KR20150045851A - 패턴 기반, 거래 기준 회계 계정 자동 매칭 및 분개 시스템 - Google Patents

Abstract

1. 청구범위에 기재된 발명이 속한 실용신안 분야
본 발명은 일상적인 거래를 입력하면 자동으로 회계 계정 매칭 및 계정 분개가 이루어짐. 또한 사용자 경험 거래를 패턴화 하여 거래 등록에 대한 레퍼런스 기능과 기존 거래의 재사용 및 반복적인 거래에 대한 반복 거래 등록의 역활까지 한다.
2.발명의 해결하려고 하는 방안
본 발명은 일상적인 거래에 대한 자동 회계 계정 매칭 및 계정 분개와 정해진 거래외에 수많은 거래에 대한 레퍼런스 제공, 그리고 거래 등록시 최적의 등록 환경 제공이 핵심이다. 일상적인 거래에 대한 자동 회계 계정 매칭 및 계정 분개를 보편적으로 많이 사용되는 거래와 이에 매칭되는 회계 계정,그리고 해당 회계 계정의 보편적인 분개규칙을 데이터베이스화 하여 사용자가 거래를 입력하면 데이터베이스를 검색하여 해당 회계 계정과 계정 분개 정보를 추출한다. 만약 데이터베이스화가 안된 거래일 경우 사용자들이 거래를 등록하면서 축적된 사용자 경험 거래에서 패턴 형태로 제공한다. 또한 사용자에 최적은 등록 환경 제공에도 패턴 거래 정보가 매우 유용하다. 패턴 데이터로 거래 정보의 대한 재사용과 반본적인 거래 등록을 제공한다.
3. 발명의 중요한 용도
본 발명은 비세무/회계 전문가가 세무/회계 지식이 없어도 거래만 등록하면 세무/회계 보고서를 만들어서 볼 수 있고, 각종 경영지표도 만드는데 이용된다.

Description

패턴 기반, 거래 기준 회계 계정 자동 매칭 및 분개 시스템 {Pattern-based trading system, the fiscal account, automatic matching and accounting entry}

본 발명은 일상에서 많이 사용되는 일반적인 거래(가계부에서 쓰는 정도의 구매/판매 항목)와 이에 연관된 회계 계정을 매칭하고 일반적인 분개 규칙에 의해 분개 된 정보들을 데이터베이스를 제공하고, 그외에 수많은 거래들에 대한 계정 매칭과 분개는 사용자 경험을 기반으로 지속적으로 축적된다. 이렇게 축적된 거래 기준 계정 매칭과 이에 따른 분개 정보를 기반으로 사용자가 거래 등록 시, 패턴 검색에 의해 자동으로 해당 거래에 대한 자동 계정 매칭과 분개가 되어 거래가 등록 되거나 패턴 기준 범위의 거래 내역을 보여주는 시스템이다.

기존 세무/회계 비전문가나 비종사자들을 위해 일상적인 거래를 입력하면 회계 계정이 자동으로 매칭과 분개되는 시스템의 필요성이 제기되었고 이에 따라 사용 빈도가 높고 해당 거래에 대한 회계 계정 연관과 분개 규칙이 명확한 일반적인 거래들은 미리 회계 계정 매칭과 분개 정보를 데이터베이스화 하고, 그밖의 거래들은 사용자 경험에 의해 등록 된 거래 기준 회계 계정과 분개 패턴을 검색하여 거래 등록시 자동 회계 계정 매칭 및 분개를 해주거나 범위를 제시해주는 시스템이 필요로 되고 있다.

따라서 본 발명이 이루고자 하는 과제는 일상적인 거래에 대한 기준 정의와 해당 거래에 대한 회계 계정 연관 분석과 분개 규칙 정의, 거래 입력 후 회계 계정 매칭 및 분개 방법론 정의, 패턴 정보 저장에 대한 프로세스 정의등이 있으며, 이 과제들을 기술적으로 구현한 '거래 기준 회계 시스템 코어'는 사용자가 거래를 등록하면 대차대조표, 손익계산서, 합계잔액시산표, 현금흐름도 등 각종 경영리포트를 자동으로 출력되고 어려운 세무신고도 간편하게 할 수 있게 하는 데 목적이 있다.

