TWI459315B - Design Method of Elasticized Verification Process - Google Patents

Description

彈性化簽核流程之設計方法

本發明係關於一種彈性化簽核流程之設計方法，特別是指應用資料庫資料處理技術與網頁程式，配合適當的資料結構設計，應用簽核流程彈性化及參數化設計的概念，架構出一種具有高度彈性簽核流程之生成方法，可應用於網頁資訊系統之流程管理。

傳統的靜態流程設計架構，因將流程定義全部撰寫於程式中，利用一連串的IF…ELSE IF…ELSE…之選擇性敘述條件來決定整個簽核流程該往哪裡走及下一簽核者是誰，雖然流程判斷敘述架構具體完整，且無需太多資料表定義分析，資料表只需存放簽核者之簽核記錄即可，對於開發初期較為迅速，且存取資料效率高。然而，需要撰寫非常冗長且複雜的程式碼，造成程式可讀性不高；此外，使用者可能對資訊系統流程進行需求變更提案，該設計架構必須經常修改程式原始碼，每變動一條流程，就算只有某一節點，系統維護人員就必需重頭檢視程式碼，需要花費非常多的人力修改程式，若變更次數增加，修改時間亦隨之增長。除此之外，由於每一個系統的流程定義皆不相同，故開發新系統時，先前系統已經撰寫過的流程定義之程式原始碼將無法再度利用，造成舊系統不易維護，新系統不易開發，較適用於靜態之流程架構。

雖然現今己有彈性簽核流程概念，已見於先前的中華民國發明專利第M385034號「具有彈性簽核流程運作功能之嵌入式資訊系統裝置」一案中。然而，此專利之彈性化簽核概念並無法針對不同業務需求設定不同簽核流程且無法同時發布多項業務流程，而是定義多組流程範本，並由流程簽核的最後簽核者自行決定是否接續另一流程範本進入下一流程或是結束流程。另外，對於流程進行中之案件，此專利並無法動態地將案件加會給非正規流程中之其他簽核人員或將案件退回先前已簽核人員，無法達到流程簽核之完整性及嚴謹度。

本發明之主要目的在於利用業務流程規則庫(Business Process Rule Base)產生彈性化動態簽核流程之設計方法，以提供程式開發者快速建立或維護資訊系統簽核流程。當既有系統之流程需求變更時，程式開發者無須新建或修改系統程式，透過變更業務流程規則庫內的流程規則定義，再透過簽核流程解譯模組與簽核流程生成模組，即可快速生成所需的簽核流程。若為新系統開發時，直接套用業務流程規則庫之設計，填入新系統所需之流程規則定義資料與搭配流程解譯與生成模組，即可在最短時間內生成所需簽核流程。

為達成上述發明之目的，使彈性化簽核流程之設計方法於資訊系統能運作順暢，故實作一系列系統模組，以驗證本發明之適用性。本發明所揭露之模組，包括有：授權層級設定模組、業務流程規則解譯模組、簽核記錄生成模組、代決行人員模組、案件表單簽核模組、代理機制啟動模組、加會簽模組、退回機制啟動模組以及E-mail或訊息通知模組。

本發明所揭露之方法，主要為：利用授權層級設定模組提供業務流程規則解譯模組以決定最高簽核層級；利用流程定義表，分別將每一流程節點、節點簽核動作及節點簽核角色予以編碼，以供其他模組識別；流程解譯模組根據流程定義表定義之流程節點，產生業務簽核流程；簽核記錄生成模組搭配代決行人員模組生成簽核者待簽核記錄；案件表單簽核模組搭配代理機制啟動模組管理表單簽核作業；加會簽模組及退回機制啟動模組則分別負責彈性化加會簽作業與流程退回作業；輔之以E-mail或訊息通知須介入流程之簽核人員或其他單位之案件加會人員以達成流程運作順暢。

