TWM632101U

TWM632101U - 人工智慧電子發票加值中心自動入帳整合系統

Info

Publication number: TWM632101U
Application number: TW111201923U
Authority: TW
Inventors: 李淑敏
Original assignee: 鯨動智能科技股份有限公司
Priority date: 2022-02-24
Filing date: 2022-02-24
Publication date: 2022-09-21

Abstract

一種電子發票自動入帳整合系統，包括至少一使用者裝置及一會計主機。會計主機，通訊連接至該使用者裝置與該帳務資料庫，該會計主機包括一電子發票開立模組、一電子發票接收模組、一辨識分析模組、一運算模組及一傳票產生模組。電子發票適於多筆憑證資料與多筆存證資料，並將該憑證資料與該存證資料轉換為多筆帳務資料。運算模組接收該部門選擇指令，並根據該部門選擇指令取得對應的該部門運算模式。辨識分析模組適於根據該部門運算模式辨識該帳務資料，產生多筆會計項目資料。傳票產生模組接收並根據會計項目資料產生多筆傳票資料。

Description

人工智慧電子發票加值中心自動入帳整合系統

一種整合系統，特別是具有匯入加值中心企業進項電子發票成像串接入帳演算法的一種人工智慧電子發票自動入帳整合系統。

目前，廠商間的發票還是以紙本寄送且人工登打入帳為主，但這樣的方式成本高且不環保。若有一套可以達到發票電子交換，且能夠自動入帳的系統，這樣就能達到節能減碳、降低成本、公司治理的效果。

有鑑於此，本創作提供一種電子發票自動入帳整合系統，可接收電子發票並辨識其內容，依據部門不同帶入會計項目，大幅簡化會計業務處理，降低工作負擔。其具體技術手段如下：一種電子發票自動入帳整合系統，通訊連接於至少一發票存證系統與至少一發票開立系統，該電子發票自動入帳整合系統包括至少一使用者裝置、一帳務資料庫及一會計主機。一使用者裝置適於輸入一部門選擇指令。會計主機，通訊連接至該使用者裝置與該帳務資料庫，該會計主機包括一儲存模組、一電子發票接收模組、一辨識分析模組、一運算模組及一傳票產生模組。儲存模組儲存有多個部門運算模式。電子發票適於從該發票開立系統取得多筆憑證資料，從該發票存證系統取得多筆存證資料，並將該憑證資料與該存證資料轉換為多筆帳務資料。運算模組接收該部門選擇指令，並根據該部門選擇指令取得對應的該部門運算模式。辨識分析模組適於根據該部門運算模式辨識該帳務資料，產生多筆會計項目資料，並將該帳務資料與該會計項目資料傳送至該帳務資料庫。傳票產生模組接收並根據該會計項目資料產生多筆傳票資料。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該會計主機還包括一彙整模組，適於接收該帳務資料，並以清單形式將該帳務資料顯於該使用者裝置的一顯示器。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該辨識分析模組是以語意分析辨識該帳務資料。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該會計主機還包括一電子發票開立模組，適於從該使用者裝置接收一開立資料，根據該開立資料產生該憑證資料與該存證資料，進一步將該憑證資料傳送至該發票開立系統，以及將該存證資料傳送至該發票存證系統。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該帳務資料為該電子發票的影像。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該電子發票接收模組是將該憑證資料或該存證資料串接以形成該電子發票的影像。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該為財政部電子發票整合服務平台。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該辨識分析模組是透過語意分析來辨識憑帳務資料中的文字。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該辨識分析模組包括一規則庫，該辨識分析模組是基於該規則庫進行語意分析。

上述之電子發票自動入帳整合系統，其中，該傳票產生模組中儲存有多筆傳票模板資料，收到該會計項目資料後，並將這些會計項目填入該傳票模板資料，產生該傳票資料。

10:發票存證系統

20:發票開立系統

100:電子發票自動入帳整合系統

110:使用者裝置

111:操作介面

120:帳務資料庫

130:會計主機

131:儲存模組

132:電子發票接收模組

133:運算模組

134:辨識分析模組

135:傳票產生模組

136:彙整模組

137:電子發票開立模組

201:欄位

圖1所繪示為本創作的電子發票自動入帳整合系統。

圖2A至圖2D所繪示為傳票產生的流程示意圖。

圖3所繪示為彙整的示意圖。

請參閱圖1，圖1所繪示為本創作的電子發票自動入帳整合系統。本創作的電子發票自動入帳整合系統100是通連接至外部的一發票存證系統10與至少一發票開立系統20。其中，發票存證系統10例如為財政部電子發票整合服務平台，並且電子發票自動入帳整合系統100可從發票存證系統10中取得多筆存證資料，即是紙本發票在發票存證系統10上所保留的存證資料。發票開立系統20則是外部單位(例如發票開立方)用於開立電子發票的系統，因此電子發票自動入帳整合系統100可從發票開立系統20取得多筆憑證資料，即是來自外部的電子發票。

