KR20230024695A - 전자 파일철 관리 장치 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 전자 파일철 관리 장치에 관한 것으로서, 복수의 페이지로 구성되는 적어도 하나의 종이서류를 서류 단위로 페이지 순서에 따라 스캔하여 전자문서로 변환하는 전자문서 변환부와, 상기 변환된 전자문서를 기등록된 관리자의 요청에 따라 소정의 데이터베이스에 문서별로 저장하는 전자문서 저장부와, 상기 전자문서의 표지에 대응되는 페이지 상의 기설정된 복수의 영역 각각에 포함된 제목 정보 및 작성 정보에 대응하는 대표 텍스트를 영역별로 구분하여 추출하는 대표 텍스트 추출부와, 특정 영역에서 추출된 어느 하나의 상기 대표 텍스트를 전자문서별로 비교하여 유사도를 판단한 결과에 따라 복수의 상기 전자문서들을 그룹화하고, 각 그룹별 유사도에 기초한 상기 대표 텍스트를 해당 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들과 함께 매칭하여 저장하는 그룹 저장부와, 각 그룹마다 매칭 저장된 상기 대표 텍스트를 기저장된 이미지의 특정 영역에 오버레이 표시하는 파일철 아이콘을 그룹별로 구분하여 생성하는 파일철 아이콘 생성부와, 복수 개의 상기 파일철 아이콘을 화면상의 서로 다른 영역에 각각 상호 구분되도록 표시하되, 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 UI 표시부를 포함하는 것을 특징으로 한다.
이에 따라, 대량의 전자문서들을 유사도에 따라 자동 분류한 전자 파일철을 생성 가능하여 온라인 환경에서도 체계화된 문서 관리를 수행할 수 있는 효과가 있다.

Description

전자 파일철 관리 장치{MANAGEMENT APPARATUS OF ELECTRONIC DOCUMENT FOLDER}
본 발명은 여러 종이 서류들을 종류별로 분류해서 파일철로 묶어 보관하는 오프라인 상의 파일철 방식을 온라인 영역으로 확장하여 구현하는 전자문서 기반의 전자 파일철을 생성 및 관리하는 전자 파일철 관리 장치에 관한 것이다.
일반적으로 관공서, 학교, 기업의 사무실과 같이 사무업무를 수행하는 곳에서는 업무에 관련된 정보를 문서로 작성하여 보관하곤 한다. 이러한 문서는 크게 전자문서와 비전자문서로 구별할 수 있으며, 이 중 전자문서는 퍼스널 컴퓨터 등의 단말기를 통하여 관리할 수 있어, 문서의 명칭이나 생성일자 등의 부가적인 정보를 이용하여 문서의 식별이 용이할 뿐만 아니라, 전자 형식으로 이루어져 있어 문서가 생성된 퍼스널 컴퓨터를 벗어나 별도의 저장장치에도 저장할 수 있는 등 보관이 용이한 장점과 페이퍼리스(Paperless) 캠페인의 영향 등으로 최근 그 이용이 증가하고 있다.
그러나, 전자문서의 경우엔 작업자 개인의 컴퓨터 또는 회사 문서 관리 서버에 개별 파일 또는 폴더 형태로 저장하는 방식이어서 해당 파일을 직접 작업한 사람이 아닌 경우엔 원하는 문서를 찾기가 쉽지 않고 작업자의 기억력에 의존하더라도 특정 업무와 관련되는 다량의 문서들을 빠짐없이 찾기 어려운 한계가 존재한다.
따라서, 전술한 업무상 불편함과 더불어 원본보관, 보안성 확보, 이중보관 등의 이유로 인해 대부분의 관공서나 학교 또는 기업에서는 아직까지도 업무 문서로서 종이형태의 비전자문서를 이용하고 있으며, 이러한 비전자문서는 캐비닛, 파일박스, 책장 등 여러 형태의 사무용가구로 이루어진 보관함에 저장된 상태로 관리되고 있는 실정이다.
KR 10-2014-0013751 A KR 10-2012-0017235 A
본 발명의 목적은 상기 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 여러 종이 서류들을 종류별로 분류해서 파일철로 묶어 보관하는 오프라인 상의 파일철 방식을 온라인 영역으로 확장하여 구현하는 전자문서 기반의 전자 파일철을 생성 및 관리하는 전자 파일철 관리 장치를 제공하는 것을 목적으로 한다.
상기와 같은 목적을 달성하기 위한 본 발명의 일면에 따른 전자 파일철 관리 장치는, 복수의 페이지로 구성되는 적어도 하나의 종이서류를 서류 단위로 페이지 순서에 따라 스캔하여 전자문서로 변환하는 전자문서 변환부와, 상기 변환된 전자문서를 기등록된 관리자의 요청에 따라 소정의 데이터베이스에 문서별로 저장하는 전자문서 저장부와, 상기 전자문서의 표지에 대응되는 페이지 상의 기설정된 복수의 영역 각각에 포함된 제목 정보 및 작성 정보에 대응하는 대표 텍스트를 영역별로 구분하여 추출하는 대표 텍스트 추출부와, 특정 영역에서 추출된 어느 하나의 상기 대표 텍스트를 전자문서별로 비교하여 유사도를 판단한 결과에 따라 복수의 상기 전자문서들을 그룹화하고, 각 그룹별 유사도에 기초한 상기 대표 텍스트를 해당 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들과 함께 매칭하여 저장하는 그룹 저장부와, 각 그룹마다 매칭 저장된 상기 대표 텍스트를 기저장된 이미지의 특정 영역에 오버레이 표시하는 파일철 아이콘을 그룹별로 구분하여 생성하는 파일철 아이콘 생성부와, 복수 개의 상기 파일철 아이콘을 화면상의 서로 다른 영역에 각각 상호 구분되도록 표시하되, 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 UI 표시부를 포함하는 것을 특징으로 한다.
