WO2020204267A1 - 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법 - Google Patents

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Abstract

본 발명에 의한 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법이 개시된다. 본 발명의 일 실시 예에 따른 파일명 자동 생성 장치는 표준 파일명 생성 프로세스에 의해 파일이 저장되는 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성부, 표준 파일명 생성 프로세스를 완료한 표준파일이 표준 파일명과 함께 저장되는 표준파일 저장부 및 표준파일과 표준 파일명을 표준파일 저장부로 전송하는 표준파일 전송부를 포함하고, 폴더는 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함하고, 표준 파일명은 최상위 폴더의 폴더명과 적어도 하나의 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 형태를 갖는 것을 특징으로 한다.

Description

문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법
본 발명은 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법에 관한 것이다.
일반적으로 PC에 파일을 저장하는 방식은 저장하고자 하는 폴더를 순차적으로 찾아가 선택하고 파일명을 입력하여 저장하는 방식이다.
통상, 서버를 관리하는 관리자들과 실무를 진행하는 작성자들이 구별되기 때문에, 관리자들은 작성자의 업무 효율을 고려하지 않고 폴더명을 축약하여 설정하거나 코드화하여 설정하는 경우가 있다.
때문에, 작성자가 파일을 저장하고자 하는 폴더를 찾기 위해 폴더명(코드)이 나타내는 의미를 일일이 확인해야 하는 불편함이 발생한다.
또한, 작성자는 파일의 정보에 따라 파일명을 일일이 입력해야 하므로, 파일명을 입력하는 과정에서 파일명이 지나치게 길어지거나 작성자에 따라 비정형화 된 파일명이 입력되어, 체계적인 문서 관리가 불가능한 단점을 갖는다.
특히, 본 발명에 적용되는 의료기관과 같이 다수의 기관, 과, 부서가 존재하고, 기록물의 정보와 저장시기까지 파일의 정보가 광대한 경우에는, 일일이 폴더명의 대응하는 의미를 파악하고 저장 폴더를 선택한 후 정형화 된 파일명을 입력하는 데 많은 시간과 수고가 요구된다.
[선행기술문헌]
(특허문헌 1) 대한민국 공개특허공보 10-2010-0018660, 공개일자 2010년02월18일
이러한 종래 기술의 문제점을 해결하기 위한 것으로, 본 발명의 목적은 폴더에 저장되는 파일의 정보가 폴더명으로 설정되어 작성자가 파일 저장 시, 저장폴더를 직관적으로 확인하고 선택할 수 있으며, 별도의 파일명 입력과정 없이 폴더의 선택만으로 정형화된 표준 파일명이 자동으로 생성되어 작성자의 사용이 용이하면서도 데이터를 체계적으로 관리할 수 있는 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 제공하는데 있다.
다만, 본 발명의 목적은 상기 목적들로 한정되는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 영역으로부터 벗어나지 않는 범위에서 다양하게 확장될 수 있을 것이다.
상기 본 발명의 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 한 관점에 따른 문서의 파일명 자동 생성 장치는 표준 파일명 생성 프로세스에 의해 파일이 저장되는 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성부; 상기 표준 파일명 생성 프로세스를 완료한 표준파일이 상기 표준 파일명과 함께 저장되는 표준파일 저장부; 및 상기 표준파일과 상기 표준 파일명을 상기 표준파일 저장부로 전송하는 표준파일 전송부;를 포함하고, 상기 폴더는 최상위 폴더와 상기 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함하고, 상기 표준 파일명은 상기 최상위 폴더의 폴더명과 상기 적어도 하나의 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 상기 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 형태를 가질 수 있다.
또한, 상기 표준파일 저장부에는 상기 표준 파일명과 상기 표준파일이 시계열로 저장될 수 있다.
또한, 상기 표준파일 저장부는 상기 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더; 상기 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 상기 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더; 상기 파일의 기록물정보가 표기된 상기 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더; 및 상기 파일의 저장시기 정보가 표기된 상기 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더;를 포함할 수 있다.
또한, 상기 문서관리 표준코드는 상기 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드; 상기 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드; 상기 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드; 및 상기 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드;를 포함하고, 상기 표준 파일명은 상기 제1분류코드, 상기 제2분류코드, 상기 제3분류코드 및 상기 제4분류코드가 순서로 나열된 형태를 가질 수 있다.
