TWI820444B - 存證信函電子處理系統 - Google Patents

Abstract

一種存證信函電子處理系統，包含一中心主機；一存證信函資訊系統內駐於該中心主機；該存證信函資訊系統包含一使用者介面；一資料庫儲存有多個使用者目錄，各該使用者目錄對應一使用者，該資料庫儲存使用者所建立的相關資料及曾經產生的郵件資料，並根據使用者的資料產生電子印章；一存證信函處理單元用於接收使用者輸入的存證信函相關資料而設定一存證信函，並將該存證信函提供予使用者預覽，以及將該存證信函的相關資料儲存到該使用者目錄中，並處理繳費作業。以及一列印單元連接該中心主機的該存證信函資訊系統，該列印單元用於列印該使用者目錄所儲存的該存證信函並製作成存證信函信封，送到下一級的單位。

Description

存證信函電子處理系統

本發明係有關於之存證信函處理系統，尤其是一種存證信函電子處理系統。

存證信函在法規上是規定郵局的專營業務，非郵局之任何單位均不可經營存證信函之業務。存證信函是一種用於保存證據的實體文件。使用者必須自行撰寫存證信函文件，並準備規定份數的存證信函，採用雙掛號方式寄出，其中一份則留存在郵局。當後續發生訴訟情況時，即可依據郵局的發信日及存證信函內容，作為證明文書之用，證明使用者確實已盡告知義務。

惟傳統的存證信函，使用者必須自行準備實體的存證信函文件，並到各地郵局辦理交寄作業，整個過程相當費時，再者辦理時需要由郵局人員以人工方式處理，也耗費人力資源，造成成本的提高。

故本案希望提出一種嶄新的存證信函電子處理系統，使用者可以應用網路資訊系統交寄存證信函，而不必到各地郵局等候辦理，可以節省時間及人力資源，以解決上述先前技術上的缺陷。

所以本發明的目的係為解決上述習知技術上的問題，本發明中提出一 種存證信函電子處理系統，使用者可直接在本案的存證信函資訊系統上交寄存證信函，使用者僅需將存證信函的相關資料依照格式輸入本案的系統，由系統轉換成電子格式的存證信函，即可進行自動化高速列印封裝，將電子格式的存證信函印製成實體郵件，再由投遞單位遞送給一或多個收件人。因此使用者不需要親自到郵局辦理，可以大幅節省等候時間，再者以電子方式進行函件輸入作業，也可以避免手寫錯誤，在操作上相當便利。本案中的該存證信函資訊系統可以架構在一般的電子函件服務系統中。使用者可以先進入該電子函件服務系統再進入本案的該存證信函資訊系統。

為達到上述目的本發明中提出一種存證信函電子處理系統，包含一中心主機；一存證信函資訊系統內駐於該中心主機；該中心主機包含一處理器及一記憶體；該處理器用於進行該存證信函資訊系統所需要的操作；該記憶體用於儲存該存證信函資訊系統中以電腦程式形式儲存的資料或運算程式，相關的操作結果及相關的資料；該中心主機尚連接到至少一使用者單元，使用者經由該使用者單元進入該中心主機，而與該存證信函資訊系統連通；其中該存證信函資訊系統包含一使用者介面，用於接收使用者所輸入的相關訊息、及輸出該存證信函資訊系統的資訊到該使用者介面；一資料庫，該資料庫儲存有多個使用者目錄，各該使用者目錄對應一使用者，該資料庫儲存使用者所建立的相關資料及曾經產生的郵件資料，並根據使用者的資料產生電子印章；一存證信函處理單元連接該使用者介面，用於接收使用者輸入的存證信函相關資料而設定一存證信函，並將該存證信函提供予使用者預覽，以及將該存證信函的相關資料儲存到該使用者目錄中，並處理繳費作業。以及一列印單元連接該中心主機的該存證信函資訊 系統，該列印單元用於列印該使用者目錄所儲存的該存證信函並製作成存證信函信封，送到下一級的單位。

