RO126551A2 - Dispozitiv pentru legat documente cu patru găuri - Google Patents

Abstract

Invenţia se referă la un dispozitiv pentru legat documente cu patru găuri, care poate fi utilizat la legarea materialelor scrise, pentru constituirea dosarelor, în vederea arhivării. Dispozitivul conform invenţiei are în componenţă două perforatoare (4 şi 5) care sunt montate pe un capac (6) mobil, la o distanţă egală, găuri care corespund cu poziţia unor pistoane (25), permit trecerea cu uşurinţă a pistoanelor (25), odată cu firul de sfoară, împreună cu un mecanism (13) de derulare a ghemului de sfoară, fixat sub un mecanism (11) de coasere, permite desfăşurarea lentă a firului peste cele patru pistoane (25) şi, printr-un canal (32), al unei plăci (10) superioare, cu mecanismul (11) de coasere, ce este acţionat manual, cu ajutorul unor şuruburi (24), se trece din poziţia iniţială în poziţia pentru lucru, prin strângerea unor distanţiere (23), cu ajutorul şuruburilor (24) ornamentale, este ghidat cu ajutorul unui ax (28) care trece printr-o bucşă (29), şi al unui canal (30) de pe cutia dispozitivului (1), cu un mecanism (12) de presare, care este montat pe mijlocul dipozitivului (1), a cărui placă (35), este fixată excentric de un ax (37), cu un şurub (36) ornamental, care, prin ridicarea de acest şurub (36) ornamental, permite rotirea acestuia şi poziţionarea pe marginea materialelor perforate (42), existente în mecanismul (11) de coasere, presarea lor şi blocarea axului (37) în poziţia (41) presat, cu ajutorul şurubului (36) ornamental plat, existent pe o bucşă (38) de ghidare, cursa axului este reglată de un şurub (39) ornamental, cu ştampilele ale căror facsimile (a, b, c, d), fixate pe câte un suport, sunt ataşate de

Description

„DISPOZITIV PENTRU LEGAT DOCUMENTE CU PATRU GĂURI”

Faptul că în ultimii ani, volumul de documente a crescut considerabil în toate domeniile de activitate, a determinat realizarea unui produs care să vină în sprijinul, celor care doresc să asigure securitatea acestora, prin legarea lor în vederea arhivării și predării lor la Arhivele Statului sau la depozitele proprii de arhivă.

Acest produs poate avea ca destinatari, pe toți cei care dețin documente ce alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României , gestionate de-a lungul timpului de organismele publice sau private, economice, culturale, sociale , militare și care doresc să le lege, în vederea predării la depozitele de arhivă .

Legea Arhivelor Naționale nr. 16 din 1996 prevede, responsabilitatea persoanelor fizice și persoanelor juridice , creatoare și deținătoare de materiale care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, privind evidența , inventarierea , selecționarea , păstrarea și folosirea documentelor. Nu s-a făcut referire, la modalitatea de legare a acestor materiale , care ar fi fost necesară pentru toți deținătorii.

Pentru folosirea dispozitivului, lucrătorii sunt nevoiți să-și însușească mai întâi partea teoretică prezentată în „Legea Arhivelor Naționale” și în „Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente” , aprobate de conducerea Arhivelor Naționale, prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.05. 1996 și apoi regulile de folosire a acestui dispozitiv, care se vor regăsi în conținutul acestei descrieri.

Cu ajutorul dispozitivului, am creat o „ punte” de legătură , între ceea ce Legea Arhivelor Naționale , ne „obligă” să facem și ceea ce trebuie să facă lucrătorul pentru legarea acestor materiale, aducând o contribuție importantă muncii pe linie de arhivă , ținând cont de faptul că unele materiale trebuiesc legate pentru a fi păstrate, până la 100 de ani de la crearea lor, în cazul documentelor de stare civilă, medicale și cele referitoare la siguranța și integritatea națională , până la 90 de ani pentru documentele privind afacerile criminale și documentele notariale și juridice, până la 75 de ani pentru documentele personale , până la 50 de ani de la crearea documentelor tehnice, fiscale, cele privind politica externă și cele ale societăților cu capital privat, până la 40 de ani

C<2 O 1 O - O O 1 1 1 - 1 O 4)2- M pentru documentele privind viața civilă sau până la 30 de ani de la crearea documentelor scrise.