또한, 상기 표준파일 저장부에 상기 폴더를 생성하는 폴더 생성부;를 포함하고, 상기 폴더 생성부는 시간이 경과함에 따라 자동으로 생성되는 자동 생성부; 및 사용자에 의해 수동으로 생성되는 수동 생성부;를 포함할 수 있다.
또한, 상기 최상위 폴더, 상기 제1 하위 폴더, 상기 제2 하위 폴더는 상기 수동 생성부에 의해 생성되고, 상기 저장 폴더는 상기 자동 생성부에 의해 생성될 수 있다.
또한, 상기 저장 폴더는 상기 최상위 폴더부터 상기 저장 폴더까지 순차적으로 클릭하거나, 윈도우 탐색기를 이용하여 상기 저장 폴더를 탐색하거나, 즐겨찾기에 추가된 상기 저장 폴더를 여는 방법 중 어느 하나의 방법으로 선택할 수 있다.
또한, 문서의 파일명 자동 생성 장치는 상기 표준파일 저장부 내 필수 표준파일의 저장 여부를 판단하는 판단부; 및 상기 판단부에서 상기 필수 표준파일의 미저장이 판단되면 인터페이스를 통해 상기 필수 표준파일의 누락 상황을 알리는 경보부;를 포함할 수 있다.
상기 본 발명의 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 또 다른 관점에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법은 파일을 저장하고자 하는 폴더를 선택하는 폴더 선택 단계; 파일명 생성부가 상기 파일이 저장되는 상기 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성 단계; 표준파일 전송부가 상기 파일명 생성 단계가 완료된 표준파일과 상기 표준 파일명을 함께 표준파일 저장부로 전송되는 파일 전송 단계; 상기 표준파일과 상기 표준 파일명이 상기 표준파일 저장부에 시계열로 저장되는 파일 저장 단계; 를 포함하고, 상기 폴더 선택 단계에서 선택된 상기 폴더는 최상위 폴더와 상기 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함할 수 있다.
또한, 상기 파일명 생성 단계는 상기 최상위 폴더부터 상기 적어도 하나의 하위 폴더까지 각각의 폴더명에 대응하는 상기 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 상기 표준 파일명을 생성할 수 있다.
또한, 상기 표준파일 저장부는 상기 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더; 상기 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 상기 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더; 상기 파일의 기록물정보가 표기된 상기 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더; 및 상기 파일의 저장시기 정보가 표기된 상기 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더; 를 포함할 수 있다.
또한, 상기 문서관리 표준코드는 상기 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드; 상기 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드; 상기 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드; 및 상기 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드;를 포함하고, 상기 표준 파일명은 상기 제1분류코드, 상기 제2분류코드, 상기 제3분류코드 및 상기 제4분류코드가 순서로 나열된 형태를 가질 수 있다.
또한, 문서의 파일명 자동 생성 방법은 상기 파일 저장 단계를 완료한 상기 표준파일 저장부 내에 필수 표준파일이 저장되었는지 정의된 시간마다 판단하는 판단 단계; 및 상기 판단 단계에서 상기 필수 표준파일의 미저장이 판단되면 경보부가 인터페이스를 통해 상기 필수 표준파일의 미저장 상황을 알리는 경보 단계;를 포함할 수 있다.
이처럼 본 발명은 작성자가 데이터(파일) 저장 시 직관적으로 저장폴더를 선택할 수 있어 사용이 용이하고, 데이터(파일)명이 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명으로 자동 생성되는 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 제공할 수 있다.
또한, 작성자가 데이터(파일)을 저장하는데 필요한 시간이 줄어들고, 관리자가 비정형화 된 파일을 정리하고 취합하는 공정이 생략되기 때문에 업무효율을 높일 수 있으며, 장기간 체계적으로 관리 가능한 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 제공할 수 있다.
또한, 해당 기관 별 반드시 저장되어야 할 필수 데이터(파일)의 저장 여부를 정기적으로 판단하여, 필수 데이터(파일)가 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명으로 누락 없이 저장되는 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 제공할 수 있다.
다만, 본 발명의 효과는 상기 효과들로 한정되는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 영역으로부터 벗어나지 않는 범위에서 다양하게 확장될 수 있을 것이다.
도 1은 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 장치의 구성도이다.
도 2는 본 발명의 일 실시 예에 따른 표준 파일명의 구조이다.
도 3은 본 발명의 일 실시 예에 표준파일 저장부의 폴더 구조 및 표준파일의 저장 순서를 나타내는 도면이다.