由下文的說明可更進一步瞭解本發明的特徵及其優點，閱讀時並請參考附圖。

1:存證信函資訊系統

10:中心主機

11:處理器

12:記憶體

20:使用者單元

25:使用者

30:使用者介面

40:資料庫

41:使用者目錄

50:存證信函處理單元

51:版型設定單元

52:資料設定單元

53:預覽單元

54:費用精算單元

60:存證信函

70:列印單元

80:郵件處理單位

110:雲端伺服器

120:電子資訊裝置

121:電子資訊裝置APP

圖1顯示本案之硬體架構及存證信函資訊系統之間的連接架構圖。

圖2顯示本案之中心主機及存證信函資訊系統之操作示意圖。

圖3顯示本案之存證信函資訊系統之元件架構方塊圖。

圖4顯示本案之存證信函資訊系統之操作示意圖。

圖5顯示本案之版型設定單元之操作畫面示意圖。

圖6顯示本案之資料設定單元之操作畫面示意圖。

圖7顯示本案之預覽單元之操作畫面示意圖。

圖8顯示本案之預覽單元之另一操作畫面示意圖。

圖9顯示本案之存證信函資訊系統之另一元件架構方塊圖。

茲謹就本案的結構組成，及所能產生的功效與優點，配合圖式，舉本案之一較佳實施例詳細說明如下。

請參考圖1至圖9所示，顯示本發明之存證信函電子處理系統，包含下列元件：

如圖1所示，本發明的硬體架構包含一中心主機10。

一存證信函資訊系統1內駐於該中心主機10。如圖2所示，其中該中心主機10包含一處理器11及一記憶體12。該處理器11用於進行該存證信函資訊系 統1所需要的操作。該記憶體12用於儲存該存證信函資訊系統1中以電腦程式形式儲存的資料或運算程式，相關的操作結果及相關的資料。該中心主機10可以用各種不同的電子資訊裝置來實現，例如伺服器、電腦、手機、平板電腦、筆電、PDA…等等。本案中的該存證信函資訊系統1可以架構在一般的電子函件服務系統中。使用者可以先進入該電子函件服務系統再進入本案的該存證信函資訊系統1。

其中該中心主機10尚連接到至少一使用者單元20，使用者25可經由該使用者單元20進入該中心主機10，而與該存證信函資訊系統1連通。其中該使用者單元20可以是各種不同的電子資訊裝置，如電腦、平板電腦、手機、PDA…等等，其可經由網路連接該中心主機10。

如圖3所示，該存證信函資訊系統1包含：

一使用者介面30，用於接收使用者25所輸入的相關訊息、及輸出該存證信函資訊系統1的資訊到該使用者介面30，使用者25係經由該使用者介面30進入該存證信函資訊系統1，進行相關的操作。

一資料庫40，該資料庫40儲存有多個使用者目錄41，各該使用者目錄41對應一使用者25，該資料庫40儲存使用者25所建立的相關資料及曾經產生的郵件資料，如存證信函，並根據使用者25的名字等資料產生電子印章。

一存證信函處理單元50連接該使用者介面30，用於接收使用者25輸入的存證信函相關資料而設定一存證信函60，並將該存證信函60提供予使用者25預覽，當使用者25確定內容無誤則將該存證信函60的相關資料儲存到該使用者目錄41中，並且處理繳費作業。

該存證信函處理單元50包含：

一版型設定單元51連接該使用者介面30，用於接收使用者25有關存證信函的資料，其中使用者25必須依照該版型設定單元51所提供的填寫順序及相關規格輸入資料，其內容包含正本收件人姓名、正本收件人郵遞區號、正本收件人地址、副本收件人姓名、副本收件人郵遞區號、副本收件人地址、存證信函本文等等。其中上述的正本收件人或副本收件人的人數可多於一名。

使用者25可以經由該使用者介面30進入該版型設定單元51，依據規定的格式將存證信函的相關資料輸入到該版型設定單元51，如寄件者及收件者的資料，所需函寄的份數等等。圖5顯示該版型設定單元51的操作畫面示意圖。

一資料設定單元52連接該版型設定單元51，接收來自該版型設定單元51的使用者輸入資料，並依據內定的格式設定成一存證信函60(如圖4所示)。該資料設定單元52會顯示寄件或收件地址，令使用者25可以進行修改。圖6顯示該資料設定單元52的操作畫面示意圖。

一預覽單元53連接該資料設定單元52，用於接收來自該資料設定單元52的該存證信函60，並令使用者預覽，以確定內容無誤。圖7及圖8顯示該預覽單元53的操作畫面示意圖。

當使用者25確定該存證信函60的內容無誤時，則該存證信函處理單元50將該存證信函60蓋上郵戳及該名使用者的簽章，並將該存證信函60儲存到該名使用者的使用者目錄41。

一費用精算單元54，用於計算存證信函相關的費用等等，並 要求及接收使用者25付費。

一列印單元70連接該中心主機10的該存證信函資訊系統1，該列印單元70依據該存證信函處理單元50的操作，進入該使用者目錄41呼叫使用者25所儲存的存證信函60，並列印該存證信函60(包含郵戳及使用者簽章)，並依據使用者25所儲存的收件者及寄件者的資料列印寄件信封。該存證信函60及該信封會被打包形成存證信函信封，送到下一級的單位。

一郵件處理單位80連接該列印單元70，接收來自該列印單元70打包的存證信函信封，並進行相關的郵寄作業。

如圖9所示，本案的該中心主機10可以為一雲端伺服器110，該使用者單元20為一電子資訊裝置120，其內部安裝一電子資訊裝置APP(application program)121，用於連接位在該雲端伺服器110的該存證信函資訊系統1，令使用者25可經由該電子資訊裝置APP 121連結該存證信函資訊系統1的該使用者介面30。該使用者單元20可以是各種不同的電腦、手機、平板電腦、筆電、PDA…等等。

本案的優點為使用者可直接在本案的系統上交寄存證信函，使用者僅需將存證信函的相關資料依照格式輸入本案的存證信函資訊系統，由系統轉換成電子格式的存證信函，即可進行自動化高速列印封裝，將電子格式的存證信函印製成實體郵件，再由投遞單位遞送給一或多個收件人。因此使用者不需要親自到郵局辦理，可以大幅節省等候時間，再者以電子方式進行函件輸入作業，也可以避免手寫錯誤，在操作上相當便利。本案中的該存證信函資訊系統可以架構在一般的電子函件服務系統中。使用者可以先進入該電子函件服務系統再進入本案的該存證信函資訊系統。