有關本發明之詳細特徵與實作，茲配合圖示在實施方式中詳細說明如下，其內容足以使任何熟習相關技藝者了解本發明之技術內容並據以實施，且根據本說明書所揭露之內容及圖式，任何熟習相關技藝者可輕易理解本發明相關之目的與優點。

一種彈性化簽核流程之設計方法，係包含以下步驟：先利用授權層級設定模組，以設定業務於簽核流程各角色的授權層級；利用業務流程規則解譯模組，以解譯業務的簽核流程；利用簽核記錄生成模組，以生成一筆人員可簽核的簽核記錄；利用代決行人員模組，以設定原簽核者之代決行者；利用電子郵件或訊息通知模組，以通知下一個須介入流程之簽核人員；當該簽核人員收到該電子郵件通知後，利用案件表單簽核模組進行案件簽核批閱之工作；利用代理機制啟動模組，授與代理人案件批閱權限以完成案件簽核之工作；利用加會簽模組，彈性地加入原正規流程未定義的簽核人員；利用退回機制啟動模組，可將案件退回流程前面階段；當該加會簽模組或該退回機制啟動模組完成後，利用該電子郵件或訊息通知模組，以通知加會人員或退回之人員；當該簽核人員利用該案件表單簽核模組完成簽核作業後，隨即呼叫該業務流程規則模組，以生成下一位簽核人員，如此反覆進行，直到案件授權申請完成，其中該授權層級設定模組，係以設定新增、修改及註銷業務，並設定業務於簽核流程各角色的授權層級，存入簽核層級規則表，以瞭解簽核流程中之角色人員是否有權決定接受該業務，其中該業務流程規則解譯模組，係以讀取該授權層級設定模組設定之簽核層級規則表和業務流程規則定義表之流程規則來解譯業務之簽核流程，並存入業務流程記錄表，以決定該流程的樣貌及流程各簽核角色人員，其中該簽核記錄生成模組，係以將該業務流程規則解譯模組解譯之至少一筆之業務流程群聚機制，生成一筆人員簽核之簽核記錄，並存入案件簽核記錄表中，其中該群聚機制，係針對多條業務流程之同一角色人員，將其待簽核節點合併做一次簽核，就算其中一條業務流程為該角色人員待簽狀態，亦需先等待其它業務流程都抵達該角色人員手上，再將其合併成一次簽核，不會有複數條業務流程而必須簽核多次，其中該代決行人員模組，係以讀取代決行資料表中原簽核者之代決行資料，讓該原簽核人員若因業務繁忙，代表該原簽核者於某段期間代決簽核，其中該電子郵件或訊息通知模組，係以通知下一個須介入流程之簽核人員或於案件發生加會或退件時，亦通知該簽核人員，或於案件結案時通知案件之簽報人員流程已執行完畢，其中該案件表單簽核模組，係以讀取案件簽核記錄表之待簽記錄，以供各簽核人員以及代理人進行案件簽核批閱之工作，其中該代理機制啟動模組，係以讀取代理資訊資料表之代理人資料，以避免流程執行停頓，因而須使各暫時無法介入參與流程之簽核人員授與代理人案件批閱權限及代理之期間，以完成案件簽核之工作，其中該加會簽模組，係以在正規流程的簽核過程中，因不同業務之需要，彈性地加入原正規流程未定義的簽核人員，使整個業務決策更加周全嚴謹，其中該退回機制啟動模組，係以供簽核者於簽核時若發覺先前已簽核人員之簽核有不妥情事，其將案件退回流程前面階段予以修正，其中該退回機制啟動模組，係讓角色人員針對此次待簽核的至少一項業務，可只退回其中單一業務或某數個業務，而不用一次退回所有手上的業務，以達到選擇性退回前流程效果。