도 4는 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법의 순서도이다.
도 5는 본 발명의 일 실시 예에 따른 파일의 부서정보와 이에 대응하는 코드를 나타낸 표이다.
도 6은 본 발명의 일 실시 예에 따른 파일의 기록물 대분류 정보와 기록물 중분류 정보와 각각에 대응하는 코드를 나타낸 표이다.
도 7은 본 발명의 일 실시 예에 따른 파일의 저장시기 정보와 이에 대응하는 코드를 나타낸 표이다.
도 8은 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법의 순서도이다.
후술하는 본 발명에 대한 상세한 설명은, 본 발명이 실시될 수 있는 특정 실시 예를 예시로서 도시하는 첨부 도면을 참조한다. 이들 실시 예는 당업자가 본 발명을 실시할 수 있기에 충분하도록 상세히 설명된다. 본 발명의 다양한 실시 예는 서로 다르지만 상호 배타적일 필요는 없음이 이해되어야 한다. 예를 들어, 여기에 기재되어 있는 특정 형상, 구조 및 특성은 일 실시 예에 관련하여 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 다른 실시 예로 구현될 수 있다. 또한, 각각의 개시된 실시 예 내의 개별 구성요소의 위치 또는 배치는 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 변경될 수 있음이 이해되어야 한다. 따라서, 후술하는 상세한 설명은 한정적인 의미로서 취하려는 것이 아니며, 본 발명의 범위는, 적절하게 설명된다면, 그 청구항들이 주장하는 것과 균등한 모든 범위와 더불어 첨부된 청구항에 의해서만 한정된다. 도면에서 유사한 참조부호는 여러 측면에 걸쳐서 동일하거나 유사한 기능을 지칭한다.
이하, 첨부되는 도면을 참조하여 본 발명의 예시적인 실시형태에 따른 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 설명한다. 특히, 본 발명에서는 폴더에 저장되는 파일 정보로 폴더명이 표기되어 작성자가 직관적으로 폴더를 선택할 수 있고, 폴더 선택만으로 상기 파일 정보에 대응하는 문서관리 표준코드로 구성된 표준 파일명이 자동 생성되어 작성자의 업무시간을 단축시켜 업무 효율성을 높이고, 관리자의 별도의 정리 및 취합 공정 없이도 파일을 체계적으로 관리할 수 있는 문서의 파일명 자동 생성 장치 및 방법을 제안한다.
도 1은 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 장치의 구성도이고, 도 2는 본 발명의 일 실시 예에 따른 표준 파일명의 구조이고, 도 3은 본 발명의 일 실시 예에 따른 표준파일 저장부(210)의 폴더 구조 및 표준파일의 저장 순서를 나타내는 도면이다.
도 1을 참조하면, 문서의 파일명 자동 생성 장치는 파일명 생성부(110)와 표준파일 전송부(120)를 포함하는 처리부(100), 표준파일 저장부(210), 폴더 생성부(220), 판단부(230) 및 경보부(240)를 포함하는 서버(200) 및 인터페이스(300)를 포함할 수 있다.
파일명 생성부(110)는 표준 파일명 생성 프로세스에 의해 파일이 저장되는 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성할 수 있다.
표준 파일명 생성 프로세스란, 파일이 저장되는 폴더의 최상위 폴더에서부터 해당 폴더 순으로 폴더명을 문서관리 표준코드에 준한 분류코드로 변경하고 누적하여 표준 파일명을 생성하는 공정일 수 있다.
표준파일 전송부(120)는 표준파일과 파일명 생성부(110)에서 생성한 표준 파일명을 표준파일 저장부(210)로 전송할 수 있다.
표준파일 저장부(210)는 파일이 저장되는 복수의 폴더를 포함할 수 있으며, 이때 폴더는 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함할 수 있다.
도 3의 일 실시 예와 같이, 표준파일 저장부(210)의 폴더는 최상위 폴더를 기준으로 총 4개의 폴더가 연결된 구조일 수 있다.
그러나 본 발명에서는 이러한 폴더 구조를 한정하지 않으며, 본 발명에 따른 파일명 자동 생성 장치를 적용하고자 하는 분야의 특성에 맞게 늘이거나 줄여 적용할 수 있다.
