WO2010001794A1 - ファイル管理装置 - Google Patents

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WO2010001794A1
WO2010001794A1 PCT/JP2009/061566 JP2009061566W WO2010001794A1 WO 2010001794 A1 WO2010001794 A1 WO 2010001794A1 JP 2009061566 W JP2009061566 W JP 2009061566W WO 2010001794 A1 WO2010001794 A1 WO 2010001794A1
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WO
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folder
file
files
processing unit
character string
Prior art date
Application number
PCT/JP2009/061566
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
松本俊子
中重亮
野崎康行
Original Assignee
日立ソフトウエアエンジニアリング株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by 日立ソフトウエアエンジニアリング株式会社 filed Critical 日立ソフトウエアエンジニアリング株式会社
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Priority to EP09773372A priority patent/EP2320320A4/en
Priority to CN200980125522.1A priority patent/CN102077179B/zh
Publication of WO2010001794A1 publication Critical patent/WO2010001794A1/ja

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/10—File systems; File servers
    • G06F16/16—File or folder operations, e.g. details of user interfaces specifically adapted to file systems

Definitions

  • the present invention relates to a file management apparatus, for example, a display of an outline of a business file (document) using a document structure.
  • Disk capacity display software Software that displays the sum of the folder hierarchy and the capacity of files in it has been developed. Examples include Scanner, WinDu2, WinDirStat, SequoiaView, and SpaceMonger (Non-Patent Documents 1 to 5). These software can visually determine what kind of files occupy a lot of disk space, and efficiently find free disk space by finding and deleting unnecessary but large files. The purpose is that.
  • Document search Enumerate documents that contain character strings specified by the user as a query.
  • the product “Google Search Appliance” (Non-Patent Document 6) provided by Google Inc. has a function of highlighting a query character string included in a document.
  • the product “Velocity” (Non-Patent Document 7) provided by Vivisimo has a function of dynamically classifying and displaying each document field when a plurality of documents including a query are found.
  • Non-patent Document 8 a document management system employing a user interface simulating a bookcase and a binder. It has functions to classify saved documents into binders according to their types and to write comments using sticky notes.
  • documents created in an organization are created and managed by sharing multiple documents related to the same business with multiple persons in charge.
  • a large number of organizations perform operations in which a shared folder is set on a file server, a predetermined rule is set in a file storage location, and a plurality of persons in charge store files.
  • this technique is mainly intended for personal use at home, and the listability of the display deteriorates when the folder hierarchy becomes deep or the number increases.
  • the existing technology 5 places emphasis on imitating a paper document management method, but conversely, it is difficult to target files stored in a shared folder on a file server.
  • the folder hierarchy usually has a depth corresponding to the contents.
  • the folder hierarchy usually has a depth corresponding to the contents.
  • a comfortable 2 library can handle more than 1000 of the binder 1 million or more pages of the file have been described.
  • the present invention has been made in view of such a situation, and the contents of individual subfolders and files in a situation where a large number of documents, such as a shared file server, are managed by a plurality of persons over a long period of time.
  • Provide business document management that allows you to efficiently understand the outline of files in a folder without opening
  • the present invention provides business document management that can understand an outline of the distribution of positions on a folder hierarchy of a plurality of files including a query character string in a query search.
  • an outline of a plurality of files included in a folder is generated dynamically (every access such as placing a cursor on the folder) and displayed. This makes it possible to efficiently understand the outline of the files in the folder without checking the contents of individual subfolders and files.
  • the summary of multiple files contained in a folder includes the attributes (file size, file extension, file type, file creation date, file last update date, file last viewed date, file submission date, file Characteristics / trends (frequent character string in the file name, frequent character string in the subfolder name, title) in the creator of the file, the affiliation of the file creator, the file origin, the file destination, the folder hierarchy depth, the number of subfolders Frequent character strings, sequential character strings in file names, sequential character strings in subfolder names, sequential character strings in titles, file accumulation in some subfolders, similarities between subfolders, files on multidimensional grid points ) Based on one or more distributions.
  • an outline such as “5 doc files of 500 Kb to 2 Mb and 30 jpg files of 100 Kb to 300 Kb” are displayed for the files included in the “Manual” folder.
  • the user can understand what kind of files are included in the “manual” folder without actually checking the contents of the folder (without opening the folder).
  • the example of this summary is based on the characteristics of the file capacity and extension, but the same is true for other attributes.
  • the outline obtained dynamically (every time the folder is accessed (a folder is selected)) is displayed as 200 to 203 in FIGS. 2A to 2C, so that the user can appropriately confirm the contents of the folder. Can be provided.
  • an outline is displayed based on various attributes
  • an outline based on an attribute designated by the user here, an attribute called “extension” is uniformly displayed. It is effective to display on the screen.
  • a “manual” folder indicated by hatching is currently selected, and an outline of this folder is displayed.
  • the “My Documents” folder indicated by hatching is currently selected, and an overview of each subfolder included in this folder is displayed.
  • 202 and 203 since the “manual” folder is expanded, an overview of the files immediately below the “manual” folder is displayed (files in the “illustration” subfolder are not included). Summary information).
  • image files with different extensions are defined as the same type in advance, and by combining these extensions into one, the user's The summary can be displayed in a form that matches the required level of detail.
  • the present invention efficiently displays a summary for a file containing a serial number character string.
  • the serial number character string in the file name indicates a situation in which a serial number character string is included in a plurality of files. For example, suppose that a report is created with repeated corrections, and a file with the version number embedded in the file name, such as “report_ver1.doc”, is saved. In such a case, if it is displayed that there is a “.doc” file that includes the character string “report_ver” and the number in the file name, necessary and sufficient summary information can be displayed.
  • ID numbers such as personnel and assets are assigned serial numbers. The same applies to consecutive character strings in subfolder names.
  • the present invention efficiently displays a summary even when files are collected in a certain subfolder.
  • the accumulation of files in the subfolder indicates, for example, a situation in which 90% of the files are included in the subfolder “collected in October 2007” in the folder shown in FIG. In such a case, pay attention to this subfolder, based on the characteristics or trends in the attributes, such as “There are almost all files in the subfolder“ October 2007 collection ”and it is a doc file of 100 Kb to 500 Kb”.
  • a template character string “Most files in subfolder“ A (subfolder name) ”and“ C (file type) ”in“ B (capacity) ” is stored in the memory.
  • An outline is generated by extracting information corresponding to A to C from folder content data (FIGS. 9 and 10) described later.
  • the similarity of subfolders is also considered.
  • the similarity between subfolders refers to a situation in which files included in a plurality of subfolders are similar.
  • the files included in both subfolders may be similar. Therefore, it is sufficient to display an overview of one subfolder and only display that the other is a similar subfolder. Thereby, the outline of a folder can be shown with fewer expressions, and efficient understanding can be helped.
  • the file distribution on the multi-dimensional grid points refers to a situation as shown in FIG. 4, for example.
  • a file is created for a plurality of departments, periods, and types.
  • a tree structure must be created as a folder classification unit by selecting one of department, period, and type. Therefore, the lower subfolders are arranged in a similar manner (in this example, subfolders of each period are arranged in the same arrangement for both departments).
  • the present invention describes a feature in which differences are recognized in comparison with a plurality of files included in the sibling folder, with respect to an outline of the plurality of files included in the folder. For example, consider a case where it is desired to display an outline of the contents of the “A product ver.2 presentation material” folder in the folder hierarchy as shown in FIG. In this example, the “A product ver. 1 presentation material” folder and the “A product ver. 2 presentation material” folder are in a sibling relationship. In this case, both the “A product ver. 1 presentation material” folder and the “A product ver. 2 presentation material” folder contain many ppt files. Therefore, it does not make much sense to describe the information “contains many ppt files” in the outline of the “A product ver.2 presentation material” folder.
  • the “A product version 1 presentation material” regarding the creation date and last update date of the files included in the “A product version 2 presentation material” folder It is possible to give information that is easier to understand to the user by describing the outline based on the fact that a difference is recognized in comparison with the files included in the folder. If the parent folder is the same for a plurality of subfolders, they are sibling folders. However, just because it is a sibling folder, it is not necessarily a similar folder.
  • the present invention when displaying the result of the query search for the documents stored in the hierarchical folder, the distribution of the position of the document hit in the query in the hierarchical folder is displayed (see FIG. 6).
  • documents including a query character string are arranged in a line according to a score calculated independently. There, information about where each file exists in the folder hierarchy is discarded. Even in an existing technology such as Velocity (Non-Patent Document 7) that dynamically performs clustering using the contents of a document, information on the position in the folder hierarchy is not used.
  • the present invention provides a query search result display as shown in 600 or 601 and 602 of FIGS. 6A and B.