바람직하게는, 상기 그룹 저장부는, 기설정된 제1 영역에서 추출된 상기 제목 정보에 대응되는 제1 대표 텍스트를 전자문서별로 비교하여 유사도를 산출하는 유사도 산출부와, 적어도 둘 이상의 상기 제1 대표 텍스트 간의 유사도가 기설정된 기준값 이상인 경우 이에 대응되는 복수의 상기 전자문서들을 하나의 그룹으로 묶어 그룹화하는 그룹화부와, 그룹별 유사도에 대한 산출 대상이 되는 상기 제1 대표 텍스트를 해당 그룹의 식별자 정보로 설정하고 각 그룹별로 대응하는 복수의 상기 전자문서들과 상기 식별자 정보를 함께 매칭하여 저장하는 그룹 매칭부를 포함하는 것을 특징으로 한다.
바람직하게는, 기설정된 제2 영역에서 추출된 상기 작성 정보에 대응되는 복수의 제2 대표 텍스트를 기저장된 직원 정보와의 대응 여부에 따라 작성자 텍스트와 작성일 텍스트로 분류하고 상기 작성일 텍스트만을 선택적으로 획득하는 작성일 텍스트 획득부와, 각 그룹에 대응되는 복수의 상기 전자문서들에 대한 상기 작성일 텍스트를 수집하여 기설정된 나열기준에 따라 날짜순으로 정렬한 결과에 대응하는 순서 정보를 생성한 후 이를 그룹별로 매칭하여 갱신 저장하는 순서 정보 생성부를 더 포함하며, 상기 UI 표시부는, 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 매칭된 복수의 상기 전자문서들을 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것을 특징으로 한다.
또한, 사용자로부터 어느 하나의 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력을 수신한 후 사용자가 원하는 특정 기간에 대한 기준일 텍스트를 입력받는 경우, 상기 기준일 텍스트를 이용한 키워드 검색을 통해 상기 선택 입력에 대응하여 매칭된 복수의 상기 전자문서들 중에서 상기 기준일 텍스트에 따른 날짜보다 이전 날짜에 대응되는 상기 작성일 텍스트를 포함하는 적어도 하나의 상기 전자문서를 검색하는 문서 검색부를 더 포함하며, 상기 UI 표시부는, 상기 검색이 완료되면 상기 선택 입력에 대응되는 복수의 상기 전자문서들 중에서 상기 검색 결과에 대응되는 적어도 하나의 상기 전자문서만을 선별적으로 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것을 특징으로 한다.
바람직하게는, 상기 전자문서 저장부는, 상기 전자문서를 상기 데이터베이스에 저장할 때마다 상기 저장을 요청한 관리자 및 시간에 대한 관리자 정보 및 요청 시간 정보를 획득하여 해당 전자문서와 함께 저장하는 것이며, 기저장된 복수의 상기 전자문서 각각에 대응하여 매칭 저장된 상기 관리자 정보에 기초한 관리자 인증 여부에 따라 각각의 상기 전자문서에 대한 공개 여부를 설정 및 변경할 수 있도록 하는 공개 설정부를 더 포함하고, 상기 UI 표시부는, 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하면서 상기 선택 입력이 수신된 시점을 기준으로 공개 설정된 적어도 하나의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 것을 특징으로 한다.
또한, 헤더 영역을 제외한 복수의 데이터 영역들을 각각 기설정된 비트수에 따른 제1 이진코드 영역, 상기 제1 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제2 이진코드 영역, 상기 제2 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제3 이진코드 영역, 상기 제3 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제4 이진코드 영역으로 구분하여 상기 복수의 데이터 영역들에 대응하는 문서코드값을 생성하되, 상기 전자문서에 대한 고유식별번호에 대응되는 2진수 코드값을 문서식별 코드값으로 생성하여 상기 제1 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서의 저장을 요청한 관리자에 대응되는 2진수 코드값을 관리자 코드값으로 생성하여 상기 제2 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서의 저장을 요청한 요청시간을 2진수 코드값으로 나타내는 요청시간 코드값으로 생성하여 상기 제3 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서에 대한 공개 설정 여부에 대응되는 2진수 코드값을 공개설정 코드값으로 생성하여 상기 제4 이진코드 영역에 부여하는 문서코드 생성부를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명에 따르면, 대량의 전자문서들을 유사도에 따라 자동 분류한 전자 파일철을 생성 가능하여 온라인 환경에서도 체계화된 문서 관리를 수행할 수 있는 효과가 있다.