本創作的電子發票自動入帳整合系統100包括了一使用者裝置110、一帳務資料庫120與一會計主機130。使用者裝置110為使用者(例如會計人員)所使用的裝置，是一種可聯網並且具備運算能力的裝置，例如為個人電腦或智慧型手機。因此，使用者裝置110還包括一顯示器，適於顯示電子發票自動入帳整合系統100的操作介面。此外，在本實施例中，使用者裝置110還適於輸入一部門選擇指令，其意義容後再述。帳務資料庫120則適於儲存電子發票自動入帳整合系統100中所使用的多個帳務資料，作為後續調閱與操作使用。

會計主機130為電子發票自動入帳整合系統100主要的運算裝置，例如為伺服器，並且會計主機130是通訊連接至發票存證系統10、發票開立系統20、使用者裝置110與帳務資料庫120，例如是經過網際網路連接。會計主機130包括一儲存模組131、一電子發票接收模組132、一辨識分析模組134、一運算模組133、一傳票產生模組135、一彙整模組136及一電子發票開立模組137。表示會計主機130的運算功能，並於軟體形式儲存在會計主機130中。

儲存模組131儲存有多個部門運算模式，部門運算模式是每種會計科目對於不同部門的會計項目，因此多個部門運算模式便是對應到不同的部門選擇指令。電子發票接收模組132適於從發票開立系統20取得多筆憑證資料，從發票存證系統10取得多筆存證資料，並將憑證資料與存證資料轉換為多筆帳務資料。藉此取得每一筆發票的資料，包括交換與存證等不同形式的發票。具體來說，電子發票接收模組132從發票開立系統20或發票存證系統10取得的憑證資料或存證資料是單純的數據資料，無法人工解讀，而電子發票接收模組132將其轉換為可人工解讀的的資料形式(例如圖2B)。

在一實施例中，電子發票接收模組132是針對進項從發票開立系統20或發票存證系統10獲取憑證資料或存證資料，接著使用申請人所開發的「匯入加值中心企業進項電子發票成像串接入帳演算法」將憑證資料或存證資料產出每一筆電子發票影像，亦即本案所稱的帳務資料。所謂的「匯入加值中心企業進項電子發票成像串接入帳演算法」是利用欄位對應的方式，將成串的資料轉換成類似電子發票影像。由於將成串的資料轉換成類似電子發票的影像，將便於使用者識別，並選擇每一筆電子發票所對應的部門。

運算模組133適於接收使用者所發出的部門選擇指令，並根據部門選擇指令取得對應的部門運算模式，這些部門選擇指令是針對個別的帳務資料。也就是說，運算模組133會接收來自使用者裝置110的部門選擇指令，並且選取對應的部門運算模式。

辨識分析模組134適於根據部門運算模式辨識帳務資料，並找出對應的會計科目。也就是說，辨識分析模組134能夠辨識帳務資料的內容(例如品項、數量與金額等)，並找出對應的會計科目。舉例來說，品名為「鉛筆」，其對應的會計科目便是「文具用品」，且科目編號為「5153」，從而產生會計科目資料。

進一步的說，在本實施例中，辨識分析模組134包括了一詞庫，也就是規則庫(RuleBase)，詞庫中紀錄了多種品名與其對應的會計科目、編號。辨識分析模組134是透過語意分析來辨識憑帳務資料中的文字，並且將帳務資料中的文字比對詞庫中的品名，找出所對應的會計科目、編號。若帳務資料中的文字未記載於詞庫中，則可使用詞向量(word vector)來找到最接近的會計科目、編號。此外，所產生的會計科目資料會傳送到帳務資料庫120，即完成入帳程序。

傳票產生模組135接收並根據會計項目資料產生多筆傳票資料，也就是將辨識分析模組134對於指定部門產生會計項目填入傳票中以產生傳票資料。具體來說，傳票產生模組135中儲存有多筆傳票模板資料，例如為空白的傳票，收到來自辨識分析模組134的會計項目資料後，並將這些會計項目填入空白的傳票中，完成傳票資料。