本發明所提供之動態簽核流程生成方法，與其他習用技術相互比較時，更具備下列優點：

1. 流程運作使用業務流程規則庫概念，增加流程彈性及作業效率，減少人力成本。

2. 案件中各個業務子流程獨立運作，提供流程多樣性及容易維護。

3. 案件中同一角色人員不論參與多少個業務子流程只需簽核一次。

4. 業務子流程與人員簽核流程分離設計，使簽核歷程簡潔易懂及流程退回易於實作。

5. 簽核角色人員可選擇性核准/退回案件之部分子業務流程，毋需整案核准/退回案件，具高度簽核彈性。

本發明係為一種應用於網頁資訊系統之彈性化簽核流程設計方法，不僅考慮到業務流程組合之多樣性，亦能考慮到業務流程彈性，以下將以數個圖式來說明本發明之設計方法。

請參閱圖一所示，為本發明彈性化簽核流程之設計方法之之架構圖，來說明本發明之運作流程。如圖一所示，本發明含有：授權層級設定模組110、業務流程規則解譯模組120、簽核記錄生成模組130、案件表單簽核模組140、E-mail或訊息通知模組150、代決行人員模組160、加會簽模組170、退回機制啟動模組180、代理機制啟動模組190；其中授權層級設定模組110用以設定新增、修改及註銷業務，並設定業務於簽核流程各角色的授權層級，以瞭解簽核流程中的哪一角色有權決定是否接受該業務；業務流程規則解譯模組120 即用以利用授權層級設定模組設定之授權資料和業務流程規則庫定義之流程規則來解譯業務的流程規則，決定該流程的樣貌及流程各簽核角色人員；簽核記錄生成模組130用以將流程解譯模組解譯產生的一至多筆業務流程群聚，生成一筆可供簽核的簽核記錄；代決行人員模組160用以使待決行人員可代表原簽核者於某段期間代決簽核；案件表單簽核模組140用以供各簽核人員以及代理人進行案件簽核批閱之工作；代理機制啟動模組190用以授予代理人於原簽核人請假/無法執行簽核行為期間代理簽核作業；加會簽模組170用以在正規流程的簽核過程中，因不同業務之需要，可彈性地加入原正規流程未定義的簽核人員，使整個業務決策能更加周嚴；退回機制啟動模組180用以供簽核者將案件退回流程前面階段；E-mail或訊息通知模組150用以通知下一個須介入流程之簽核人員或於案件發生加會/退件時，亦可通知該簽核人員，或於案件結案時通知案件之簽報人員流程已執行完畢。

本發明主要包含以下四大作業方式，來達成彈性化簽核流程的目的：

一、業務流程規則庫管理作業

為解決簽核流程變更頻繁問題，本發明利用業務流程規則庫儲存流程對應資料，將各簽核流程予以編碼以處理簽核作業。請參閱圖五所示，簽核流程圖裡每步驟皆對應至業務流程規則定義表210之一筆資料，其記載流程節點代碼、簽核角色代碼、前一流程節點、後一流程節點等重要資訊，系統即依據其流程資訊進行下一簽核作業且同時儲存每一簽核人員之簽核紀錄。

如圖五流程圖所示，每一個項目，例如，課長簽核或主任權限，為流程節點，流程節點若為長方形圖示代表簽核角色，菱形圖示代表條件判斷，並將每一流程節點皆予以編號再對 應存入業務流程規則定義表210，流程節點的定義有：流程節點代碼、動作代碼及簽核角色代碼，詳述如下。

(1)流程節點代碼。編號規則為XYZaaaa七碼，其內容為X-流程類別；Y-區別公司角色；Z-若為公司總部流程，則顯示H，其餘為0；aaaa表示各分段流程之流水號。例如，DC00020為課長簽核節點的代碼。

(2)動作代碼：如流程圖中所示角色。例如，START代表開始，即案件簽出、SIGN代表需簽核、COND代表條件判斷及CLOSE代表結案。

(3)簽核角色代碼：若動作代碼為SIGN，則予以簽核角色代碼識別。編碼規則為X_Y_Z，以「_」區別為三部份，X代表公司角色；Y代表各區域營業中心代碼，若為營業處與公司總部流程，則Y以字母X表示；Z代表簽核人員角色。例如，B_X_MASTER代表課長簽核的簽核角色。