본 과제의 해결 수단은 컴퓨터 프로그래밍 기술과 데이터베이스 기술을 사용하여 소프트웨어를 개발한다.

상기한 바와 같이 본 발명에 의한 세무/회계 처리 시스템은 가계부를 작성하듯이 일상적인 거래를 입력하면 대차대조표, 손익계산서, 합계잔액시간표 등의 자동 출력이되고 세무신고까지 손쉽게 이루어져, 기존 세무/회계 전문가에 의존했던 일련의 업무처리를 전문적인 세무/회계 없는 일반인도 가능하게 하는 효과를 제공한다.

도1 은 종래 회계처리 컴퓨터 프로그램의 회계처리 방식.
도2 는 본 발명의 회계 처리 방식.
도3 는 본 발명 내용인 '거래 기준 회계 시스템 코어'의 구성도.
도4 는 '거래 기준 회계 처리 핵심 코어' 중 거래 기준 계정 자동 매칭 에이전트'의 구성도.
도5 는 '거래 기준 계정 자동 매칭 에이전트' 중 '매칭엔진'의 구성도.
도6 은 '매칭엔진'내에서 패턴 데이터 검색 및 추출에 대한 구성도.
도7 은 '매칭엔진'내에서 거래 분류상 거래와 계정이 1 대 1 매칭되는 경우에 대한 구성도.
도8 은 '매칭엔진'내에서 거래 분류상 해당 거래가 여러 계정이 매칭 될 수 있는 경우에 대한 구성도.
도9 는 패턴 데이터 구조에 대한 상세 구성도.
도10은 패턴 데이터 검색 구조에 대한 상세 구성도.
도11은 패턴 데이터 저장 구조에 대한 상세 구성도.

이하, 본 발명의 바람직한 실시 예의 상세한 설명히 첨부된 도면들을 참조하여 설명할 것이다. 하기에서 본 발명을 설명함에 있어, 관련된 공지 기능 또는 구성에 대한 구체적인 설명이 본 발명의 요지를 불필요하게 흐릴 수 있다고 판단되는 경우에는 그 상세한 설명을 생략할 것이다.

도1은 종래 회계 처리 컴퓨터 프로그램의 회계 처리 방식으로 거래가 발생하면 사용자는 발생한 거래에 대한 계정을 찾아서 프로그램에 입력하고 사용자가 분개를 하는 방식이였다. 종래의 방식은 사용자가 계정과과 계정 분개에 대한 전문적인 지식이 있어야 회계처리가 가능했다. 하지만 본 발명의 회계 처리 방식은 도2와 같이 거래 발생하면 해당 거래를 그대로 입력하면 자동 계정 매칭 에이전트에 의해 해당 거래에 대한 계정을 자동으로 매칭한다. 이렇게 매칭된 계정을 기반으로 계정과목분개 에이전트에 의해 계정 분개가 자동으로 이루어지고 이렇게 매칭된 계정과 분개 정보는 재무제표분석 에이전트에 의해 최종 거래가 등록되고 대차대조표,손익계산서,합계잔액시간표등과 같은 세무/회계 관련 보고서들이 출력된다.

도3는 거래가 입력되어 자동 계정 매칭 에이전트를 통해 계정이 추출되고 이것을 계정과목 분개 에이전트와 재무제표분석 에이전트가 받아서 세무/회계 관련 보고서들이 출력되는 과정을 설명한 '거래 기준 회계 시스템 코어'에 대한 구성도이다.