în prezent legarea documentelor se desfășoară în mod „haotic”,neexistând un procedeu bine stabilit care să realizeze o legătură de bună calitate , fiecare lucrător încercând să adopte soluția cea mai avantajoasă din punctul lui de vedere , iar la final, să rezulte o diversitate de dosare , potrivit proverbului „câte bordee atâtea obicee.”

Legarea materialelor se face cu ajutorul unor cutii din lemn , prevăzute cu trei găuri iar aranjarea se face cu mare grijă , existând astfel pericolul ca ele să se miște la fiecare manevră greșită a lucrătorului, creând o stare neplăcută acestuia.

Perforarea materialelor se face cu ajutorul unei mașinii de găurit electrice, acolo unde există, iar în alte cazuri, perforarea se face cu ajutorul unui obiect ascuțit, acționat prin forța de apăsare a lucrătorului. Prin aceste metode, lucrătorii sunt expuși permanent la diferite accidente. Am spus „lucrătorii” deoarece executarea acestor operații implică intervenția celei de-a doua persoane care să ajute la executarea acestei operațiuni.

De cele mai multe ori perforarea foilor se face la întâmplare și nu sunt respectate distanțele maxime sau minime care să permită citirea completă a textelor , datelor și rezoluțiilor. Această operație de perforare se face îndeosebi pe birouri, sau scaune , existând pericolul distrugerii sau degradării acestora.

După perforarea foilor, urmează operația de legare , care se realizează în prezent cu ajutorul unei ac improvizat dintr-o clamă și care trebuie să se facă cu mare grijă , deoarece , o simplă mișcare a foilor poate duce la o pierdere de timp pentru reașezarea foilor. Și la această operație este necesară intervenția celui de-al doilea lucrător, pentru a ține presat dosarul în vederea realizării legăturii.

O prevedere importantă menționată în Legea Arhivelor face referire, la eliminarea corpurilor metalice (ace, agrafe, clame, șine de dosar), care pot duce la degradarea documentelor. Păstrarea acestor elemente metalice, poate duce la distrugerea documentelor și la apariția unor denivelări, care dă un aspect urât dosarului. Această operație , de cele mai multe ori este ignorată , în special, la eliminarea capselor, datorită dificultăților de înlăturare a acestora.

După numerotarea paginilor , se trece la scrierea pe copertă a datelor de identificare ale dosarului referitoare la: denumirii unității, a compartimentului , a

0-~2 Ο 1 Ο - Ο Ο 1 1 1 - 1 Ο -02- 2010 numărului de dosar din inventar , a anului, a indicativului din nomenclator , a datelor de început și de sfârșit , a numărului de file , volumul și termenul de păstrare, care de cele mai multe ori se fac cu prescurtări datorită comodității lucrătorului sau nepriceperii acestuia.

Sunt situații , când lipsesc o parte din aceste date de identificare ale dosarului sau când scrierea acestora se face indescifrabil , datorită neglijenței lucrătorului , ceea ce duce la îngreunarea activității de preluare a dosarelor de către arhivar.

Acest dispozitiv pentru legat, este prevăzut cu elemente tehnologice noi și este dotat cu materiale și accesorii strict necesare desfășurării operațiunilor.

Dispozitivul poate fi confecționat din materiale ușoare. Poate fi fixat pe patru suporți reglabili. Dispozitivul se împarte în trei compartimente (A,B,C) așa cum este prezentat în figura nr. 1.

Compartimentul „A” denumit și „compartimentul mecanismelor”, are capacul comun cu compartimentul „B” (31 ) și este fixat de corpul dispozitivului cu ajutorul șuruburilor, sub care se găsesc următoarele mecanisme:

.Mecanismul pentru derularea ghemului de sfoară care așa cum este prezentat în figura nr. 2, se compune:

• dintr-un suport ( 1 ), în formă de „U”, fixat de corpul dispozitivului ( 7 );

• un mosor ( 2 ), pe care va fi introdus ghemul de sfoară, având la capete montați rulmenți ( 4 ) de dimensiuni mici, necesari pentru rularea ușoară a ghemului de sfoară;

• un accesoriu ( 5 ), în formă de „ L ” fixat de peretele despărțitor dintre compartimentele „A”și”B”, este prevăzut cu un canal, ce are rolul de a dirija firul de sfoară spre orificiul de ieșire ( 8 );