  • the present invention expands and displays while omitting a part of the folder hierarchy. For example, consider a distribution of file locations including a folder hierarchy and query string as shown at 700 in FIG. 7A. As shown in 700, there is not much point in displaying all the folder hierarchies including a folder having no file containing a query. As shown in 701 of FIG. 7B, a folder containing a file containing a query character string exists. Only the outline is displayed, and the folders 4 to 8 are omitted as shown at 702. This can provide information that is easier for the user to understand.
  • the file management apparatus is a file management apparatus that manages files stored in a hierarchical folder, and includes a folder content data storage unit that stores content data of each folder in the hierarchical folder, and a folder content
  • a folder summary calculation processing unit that refers to the data storage unit and generates a character string indicating an overview of a plurality of files included in the folder selected by the user; a display processing unit that displays the generated character string on a display device; , It is characterized by providing.
  • the folder summary calculation processing unit acquires a histogram of the specified attributes for a plurality of files instead of a character string, and the display processing unit acquires the acquired histogram Is displayed on the display device.
  • the folder summary calculation processing unit indicates that there is a file for each dimension along with the name of each dimension when there is a file distribution on multi-dimensional (hierarchical) grid points in the selected folder. Generate a summary string.
  • the folder summary calculation processing unit when a plurality of subfolders have similar files in the selected folder, the folder summary calculation processing unit generates a summary character string indicating that each subfolder name is included together and includes similar files.
  • the folder summary calculation processing unit when there is no subfolder having a similar file in the selected folder and there is a file accumulation in the subfolder, a summary character string indicating that there is a subfolder name and file accumulation in the file accumulation Is generated.
  • a file management apparatus is a file management apparatus that manages files stored in a hierarchical folder, and includes a file storage unit that stores a plurality of files, a search index storage unit that stores a search index, , A query search processing unit for executing a query search by referring to the search index stored in the search index storage unit and obtaining a search result, and a file corresponding to the search result for each folder storing a plurality of files It is characterized by comprising a position distribution processing unit for acquiring information on the number and a display processing unit for displaying the number of files on a display device for each folder.
  • the display processing unit displays the number of files in characters, or the position distribution processing unit generates a histogram based on the information on the number of files corresponding to the search results, and the display processing unit Display a histogram.
  • the display processing unit may omit displaying a folder that does not include a file corresponding to the search result.
  • a file management device is a file management device that manages files stored in a hierarchical folder, and includes a file storage unit that stores a plurality of files, a search index storage unit that stores a search index, The folder content data storage unit that stores the content data of each folder of the hierarchical folder, and when the summary display is specified as the display mode, the folder content data storage unit is referenced and included in the folder selected by the user
  • a folder summary calculation processing unit that generates a character string indicating the summary of a plurality of files to be searched, and a search index stored in the search index storage unit when the display mode is a position distribution display of a query search result
  • a position distribution processing unit that acquires information on the number of files corresponding to the search result, and according to the designation of the display mode, the generated character string is displayed on the display device, or
  • a display processing unit that displays the number of files on a display device for each folder
  • the user can efficiently understand the outline of the files in the folder without checking the contents of individual subfolders and files.
  • the query search it is possible to understand an outline of the distribution of positions on the folder hierarchy of a plurality of files including the query character string.
  • FIG. 8 is a functional block diagram schematically showing the internal structure of the business document processing apparatus constructed as an embodiment of the present invention.
  • This business document processing apparatus includes a folder system and a file system (DB) 800 that holds files, a search index 801 that is used by a search engine to search a file, and a display device that displays data.
  • DB file system
  • a keyboard 803 for performing operations such as selecting a menu for displayed data
  • a pointing device 804 such as a mouse
  • central processing unit 805 for performing necessary arithmetic processing, control processing, and the like
  • central processing A program memory 806 for storing programs necessary for processing in the apparatus 805 and a data memory 807 for storing data necessary for processing in the central processing unit 805 are provided.
  • the central processing unit 805 includes a query search processing unit 808 that performs a full text search on a file stored in the file system, a folder summary calculation processing unit 809 that calculates a summary of a folder, and a hierarchical folder of documents that hit the query.
  • a search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 that calculates the internal distribution.
  • the folder summary calculation processing unit 809 has an attribute-derived summary calculation processing unit 811 that calculates the summary in the folder based on the attribute.
  • the attribute-derived summary calculation processing unit 811 includes an attribute difference-derived summary calculation processing unit 812 that calculates a summary of a folder for which a difference from the sibling folder is recognized among the attributes.
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 includes a search result omission display processing unit 813 that performs expanded display while omitting a part of the folder hierarchy.
  • the data memory 807 includes a folder content data 814 that holds information about folder contents (subfolders or files), an extension type definition data 815 that holds information about extensions and their types, and a search query.
  • Document hit data 816 that holds information on whether the file is included in the file.
  • ⁇ Data contents in data memory 807> 9 10, and 11 are diagrams showing data structures of folder content data 814, extension type definition data 815, and document hit data 816 included in the data memory 807.
  • the content data of the folder shown in FIG. 9 includes, as a configuration, a path name 900, a flag 901 indicating whether the folder is a subfolder, a flag 902 indicating whether the folder is expanded, and a subfolder in the case of a subfolder.
  • FIG. 11A shows the data structure of extension type definition data 815.
  • the extension type definition data is an array of elements including the extension 1100 and the type 1101. For example, when it is defined that both a jpg file and a tiff file are image files, an element having an extension 1100 of “jpg” and a type 1101 of “image” and an extension 1100 of “tiff” and a type 1101 of “110” The element of the array is two of the elements that are “images”.
  • FIG. 11B shows the data structure of the document hit data 816.
  • the document hit data is an array of elements including a path name 1102, a hit query 1103, and a summary 1104.
  • the hit query 1103 holds a plurality of query character strings.
  • the document in the path name “C: ⁇ leader01 ⁇ temp ⁇ file001.txt” includes two query character strings “document” and “display”. Holds two query strings.
  • FIG. 12 is a flowchart schematically showing the flow of processing by the business document processing apparatus.
  • the central processing unit 805 receives a user instruction, and whether the process corresponding to the instruction is a summary display of a folder or a summary of a distribution of positions on a folder hierarchy of query search results. Is determined (step 1200). If the target process is a folder summary display, the folder summary calculation processing unit 809 performs a folder summary calculation process (step 1201).
  • the query search processing unit 808 executes a search to acquire the query search result, and the search result folder hierarchy position distribution process
  • the unit 810 performs processing for calculating the distribution information of the position in the folder hierarchy of the query search result (step 1202).
  • the central processing unit 805 receives a user instruction and determines whether to specify folder expansion / iconification display or to end processing (step 1203).
  • expansion of a folder means expansion when subfolders are displayed as one line
  • designation of iconification means reorganization of the expanded one line. If the target process is designation of folder expansion / iconification display, a flag 902 indicating whether or not the folder content data 814 is expanded and displayed is updated in accordance with the user input (step 1204). Then, the process is repeated once again from step 1200. If the target process is completed in step 1203, the process ends as it is.
  • FIG. 13 is a flowchart for explaining details of the processing for calculating the outline of the folder in Step 1201 of FIG.
  • the folder summary calculation processing unit 809 receives a user instruction and determines whether an attribute on which the folder summary should be based is specified (step 1300). If it is determined that it has been designated, then the folder summary calculation processing unit 809 checks which attribute is designated that the folder summary should be based on (step 1301). Also, the folder summary calculation processing unit 809 obtains a histogram for the attribute determined to be specified in step 1301 for each subfolder immediately below the folder (step 1302). Then, the folder summary calculation processing unit 809 displays the histogram obtained in step 1302 as shown by 202 in FIG. 2C for each subfolder immediately below the folder (step 1303).
  • the folder summary calculation processing unit 809 obtains a summary for each subfolder immediately under the folder (step 1304). Then, the folder summary calculation processing unit 809 displays information about folders and files included in the subfolder for each subfolder immediately below the folder as indicated by 201 in FIG. 2 (step 1305). For the subfolder in which the mouse pointer is located nearby, a pop-up display is performed as in 200 and 203 in FIGS. 2A and 2C (step 1306).
  • FIG. 14 is a flowchart for explaining details of processing for obtaining a histogram of the designated attribute for each subfolder immediately under the folder in Step 1302 of FIG.
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to the folder content data 814 shown in FIGS. 9 and 10 and creates a list L for the folder of interest (step 1400).
  • the folder summary calculation processing unit 809 initializes Sub_folder_index with 1 as an index variable of the list (step 1401). Then, the folder summary calculation processing unit 809 checks whether the length of the list L is greater than or equal to Sub_folder_index (step 1402). If the length of L is less than Sub_folder_index, the process ends.
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to a flag 1002 indicating whether or not the Sub_folder_index-th element of the list L is expanded and displayed, and checks whether or not it is specified to be expanded and displayed (step 1403).