도4는 거래가 입력되어 보고서까지 출력되는 과정에서 '거래 기준 자동 계정 매칭 에이전트'를 중심으로 제시한 구성도이다. '거래 기준 자동 계정 매칭 에이전트'내에는 핵심 엔진인 매칭엔진(4-1)이 존재한다. 매칭엔진은 발생한 거래를 사용자가 입력을 하면 입력된 거래를 받는다. 매칭엔진은 이렇게 받은 거래정보를 가지고 우선 입력 받은 거래에 대한 기존 패턴을 유무(4-2)를 조회한다. 패턴이 존재하면 경험(패턴)축척데이터베이스(4-4)에서 경험(패턴)검색(4-3)을 한다. 이렇게 검색한 패턴정보는 다시 매칭엔진으로 리턴한다.매칭엔진은 리턴 받은 패턴정보를 재무제표 분석 에이전트(4-5)로 보낸다. 패턴 유무 조회에서 패턴이 없을 경우 거래 분류 구분하여 입력된 거래가 거래 분류에 속한 거래가 아닐 경우 1 대 1 검색(4-6)을 통해 거래 기준 계정/분개 정보를 검색하고 검색된 결과를 매칭엔진이 리턴을 받는다. 이렇게 리턴 받은 정보는 계정과목분개 에이전트(4-7)로 보내고 계정 분개한 후, 재무제표분석 에이전트(4-5)로 계정/분개 정보를 보낸다. 이와 동시에 해당 거래에 대한 계정 및 분개가 신규인지 묻는다(4-8). 신규이면 경험 계정으로 경험 계정 축척 데이터베이스에 저장을 한다. 입력된 거래가 거래 분류에 속한 거래면 1 대 N검색(4-9)을 통해 거래 기준 계정/분개 정보를 검색하고 검색된 결과를 매칭엔진이 리턴을 받는다. 리턴 받은 정보는 계정과목분개 에이전트(4-7)로 보내고 계정 분개한 후, 재무제표분석 에이전트(4-5)로 계정/분개 정보를 보낸다. 이와 동시에 해당 거래에 대한 계정 및 분개가 신규인지 묻는다(4-8). 신규이면 경험 계정으로 경험 계정 축척 데이터베이스에 저장을 한다.

위와 같이 입력된 거래에 대해 계정 매칭과 분개 정보를 추출하여 각종 보고서가 나오기까지의 공정에서 가장 중요한 역활을 하는 것이 '매칭엔진'이다.

도5는 매칭엔진에 대한 상세 구성도이다. 거래 데이터가 입력되면 거래데이터 분석(5-1)이 이루어진다. 거래 데이터 분석 항목은 거래명,거래날짜,요일,거래처,거래 금액, 거래 분류등이다. 거래 데이터 분석 후 거래 경험 검색(패턴)(5-2)을 호출한다. 거래 경험 검색은 경험계정(패턴)데이터베이스(5-3)에서 패턴정보를 리턴한다. 패턴정보는 거래코드,계정코드,거래처코드,거래날짜,거래요일,금액,분개정보등이다. 리턴 받은 패턴정보는 거래명과 리턴 받은 패턴 데이터를 조합(5-4)하여 패턴 데이터상의 계정 과목 분개 확인 한 후, 재무제표분석 에이전트(5-5)에 넘긴다. 리턴받은 패턴정보가 없을 경우는 NULL로 리턴하는데 이럴 경우 거래분류 항목 조회(5-6)를 하여 리턴받은 거래 분류가 없으면 거래 기준 계정 데이터베이스(5-7)에서 1 대 1 거래 검색(5-8)을 하여 계정을 리턴 받아서 거래 기준 계정으로 매칭(5-9)하고 이렇게 매칭된 계정을 계정과목분개 에이전트를 호출(5-10)하여 계정과목분개 에이전트(5-11)에서 분개를 한 후, 재무제표분석 에이전트(5-5)로 보내고 경험계정(패턴)데이터베이스(5-3)에 저장한다. 거래 분류가 있으면 해당 거래 기준 계정 데이터베이스(5-6)에서 1 대 N 거래 검색(5-12)을 하여 거래 분류에 대한 모든 계정 내역을 리턴 받아서 정렬 후 메모리(5-13)에 등록한다. 메모리에 등록하는 이유는 데이터가 많을 경우 속도 저하를 방지하기 위함이다. 이렇게 메모리에 등록된 계정 내역 중에서 입력한 거래와 가장 적합한 계정을 추출(5-14) 후 계정과목분개 에이전트을 호출(5-10)하여 계정과목분개 에이전트(5-11)에서 분개를 한 후, 재무제표분석 에이전트(5-5)로 보내고 경험계정(패턴)데이터베이스(5-3)에 저장한다. 도5의 매칭엔진에 대한 설명에서 사용자가 거래를 입력하면 자동으로 계정 매칭과 계정 분개까지 되어 재무제포분석을 통해 각종 보고서들이 만들어지는 과정에서 매칭엔진이 어떠한 역활을 담당하고 어떠한 과정 통해 작동하는지 알 수 있었다.