또한, 본 발명에 따르면, 각각의 전자문서에 대한 공개설정, 검색 및 열람 등의 작업 수행 시 필요한 정보들을 압축한 2진수 코드값을 이용하므로 전자 파일철 관리 장치를 단순화하여 구현할 수 있다는 이점이 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치의 구성을 나타내는 블록도이고,
도 2는 도 1의 대표 텍스트 추출부에서 대표 텍스트를 추출하는 과정을 설명하기 위한 도면이고,
도 3은 도 1의 그룹 저장부 및 파일철 아이콘 생성부에 의해 복수의 전자문서들을 그룹화하여 그룹별로 매칭 및 저장한 후 각 그룹에 대한 파일철 아이콘을 생성하는 과정을 설명하기 위한 도면이고,
도 4는 도 1의 문서 코드 생성부에 의해 생성되는 문서코드값을 이진코드 영역별로 구분하여 나타낸 도면이고,
도 5는 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 관리자가 요청한 파일철 문서에 대한 공개 여부를 설정하는 과정과 해당 파일철 문서를 사용자 화면에 표시하는 과정을 나타낸 순서도이고,
도 6은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 사용자가 요청한 파일철 문서에 대한 기준일 검색을 수행하는 과정과 이에 따른 검색 결과를 사용자 화면에 표시하는 과정을 나타낸 순서도이고,
도 7은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 사용자의 비공개 문서 열람 요청에 대한 관리자의 허용 여부 결과를 저장하는 과정을 나타낸 순서도이다.
이상과 같은 본 발명에 대한 해결하려는 과제, 과제의 해결수단, 발명의 효과를 포함한 구체적인 사항들은 다음에 기재할 실시예 및 도면에 포함되어 있다. 본 발명의 이점 및 특징, 그리고 그것을 달성하는 방법은 첨부되는 도면과 함께 상세하게 후술되어 있는 실시예를 참조하면 명확해질 것이다. 명세서 전체에 걸쳐 동일 참조 부호는 동일 구성 요소를 지칭한다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치의 구성을 나타내는 블록도이고, 도 2는 도 1의 대표 텍스트 추출부에서 대표 텍스트를 추출하는 과정을 설명하기 위한 도면이고, 도 3은 도 1의 그룹 저장부 및 파일철 아이콘 생성부에 의해 복수의 전자문서들을 그룹화하여 그룹별로 매칭 및 저장한 후 각 그룹에 대한 파일철 아이콘을 생성하는 과정을 설명하기 위한 도면이고, 도 4는 도 1의 문서 코드 생성부에 의해 생성되는 문서코드값을 이진코드 영역별로 구분하여 나타낸 도면이다.
이하, 전술한 도면들을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치에 대해 설명하도록 한다.
도 1을 참조하면, 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치는 크게 전자문서 변환부(120), 전자문서 저장부(140), 대표 텍스트 추출부(160), 그룹 저장부(200), 파일철 아이콘 생성부(300), 사용자 입력부(400) 및 UI 표시부(500)를 포함하여 구성된다.
전자문서 변환부(120)는 오프라인 상의 각종 종이서류들을 온라인 환경에서 이용 및 공유 가능하도록 전자문서화하는 역할을 한다.
여기서, 전자문서 변환부(120)는 복수의 페이지로 구성되는 적어도 하나의 종이서류(DP)를 페이지 순서에 따라 스캔하여 각 페이지에 대응하는 이미지 파일을 생성한 후 이를 서류 단위로 취합하여 기저장된 전자문서 형식, 예컨대, PDF 형식으로 변환하는 것일 수 있다.
전자문서 저장부(140)는 전자문서 변환부(120)에 의해 변환된 전자문서(DE)를 기등록된 관리자의 요청에 따라 소정의 데이터베이스에 문서별로 저장한다.
여기서, 전자문서 저장부(140)는 전자문서(DE)를 상기 데이터베이스에 저장할 때마다 상기 저장을 요청한 관리자 및 시간에 대한 관리자 정보 및 요청 시간 정보를 획득하여 해당 전자문서(DE)와 함께 저장할 수 있다.
이때, 상기 관리자 정보는 전자문서(DE)의 저장을 요청한 소정의 관리자로부터 수신한 관리자 식별번호를 포함하며, 상기 요청 시간 정보는 상기 저장을 요청한 시점을 기준으로 GPS(Global Positioning System) 위성으로부터 수신한 GPS 신호에 따른 시간 정보 또는 이를 이용해 동기화된 시간 정보를 포함할 수 있다.
대표 텍스트 추출부(160)는 전자문서(DE)의 표지에 대응되는 페이지(C) 상의 기설정된 복수의 영역 각각에 포함된 제목 정보 및 작성 정보에 대응하는 대표 텍스트(Tr)를 영역별로 구분하여 추출한다.
여기서, 대표 텍스트 추출부(160)는 도 2에 도시된 바와 같이 전자문서(DE)를 구성하는 복수의 페이지(1~5) 중에서 표지에 대응하는 첫번째 페이지(C)를 기초로 하여, 해당 페이지(C)의 상부 측 제1 영역으로부터 제목 정보에 대응하는 제1 대표 텍스트(T1)를 추출하고, 해당 페이지(C)의 하부 측 제2 영역으로부터 적어도 하나 이상의 작성 정보(작성 정보1, 작성 정보2)에 대응하는 제2 대표 텍스트(T2)를 추출할 수 있다.
이는 일반적인 보고서 양식에서 보고서 표지 부분에 주요 정보가 포함되도록 표지 상단에 보고서 명칭 및 종류를 나타내는 보고서 제목 정보를 배치하고 표지 하단에 보고서 작성 일자 및 작성자를 나타내는 보고서 작성 정보를 배치하는 것에 기초한 것이다.
그룹 저장부(200)는 복수의 전자문서들을 문서별 유사도에 따라 여러 그룹으로 자동 분류한 후 각 그룹별로 문서 데이터를 저장 및 관리하는 역할을 한다.
여기서, 그룹 저장부(200)는 특정 영역에서 추출된 어느 하나의 대표 텍스트(Tr)를 전자문서별로 비교하여 유사도를 판단한 결과에 따라 복수의 전자문서들(DE)을 그룹화하고, 각 그룹별 유사도에 기초한 대표 텍스트(Tr)를 해당 그룹에 속하는 복수의 전자문서들(DE)과 함께 매칭하여 저장할 수 있다.
