TWI402761B - 電子表單之行動簽核方法 - Google Patents

Description

電子表單之行動簽核方法

本發明係有關一種電子表單之行動簽核方法，特別是有關於一種藉由網路終端裝置連接網路通訊系統，以提供使用者便捷地進行電子表單之行動簽核方法。

隨著科技之進步，電子、資訊及自動化技術之廣泛應用，使得生產技術得到了巨大發展，市場競爭愈來愈激烈，競爭推動社會飛速前進，同時給企業造成了嚴酷的生存環境。企業必需力爭在最短時間內、消耗最少資金、生產出滿足市場需求之物品。其中開發費用基本上與時間成正比，即開發周期越長，投資越多。這種因素也促使企業必須採取各種手段縮短物品開發周期、降低生產成本及提高物品質量，而其中產生之資訊量成倍增長。如何處理及管控好各類資訊，使企業逐步實現電腦資訊化，標誌著企業之進步與發展。

表單電子化是近幾年的趨勢，透過彈性化簽核流程，搭配簽核狀態等監視功能，可有效追蹤表單流向及提昇表單處理效率，進而改善傳統簽程效率不彰之缺失，因此這種方法已成為現今公司內部工作流程的主要依據。因此，所謂電子表單之簽核流程，就是將企業營運的流程電子化，透過電子表單與網路的傳遞，節省紙張的浪費，同時以網路取代原本需花費的傳遞成本，並且避免傳送的錯誤及延遲。再者，透過電子表單的控管，可以監控各表單流程的進度，了解每張表單的即時狀況，致使以往人工處理流程時，積壓案件的狀況減少。並且可針對重要的流程提供時間的控制，一旦有逾時狀況發生，可立即通知相關人員處理。

就企業來說，於日常作業當中，「簽核」一直是件非常重要的工作。舉凡企業內部大大小小的事情，幾乎都與「簽核」脫不了關係，也正因為如此，簽核任務的生成必須涵蓋到企業所有的組織層面，而隱含在其中的任務流程、規則及內容編輯、收發、處理等問題，就顯得相當的複雜。每項簽核任務都可能因為其性質屬性的不同而產生相當大的差異性；即使是同一性質屬性的簽核任務，也常常會因為簽核任務運作的時間、環境、狀況不同而發生不同的簽核需求變化。對於事務繁重的高階主管而言，即便是提供了相當便利且普及的網路管道可進行電子文件的處理，也常常忙錄到無瑕逐一審閱每份待簽核文件，甚至是無暇上網處理每份待簽核文件。然而，大部份的簽核任務都會涉及相同或不同部門的多位主管。鑒此，如何提供一種行動簽核流程，以進一步提升簽核文件的時效性，進而有效地改善企業簽核流程及工作效率，使企業能真正享受到辦公室作業流程電子化所帶來的利益，實是相關業者目前急待解決的問題。

為解決先前技術之缺失，本發明提供一種電子表單之行動簽核方法，用以提供使用者藉由一網路終端裝置連接一網路通訊系統而進行一電子表單之線上設計，此電子表單之行動簽核方法包括以下步驟：提供至少一使用者藉由一連接網路系統之終端裝置而進行電子表單之簽核，而此電子表單之行動簽核方法包括以下步驟：使用者登入，使用者藉由終端裝置之操作介面以連接一行動簽核系統；進行使用者驗證，此行動簽核系統包含一驗證模組，根據使用者輸入之帳號與密碼，以核對使用者之身份；提供表單基本訊息一覽表，此行動簽核系統進一步包含一電子簽核模組，自一資料庫擷取對應使用者之待簽核電子表單，並將待簽核電子表單之基本訊息傳送至終端裝置之操作介面；判斷是否屬於待簽表單之處理，使用者藉由終端裝置之操作介面，自表單基本訊息一覽表選擇一特定之表單，以進行表單之處理選項；當使用者選擇待簽表單之處理選項時，則藉由終端裝置送出一待簽回覆訊息至電子簽核模組，以進行待簽表單之處理；當使用者選擇非待簽表單之其他選項時，則藉由終端裝置送出一非待簽回覆訊息至電子簽核模組，以進行表單之其他處理；轉換表單內容至圖檔，當行動簽核系統收到待簽回覆訊息時，自資料庫擷取對應使用者之待簽核電子表單，同時將待簽核電子表單之內容轉換成一特定圖像格式之圖檔，以將此特定圖像格式之圖檔回傳給使用者；以及使用者根據表單圖檔進行簽核處理，當使用者自終端裝置之操作介面接收到上述特定格式之圖檔時，則根據此圖檔之內容以決定待簽表單之處理選項。