도6은 도5의 자동 거래 기준 계정 매칭 및 계정 분개와 재무제표분석에 대한 3가지 방법 중 패턴(경험 계정)검색에 대한 상세 도면이다. 도6에서 패턴(경험계정)데이터베이스가 2가지가 존재한다. 첫번째는 사용자 전용인 해당 사업장 패턴(경험계정)데이터베이스(6-1)이다. 해당 사업장 패턴(경험계정)데이터베이스 (6-1)은 해당 사업자에서 신규 거래 기준 계정 매칭과 분개 정보를 저장하는 공간이다. 그리고 공통 패턴(경험계정)데이터베이스(6-2)가 있다. 공통 패턴(경험계정)데이터베이스는 여러개의 사업장이 각각 신규 거래 기준 계정 매칭과 분개 정보를 공유하기 위해 저장되는 공간이다.

도7과 도8은 도5의 자동 거래 기준 계정 매칭 및 계정 분개와 재무제표분석에 대한 3가지 방법 중 패턴이 존재하지 않을 경우 매칭엔진 내부에서 계정 매칭과 분개가 공정의 상세 도면들이다. 도7은 거래 분류 없이 사용자가 입력한 거래와 계정이 1대1 매칭되면 1대1 검색을 하고, 거래 분류가 있을 경우 해당 거래 분류에 속한 내역을 1대N검색하여 사용자가 해당 내역 중 적합한 것을 선택하게 한다.

위의 거래 입력부터 보고서 출력까지 방법과 절차를 서술과 도면으로 설명하였다. 본 발명의 핵심인 패턴에 대한 데이터 구조를 도9로 상세하게 설명하겠다.

도9에서 패턴기본정보(9-1)는 패턴 데이터의 기본 구성 요소이다. 패턴 기본 구성은 패턴(경험계정)데이터베이스의 기본 구조이기도 하다. 패턴 기본 구성 요소는 거래분류코드,거래코드,거래명,거래처코드,주요패턴날짜,패턴요일,패턴정확도이다.패턴 정보의 저장은 위의 도5의 설명에서 언급했듯이 사용자가 거래 등록 할때 패턴을 검색하고 해당 거래에 적합한 패턴이 없을 경우 거래 기준 계정 데이터베이스에서 검색하여 계정 매칭 및 분개하고 이것을 패턴(경험계정)데이터베이스에 저장한다고 했다. 패턴 정보를 데이터베이스에 저장할 때 거래 분류가 없는 경우 거래분류코드는 NULL로 처리한다. 거래코드는 사용자가 거래 등록시, 패턴 정보로 등록할때 거래데이터베이스(9-2)에서 거래정보를 가져오기 위한 KEY값으로 사용한다. 거래명,거래처코드,주요패턴날짜,패턴요일,패턴정확도는 모두 패턴 검색을 위한 키워드로 사용한다. 거래처코드,거래가 등록된 주요날짜와 요일,그리고 패턴을 정확도를 종합하여 사용자가 입력한 거래에 대한 최적을 패턴 거래를 제시한다. 패턴 정확도는 거래처코드,거래가 등록된 주요날짜와 요일의 조합 해당 거래와 적합도를 숫자로 제시한 것이다.

도10은 패턴 검색에 대한 상세 공정을 제시한다. 도10은 사용자가 거래 입력부터 패턴 데이터 추출까지의 과정을 상세히 표현한 도면이다.

패턴저장은 도11에서 상세한 공정을 제시한다. 도5에서의 패턴 저장에 대한 상세 구성도가 도11이다.