표준파일 저장부(210)에는 표준 파일명 생성 프로세스를 완료한 표준파일이 표준 파일명과 함께 저장될 수 있으며, 표준파일과 표준 파일명은 선택된 폴더에 시계열로 저장될 수 있다.
표준파일 저장부(210)는 파일의 기관정보가 표기된 최상위 폴더, 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더, 파일의 기록물정보가 표기된 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더 및 파일의 저장시기 정보가 표기된 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더를 포함할 수 있다. 저장 폴더는 최하위 폴더일 수 있다.
문서관리 표준코드는 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드, 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드, 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드 및 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드를 포함할 수 있다.
표준 파일명은 최상위 폴더의 폴더명과 적어도 하나의 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 형태를 가질 수 있다.
도 2를 참조하면, 표준 파일명은 제1분류코드, 제2분류코드, 제3분류코드 및 제4분류코드가 순서로 나열된 형태일 수 있다.
즉, 본 발명의 일 실시 예에 따른 표준 파일명의 구조는 파일의 기관정보가 표기된 최상위 폴더의 폴더명에 대응하는 제1분류코드 3자리, 파일의 과정보와 부서정보가 순서대로 표기된 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 제2분류코드 4자리, 파일의 기록물정보 중 대분류 정보와 중분류 정보와 일련번호가 순서대로 표기된 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 제3분류코드 4자리, 파일의 저장시기 정보 중 년도와 월이 순서대로 표기된 저장 폴더의 폴더명에 대응하는 제4분류코드 4자리가 나열된 형태일 수 있다.
도 2에 도시된 표준 파일명은 일 실시 예로, 파일의 정보에 따라 도 5 내지 도 9에서 나타내는 코드들의 조합으로 다양하게 생성될 수 있다.
폴더 생성부(220)는 표준파일 저장부(210)에 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 생성할 수 있다.
폴더 생성부(220)는 시간이 경과함에 따라 자동으로 생성되는 자동 생성부(221) 및 사용자에 의해 수동으로 생성되는 수동 생성부(222)를 포함할 수 있다.
표준파일 저장부(210)에 포함된 폴더 중 최상위 폴더, 제1 하위 폴더, 제2 하위 폴더는 수동 생성부(222)에 의해 생성되고, 저장 폴더는 자동 생성부(221)에 의해 생성될 수 있다.
즉, 최상위 폴더, 제1 하위 폴더, 제2 하위 폴더는 관리자에 의해 수동 생성부(222)를 통해 생성할 수 있고, 저장 폴더는 표준파일의 저장시기가 체계적으로 관리될 수 있도록 자동 생성부(221)에서 매달, 매주 또는 매일 새롭게 생성될 수 있으며, 필요에 따라서 저장 폴더도 수동 생성부(222)에 의해 생성, 수정 및 추가가 가능할 수 있다.
판단부(230)는 정의한 체크시간(주기) 마다 정기적으로 표준파일 저장부(210) 내 필수 표준파일의 저장 여부를 판단할 수 있다.
필수 표준파일은 해당 기관 또는 부서 또는 실의 특성에 따라 정기적으로 저장되어야 할 파일로 관리자에 의해 설정될 수 있으며, 체크시간(주기) 역시 필수 표준파일의 특성에 따라 관리자에 의해 설정될 수 있다.
일 실시 예로, 국립암센터의 필수 표준파일이 본관검사실 내 자동화검사실의 검사시험관리의 시험결과서이고, 체크주기가 한 달이라고 했을 때, 판단부(230)는 매달 정해진 날, 정해진 시간에 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명인 “NCC-LMAA-TR01-해당년월”을 파일명으로 하는 필수 표준파일이 표준파일 저장부(210)에 저장되어 있는지 판단할 수 있다.
문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명의 생성 방법 및 표시 방법에 관해서는 아래에서 다시 설명하기로 한다.
또한, 판단부(230)의 체크시간(주기)은 자동 생성부(221)에 의해 생성되는 저장 폴더의 생성 시간과 연동되게 설정될 수 있다.
일 실시 예로, 자동 생성부(221)의 저장 폴더 생성 시간이 매월 첫 번째 날 오전 0시일 경우, 판단부(230)의 필수 표준파일 체크시간은 저장 폴더의 생성 시간의 24시간 전인 매월 마지막 날 오전 0시로 설정하여 필수 표준파일의 누락을 방지할 수 있다.