據此，本發明之目的在於提供一種電子表單之行動簽核方法，藉由行動簽核系統將使用者欲簽核之電子表單轉換成特定格式之圖檔，再將此圖檔透過網路系統傳送至使用者之行動終端裝置，使得使用者可在終端裝置直接審視欲簽核之電子表單的圖檔內容，據此可決定欲簽核電子表單之處理選項：同意、否決、退簽與關閉等簽核功能，不但簡化使用者之終端裝置之處理功能(只要具備圖檔viewer即可，無須提供表單之文書處理)，更可大幅度改善表單簽核之處理效率，進而縮短企業內部之工作流程。

由於本發明揭露一種電子表單之行動簽核方法，其中所利用之工作流程管理機制與網路通訊原理，已為相關技術領域具有通常知識者所能明瞭，故以下文中之說明，不再作完整描述。同時，以下文中所對照之圖式，係表達與本發明特徵有關之結構示意，並未亦不需要依據實際尺寸完整繪製，盍先敘明。

請參考第1~2圖，係根據本發明提供之較佳實施例，為一種電子表單之行動簽核方法，提供至少一使用者藉由一連接網路系統10之終端裝置11或行動裝置12而進行電子表單之簽核，其中此電子表單之行動簽核方法係如下步驟所述：步驟S1：使用者登入，使用者藉由連接網路系統10之終端裝置11或行動裝置12之操作介面而登入一行動簽核系統13。

步驟S2：進行使用者驗證，上述行動簽核系統13包含一驗證模組14，根據使用者輸入之帳號與密碼，以核對使用者之身份，如第3圖之左半部所示。

步驟S3：提供簽核工作區50，當使用者成功登入上述行動簽核系統13之後，則將簽核工作區50呈現在終端裝置11或行動裝置12之操作介面，如第3圖之右半部所示，其中此簽核工作區50之桌面具有五種選項菜單：待簽表單、待簽表單(代理人)、退回表單、被知會表單與被徵詢表單。同時在此桌面之特定位置，提供使用者所有待處理之表單總筆數。

步驟S4：判斷是否屬於待簽表單之處理。當使用者在簽核工作區50選擇「待簽表單」之處理選項時，藉由終端裝置送出一待簽回覆訊息至上述行動簽核系統13，以進行此待簽表單之處理。當使用者選擇非待簽表單之其中之一選項時，例如：待簽表單(代理人)、退回表單、被知會表單、被徵詢表單，則藉由上述終端裝置11或行動裝置12送出一非待簽回覆訊息至上述電子簽核模組15，以進行此待簽表單之其他處理，如第3圖所示。

步驟S5：提供表單基本訊息一覽表20，上述行動簽核系統13進一步包含一電子簽核模組15，當收到上述步驟S4之待簽回覆訊息後，此電子簽核模組15自一資料庫16擷取對應使用者的待處理之電子表單，並將這些待處理之電子表單之基本訊息，以如第4圖所示之一覽表形式傳送至終端裝置11或行動裝置12之操作介面。

步驟S6：選擇待簽核之表單，使用者根據上述包涵多個表單之基本訊息一覽表20之中，點選一欲進行簽核之表單進行，如第4圖所示，使用者係點選工作日誌審核單。

步驟S7：轉換表單內容至圖檔，當行動簽核系統13收到上述該點選表單後，自資料庫16擷取對應使用者之點選表單，同時電子簽核模組15將此點選表單之內容轉換成一特定圖像格式之表單圖檔30，並將此特定圖像 格式之表單圖檔30回傳給使用者之終端裝置11或行動裝置12，如第5圖所示。