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to the file system 800, examines the designated attribute of the file immediately below the Sub_folder_index-th element in the list L, creates a histogram, and stores it in the histogram 1003. (Step 1404). Thereafter, the folder summary calculation processing unit 809 refers to the file system 800 and adds the subfolder immediately below the Sub_folder_index-th element in the list L to the list L (step 1405).
  • step 1403 if it is not designated to be expanded and displayed, the folder summary calculation processing unit 809 refers to the file system 800 recursively and checks the designated attributes for all the files in the Sub_folder_index-th element of the list L. And is stored in the histogram 1003 (step 1406). Thereafter, Sub_folder_index is incremented by 1 (step 1407), and the processing from step 1402 is repeated once more.
  • FIG. 15 is a flowchart for explaining details of processing for obtaining an outline character string (character string expressing the contents of each subfolder) for each subfolder immediately under the folder in Step 1304 of FIG. It is.
  • the folder summary calculation processing unit 809 initializes the character string S storing the summary with an empty character string (step 1500).
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to the file system 800 recursively and creates a list L in which all the files in the folder of interest are stored as the contents data of the folder shown in FIG. 9 ( Step 1501).
  • the folder summary calculation processing unit 809 checks whether or not an element (processing target file) is included in the list L (step 1502).
  • the folder summary calculation processing unit 809 first checks whether there is a file distribution on a multi-dimensional lattice point as described in FIG. 4 (step 1503). If there is such a file distribution, an expression describing that there is a file for each dimension is added to the summary S along with the name of each dimension, and those files are removed from the list L (step 1504). For example, in the case of the structure as shown in FIG. 4, outline character strings representative of the A design part and the B design part are created, and the A design part and B design part folders are removed from the list L.
  • the outline character string is generated by, for example, storing a character string template in a memory and inserting a character that matches a blank field existing in the template.
  • a character string template in a memory
  • a character that matches a blank field existing in the template if there is a template “[file] related to []”, “sales” and “xls, doc” are inserted into [], respectively, to generate a character string.
  • the folder summary calculation processing unit 809 repeats the process from step 1502 once again.
  • the folder summary calculation processing unit 809 checks whether there are a plurality of subfolders in which the included files are similar (step 1505). When there are a plurality of such subfolders, the folder summary calculation processing unit 809 adds an expression stating that each subfolder name is included in the summary S and includes similar files, and lists the files contained in those subfolders. Remove from L (step 1506).
  • the folder summary calculation processing unit 809 further repeats the processing from step 1502 once again. If there is no plurality of subfolders in which the included files are similar in step 1505, the folder summary calculation processing unit 809 checks whether there are any files accumulated in the subfolders (step 1507). When there is an accumulation, the folder summary calculation processing unit 809 adds a description describing that the majority of files are included in the subfolder name and the subfolder to the summary S, and files other than the files contained in the subfolder are listed from the list L. Exclude (step 1508).
  • the folder summary calculation processing unit 809 further repeats the processing from step 1502 once again. If there is no accumulation in the subfolder in step 1507, the attribute difference origin summary calculation processing unit 812 adds each attribute of the file (file capacity, file extension, file type, file creation date, file name) to the summary S.
  • FIG. 16 is a flowchart for explaining the details of the processing for calculating the position distribution information in the folder hierarchy of the query search result in Step 1202 of FIG.
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 obtains a histogram of hit counts for the files that match the query search by the query search processing unit 808 for each subfolder immediately under the folder (step 1600).
  • the folder summary calculation processing unit 809 receives a user instruction and determines whether or not it is designated to display the number of hits in characters (step 1601).
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to the histogram for the number of hits and the total number of files in one or more queries, and includes a query character string as indicated by 701 in FIG. Only the folder in which the file exists is displayed in the hierarchical structure display portion as indicated by 600 in FIG. 6A (step 1602).
  • the folder summary calculation processing unit 809 refers to the histogram for the number of hits and the total number of files for each query, and displays a hierarchy as indicated by 601 in FIG. 6B. It is displayed on the structure display part (step 1603).
  • FIG. 17 is a flowchart for explaining details of processing for obtaining a histogram of hit counts for each subfolder immediately under a folder in Step 1600 of FIG.
  • the query search processing unit 808 obtains document hit information by referring to the search index 801 and holds it in the form of document hit data shown in FIG. 11B (step 1700). This is possible with existing technology in the field of search engines.
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 creates a list L for the folder of interest with reference to the folder content data 814 shown in FIGS. 9 and 10 (step 1701), and the index variable of the list L Sub_folder_index is initialized with 1 (step 1702).
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 checks whether or not the length of the list L is Sub_folder_index or more (step 1703). If the length of L is less than Sub_folder_index, the process ends. On the other hand, if it is greater than or equal to Sub_folder_index, the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 refers to the flag 1002 indicating whether or not the Sub_folder_index-th element of the list L is expanded and displayed, and is specified to be expanded and displayed. A check is made (step 1704).
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 When it is specified that the display is expanded, the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 first refers to the file hit information obtained in step 1700 with the file system 800, and the file immediately below the Sub_folder_index-th element in the list L is displayed. The number of hits for each query, the number of files hit with one or more queries, and the total number of files are obtained and registered in the histogram 1003 (step 1705). Thereafter, the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 refers to the file system 800 and adds the subfolder immediately below the Sub_folder_index-th element of the list L to the list L (step 1706).
  • the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 refers to the file system 800 recursively and refers to the document hit information obtained in step 1700, and Sub_folder_index of the list L. For all files in the second element, the number of hits for each query, the number of files that hit one or more queries, and the total number of files are obtained and registered in the histogram 1003 (step 1707). Thereafter, the search result folder hierarchy position distribution processing unit 810 increments Sub_folder_index by 1 (step 1708), and repeats the processing from step 1703 once again.
  • the version number / personnel or asset ID number is given as an example of the serial number character string in the file name.
  • the creation date may be included in the file name, or the number may be missing. For this reason, it is also possible to use 0 to 9 or consecutive appearances of English characters in the file name as a tendency in the attribute. The same applies to subfolder names.
  • the number excluding the empty folder can be used for the depth 915 and the number of folders 916 of the folder hierarchy.
  • the file system 800 in FIG. 8 may be a document DB such as a document management system, and a search index obtained by crawling the file system by a search engine can be substituted.
  • the present invention can also be realized by a program code of software that realizes the functions of the embodiment.
  • a storage medium in which the program code is recorded is provided to the system or apparatus, and the computer (or CPU or MPU) of the system or apparatus reads the program code stored in the storage medium.
  • the program code itself read from the storage medium realizes the functions of the above-described embodiments, and the program code itself and the storage medium storing the program code constitute the present invention.
  • a storage medium for supplying such program code for example, a flexible disk, CD-ROM, DVD-ROM, hard disk, optical disk, magneto-optical disk, CD-R, magnetic tape, nonvolatile memory card, ROM Etc. are used.
  • an OS operating system
  • the computer CPU or the like performs part or all of the actual processing based on the instruction of the program code.
  • the program code is stored in a storage means such as a hard disk or memory of a system or apparatus, or a storage medium such as a CD-RW or CD-R
  • the computer of the system or apparatus or CPU or MPU may read and execute the program code stored in the storage means or the storage medium when used.