이와 관련하여, 그룹 저장부(200)는 도 1에 도시된 바와 같이 유사도 산출부(220), 그룹화부(240) 및 그룹 매칭부(260)를 포함할 수 있다.
유사도 산출부(220)는 기설정된 제1 영역에서 추출된 상기 제목 정보에 대응되는 제1 대표 텍스트(Tr1)를 전자문서별로 비교하여 유사도를 산출한다.
여기서, 상기 유사도는 딥러닝을 기반으로 하여 텍스트를 벡터화한 후 벡터화된 각 문장 간의 유사도를 측정하는 방식인 자카드 유사도(Jaccard Similarity), 코사인 유사도(Cosine Similarity), 유클리디언 유사도(Eucilidean Similarity) 및 맨하탄 유사도(Manhattan Similarity) 중 어느 하나에 대하여 기설정된 텍스트 유사도 측정 알고리즘에 따라 산출될 수 있다.
이때, 이와 같은 텍스트 유사도 측정 알고리즘은 당업자에게는 자명한 사항에 해당하며 딥러닝 기반의 파이썬(Python) 코드를 이용한 딥러닝 프로그래밍을 통해 용이하게 구현 가능하므로 별도의 설명은 생략하기로 한다.
그룹화부(240)는 적어도 둘 이상의 제1 대표 텍스트(Tr) 간의 유사도가 기설정된 기준값 이상인 경우 이에 대응되는 복수의 전자문서들(DE)을 하나의 그룹으로 묶어 그룹화한다.
예컨대, 도 3의 상단(31) 및 중앙(32)을 참조하면, 그룹화부(240)는 제1 대표 텍스트(Tr)에 "☆☆사업" 및 "보고서"의 단어들을 공통으로 포함하여 유사도가 높은 전자문서 A와 전자문서 C를 「그룹 1」로 묶어 그룹화하고, 제1 대표 텍스트(Tr)에 "♣♣사업" 및 "보고서"의 단어들을 공통으로 포함하여 유사도가 높은 전자문서 B, 전자문서 D 및 전자문서 E를 「그룹 2」로 묶어 그룹화하게 된다.
그룹 매칭부(260)는 그룹화부(240)에 의해 그룹화된 복수의 전자문서들(DE)을 그룹별로 구분하여 매칭 저장하기 위한 것으로서, 그룹별 유사도에 대한 산출 대상이 되는 제1 대표 텍스트(Tr1)를 해당 그룹의 대표 식별자 정보로 설정하고 각 그룹별로 대응하는 복수의 전자문서들(DE)과 상기 대표 식별자 정보를 함께 매칭하여 저장할 수 있다.
여기서, 그룹 매칭부(260)는 각 전자문서(DE)에 대한 고유식별번호, 그룹 정보 및 대표 식별자 정보를 매칭하여 저장할 수 있다.
아래의 표 1은 상기 도 2에 도시된 5개의 전자문서(A,B,C,D,E) 각각에 대하여 매칭 저장된 정보의 일례를 표로 정리하여 나타낸 것이다.
전자문서명 고유식별번호 그룹정보 대표 식별자 정보
A 00321 1 ☆☆사업 1분기보고서
B 00323 2 ♣♣사업 1분기보고서
C 00628 1 ☆☆사업 반기보고서
D 00926 2 ♣♣사업 3분기보고서
E 01222 2 ♣♣사업 사업보고서
파일철 아이콘 생성부(300)는 각 그룹마다 매칭 저장된 대표 텍스트(Tr)를 기저장된 이미지의 특정 영역에 오버레이 표시하는 파일철 아이콘을 그룹별로 구분하여 생성한다.
이때, 상기 기저장된 이미지는 여러 문서들을 종류별로 보관 및 관리할 때 이용하는 파일철, 서류철, 폴더, 바인더, 문서화일 등을 형상화한 클립아트나 그림을 포함할 수 있다.
또한, 상기 파일철 아이콘은 해당 이미지 상에서 제목이 표시되는 영역에 각 그룹에 속하는 전자문서들(DE)이 공통으로 포함하는 단어들을 선별하여 순서대로 배열한 결과에 대응하는 대표 텍스트(Tr)를 오버레이 표시하는 것일 수 있다.
예컨대, 도 3의 하단(33)을 참조하면, 덮개 구조의 커버 내부에 각종 서류를 일체로 바인딩하여 보관하는 형태의 파일철을 도시한 파일철 이미지가 기저장된 상태일 때, 파일철 아이콘 생성부(300)는 상기 파일철 이미지 상에서 제목이 표시되는 영역에 「그룹 1」에 속하는 전자문서 A,C가 공통으로 포함하는 단어들을 선별하여 순서대로 배열한 "☆☆사업 보고서(T1')"를 오버레이 표시하는 "제1 파일철 아이콘(IF)"을 생성하게 된다.
사용자 입력부(400)는 외부의 사용자 단말기(20)와 통신 연결된 상태로 사용자 단말기(20)로부터 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력을 수신한다.
UI 표시부(500)는 복수 개의 파일철 아이콘(IF)을 화면상의 서로 다른 영역에 각각 상호 구분되도록 표시한다.
