MXPA04006428A - METODO PARA CUMPLIMIENTO DEL REGISTRADOR DE ESTáNDARES CON REQUERIMIENTOS DE AGENCIAS DE ACREDITACION. - Google Patents

Abstract

Una metodologia para que registradores de estandares cumplan con requerimientos de agencias de acreditacion gubernamental incluye un conjunto unico de procedimientos e instrucciones de trabajo para certificar o registrar una organizacion para estar conforme con uno o mas estandares nacionales o internacionales. Los procedimientos e instrucciones de trabajo aseguran el apego al documento de guia internacional que gobierna a los registradores, a la vez que provee instrucciones facilmente usadas y mantenidas por los empleados. Los procedimientos e instrucciones de trabajo son objeto de traduccion a varias lenguas extranjeras. En una modalidad, la metodologia incluye procedimientos e instrucciones de trabajo que gobiernan el proceso de cotizacion y programacion de auditorias, incluyendo la seleccion de auditores, asi como la revision del paquete de auditoria y la emision de certificados apropiados de conformidad. Los procedimientos e instrucciones de trabajo para todos los auditores y certificaciones se controlan (150) preferentemente y son auditables directamente a traves de un solo local u oficina, tal como la oficina central del registrador.

Description

Kumpcím itent AV.8E. Cl!. Y. DE. DK. ES. Fl. FR. For tvo-letter caries and uner ubirtrumons >cttr t ¡ GB. GR.113, IT, ? ?. C. l.: Cl. SE. TU), ?.?? patent anee Sotes orí Codes and A h m-uui ns " divcamiy ,?r (BF. BJ, CP. CC. Cl. CM, GA, CiN. iW, MI.. teg !a- usuc c!ihe PCTtxettc. NT.. SN TD.TGi. Pulili?lied; tnter nult nul síurc re/wt 1 METODO PARA CUMPLIMIENTO DEL REGISTRADOR DE ESTANDARES CON REQUERIMIENTOS DE AGENCIAS DE ACREDITACION Campo de la invención La presente invención se relaciona con una metodología que permite a un registrador de estándares cumplir con requerimientos de acreditación de agencias gubernamentales o cuasigubernamentales . Antecedentes de la invención La fiera competencia de los años ochentas enseñó al negocio e industria Americana una lección inolvidable: Las empresas que no proporcionan productos y servicios de calidad no prosperan, y no pueden sobrevivir. En los años noventas, y ya en el siglo 21 , la definición de calidad se amplió más allá del calibre del mismo producto o servicio. Esta extensión incluye cada aspecto para proporcionar un producto o servicio, de la venta pasando por la distribución, hasta la facturación y servicio postventa. Cuando se seleccionan proveedores para materiales, partes o servicios, los clientes en cualquier nivel, ya sea industrial, venta al por mayor o al menudeo, necesitan y quieren una garantía de que recibirán una calidad completa. Esa demanda puede cumplirse a través de un enfoque global a la administración de calidad. Como tal varias organizaciones nacionales e internacionales han desarrollado una serie de Ref.: 156889 2 estándares que aplican a calidad, ambiente, salud ocupacional y seguridad, y otros sistemas de administración. Por ejemplo, los estándares internacionales y nacionales tales como ISO 9001:2000, ISO 9001/2002:1994, QS-9000, ISO/TS 16949, VDA 6.1, TL 9000, ISO 13485, el Suplemento de Herramental y Equipo (TE, por sus siglas en inglés) , El Suplemento de Semiconductores, ISO 14001, AS9100, ISO/IEC 17025 y OHSAS 18001, se han desarrollado para proporcionar una medida y método para la administración de la calidad en varios aspectos industriales y comerciales. Un registrador de estándares provee una certificación de una tercera parte a la que una organización particular se ajusta a uno o más de tales estándares nacionales y/o internacionales. Como tal los registradores de estándares típicamente deben ser reconocidos o acreditados por varias agencias nacionales y/o internacionales gubernamentales o cuasigubernamentales poseyendo también un nivel de competencia en la que la certificación del registrador puede depender. Ejemplos de tales agencias gubernamentales o cuasigubernamentales incluyen el Consejo de Acreditación de Registradores (RAB, por sus siglas en inglés) en los Estados Unidos, el RvA de los Países Bajos, el UKAS de Gran Bretaña, TGA de Alemania, JAB de Japón, e INMETRO de Brasil. A medida que más y más países e industrias reconocen la importancia de los estándares de calidad, la necesidad por una certificación y registro continúa creciendo con un aumento asociado de 3 registradores de estándares y cuerpos de acreditación nacionales e internacionales. La palabra calidad" por sí misma es causa de mucha confusión. La calidad está definida por la organización de estándares internacionales (ISO, por sus siglas en inglés) en ISO 9000:2000, 3.1.1 como el "grado con el que un conjunto de características inherentes cumple con los requerimientos" y por ISO 8402:1994, 2.1 como la "totalidad de características de una entidad que recae en su capacidad de satisfacer necesidades establecidas e implicadas" . Lograr un nivel satisfactorio de calidad involucra que todas las actividades tengan una influencia en la calidad. Para propósitos de lograr la satisfacción del cliente, la calidad significa conveniencia para el propósito o conveniencia para el uso. Expresado simplemente, es la capacidad de cumplir una necesidad determinada. Para que la calidad de un producto o de un servicio sea apropiada, depende de la(s) necesidad (es) que se supone cumple. Por ejemplo, el accesorio de azulejos de pisos de baño para los baños en un centro comercial local podría estar determinado por estándares bastante diferentes a los de los azulejos destinados para el baño de un hogar privado. Similarmente, un servicio de limpieza usado por un laboratorio necesitará cumplir estándares diferentes que uno usado por una oficina de seguros. Como tal, antes de que la calidad pueda determinarse 4 o juzgarse, es necesario entender la medida, la cual generalmente se basa en los requerimientos del cliente. Sin embargo estos requerimientos no se limitan simplemente al producto o servicio. Cubren todos los demás aspectos de la transacción, incluyendo el precio, distribución y su momento de oportunidad, y servicio postventa. La historia de la calidad puede trazarse desde tiempos tan remotos como los días del cavernícola. Un cavernícola autosuficiente era tanto un proveedor como un usuario. Con el objeto de ser ambos, tuvo que conocer exactamente qué se necesitaba, cumpliendo el requerimiento del cliente, y posterior convirtiéndose en proveedor al crear o manufacturar ese artículo. Esta metodología de sentido común ha pasado a través de generaciones de la humanidad y está en práctica aún en nuestros días. El mismo concepto puede aplicarse a proveedores y clientes internos. Internamente, calidad también significa distribución a tiempo del producto o servicio requerido para cumplir una necesidad definida. Las piezas fundidas en bruto elaboradas correcta y apropiadamente, por ejemplo, deben distribuirse en el número correcto al área coincidente cuando se necesitan. El correo de la compañía debe clasificarse correctamente y distribuirse de acuerdo con lo programado, etc. La meta principal de muchos negocios es hacer una ganancia para el dueño, ya sea un individuo, un socio o varios 5 miles de accionistas, a través de la venta de bienes y servicios. A través del tiempo, los negocios han empleado muchas estrategias diferentes para mejorar sus prospectos de hacer ganancias. La administración de la calidad proporciona beneficios importantes para los clientes, pero es aún más valioso para la empresa. Con la administración de la calidad, las compañías pueden mejorar los ingresos y cortar costos. Una calidad superior ayuda a las compañías a competir con más éxito para nuevos clientes. También es crítico en la retención de los clientes actuales. Es bien sabido que cuesta mucho más -los estimados varían de 5 a 20 veces más, dependiendo de la industria- atraer a un nuevo cliente que retener a uno actual. Al mismo tiempo, la eficiencia interna mejora, proporcionando ahorros adicionales en costos. La administración de la calidad evita ineficiencias y costos de mano de obra, materiales, máquinas, e inventarios, relacionados. También ayuda a que una compañía evite los costos de pagos retrasados, reembarques, y llamadas repetidas a servicio. Sin duda, el imperativo de la calidad es saludable para los negocios y la industria, para los consumidores y la economía como un todo. El experto en calidad el Dr. W. Edwards Deming, quien introdujo los conceptos y procesos de calidad a los japoneses en 1950 con resultados que han sacudido a los negocios y a la industria globalmente, describe los resultados de consecución de calidad como una reacción en cadena: 6 Mejorar Calidad Mejorar Productividad Disminuir Costos Disminuir Precios Aumentar Participación del Mercado Permanecer en el Negocio Proporcionar Más Trabajos Retorno de la Inversión. Algunas veces se genera miedo, confusión, u optimismo excesivo por el prospecto de un sistema de administración o auditoría de calidad. Los administradores experimentan pérdidas de autoridad para toma de decisiones, inactividad debido á inspecciones insoportablemente rigurosas, pérdidas de productividad, montañas de papeleo, y costos enormes. Los trabajadores frecuentemente temen a acciones punitivas. Recíprocamente, tanto los administradores como los trabajadores algunas veces esperan que la administración de la calidad resuelva todos los problemas de la compañía. Pero la administración de la calidad no es la cura de todo. Puede resolver algunos problemas, sin embargo no ofrece una cura milagrosa. No hará ninguna de las cosas antes mencionadas. Los auditores de calidad generalmente no son responsable por decisiones técnicas, y la auditoría de administración de la calidad no es una inspección. Aunque se elaboran reportes, el papeleo para los administradores y trabajadores es de moderado a mínimo. El costo de la administración de la calidad es relativamente pequeño y normalmente está más que compensado por los ahorros en costos . Hoy en día los negocios están adoptando en forma 7 creciente la administración de la calidad como una estrategia principal para lograr utilidades. El hecho de que la administración de la calidad se ha convertido en tal estrategia prominente en un tiempo relativamente corto testifica su extraordinaria efectividad. Al aumentar el número de cuerpos de acreditación nacionales e internacionales en respuesta al reconocimiento por el negocio de la importancia de la administración de calidad, se hace cada vez más difícil para el registrador cumplir los requerimientos a menudo diferentes de las varias agencias de acreditación. Este problema se agudiza particularmente para registradores que buscan la acreditación de múltiples agencias nacionales e internacionales.