Abstract

個々のサブフォルダやファイルの内容を確認することなく、効率的にフォルダの中にあるファイルの概要について理解するためのファイル（文書）管理処理を提供する。動的に（フォルダにカーソルを合わせる等アクセスする度に）フォルダ内に含まれる複数のファイルの概要を生成し、それを表示する。例えば、フォルダ内に含まれるファイルの属性における特徴または傾向に基づいて、siblingフォルダに含まれる複数のファイルとの比較において差が認められた特徴について概要を記述することおよび、クエリにヒットした文書の階層フォルダ内における位置の分布を表示する。

Description

ファイル管理装置
　本発明は、ファイル管理装置に関し、例えば、文書構造を利用した業務ファイル（文書）の概要の表示に関するものである。
　近年、組織内で用いられる文書は電子データとして作成・保存される機会が増えてきている。ストレージ価格の低減・内部統制に対する意識・コンピュータ技術の進歩に伴う電子データの利点（保存が安価に行えることや共有が容易であることなど）の拡大がこの傾向に拍車をかけている。
　また、ファイルシステムが管理する木構造のフォルダ階層の中にあるファイルを表示するための技術として、現在までに下記のものが開発・提供されている。
　１）既存技術１：Windows（登録商標）のdirコマンドやUnix（登録商標）のlsコマンド：特定のフォルダにあるファイルを列挙する。
　２）既存技術２：Windows（登録商標）のtreeコマンドやエクスプローラ：フォルダの階層構造を木構造で表示する。エクスプローラでは、指定したフォルダについてはサブフォルダを表示させ、他のフォルダについては下部構造の表示を行わない指定が可能である。
　３）既存技術３：ディスクの容量表示ソフト：フォルダの階層とそこにあるファイルの容量の和を表示するソフトが開発されている。例としては、Scanner・WinDu2・WinDirStat・SequoiaView・SpaceMongerなどが挙げられる（非特許文献１乃至５）。これらのソフトは、どのようなファイルがディスクの容量の多くの範囲を占めているか視覚的に判断し、不要でありながら容量の大きいファイルを見つけて削除することによりディスクの空き領域を効率よく得ることを目的としている。
　４）既存技術４：文書検索：ユーザがクエリとして指定した文字列を含む文書を列挙する。グーグル株式会社が提供する製品「Google検索アプライアンス」（非特許文献６）では、文書中に含まれるクエリ文字列を強調表示する機能がある。また、Vivisimo社が提供する製品「Velocity」（非特許文献７）では、クエリを含む文書として複数のものが見つかった場合、文書の分野ごとに動的に分類して表示する機能がある。
　５）既存技術５：文書管理システムとして、書棚とバインダを模したユーザインタフェースを採用した文書管理システムが提供されている（非特許文献８）。保存した文書に対し、種類に応じてバインダに分類したり、付箋を用いてコメントを書き込めたりするための機能を持っている。
Scanner：http://www.steffengerlach.de/freeware/ WinDu2：http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se059546.html WinDirStat：http://windirstat.sourceforge.net/ SequoiaView：http://w3.win.tue.nl/nl/onderzoek/onderzoek_informatica/visualization/sequoiaview SpaceMonger：http://www.sixty-five.cc/sm/ Google検索アプライアンス：http://www.google.co.jp/enterprise/gsa/ Velocity：http://vivisimo.com/html/products ビジュアルキャビネット（NEC）：http://www.nec.co.jp/univerge/solution/pack/visual_ cabinet/index.html 楽２ライブラリ（PFU）：http://www.pfu.fujitsu.com/raku2library/
　組織内で作成される文書は、同一業務に関する複数の文書を複数の担当者で分担して作成・管理する場合が多い。また、ファイルサーバ上に共有フォルダを設定し、その中でファイルの格納場所に一定のルールを設けて複数担当者がそれぞれファイルを格納するような運用は多数の組織で行われている。
　このような状況下で、下記の理由により、効率的にフォルダの中にあるファイルの概要について理解するための方法の需要が高まっている。
　第一に、同一業務が複数年にわたるような長期の業務においては、作成した文書も同じだけの期間にわたって管理しなくてはならない。このため、どのファイルをフォルダ階層のどこに格納したかを記憶し続けることは困難である。
　第二に、複数の担当者が分担している場合、他の担当者がどこにどのようなファイルを格納したかを把握することは困難である。格納場所にルールを設けている場合であっても、ルール上では定義されていない種類のファイルが新しく生じた場合、作成した担当者個人の判断で新しく格納場所が用意されることは頻繁に起こり得る。
　第三に、同一業務に携わる担当者がずっと固定的であるとは限らず、途中から担当者が新しく加わることも多い。このような途中から加わった担当者にとっては、それまでに蓄積された文書に突然接することになり、どのサブフォルダから閲覧したら良いのかさえ判断できない場合も生じ得る。第四に、紙で文書を保持していた場合に比べて、電子データでは大量の文書を保有することが容易である。このため、文書の数・量ともに増大しがちになり、上記第一～第三の傾向がますます強まる。
　ところで、紙の文書については、フォルダに綴じられた書類の概要について、ページを繰りながら流し読みする・ページの間に綴じられた見出しを見る・見出しの間にあるページの厚みを見ることにより、どのような書類がどの程度の分量だけあるか概要を知ることができる。また、書庫に複数のフォルダが格納されている場合には、フォルダの冊数や背表紙を見ることにより、どのような書類がどの程度の分量だけあるのか概要を知ることができる。
　しかしながら、上記に挙げた既存技術１～５（非特許文献１乃至９含む）のどれを用いても、どのような書類がどの程度の分量だけあるのか概要を知ることができない。つまり、既存技術１に挙げたようなコマンドでは、各フォルダごとにコマンドを実行しなくてはならず、フォルダの数が増えたり階層が深くなったりした場合には効率的でない。また、既存技術２に挙げた文書検索では、クエリ文字列を含むとして検索された文書はフォルダ階層中の位置とは無関係に一覧表示される。したがって、検索された個々の文書についての情報が得られるのみであり、フォルダ全体についての情報は得られない。また、既存技術３に挙げたソフトでは、フォルダに含まれるファイルの容量の和にのみ注目しており、容量が多くないファイルについてはほとんど情報が得られないなど、フォルダの中にあるファイルの概要を知るには不十分である。また、主に家庭における個人の利用を想定した技術であり、フォルダの階層が深くなったり数が増えたりすると表示の一覧性が低下する。既存技術５は紙での文書管理の方法を模すことに重きを置いているが、このために逆に、ファイルサーバ上の共有フォルダに保存されたファイルを対象にしづらくなっている。ファイルサーバ上に共有フォルダを設ける場合、フォルダの階層は、通常、内容に応じた深さを持つことになる。これに対し、書棚とバインダで管理を行う場合、バインダの中にインデックスを挟んだとしても、最大三階層までしか作ることができない。また、楽２ライブラリでは１０００以上のバインダ・１００万ページ以上のファイルを扱えることが述べられている。ファイルサーバ上のファイルでは大量の分量のファイル・フォルダを扱う必要が生じることも考えられるが、バインダ数が増えてしまうと、バインダの背表紙を確認することも困難になることが容易に想像できる。
　本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、共有ファイルサーバのような文書の数・サイズが多く長期にわたって複数の担当者が管理を行う状況下において、個々のサブフォルダやファイルの内容を開くことなく、効率的にフォルダの中にあるファイルの概要について理解することのできる業務文書管理を提供する。また、本発明は、クエリ検索において、クエリ文字列を含む複数のファイルのフォルダ階層上の位置の分布の概要について理解することのできる業務文書管理を提供する。
　上記課題を解決するために、本発明では、動的に（フォルダにカーソルを合わせる等アクセスする度に）フォルダ内に含まれる複数のファイルの概要を生成し、それを表示する。これにより、個々のサブフォルダやファイルの内容を確認することなく、効率的にフォルダの中にあるファイルの概要について理解することができる。
　フォルダ内に含まれる複数のファイルの概要は、属性（ファイルの容量・ファイルの拡張子・ファイルの種類・ファイルの作成日・ファイルの最終更新日・ファイルの最終閲覧日・ファイルの提出日・ファイルの作成者・ファイルの作成者の所属・ファイルの差出元・ファイルの宛先・フォルダ階層の深さ・サブフォルダ数）における特徴または傾向（ファイル名における頻出文字列・サブフォルダ名における頻出文字列・タイトルにおける頻出文字列・ファイル名における連番文字列・サブフォルダ名における連番文字列・タイトルにおける連番文字列・一部のサブフォルダへのファイルの集積・サブフォルダ同士の類似・複数次元の格子点上のファイルの分布）の一つまたは複数に基づいて記述する。
　例えば、図１のような場合には、「マニュアル」フォルダに含まれるファイルについて、「５００Ｋｂ～２Ｍｂのｄｏｃファイルが５個と、１００Ｋｂ～３００Ｋｂのｊｐｇファイルが３０個あります」といった概要を表示する。これにより、「マニュアル」フォルダに含まれるのが概ねどのようなファイルなのか、ユーザは実際にフォルダの中身を確認することなく（フォルダを開くことなく）理解することができる。この概要の例は、ファイルの容量と拡張子における特徴に基づくが、その他の属性でも同様である。