• pregătirea dispozitivului pentru lucru se face prin introducerea ghemului ( 3 ), pe mosor ( 2 ) , așezarea acestuia în suportul în formă de „U” ( 1 ), trecerea firului de sfoară prin lamela de ghidare ( 5 ), prin orificiul (18), din profilul pătrat și prin orificiul capacului celor două compartimente ( 8 ), prin canalul ( 20 ), existent pe capac și prin canalele ( 17 ), de pe pistoane;

Mecanismul de coasere așa cum este prezentat în figura nr. 3, se compune:

ον 2 Ο 1 Ο - ο ο 1 1 1 - 1 Ο 02- 2010 • dintr-o bucșă ( 9 ), fixată de partea de jos a cutiei cu ajutorul a două șuruburi ( 10 ) care are rolul de ghidare;

• un ax ( 11 ) , prevăzut la partea superioară cu un filet care face legătura cu un profil pătrat ( 12 ), prin înfiletare, având rolul de a realiza o mișcare în plan vertical și trece prin bucșa de ghidare ( 9 );

• acest profil pătrat este mai scurt decât lățimea cutiei cu 2-3 mm, pentru a permite la strângere, blocarea acestuia cu ajutorul șuruburilor ( 13 ), iar mișcarea în plan vertical facându-se prin intermediul cele două canale ( 14), ale cutiei;

• profilul pătrat, este prevăzut la capete cu șuruburi ornamentale cu cap de plastic (13 ) și cu câte un distanțier ( 15 ) , care odată strânse, exercită o presiune asupra peretelui dispozitivului, blocând, la mișcarea în plan vertical, în sus mecanismul de coasere în poziția pentru lucru, cât și la mișcarea în plan vertical, în jos mecanismul de coasere în poziția inițială. Aceste piese sunt acționate cu mâna din afara dispozitivului;

• pe acest profil pătrat, la partea superioară se găsesc patru pistoane (16), fixate prin filet (19 );

• pistoanele sunt prevăzute cu canale de trecere ( 17 ), a sforii, cu rolul de a elimina frecarea produsă la introducerea foilor perforate pe aceste pistoane, cât și la eliberarea pistoanelor după terminarea legării;

• în acest profil pătrat, în partea dreaptă, deasupra ghemului cu sfoară, se găsește un orificiu (18) prin care va trece firul de sfoară;

• capacul este prevăzut cu un orificiu pentru trecerea firului de sfoară ( 8 ) și un canal ( 20 ) de trecere a sforii, ce se intersectează cu canalele (17), existente pe pistoane. Acesta are rolul de a permite mișcarea mai ușoară a firului de sfoară atunci când se realizează legarea propriu-zisă.

Acest compartiment este prevăzut în partea stângă cu o ușă (21), fixată în balamale simple ( 22 ), care permite intervenția lucrătorului atât pentru alimentarea cu sfoară a dispozitivului cât și pentru alte probleme apărute la mecanismele din interior.

Mecanismul de presare așa cum este prezentat în figura nr. 4. se compune:

Ο 1 Ο - Ο Ο 1 1 1 - 1 Ο 02- 2010 • dintr-o bucșă metalică ( 23 ), fixată sub capacul corpului cu ajutorul a două șuruburi ( 24 ) , are rolul de ghidare. Bucșa de ghidare este prevăzută cu o gaură ( 25 ), filetată în lateral , al cărei șurub ornamental cu cap din plastic ( 26 ), acționat cu mâna stângă prin ușa ( 21 ), din partea stângă a dispozitivului are rolul de a bloca axul care străbate bucșa de ghidare ;

• dintr-un ax ( 27 ), prevăzut la partea superioară cu o placă ( 28 ), fixată cu ajutorul unei șurub ornamental cu cap din plastic plat ( 29 ), pe care se va putea exercita o presiune asupra acestuia prin apăsarea cu mâna. Această placă este fixată excentric pe un ax , în poziția inițială placa fiind dispusă la marginea dosarului fără a împiedica așezarea foilor în mecanismul de coasere. In poziția pentru lucru , se ridică placa deasupra dosarului, se rotește la 180 de grade și se așează pe marginea dosarului, apoi odată cu exercitarea presiunii asupra plăcii se va bloca axul cu ajutorul șurubului. La partea inferioară se găsește un al doilea șurub reglabil ( 30 ), ce are rolul de a bloca ieșirea axului din bucșa de ghidare. Axul va rămâne blocat sub presiunea exercitată până la realizarea legăturii , după care se eliberează și se aduce la poziția inițială.