여기서, 상기 화면의 공간 영역은 2차원 공간 또는 3차원 공간일 수 있으며, UI 표시부(500)는 상기 화면상의 영역이 2차원 공간일 땐 평면 좌표값(X,Y)에 기초하여 복수 개의 파일철 아이콘(IF)을 좌우(X축) 또는 상하(Y축)로 상호 이격된 서로 다른 영역에 표시하고, 상기 화면상의 영역이 3차원 공간일 땐 입체 좌표값(X,Y,Z)에 기초하여 복수 개의 파일철 아이콘(IF)을 좌우(X축), 상하(Y축) 및 전후(Z축) 중 적어도 한 방향으로 상호 이격된 서로 다른 영역에 표시할 수 있다.
UI 표시부(500)는 사용자 입력부(400)를 통해 사용자로부터 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하는 복수의 전자문서들(DE)을 로딩하여 표시할 수 있다.
한편, 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치는 도 1에 도시된 바와 같이 작성일 텍스트 획득부(620), 순서 정보 생성부(640), 문서 검색부(700), 공개 설정부(900), 관리자 인증부(800) 및 문서코드 생성부(850)를 더 포함할 수 있다.
작성일 텍스트 획득부(620)는 기설정된 제2 영역에서 추출된 상기 작성 정보에 대응되는 복수의 제2 대표 텍스트(T2)를 기저장된 직원 정보와의 대응 여부에 따라 작성자 텍스트와 작성일 텍스트로 분류하고 상기 작성일 텍스트만을 선택적으로 획득한다.
이때, 상기 직원 정보는 전자문서 변환부(120)에 의해 스캔 입력되는 각종 종이서류들을 작성하여 보관 및 관리하는 업체, 기관 또는 부서에 소속된 직원들 각각의 이름 및 직급에 대한 정보를 포함할 수 있다.
순서 정보 생성부(640)는 각 그룹에 대응되는 복수의 전자문서들(DE)에 대한 상기 작성일 텍스트를 수집하여 기설정된 나열기준에 따라 날짜순으로 정렬한 결과에 대응하는 순서 정보를 생성한 후 이를 그룹별로 매칭하여 갱신 저장한다.
예컨대, 도 3의 중앙(32)을 참조하면, 순서 정보 생성부(640)는 전자문서 A와 전자문서 C가 속하는 「그룹 1」에 대하여 작성일 텍스트의 날짜가 더 빠른 전자문서 A, 전자문서 C의 순으로 정렬한 순서 정보를 생성하게 된다.
이 경우, UI 표시부(500)는 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 매칭된 복수의 전자문서들(DE)을 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것일 수 있다.
문서 검색부(700)는 사용자가 선택한 파일철 문서 그룹에 속하는 전자문서들 중에서 원하는 날짜에 해당하는 전자문서들을 선별하여 검색하기 위한 것이다.
여기서, 문서 검색부(700)는 사용자로부터 어느 하나의 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력을 수신한 후 사용자가 원하는 특정 기간에 대한 기준일 텍스트를 입력받는 경우, 상기 기준일 텍스트를 이용한 키워드 검색을 통해 상기 선택 입력에 대응하여 매칭된 복수의 전자문서들(DE) 중에서 상기 기준일 텍스트에 따른 날짜보다 이전 날짜에 대응되는 상기 작성일 텍스트를 포함하는 적어도 하나의 전자문서(DE)를 검색할 수 있다.
예컨대, 도 3의 중앙(32)을 참조하면, 사용자로부터 「그룹 2」에 대응하는 파일철 아이콘에 대한 선택 입력과 함께 기준일 텍스트로서 "2020.10.10."을 입력받는 경우, 문서 검색부(700)는 상기 입력된 기준일 텍스트보다 이전 날짜에 대응하는 작성일 텍스트를 포함하는 "전자문서 B"(2020.3.23.)와 "전자문서 D"(2020.9.26.)를 선별하여 검색하게 된다.
이 경우, UI 표시부(500)는 상기 검색이 완료되면 상기 선택 입력에 대응되는 복수의 전자문서들(DE) 중에서 상기 검색 결과에 대응되는 적어도 하나의 전자문서(DE)만을 선별적으로 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것일 수 있다.
공개 설정부(900)는 기저장된 복수의 전자문서(DE) 각각에 대응하여 매칭 저장된 상기 관리자 정보에 기초한 관리자 인증 여부에 따라 각각의 전자문서(DE)에 대한 공개 여부를 설정 및 변경할 수 있도록 한다.
관리자 인증부(800)는 외부의 관리자 단말기(30)와 통신 연결된 상태로 관리자 단말기(30)로부터 특정 전자문서에 대한 공개 설정 권한이 요청되면 해당 전자문서에 대한 관리자인지 확인하기 위한 관리자 인증을 수행한다.
여기서, 관리자 인증부(800)는 관리자 단말기(30)로부터 관리자 인증 시 필요한 관리자 정보로서 단말기 식별정보 또는 로그인 정보를 수신하고 이에 기초한 관리자 인증 결과를 관리자에게 전송할 수 있다.
이 경우, UI 표시부(500)는 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하면서 상기 선택 입력이 수신된 시점을 기준으로 공개 설정된 적어도 하나의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 것일 수 있다.
문서코드 생성부(850)는 관리자 인증 또는 문서 검색 수행 시 필요한 정보들에 관한 문서코드값을 생성하는 역할을 한다.