步驟S8：使用者根據終端裝置11或行動裝置12所接收之表單圖檔進行簽核處理，當使用者自終端裝置11或行動裝置12之操作介面接收到上述特定格式圖檔之表單後，則根據圖檔之內容以決定待簽表單之處理選項。其中表單之處理選項如第5圖所示，包括：同意、否決、退簽與關閉等四種處理選項。以下就這四種處理選項說明之：

(1)當使用者選擇「同意」時，係表示使用者核可此待簽之電子表單，此時會來到下一畫面：簽核意見表40之提供，如第6圖所示，使用者可自行決定是否填入。

(2)當使用者選擇「否決」時，係表示使用者不核可此待簽之電子表單，此時會來到下一畫面：簽核意見表40之提供，如第6圖所示，使用者必須填入否決之簽核意見。

(3)當使用者選擇「退簽」時，係表示使用者退回此待簽之電子表單，此時會來到下一畫面：簽核意見表40之提供，如第6圖所示，使用者必須填入退簽之簽核意見。

(4)當使用者選擇「關閉」時，係表示使用者暫時不進行待簽表單之處理，而回到上一畫面：表單基本訊息一覽表20，如第4圖所示。

在上述較佳實施例中，電子表單之線上設計可在一平台架構進行，而此平台架構可以是Windows、Linux、Unix、Microsoft.NET、COM及Java等其中任一者。此外，電子表單之格式係支援一資料格式，而此資料格式可以是ASP.NET、HTML、ASP、JSP(Java)、PHP、CFM、Office InfoPath、Word、Excel及Windows Form等其中任一者。此外，電子表單之程式語言可以是ASP.NET、VB.NET、C#、C++、J#、Office InfoPath、ASP、Java、J2EE、JSP、PHP及CFM等其中任一者。此外，電子表單可支援之一標準 瀏覽器係支援標準HTML的標準瀏覽器，而此標準瀏覽器之格式可以是ASP.NET、HTML、ASP、JSP、PHP、CFM、Office InfoPath、Word、Excel及Windows Form等其中任一者。

在本實施例中，使用者之終端裝置11或行動裝置12可為工作站、個人電腦、筆記型電腦、掌上型電腦、個人數位助理(PDA)以及行動電話其中任一者。此外，本實施例之網路通訊系統係為一無線通訊系統。而此無線通訊系統所採用之無線通訊協定係符合WiFi、2.5G、3G及3.5G等其中之一者。此外，本實施例之行動簽核系統13係以網路服務(web service)17作為與網路系統10之溝通介面。

在本實施例中，上述圖檔之特定圖像格式可以是BMP、JPG、GIF、TIFF、JPEG、PNG及其它數位圖像格式等其中任一者。此外，簽核意見表40更進一步包括同意後結案之選項，如第6圖所示，可將使用者已簽核之表單進行結案歸檔。

以上所述僅為本發明之較佳實施例，並非用以限定本發明之權利範圍；同時以上的描述，對於相關技術領域之專門人士應可明瞭及實施，因此其他未脫離本發明所揭示之精神下所完成的等效改變或修飾，均應包含在申請專利範圍中。

10‧‧‧網路系統

11‧‧‧終端裝置

12‧‧‧行動裝置

13‧‧‧行動簽核系統

14‧‧‧驗證模組

15‧‧‧電子簽核模組

16‧‧‧資料庫

17‧‧‧網路服務

20‧‧‧表單基本訊息一覽表

30‧‧‧表單圖檔

40‧‧‧簽核意見表

S1、S2、S3、S4、S5、S5'、S6、S7、S8‧‧‧步驟

第1圖為一系統平台，係根據本發明提出之較佳實施例，為一種電子表單之行動簽核系統。

第2圖為一流程圖，係根據本發明提出之較佳實施例，為一種電子表單之行動簽核方法。

第3~6圖，係根據本發明提出之較佳實施例，為使用者進行行動簽核之操作介面。

S1、S2、S3、S4、S5、S5'、S6、S7、S8‧‧‧步驟

Claims (14)

