 자동생성 장치 및 방법을 제공하는데 있다.
다만, 본 발명의 목적은 상기 목적들로 한정되는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 영역으로부터 벗어나지 않는 범위에서 다양하게 확장될 수 있을 것이다.
상술한 본 발명의 목적을 달성하기 위하여, 본 발명에 따른 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법은, 최상위 폴더에서 순차적으로 폴더를 설정하여 생성하는 폴더 생성 단계; 최하위 폴더를 저장 폴더로 정의하고, 파일을 저장하고자 하는 상기 저장 폴더에 파일을 저장하는 파일 저장 단계; 상기 저장 폴더에 저장되는 파일의 속성을 구분하는 속성값을 부여하는 문서 타입 코드 부여 단계; 및 상기 파일 저장 단계로부터 생성된 문서 속성 코드와, 상기 문서 타입 코드 부여 단계로부터 생성된 문서 타입 코드를 포함한 상기 파일의 속성에 대응되는 문서 코드를 생성하는 문서 코드 생성 단계;를 포함하여 이루어질 수 있다.
여기서, 상기 저장 폴더는 표시 장치 상에서 "+"로 표시되어 디폴트(Default)로 정의되고, 임의 수정이 불가능하도록 설정되어 문서 코드의 일관성을 확보할 수 있다.
여기서, 상기 문서 속성 코드는 상기 최상위 폴더와 적어도 하나의 하위 폴더 각각의 폴더명이 순차적으로 나열된 형태이고, 상기 문서 타입 코드는 상기 저장 폴더 내에서 동일류의 복수 파일들의 타입을 결정하는 숫자 또는 기호로 구분되는 것이 바람직하다.
여기서, 상기 문서 타입 코드는 상기 파일의 갱신 주기를 나타내는 갱신 주기 코드와, 갱신 주기 문서의 갱신 순서를 나타내는 순서 코드가 더 포함될 수 있다.
여기서, 상기 저장 폴더 내에 저장되는 특정의 파일명에 대해서, 문서 내용의 수정, 삭제 또는 추가가 필요한 문서로 정의하여 문서의 버전(Version)을 관리하는 것이 바람직하다.
여기서, 상기 저장 폴더 내에 상기 버전 설정된 동일 파일명의 문서가 저장되는 경우, 상기 동일 파일명의 문서 내용 비교를 통해 내용의 수정, 삭제 또는 추가의 상태에 따라 문서의 버전 레벨을 숫자로 표시할 수 있다.
또한, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법을 수행하는 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체이 제공될 수 있다.
또한, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법을 수행하도록 컴퓨터 실행 가능 프로그램 코드를 포함하는 컴퓨터 프로그램으로 제공될 수 있다.
본 발명에 따르면, 사용자가 폴더명을 통해 직관적으로 저장 폴더를 선택하고, 해당 문서타입을 선택하는 것만으로 문서 코드가 자동 생성되며, 저장 폴더에 문서 코드와 파일이 함께 시계열로 저장되어 업무 효율성을 높일 수 있다.
또한, 파일명은 문자로 구성되어 쉽게 인식할 수 있도록 하되, 파일이 담고 있는 내용을 코드화하여 문서(또는 파일)의 속성을 체계적으로 정리 및 관리할 수 있다.
또한, 문서(또는 파일)에 대응되는 코드를 문서 코드와 문서 타입 코드로 분리하여, 동일류의 문서에 대해서는 동일한 문서 코드를 제공하고 동일류의 문서의 타입을 구분할 수 있도록 문서 타입 코드를 제공함으로써 보다 일률적인 문서 관리시템을 제공할 수 있다.
또한, 문서 코드를 통해 저장된 파일의 저장 정보를 직관적으로 확인할 수 있을 뿐 아니라, 파일의 누락 상황을 정기적으로 파악할 수 있어 작업 시간의 감축은 물론, 체계적인 관리가 가능하여 장기적인 업무 효율성도 높일 수 있다.
다만, 본 발명의 효과는 상기 효과들로 한정되는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 영역으로부터 벗어나지 않는 범위에서 다양하게 확장될 수 있을 것이다.
도 1은 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서 코드 자동생성 장치의 구성도이다.
도 2의 (a)는 제1 실시 형태의 문서 코드, (b)는 제2 실시 형태의 문서 코드의 구조이다.
도 3 내지 도 5는 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서 코드의 생성 및 저장 순서를 설명하기 위한 그림이다.
도 4 내지 도 6은 등록된 파일의 등록현황 페이지의 이미지이다.
도 7은 본 발명의 문서 타입 코드의 설정 과정을 보인 도면이다.