　そして、動的に（フォルダにアクセス（フォルダを選択）する度に）得た概要を、図２Ａ乃至Ｃの２００～２０３のように表示することで、ユーザに対して適切にフォルダ内容の確認材料を提供することができる。図２Ｂの２０１に示すように、さまざまな属性に基づいて概要を表示したり、図２Ｃの２０２に示すように、ユーザが指定した属性（ここでは「拡張子」という属性）に基づく概要を一律に表示したりすることが有効である。２００および２０３については、ハッチングで示した「マニュアル」フォルダが現在選択中であり、このフォルダの概要が表示されている。また、２０１については、ハッチングで示した「マイドキュメント」フォルダが現在選択中であり、このフォルダに含まれる各サブフォルダの概要が表示されている。また、２０２および２０３については、「マニュアル」フォルダは展開表示されていることから、「マニュアル」フォルダの直下にあるファイルについての概要が表示されている（「挿絵」サブフォルダ内にあるファイルを含まない概要の情報である）。
　また、ファイルの種類については、例えば異なる拡張子を持つ画像ファイル（jpgファイルやtiffなど）をあらかじめ同一の種類であると定義しておき、これらの拡張子を一つにまとめることにより、ユーザの求める詳細度に合った形で概要を表示することができる。
　さらに、本発明は、連番文字列を含むファイルについては効率よく概要表示を行う。ここで、ファイル名における連番文字列とは、複数のファイルにおいて、連番の文字列が含まれる状況を指す。例えば、修正を繰り返しながら報告書を作成し、「報告書_ver1.doc」というように版番号をファイル名に埋め込んだファイルを保存したとする。このような場合、「報告書_ver」という文字列と番号をファイル名に含む「.doc」ファイルがあることを表示すれば、必要十分な概要の情報を表示させることができる。この例のように版番号が連番になって現れる状況のほか、人員や資産などＩＤ番号を振ってあるものについても連番になって現れる状況が考えられる。サブフォルダ名における連番文字列についても同様である。
　また、本発明は、あるサブフォルダにファイルが集積されている場合にも効率よく概要を表示する。ここで、サブフォルダへのファイルの集積とは、例えば、図３に示すフォルダにおいて、サブフォルダ「０７年１０月回収」にファイルの９割が含まれているような状況を指す。このような場合には、このサブフォルダに注目して、「サブフォルダ『０７年１０月回収』にほとんどのファイルがあり、１００Ｋｂ～５００Ｋｂのｄｏｃファイルです」という具合に、属性における特徴または傾向に基づいて概要を記述することにより、より重要なファイルに注目した概要を表示することができる。例えば、「サブフォルダ『Ａ（サブフォルダ名）』にほとんどのファイルがあり、『Ｂ（容量）』の『Ｃ（ファイルの種類）』ファイルです」というテンプレート文字列をメモリに保持しておき、構成要素Ａ乃至Ｃに相当する情報を後述のフォルダ内容データ（図９及び１０）から抽出することにより、概要を生成する。
　また、本発明では、サブフォルダの類似も考慮している。ここで、サブフォルダ同士の類似とは、複数のサブフォルダにおいて含まれるファイルが類似している状況を指す。例えば、同一の製品の異なるバージョンについてのマニュアルが各々別のサブフォルダに格納されている場合、両サブフォルダに含まれるファイルは類似していることが考えられる。したがって、片方のサブフォルダの概要を表示し、もう片方は類似したサブフォルダであることのみ表示すれば十分である。これにより、より少ない表現でフォルダの概要を示すことができ、効率的な理解を助けることができる。
　また、本発明では、複数次元の格子点上にファイルが分布している場合も考慮している。ここで、複数次元の格子点上のファイルの分布とは、例えば、図４に示すような状況をいう。この例では、複数の部署・期間・種類についてファイルを作成した場合を示している。フォルダの階層構造においては、部署・期間・種類の何れかを選んでフォルダ分類単位として木構造を作らなくてはならない。したがって、下位のサブフォルダは類似した形で配置されることになる（この例では、両方の部署について同じ取り合わせで各期間のサブフォルダが配置されている）。このような状況において、木構造に沿って内容の概要を表示するよりも、複数の次元（部署・期間・種類）の空間を考え、格子上にファイルが存在していることを表示する方が効率が良い。これにより、「部署ごと・月ごとにxlsファイルとdocファイルが１個ずつあります」という具合に、よりユーザに理解しやすい形でフォルダの中に含まれるファイルの概要を表示できる。
　本発明は、フォルダ内に含まれる複数のファイルの概要について、siblingフォルダに含まれる複数のファイルとの比較において差が認められた特徴について記述する。例えば、図５に示すようなフォルダ階層において、「Ａ製品ｖｅｒ．２プレゼン資料」フォルダの内容の概要を表示したい場合を考える。この例では、「Ａ製品ｖｅｒ．１プレゼン資料」フォルダと「Ａ製品ｖｅｒ．２プレゼン資料」フォルダがsibling関係にあることになる。この場合、「Ａ製品ｖｅｒ．１プレゼン資料」フォルダと「Ａ製品ｖｅｒ．２プレゼン資料」フォルダの両方ともｐｐｔファイルを多く含んでいる。従って「ｐｐｔファイルを多く含む」という情報を「Ａ製品ｖｅｒ．２プレゼン資料」フォルダの概要に記述しても、意味はあまりない。それよりも、（例えばｖｅｒ．２の方が後で開発されたため）「Ａ製品ｖｅｒ．２プレゼン資料」フォルダに含まれるファイルの作成日付や最終更新日などについて「Ａ製品ｖｅｒ．１プレゼン資料」フォルダに含まれるファイルとの比較において差が認められることに基づいて概要を記述する方が、よりユーザに理解しやすい情報を与えることができる。なお、複数のサブフォルダについて、親フォルダが同一であれば、それらはsiblingフォルダということになる。ただし、siblingフォルダだからといって必ずしも類似フォルダになるとは限らない。
　本発明は、階層フォルダ内に保存されている文書に対してクエリ検索を行った結果を表示する際、クエリにヒットした文書の階層フォルダ内における位置の分布を表示する（図６参照）。既存の検索エンジンにおいては、クエリ文字列を含む文書は、独自に算出されたスコアに従って一列に並べられる。そこでは、各々のファイルがフォルダ階層のどこに存在しているかという情報は捨てられている。文書の内容を用いて動的にクラスタリングを行う、Velocity（非特許文献７）のような既存技術においても、フォルダ階層における位置の情報は利用していない。本発明は、図６Ａ及びＢの６００または６０１および６０２に示すような、クエリ検索結果表示を提供する。これにより、個人または複数の担当者間で設けていたファイルの格納位置のルールに基づいた、「どこのサブフォルダにあるファイルがどのくらいクエリ文字列を含んでいるのか」という情報をユーザに与えることができる。この情報から、クエリ文字列を含む複数のファイルのフォルダ階層上の位置の分布の概要をユーザに与えることができる。
　また、本発明は、フォルダ階層を一部省略しながら展開表示する。例えば、図７Ａの７００に示すようなフォルダ階層およびクエリ文字列を含むファイルの位置の分布を考える。７００に示すように一つもクエリを含むファイルがないフォルダを含めてフォルダ階層全てについて表示することにあまり意味はなく、図７Ｂの７０１に示すように、クエリ文字列を含むファイルが存在するフォルダについてのみの概要を表示し、フォルダ４乃至フォルダ８については７０２に示すように省略する。この方が、よりユーザに理解しやすい情報を与えることができる。
　即ち、本発明によるファイル管理装置は、階層フォルダ内に保存されているファイルを管理するファイル管理装置であって、階層フォルダのそれぞれのフォルダの内容データを格納するフォルダ内容データ保存部と、フォルダ内容データ保存部を参照し、ユーザによって選択されたフォルダに含まれる複数のファイルの概要を示す文字列を生成するフォルダ概要計算処理部と、生成された文字列を表示装置に表示する表示処理部と、
を備えることを特徴とする。
　ここで、フォルダ概要計算処理部は、ファイルの属性が指定されている場合には、文字列の代わりに、複数ファイルに関して、指定された属性のヒストグラムを取得し、表示処理部は、取得したヒストグラムを前記表示装置に表示する。
　また、フォルダ概要計算処理部は、選択されたフォルダ内に複数次元（階層）の格子点上のファイル分布がある場合に、各次元の名称を併記して各次元ごとにファイルがあることを示す概要文字列を生成する。
　さらに、フォルダ概要計算処理部は、選択されたフォルダ内に複数のサブフォルダが類似のファイルを有する場合、各サブフォルダ名を併記して類似したファイルを含むことを示す概要文字列を生成する。
　また、フォルダ概要計算処理部は、選択されたフォルダ内に類似ファイルを有するサブフォルダがなく、サブフォルダへのファイルの集積がある場合、ファイル集積のあるサブフォルダ名とファイル集積があることを示す概要文字列を生成する。
　本発明によるファイル管理装置は、階層フォルダ内に保存されているファイルを管理するファイル管理装置であって、複数のファイルを格納するファイル格納部と、検索用インデックスを格納する検索用インデックス格納部と、検索用インデックス格納部に格納された検索用インデックスを参照して、クエリ検索を実行し、検索結果を得るクエリ検索処理部と、複数のファイルを格納する各フォルダについて、検索結果に対応するファイル数の情報を取得する位置分布処理部と、各フォルダごとに、ファイル数を表示装置に表示する表示処理部と、を備えることを特徴とする。ここで、表示処理部は、ファイル数を文字で表示するか、位置分布処理部が検索結果に対応するファイル数の情報に基づいて、ヒストグラムを生成し、表示処理部が、各ファイルごとに、ヒストグラムを表示する。なお、表示処理部は、検索結果に対応するファイルを含まないフォルダについては、表示を省略するようにしてもよい。
　本発明によるファイル管理装置は、階層フォルダ内に保存されているファイルを管理するファイル理装置であって、複数のファイルを格納するファイル格納部と、検索用インデックスを格納する検索用インデックス格納部と、階層フォルダのそれぞれのフォルダの内容データを格納するフォルダ内容データ保存部と、表示態様として概要表示が指定されている場合に、フォルダ内容データ保存部を参照し、ユーザによって選択されたフォルダに含まれる複数のファイルの概要を示す文字列を生成するフォルダ概要計算処理部と、表示態様がクエリ検索結果の位置分布表示が指定されている場合に、検索用インデックス格納部に格納された検索用インデックスを参照して、クエリ検索を実行し、検索結果を得るクエリ検索処理部と、複数のファイルを格納する各フォルダについて、検索結果に対応するファイル数の情報を取得する位置分布処理部と、表示態様の指定に応じて、生成された文字列を表示装置に表示するか、或いは、各フォルダごとにファイル数を表示装置に表示する表示処理部と、を備えることを特徴とする。