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA INVENCIÓN La presente invención proporciona una metodología que permite que registradores cumplan los requerimientos de varias agencias de acreditación gubernamentales o cuasigubernamentales . La presente invención proporciona un conjunto único de procedimientos e instrucciones de trabajo que codifican y simplifican el proceso de certificación o registro de una organización para estar conforme con uno o más estándares nacionales o internacionales. Los procedimientos e instrucciones de trabajo aseguran la estricta adherencia al documento de guía internacional que gobierna a los d registradores -Guía 62, proporcionando a su vez instrucciones fácilmente usadas y mantenidas para nuevos empleados así como para personal temporal . Los procedimientos e instrucciones de trabajo amigables al usuario pueden someterse a traducción en varias lenguas extranjeras para su uso global. En una modalidad, la presente invención incluye procedimientos e instrucciones de trabajo que gobiernan el proceso de cotización y programación de auditorías (incluyendo selección de auditores) , así como la revisión de paquetes de auditoría y la emisión de certificados apropiados de conformidad. Los procedimientos e instrucciones de trabajo para todos los auditores y certificaciones se controlan preferentemente y son directamente auditables a través de un solo local u oficina, tal como por ejemplo, la oficina central del registrador. En una modalidad de la presente invención, un método para asegurar el cumplimiento con agencias de acreditación gubernamentales o cuasigubernamentales incluye un proceso de cotización en el cual todas las cotizaciones se preparan y aprueban en las oficinas centrales de la compañía y se transmiten a los vendedores para distribución a clientes prospectos. El proceso incluye obtener información del cliente incluyendo al menos un código industrial tal como un código SIC, el cual identifica el tipo de industria, y el tipo de auditoría solicitado, y suministro de la información a un local central usando un formato predeterminado o forma para 9 uso en la preparación de una cotización formal, preparación de una cotización formal con base en la información del cliente y un requerimiento del personal (persona-día) correspondiente al tamaño del negocio que solicita la auditoría, ingreso de la información de cotización en una base da datos central para rastrear clientes existentes y prospectos, revisión y aprobación de la cotización formal, y envío de la cotización formal a un vendedor para presentación al cliente. El método puede incluir también solicitar una desviación del requerimiento de personal con base en consideraciones predeterminadas así como la revisión y aprobación de la desviación solicitada como parte de la revisión y aprobación de la cotización formal. Las consideraciones predeterminadas para las desviaciones de personal puede incluir, por ejemplo, conocimiento previo del sistema de organización con base en el registro por el mismo registrador para un estándar diferente, madurez del sistema de administración de la organización, los procesos efectuados por la organización cliente involucran una actividad general sencilla, la organización del cliente no es responsable por el diseño de productos, el cliente posee productos o procesos sin riesgo o de bajo riesgo, sitio muy pequeño para el número de empleados, alto porcentaje de empleados haciendo lo mismo, tareas simples, y preparativos para el registro con base en registros o auditorías previos por una tercera parte. En cualquier caso, es muy improbable 10 que la desviación total considerando todos los factores reduzca el tiempo requerido del auditor en más de 30% de la tabla establecida de tiempos del auditor. La presente invención también incluye un proceso para programar auditorías, incluyendo la selección de auditores calificados con base en el tipo de industria que utiliza un sistema jerárquico de clasificación de la industria. En una modalidad, la selección del auditor se basa en un sistema de clasificación de agencia gubernamental o cuasigubernamental , tal como los códigos de Clasificación Industrial Estándar (SIC, por sus siglas en inglés) establecidos por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos para clasificar a la industria. Preferentemente, el sistema jerárquico de clasificación de la industria incluye una clasificación mayor y menor con la selección de auditores basada en al menos la clasificación mayor. La selección de auditores se basa tanto en las clasificaciones mayores como menores para industrias de "alto riesgo" predeterminadas seleccionadas por el registrador. Cuando los auditores no son capaces de cumplir con la solicitud del cliente para una industria particular, la presente invención utiliza un experto técnico/legal quien cumple con los requerimientos de calificación para acompañar al auditor o auditores durante la 11 auditoría. Este experto está disponible para responder preguntas de una naturaleza técnica o legal planteada por los auditores. Los expertos no se comunican directamente con el cliente a menos que lo solicite un miembro del equipo auditor. En una modalidad, las calificaciones para los expertos técnicos requieren que un individuo tenga al menos 12 meses de experiencia de trabajo práctico en la industria que requiere representación y/o que posea conocimiento sólido de la industria en la cual va a realizarse la auditoría. Además, la experiencia de trabajo práctico asociado debe ser actual, es decir debe de haber ocurrido, por ejemplo, en los últimos 60 meses . Periodos mayores pueden ser aceptables si puede documentarse la participación técnica continuada en la tecnología específica. El experto debe tener también un fuerte conocimiento de trabajo del lenguaje principal del equipo auditor y ser capaz de comunicarse independientemente con los miembros del equipo. Un proceso posterior a la auditoría de conformidad con la presente invención proporciona un procedimiento que permite a los auditores enfocarse en el sistema de calidad del cliente, y la efectividad y acciones correctivas tomadas que siguen a la auditoría. Después de que la auditoría está completa, todo el paquete de auditoría es enviado inmediatamente a un local central, tal como las oficinas centrales del registrador, para 12 una revisión integral preliminar, preferentemente usando una forma o lista de verificación asociada. Se verifica que, por ejemplo, el paquete de auditoría tenga firmas originales en los documentos, que la clasificación del cliente está dentro del alcance de acreditación del registrador, que el auditor ha firmado el (los) documento(s) apropiado (s) , y que los documentos apropiados están anexos para evidencia de auditoría. Una vez que el paquete ha sido revisado completamente, y el cliente ha reportado sus acciones correctivas (si las hay) con evidencia anexada, el paquete de auditoría completado se envía al comité ejecutivo del registrador para revisión final y aprobación. Si se aprueba, un departamento de logística emite un certificado, placa, insignia, bandera o similar de registro apropiado. El proceso posterior a la auditoría de la presente invención proporciona un sistema eficiente que sirve para mantener la consistencia y altos estándares para el registro de la compañía. Además, el proceso posterior a la auditoría evita que los auditores se estanquen en detalles y papeleos permitiéndoles concentrarse en su tarea principal de auditar y evaluar los sistemas de calidad de los clientes y las acciones correctivas . Las características anteriores y otras características y ventajas de la presente invención serán fácilmente apreciables para alguien con experiencia normal en la técnica con base en 13 la siguiente descripción detallada de la invención, y las figuras anexas.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS FIGURAS La figura 1 es un diagrama de bloques que ilustra una modalidad de un proceso de cotización de conformidad con la presente invención. La figura 2 es un diagrama de bloques que ilustra un proceso para programar auditorías y seleccionar auditores de conformidad con una modalidad de la presente invención; y La figura 3 es un diagrama de bloques que ilustra un proceso para la revisión de paquetes de auditoría y emisión de certificados de conformidad con una modalidad de la presente invención. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA INVENCIÓN El significado de la Administración de la Calidad La base de la administración de la calidad es satisfacer una necesidad determinada, de acuerdo con los requerimientos del cliente. Esto significa que la preocupación básica es asegurar que cada elemento de una compañía, ya sea el proceso, los procedimientos, los sistemas, o el personal, están preparados para proporcionar: el producto o servicio correcto, entrega del producto o servicio al cliente correcto, entrega en el tiempo correcto al sitio correcto, entrega de un producto o servicio que cumple con los requerimientos, entrega 14 de un producto o servicio que satisface al cliente, provisión de servicio post venta apropiado, información necesaria para responder las cuestiones relacionadas con calidad en el contexto del compromiso del productor, y entrega de todo lo anterior al precio negociado. La administración de la calidad es vital para todas las compañías. El sistema de administración de calidad que establece cualquier compañía depende de sus mercados actuales y objetivo y sus requerimientos de calidad. Las compañías deberían de usar requerimientos aplicables cuando implementan sus sistemas de administración de calidad. Para cualquier compañía, el mejoramiento de la calidad comienza con cuatro pasos de acción básicos. El primer paso es adoptar una definición de calidad. Esto incluye conformar los requerimientos, especialmente los de los clientes. El segundo paso es establecer un sistema para cumplir con esta calidad definida. Este es un sistema de prevención que identifica las oportunidades de errores y los elimina. El tercer paso es establecer los estándares de desempeño. Estos deben estar libres de errores. Los defectos y errores no son ni evitables ni aceptables. El cuarto paso es medir costos. Esto significa calcular los costos de calidad comparando los costos de no conformidades, incurridos por no hacerlo bien la primera vez, tal como desechar, volver a hacer el trabajo y perder 15 clientes, con el precio de conformidad, incurrido al asegurar que las cosas se hacen bien la primera vez. El asunto de detección versus prevención es la diferencia entre control de calidad y el enfoque de aseguramiento de calidad de un sistema de administración de calidad. El primero busca detectar, mientras que el último trata de evitar las no conformidades. Los sistemas enfocados a aseguramiento de calidad captan las no conformidades conforme éstas surgen en un proceso. Idealmente, en este punto son más fáciles y menos costosas de remediar. Por otro lado, los sistemas enfocados en control de calidad dejarán que las no conformidades trascurran hasta el final del proceso. Una vez que estos problemas son detectados, son probablemente mucho más difíciles y costosos de arreglar. Estándares de Calidad Los estándares de calidad de varios tipos han estado .en uso durante siglos. En tiempos medievales, los artesano comenzaba a reunirse para formar gremios, ellos crearon sus propios estándares a través de los cuales se medía la experiencia en sus varias habilidades. De parte del usuario, los estándares de calidad se originaron de la necesidad militar. Un rey inglés designó a un oficial para que vigilara la producción de embarcaciones navales hace aproximadamente mil años. Por aquel tiempo, otro oficial fue puesto a cargo de la supervisión de la calidad y efectividad del armamento y la 16 , ingeniería vinculado a tierra. En tiempos recientes los estándares de calidad han continuado siendo dirigidos por la necesidad militar. En 1912, el gobierno británico creó una oficina para asegurar la calidad de aeronaves militares. En los Estados Unidos, los estándares de calidad se han hecho superiores durante y después de la segunda guerra mundial con el establecimiento de la serie de estándares MIL STD. Esto continuó por décadas hasta ser los principales estándares de calidad impuestos a proveedores del Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Los estándares de calidad de una naturaleza no militar han madurado en años más recientes. A finales de los años setenta, al hacerse imperativa la calidad para muchas organizaciones internacionales, se hizo claro que la calidad de producción estaba directamente relacionada con la calidad de los insumos . Por lo tanto, las principales empresas que confiaron fuertemente en los proveedores para ensamblajes secundarios y componentes comenzaron a crear sus propios estándares de calidad y los impusieron a su base proveedora. En Europa, el enfoque a los estándares de calidad ha seguido un curso un tanto diferente. Ahí, el avance en los estándares ha sido tomado por el gobierno en lugar del sector privado. Gran Bretaña, por ejemplo, codificó el BS 5750, un conjunto de estándares del sistema nacional de calidad, en 1979. Este estándar se hizo un requerimiento para los 17 proveedores hacia el gobierno, especialmente el militar, y todo el peso y fuerza del gobierno se situó en promover el BS 5750 a través del sector privado. El gobierno alentó activamente a que las empresas se registraran. Creó una agencia la cual acreditó cuerpos de registro y sancionó a otros para autorizar entrenadores y cursos. El gobierno también publicitó el BS 5750 para aumentar la conciencia y aceptación del estándar entre la población. La Unión Europea (UE) también adoptó un estándar de sistemas de calidad, el EN-29000, el cual se asemeja al BS 5750 en muchos aspectos. Tanto el EN-29000 y el BS 5750 fueron modelos para la ISO 9000, que se adoptó en 1987, y se revisó en 1994 y 2000. La ISO 9000 se usa por toda la UE. En los años de su emisión, los tres estándares se han armonizado hasta el punto de que son sinónimos. La Organización Internacional para la Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés), formada en 1946, es un consorcio de 132 cuerpos de estándares nacionales. El cuerpo de miembros que representa a los Estados Unidos es el Instituto Americano de Estándares Nacionales (ANSI, por sus siglas en Inglés) . Con su base en Ginebra, Suiza, la Organización Internacional para la Estandarización creó la serie de estándares de sistemas de administración de calidad ISO 9000, que incluye ISO 9001:2000, ISO 9001/9002:1994 Y Q9000, la versión norteamericana ISO 9000 se desarrolló para 18 simplificar el intercambio internacional de bienes y servicios a través de un conjunto común de estándares de calidad universalmente aceptados. La ISO 9000, un descendiente del BS 5750 y del estándar militar de los Estados Unidos MIL-Q-9858A, es una serie de estándares sobre aseguramiento de calidad y administración de calidad. Los estándares no son específicos a los productos o servicios, pero aplican a los procesos que los han creado. Los estándares fueron diseñados a propósito para ser genéricos de tal manera que los pueden usar cualquier industria en cualquier parte del mundo. La serie especifica metas, objetivos y filosofías, pero no procedimientos. Desde su creación, la ISO 9000 ha servido como el bloque edificador para muchos otros estándares. Sus derivados de sistemas de administración de calidad incluyen el QS-9000 de los fabricantes automotrices de los Estados Unidos, el estándar automotriz internacional ISO/TS 16949, el estándar automotriz alemán VDA 6.1, el estándar internacional de telecomunicaciones TL 9000, el estándar aeroespacial internacional AS9100, el estándar internacional de dispositivos médicos ISO 13485, y dos derivados de QS-9000: El Suplemento de Herramental y Equipo (TE, por sus siglas en inglés) y el Suplemento de Semiconductores. Otros estándares internacionales y nacionales que están similarmente estructurados a ISO 9000 incluyen el estándar de los sistemas de administración ambiental ISO 14001, el estándar de sistemas 19 de administración de calidad de laboratorios de calibración y pruebas y el estándar de competencia técnica ISO/IEC 17025, el estándar de sistemas de administración de la salud ocupacional y seguridad OHSAS 18001, y las Buenas Prácticas Actuales de Manufactura (CGMP, por sus siglas en inglés) de la Administración de Alimentos y Drogas (FDA, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos para dispositivos médicos. Plan de Calidad El plan de calidad (ISO 9001:2000, Elemento 5.4; ISO 9001/9002:1994, Elemento 4.2.3) a menudo es un documento contractual en el cual el cliente especifica que el proveedor toma ciertas medidas de calidad en producir la producción contratada. El contenido de un plan de calidad, también conocido como plan de control, puede incluir planes de inspección, hitos de diseño, y subcontratantes y requerimientos críticos y/o importantes. Con la aprobación del cliente, el plan de calidad o plan de control se convierte en parte integral del contrato. Cuando se crea un plan de calidad o plan de control, deberán considerarse las siguientes actividades, si éstas son apropiadas: identificar y adquirir los controles, procesos, equipo, accesorios, recursos y habilidades necesarios para cumplir con los objetivos de calidad; verificar si los diseños, procesos, procedimientos para la instalación, servicio, e inspección y actividades de 20 prueba, y cualquier documentación aplicable son compatibles con la salida (producto) ; actualizar métodos para control de calidad y técnicas de inspección y prueba; cuando sea necesario, identificar cualquier requerimiento de medición extraordinario; identificar actividades de verificación adecuadas tanto para el producto como para el proceso de producción; entender y documentar estándares de aceptabilidad para eliminar cualquier subjetividad; y mantener los registros de calidad requeridos para demostrar la implementación y efectividad del sistema de administración de calidad. El plan de calidad o plan de control puede consistir de documentación de calidad, tales como procedimientos e instrucciones de trabajo, especificando actividades generales y tareas que deben completarse. La documentación sirve como fundamento del sistema de administración de calidad. Es esencial para ISO 9000, porque provee evidencia objetiva / de auditoría para el estado del sistema. La documentación también juega un papel crítico para el auditor del sistema de administración de calidad, porque es una fuente de referencia invaluable. Explica las políticas de la compañía, define la autoridad, y establece procedimientos operacionales e instrucciones de trabajo para ayudar a los empleados a cumplir con sus responsabilidades de trabajo. Cuando se refiere al sistema de administración de calidad, la documentación se estructura como una pirámide. 21 Esta documentación se divide en cuatro hileras tal como se muestra en la Tabla 1.