도 8은 본 발명의 문서 타입 코드의 선택 과정을 보인 도면이다.
도 9는 본 발명의 문서 타입 코드를 포함한 문서 코드를 표시한 도면이다.
도 10은 본 발명의 특정 파일에 대한 버전 등록을 보인 도면이다.
도 11은 도 10의 동일 특정 파일에 대한 버전 업 등록을 보인 도면이다.
도 12는 도 10과 도11의 동일 특정 파일에 대한 버전 01과 버전 02의 데이터 비교 결과를 보인 도면이다.
도 13은 본 발명의 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법의 순서도이다.
도 14는 본 발명의 제2 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법의 순서도이다.
후술하는 본 발명에 대한 상세한 설명은, 본 발명이 실시될 수 있는 특정 실시 예를 예시로서 도시하는 첨부 도면을 참조한다. 이들 실시 예는 당업자가 본 발명을 실시할 수 있기에 충분하도록 상세히 설명된다. 본 발명의 다양한 실시 예는 서로 다르지만 상호 배타적일 필요는 없음이 이해되어야 한다. 예를 들어, 여기에 기재되어 있는 특정 형상, 구조 및 특성은 일 실시 예에 관련하여 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 다른 실시 예로 구현될 수 있다. 또한, 각각의 개시된 실시 예 내의 개별 구성요소의 위치 또는 배치는 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 변경될 수 있음이 이해되어야 한다. 따라서, 후술하는 상세한 설명은 한정적인 의미로서 취하려는 것이 아니며, 본 발명의 범위는, 적절하게 설명된다면, 그 청구항들이 주장하는 것과 균등한 모든 범위와 더불어 첨부된 청구항에 의해서만 한정된다. 도면에서 유사한 참조부호는 여러 측면에 걸쳐서 동일하거나 유사한 기능을 지칭한다.
이하, 첨부되는 도면을 참조하여 본 발명의 예시적인 실시형태에 따른 문서 코드 자동생성 장치 및 방법을 설명한다.
도 1은 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서 코드 자동생성 장치의 구성도이고, 도 2는 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서 코드의 구조로, (a)는 제1 실시 형태의 문서 코드의 구조를, (b)는 제2 실시 형태의 문서 코드의 구조를 나타낸다.
먼저, 도 1 및 도 2(a)를 참조하여, 제1 실시 형태의 문서 코드 생성을 위한, 즉 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 장치에 대해 설명한다.
도 1을 참조하면, 문서 코드 자동생성 장치는 파일의 저장 정보에 대응되는 문서 코드를 생성하는 문서 코드 생성부(110)와 문서 코드 생성부(110)를 통해 생성된 문서 코드를 파일과 함께 파일 저장부(210)로 전송하는 파일 전송부(120)를 포함하는 처리부(100), 파일 저장부(210), 폴더 생성부(220), 판단부(230) 및 경보부(240)를 포함하는 서버(200) 및 인터페이스(300)를 포함할 수 있다.
이때 문서 코드는, 폴더의 최상위 폴더와 적어도 하나의 하위 폴더 각각의 폴더명 및 파일의 저장 정보에 대응되는 문서 속성 코드가 순차적으로 나열된 형태일 수 있다.
이때 파일의 저장 정보는, 설정 기간 내 파일의 필수 저장 개수와 파일의 저장 순서일 수 있다.
문서 코드 생성부(110)는 문서 코드 자동생성 프로세스를 거쳐, 파일이 저장되는 폴더의 폴더명 및 파일의 저장 정보에 대응되는 문서 속성 코드가 순차적으로 나열된 형태의 문서 코드를 생성할 수 있다.
문서 코드 자동생성 프로세스란, 파일이 저장되는 폴더의 최상위 폴더에서부터 저장 폴더까지의 폴더명에 대응하는 문서 속성 코드와 파일의 저장 정보에 대응되는 문서 속성 코드를 순차적으로 누적하여 문서 코드를 생성하는 공정일 수 있다.
파일 전송부(120)는 파일과 문서 코드를 파일 저장부(210)로 전송할 수 있다.
파일 저장부(210)는 파일이 저장되는 복수의 폴더를 포함할 수 있으며, 이때 폴더는 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함할 수 있다.
파일 저장부(210)는 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더, 파일의 과정보가 표기된, 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더, 파일의 부서정보가 표기된, 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더, 파일의 대분류 정보가 표기된, 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 제3 하위 폴더 및 파일의 중분류 정보가 표기된, 제3 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더를 포함할 수 있다.