경보부(240)는 판단부(230)에서 필수 표준파일이 표준파일 저장부(210) 즉, 저장 폴더에 저장되어있지 않다고 판단되면 인터페이스(300)를 통해 작성자에게 필수 표준파일의 누락 상황을 전달하여, 작성자가 필수 표준파일의 저장을 누락하지 않도록 상기시킬 수 있다.
인터페이스(300)에 의한 필수 표준파일의 누락 상황 표시방법은 팝업 메시지, 경보음, 진동 발생 등을 포함할 수 있다.
인터페이스(300)는 작성자 또는 관리자와 파일명 자동 생성 장치를 연계시키는 매개 구성으로써 컴퓨터 또는 스마트폰과 같은 단말기일 수 있다.
본 발명은 파일의 종류를 한정하지 않으며, 저장하고자 하는 파일의 종류에 따라 관리자는 상술한 폴더의 종류나 연결 관계, 폴더명을 변경 적용할 수 있다.
본 발명은 파일의 종류에 한정되지 않으며, 문서의 표준 분류 체계가 정의되고, 정의된 기준에 따라 문서가 작성되어 저장되는 경우, 표준 분류 체계에 따른 파일명이 자동으로 생산되는 모든 문서나 파일에 적용될 수 있다.
도 4는 본 발명의 일 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법의 순서도이다.
도 4를 참조하면, 문서의 파일명 자동 생성 방법은 파일을 저장하고자 하는 폴더를 선택하는 폴더 선택 단계(S10). 파일명 생성부(110)가 파일이 저장되는 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성 단계(S20), 표준파일 전송부(120)가 파일명 생성 단계(S20)가 완료된 표준파일과 표준 파일명을 함께 표준파일 저장부(210)로 전송되는 파일 전송 단계(S30) 및 표준파일과 표준 파일명이 표준파일 저장부(210)에 시계열로 저장되는 파일 저장 단계(S40)를 포함하고, 폴더 선택 단계(S10)에서 선택된 폴더는 최상위 폴더와 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함할 수 있다.
파일명 생성 단계(S20)는 최상위 폴더부터 적어도 하나의 하위 폴더까지 각각의 폴더명에 대응하는 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 상기 표준 파일명을 생성하는 단계일 수 있다.
표준파일 저장부(210)는 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더, 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더, 파일의 기록물정보가 표기된 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더 및 파일의 저장시기 정보가 표기된 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더를 포함할 수 있다.
문서관리 표준코드는 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드, 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드, 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드 및 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드를 포함하고, 표준 파일명은 제1분류코드, 제2분류코드, 제3분류코드 및 제4분류코드가 순서로 나열된 형태를 가질 수 있다.
일 실시 예로, 최상위 폴더의 폴더명은 국립암센터, 아산병원, 중앙대학교병원, 충남대학교병원, 서울대학교병원일 수 있고, 이에 각각 대응되는 제1분류코드는 LCC, CLSI, CAUH, CNUH, SNUH 일 수 있다.
또한, 일 실시 예로 제1 하위 폴더의 폴더명은 본관검사실, 응급검사실, 재활센터검사실, 품질관리실일 수 있고, 이에 대응되는 제2분류코드는 LM, EM, JC, QC일 수 있다.
도 5는 본 발명의 일 실시 예에 따른 파일의 부서정보와 이에 대응하는 코드를 나타낸 표이고, 도 6은 파일의 기록물 대분류 정보와 기록물 중분류 정보와 각각에 대응하는 코드를 나타낸 표이며, 도 7은 파일의 저장시기 정보와 이에 대응하는 코드를 나타낸 표이다.
본 발명은 이러한 폴더명, 파일의 각종 정보, 이에 대응하는 코드를 한정하지 않으며, 본 발명에 따른 문서의 파일명 자동화 생성 장치를 적용하고자 하는 기관의 조직구조나 시스템에 따라 변경 적용할 수 있다.
도 3의 실시 예에서 최상위 폴더는 기관정보인 국립암센터를 폴더명으로 하고, 제1 하위 폴더는 과정보인 본관검사실과 부서정보인 자동화검사실의 조합인 본관검사실_자동화검사실을 폴더명으로 하며, 제2 하위 폴더는 기록물정보 중 대분류인 검사시험관리와 기록물정보 중 중분류인 시험결과서와 일련번호인 01의 조합인 검사시험관리_시험결과서_01을 폴더명으로 하며, 저장 폴더는 파일의 저장시기 정보인 19년 3월을 폴더명으로 할 수 있다.