Tabla 1 El Manual de Calidad (Hilera 1) El manual de calidad se considera un documento de alto nivel, ocupando la parte superior de la pirámide de documentación del sistema de administración de calidad. Establece la política de calidad de la compañía y describe el sistema de administración de calidad de la organización. Entre todos los elementos que comprende el sistema de administración de calidad ISO 9000, ninguno es más importante que el manual de calidad. Este documento de circulación controlada sirve a una multitud de propósitos esenciales. Es un documento de trabajo viviente destinado a ser usado activamente. El manual de calidad tiene numerosas funciones las cuales pueden incluir ayudar a crear e implementar un sistema de administración de calidad, describiendo los objetivos y la estructura del sistema de administración de calidad, demostrando el 22 compromiso de la administración con el sistema, sirviendo como referencia cruzada entre el sistema de administración de calidad y la ISO 9001:2000, sirviendo como referencia cruzada a procedimientos de instalaciones, y sirviendo como documento de referencia del sistema de administración de calidad para auditores y otras partes designadas, tales como, por ejemplo, registradores, inversionistas y clientes. Además de cubrir las secciones apropiadas de ISO 9000, el manual de calidad puede y usualmente lo hace, contener una breve declaración del compromiso de la compañía para la calidad, una breve declaración de la política que dirige la imagen y reputación de calidad de la compañía, un corto perfil de la compañía dirigido a los clientes y proveedores, una declaración de misión de la instalación de cómo la compañía planea perseguir sus objetivos de calidad, una lista de distribución (circulación controlada) , una lista de referencia de procedimientos de la instalación, y una declaración de la autoridad y responsabilidad.