다만, 파일 저장부(210) 내 폴더의 구조 및 표기는 관리자에 의해 변경 가능하다.
문서 속성 코드는, 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드, 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드, 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드, 제3 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드, 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제5분류코드, 파일의 소분류 정보에 대응되는 문서 타입 코드, 설정 기간 내 파일의 필수 저장 개수에 대응되는 갱신 주기 코드 및 설정 기간 내 파일의 저장 순서에 대응되는 순서코드를 포함하고, 문서 코드는 제1분류코드, 제2분류코드, 제3분류코드, 제4분류코드, 제5분류코드(문서 속성 코드), 문서 타입 코드, 갱신 주기 코드 및 순서코드가 순서대로 나열된 형태를 가질 수 있다.
다만, 문서 코드의 형태는 한정된 것이 아니며, 파일 저장부(210) 내 폴더의 구조 및 표기에 따라 달라질 수 있다.
도 2(a)와 같이, 저장 폴더가 최상위 폴더의 4번째 하위 폴더일 경우, 문서 코드는 갱신 주기 코드와 순서코드를 포함해 총 7개의 문서 속성 코드가 나열된 형태일 수 있다.
파일 저장부(210)에는 문서 코드와 함께 파일이 저장될 수 있으며, 파일과 문서 코드는 선택된 저장 폴더에 시계열로 저장될 수 있다.
저장 폴더를 선택하는 방법은, 최상위 폴더부터 저장 폴더까지 순차적으로 클릭하거나, 윈도우 탐색기를 이용하여 상기 저장 폴더를 탐색하거나, 즐겨찾기에 추가된 저장 폴더를 여는 방법 중 어느 하나일 수 있다.
문서 타입 코드는, 저장 폴더 선택 후 열리는 문서타입 선택 페이지에서 문서타입을 선택함으로써 자동 생성되고, 갱신 주기 코드 및 순서코드는, 문서타입을 선택한 파일을 저장 폴더에 저장함으로써 자동 생성될 수 있다.
다만, 문서 타입 코드 선택 방법은 상술한 방법으로만 한정하지 않는다.
폴더 생성부(220)는 파일 저장부(210)에 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 생성할 수 있다.
폴더 생성부(220)는 시간이 경과함에 따라 자동으로 생성되는 자동생성부(221) 및 관리자에 의해 수동으로 생성되는 수동 생성부(222)를 포함할 수 있다.
판단부(230)는 설정 기간의 완료 시점마다 파일 저장부(210) 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수를 비교할 수 있다.
경보부(240)는 판단부(230)가 비교한 파일 저장부(210) 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수가 불일치할 경우, 인터페이스(300)를 통해 파일의 누락 상황을 알릴 수 있다.
설정 기간 및 파일의 필수 저장 개수는, 문서 코드 자동생성 장치가 사용될 해당 기관 또는 부서 또는 실의 특성에 따라 관리자가 변경 적용할 수 있다.
도 2의 (a) 제1 실시 형태의 문서 코드의 경우, 갱신 주기 코드가 YY05로 표기되고, 순서코드가 01로 표기되므로, 설정 기간은 1년, 파일의 필수 저장 개수는 5개, 그 중 해당 파일은 첫 번째로 저장된 파일임을 알 수 있다.
즉, 판단부(230)가 설정 시점을 기준으로 1년 동안 파일 저장부(210)에 저장되는 파일의 개수가 필수 저장 파일의 개수인 5개와 동일한지를 판단하고, 불일치할 경우 경보부(240)가 인터페이스(300)를 통해 파일의 미저장 상황을 알릴 수 있다.
인터페이스(300)를 통한 파일의 누락 상황 표시방법으로는 팝업 메시지, 경보음, 진동 발생 등이 있을 수 있다.
인터페이스(300)는 사용자 또는 관리자와 문서 코드 자동생성 장치를 연계시키는 매개 구성으로써, 컴퓨터, 태블릿 PC 또는 스마트폰과 같은 단말기일 수 있다.
한편, 도 2의 (b)의 제2 실시 형태의 문서 코드에서 파일의 저장 정보는 저장 폴더의 갱신 주기 및 파일의 저장 일자일 수 있다.
따라서, 제2 실시 형태의 문서 코드 자동생성 장치는 판단부(230) 및 경보부(240)를 포함하지 않을 수 있다.
도 2의 (b)의 제2 실시 형태의 문서 코드의 경우, 갱신 주기 코드가 M으로, 순서코드가 210101로 표기되어 있으므로, 한 달에 한번 파일이 갱신되며, 파일의 저장 일자는 2021년 1월 1일임을 알 수 있다.
도 13은 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법의 순서도이다.