二、業務流程規則解譯作業

請參閱圖二所示，此作業涉及授權層級設定模組110及業務流程規則解譯模組120，此作業即會將解譯之業務流程記錄存入業務流程記錄表220，其組成為：案號、業務編號、記錄編號、前記錄編號、後記錄編號、流程節點代碼、前一流程節點代碼、下一流程節點代碼、簽核人員工代號、記錄狀態。為避免頻繁地讀取資料庫作業，系統於簽報人送出授權申請案件，開始進行簽核流程時，即將資料庫所設定相關流程資 訊全部讀出，以陣列儲存。簽報人送出授權申請案件後，系統至陣列讀取其相關資訊，獲其下一流程之流程步驟編號，根據其流程步驟編號至陣列獲其動作編號判斷此步驟為簽核或是條件判斷等，對應其動作編號執行相關程式，進行下一步流程。若動作編號為「SIGN」者，系統會將其簽核紀錄相關資訊儲存至資料庫，以利相關作業之用，如此反覆作業，直到將整條業務流程都存入業務流程記錄表220為止。詳細的作業流程如下：1. 首先，授權層級設定模組110設定好業務授權層級資料；2. 送簽人員於系統新增表單(New)；3. 完成表單新增後將案件送出(Submit)；4. 呼叫業務流程規則解譯模組120讀取業務授權資料表200以決定最高授權層級；5. 解譯模組再讀取業務流程規則定義表210以解譯業務流程順序及每一節點動作及人員；6. 將已解譯之業務流程記錄儲存至業務流程記錄表220完成解譯作業。

三、簽核記錄生成作業

請參閱圖三所示，此作業涉及業務流程規則解譯模組 120、簽核記錄生成模組130、代決行人員模組160及E-mail或訊息通知模組150。一旦簽核作業完成後，此作業即會將生成之簽核記錄存入案件簽核記錄表240，其組成為：案號、記錄編號、簽核送抵日期、簽核完成日期、動作代碼、簽核角色、簽核人員工代號、代理人員工代號、簽核意見、加會人員記錄編號及加會文字說明。簽核記錄生成模組130可將一至多筆業務流程記錄群聚成一筆人員簽核記錄存入案件簽核記錄表240，如此一來，簽核者對一個案件只需簽核一次，不論該案件有多少條子業務流程。詳細的作業流程如下：1. 業務流程規則解譯模組120解譯產生業務流程記錄後，呼叫簽核記錄生成模組130；2. 簽核記錄生成模組130將讀取業務流程記錄表220之業務流程記錄；3. 群聚(group by)簽核角色及簽核者員工代號，將一至多筆業務流程記錄群聚成一筆人員簽核記錄；4. 再呼叫代決行人員模組160以讀取代決行資料表230的簽核者代決行人員資料；5. 若有設定代決行人員，則將簽核人員設定為代決行者6. 將群聚的人員簽核記錄存入案件簽核記錄表240；7. 接著呼叫E-mail或訊息通知模組150讀取案件待簽核人員記錄；8. 案件簽核中，發mail通知下一位簽核人員；9. 亦或案件授權申請完成，通知送簽人員結案。