Procedimientos (Hilera 2) Los procedimientos son el siguiente nivel de documentación. También se denominan como documentos de la Hilera 2. Un procedimiento proporciona información de qué actividades se llevan a cabo en una organización, cómo se realizan, y quién tiene responsabilidad directa sobre ellas. 23 Mientras que el manual de calidad es un documento global de la compañía, los procedimientos son una extensión del manual de calidad dirigidos a diferentes departamentos. Están basados en actividades, describiendo los métodos y prácticas que se utilizan para llevar a cabo varias actividades del sistema de administración de calidad que cruzan líneas funcionales u organizacionales . Los procedimientos no necesitan ser largos o redundantes. Deben ser escritos de manera simple y fáciles de entender. Los estándares ISO 901:2000 e ISO 9001/9001:1994 establecen ambos que una instalación necesita únicamente tener procedimientos e instrucciones de trabajo documentados. Un procedimiento efectivo que define claramente responsabilidades reducirá la cantidad de entrenamiento que necesitan los empleados nuevos. Deberán ser capaces de realizar la tarea simplemente siguiendo el procedimiento. Instrucciones de Trabajo (Hilera 3) Las instrucciones de trabajo caen bajo el siguiente nivel de documentación de calidad, la Hilera 3. Están dirigidos a los hacedores de una organización, incluyendo a los operadores que llevan a cabo actividades en apoyo del sistema de administración de calidad, y a trabajadores de líneas de producción. Mientras que los procedimientos describen una actividad, las instrucciones de trabajo explican cómo hacer las varias tareas dentro de un procedimiento. Las 24 instrucciones de trabajo se completan generalmente a través de un individuo o departamento. Describen las etapas a seguir, equipo y recursos requeridos para un trabajo, medidas precautorias que se tomarán y otros temas requeridos. Las instrucciones de trabajo contienen datos específicos, y deberán ser tan detallados como sea necesario para asegurar la claridad y cumplimiento. Dado que las instrucciones de trabajo son documentos de "cómo hacer", tienen la probabilidad de cambiar con más frecuencia que el manual de calidad. Registros de Calidad (Hilera 4) Los registros de calidad son documentos que proporcionan evidencia objetiva / de auditoría de que un requerimiento de calidad ha cumplido o demostrado que el sistema de administración de calidad está operando efectivamente. Estos registros pueden escribirse o almacenarse en cualquier medio de datos. Los registros deberán mantenerse en un lugar protegido para evitar pérdidas, daño o deterioro. El sistema de administración de calidad deberá definir durante cuánto tiempo se mantendrán los registros y el método de desecho. Auditorías de Calidad En el ambiente actual de negocios globales orientados al cliente, deben implementarse medidas de mejoramiento para mantener un margen competitivo. Casi cada actividad en una organización podría beneficiarse de las medidas de mejoramiento, incluyendo los procesos que monitorean la 25 calidad de productos y servicios. Una herramienta efectiva que las compañías pueden utilizar en su misión de mejora continua es la auditoría del aseguramiento de calidad (QA, por sus siglas en inglés) . Desde los albores de la era de la calidad, el término auditoría de calidad ha significado diferentes cosas para diferentes personas. Objetivos de la Auditoría Las auditorías han recibido una mala reputación a través de los años . El proceso es frecuentemente visto por los empleados y la administración como combustible para retribución o disciplina, en lugar de una ayuda que apoye la reducción de errores y su eliminación, cumplimiento, verificación, y comunicación. Las auditorías contribuyen a lograr muchos objetivos positivos. De mayor importancia, las auditorías son esenciales para el proceso de verificación del desempeño de un sistema de administración de calidad de una facilidad de tal manera que la práctica está conforme con los estándares aplicables. El Equipo de Auditoría El auditor líder es puesto a cargo de todo el equipo de auditoría, el cual consiste de uno o más auditores. El equipo de auditoría deberá dependiendo de las circunstancias, incluir expertos con antecedentes especializados. El equipo puede incluir entrenadores u 26 observadores auditores, con el consentimiento del cliente, el auditado, y el auditor líder. No conformidades De acuerdo con ISO 9000:2000, 3.6.2 e ISO 8402:1994,, 2.10, una no conformidad es un incumplimiento de un requerimiento (especificado) . Las no conformidades se clasifican como mayores o menores. Las no conformidades pueden escribirse como resultado de cualquier tipo de auditoría de calidad. Cuando un auditor identifica una no conformidad, el o ella debe confirmarla a través de evidencia objetiva / de auditoría. Una evidencia objetiva / de auditoría es información, tal como registros o afirmaciones del hecho acerca del sistema de administración de calidad, adquiridos mediante observación, medición, prueba u otros medios, que pueden probarse como ciertos o que en su naturaleza se basan en hechos . El estándar ISO 9000:2000, sección 3.8.1, define evidencia objetiva como: "Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo". ISO 8402:1994, 2.19 define evidencia objetiva como: "Información, que puede probarse como verdadera con base en hechos obtenidos a través de la observación, medición, prueba u otros medios". ISO 9000:2000, 3.9.4, define evidencia de auditoría como: "Registros, declaraciones o hechos u otra información que son relevantes al criterio de la 27 auditoría y verificables" . ISO 10011-1:1990, 3.7 define evidencia objetiva como: "Información, registros o declaraciones de hecho, cualitativos o cuan itativos, referente a la calidad de un artículo o servicio o a la existencia e implementación de un elemento del sistema de calidad, que se basa en la observación, medición, o prueba, y que pueden verificarse" . Mientras que la averiguación de una no conformidad a menudo activa una alarma, esto no deberá ocurrir. Las no conformidades no son necesariamente malas. Identifican debilidades que pueden desarrollarse en fortalezas y señalan áreas en las cuales pueden hacerse mejoras, dando lugar a la mejora continua. Las causas de no conformidad varían. Las no conformidades mayores pueden ocasionarse por la falta de un procedimiento o inconsistencia en la implementación del sistema de calidad. Las no conformidades mayores pueden afectar grandemente la calidad del producto o servicio, poner en riesgo a la instalación o a los empleados o perder clientes, poner en riesgo la certificación industrial o gubernamental, y/o ocasionar un gran daño a otras operaciones en la compañía. Algunos ejemplos de no conformidades mayores incluyen: procedimientos no documentados para contrato o revisiones de diseño, reportes internos de auditoría de deficiencias del sistema remanente sin evidencia de seguimiento, un considerable número de inspecciones, equipo de 28 medición y prueba sin calibración actualizada, y bosquejo o planeación de cambios llevados a cabo- informalmente y sin aprobar en numerosas instancias. Otras no conformidades mayores incluyen una sola deficiencia en el sistema de administración de calidad, producto o servicio, una falta de documentación del sistema de administración de calidad para satisfacer los requerimientos, documentación del sistema de administración de calidad que no se implementa consistentemente, o una serie de no conformidades menores que indican una debilidad global del sistema de administración de calidad en un área o actividad que tiene relevancia colectivamente. El registro no puede obtenerse hasta que se ha tomado una acción correctiva en todas las no conformidades mayores . El menor grado de una deficiencia, las no conformidades menores, son aquellas que no afectan directamente la calidad del producto o servicio, o se consideran que pueden rectificarse con facilidad. Algunos ejemplos de no conformidades menores incluyen, ejemplos aislados de bosquejos marcados con diseño sin autorización o cambios de tolerancia, ejemplos aislados de instrumentación fuera de fecha de calibración, evidencia de una acción correctiva que todavía destaca en reportes de no conformidad de la auditoría interna, ejemplos aislados de registro deficiente que se mantiene en el contrato o revisiones de diseño, y documentación insuficiente 29 de experiencia de entrenamiento ganada por los empleados . Otro ejemplo de una no conformidad menor incluye situaciones en donde existe un sistema de administración de calidad definido, procedimientos documentados, e instrucciones de trabajo, que tiene un nivel aceptable de implementación global, pero existen discrepancias menores o lapsos en el seguimientos de los requerimientos o documentación del sistema de administración de calidad. Existen otras dos variantes de no conformidades que también pueden ocurrir: las "poco vitales" y las "muchas triviales" . Las no conformidades "poco vitales" pueden afectar bastante la calidad, aunque son pocas en número. Usualmente representan detrimentos a la seguridad o economía. Estos también pueden ser problemas crónicos detectados en auditorías anteriores o mencionados específicamente por auditados como preocupaciones en curso. Las no conformidades "muchas triviales" son frecuentemente menores y ocurren en gran número, típicamente tres o más no conformidades menores contra un requerimiento. Esto puede reflejar errores sistémicos y afectar la calidad debido al gran volumen. Cuando se aplica contra un solo requerimiento, las muchas triviales pueden constituir una no conformidad mayor. Las no conformidades se citan cuando el proceso no está conforme al manual de calidad o ISO 9000. Las no conformidades típicamente ocurren cuando los procedimientos no se han 30 irnplementado apropiadamente . Esto ocasiona que el proceso sea inefectivo. Las observaciones son otra clasificación de auditoría. Una observación es una debilidad en condiciones existentes que, en el juicio del auditor, justifica clarificación o investigación para mejorar el estado general y la efectividad del sistema de administración de calidad que está siendo auditado . Como ejemplo, durante el curso de la auditoría, la evidencia objetiva/de auditoría fue inadecuada para determinar claramente si la actividad del sistema de administración de calidad que se auditaba estuvo conforme o no conforme con los requerimientos especificados. Las observaciones pueden señalar el potencial para no conformidades futuras, pero no requieren una respuesta por parte del auditado. Registro de No conformidades Una vez que se encuentra una no conformidad, debe registrarse en un reporte de no conformidad (RNC) . El auditor deberá asegurarse de que el reporte de no conformidad es preciso, conciso y fácil de leer. En el RNC, los auditores deben listar el número o identificación de auditoría, la fecha de la auditoría, el área bajo revisión, el estándar a que se refiere, un reporte de no conformidad, con base en declaraciones de hechos, e identificación del auditor responsable y el representante del auditado. Al completarlo, 31 el R C debe firmarse tanto por el auditor como por el representante del auditado. Esto confirma que el auditado está consiente de la no conformidad y está de acuerdo en que se necesita una acción correctiva. Es crítico que, exista una comunicación en curso clara entre el equipo auditor y él auditado para asegurar que no ocurran sorpresas en la reunión de clausura. Después de que se ha reconocido la no conformidad, el auditor líder y el auditado necesitan estar de acuerdo en una fecha en la cual deberá completarse la acción correctiva, así como cualquier medida de seguimiento. Acción Correctiva y Seguimiento Después de que la auditoría del sistema de administración de calidad se ha completado y se ha presentado el reporte final de auditoría, el auditado necesita tomar decisiones sobre las acciones correctivas y preventivas. Los auditores son responsables de la identificación de no conformidades y de la documentación de los mismos con observaciones soportadas mediante evidencias objetivo / de auditoría. También deberán obtener el reconocimiento de la no conformidad del auditado, durante la misma auditoría o en la reunión de clausura. Los auditores pueden hacer recomendaciones, si se les solicita, pero únicamente el auditado puede crear e implementar las acciones correctivas. Incumbe al proceso de auditoría, si la primera parte (interno) , segunda parte o tercera parte, dará seguimiento a 32 no conformidades pasadas mediante la evaluación de la creación, implementacion y efectividad de acciones correctivas. Únicamente cuando las acciones correctivas se han implementado y se ha probado objetivamente que son efectivas se puede considerar eliminada una no conformidad. Las acciones para eliminar la causa de no conformidades puede venir de la retroalimentación del mercado, de quejas de los clientes, de revisiones de la administración, de reportes de no