도 3 내지 도 5는 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서 코드의 생성 및 저장 순서를 설명하기 위한 도면이고, 도 4 내지 도 6은 등록된 파일의 등록현황 페이지의 이미지이다.
도 13을 참조하면, 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법은, 파일을 저장하고자 하는 폴더를 선택하는 폴더 선택 단계(S10), 파일의 문서타입을 선택하는 문서타입 선택 단계(S20), 파일의 정보에 대응되는 문서 코드를 생성하는 문서 코드 생성 단계(S30), 문서 코드와 함께 파일을 파일 저장부로 전송하는 파일 전송 단계(S40), 문서 코드와 함께 파일이 파일 저장부에 시계열로 저장되는 파일 저장 단계(S50), 설정 기간의 완료 시점마다 파일 저장부 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수를 비교하는 판단 단계(S60), 파일 저장부 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수가 불일치하면 경보부가 인터페이스를 통해 파일의 누락 상황을 알리는 경보 단계(S70) 및 알림을 해제함과 동시에 폴더 선택 단계로 돌아가는 알림 해제 단계(S80)를 포함할 수 있다.
문서 코드는, 최상위 폴더와 적어도 하나의 하위 폴더 각각의 폴더명 및 파일의 저장 정보에 대응되는 문서 속성 코드가 순차적으로 나열된 형태일 수 있다.
파일의 저장 정보는, 설정 기간 내 파일의 필수 저장 개수와 파일의 저장 순서일 수 있다.
파일 저장부(210)는 파일의 기관정보가 표기된 최상위 폴더, 파일의 과정보가 표기된, 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더, 파일의 부서정보가 표기된, 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더, 파일의 대분류 정보가 표기된, 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 제3 하위 폴더 및 파일의 중분류 정보가 표기된, 제3 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더를 포함할 수 있다.
문서 속성 코드는, 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드, 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드, 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드, 제3 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드, 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제5분류코드, 파일의 소분류 정보에 대응되는 문서 타입 코드, 설정 기간 내 파일의 필수 저장 개수에 대응되는 갱신 주기 코드 및 설정 기간 내 파일의 저장 순서에 대응되는 순서코드를 포함할 수 있다.
문서 코드는, 제1분류코드, 제2분류코드, 제3분류코드, 제4분류코드, 제5분류코드, 갱신 주기 코드 및 순서코드가 순서대로 나열된 형태를 가질 수 있다.
다만, 이러한 문서 코드의 형태는 일 실시 예로, 본 발명은 문서 코드의 형태 즉 파일 저장부(210)의 구조를 한정하지 않는다.
도 3를 참조하면, 파일 저장부(210)가 파일의 중분류 정보가 표기된, 제3 하위 폴더의 하위 폴더인 제4 하위 폴더 및 파일의 소분류 정보가 표기된, 제4 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더를 포함하기 때문에, 문서 코드 또한 제4 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 제5분류코드와 저장 폴더의 폴더명에 대응하는 제6분류코드를 포함하는 총 9종류의 문서 속성 코드가 나열된 형태임을 확인할 수 있다.
반면, 도 5를 참조하면, 파일 저장부(210)가 제4 하위 폴더를 포함하지 않기 때문에, 문서 코드 또한 제4 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 제5분류코드가 아닌 저장 폴더의 폴더명에 대응하는 제5분류코드를 포함하는 총 8종류의 문서 속성 코드가 나열된 형태임을 확인할 수 있다.
도 3 및 도 13을 참조하여, 제1 실시 형태의 문서 코드의 생성 및 파일의 저장 방법을 설명하면 다음과 같다.
사용자가 파일 정보가 표기된 폴더명을 확인하고, 파일을 저장하고자 하는 저장 폴더를 선택(①)하면(S10), 문서타입 선택 페이지가 열리고, 사용자가 해당 문서타입을 선택(②)하면(S20), 문서 코드 생성부에 의해 최상위 폴더의 폴더명부터 저장 폴더의 폴더명 및 파일의 저장 정보에 대응하는 문서 속성 코드가 순차적으로 나열된 문서 코드가 생성(③)되고(S30), 파일 전송부가 파일과 문서 코드를 파일 저장부로 전송하고(S40), 전송된 문서 코드와 파일이 저장 폴더에 저장(④)되면(S50), 판단부가 설정 기간의 완료 시점마다 파일 저장부 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수를 비교하고(S60), 파일 저장부 내 파일의 개수와 기 설정된 파일의 필수 저장 개수가 불일치하면 경보부가 인터페이스를 통해 파일의 누락 상황을 알리고(S70), 사용자가 알림을 해제함과 동시에 폴더 선택 단계로 되돌아갈 수 있다(S80).