綜上所述，本案人性化之體貼設計，相當符合實際需求。其具體改進現有缺失，相較於習知技術明顯具有突破性之進步優點，確實具有功效之增進，且非易於達成。本案未曾公開或揭露於國內與國外之文獻與市場上，已符合專利法規定。

上列詳細說明係針對本發明之一可行實施例之具體說明，惟該實施例並非用以限制本發明之專利範圍，凡未脫離本發明技藝精神所為之等效實施或變更，均應包含於本案之專利範圍中。

1:存證信函資訊系統

10:中心主機

11:處理器

12:記憶體

20:使用者單元

70:列印單元

80:郵件處理單位

Claims (10)

1. 一種存證信函電子處理系統，包含：一中心主機；一存證信函資訊系統內駐於該中心主機；該中心主機包含一處理器及一記憶體；該處理器用於進行該存證信函資訊系統所需要的操作；該記憶體用於儲存該存證信函資訊系統中以電腦程式形式儲存的資料或運算程式，相關的操作結果及相關的資料；該中心主機尚連接到至少一使用者單元，使用者經由該使用者單元進入該中心主機，而與該存證信函資訊系統連通；其中該存證信函資訊系統包含：一使用者介面，用於接收使用者所輸入的相關訊息、及輸出該存證信函資訊系統的資訊到該使用者介面；一資料庫，該資料庫儲存有多個使用者目錄，各該使用者目錄對應一使用者，該資料庫儲存使用者所建立的相關資料及曾經產生的郵件資料，並根據使用者的資料產生電子印章；一存證信函處理單元連接該使用者介面，用於接收使用者輸入的存證信函相關資料而設定一存證信函，並將該存證信函提供予使用者預覽，以及將該存證信函的相關資料儲存到該使用者目錄中，並處理繳費作業；以及一列印單元連接該中心主機的該存證信函資訊系統，該列印單元用於列印該使用者目錄所儲存的該存證信函並製作成存證信函信封，送到下一級的單位。
2. 如申請專利範圍第1項所述之存證信函電子處理系統，其中該存證信函處理單元包含：

   一版型設定單元連接該使用者介面，用於接收使用者有關存證信函的資料，其中使用者必須依照該版型設定單元所提供的填寫順序及相關規格輸入資料；使用者經由該使用者介面進入該版型設定單元，依據規定的格式將存證信函的相關資料輸入到該版型設定單元；

   一資料設定單元連接該版型設定單元，接收來自該版型設定單元的使用者輸入資料，並依據內定的格式設定成該存證信函；

   一預覽單元連接該資料設定單元，用於接收來自該資料設定單元的該存證信函，並令使用者預覽，以確定內容無誤；以及

   當使用者確定該存證信函的內容無誤時，則該存證信函處理單元將該存證信函蓋上郵戳及該名使用者的簽章，並將該存證信函儲存到該名使用者的使用者目錄。
3. 如申請專利範圍第2項所述之存證信函電子處理系統，其中該版型設定單元所接收的存證信函的資料包含正本收件人姓名、正本收件人郵遞區號、正本收件人地址、副本收件人姓名、副本收件人郵遞區號、副本收件人地址、存證信函本文。
4. 如申請專利範圍第2項所述之存證信函電子處理系統，其中該資料設定單元會顯示寄件或收件地址，令使用者可以進行修改。
5. 如申請專利範圍第2項所述之存證信函電子處理系統，其中該存證信函處理單元尚包含一費用精算單元，用於計算存證信函相關的費用，並要求及接收使用者付費。
6. 如申請專利範圍第1項所述之存證信函電子處理系統，其中該列印單元依據該存證信函處理單元的操作，進入該使用者目錄呼叫使用者所儲存的包含郵戳及使用者簽章之存證信函，並列印該存證信函，並依據使用者所儲存的收件者及寄件者的資料列印寄件信封；該存證信函及該信封會被打包形成該存證信函信封，送到下一級的單位。
7. 如申請專利範圍第6項所述之存證信函電子處理系統，尚包含一郵件處理單位連接該列印單元，接收來自該列印單元打包的該存證信函信封，並進行相關的郵寄作業。
8. 如申請專利範圍第1項所述之存證信函電子處理系統，其中該中心主機為一雲端伺服器，該使用者單元為一電子資訊裝置，其內部安裝一電子資訊裝置APP(application program)，用於連接位在該雲端伺服器的該存證信函資訊系統，令使用者經由該電子資訊裝置APP連結該存證信函資訊系統的該使用者介面。
9. 如申請專利範圍第1項所述之存證信函電子處理系統，其中該中心主機選自伺服器、電腦、手機、平板電腦、筆電、PDA。
10. 如申請專利範圍第1項所述之存證信函電子處理系統，其中該使用者單元選自電腦、平板電腦、手機、PDA。

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