conformidad, y de auditorías internas y externas. Acción Correctiva Existen varias formas de acciones correctivas y preventivas que pueden usarse para resolver las no conformidades. Una es una corrección de arreglo rápido o una acción correctiva de corto plazo, algunas veces implementado en el lugar para mitigar daños adicionales hasta que puedan implementarse acciones preventivas de largo plazo. Las acciones preventivas de largo plazo están dirigidas a eliminar las causas de no conformidades y usualmente involucran cambios en procedimientos y sistemas. Algunas veces toman algún tiempo para implementarse porque están involucrados cambios complejos al proceso. Para facilitar el seguimiento adecuado, los auditados deberán documentar cuidadosamente el proceso de implementacion y monitorear acciones correctivas y preventivas. Los empleados afectados deberán ser informados y, si es necesario, 33 adecuadamente entrenados en las medidas de una acción correctiva, especialmente si ellos son responsables de monitorear la efectividad. Deberá asegurarse una declaración escrita de implementación de una acción correctiva del área responsable. La administración del área responsable deberá contactarse para determinar porqué las acciones no se tomaron si una declaración no es recibida en una fecha límite predeterminada. El auditado deberá documentar el proceso de acción correctiva completando la segunda parte de la forma del reporte de no conformidad. Esto incluye una descripción de la acción correctiva desarrollada por el auditado, la acción preventiva tomada para evitar que recurra la no conformidad, y la firma del auditado en ambas áreas. Seguimiento Las auditorías son actividades críticas. Los resultados de auditorías anteriores se usan como referencia, y frecuentemente de guía, cuando se desarrolla el alcance y plan de auditorías subsiguientes. Los hallazgos de una auditoría inicial pueden activar también otra auditoría de gran escala o menor para confirmar que las acciones correctivas para resolver las no conformidades específicas se han implementado. Para ser efectivo, el plan inicial de auditoría podría incluir los requerimientos y procesos para llevar a cabo actividades de seguimiento para resolver las no conformidades. Los hallazgos que podrían garantizar estas actividades pueden 34 delinearse por el equipo auditor, posteriormente comunicarse y suscribirse por el auditado y el cliente- antes de la auditoría inicial . Responsabilidades del Auditor y el Cliente El auditor es responsable únicamente de identificar no conformidades. Es responsabilidad del auditado determinar e iniciar la acción correctiva. Con base en los hallazgos de auditoría, particularmente el número de problemas sistémicos, o de las no conformidades mayores o poco vitales descubiertas, puede ser necesario programar una auditoría de seguimiento. Esta auditoría únicamente puede revisar no conformidades y acciones correctivas o pueden ser a gran escala. La determinación de la necesidad del grado de una auditoría de seguimiento es decisión del cliente, la cual puede depender de un número de factores, los cuales se determinan en el transcurso de una auditoría. Proceso de Registro del Registrador de Estándares Un aspecto de la presente invención que contribuye a su capacidad de cumplir con los requerimientos de varias agencias de acreditación gubernamental o cuasigubernamental es el control centralizado del proceso de registro. De acuerdo con la presente invención, el registrador preferentemente guía y controla todos los aspectos del proceso de registro desde un solo local, tal como, por ejemplo, la oficina central. El registrador deberá tener procedimientos tal como se 35 ejemplifican en la presente invención que guíen a los auditores y miembros del equipo a través del proceso de registro. Desde luego, los procedimientos del registrador deberán mantener estricto apego a la Guía 62, el documento IAF que gobierna a los registradores . Aunque se apegan a esas guías, la presente invención proporciona una metodología para codificarlas y simplificarlas para que sean fácilmente usadas y mantenidas tanto por los empleados existentes como por las nuevas contrataciones. Además, los procedimientos de acuerdo con la presente invención son suficientemente amigables al usuario para ser traducidos en otras lenguas y utilizarse globalmente. Los procedimientos e instrucciones de trabajo guían el proceso de cotización de la auditoría, programando auditorías, y la revisión posterior a la auditoría y la emisión del certificado de registro. Proceso de Cotización de Auditorías El proceso de preparación de cotizaciones para los clientes de auditoría prospectos se describe e ilustra con referencia a la figura 1. Para mantener el control y consistencia, todas las cotizaciones - independientemente de la localización o territorio del vendedor - se preparan y aprueban en un local central, tal como la oficina central de la compañía del registrador, posteriormente se transmiten al vendedor para entregar al cliente prospecto. La primera etapa 100 es para obtener información vital del cliente tal como 36 número de empleados 102, tipo de auditoría 104, y código de clasificación de la industria 106. En una modalidad, el código de clasificación de la industria corresponde al código de Clasificación de la Industria Estándar desarrollado por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos . Tal como se conoce el código SIC proporciona un sistema de clasificación jerárquico que divide a la industria en 99 grupos principales con los códigos principales correspondientes numerados del 01 al 99. En los grupos principales, las industrias se clasifican adicionalmente en códigos menores con dos dígitos adicionales para un total de cuatro dígitos. Desde luego, pueden usarse otros códigos de clasificación de la industria dependiendo de la aplicación particular. La información del cliente la reúne preferentemente el vendedor en una forma en papel o electrónica para enviarla al local central para preparar la cotización formal. Otra información del cliente puede incluir, por ejemplo, el número de localizaciones de las plantas, información de contactos (nombres, direcciones, números telefónicos, etc.), alcance del negocio, número de turnos, número de líneas de producción, si el cliente ha sido registrado anteriormente a un estándar ISO, y si el cliente posee locales o sitios adicionales. Además, la información del cliente puede incluir si la facilidad está conforme con otro aseguramiento de calidad, requerimientos legales o de cuerpo regulador, si se ha escrito un manual de sistema de calidad, 37 si se ha distribuido un documento del sistema de administración de calidad, si están disponibles registros para auditorías internas, y similares. Después de recibir la información del cliente en el local central, el equipo administrativo comienza la preparación de una cotización formal, la cual incluye la determinación de los requerimientos de personal auditor con base en la información del cliente tal como se representa por el bloque 110. En una modalidad, los requerimientos de personal auditor se determinan usando una tabla desarrollada por el registrador e indexada por el tamaño de la organización, preferentemente determinada por el número de empleados. En una modalidad preferida, las personas-días de auditores se determinan con base en el número de empleados. Las rejillas de persona-día se basan en los mínimos establecidos en la Guía 62, pero son menos complejas y fáciles de usar. El número de personas-días de auditores cotizados para el proceso de registro no está a discreción del vendedor o de la persona que prepara la cotización formal. Si un vendedor solicitara una desviación del número requerido de hombre-días, debe completarse una forma especial de justificación de desviación, revisarse y aprobarse antes de que se complete la cotización formal. La forma de justificación de desviación explica la razón o razones de la desviación solicitada en el número de personas -días de auditores. Después de completarse, la solicitud de 38 desviación debe aprobarla un administrador u oficial decano, tal como el presidente o administrador o designado del programa de auditoría. Si la cotización va fuera de una oficina de registro regional, debe firmarla también el administrador local. Una forma de justificación de reducción de días de auditoría documenta varias razones para solicitar una reducción en los requerimientos mínimos del equipo de auditores. Preferentemente, esta forma incluye una identificación del sitio, número de empleados, y el número estándar de personas-días de auditores (separado en días en el sitio y fuera del sitio) . Además, se proporcionan los ajustes o reducciones propuestas al número estándar de personas-días (tanto en el sitio como fuera del sitio en donde se indique) . Una sección de justificación detalla los razonamientos que soportan la desviación solicitada. Un factor o criterio que puede considerarse en determinar si una desviación se justifica incluye el conocimiento previo del sistema de organización, es decir, si el sistema ya está registrado por el registrado para otro estándar. También puede considerarse la preparación del cliente para el registro indicada por el cliente ya registrado o reconocido por una tercera parte. Otros factores que pueden considerarse incluyen la madurez del sistema de administración, ya sea que el proceso involucre una sola actividad general, si la organización no es responsable 39 por el diseño de productos / servicios, si el cliente tiene procesos no riesgosos o de bajo riesgo, -si un alto porcentaje de empleados hacen las mismas tareas simples, o si el cliente tiene un sitio pequeño en relación con el número de empleados en comparación con otros negocios en una clasificación de industria particular. La suma total de todos los ajustes hechos para una organización determinada considerando todos los factores no deberá reducir el tiempo requerido del auditor para una auditoría inicial por más de un treinta por ciento ( 30% ) del requerimiento de personal establecido con base en el número de empleados. Tal como se muestra también en la figura 1, todas las cotizaciones formales se generan preferentemente usando una solicitud de base de datos accesible vía el local central tal como se representa por el bloque 120 . La información de cotización se almacena en la base de datos tal como se representa por el bloque 130 , de tal manera que toda actividad de cotización para clientes existentes y prospectos puede rastrearse en el sistema de cómputo y pueden accederse por otros cuando sea necesario. La base de datos de la oficina central es una herramienta esencial para adquirir nuevos negocios y para proporcionar servicio responsivo a clientes existentes. La base de datos central se usa para verificar el vendedor y fecha del último conjunto de información o cotización para un cliente particular. Un vendedor 40 preferentemente tiene un tiempo limitado, tal como seis (6) meses, para cerrar un trato antes de que se le permita a otro vendedor en el mismo territorio que persiga al mismo cliente. Sin embargo, se puede dar precedente a una cotización sobre una hoja de información. Si la compañía cliente se encuentra en otro nombre de vendedor y está con el periodo protegido, el vendedor es en consecuencia notificado. Si el periodo de protección ha transcurrido, el perfil se actualiza de conformidad si es necesario. Un vendedor puede tener una hoja de información o cotización ingresada fuera de un territorio asignado si se anexa una forma de paso o prueba de una recomendación de un consultor o cliente. Si la compañía cliente no ha sido identificada previamente, se crea un nuevo registro y se crea un perfil completo con base en la forma de información del cliente. La información del cliente se usa para completar una forma resumen de cotización de calidad. Esta forma resume los requerimientos de personal auditor y asigna costos con base en el número de personas-días, la tarifa diaria, un cargo de certificación, un cargo de mantenimiento de archivo y el tipo de auditoría, por ejemplo. Preferentemente, la cotización incluye actividades completas de auditoría de registro fuera del sitio, tal como una revisión del manual de calidad de la organización, planeación de preauditoría, y preparación posterior a la auditoría. La cotización formal preliminar 41 completada es aprobada por un supervisor propuesto o administrador de oficina tal como se representa por el bloque 140 de la figura '1. Una vez aprobada, la cotización formal es enviada al vendedor para entregar al cliente tal como se representa por el bloque 150. Selección del Auditor y Programación Si el cliente autoriza la auditoría, se determina la selección real del auditor y la programación tal como se ilustra y describe en mayor detalle con referencia a la figura 2. Como con el proceso de cotización, este es un procedimiento que preferentemente manejado y controlado en un local central, tal como la oficina central del registrador, para todos los clientes