즉, 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법에 따르면, 사용자가 폴더명을 통해 직관적으로 저장 폴더를 선택하고, 해당 문서타입을 선택하는 것만으로 문서 코드가 자동 생성되며, 저장 폴더에 문서 코드와 파일이 함께 시계열로 저장되어 업무 효율성을 높일 수 있다.
또한, 문서 코드를 통해 저장된 파일의 저장 정보를 직관적으로 확인할 수 있을 뿐 아니라, 파일의 누락 상황을 정기적으로 파악할 수 있어 작업 시간의 감축은 물론, 체계적인 관리가 가능하여 장기적인 업무 효율성도 높일 수 있다.
폴더 선택 단계(S10)는 최상위 폴더부터 저장 폴더까지 순차적으로 클릭하거나, 윈도우 탐색기를 이용하여 저장 폴더를 탐색하거나, 즐겨찾기에 추가된 저장 폴더를 여는 방법 중 어느 하나를 선택하여 진행할 수 있다.
문서타입 선택 단계(S20)는 저장 폴더를 선택하면 열리는 문서타입 선택 페이지에서 해당 문서타입을 선택하여 진행될 수 있다.
문서타입은 저장 폴더에 저장되는 파일의 특성에 따라 다르게 설정될 수 있다.
도 3을 참조하면, 저장 폴더(LABOSPECT008-1(1))의 문서타입은 3개이고, 도 5을 참조하면, 저장 폴더(임상화학검사지침서(01))의 문서타입은 1개임을 확인할 수 있다.
문서 코드 생성 단계(S30)를 통해 생성된 문서 코드는, 파일이 저장되는 폴더명과 저장 정보, 즉 설정 기간 내 파일의 필수 저장 개수와 파일의 저장 순서에 대응하는 문서 속성 코드가 나열된 형태일 수 있다.
도 3을 참조하면, 제1 실시 형태의 문서 코드는 최상위 폴더의 폴더명, 제1 하위 폴더의 폴더명, 제2 하위 폴더의 폴더명, 제3 하위 폴더의 폴더명, 제4 하위 폴더의 폴더명, 저장 폴더의 폴더명에 각각 대응하는 문서 속성 코드와, 문서 타입 코드, 갱신 주기 코드, 순서코드가 순차적으로 나열된 SHSL-LM-LC-IQ-05-1-a-MM03-21 일 수 있다.
도 5를 참조하면, 제1 실시 형태의 문서 코드는 최상위 폴더의 폴더명, 제1 하위 폴더의 폴더명, 제2 하위 폴더의 폴더명, 제3 하위 폴더의 폴더명, 저장 폴더의 폴더명에 각각 대응하는 문서 속성 코드와, 문서 타입 코드, 갱신 주기 코드, 순서코드가 순차적으로 나열된 SHSL-LM-LC-G-01-a-YY01-01 일 수 있다.
갱신 주기 코드는 다양한 형태일 수 있는데, 도 2의 (a) 제1 실시 형태와 같이 기간을 나타내는 알파벳을 연속 기재하고 그 뒤에 숫자를 붙여 해당 기간 동안 저장되어야 하는 파일의 개수를 표기하거나, 도 2의 (b) 제2 실시 형태와 같이 기간을 나타내는 알파벳만 기재하여 저장 폴더의 갱신 주기를 표기할 수 있다.
도 2의 (a)의 갱신 주기 코드는 YY05로 표기되어, 1년동안 5개의 파일이 저장되어야 함을 알 수 있고, 도 2의 (b)의 갱신 주기 코드는 M으로 표기되어, 한 달에 한 번 저장 폴더가 갱신됨을 알 수 있다.
도 3의 갱신 주기 코드는 MM03로 표기되어, 한달동안 총 3개의 파일이 저장되어야 함을 알 수 있고, 도 5의 갱신 주기 코드는 YY01로 표기되어, 1년에 1개의 파일이 저장되어야 함을 알 수 있다.
순서코드도 다양한 형태일 수 있는데, 도 2의 (a) 제1 실시 형태와 같이 숫자로 파일의 저장순서를 표기하거나, 도 2의 (b) 제2 실시 형태와 같이 숫자로 파일의 저장 일자를 표기할 수 있다.
도 2의 (a)의 순서코드는 01로 표기되어, 파일이 저장 폴더에 첫 번째로 저장되었음을 알 수 있고, 도 2의 (b)의 순서코드는 210101로 표기되어, 파일이 저장 폴더에 2021년 1월 1일에 저장되었음을 알 수 있다.