상기 도면과 발명의 상세한 설명은 단지 본 발명의 예시적인 것으로서, 이는 단지 본 발명을 설명하기 위한 목적에서 사용된 것이지 의미한정이나 실용시안등록청구범위에 기재된 본 발명의 범위를 제한하기 위하여 사용된 것은 아니다. 그로므로 본 제시 분야의 통상의 지식을 가진 자라면 이로부터 다양한 변형 및 균등한 타 실시예가 가능하다는 이해할 것이다. 따라서 본 발명의 진정한 보호 범위는 첨부된 실용시안등록청구범위의 실용시안적 사상에 의해 정해져야 할 것이다.

본 발명은 비전문 세무/회계 전문가도 계정과 분개에 대한 지식이 없어도 쉽게 세무 및 회계 처리가 가능한 고인이다. 또한 사용하면 사용 할수록 업무처리 속도 빨라지고 편리해진다. 이는 사용자 경험이 데이터베이스에 저장되고 그것이 패턴화하여 사용자가 거래 등록 할때 과거의 등록된 거래와 같거나 유사한 경우 패턴정보를 사용하면 된다. 이것은 사용자에게 매우 유용하다. 산업적으로 이용 가능성은 매우 높다고 할 수 있다.

: 데이터 입력

: 데이터 컴퓨터에 입력

: 처리

:데이터 출력

:다중 데이터 출력

:메모리 저장

:데이터 베이스

: 판단 및 유무

:데이터 자동 입력

Claims (3)

1. 일상적인 거래를 기준으로 해당 거래에 대해 매칭할 회계 계정을 미리 정해 넣고 해당 회계 계정을 통상적인 분개 규칙으로 계정 분개한 정보를 데이터베이스화하여 거래만 입력하면 자동 계정 매칭 및 계정분개가 된다. 이렇게 거래를 입력하여 등록된 거래로 대차대조표,손익계산서,합계잔액시산표등 세무/회계 보고서가 출력이 된다.
   <이미지 1 : 거래 입력>
   

   

   
   
   <이미지 2 : 계정 매칭>
   

   

   
   
   <이미지 3 : 계정 분개되어 출력된 보고서:대차대조표(재무상태표)>
   

   

   
   
   <이미지 4 : 계정 분개되어 출력된 보고서:순익계산서>
   

   

   
   
   <이미지 5 : 계정 분개되어 출력된 보고서:합계잔액시산표>
   

   

   
   
   <이미지 6 : 계정 분개되어 출력된 보고서:일계표월계표>
   

   

   
   
   <이미지 7 : 계정 분개되어 출력된 보고서:총계정원장>
   

   

   
   
2. 여러 사용자 경험 거래를 공통 데이터베이스에 축척하여 미리 정해 넣지 못한 거래에 대한 계정 매칭 및 계정 분개에 대한 대응이다. 도11은 여러 사용자의 경험을 사용자에게 패턴 형식으로 제공하기 위한 사용자 경험 거래에 대한 계정 매칭 및 계정 분개 정보를 저장하는 공정이다.
3. 여러 사용자 경험 거래가 패턴 형태로 데이터베이스에 저장이 되었다. 도9는 패턴 데이터 구조이다. 사용자가 거래를 입력하면 우선 패턴 데이터베이스를 검색을 한다. 입력한 거래에 대해 패턴의 정확도가 100%면 패턴 기본 정보를 KEY값으로 여러 데이터를 불려와 조합하여 거래등록을 한다. 만약 패턴 정확도가 100% 미만이면 패턴 데이터 검색 범위의 패턴 데이터를 추출하여 내역을 보여준다. 사용자는 패턴 내역중 가장 근접한 패턴을 선택하면 패턴 기본 정보를 KEY값으로 여러 데이터를 불려와서 사용자에게 보여주고 사용자는 일부 데이터를 수정 후 거래 등록을 한다. 이러한 공정은 도10에서 자세히 표현했다.
   거래 패턴 참조는 거래 등록 레퍼런스 역활과 기존 등록 된 거래에 대한 재사용, 그리고 반복적인 거래를 반복 등록하게 하는 역활을 한다.

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