Acest mecanism are rolul de a presa foile până la realizarea legăturii finale , eliminând astfel intervenția celui de-al doilea lucrător.

Compartimentul „B”așa cum este prezentat în figura nr. 5, este prevăzut cu un capac, comun cu compartimentul „A” (31), fixat de corpul dispozitivului cu ajutorul șuruburilor, sub care se găsesc două sertare tip tastatură.

• în sertarul ( 33 ), se găsesc materiale necesare întocmirii dosarelor (coperte, foi albe) cu o capacitate de depozitare de până la 100 de bucăți și un șablon confecționat din material plastic la dimensiunile unei coli de format A4. Acest șablon ajută la decuparea copertelor din carton, fără a mai pierde timpul necesar pentru măsurare, trasare, atunci când acestea nu pot fi procurate din comerț.

• în sertarul ( 32 ) se găsește un mâner universal pentru ștampile, patru facsimile cu diferite înscrisuri. Aceste facsimile sunt fixate fiecare pe câte un suport (tip sanie) ce poate fi atașat la mâner, necesare pentru aplicarea ^-2010-00111-1 0 -02- 2010 pe coperta dosarului a datelor de identificare. Tot în acest sertar se găsește și o tușieră, care va servi la umezirea ștampilelor. Deplasarea sertarelor se face pe șine glisiere.

Compartimentul „C”așa cum este prezentat în figura nr. 1, se compune dintr-un capac mobil ( 40 ) , prinderea de corpul dispozitivului realizându-se prin intermediul unor balamale simple ( 34 ). Pe acest capac sunt fixate cu șuruburi, la distanțe egale, cele două perforatoare ( 35 și 36 ). Sub perforatoare există orificii care permit trecerea deșeurilor rezultate în urma perforării. Curățarea dispozitivului de deșeuri se face prin rabatarea plăcii mobile pe care sunt montate cele două perforatoare. Perforatorul ( 35 ), este prevăzut cu un limitator reglabil ( 37 ), cu rolul de a centra foile înainte de perforare.

Acest compartiment este împărțit în două locașuri ( 38 și 39 ); locașul (38 ) care se află imediat sub găurile de evacuare, are rolul de a colecta deșeurile rezultate iar locașul ( 39 ) are rolul de a depozita o serie de accesorii și materiale necesare procesului tehnologic (un cuter, un tub cu tuș negru, un tub cu lipici, două inglițe, o lavetă, un creion și un decapsator).

Activități premergătoare legării materialelor și modul de funcționare al dispozitivului.

alimentarea dispozitivului cu materiale și accesorii : coperte din carton duplex, foi albe, opise pentru dosarele ce conțin documente importante sau care sunt solicitate frecvent pentru studiu; decapsator; inglițe cuter; sfoară; lipici; tuș negru, creion, șablon, riglă din plastic și un suport din sticlă, lavete ;

îndepărtarea corpurilor metalice existente pe documente (capse, agrafe, ace, șine de dosar);

în ordonarea documentelor , care se face după un criteriu bine stabilit (pe probleme și termene de păstrare, în ordine cronologică) se va ține cont, ca deasupra să se regăsească cele mai vechi și apoi restul;

mecanismul de coasere se deblochează și se trece din poziția inițială în poziția pentru lucru, după care se blochează prin acționarea asupra celor două șuruburi de la capetele acestuia;

(X 2 Ο 1 Ο - Ο Ο 1 1 1 - 1 Ο -02- 2010 se va trece sfoara prin canalele existente pe pistoanele dispozitivului (17) și prin canalul de pe placa ( 20 ), de preferat capetele să fie un pic mai lungi decât este necesar;

coperta din poziția normală, printr-o mișcare de rotație în plan transversal se întoarce cu fața în jos, se perforează în această poziție și fără a mai schimba poziția acesteia se introduce în mecanismul de coasere așa cum este prezentat în figura nr. 3. Așa se va proceda în continuare și cu celelalte foi respectând ordinea stabilită . Se va avea în vedere ca un dosar să nu depășească 300 de foi. Grosimea dosarului poate fi urmărită și cu ajutorul pistoanelor, care au o înălțime calculată astfel încât să nu depășească acest număr cu prea multe file.