도 3의 순서코드는 02로 표기되어, 파일이 저장 폴더에 두 번째로 저장되었음을 알 수 있고, 도 5의 순서코드는 01로 표기되어, 파일이 저장 폴더에 첫 번째로 저장되었음을 알 수 있다.
사용자 또는 관리자는 문서 코드를 통해 직관적으로 파일의 저장 정보를 확인할 수도 있지만, 문서의 등록현황 페이지를 통해 파일의 저장 정보를 구체적으로 확인할 수도 있다.
도 4 내지 도 6을 참조하면, 사용자 또는 관리자는 문서의 등록현황 페이지를 통해, 파일 저장부 내 폴더의 구조, 파일의 갱신주기, 등록건수, 등록률 및 미등록건 등의 정보를 확인할 수 있다.
문서의 등록현황 페이지를 통해 확인되는 각종 정보, 즉 항목은 한정되지 않으며, 파일의 특성에 관리자가 추가 또는 변경할 수 있다.
즉, 본 발명에 따르면 상기한 저장 폴더 선택 방법을 포함한 다양한 방법 중 기관의 특성에 맞게 사용자가 원하는 방법으로 저장 폴더를 선택하고, 해당 문서타입을 선택한 후 저장하면 폴더명에 대응하는 문서 속성 코드와 저장 정보에 대응하는 갱신 주기 코드 및 순서코드가 순차적으로 나열한 문서 코드가 자동 생성되기 때문에 작업 시간의 감축은 물론, 체계적인 문서 저장이 가능하여 장기적인 업무 효율성도 높일 수 있다.
한편, 제2 실시 형태의 문서 코드 자동생성 장치에 있어, 판단부(230) 및 경보부(240)는 필수 구성이 아니기 때문에, 제2 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법 또한 판단 단계(S60), 경보 단계(S70) 및 알림 해제 단계(S80)를 포함하지 않을 수 있다.
도 14을 참조하여, 제2 실시 형태의 문서 코드의 생성 및 파일의 저장 방법을 설명하면 다음과 같다.
사용자가 파일 정보가 표기된 폴더명을 확인하고, 파일을 저장하고자 하는 저장 폴더를 선택(①)하면(S10), 문서타입 선택 페이지가 열리고, 사용자가 해당 문서타입을 선택(②)하면(S20), 문서 코드 생성부가 최상위 폴더의 폴더명부터 저장 폴더의 폴더명 및 파일의 저장 정보에 대응하는 문서 속성 코드를 순차적으로 나열하여 문서 코드를 생성(③)하고(S30), 파일 전송부가 파일과 문서 코드를 파일 저장부로 전송하고(S40), 전송된 문서 코드와 파일이 저장 폴더에 함께 저장될 수 있다(S50).
즉, 제2 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법은 제1 실시 형태의 문서 코드 자동생성 방법과 비교하여 판단 단계(S60), 경보 단계(S70) 및 알림 해제 단계(S80)가 생략될 수 있다.
이때 파일의 저장 정보는, 저장 폴더의 갱신 주기 및 파일의 저장 일자일 수 있다.
도 7 내지 도 9를 참조하여, 본 발명의 문서 타입 코드 설정 과정을 살펴본다.
도 7은 본 발명의 문서 타입 코드의 설정 과정을 보인 도면이고, 도 8은 본 발명의 문서 타입 코드의 선택 과정을 보인 도면이고, 도 9는 본 발명의 문서 타입 코드를 포함한 문서 코드를 표시한 도면이다.
도 7를 참조하면, 하위 폴더(413) 하위에 저장 폴더(414)가 생성될 수 있다.
상위 폴더로부터 하위 폴더(413)는 폴더 이미지에 아무런 표시가 없으며, 저장 폴더(414)에는 폴더 이미지에 '+'표시가 생성될 수 있다.
'+'표시가 있는 저장 폴더(414)는 임의적으로 수정이 불가하도록 하여 최하위 폴더로서 규정되도록 설정될 수 있다.
저장 폴더(414)에 파일을 넣으면, 저장 폴더(414) 내에서의 복수의 파일을 구분할 수 있는 문서 타입 코드를 설정할 수 있다.
문서 코드 테이블(411)에서, 해당 파일의 문서 코드에 대한 설정 내용을 확인할 수 있다.
해당 파일에 대한 문서 타입 코드는 문서 타입 코드 테이블(412)을 통해 각 파일의 문서 타입 코드를 설정할 수 있다.