　さらなる本発明の特徴は、以下本発明を実施するための最良の形態および添付図面によって明らかになるものである。
　本発明によれば、ユーザは、個々のサブフォルダやファイルの内容を確認することなく、効率的にフォルダの中にあるファイルの概要について理解することができる。また、クエリ検索において、クエリ文字列を含む複数のファイルのフォルダ階層上の位置の分布の概要について理解することができる。
フォルダに含まれるファイルの例を示す図である。 フォルダに含まれるファイルの概要を表示する画面の例を示す図である。 特定のサブフォルダに多数のファイルが含まれている状況の例を示す図である。 複数の部署・期間・種類についてファイルを作成している状況の例を示す図である。 siblingフォルダに含まれる複数のファイルを示す例を示す図である。 クエリ文字列を含む複数のファイルのフォルダ階層上の位置の分布の概要を表示する画面の例を示す図である。 クエリ文字列を含むファイルが存在するフォルダについてのみの概要を表示する画面の例を示す図である。 本発明の実施形態による業務文書処理装置の概略構成を示す機能ブロック図である。 フォルダの内容データのデータ構造例を示す図である。 フォルダの内容データのデータ構造例を示す図である。 拡張子の種類定義データおよび文書ヒットデータのデータ構造例を示す図である。 業務文書処理装置によるファイルの概要およびクエリ文字列を含む複数のファイルの位置の分布の概要を表示する処理全体を説明するためのフローチャートである。 フォルダの概要を計算する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。 フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に指定属性のヒストグラムを得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。 フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に概要を得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。 クエリ検索結果のフォルダ階層における位置の分布情報を計算する処理の詳細について説明するためのフローチャートである。 フォルダの直下にあるサブフォルダ毎にヒット数のヒストグラムを得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。
　以下、添付図面を参照して本発明の実施形態について説明する。ただし、本実施形態は本発明を実現するための一例に過ぎず、本発明の技術的範囲を限定するものではないことに注意すべきである。また、各図において共通の構成については同一の参照番号が付されている。
　＜業務文書処理装置の構成＞
　図８は、本発明の一実施形態として構築される、業務文書処理装置の内部構造を概略的に示す機能ブロック図である。この業務文書処理装置は、フォルダの階層構造およびファイルを保持するファイルシステム（ＤＢ）８００と、検索エンジンがファイルを全文検索するために使用する検索用インデックス８０１と、データを表示するための表示装置８０２と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード８０３及びマウスなどのポインティングデバイス８０４と、必要な演算処理、制御処理等を行う中央処理装置８０５と、中央処理装置８０５での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ８０６と、中央処理装置８０５での処理に必要なデータを格納するデータメモリ８０７と、を備えている。
　中央処理装置８０５は、ファイルシステムに格納されているファイルに対して全文検索を行うクエリ検索処理部８０８と、フォルダの概要を計算するフォルダ概要計算処理部８０９と、クエリにヒットした文書の階層フォルダ内分布を計算する検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０と、を含んでいる。フォルダ概要計算処理部８０９は、属性に基づいてフォルダ内の概要を計算する属性由来概要計算処理部８１１を有している。また、属性由来概要計算処理部８１１は、属性のうちsiblingフォルダと差が認められたものについてフォルダの概要を計算する属性差由来概要計算処理部８１２を有している。また、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、フォルダ階層を一部省略しながら展開表示を行う検索結果省略表示処理部８１３を有している。
　データメモリ８０７は、フォルダの内容（サブフォルダまたはファイル）についての情報を保持するフォルダの内容データ８１４と、拡張子とその種類についての情報を保持する拡張子の種類定義データ８１５と、検索クエリがどのファイルに含まれるかの情報を保持する文書ヒットデータ８１６と、を含んでいる。
　＜データメモリ８０７内のデータの内容＞
　図９、図１０および図１１は、データメモリ８０７に含まれる、フォルダの内容データ８１４、拡張子の種類定義データ８１５および文書ヒットデータ８１６のデータ構造を示す図である。
　図９及び１０はいずれも、フォルダの内容データのデータ構造を示しており、それぞれ、ファイルの場合・サブフォルダの場合のデータ例である。図９に示すフォルダの内容データは、構成として、パス名９００と、サブフォルダかどうかを示すフラグ９０１と、サブフォルダの場合には展開されているかどうかを示すフラグ９０２と、サブフォルダの場合にはそのサブフォルダ以下のファイルが持つ属性のヒストグラム９０３と、ファイルの場合にはその容量９０４と、ファイルの場合にはその拡張子９０５と、ファイルの場合には拡張子の種類定義データ８１５で定義される種類９０６と、ファイルの場合にはその作成日９０７と、ファイルの場合にはその最終更新日９０８と、ファイルの場合にはその最終閲覧日９０９と、ファイルの場合にはその提出日９１０と、ファイルの場合にはその作成者９１１と、ファイルの場合にはその作成者の所属９１２と、ファイルの場合にはその差出元９１３と、ファイルの場合にはその宛先９１４と、サブフォルダの場合にはそのサブフォルダ以下のフォルダ階層の深さ９１５と、サブフォルダの場合にはそのサブフォルダ以下のフォルダの数９１６と、を含んでいる。これらの各データは、各ファイルのプロパティ情報から取得されてリスト化される。図９はファイルの場合であるので９０１はＦＡＬＳＥであり、９０２、９０３、９１５および９１６はＮＵＬＬである。反対に、図１０はサブフォルダの場合であるので、１００１はＴＲＵＥであり、１００４～１０１４はＮＵＬＬである。
　図１１Ａは、拡張子の種類定義データ８１５のデータ構造を示している。拡張子の種類定義データは、拡張子１１００および種類１１０１を含む要素の配列である。例えば、jpgファイルとtiffファイルは両方とも画像ファイルであると定義する場合、拡張子１１００が”jpg”で種類１１０１が”画像”である要素と、拡張子１１００が”tiff”で種類１１０１が”画像”である要素の二つを配列の要素に持つ。
　図１１Ｂは、文書ヒットデータ８１６のデータ構造を示している。文書ヒットデータは、パス名１１０２、ヒットしたクエリ１１０３、サマリ１１０４を含む要素の配列である。１つの文書が複数のクエリ文字列を含む場合、ヒットしたクエリ１１０３は複数のクエリ文字列を保持する。例えば、図１１に示す例では、パス名”C:\leader01\temp\file001.txt”にある文書は「文書」と「表示」という２つのクエリ文字列を含んでいるため、ヒットしたクエリ１１０３は2つのクエリ文字列を保持している。
　＜業務文書処理装置の動作＞
　以下、本発明の実施形態による業務文書処理装置において行われる処理について説明する。
　１）動作概要
　図１２は、業務文書処理装置による処理の流れを概略的に示すフローチャートである。図１２において、まず、中央処理装置８０５は、ユーザの指示を受付け、その指示に対応する処理がフォルダの概要の表示か、それとも、クエリ検索結果のフォルダ階層上の位置の分布の概要の表示かを判断する（ステップ１２００）。対象処理がフォルダの概要の表示である場合、フォルダ概要計算処理部８０９はフォルダの概要計算処理を行う（ステップ１２０１）。ステップ１２００において対象処理がクエリ検索結果のフォルダ階層上の位置の分布の概要の表示である場合、クエリ検索処理部８０８が検索を実行してクエリ検索結果を取得し、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０がクエリ検索結果のフォルダ階層における位置の分布情報を計算する処理を行う（ステップ１２０２）。
　その後、中央処理装置８０５は、ユーザの指示を受付け、フォルダの展開・アイコン化表示の指定か処理終了かを判断する（ステップ１２０３）。ここで、フォルダの展開とはサブフォルダが一行として表示されている場合に展開することをいい、アイコン化の指定とは展開されているものを一行にまとめなおすことをいう。対象処理がフォルダの展開・アイコン化表示の指定である場合、ユーザの入力に従って、フォルダの内容データ８１４が展開表示されているか否かを示すフラグ９０２を更新する（ステップ１２０４）。そして、ステップ１２００から処理をもう一度繰り返す。ステップ１２０３において対象処理が処理終了の場合、そのまま終了する。
　２）ステップ１２０１の詳細
　図１３は、図１２のステップ１２０１における、フォルダの概要を計算する処理の詳細について説明するためのフローチャートである。
　まず、フォルダ概要計算処理部８０９は、ユーザの指示を受付け、フォルダの概要が基づくべき属性が指定されているかどうかを判断する（ステップ１３００）。指定されていると判断した場合、次に、フォルダ概要計算処理部８０９は、フォルダの概要が基づくべきとしてどの属性が指定されているかをチェックする（ステップ１３０１）。また、フォルダ概要計算処理部８０９は、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に、ステップ１３０１で指定されていると判断した属性について、ヒストグラムを得る（ステップ１３０２）。そして、フォルダ概要計算処理部８０９は、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に、ステップ１３０２で求めたヒストグラムを図２Ｃの２０２のように表示する（ステップ１３０３）。