구체적으로, 문서코드 생성부(850)는 도 4에 도시된 바와 같이 헤더 영역(40)을 제외한 복수의 데이터 영역들을 각각 기설정된 비트수에 따른 제1 이진코드 영역(41), 상기 제1 이진코드 영역(41)보다 하위 비트 영역에 할당되는 제2 이진코드 영역(42), 상기 제2 이진코드 영역(42)보다 하위 비트 영역에 할당되는 제3 이진코드 영역(43), 상기 제3 이진코드 영역(43)보다 하위 비트 영역에 할당되는 제4 이진코드 영역(44)으로 구분하여 상기 복수의 데이터 영역들에 대응하는 문서코드값을 생성할 수 있다.
여기서, 문서코드 생성부(850)는 관리자 인증 시 필요한 문서별 관리자, 저장 시간 및 공개 상태에 대한 정보들을 함축하는 제1 문서코드값을 생성할 수 있다.
이때, 상기 제1 문서코드값은 상기 전자문서에 대한 고유식별번호에 대응되는 2진수 코드값을 문서식별 코드값으로 생성하여 상기 제1 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서의 저장을 요청한 관리자에 대응되는 2진수 코드값을 관리자 코드값으로 생성하여 상기 제2 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서의 저장을 요청한 요청시간을 2진수 코드값으로 나타내는 요청시간 코드값으로 생성하여 상기 제3 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서에 대한 공개 설정 여부에 대응되는 2진수 코드값을 공개설정 코드값으로 생성하여 상기 제4 이진코드 영역에 부여하는 것일 수 있다.
여기서, 문서코드 생성부(850)는 문서 검색 시 필요한 문서별 작성일 정보, 그룹 정보 및 순서 정보를 함축하는 제2 문서코드값을 생성할 수 있다.
이때, 상기 제2 문서코드값은 상기 전자문서에 대한 고유식별번호에 대응되는 2진수 코드값을 문서식별 코드값으로 생성하여 상기 제1 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서에 대한 작성일 텍스트에 대응되는 2진수 코드값을 작성일 코드값으로 생성하여 상기 제2 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서에 대한 그룹 정보에 대응되는 2진수 코드값을 나타내는 그룹 코드값으로 생성하여 상기 제3 이진코드 영역에 부여하고, 상기 전자문서에 대한 순서 정보에 대응되는 2진수 코드값을 순서 코드값으로 생성하여 상기 제4 이진코드 영역에 부여하는 것일 수 있다.
이와 관련하여, 도 5는 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 관리자가 요청한 파일철 문서에 대한 공개 여부를 설정하는 과정과 해당 파일철 문서를 사용자 화면에 표시하는 과정을 나타낸 순서도이고, 도 6은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 사용자가 요청한 파일철 문서에 대한 기준일 검색을 수행하는 과정과 이에 따른 검색 결과를 사용자 화면에 표시하는 과정을 나타낸 순서도이다.
먼저, 도 5a를 참조하여 상기 제1 문서코드값을 이용한 관리자 인증 과정을 구체적으로 설명하면, 문서코드 생성부(850)가 상기 제1 문서코드값을 생성한 상태일 때(S101), 만일 관리자 단말기(30)로부터 관리자 인증 요청과 함께 해당 관리자 정보가 수신되는 경우(①), 상기 수신된 관리자 정보를 상기 제1 문서코드값과 비교함에 따른 관리자 인증(S102)을 수행하여 인증이 완료되면(S103) 이에 따른 공개 설정 권한이 해당 관리자에게 부여됨을 알리는 메시지를 관리자 단말기(30)로 전송하고(②), 관리자 단말기(30)가 공개 설정을 하고자 하는 대상 문서를 선택하여 이에 대한 공개 여부를 설정한 결과에 따른 설정 변경을 요청하면(③), 상기 요청에 기초하여 공개 설정부(900)에서 대상문서의 공개 설정을 변경하게 된다(S105).
다음으로, 도 5b를 참조하여 상기 제1 문서코드값을 이용한 공개 문서 선별 및 표시 과정을 구체적으로 설명하면, 전술한 도 5a에 의한 단계들이 모두 완료된 후 파일철 아이콘 생성부(300)에서 그룹별 파일철 아이콘을 생성하여(S107) 이를 사용자 화면에 표시한 상태일 때(④), 사용자 단말기(20)에 의해 어느 하나의 파일철 아이콘이 선택 입력됨(S108)에 따른 선택 정보와 함께 해당 파일철 문서에 대한 표시를 요청하는 요청 메시지가 사용자 입력부(400)로 전송되면(⑤), 상기 요청 메시지에 대응하는 파일철 문서에 대한 상기 제1 문서코드값을 획득하여(S109) 상기 파일철 문서 중에서 공개 상태로 설정된 문서들만을 선별한 후(S110,S111) 선별된 문서들을 사용자 화면에 표시하게 된다(⑥).
다음으로, 도 6을 참조하여 상기 제2 문서코드값을 이용한 문서 기간 검색 과정을 구체적으로 설명하면, 문서코드 생성부(850)가 상기 제2 문서코드값을 생성한 상태에서(S201) 그룹별 파일철 아이콘을 생성하여(S202) 사용자 화면에 표시하는 경우(①), 사용자 단말기(20)에 의해 어느 하나의 파일철 아이콘에 대한 선택 입력과(S203) 상기 선택 입력된 파일철 아이콘에 대한 기간 검색 시 기준이 되는 기준일 텍스트를 입력받아(S204) 이에 대응하는 사용자 입력 정보와 함께 해당 파일철 문서의 검색을 요청하는 요청 메시지가 사용자 입력부(400)로 전송되면(②), 상기 요청 메시지에 대응하는 파일철 문서에 대한 상기 제2 문서코드값을 획득한 후(S205) 이를 이용한 문서 검색을 수행하되(S206) 상기 기준일 텍스트를 기준으로 이전 날짜에 해당하는 전자문서들을 조건 검색한 결과(S207)에 따라 순서별로 배열(S208)하여 사용자 화면에 표시하게 된다(③).