după perforarea celei de-a doua coperte, se va trece la presarea dosarului cu ajutorul plăcii ( 28 ), operație care se face prin ridicarea plăcii în plan vertical și rotirea acesteia cu 180 de grade, până când marginea plăcii se va fixa pe marginea dosarului), după care se va bloca axul ( 27 ), cu ajutorul șurubului ornamental cu cap din plastic ( 26 ), care susține plăca ( 28 ) . Blocarea se menține până când se termină operația de înnodare a capetelor de sfoară;

cu ajutorul cuierului, care se găsește în locașul ( 39 ), se va tăia capătul sforii (lungimea capetelor de sfoară să fie de cel puțin 20 cm. în afara dosarului). Acestea vor servi la realizarea mai ușoară a legăturii cât și la aplicarea elementelor de sigilare la spatele dosarului);

cele două capete de sfoară se extrag deasupra dosarului;

numerotăm pistoanele cu 1,2,3,4: pistoanele 1 și 4 sunt cele de la margini, unde se găsesc capetele de sfoară, care tocmai au fost aduse deasupra dosarului, iar capetele de sfoară vor fi trecute, fiecare prin inelele de sfoară formate de pistoanele 2 și 3;

prin inelele formate de pistoanele 2 și 3, se va avea grijă să fie introdusă câte o ingliță (numai dacă este cazul), care are rolul de a împiedica ieșirea inelelor de sfoară din găurile dosarului atunci când se eliberează mecanismului de coasere din găurile dosarului; aceasta se poate întâmpla când este folosită o sfoară mai subțire decât adâncimea canalelor de pe pistoane;

(Λ- 2 Ο 1 Ο - Ο Ο 1 1 I Ο ϋ/- 2JW prin tragerea de cele două capete de sfoară , inelele se vor micșora, realizând astfel strângerea propriu-zisă, apoi cele două capete se vor înnoda după care vor fi introduse în interiorul dosarului pentru aplicarea elementelor de sigilare a dosarului;

se deblochează șuruburile laterale ( 13 ), și se trage mecanismul de coasere în jos cu ajutorul celor două șuruburi ornamentale cu cap din plastic ( 13 ) , aflate la extremitățile acestuia, se aduce în poziția inițială și se blochează , eliberând astfel pistoanele ( 16 ), din găurile dosarului;

se desface șurubul de blocare ( 26 ) ,al plăcii de presare, se ridică , se rotește la 180 de grade și se așează în poziția inițială;

se trage de capetele de sfoară pentru a strânge dosarul , apoi se va realiza nodul propriuzis;

se întoarce dosarul (41 ), cu fața în sus;

dacă este cazul, se vor fasona marginile dosarului cu ajutorul cuierului care se găsește în locașul ( 39 ). Această operație se poate realiza prin folosirea suportului din sticlă și al riglei care se află sub capacele compartimentelor „A” și”B”;

este recomandat ca fasonarea dosarului să nu se facă pe suprafața dispozitivului;

se trece la numerotarea dosarului cu ajutorul creionului din dotare care se găsește în compartimentul ( 39 ) ;

se trece la ștampilarea pe coperta din fața a datelor de identificare în ordinea stabilită;

pe o filă nescrisă care se poate introduce la începutul sau la sfârșitul dosarului se va certifica „Prezentul dosar conține .... file , în cifre și între paranteze, în litere , după care se semnează și se aplică data certificării;

la final, dispozitivul se va curăța de deșeurile rezultate, se va șterge de praf, ștampilele se vor spăla cu apă după care se va completa cu noi materiale;

posibilitatea grupării tuturor materialelor necesare în interiorul dispozitivului, elimină timpul pierdut pentru căutarea lor . Acest dispozitiv , alimentat la început cu toate materialele necesare desfășurării operațiunilor de legare, poate lega aproximativ 50 de dosare, cu un singur lucrător. Timpul scurt aferent legării unui

Μ - Ο Ο 1 1 1 - 1 Ο Ο/- 2010 dosar, dă un plus de energie lucrătorului, în special acolo unde volumul de documente „nu se termină niciodată”;

• odată cu operația de ordonare a foilor, se vor îndepărta și corpurilor metalice cu ajutorul decapsatorului care se găsește în compartimentul (39) ;

Foarte importantă este găurirea foilor cu ajutorul celor două perforatoare ( 35 și 36 ), care oferă posibilitatea realizării legăturii la o distanță fixă de 12 mm de la partea scrisă spre margine și citirea, fără vreun mare efort, a tuturor textelor , rezoluțiilor și a datelor.