　ステップ１３００において、属性がユーザによって指定されていないと判断した場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に概要を得る（ステップ１３０４）。そして、フォルダ概要計算処理部８０９は、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に、そのサブフォルダに含まれるフォルダやファイルの情報として図２の２０１のように表示する（ステップ１３０５）。マウスポインタが近くに存在するサブフォルダについては、図２Ａ及びＣの２００や２０３のようにポップアップ表示を行う（ステップ１３０６）。
　３）ステップ１３０２の詳細
　図１４は、図１３のステップ１３０２における、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に指定属性のヒストグラムを得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。
　まず、フォルダ概要計算処理部８０９は、図９及び１０に示すフォルダ内容データ８１４を参照して、注目しているフォルダに関して、リストＬを作成する（ステップ１４００）。次に、フォルダ概要計算処理部８０９は、リストのインデックス変数としてSub_folder_indexを１で初期化する（ステップ１４０１）。そして、フォルダ概要計算処理部８０９は、リストＬの長さがSub_folder_index以上かどうかを調べる（ステップ１４０２）。Ｌの長さがSub_folder_index未満だった場合、処理は終了する。
　一方、Ｌの長さがSub_folder_index以上だった場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、処理を続ける。まず、フォルダ概要計算処理部８０９は、リストＬのSub_folder_index番目の要素について、展開表示されているかどうかを示すフラグ１００２を参照し、展開表示すると指定されているかどうかを調べる（ステップ１４０３）。展開表示すると指定されている場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、ファイルシステム８００を参照して、リストＬのSub_folder_index番目の要素の直下にあるファイルについて指定属性を調べてヒストグラムとし、ヒストグラム１００３に格納する（ステップ１４０４）。その後、フォルダ概要計算処理部８０９は、ファイルシステム８００を参照し、リストＬのSub_folder_index番目の要素の直下にあるサブフォルダについて、リストＬに追加する（ステップ１４０５）。
　ステップ１４０３において、展開表示すると指定されていない場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、ファイルシステム８００を再帰的に参照して、リストＬのSub_folder_index番目の要素の中にあるファイル全てについて指定属性を調べてヒストグラムとし、ヒストグラム１００３に格納する（ステップ１４０６）。その後、Sub_folder_indexを１増やし（ステップ１４０７）、ステップ１４０２から処理をもう一度繰り返す。
　４）ステップ１３０４の詳細
　図１５は、図１３のステップ１３０４における、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に概要文字列（各サブフォルダの内容を表現する文字列）を得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。
　まず、フォルダ概要計算処理部８０９は、概要を格納する文字列Ｓを空文字列で初期化する（ステップ１５００）。次に、フォルダ概要計算処理部８０９は、ファイルシステム８００を再帰的に参照し、注目しているフォルダの中にあるファイル全てを図９に示すフォルダの内容データで格納したリストＬを作成する（ステップ１５０１）。次に、フォルダ概要計算処理部８０９は、リストＬの中に要素（処理対象のファイル）が含まれているかどうかを調べる（ステップ１５０２）。
　リストＬに要素が含まれていない場合、処理は終了する。逆に含まれている場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、まず、図４で説明したような、複数次元の格子点上のファイルの分布があるかを調べる（ステップ１５０３）。そのようなファイルの分布がある場合、概要Ｓに、各次元の名称を併記して各次元ごとにファイルがあることを述べる表現を加え、それらのファイルをリストＬから除く（ステップ１５０４）。例えば、図４のような構造の場合、Ａ設計部及びＢ設計部を代表する概要文字列を作成し、リストＬからＡ設計部とＢ設計部のフォルダを除く。概要文字列については、例えば、文字列テンプレートをメモリに保持しておき、そのテンプレートに存在する空欄に適合する文字を挿入することにより生成する。図４の場合、「〔　　〕に関する〔　　〕のファイル」というテンプレートがあった場合に、〔　　〕にはそれぞれ“売上”と“ｘｌｓ、ｄｏｃ”が挿入されて文字列が生成される。
　その後、フォルダ概要計算処理部８０９は、ステップ１５０２から処理をもう一度繰り返す。ステップ１５０３において、複数次元の格子点上のファイルの分布がない場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、含まれるファイルが類似している複数のサブフォルダがあるか調べる（ステップ１５０５）。そのような複数のサブフォルダがある場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、概要Ｓに、各サブフォルダ名を併記して類似したファイルを含むことを述べる表現を加え、それらのサブフォルダに含まれるファイルをリストＬから除く（ステップ１５０６）。
　フォルダ概要計算処理部８０９は、さらに、ステップ１５０２から処理をもう一度繰り返す。ステップ１５０５において、含まれるファイルが類似している複数のサブフォルダがない場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、サブフォルダへのファイルの集積があるか調べる（ステップ１５０７）。集積がある場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、概要Ｓに、サブフォルダ名とそのサブフォルダに大多数のファイルが含まれることを述べる記述を加え、そのサブフォルダに含まれるファイル以外のファイルをリストＬから除く（ステップ１５０８）。
　フォルダ概要計算処理部８０９は、さらに、ステップ１５０２から処理をもう一度繰り返す。ステップ１５０７においてサブフォルダへの集積がない場合、属性差由来概要計算処理部８１２は、概要Ｓに、ファイルの各属性（ファイルの容量・ファイルの拡張子・ファイルの種類・ファイルの作成日・ファイルの最終更新日・ファイルの最終閲覧日・ファイルの提出日・ファイルの作成者・ファイルの作成者の所属・ファイルの差出元・ファイルの宛先・フォルダ階層の深さ・フォルダ数）における特徴または傾向（ファイル名における頻出文字列・サブフォルダ名における頻出文字列・タイトルにおける頻出文字列・ファイル名における連番文字列・サブフォルダ名における連番文字列・タイトルにおける連番文字列）のうち、siblingフォルダに含まれる複数のファイルとの差が認められた特徴について記述を加え（ステップ１５０９）、処理を終了する。ステップ１５０９における差の判断については、統計的検定の既存技術を用いて行うことができる。
　５）ステップ１２０２の詳細
　図１６は、図１２のステップ１２０２における、クエリ検索結果のフォルダ階層における位置の分布情報を計算する処理の詳細について説明するためのフローチャートである。まず、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎に、クエリ検索処理部８０８によるクエリ検索に合ったファイルについて、ヒット数のヒストグラムを得る（ステップ１６００）。その後、フォルダ概要計算処理部８０９は、ユーザの指示を受付け、ヒット数を文字で表示するよう指定されているかどうかを判断する（ステップ１６０１）。
　文字で表示するよう指定されている場合、フォルダ概要計算処理部８０９は、１つ以上のクエリにヒットした数と全ファイル数についてヒストグラムを参照し、図７の７０１のようにクエリ文字列を含むファイルが存在するフォルダについてのみ、図６Ａの６００のように階層構造表示部分に表示する（ステップ１６０２）。
　一方、文字ではなくグラフで表示するよう指定されている場合は、フォルダ概要計算処理部８０９は、各クエリごとのヒットした数と全ファイル数についてヒストグラムを参照し、図６Ｂの６０１のように階層構造表示部分に表示する（ステップ１６０３）。
　６）ステップ１６００の詳細
　図１７は、図１６のステップ１６００における、フォルダの直下にあるサブフォルダ毎にヒット数のヒストグラムを得る処理の詳細について説明するためのフローチャートである。まず、クエリ検索処理部８０８は、検索用インデックス８０１を参照することにより文書ヒット情報を得て、図１１Ｂに示す文書ヒットデータの形で保持する（ステップ１７００）。これは検索エンジン分野における既存技術で可能である。
　次に、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、注目しているフォルダについて、図９及び１０に示すフォルダ内容データ８１４を参照してリストＬを作成し（ステップ１７０１）、リストＬのインデックス変数としてSub_folder_indexを１で初期化する（ステップ１７０２）。