globales. La práctica de técnicas anteriores de los registradores eran hacer a los auditores individuales - muchos de los cuales podían no ser empleados reales del registrador - responsables de su propia programación. Para facilitar el cumplimiento con las varias agencias de acreditación gubernamentales o cuasigubernamentales, el proceso de registro de la presente invención permite la programación eficiente de un volumen muy grande de auditorías. El proceso de programación de la presente invención ha sido ajustada más allá del umbral mínimo para encontrar un auditor disponible, o pares de auditores, para encajar en cualquier día determinado en cualquier compañía determinada. En contraste, los procesos de 42 programación específica para varios tipos de auditoría han sido desarrollados incluyendo auditorías ambientales, auditorías de sistemas de calidad, prevaloraciones, mejoras de registro, auditorías de vigilancia, y similares. A cada programador de auditorías o coordinador de programa se les asigna un grupo específico para quienes ellos programan tal como se representa por medio del bloque 200. Los coordinadores de programa son responsables de un número de tareas en la programación de una auditoría. De mayor importancia, los coordinadores de programas son responsables de contratar auditores que están apropiadamente calificados para auditar una industria particular. De acuerdo con la presente invención, los auditores se seleccionan con base en un código de clasificación industrial tal como se representa por el bloque 210. En una modalidad preferida, el proceso de calificación del auditor se efectúa usando Códigos dé Clasificación Industrial Estándar (SIC, por sus siglas en inglés) , el sistema de clasificación del Departamento de Comercio de los Estados Unidos para clasificar la industria norteamericana, el cual es un sistema de clasificación jerárquico que tiene clasificaciones mayores y menores tal como se describió anteriormente . Posteriormente los auditores son asignados a los clientes con base en el código SIC del cliente. Los miembros del equipo de auditores propuesto para la auditoría debe "tener el código" . El sistema SIC divide 43 toda la industria norteamericana en 99 grupos mayores, cada uno designado con dos dígitos - del 01- al 99. Dentro de los grupos mayores, las industrias se clasifican adicionalmente con dos dígitos adicionales, para un total de cuatro dígitos. Así, por ejemplo, una compañía que hace auto partes podría caer bajo el grupo designado como 37, Equipo de Transporte. En el grupo 37 existen aproximadamente 20 industrias secundarias, por ejemplo 3711, Vehículos Motrices y Carrocerías para Automóviles; 3732 Construcción y Reparación de Embarcaciones, etc. Las compañías que hacen auto partes se clasifican bajo: 3714, Partes y Accesorios para Vehículos Motores. Normalmente, el (los) auditor (es) propuesto (s) para un cliente determinado únicamente requiere (n) tener los primeros dos dígitos del código SIC. Sin embargo bajo el sistema de alto riesgo de acuerdo con la presente invención, los auditores para ciertas industrias identificadas caen bajo la designación de "alto riesgo". En estos casos, se requiere que el (los) auditor (es) programado (s) posea (n) ya sean 3 de los 4 dígitos, o todos los 4 dígitos. Además, para los auditores denominados de alto riesgo, se requiere que los auditores usen listas de verificación especializadas, las cuales incluyen no solo todos los requerimientos de ISO 9000, sino además, incorporan todos los requerimientos adicionales específicos de la industria. Un ejemplo de ,una programación de auditoría de alto 44 riesgo sería una auditoría programada para una compañía que elabora productos alimenticios o de bebidas, los cuales caen bajo el grupo principal 20, Productos Alimenticios y Similares. En tales casos, al menos un miembro del equipo auditor debe tener 3 dígitos del código. Además, se requeriría que los auditores usaran la lista de verificación de auditoría especializada para compañías de alimentos y bebidas, las cuales incorporan todos los requerimientos de los Puntos de Control Crítico de Análisis de Riesgos (HACCP, por sus siglas en inglés) . El HACCP es el programa preventivo de la Administración de Alimentos y Drogas (FDA, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos para anticipar y evitar la contaminación asociada a alimentos. Como tal, si el código de clasificación industrial es un código previamente identificado de alto riesgo como se representa por el bloque 230, el auditor o auditores deben estar calificados en al menos una parte del código de clasificación menor tal como se representa por el bloque 240, es decir, 3 ó 4 dígitos del código SIC cuando se utiliza el código. Después de identificar auditores potenciales con base en la clasificación de la industria, se aplica un criterio secundario con base en la localización geográfica. Los coordinadores de programas intentan localizar al auditor calificado geográficamente más cercano al cliente para ahorrar 45 dinero a los clientes en costos de viajes siempre que sea posible. Particularmente con auditorias de ISO 9000, es deseable tener suficientes auditores para localizar un auditor apropiadamente calificado dentro de 80 kilómetros (50 millas) del cliente, eliminando así cualquier costo de tarifa aérea y de hotel asociados con la auditoría. La disponibilidad del auditor es verificada entonces para las fechas deseadas o requeridas para auditores calificados. El documento guía para registradores -Guía 62- requiere que al menos una persona en el equipo de auditoría tenga experiencia en la industria que va a auditarse. Para cumplir con las necesidades de registro de los clientes en ciertas industrias altamente especializadas, si un auditor calificado no está disponible para cumplir con los requerimientos del cliente (en términos de experiencia o intervalo de tiempo) tal como se representa por el bloque 250, la presente invención utiliza a un experto calificado tal como se representa por el bloque 260. Es decir, si por cualquier razón, un auditor líder calificado para una industria particular no está disponible en el intervalo de tiempo requerido para la auditoría de registro del cliente, puede emplearse un experto técnico/legal. El experto técnico/legal (T/L) debe estar calificado para la clasificación de industria particular en la misma forma que califica el registrador a todos sus auditores. El experto acompaña al equipo de auditores a través de la auditoría, de 46 tal manera que el experto está disponible para responder preguntas de una naturaleza técnica o legal. Desde luego, antes de ser programados para acompañar a cualquier equipo de auditoría, el experto debe firmar varios convenios, incluyendo un convenio de confidencialidad del cliente y un convenio de no preguntar o comunicarse directamente con el auditado, a menos que el equipo auditor le solicite hacerlo. Para ser considerado como un experto técnico, un individuo debe poseer no menos de doce (12) meses de experiencia de trabajo práctico en la industria que requiere representación, y/o que posea conocimiento sólido de la industria en la cual va a realizarse la auditoría. La experiencia de trabajo práctico asociada debe ser relativamente reciente, es decir, dentro de al menos 60 meses. Periodos más largos pueden ser aceptables siempre y cuando el experto pueda documentar que esta involucrado técnicamente en forma continua en la arena específica. Además el experto debe tener un fuerte conocimiento de trabajo del lenguaje principal de la auditoría y ser capaz de comunicarse independientemente con los miembros del equipo de auditoría. El experto acompaña al equipo de auditoría a través del proceso de evaluación respondiendo preguntas y proporcionando opiniones como 47 sea necesario como un observador imparcial . Una vez que un equipo auditor ha sido seleccionado (incluyendo un experto si es necesario) pueden determinarse arreglos de viajes tal como se representa mediante el bloque 270. Si se requiere, se solicita al cliente que sugiera alojamientos locales y proporciones direcciones del sitio para la auditoría. Además, se solicita al cliente que proporcione documentación para revisión antes de la auditoría. Entonces se prepara un paquete de auditores para el tipo específico de auditoría con base en la información del cliente y se envía a cada auditor tal como se representa por medio del bloque 280. Revisión del Paquete de Auditoría/Emisión del Certificado El proceso posterior a la auditoría de la presente invención permite a los auditores enfocarse en el sistema de calidad del cliente, y en la efectividad de las acciones correctivas tomadas enseguida de la auditoría. Después de que la auditoría está completa, todo el paquete de auditoría es enviado inmediatamente a un local central, tal como la oficina central del registrador tal como se representa mediante el bloque 300 de la figura 3. El administrador o designado asistente del programa de auditoría examina entonces 48 el paquete para su integridad tal como se representa por el bloque 310. Esto puede requerir mantener el paquete para acciones correctivas, formas faltantes, firmas faltantes, etc., si es necesario, y notificar al auditor líder y/o cliente si es necesario. El paquete de auditoría completo es dado posteriormente al administrador o designado del programa de auditoría quien también examina el paquete para su integridad tal como se representa mediante el bloque 320. La revisión puede incluir, por ejemplo, la verificación de las calificaciones del auditor para el código de industria de la compañía y el número de personas - dias de auditores gastados para completar la auditoría. Preferentemente, se proporcionan listas de verificación detalladas para cada revisión que permita al equipo verificar sistemáticamente el paquete de auditoría para estar seguros de que cumple con todos los requerimientos. Además de las verificaciones descritas anteriormente, el paquete puede verificarse también para asegurarse de que todos los documentos son originales, que el Código SIC del cliente cae bajo el alcance del registrador, que el auditor líder ha firmado el documento, que los documentos apropiados están anexados para evidencia de auditoría, y así sucesivamente. 49 Una vez que el paquete de auditoría ha sido revisado detalladamente, y la compañía cliente ha girado sus acciones correctivas con evidencia acompañante, el paquete de auditoría firmado es enviado al comité ejecutivo registrador (o designado apropiadamente calificado) para revisión final y aprobación tal como se representa mediante el bloque 330. Si la auditoría cumple con el estándar sin mayores no conformidades tal como se representa por medio del bloque 340, los representantes o designado de registro puede otorgar el registro tal como se representa por el bloque 350 con el certificado correspondiente emitido tal como se representa por el bloque 360 y publicación en el registro del registrador tal como se representa por el bloque 370. Si los representantes o designado de registro niegan el registro como se indica en el bloque 380, el cliente puede apelar 390 solicitando una nueva auditoría de registro y/o realizarla tal como se representa por medio del bloque 400. Simi 1 ármente , si se identifican no conformidades mayores, la auditoría está fuera del alcance acreditado, o la auditoría requiere entrenamiento especial tal como se representa por el bloque 410, el miembro del comité ejecutivo o designado tiene la 50 autoridad de otorgar el registro 420, emitir el certificado correspondiente 430 y publicar el registro en los registros 440 dependiendo de la situación particular. Sin embargo, es más probable que el registro se negará tal como se representa mediante el bloque 450. Esta decisión puede resultar en una apelación 460 y/o una nueva auditoría de registro 470. Los clientes quienes quieren o necesitan su certificado, insignia o bandera lo mas pronto que lo permite el procedimiento normal pueden escoger participar en un programa de registro expedito opcional de 24 horas por un costo mayor. El sistema eficiente de post auditoría de la presente invención no solo sirve para mantener consistencia y altos estándares para el registro de compañías, sino también ahorra a los auditores atascarse en detalles y papeleo - permitiéndoles concentrarse en lo que mejor hacen, lo cual es auditar y evaluar sistemas de calidad de clientes y acciones correctivas. Mientras que las modalidades preferidas de la presente invención han sido ilustradas y descritas, no se pretende que estas modalidades ilustren y describan todas las formas posibles de la invención. En su lugar, las palabras usadas en la especificación son 51 palabras de descripción en lugar de limitación, y se entiende que pueden hacerse varios cambios sin alejarse del espíritu y alcance de la invención. Se hace constar que con relación a esta fecha, el mejor método conocido por la solicitante para llevar a la práctica la citada invención, es el que resulta claro de la presente descripción de la invención.