문서 타입 No(412a)를 기입하여, No.1은 임상화학 검사지침서, No.2는 진단혈액 검사지침서, No.3은 진단면역 검사지침서로 문서 타입 코드(412b)를 결정할 수 있으며, 각각의 문서 타입 코드(412b)에 대한 설명으로 코드 설명(412c)을 추가적으로 부가할 수 있다.
도 8를 참조하면, 도 7에서 저장 폴더(414) 내의 복수의 파일에 대해서 문서 타입 코드(412b)를 설정하면, 해당 파일의 현재의 문서 속성 코드(415)가 표시될 수 있다.
또한, 문서 속성 코드(415)는 최상위 폴더로부터 최하위 폴더(413) 또는 저장 폴더(414)까지의 순차적으로 자동 부여된 코드이고, 문서 타입 코드 테이블(416)을 통해 그 문서 속성 코드(415)에 부가적으로 도 7에서와 같이 설정된 문서 타입 코드(412b)를 선택할 수 있다.
이렇게 문서 속성 코드(415) 및 문서 타입 코드(412b)를 포함하는 문서 코드가 생성된 결과는 도 9에 표시된다.
자동화 임상화학 지침서라는 파일명(421)은 SHMC-LM-01-M-E-E-1_Y01이라는 문서 코드(422)로 표현될 수 있다.
SHMC-LM-01-M-E-E-1_Y01에서, SHMC-LM-01-M-E-E는 최상위 폴더에서 저장 폴더를 순차적으로 명명된 값이며, 그 위의 '1'은 도 7에서와 같이 설정된 문서 타입 코드(412b)를 의미하고, 'Y01'는 해당 문서의 갱신 주기를 나타낸다.
즉, 본 발명에서는 최하위 폴더를 저장 폴더(414)로 규정하도록 하고, 이를 순차적으로 해당 파일(문서)의 문서 속성 코드(415)로 정의하고, 저장 폴더(414) 내에 존재하는 복수의 파일(문서)들에 대해 문서 속성 코드(415)와 별개로 문서 타입 코드(412b)를 설정하여 각각의 파일(문서)를 구분짓도록 할 수 있으며, 또한 해당 문서가 주기적으로 갱신이 필요한 문서의 경우 갱신 주기를 표시하도록 하고, 해당 문서의 갱신 순서를 표시하여 문서 관리의 효율성을 높이게 된다.
도 10 내지 도 12를 참조하여, 본 발명의 특정 파일에 대한 버전 업 등록 과정을 살펴본다.
도 10은 본 발명의 특정 파일에 대한 버전 등록을 보인 도면이고, 도 11은 도 10의 동일 특정 파일에 대한 버전 업 등록을 보인 도면이고, 도 12는 도 10과 도11의 동일 특정 파일에 대한 버전 01과 버전 02의 데이터 비교 결과를 보인 도면이다.
도 10 내지 도 12를 참조하면, 지침서(G) 폴더 하위에는 저장 폴더인 임상화학검사지침서(01) 폴더와 안전관리지침서(02) 폴더가 존재한다.
여기서 안전관리지침서(02) 폴더 내에는 안전관리 지침서 파일이 존재하고, 문서 코드는 'SHSL-LM-LC-G-02-b_S01'로 규정될 수 있다.
'SHSL-LM-LC-G-02'는 문서 속성 코드(415)이고, 'b'는 문서 타입 코드(412b)이며, 'S01'은 문서의 갱신 주기(여기서는 분기당 1개의 갱신이 필요함을 의미)를 나타낸다.
안전관리 지침서.pdf 파일은 내용의 수정, 추가, 삭제 등 내용 변경이 필요한 문서로 규정되므로, 갱신 주기와 상관없이 버전 관리가 필요하며, 최초 저장된 파일은 문서 버전 1.0(431a)이 표시될 수 있다.
문서 버전 1.0(431a)을 갖는 안전관리 지침서.pdf 파일이 내용 변경이 존재하여 저장 폴더인 안전관리지침서(02)에 동일명의 새로운 파일이 저장되는 경우 문저 버전이 업 그레이드될 수 있고, 이는 문서 버전 2.0(431b)으로 표시될 수 있다.
문서 버전의 업 그레이드의 경우는 해당 복수의 동일명 파일이 저장 폴더에 인입될 때, 작성자, 검토자, 승인자 등의 순서로 결제가 이루어질 수 있고, 해당 신구 버전의 내용 비교가 선행될 수 있다.
안전관리 지침서.pdf 파일이 버전 업되는 경우, 문서 조회를 통해(도 12) 신구 버전의 파일을 확인할 수 있다.