한편, 본 발명에 따른 전자 파일철 관리 장치는 전술한 구성들과 더불어 도 1에 도시된 바와 같이 열람 관리부(930) 및 열람 기록 저장부(960)를 추가로 더 포함할 수도 있다.
열람 관리부(930)는 사용자로부터 비공개 문서에 대한 열람 요청을 수신하는 경우, 상기 비공개 문서를 저장 및 관리하는 관리자에게 상기 열람 요청에 대한 허용 여부를 요청하여 응답받은 결과에 따라 해당 비공개 문서에 대한 열람 허용을 결정한다.
열람 기록 저장부(960)는 상기 열람 요청이 수신될 때마다 열람 허용 여부와 관계없이 상기 열람 요청에 대응하는 사용자 정보 및 요청 시간 정보를 포함하는 열람 요청 기록을 문서별로 구분하여 저장한다.
이와 관련하여, 도 7은 본 발명의 일 실시예에 따른 전자 파일철 관리 장치를 이용하여 사용자의 비공개 문서 열람 요청에 대한 관리자의 허용 여부 결과를 저장하는 과정을 나타낸 순서도이다.
도 7을 참조하여 상기 제1 문서코드값을 이용한 열람 허용 과정을 구체적으로 설명하면, 사용자로부터 비공개 문서 열람 요청이 수신되면(①) 상기 열람 요청에 대응하는 비공개 문서에 대한 상기 제1 문서코드값을 획득한 후(S301), 상기 제1 문서코드값에 기초한 관리자 정보에 대응하는 관리자에게 열람 요청을 알리는 알림 메시지를 전송하고(②) 이를 수신한 관리자 단말기(30)에 의해 열람 허용 여부에 대한 결정을 입력받아 관리자 인증부(800)로 전송하여, 만일 상기 결정이 열람 허용에 대응하는 경우엔 상기 비공개 문서를 열람하여 사용자 화면에 표시하고(④), 상기 결정에 따른 열람 허용 여부와 관계없이 해당 비공개 문서에 대한 열람 요청 기록을 생성하여 저장하게 된다(S304).
이에 따라, 전술한 본 발명에 의하면, 대량의 전자문서들을 유사도에 따라 자동 분류한 전자 파일철을 생성 가능하여 온라인 환경에서도 체계화된 문서 관리를 수행할 수 있다.
또한, 본 발명에 의하면, 각각의 전자문서에 대한 공개설정, 검색 및 열람 등의 작업 수행 시 필요한 정보들을 압축한 2진수 코드값을 이용하므로 전자 파일철 관리 장치를 단순화하여 구현할 수 있다.
이상, 바람직한 실시예를 통하여 본 발명에 관하여 상세히 설명하였으나, 본 발명은 이에 한정되는 것은 아니며 특허청구범위 내에서 다양하게 실시될 수 있다.
특히, 전술한 내용은 후술할 발명의 청구범위를 더욱 잘 이해할 수 있도록 본 발명의 특징과 기술적 강점을 다소 폭넓게 상술하였으므로, 상술한 본 발명의 개념과 특정 실시예는 본 발명과 유사 목적을 수행하기 위한 다른 형상의 설계나 수정의 기본으로써 즉시 사용될 수 있음이 해당 기술 분야의 숙련된 사람들에 의해 인식되어야 한다.
또한, 상기에서 기술된 실시예는 본 발명에 따른 하나의 실시예일 뿐이며, 해당 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자에 의해 본 발명의 기술적 사상의 범위에서 다양한 수정 및 변경된 형태로 구현될 수 있음을 이해할 수 있을 것이다. 따라서, 개시된 실시예는 한정적인 관점이 아니라 설명적인 관점에서 고려되어야 하고, 이러한 다양한 수정 및 변경 또한 본 발명의 기술적 사상의 범위에 속하는 것으로 전술한 본 발명의 청구범위에 나타나 있으며, 그와 동등한 범위 내에 있는 모든 차이점은 본 발명에 포함된 것으로 해석되어야 할 것이다.