이 때, 작성자가 최상위 폴더부터 저장 폴더까지 폴더명을 직관적으로 확인하고 저장 폴더를 클릭하면, 최상위 폴더의 폴더명에 대응하는 코드인 NCC, 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 코드인 LMAA, 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 코드인 TR01, 저장 폴더의 폴더명에 대응하는 코드인 1903이 순차적으로 나열된 표준 파일명 NCC-LMAA-TR01-1903으로 표준 파일이 저장될 수 있다.
폴더명은 기관명, 그 기관의 과명, 그 과의 부서명, 기록물의 종류명, 파일의 저장연월을 그대로 표시하는 것이 바람직하며, 사전에 도 5 내지 도 7와 같은 표준 분류 체계에 근거하여 명칭에 대응되는 정의된 코드로 자동 변환할 수 있도록 구성될 수 있다.
즉, 본원 발명에 따르면 작성자가 표준 분류 체계에 근거한 코드를 일일이 기억하지 않더라도 폴더명을 보고 직관적으로 해당 작성 문서가 어느 폴더에 저장되어야 하는지 알 수 있고, 이를 통해 일회적으로 최하위 저장 폴더를 찾아가 저장 클릭하면 자동으로 표준 분류 체계에 근거한 파일명이 생성될 수 있다는 데 장점이 있다.
또한, 저장 폴더를 찾아가는 방법으로 최상위 폴더부터 저장 폴더까지 순차적으로 클릭하는 방법, 윈도우 탐색기를 이용하여 저장 폴더를 탐색하는 방법, 즐겨찾기에 저장 폴더를 추가하고 표준파일 저장 시 추가된 저장 폴더를 여는 방법 등이 있을 수 있다.
일반적으로 폴더를 선택하는 방법인 최상위 폴더부터 최하위 폴더까지 순차적으로 폴더를 클릭하여 선택하는 방법은, 기관의 정보 단계(구분)가 적은 경우에는 기타 저장 폴더 선택 방법과 비교하여 시간 차이가 크게 차이가 없을 수 있으나, 기관의 특성 상 많은 정보 단계(구분)를 포함하는 경우에는 이러한 직접 선택 방법은 적합하지 않기 때문에, 탐색기를 이용하거나 즐겨찾기에 저장 폴더를 미리 저장해두는 방식을 이용하여 저장 폴더의 선택 시간을 감축할 수 있다.
즉, 본 발명에 따르면 상기한 저장 폴더 선택 방법을 포함한 다양한 방법 중 기관의 특성에 맞게 작성자가 원하는 방법으로 저장 폴더를 선택하면 파일명이 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명으로 자동 생성되기 때문에 작업 시간의 감축은 물론, 체계적인 문서 저장이 가능하여 장기적인 업무 효율성도 높일 수 있다.
다시, 도 3을 참조하여 본 발명의 일 실시 예에 따른 표준파일의 저장 순서를 설명하면 다음과 같다.
작성자가 파일 정보가 표기된 폴더명을 확인하고, 파일을 저장하고자 하는 저장 폴더를 선택(①)하면(S10), 파일명 생성부(110)가 최상위 폴더의 폴더명에서부터 저장 폴더의 폴더명에 대응하는 정의된 문서관리 표준 코드를 순차적으로 나열하여 표준 파일명을 생성(②)하고(S20), 표준파일 전송부(120)가 표준파일과 표준 파일명을 표준파일 저장부(210)로 전송하고(S30), 전송된 표준 파일명과 표준파일이 저장 폴더에 저장(③)된다(S40).
만약, 저장하고자 하는 파일의 정보가 동일할 경우, 표준파일은 동일한 폴더에 저장시간에 따라 시계열로 저장된다.
즉, 본 발명에 따른 문서의 파일명 자동 생성 장치는, 작성자가 폴더명을 통해 직관적으로 저장 폴더를 선택할 수 있고, 저장 폴더의 선택과 동시에 표준 파일명이 자동 생성되기 때문에 작성자와 관리자 모두에게 효율적인 문서 관리를 가능하게 할 수 있다.
도 8은 본 발명의 또 다른 실시 예에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법의 순서도이다.