Claims (16)

52 REIVINDICACIONES Habiéndose descrito la invención como antecede se reclama como propiedad lo contenido en las siguientes reivindicaciones.

1. Un método para asegurar el cumplimiento de un registrador de estándares de calidad con agencias de acreditación gubernamentales o cuasigubernamentales , caracterizado porque el método comprende: obtención de información del cliente incluyendo al menos un código de industria que identifica un tipo de industria de un producto o servicio proporcionado por un cliente, un tipo de auditoría de calidad, y un número de empleados; determinación de requerimientos de personal auditor con base en información del cliente; preparación de una cotización formal en un local central para una auditoría con base en la información del cliente y los requerimientos de personal; almacenamiento de la información de cotización formal en una base de datos para rastrear clientes existentes y prospectos ; revisión y aprobación de la cotización formal en el local central ; y envío de la cotización formal de auditoría aprobada a un vendedor para entregar al cliente. 53

2. El método de conformidad con la reivindicación 1 ,' caracterizado porque adicionalmente comprende la programación de una auditoría de calidad con base en los requerimientos de personal de la cotización formal.

3. El método de conformidad con la reivindicación 1, caracterizado porque la etapa de determinación de los requerimientos de personal auditor comprende la determinación de los requerimiento de personal auditor con base en el número de empleados.

4. El método de conformidad con la reivindicación 3, caracterizado porque la etapa de determinación de requerimientos de personal auditor adicionalmente comprende determinar un número de personas-días requerido de auditores usando una tabla indexada por el número de empleados .

5. El método de conformidad con la reivindicación 4, caracterizado porque el número de personas-días de auditores se determina por el registrador de estándares con base en guías establecidas por las agencias de acreditación.

6. El método de conformidad con la reivindicación 1, caracterizado porque los requerimientos de personal auditor se determinan usando una tabla de personas-días de auditores con base en el número de empleados, el método adicionalmente comprende : el ajuste de los requerimientos de personal auditor con base en criterios predeterminados. 54

7. El método de conformidad con la reivindicación 6, caracterizado porque los criterios predeterminados incluyen conocimiento previo del cliente con base en el registro para un estándar diferente, los procesos realizados por el cliente involucran una sola actividad general, el cliente no es responsable por el diseño de productos, el cliente proporciona un producto o servicio sin riesgo o de bajo riesgo, o el sitio del cliente es pequeño con respecto al número de empleados para clientes similares.

8. El método de conformidad con la reivindicación 7, caracterizado porque adicionalmente comprende la limitación de cualquier ajuste a los requerimientos de personal auditor hasta treinta por ciento de las personas-días con base en el número de empleados .

9. El método de conformidad con la reivindicación 1, caracterizado porque el código de industria comprende el código de Clasificación Industrial Estándar (SIC, por sus siglas en inglés) establecido por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos.

10. El método de conformidad con la reivindicación 1, caracterizado porque el tipo de auditoría se selecciona de una auditoría ambiental, una auditoría de sistema de calidad, una auditoría de prevaloración, una auditoría de registro inicial, una auditoría de mejora de registro, y una auditoría de vigilancia. 55

11. El método de conformidad con la reivindicación 1, caracterizado porque el código de industria incluye un sistema de clasificación jerárquico que tiene clasificaciones mayores y menores.

12. El método de conformidad con la reivindicación 11, caracterizado porque adicionalmente comprende la asignación de auditores basados en el código de industria.

13. El método de conformidad con la reivindicación 11, caracterizado porque adicionalmente comprende la selección de un auditor de una lista de auditores calificados para auditar una industria particular con base en la clasificación mayor del código de industria.

14. El método de conformidad con la reivindicación 11, caracterizado porque adicionalmente comprende: la selección de un auditor con base en el código de industria en donde el auditor debe estar calificado con base en la clasificación mayor y al menos una parte de la clasificación menor para clasificaciones de alto riesgo predeterminadas .

15. El método de conformidad con la reivindicación 11, caracterizado porque adicionalmente comprende: la selección de un experto con experiencia de trabajo en una industria que tiene el código de industria para acompañar al auditor cuando no está disponible un auditor calificado.

16. El método de conformidad con la reivindicación 11, 56 caracterizado porque adicionalmente comprende: el envío de un paquete de auditoría- al local central; la revisión del paquete de auditoría para integridad, firmas originales, tiempo de personal auditor gastado y calificaciones del auditor con base en el código de industria; y emisión de un certificado de registro si el paquete está completo y de conformidad con un estándar aplicable.