　検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、リストＬの長さがSub_folder_index以上かどうかを調べる（ステップ１７０３）。Ｌの長さがSub_folder_index未満だった場合、処理は終了する。逆に、Sub_folder_index以上だった場合、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、リストＬのSub_folder_index番目の要素について、展開表示されているかどうかを示すフラグ１００２を参照し、展開表示すると指定されているかどうかを調べる（ステップ１７０４）。展開表示すると指定されている場合、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、まず、ファイルシステム８００とステップ１７００で得た文書ヒット情報を参照し、リストＬのSub_folder_index番目の要素の直下にあるファイルについて、クエリ毎のヒット数・一つ以上のクエリにヒットしたファイル数・全ファイル数を得て、ヒストグラム１００３に登録する（ステップ１７０５）。その後、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、ファイルシステム８００を参照し、リストＬのSub_folder_index番目の要素の直下にあるサブフォルダについて、リストＬに追加する（ステップ１７０６）。
　一方、ステップ１７０４において展開すると指定されていない場合、検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、ファイルシステム８００を再帰的に参照するとともにステップ１７００で得た文書ヒット情報を参照し、リストＬのSub_folder_index番目の要素の中にあるファイル全てについて、クエリ毎のヒット数・一つ以上のクエリにヒットしたファイル数・全ファイル数を得て、ヒストグラム１００３に登録する（ステップ１７０７）。検索結果フォルダ階層位置分布処理部８１０は、その後、Sub_folder_indexを１増やし（ステップ１７０８）、ステップ１７０３から処理をもう一度繰り返す。
　＜その他＞
　本実施形態では、ファイル名における連番文字列の例として版番号・人員や資産のＩＤ番号を挙げた。この他に、作成日付をファイル名に含む場合や、番号に抜けがある場合も考えられる。このため、属性における傾向として、ファイル名における、０～９または英文字の連続した出現を用いることも可能である。サブフォルダ名についても同様である。また、図９のフォルダの内容データが保持する属性のうち、フォルダ階層の深さ９１５・フォルダ数９１６について、空フォルダを除いた数を用いることも可能である。
　また、図７Ｂの７０１のようにクエリ文字列を含むファイルが存在するフォルダについてのみ表示することに関して、図１６ではヒット数を文字で表示するよう指定されている場合についてのみ行うとして説明した。この他に、クエリ毎のヒット数をグラフで表示するよう指定されている場合についても、クエリ文字列を含むファイルが存在するフォルダについてのみ表示することも可能である。また、ユーザの指示を受付けて７０２に示す省略部分を展開し、フォルダ４～フォルダ８を全て表示するように切り替えることも可能である。
　また、図８のファイルシステム８００は文書管理システムなどの文書ＤＢでも良く、検索エンジンがファイルシステムをクロールして得た、検索用インデックスで代用することも可能である。
　なお、本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ－Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。
　また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。
　また、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ-ＲＷ、ＣＤ-Ｒ等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ(又はＣＰＵやＭＰＵ)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。
８００・・・ファイルシステム
８０１・・・検索用インデックス
８０２・・・表示装置
８０３・・・キーボード
８０４・・・ポインティングデバイス
８０５・・・中央処理装置
８０６・・・プログラムメモリ
８０７・・・データメモリ
８０８・・・クエリ検索処理部
８０９・・・フォルダ概要計算処理部
８１０・・・検索結果フォルダ階層位置分布処理部
８１１・・・属性由来概要計算処理部
８１２・・・属性差由来概要計算処理部
８１４・・・フォルダの内容データ
８１５・・・拡張子の種類定義データ
８１６・・・文書ピットデータ

Claims (12)

  1. 　階層フォルダ内に保存されているファイルを管理するファイル管理装置であって、
    　前記階層フォルダのそれぞれのフォルダの内容データを格納するフォルダ内容データ保存部と、
    　前記フォルダ内容データ保存部を参照し、ユーザによって選択されたフォルダに含まれる複数のファイルの概要を示す文字列を生成するフォルダ概要計算処理部と、
    　前記生成された文字列を表示装置に表示する表示処理部と、
    を備えることを特徴とするファイル管理装置。
  2. 　前記フォルダ概要計算処理部は、ファイルの属性が指定されている場合には、前記文字列の代わりに、前記複数ファイルに関して、前記指定された属性のヒストグラムを取得し、
    　前記表示処理部は、前記取得したヒストグラムを前記表示装置に表示することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
  3. 　前記フォルダ概要計算処理部は、前記選択されたフォルダ内に含まれる前記複数のファイルの概要を、ファイルの容量・ファイルの拡張子・ファイルの種類・ファイルの作成日・ファイルの最終更新日・ファイルの最終閲覧日・ファイルの提出日・ファイルの作成者・ファイルの作成者の所属・ファイルの差出元・ファイルの宛先・フォルダ階層の深さ・サブフォルダ数の少なくとも１つを含む属性における特徴又は傾向に基づいて生成することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
  4. 　前記特徴又は傾向は、ファイル名における頻出文字列・サブフォルダ名における頻出文字列・タイトルにおける頻出文字列・ファイル名における連番文字列・サブフォルダ名における連番文字列・タイトルにおける連番文字列・一部のサブフォルダへのファイルの集積・サブフォルダ同士の類似・複数次元の格子点上のファイルの分布の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項３に記載のファイル管理装置。
  5. 　前記フォルダ概要計算処理部は、前記選択されたフォルダ内に複数次元（階層）の格子点上のファイル分布がある場合に、各次元の名称を併記して各次元ごとにファイルがあることを示す概要文字列を生成することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
  6. 　前記フォルダ概要計算処理部は、前記選択されたフォルダ内に複数のサブフォルダが類似のファイルを有する場合、各サブフォルダ名を併記して類似したファイルを含むことを示す概要文字列を生成することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
  7. 　前記フォルダ概要計算処理部は、前記選択されたフォルダ内に類似ファイルを有するサブフォルダがなく、サブフォルダへのファイルの集積がある場合、ファイル集積のあるサブフォルダ名とファイル集積があることを示す概要文字列を生成することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
  8. 　階層フォルダ内に保存されているファイルを管理するファイル管理装置であって、
    　複数のファイルを格納するファイル格納部と、
    　検索用インデックスを格納する検索用インデックス格納部と、
    　前記検索用インデックス格納部に格納された前記検索用インデックスを参照して、クエリ検索を実行し、検索結果を得るクエリ検索処理部と、
    　前記複数のファイルを格納する各フォルダについて、前記検索結果に対応するファイル数の情報を取得する位置分布処理部と、
    　前記各フォルダごとに、前記ファイル数を表示装置に表示する表示処理部と、
    を備えることを特徴とするファイル管理装置。
  9. 　前記表示処理部は、前記ファイル数を文字で表示する請求項８に記載のファイル管理装置。　
  10. 　前記位置分布処理部は、前記検索結果に対応するファイル数の情報に基づいて、ヒストグラムを生成し、
    　前記表示処理部は、前記各フォルダごとに、前記ヒストグラムを表示することを特徴とする請求項８に記載のファイル管理装置。
  11. 　前記表示処理部は、前記検索結果に対応するファイルを含まないフォルダについては、表示を省略することを特徴とする請求項８に記載のファイル管理装置。
  12. 　階層フォルダ内に保存されているファイルを管理する文ファイル理装置であって、
    　複数のファイルを格納するファイル格納部と、
    　検索用インデックスを格納する検索用インデックス格納部と、
    　前記階層フォルダのそれぞれのフォルダの内容データを格納するフォルダ内容データ保存部と、
    　表示態様として概要表示が指定されている場合に、前記フォルダ内容データ保存部を参照し、ユーザによって選択されたフォルダに含まれる複数のファイルの概要を示す文字列を生成するフォルダ概要計算処理部と、
    　表示態様がクエリ検索結果の位置分布表示が指定されている場合に、前記検索用インデックス格納部に格納された前記検索用インデックスを参照して、クエリ検索を実行し、検索結果を得るクエリ検索処理部と、
    　前記複数のファイルを格納する各フォルダについて、前記検索結果に対応するファイル数の情報を取得する位置分布処理部と、
    　前記表示態様の指定に応じて、前記生成された文字列を表示装置に表示するか、或いは、前記各フォルダごとに前記ファイル数を表示装置に表示する表示処理部と、
    を備えることを特徴とするファイル管理装置。
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