四、案件表單簽核作業

請參閱圖四所示，此作業涉及案件表單簽核模組140、代理機制啟動模組190、加會簽模組170、退回機制啟動模組180、E-mail或訊息通知模組150及業務流程規則解譯模組120。此作業即待簽核者登入系統後，案件表單簽核模組140隨即讀取案件簽核記錄表240之簽核者待簽記錄，為避免流程執行停頓及減少人工介入之情形，故輔之以代理機制啟動模組190，提供各暫時無法介入參與流程之簽核人員或案件收發人員，使其能授與代理人權限及代理期間之起始終止時，代理資訊資料表250其組成為：授與代理權人、代理人、代理起始年月日時分及代理終止年月日時分。為增加簽核流程彈性，於簽核過程中，提供加會簽模組170，讓非正規流程的簽核人員在必要時可介入參與流程之簽核作業；另外，提供退回機制啟動模組180，使簽核者有機會將案件退回先前已簽核人員，以修正或加強簽核之內容，以此二模組之輔助，達到案件簽核進行中之完全彈性。詳細的作業流程如下：1. 簽核人員於收到mail通知後，登入系統觸發案件表單簽核模組140進行案件簽核；2. 案件表單簽核模組140讀取案件簽核記錄表240之簽核人員待簽記錄；3. 並再呼叫代理機制啟動模組190提供代理人員資訊供案件表單簽核模組140； 4. 代理機制啟動模組190讀取代理資訊資料表250，取得簽核者代理之人員資訊；5. 簽核人員視業務需要可彈性呼叫加會簽模組170將案件加會給正規流程外之人員；6. 儲存加會人員記錄於案件簽核記錄表240；7. 呼叫E-mail或訊息通知模組150通知被加會人員；8. 當被加會人員完成簽核後，案件將回到啟動加會人員待簽；9. 簽核人員視情況可呼叫退回機制啟動模組180將案件退回已簽核人員；10. 儲存退回人員記錄於案件簽核記錄表240；11. 呼叫E-mail或訊息通知模組150通知被退回人員12. E-mail或訊息通知模組150讀取案件簽核記錄表240之待簽人員資料；13. mail通知被加會人員或退回人員；14. 簽核人員送出完成簽核後，案件表單簽核模組140隨即呼叫業務流程規則解譯模組120，以便生成下一位簽核人員；15. 接續圖三作業流程，如此反覆作業，直到案件授權申請完成為止。

上列詳細說明乃針對本發明之一可行實施例進行具體說明，惟該實施例並非用以限制本發明之專利範圍，凡未脫離本發明技藝精神所為之等效實施或變更，均應包含於本案之專利範圍中。

綜上所述，本案不僅於技術思想上確屬創新，並具備習用之傳統方法所不及之上述多項功效，已充分符合新穎性及進步性之法定發明專利要件，爰依法提出申請，懇請 貴局核准本件發明專利申請案，以勵發明，至感德便。

110‧‧‧授權層級設定模組

120‧‧‧業務流程規則解譯模組解譯模組

130‧‧‧簽核記錄生成模組生成模組

140‧‧‧案件表單簽核模組

150‧‧‧E-mail或訊息通知模組通知模組

160‧‧‧代決行人員模組

170‧‧‧加會簽模組

180‧‧‧退回機制啟動模組

190‧‧‧代理機制啟動模組

200‧‧‧簽核層級規則表

210‧‧‧業務流程規則定義表

220‧‧‧業務流程記錄表

230‧‧‧代決行資料表

240‧‧‧案件簽核記錄表

250‧‧‧代理資訊資料表

請參閱有關本發明之詳細說明及其附圖，將可進一步瞭解本發明之技術內容及其目的功效；有關附圖為：圖一為本發明彈性化簽核流程之設計方法之架構圖；圖二為本發明彈性化簽核流程之設計方法之使用者填報新表單資料送出，透過業務流程規則解譯模組根據送簽人員所提業務、授權表及流程規則表解譯流程的處理程序；圖三為本發明彈性化簽核流程之設計方法之簽核記錄生成模組將解譯模組產生之業務流程群聚生成簽核者待簽核流程記錄的處理程序；圖四為本發明彈性化簽核流程之設計方法之簽核人員登入系統，透過案件表單簽核模組進行案件簽核作業並彈性地加入加會簽模組及退回機制啟動模組的處理程序；圖五為說明將流程地圖資訊轉化為流程規則定義資料。