10: 전자 파일철 관리 장치 20: 사용자 단말기
30: 관리자 단말기 120: 전자문서 변환부
140: 전자문서 저장부 160: 대표 텍스트 추출부
200: 그룹 저장부 220: 유사도 산출부
240: 그룹화부 260: 그룹 매칭부
300: 파일철 아이콘 생성부 400: 사용자 입력부
500: UI 표시부 620: 작성일 텍스트 획득부
640: 순서 정보 생성부 700: 문서 검색부
800: 관리자 인증부 850: 문서 코드 생성부
900: 공개 설정부 930: 열람 관리부
960: 열람 기록 저장부

Claims (6)

  1. 복수의 페이지로 구성되는 적어도 하나의 종이서류를 서류 단위로 페이지 순서에 따라 스캔하여 전자문서로 변환하는 전자문서 변환부;
    상기 변환된 전자문서를 기등록된 관리자의 요청에 따라 소정의 데이터베이스에 문서별로 저장하는 전자문서 저장부;
    상기 전자문서의 표지에 대응되는 페이지 상의 기설정된 복수의 영역 각각에 포함된 제목 정보 및 작성 정보에 대응하는 대표 텍스트를 영역별로 구분하여 추출하는 대표 텍스트 추출부;
    특정 영역에서 추출된 어느 하나의 상기 대표 텍스트를 전자문서별로 비교하여 유사도를 판단한 결과에 따라 복수의 상기 전자문서들을 그룹화하고, 각 그룹별 유사도에 기초한 상기 대표 텍스트를 해당 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들과 함께 매칭하여 저장하는 그룹 저장부;
    각 그룹마다 매칭 저장된 상기 대표 텍스트를 기저장된 이미지의 특정 영역에 오버레이 표시하는 파일철 아이콘을 그룹별로 구분하여 생성하는 파일철 아이콘 생성부; 및
    복수 개의 상기 파일철 아이콘을 화면상의 서로 다른 영역에 각각 상호 구분되도록 표시하되, 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하는 복수의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 UI 표시부;를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 그룹 저장부는,
    기설정된 제1 영역에서 추출된 상기 제목 정보에 대응되는 제1 대표 텍스트를 전자문서별로 비교하여 유사도를 산출하는 유사도 산출부;
    적어도 둘 이상의 상기 제1 대표 텍스트 간의 유사도가 기설정된 기준값 이상인 경우 이에 대응되는 복수의 상기 전자문서들을 하나의 그룹으로 묶어 그룹화하는 그룹화부; 및
    그룹별 유사도에 대한 산출 대상이 되는 상기 제1 대표 텍스트를 해당 그룹의 식별자 정보로 설정하고 각 그룹별로 대응하는 복수의 상기 전자문서들과 상기 식별자 정보를 함께 매칭하여 저장하는 그룹 매칭부;를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
  3. 제1항에 있어서,
    기설정된 제2 영역에서 추출된 상기 작성 정보에 대응되는 복수의 제2 대표 텍스트를 기저장된 직원 정보와의 대응 여부에 따라 작성자 텍스트와 작성일 텍스트로 분류하고 상기 작성일 텍스트만을 선택적으로 획득하는 작성일 텍스트 획득부; 및
    각 그룹에 대응되는 복수의 상기 전자문서들에 대한 상기 작성일 텍스트를 수집하여 기설정된 나열기준에 따라 날짜순으로 정렬한 결과에 대응하는 순서 정보를 생성한 후 이를 그룹별로 매칭하여 갱신 저장하는 순서 정보 생성부;를 더 포함하며,
    상기 UI 표시부는,
    상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 매칭된 복수의 상기 전자문서들을 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
  4. 제3항에 있어서,
    사용자로부터 어느 하나의 상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력을 수신한 후 사용자가 원하는 특정 기간에 대한 기준일 텍스트를 입력받는 경우, 상기 기준일 텍스트를 이용한 키워드 검색을 통해 상기 선택 입력에 대응하여 매칭된 복수의 상기 전자문서들 중에서 상기 기준일 텍스트에 따른 날짜보다 이전 날짜에 대응되는 상기 작성일 텍스트를 포함하는 적어도 하나의 상기 전자문서를 검색하는 문서 검색부;를 더 포함하며,
    상기 UI 표시부는,
    상기 검색이 완료되면 상기 선택 입력에 대응되는 복수의 상기 전자문서들 중에서 상기 검색 결과에 대응되는 적어도 하나의 상기 전자문서만을 선별적으로 로딩하여 상기 순서 정보에 따라 배열한 후 페이지 단위로 표시하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
  5. 제1항에 있어서,
    상기 전자문서 저장부는,
    상기 전자문서를 상기 데이터베이스에 저장할 때마다 상기 저장을 요청한 관리자 및 시간에 대한 관리자 정보 및 요청 시간 정보를 획득하여 해당 전자문서와 함께 저장하는 것이며,
    기저장된 복수의 상기 전자문서 각각에 대응하여 매칭 저장된 상기 관리자 정보에 기초한 관리자 인증 여부에 따라 각각의 상기 전자문서에 대한 공개 여부를 설정 및 변경할 수 있도록 하는 공개 설정부;를 더 포함하고,
    상기 UI 표시부는,
    상기 파일철 아이콘에 대한 선택 입력 수신 시 이에 대응되는 상기 그룹에 속하면서 상기 선택 입력이 수신된 시점을 기준으로 공개 설정된 적어도 하나의 상기 전자문서들을 로딩하여 표시하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
  6. 제5항에 있어서,
    헤더 영역을 제외한 복수의 데이터 영역들을 각각 기설정된 비트수에 따른 제1 이진코드 영역, 상기 제1 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제2 이진코드 영역, 상기 제2 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제3 이진코드 영역, 상기 제3 이진코드 영역보다 하위 비트 영역에 할당되는 제4 이진코드 영역으로 구분하여 상기 복수의 데이터 영역들에 대응하는 문서코드값을 생성하되,
    상기 전자문서에 대한 고유식별번호에 대응되는 2진수 코드값을 문서식별 코드값으로 생성하여 상기 제1 이진코드 영역에 부여하고,
    상기 전자문서의 저장을 요청한 관리자에 대응되는 2진수 코드값을 관리자 코드값으로 생성하여 상기 제2 이진코드 영역에 부여하고,
    상기 전자문서의 저장을 요청한 요청시간을 2진수 코드값으로 나타내는 요청시간 코드값으로 생성하여 상기 제3 이진코드 영역에 부여하고,
    상기 전자문서에 대한 공개 설정 여부에 대응되는 2진수 코드값을 공개설정 코드값으로 생성하여 상기 제4 이진코드 영역에 부여하는 문서코드 생성부;를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 파일철 관리 장치.
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