도 8을 참조하면, 본 발명에 따른 문서의 파일명 자동 생성 방법은 판단부(230)가 파일 저장 단계(S40)를 완료한 표준파일 저장부(210) 내에 필수 표준파일이 저장되었는지 정의된 시간마다 판단하는 판단 단계(S50), 판단 단계(S50)에서 필수 표준파일의 미저장 되었다고 판단되면 경보부(240)가 인터페이스(300)를 통해 필수 표준파일의 미저장 상황을 알리는 경보 단계(S60)를 더 포함할 수 있다.
판단 단계(S50)가 진행되는 시간(주기) 및 필수 표준파일은 해당 기관의 조직구조나 시스템 특성에 따라 관리자에 의해 설정될 수 있다.
경보 단계(S60)에서 필수 표준파일의 미저장 상황을 알리는 방법으로는 팝업 메시지, 경보음, 진동 발생 등이 있을 수 있다.
다시 도 8을 참조하면, 경보 단계(S60)에서 표시된 팝업 창을 닫거나 확인 버튼을 눌러 경보음이나 진동을 정지시키는 확인 단계(S70)를 진행하고, 확인 단계(S70)가 완료되면 다시 폴더 선택 단계(S10)로 돌아가기 때문에 필수 표준파일의 누락을 방지할 수 있다.
즉, 본 발명에 따르면 저장 폴더의 선택과 동시에 표준 파일명이 자동 생성되어 효율적인 문서 관리가 가능할 뿐 아니라, 필수적으로 저장되어야 할 필수 표준파일의 저장여부를 정기적으로 판단하고(S50), 필수 표준파일의 미저장 시 작성자에게 누락 상황을 상기시키고(S60), 작성자가 소정의 동작을 통해 필수 표준파일의 누락 상황을 인지했음을 확인(S70)한 후 다시 처음 단계로 돌아가 필수 표준파일을 저장하도록 하여 저장된 문서들의 정확성 및 신뢰도도 높일 수 있다.
이상에서 실시 예들에 설명된 특징, 구조, 효과 등은 본 발명의 하나의 실시 예에 포함되며, 반드시 하나의 실시 예에만 한정되는 것은 아니다. 나아가, 각 실시 예에서 예시된 특징, 구조, 효과 등은 실시 예들이 속하는 분야의 통상의 지식을 가지는 자에 의해 다른 실시 예들에 대해서도 조합 또는 변형되어 실시 가능하다. 따라서 이러한 조합과 변형에 관계된 내용들은 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
또한, 이상에서 실시 예를 중심으로 설명하였으나 이는 단지 예시일 뿐 본 발명을 한정하는 것이 아니며, 본 발명이 속하는 분야의 통상의 지식을 가진 자라면 본 실시 예의 본질적인 특성을 벗어나지 않는 범위에서 이상에 예시되지 않은 여러 가지의 변형과 응용이 가능함을 알 수 있을 것이다. 예를 들어, 실시 예에 구체적으로 나타난 각 구성 요소는 변형하여 실시할 수 있는 것이다. 그리고 이러한 변형과 응용에 관계된 차이점들은 첨부된 청구 범위에서 규정하는 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
[부호의 설명]
100: 처리부
200: 서버
300: 인터페이스
110: 파일명 생성부
120: 표준파일 전송부
210: 표준파일 저장부
220: 폴더 생성부
230: 판단부
240: 경보부
221: 자동 생성부
222: 수동 생성부

Claims (13)

  1. 표준 파일명 생성 프로세스에 의해 파일이 저장되는 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성부;
    상기 표준 파일명 생성 프로세스를 완료한 표준파일이 상기 표준 파일명과 함께 저장되는 표준파일 저장부; 및
    상기 표준파일과 상기 표준 파일명을 상기 표준파일 저장부로 전송하는 표준파일 전송부;를 포함하고,
    상기 폴더는 최상위 폴더와 상기 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함하고,
    상기 표준 파일명은 상기 최상위 폴더의 폴더명과 상기 적어도 하나의 하위 폴더의 폴더명에 대응하는 상기 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 형태를 갖는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 표준파일 저장부에는
    상기 표준 파일명과 상기 표준파일이 시계열로 저장되는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  3. 제 1 항에 있어서,
    상기 표준파일 저장부는
    상기 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더;
    상기 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 상기 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더;
    상기 파일의 기록물정보가 표기된 상기 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더; 및
    상기 파일의 저장시기 정보가 표기된 상기 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더; 를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  4. 제 3 항에 있어서,