버전 목록(432)을 클릭하여, 구 버전(문서 버전 1.0(431a))과 신 버전(문서 버전 2.0(431b))를 각각 확인하는 것이 가능하며, 또한 결제권자의 승인란(434)을 통해 작성자와 승인자 등을 확인하는 것이 가능하다.
또한, 문서 비교(433)를 통해 신구 문서를 서로 비교하는 것이 가능하도록 구성될 수 있다.
이상에서 실시 예들에 설명된 특징, 구조, 효과 등은 본 발명의 하나의 실시 예에 포함되며, 반드시 하나의 실시 예에만 한정되는 것은 아니다. 나아가, 각 실시 예에서 예시된 특징, 구조, 효과 등은 실시 예들이 속하는 분야의 통상의 지식을 가지는 자에 의해 다른 실시 예들에 대해서도 조합 또는 변형되어 실시 가능하다. 따라서 이러한 조합과 변형에 관계된 내용들은 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
또한, 이상에서 실시 예를 중심으로 설명하였으나 이는 단지 예시일 뿐 본 발명을 한정하는 것이 아니며, 본 발명이 속하는 분야의 통상의 지식을 가진 자라면 본 실시 예의 본질적인 특성을 벗어나지 않는 범위에서 이상에 예시되지 않은 여러 가지의 변형과 응용이 가능함을 알 수 있을 것이다. 예를 들어, 실시 예에 구체적으로 나타난 각 구성 요소는 변형하여 실시할 수 있는 것이다. 그리고 이러한 변형과 응용에 관계된 차이점들은 첨부된 청구 범위에서 규정하는 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
[부호의 설명]
100: 처리부
200: 서버
300: 인터페이스
110: 파일명 생성부
120: 파일 전송부
210: 파일 저장부
220: 폴더 생성부
230: 판단부
240: 경보부
221: 자동생성부
222: 수동 생성부

Claims (8)

  1. 최상위 폴더에서 순차적으로 폴더를 설정하여 생성하는 폴더 생성 단계;
    최하위 폴더를 저장 폴더로 정의하고, 파일을 저장하고자 하는 상기 저장 폴더에 파일을 저장하는 파일 저장 단계;
    상기 저장 폴더에 저장되는 파일의 속성을 구분하는 속성값을 부여하는 문서 타입 코드 부여 단계; 및
    상기 파일 저장 단계로부터 생성된 문서 속성 코드와, 상기 문서 타입 코드 부여 단계로부터 생성된 문서 타입 코드를 포함한 상기 파일의 속성에 대응되는 문서 코드를 생성하는 문서 코드 생성 단계;를 포함하는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 저장 폴더는 표시 장치 상에서 "+"로 표시되어 디폴트(Default)로 정의되고, 임의 수정이 불가능하도록 설정되어 문서 코드의 일관성을 확보하는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  3. 제1항에 있어서,
    상기 문서 속성 코드는 상기 최상위 폴더와 적어도 하나의 하위 폴더 각각의 폴더명이 순차적으로 나열된 형태이고,
    상기 문서 타입 코드는 상기 저장 폴더 내에서 동일류의 복수 파일들의 타입을 결정하는 숫자 또는 기호로 구분되는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  4. 제3항에 있어서,
    상기 문서 타입 코드는 상기 파일의 갱신 주기를 나타내는 갱신 주기 코드와, 갱신 주기 문서의 갱신 순서를 나타내는 순서 코드가 더 포함되는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  5. 제1항에 있어서,
    상기 저장 폴더 내에 저장되는 특정의 파일명에 대해서, 문서 내용의 수정, 삭제 또는 추가가 필요한 문서로 정의하여 문서의 버전(Version)을 관리하는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  6. 제5항에 있어서,
    상기 저장 폴더 내에 상기 버전 설정된 동일 파일명의 문서가 저장되는 경우, 상기 동일 파일명의 문서 내용 비교를 통해 내용의 수정, 삭제 또는 추가의 상태에 따라 문서의 버전 레벨을 숫자로 표시하는, 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법.
  7. 제1항 내지 제6항 중 어느 한 항에 따른 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법을 수행하는 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체.
  8. 제1항 내지 제6항 중 어느 한 항에 따른 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법을 수행하도록 컴퓨터 실행 가능 프로그램 코드를 포함하는, 컴퓨터 프로그램.
PCT/KR2022/014172 2021-09-24 2022-09-22 문서의 속성을 표시하는 문서 코드 생성 방법, 이 방법을 수행하는 프로그램 및 이 프로그램이 기록된 컴퓨터 판독 가능한 기록매체 WO2023048479A1 (ko)

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