1. 一種電子表單之行動簽核方法，提供至少一使用者藉由一連接網路系統之終端裝置而進行電子表單之簽核，該電子表單之行動簽核方法包括以下步驟：使用者登入，使用者藉由該終端裝置之操作介面以連接一行動簽核系統；進行使用者驗證，該行動簽核系統包含一驗證模組，根據使用者輸入之帳號與密碼，以核對使用者之身份；提供一簽核工作區，當使用者成功登入該行動簽核系統，則將該簽核工作區呈現在該終端裝置之操作介面；當使用者在該簽核工作區選擇待簽表單之處理選項時，則藉由該終端裝置送出一待簽回覆訊息至一電子簽核模組，以進行該待簽表單之處理；當使用者選擇非待簽表單之其他選項時，則藉由該終端裝置送出一非待簽回覆訊息至該電子簽核模組，以進行該待簽表單之其他處理；提供一表單基本訊息一覽表，該行動簽核系統進一步包含一電子簽核模組，當收到該待簽回覆訊息後，自一資料庫擷取對應該使用者的待處理之電子表單，並將該待處理之電子表單之基本訊息，以一覽表之形式傳送至該終端裝置之操作介面；選擇待簽核之表單，使用者根據該表單基本訊息一覽表，點選一欲進行簽核之表單進行；轉換表單內容至圖檔，當該行動簽核系統收到該點選表單後，自該資料庫擷取對應該使用者之點選表單，同時將該點選表單之內容轉換成一特定圖像格式之圖檔，以將該特定圖像格式之圖檔回傳給使用者；以及使用者根據表單圖檔進行簽核處理，當使用者自該終端裝置之操作 介面接收到該特定格式之圖檔時，則根據該圖檔之內容以決定該待簽表單之處理選項。
2. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該終端裝置可為工作站、個人電腦、筆記型電腦、掌上型電腦、個人數位助理以及行動電話等其中任一者。
3. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該網路系統係為一無線通訊系統。
4. 依據申請專利範圍第3項之電子表單之行動簽核方法，其中該無線通訊系統係符合選自於由WiFi、2.5G、3G及3.5G等所構成群組之無線通訊協定。
5. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該行動簽核系統係以網路服務(web service)作為與該網路系統之溝通介面。
6. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該非待簽表單之其他選項係為代理人待簽表單、退回表單、被知會表單與被徵詢表單等其中之一選項。
7. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該待簽表單之處理選項係為同意、否決、退簽與關閉等其中之一處理選項。
8. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該圖檔之特定圖像格式係選自於由BMP、JPG、GIF、TIFF、JPEG、PNG及其它數位圖像格式等所構成之群組。
9. 依據申請專利範圍第7項之電子表單之行動簽核方法，其中該處理選項為否決或退簽時，更進一步要求使用者進行簽核意見之提供。
10. 依據申請專利範圍第9項之電子表單之行動簽核方法，更進一步包括同意後結案之選項，以將一已簽核表單進行結案歸檔。
11. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該電子表單之簽核係在一平台架構進行，而該平台架構係選自於由Windows、Linux、Unix、Microsoft.NET、COM及Java所構成之群組。
12. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該電子表單之格式係支援一資料格式，而該資料格式係選自於由ASP.NET、HTML、ASP、JSP(Java)、PHP、CFM、Office InfoPath、Word、Excel及Windows Form所構成之群組。
13. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該電子表單之程式語言選自於ASP.NET、VB.NET、C#、C++、J#、Office InfoPath、或ASP、Java、J2EE、JSP、PHP及CFM所構成之群組。
14. 依據申請專利範圍第1項之電子表單之行動簽核方法，其中該電子表單係支援一標準瀏覽器，而該標準瀏覽器之格式係選自於由ASP.NET、HTML、ASP、JSP、PHP、CFM、Office InfoPath、Word、Excel及Windows Form所構成之群組。