    상기 문서관리 표준코드는
    상기 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드;
    상기 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드;
    상기 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드; 및
    상기 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드;를 포함하고,
    상기 표준 파일명은 상기 제1분류코드, 상기 제2분류코드, 상기 제3분류코드 및 상기 제4분류코드가 순서로 나열된 형태를 갖는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  5. 제 4 항에 있어서,
    상기 표준파일 저장부에 상기 폴더를 생성하는 폴더 생성부;를 포함하고,
    상기 폴더 생성부는
    시간이 경과함에 따라 자동으로 생성되는 자동 생성부; 및
    사용자에 의해 수동으로 생성되는 수동 생성부;를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  6. 제 5 항에 있어서,
    상기 최상위 폴더, 상기 제1 하위 폴더, 상기 제2 하위 폴더는 상기 수동 생성부에 의해 생성되고,
    상기 저장 폴더는 상기 자동 생성부에 의해 생성되는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  7. 제 3 항에 있어서,
    상기 저장 폴더는
    상기 최상위 폴더부터 상기 저장 폴더까지 순차적으로 클릭하거나, 윈도우 탐색기를 이용하여 상기 저장 폴더를 탐색하거나, 즐겨찾기에 추가된 상기 저장 폴더를 여는 방법 중 어느 하나의 방법으로 선택하는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  8. 제 1 항에 있어서,
    상기 표준파일 저장부 내 필수 표준파일의 저장 여부를 판단하는 판단부; 및
    상기 판단부에서 상기 필수 표준파일의 미저장이 판단되면 인터페이스를 통해 상기 필수 표준파일의 누락 상황을 알리는 경보부;를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 장치.
  9. 파일을 저장하고자 하는 폴더를 선택하는 폴더 선택 단계;
    파일명 생성부가 상기 파일이 저장되는 상기 폴더의 폴더명에 대응되는 정의된 문서관리 표준코드에 준한 표준 파일명을 생성하는 파일명 생성 단계;
    표준파일 전송부가 상기 파일명 생성 단계가 완료된 표준파일과 상기 표준 파일명을 함께 표준파일 저장부로 전송되는 파일 전송 단계;
    상기 표준파일과 상기 표준 파일명이 상기 표준파일 저장부에 시계열로 저장되는 파일 저장 단계; 를 포함하고,
    상기 폴더 선택 단계에서 선택된 상기 폴더는 최상위 폴더와 상기 최상위 폴더의 적어도 하나의 하위 폴더를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 방법.
  10. 제 9 항에 있어서,
    상기 파일명 생성 단계는
    상기 최상위 폴더부터 상기 적어도 하나의 하위 폴더까지 각각의 폴더명에 대응하는 상기 문서관리 표준코드가 순차적으로 나열된 상기 표준 파일명을 생성하는, 문서의 파일명 자동 생성 방법.
  11. 제 9 항에 있어서,
    상기 표준파일 저장부는
    상기 파일의 기관정보가 표기된 상기 최상위 폴더;
    상기 파일의 과정보 및 부서정보가 표기된 상기 최상위 폴더의 하위 폴더인 제1 하위 폴더;
    상기 파일의 기록물정보가 표기된 상기 제1 하위 폴더의 하위 폴더인 제2 하위 폴더; 및
    상기 파일의 저장시기 정보가 표기된 상기 제2 하위 폴더의 하위 폴더인 저장 폴더; 를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 방법.
  12. 제 11 항에 있어서,
    상기 문서관리 표준코드는
    상기 최상위 폴더의 폴더명에 대응되는 제1분류코드;
    상기 제1 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제2분류코드;
    상기 제2 하위 폴더의 폴더명에 대응되는 제3분류코드; 및
    상기 저장 폴더의 폴더명에 대응되는 제4분류코드;를 포함하고,
    상기 표준 파일명은 상기 제1분류코드, 상기 제2분류코드, 상기 제3분류코드 및 상기 제4분류코드가 순서로 나열된 형태를 갖는, 문서의 파일명 자동 생성 방법.
  13. 제 9 항에 있어서,
    상기 파일 저장 단계를 완료한 상기 표준파일 저장부 내에 필수 표준파일이 저장되었는지 정의된 시간마다 판단하는 판단 단계; 및
    상기 판단 단계에서 상기 필수 표준파일의 미저장이 판단되면 경보부가 인터페이스를 통해 상기 필수 표준파일의 미저장 상황을 알리는 경보 단계;를 포함하는, 문서의 파일명 자동 생성 방법.
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