La fel de ușor se pot lega și foile în format A5, perforarea facându-se în seturi de până la 25 de foi odată, (în funcție de capacitatea perforatoarelor), așezarea acestora în mecanismul de legare făcându-se una câte una , în trepte , de sus în jos, pentru a se realiza o uniformizare a acestora.

Cu acest dispozitiv pot fi legate și foi de format A3 pe lungimea acestora, singura intervenție constând în reglarea limitatorului ( 37 ), existent la perforator la distanța prevăzută pe acesta, restul operațiunilor facându-se identic ca cele prezentate mai sus.

Dotarea dispozitivului cu cele patru ștampile ce cuprind elementele de identificare ale dosarului, nu-i mai dă posibilitatea lucrătorului să omită scrierea vreunuia dintre ele pe copertă.

Precizia oferită de acest dispozitiv și acuratețea cu care se poate lucra, nu face altceva decât să rezulte dosare de o calitate ireproșabilă și să asigure o viață mai lungă și sigură documentelor astfel constituite.

întocmit,

Claims (1)

1. REVENDICARE „DISPOZITIV PENTRU LEGAT DOCUMENTE CU PATRU GĂURI”

   Acest dispozitiv de legare a documentelor, implică o combinație de mai multe caracteristici tehnice care definesc modalitatea de legare a foilor, în special cele în format A4;

   • primă caracteristică tehnică constă în găurirea foilor cu ajutorul celor două perforatoare fixate pe un suport , astfel încât găurile realizate să fie la distanțe egale una de alta , iar marginea pentru îndosariere să aibă o distanță de 12 mm, de la centrul găurii la margine, suficientă pentru citirea completă a tuturor textelor, datelor și rezoluțiilor;

   • a doua caracteristică tehnică a acestui dispozitiv constă în posibilitatea manevrării mecanismului de coasere în plan vertical și blocarea /deblocarea atât în poziția pentru lucru cât și în poziția inițială a acestuia, în așezarea foilor în mecanismul de coasere, mecanism care îndeplinește un dublu rol , atât de aranjare a foilor cât și de dirijare a firului de sfoară în vederea legării dosarului;

   • a treia caracteristică tehnică constă în presarea foilor cu ajutorul plăcuței de deasupra dispozitivului și blocarea acesteia cu ajutorul șurubului prevăzut, în vederea manevrării ușoare a firului de sfoară și realizarea nodului propriu-zis.

   Fiecare caracteristică tehnică a acestui dispozitiv este prevăzută cu elemente ajutătoare deosebit de importante în desfășurarea întregului proces tehnologic după cum urmează:

   varianta de coasere cu patru găuri oferă posibilitatea legării foilor de diferite dimensiuni, în special a celor de format A4 și A3, dar și de format A5, care după perforare pot fi aranjate într-o anumită ordine, evitând crearea unor „cocoașe” la nivelul dosarului;

   perforarea foilor pe aceeași direcție se realizează cu ajutorul limitatorului prevăzut la perforatorul din partea stângă a dispozitivului, acesta având posibilitatea de reglare în funcție de formatul foilor;

   ^-7010-00111-1 0 -il2· 201D manevrarea ușoară a ghemului de sfoară pe toată durata de folosire a dispozitivului se realizează cu ajutorul mosorelului existent în interiorul dispozitivului;

   la finalul procesului tehnologic, dispozitivul este prevăzut cu accesorii ( cuter, riglă, suport din sticlă ) , necesare ajustării marginilor dosarului, numai dacă este cazul, cât și un număr de patru ștampile de diferite forme cu înscrisuri care vor fi aplicate pe coperta dosarului, referitoare la antetul instituției, numărul dosarului după nomenclatorul arhivistic și la ce se referă conținutul dosarului, datele extreme ale dosarului, nr. de file, volumul , termenul de păstrare și o tușieră necesară pentru umezirea ștampilelor;

   dispozitivul este prevăzut cu un sertar în care se vor depozita diferite materiale (coperte, foi albe , șablon) și un sertar pentru păstrarea mânerului și a ștampilelor, un locaș pentru recuperarea deșeurilor rezultate în urma perforării foilor care se află dispus sub cele două perforatoare și un locaș pentru alte materiale necesare desfășurării întregului proces tehnologicț bidon cu tuș negru, cuter, inglițe, lipici,creion, decapsator, lavetă pentru curățarea dispozitivului la terminarea lucrului ).