彙整模組136適於接收帳務資料，並以清單的形式將憑帳務資料顯於使用者裝置110的顯示器。換句話說，電子發票自動入帳整合系統100所接收到憑證資料與存證資料並將其轉換為帳務資料，可經由彙整模組136進行排列與顯示，同時可顯示出這些帳務資料的內容，如發票編號、品名、金額或是否開立傳票等資料。在一實施例中，彙整模組136在接收到帳務資料之後，會比對帳務資料的內容，若帳務資料重複，則會擇一顯示。換句話說，發票開立系統20在開立憑證資料的同時，會產生一份相同內容的存證資料傳送至發票存證系統10，因此在取得憑證資料與存證資料後，轉換成帳務資料時，則會具有相同的內容，因此可將相同內容的資料省略，僅顯示不同內容帳務資料。彙整模組136將這些資料顯示於使用者裝置110的顯示器上，供使用者檢閱使用。以下以圖示說明操作實施例。

會計主機130還包括一電子發票開立模組137，電子發票開立模組137適於從使用者裝置110接收一開立資料，根據開立資料產生憑證資料與存證資料，進一步將憑證資料傳送至發票開立系統20，以及將存證資料傳送至發票存證系統。也就是說，當使用者為發開立方時，也可透過電子發票自動入帳整合系統100開立發票給收受方(例如外部的發票開立系統20)，並完成發票存證。

請參閱圖2A至圖2D，圖2A至圖2D所繪示為傳票產生的流程示意圖。請先參閱圖2A，為使用者裝置110的顯示器所顯示的操作介面111，所接收到的憑證資料與存證資料會轉換成帳務資料，並以清單的形式顯示於操作介面111上。圖2B為使用者裝置110的顯示器所顯示的操作介面111，顯示了其中一個帳務資料後的畫面，此時使用者可經由使用者裝置110瀏覽帳務資料的內容，例如開立日期、發票編號、公司名稱、稅別、品名、金額等內容。進一步，使用者可在操作介面111上的欄位201選擇部門，例如為圖2C中所選擇的部門為財會部，也就是針對當前的帳務資料選擇對應的部門。而運算模組133便可根據此時選擇的部門，選用對應的部門運算模式，進一步運算帳務資料對應的會計項目。接著，當選擇部門後，點選接收開立確認，辨識分析模組134便會根據帳務資料的內容與所選擇的部門，以文字辨識的方式找出對應的會計項目，接著傳票產生模組135便可產生對應的傳票，例如圖2D所示的傳票。

請參閱圖3，圖3所繪示為彙整的示意圖。彙整模組136可將所接收到的憑證資料或存證資料以清單的形式顯示於使用者裝置110的顯示器。同時顯示這些憑證資料或存證資料的差別特徵以及明細，例如發票編號、發票日期、寄送日期、金額、課稅別、稅率、稅額、總金額、買受人統一編號、買受人名稱、接收型態(發票類型)、銷項、進項及是否已開立傳票等資料(圖3中僅繪出部分項目)，以利使用者追蹤這些發票。進一步的，若使用者點擊這些發票，可檢視發票的內容(例如圖2A)或傳票內容(例如圖2D)。

本創作之電子發票自動入帳整合系統100，可接從財政部電子發票整合服務平台收電子發票資料，並以「具有匯入加值中心企業進項電子發票成相串接入帳演算法」將所接收的電子發票資料轉換為電子發票影像，隨後自動識別發票內容的會計科目與編號，進一步自動入帳。而使用者可經由使用者裝置110操作電子發票自動入帳整合系統100，便可瀏覽所接收的電子發票，進一步可選擇每個電子發票所對應的部門，電子發票自動入帳整合系統100可根據對應的部門自動帶入會計項目，從而自動入帳，同時產生傳票供使用者記帳使用。如此可有效降低事業單位對於多部門的會計業務負擔。

本創作以實施例說明如上，然其並非用以限定本創作所主張之專利權利範圍。其專利保護範圍當視後附之申請專利範圍及其等同領域而定。凡本領域具有通常知識者，在不脫離本專利精神或範圍內，所作之更動或潤飾，均屬於本創作所揭示精神下所完成之等效改變或設計，且應包含在下述之申請專利範圍內。