110．．．授權層級設定模組

120．．．業務流程規則解譯模組解譯模組

130．．．簽核記錄生成模組生成模組

140．．．案件表單簽核模組

150．．．E-mail或訊息通知模組通知模組

160．．．代決行人員模組

170．．．加會簽模組

180．．．退回機制啟動模組

190．．．代理機制啟動模組

200．．．簽核層級規則表

210．．．業務流程規則定義表

220．．．業務流程記錄表

230．．．代決行資料表

240．．．案件簽核記錄表

250．．．代理資訊資料表

Claims (12)

1. 一種彈性化簽核流程之設計方法，係包含以下步驟：先利用授權層級設定模組，以設定業務於簽核流程各角色的授權層級；利用業務流程規則解譯模組，以解譯業務的簽核流程；利用簽核記錄生成模組，以生成一筆人員可簽核的簽核記錄；利用代決行人員模組，以設定原簽核者之代決行者；利用電子郵件或訊息通知模組，以通知下一個須介入流程之簽核人員；當該簽核人員收到該電子郵件通知後，利用案件表單簽核模組進行案件簽核批閱之工作；利用代理機制啟動模組，授與代理人案件批閱權限以完成案件簽核之工作；利用加會簽模組，彈性地加入原正規流程未定義的簽核人員；利用退回機制啟動模組，可將案件退回流程前面階段；當該加會簽模組或該退回機制啟動模組完成後，利用該電子郵件或訊息通知模組，以通知加會人員或退回之人員；當該簽核人員利用該案件表單簽核模組完成簽核作業後，隨即呼叫該業務流程規則模組，以生成下一位簽核人員，如此反覆進行，直到案件授權申請完成。
2. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該授權層級設定模組，係以設定新增、修改及註銷業務，並設定業務於簽核流程各角色的授權層級，存入簽核層級規則表，以瞭解簽核流程中之角色人員是否有權決定接受該業務。
3. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該業務流程規則解譯模組，係以讀取該授權層級設定模組設定之簽核層級規則表和業務流程規則定義表之流程規則來解譯業務之簽核流程，並存入業務流程記錄表，以決定該流程的樣貌及流程各簽核角色人員。
4. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該簽核記錄生成模組，係以將該業務流程規則解譯模組解譯之至少一筆之業務流程群聚機制，生成一筆人員簽核之簽核記錄，並存入案件簽核記錄表中。
5. 如申請專利範圍第4項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該群聚機制，係針對多條業務流程之同一角色人員，將其待簽核節點合併做一次簽核，就算其中一條業務流程為該角色人員待簽狀態，亦需先等待其它業務流程都抵達該角色人員手上，再將其合併成一次簽核，不會有複數條業務流程而必須簽核多次。
6. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該代決行人員模組，係以讀取代決行資料表中原簽核者之代決行資料，讓該原簽核人員若因業務繁忙，代表該原簽核者於某段期間代決簽核。
7. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該電子郵件或訊息通知模組，係以通知下一個須介入流程之簽核人員或於案件發生加會或退件時，亦通知該簽核人員，或於案件結案時通知案件之簽報人員流程已執行完畢。
8. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該案件表單簽核模組，係以讀取案件簽核記錄表之待簽記錄，以供各簽核人員以及代理人進行案件簽核批閱之工作。
9. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該代理機制啟動模組，係以讀取代理資訊資料表之代理人資料，以避免流程執行停頓，因而須使各暫時無法介入參與流程之簽核人員授與代理人案件批閱權限及代理之期間，以完成案件簽核之工作。
10. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該加會簽模組，係以在正規流程的簽核過程中，因不同業務之需要，彈性地加入原正規流程未定義的簽核人員，使整個業務決策更加周全嚴謹。
11. 如申請專利範圍第1項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該退回機制啟動模組，係以供簽核者於簽核時若發覺先前已簽核人員之簽核有不妥情事，其將案件退回流程前面階段予以修正。
12. 如申請專利範圍第11項所述之彈性化簽核流程之設計方法，其中該退回機制啟動模組，係讓角色人員針對此次待簽核的至少一項業務，可只退回其中單一業務或某數個業務，而不用一次退回所有手上的業務，以達到選擇性退回前流程效果。